WDROŻENIE PROCEDURY KONSULTACJI SPOŁECZNYCH

Transkrypt

1 Strona1 WDROŻENIE PROCEDURY KONSULTACJI SPOŁECZNYCH kwiecieo 2011 STAROSTWO POWIATOWE W WOŁOMINIE Informacja Kontakt Propozycja uproszczonego systemu konsultacji społecznych opisanego w formie wstępnego projektu uchwały. Nowe Motywacje Sp. z o.o. ul. Ehrenberga 15; Kraków tel./fax tomasz.dabrowski@nm.com.pl

2 Strona2 STRESZCZENIE Niniejszy raport zawiera rekomendacje dotyczące wdrożenia procedury realizacji konsultacji społecznych, dostosowujące zaproponowany w raporcie Procedura konsultacji społecznych system konsultacji społecznych do możliwości organizacyjno-finansowych urzędu. Raport zawiera propozycję wdrożenia, zawierającą sugestie dotyczące brzmienia uchwały wprowadzającej uaktualniony system konsultacji społecznych. OPRACOWANIE RAPORTU Raport został przygotowany przez zespół: Tomasz Dąbrowski dr Anna Zaroda - Dąbrowska Podmiot odpowiedzialny: Nowe Motywacje Sp. z o.o. ul. Ehrenberga 15; Kraków ZAWARTOŚĆ STRESZCZENIE... 2 OPRACOWANIE RAPORTU... 2 WPROWADZENIE... 3 CEL I GŁÓWNE ZAŁOŻENIA, METODYKA... 3 REKOMENDACJE DOTYCZĄCE WDROŻENIA PROCEDURY KONSULTACJI SPOŁECZNYCH... 4 PROPOZYCJA TREŚCI UCHWAŁY WPROWADZAJĄCEJ KONSULTACJE... 4 REKOMENDACJA... 7

3 Strona3 WPROWADZENIE CEL I GŁÓWNE ZAŁOŻENIA, METODYKA Celem niniejszego raportu jest przedstawienie rekomendacji w zakresie wdrożenia procedury realizacji konsultacji społecznych, opartej na założeniach przedstawionych w raporcie Procedura konsultacji społecznych przedstawionym w marcu 2011 r. i następnie konsultowanym z przedstawicielami Urzędu w celu jego dostosowania do możliwości organizacyjno finansowych. W opracowaniu sugestii wdrożeniowych wykorzystano metodę krytycznej analizy zaproponowanych rozwiązao systemowych i ich dostosowywania do możliwości jednostki. Integralną częścią niniejszego opracowania jest raport Procedura konsultacji społecznych zawierający uzasadnienie i wyjaśnienie zapisów wskazanych w niniejszej procedurze.

