magazyn informacyjny PPTP w numerze: DESIGN THINKING

Transkrypt

1 magazyn informacyjny PPTP nr 03 w numerze: DESIGN THINKING

2 kliknij w nagłówek, aby przejść do artykułu

3 Szanowni Państwo! Pewien znajomy prezes dużej firmy lubił powtarzać, że firma rozwija się i osiąga sukces, jeśli zmiana równa się constans. Przewrotność tego twierdzenia odkrywa prawdę o dzisiejszym świecie, w którym nawet nowy telewizor, zjeżdżający z taśmy produkcyjnej, jest już przestarzałym modelem. Ten trend doskonale opisał Szymon Pepliński, gość styczniowego MIND PARKU, którego prezentację możemy podsumować w jednym zdaniu: Łamanie schematów prowadzi do niezwykłych rozwiązań. Ta właśnie myśl zainspirowała nas do przygotowania bieżącego numeru. Zapraszam Państwa do lektury artykułu Ludzka metoda Katarzyny Talagi i Iwony Gasińskiej- Mulczyńskiej, które piszą o design thinking jako o nowym podejściu do pracy, budującym zaangażowanie i kreatywność, jako o metodzie nastawionej na tworzenie innowacji. Jak zapewniają specjaliści kreatywności możemy się nauczyć, a na naszą zdolność tworzenia innowacji wpływa wiele czynników m.in. środowisko, w którym pracujemy. Zachęcam zatem również do przeczytania artykułu o tym, jak powinny wyglądać nasze miejsca pracy, by służyły kreatywności. Ponadto w numerze kontynuujemy nasz poradnik podatkowy, radzimy, jak skorzystać z pomocy doradców i o co ich pytać, by otrzymać ofertę, która jest dla nas atrakcyjna. Miłej lektury, Piotr Juskowiak, Menadżer PPTP 3/33

4 Czy przestrzeń biurowa wpływa na kreatywność? Co jest jednym z firmowych znaków Google? Większość z nas z pewnością powie, że nowoczesne technologie, zdolność nadążania za potrzebami klientów, świetna wyszukiwarka, narzędzia w chmurze itd., itp. Jednym słowem kreatywne pomysły. Dobrze, ale co jeszcze? Ci, którym dane było odwiedzić siedzibę firmy w Mountain View lub którekolwiek z biur Google rozsianych po całym świecie, a także osoby, które po przeczytaniu tych kilku zdań już przeczuwają, o co chodzi, jednym tchem dodadzą: wygląd i sposób urządzenia przestrzeni pracy! 4/33

5 Choć nie ma dwóch takich samych biur Google, wszystkie łączy kilka wyróżników: grafiki i dekoracje wyrażające charakter miejsca, Googlersi pracujący we wspólnych pomieszczeniach, kolorowe salki do spotkań, gry wideo, stoły bilardowe, instrumenty muzyczne, restauracje, kuchnie, kanapy, poduchy, a nawet firmowe ogrody. Po co to wszystko? Odpowiedź jest prosta. Nawet chwilowe oderwanie się od biurka i od komputera, głębszy oddech i pomyślenie o czymś innym, bardzo pozytywnie wpływa na kreatywność. Ta właśnie cecha jest we współczesnym biznesie jednym z kluczowych czynników rynkowej przewagi. Aranżacja przestrzeni biurowej może mieć wpływ na losy przygotowywanego przez nas projektu, a nawet szerzej, na losy całej naszej firmy. Na co dzień osoby zatrudnione w większości przedsiębiorstw siedzą przy osobnych biurkach, mają przed sobą swoje monitory, obok telefony, okazji do kontaktów jest niewiele. Pracują pojedynczo, bo poza lunchem i zebraniami nie spotykają się. Nawet polecenia służbowe oraz informacje są przekazywane em. Po jakimś Aranżacja przestrzeni biurowej może mieć wpływ na losy przygotowywanego przez nas projektu czasie aktywności w takim środowisku człowiek staje się w pewnym sensie pracującym automatem. Gdzie tu miejsce na kreatywność? Coraz więcej instytucji, zarówno wielkich korporacji, jak i całkiem małych agencji, przebudowuje swoje przestrzenie biurowe, wzbogaca je po to, by dać pracownikowi jak najwięcej pozytywnych bodźców wzmagających tak cenną kreatywność. Co zatem zrobić, by uwolnić się od stereotypu pracy przy biurku i efektywnie pobudzić nasze i naszych pracowników szare komórki do wysiłku? 5/33