4 Strona4 REKOMENDACJE DOTYCZĄCE WDROŻENIA PROCEDURY KONSULTACJI SPOŁECZNYCH PROPOZYCJA TREŚCI UCHWAŁY WPROWADZAJĄCEJ KONSULTACJE 1. Konsultacje społeczne (dalej konsultacje ) przeprowadza się w wypadkach przewidzianych w ustawie lub sprawach ważnych dla Powiatu wołomioskiego w celu poznania opinii mieszkaoców, co do sposobu rozstrzygnięcia sprawy poddanej konsultacji. 1. Konsultacje przeprowadza się z mieszaocami obszaru Powiatu wołomioskiego, którego dotyczy sprawa poddana konsultacjom lub z ogółem mieszaoców Powiatu. 2. W konsultacjach mogą uczestniczyd mieszaocy stale zamieszkujący na terenie Powiatu wołomioskiego. 1. Decyzję o przeprowadzeniu konsultacji społecznych podejmuje Zarząd Powiatu w formie uchwały: a. w sprawach, w których przeprowadzenie konsultacji jest obligatoryjne na mocy odrębnych przepisów prawa, b. w sprawach dotyczących przyjęcia i aktualizacji Strategii Rozwoju Powiatu, c. w innych sprawach, które Zarząd Powiatu uzna za ważne dla Powiatu wołomioskiego. 2. Zarząd Powiatu zobowiązany jest wydad zarządzenie o przeprowadzeniu konsultacji społecznych w sprawach innych niż wskazane w ust. 1 powyżej na wniosek: a. Rady Powiatu; b. grupy co najmniej 100 mieszkaoców stale zamieszkujących na terenie Powiatu. 3. Wniosek o przeprowadzenie konsultacji społecznych, o którym mowa w par. ust. 2 powyżej przedkładany jest Zarządowi Powiatu. 4. Wniosek zawiera co najmniej: a. Wskazanie wnioskodawcy /-ów (imię i nazwisko lub nazwa, adres zamieszkania, podpis); b. Wskazanie osoby reprezentującej wnioskodawcę/-ów (dane teleadresowe osoby/podmiotu, z którym prowadzona będzie korespondencja i który ma prawo występowad w imieniu wnioskodawcy/-ów); c. Wskazanie przedmiotu (obszaru /tematu) wnioskowanych konsultacji oraz celu prowadzenia konsultacji; d. Wskazanie obszaru Powiatu, na którym wnosi się o przeprowadzenie konsultacji; e. Wskazanie terminu, w którym wnosi się o przeprowadzenie konsultacji; f. Wskazanie sugerowanych form przeprowadzenia konsultacji. 2. Zarząd Powiatu rozpatruje wniosek w terminie nie dłuższym niż 30 dni. 3. W przypadku przedłożenia przez wnioskodawcę wniosku zawierającego braki formalne wzywa się wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie nie krótszym niż 14 dni. 4. W przypadku złożenia przez wnioskodawcę poprawnego wniosku, Zarząd Powiatu podejmuje decyzję o przeprowadzeniu konsultacji społecznych.

5 Strona5 5. Zarząd Powiatu określając w uchwale obszar, termin i formę konsultacji, kieruje się interesem społecznym oraz możliwościami finansowymi i organizacyjnymi Starostwa, traktując wskazane w ust. 4 lit. d, e i f elementy wniosku o przeprowadzenie konsultacji jako sugerowane, lecz nie obligatoryjne. 1. Zarząd Powiatu wyznacza i upoważnia pracownika Starostwa Powiatowego w Wołominie do wykonania wszystkich czynności związanych z przygotowaniem konsultacji oraz przeprowadzenia konsultacji. 2. W uzasadnionych przypadkach Zarząd Powiatu może powoład zespół do wykonania czynności, o których mowa w ust. 2 Uchwała Zarządu Powiatu, o której mowa w par.( ) powyżej zawiera: a) cel /przedmiot konsultacji społecznych; b) pytanie lub pytania albo warianty rozstrzygnięd poddawane ocenie mieszkaoców o ile sformułowanie takich pytao nie prowadzi do nadmiernego zawężenia przedmiotu konsultacji; c) kalendarz czynności związanych z przeprowadzeniem konsultacji, w tym w szczególności termin rozpoczęcia i planowany termin zakooczenia konsultacji oraz terminy, w których mieszkaocy będą mogli czynnie uczestniczyd konsultacjach (zgłaszad uwagi, wypełniad kwestionariusze, uczestniczyd w spotkaniach etc.) d) obszar Powiatu, na terenie którego realizowane będą konsultacje; e) formy, w których realizowane będą konsultacje; f) osobę upoważnioną do przeprowadzenia konsultacji oraz do udzielania informacji o przedmiocie i przebiegu konsultacji; g) wzory formularzy, kart, ankiet itp.- jeśli występują; h) w przypadkach przeprowadzenia konsultacji z inicjatywy Rady Powiatu bądź mieszkaoców stosowaną informację w tym zakresie; i) inne niezbędne dla prawidłowego przebiegu konsultacji zapisy. 1. Ustanawia się, iż w minimalnym zakresie realizacja konsultacji społecznych wymaga: a) publikowania na stronie internetowej oraz na stronach Biuletynu Informacji Publicznej: i) informacji o przystąpieniu do konsultacji zawierającej co najmniej zaproszenie do udziału w konsultacjach oraz informacje zawarte w uchwale Zarządu Powiatu, ii) wszelkich komunikatów, zaproszeo, kwestionariuszy dotyczących podjętych konsultacji, iii) raportu /sprawozdania z przeprowadzonych konsultacji. b) wywieszenia informacji o planowanych konsultacjach w siedzibie Starostwa Powiatowego w Wołominie, c) przekazanie informacji o planowanych konsultacjach Radnym Powiatu.

6 Strona6 2. Ustala się, iż informacje dotyczące planowanych konsultacji publikowane na stronie internetowej i na stronach Biuletynu Informacji Publicznej co najmniej na 7 dni przed planowaną datą ich rozpoczęcia. 1. Konsultacje społeczne przeprowadza się z wykorzystaniem formy: a) otwartych spotkao z mieszkaocami; b) otwartych spotkao z przedstawicielami środowisk opiniotwórczych; c) zebrao przedstawicieli organizacji pozarządowych; d) konsultacji w ramach zespołów i komisji reprezentujących organizacje pozarządowe, środowiska przedsiębiorców lub inne środowiska niż organizacje pozarządowe lub przedsiębiorcy; e) narzędzi komunikacji pisemnej - umożliwienie przedstawiania opinii, uwag, pytao, komentarzy na specjalnie do tego przygotowanych formularzach (konsultacje pisemne); f) badania ankietowego, realizowanego poprzez umożliwienie uczestnictwa w konsultacjach w formie wyrażania swej opinii z wykorzystaniem specjalnie do tego celu przygotowanych ankiet, kwestionariuszy etc. g) list mailingowych do zainteresowanych podmiotów; h) narzędzi komunikacji elektronicznej poprzez stronę internetową w szczególności poprzez udostępnienie dokumentów, możliwości zadawania pytao poprzez formularze internetowe, fora internetowe, sondy internetowe; i) wywiadów z zainteresowanymi podmiotami indywidualnych lub grupowych (tzw. spotkania fokusowe); j) skrzynek kontaktowych / skrzynek na uwagi umieszczanych w budynkach powiatowych lub w ogólnodostępnych miejscach; k) badao sondażowych na próbie reprezentatywnej. 2. Konsultacje społeczne można przeprowadza się z wykorzystaniem co najmniej jednej spośród wskazanych w ust. 1 powyżej form. 3. Zarząd Powiatu może podjąd decyzję o wykorzystaniu innych, dodatkowych form konsultacji, jeśli uzasadnia to przedmiot planowanych konsultacji. 4. Zarząd Powiatu może zlecid przeprowadzenie konsultacji podmiotowi wyspecjalizowanemu w realizacji konsultacji społecznych. 1. Z przeprowadzonych konsultacji sporządza się raport podsumowujący, zawierający co najmniej informacje o: a) celu konsultacji; b) podmiotach zaangażowanych w konsultacje; c) przebiegu konsultacji;, wykorzystanych formach konsultacji; d) zgłoszonych głównych uwagach / postulatach / opiniach / pytaniach / wynikach badao etc. i odniesieniu się do nich przez przedstawicieli Starostwa Powiatowego; e) rozstrzygnięciach lub rekomendowanych kierunkach działao; kwestiach wymagających dalszych uzgodnieo; obszarach, w których nie osiągnięto konsensusu etc. 2. Raport podlega opublikowaniu na stronie internetowej oraz w Biuletynie Informacji Publicznej w terminie 14 dni od dnia zakooczenia konsultacji społecznych.

7 Strona7 REKOMENDACJA Rekomenduje się wdrożenie systemu w przedstawionym powyżej zakresie. Zaleca się przy tym, by wskazane rozwiązania traktowad elastycznie ze względu na fakt, iż uchwała ta powinna byd dostosowana do możliwości jednostki.