6 Znawcy tematu podkreślają, że biuro stymulujące pomysłowość powinno dawać pracownikowi poczucie przestrzeni i swobody oraz prowokować komunikację. Może się to odbywać zarówno poprzez tworzenie przestrzeni wspólnych, jak i poprzez lokalizację współdzielonych urządzeń biurowych. Ważne jest także to, by każdy posiadał możliwość skupienia się na swoim działaniu, na współpracy oraz by miał możliwość skorzystania z przestrzeni, w której da się bez skrępowania pomyśleć, pokontemplować w wybrany przez siebie sposób. Ważne jest miejsce pozwalające w przenośni i dosłownie na głębszy oddech i nabranie dystansu. Badania wskazują, że przestronność owocuje zwiększeniem pomysłowości o blisko 20%. Wnętrza powinny posiadać odpowiednie kolory, które stymulują daną aktywność. Proces kreatywny nierozerwalnie wiąże się z tzw. burzami mózgów. Jak możemy wspomóc ich efektywność? Pomieszczenie służące takim spotkaniom warto wyposażyć w wygodne miejsca do siedzenia, nieograniczoną przestrzeń do rysowania, szkicowania, malowania, zapisywania, czyli we wszystko, co pozwala w łatwy sposób zaprezentować swoją myśl otoczeniu za pomocą środków, którymi dany pracownik posługuje się najskuteczniej. Istotna jest też sposobność wyświetlania danych na dużym monitorze lub za pomocą projektora. 6/33

7 Ważna jest także zwykła rozrywka. Całkowite oderwanie się od pracy i spędzenie kilkunastu minut na ulubionej zabawie, będzie dobrym sposobem na to, by zachować przez cały dzień świeżość umysłu. W tym właśnie celu tworzy się przestrzenie, w których można potańczyć, biegać na bieżni, grać na konsolach, w piłkarzyki lub ping-ponga, w rzutki albo szachy. Całość należy wreszcie skomponować tak, by uzyskać maksymalnie wysoki poziom estetyki oraz pożądany stopień zgodności z identyfikacją firmy. Z pewnością na duży rozmach takich rozwiązań pozwolić mogą sobie tylko najwięksi, posiadający odpowiednie przestrzenie biurowe i środki na ich aranżację. Mniejsze firmy jednak, przy odrobinie własnej KREATYWNOŚCI, również są w stanie odpowiednio urządzić miejsce wspólnej pracy. Rzecz najprostsza: kolory. Pomysłowość i wyobraźnię, potrzebne w działalności grafików, malarzy lub pisarzy, wyzwolą zieleń i żółć. W pracowni architekta czy projektanta sprawdzi się niebieski, a w kancelarii prawniczej brązowy piszą eksperci na Dlaczego nie pomalować w odpowiedni sposób ścian albo nie kupić sprzętów biurowych w takich właśnie kolorach? Kreatywności pomaga też ustawienie biurek w kręgu umożliwiającym patrzenie na siebie. Pracy zespołowej sprzyjać mogą, przykładowo, tablica, kanapa i wygodne fotele umieszczone w rogu naszego biura, na których będziemy odbywać wspólne burze mózgów, a służące w razie potrzeby jako miejsce rozmów z klientami. Warto na to zwrócić uwagę przy aranżacji własnego miejsca pracy, bo jak zaznaczyliśmy na początku tego artykułu, kreatywność jest często kluczowym czynnikiem, dzięki któremu nasza firma i oferowany przez nas produkt może zyskać rynkową przewagę. 7/33

8 DESIGN LUDZKA METODA THINKING Design thinking to zdecydowanie więcej niż nowy trend. Firmy na całym świecie czerpią konkretne korzyści z wdrożenia tej metody pracy. Design thinking to zmiana podejścia do pracy, budująca zaangażowanie, kreatywność, nastawiona na tworzenie innowacji. 8/33

9 Empatia Diagnoza potrzeb Generowanie pomysłów Prototypowanie Testowanie E D G P T 9/33

10 JAK TO SIĘ ZACZĘŁO? Ustalono, że na uczelniach, które edukują w zakresie projektowania (mebli, stron internetowych, opakowań itp.) studenci od samego początku, od pierwszych projektów, uczą się podchodzić do problemu dokładnie w ten sam specyficzny, wyjątkowy sposób. Szkolą się praktycznie. W zależności od wybranego kierunku poznają warsztat, jaki będzie im potrzebny (np. jeśli uczysz się projektowania opakowań, przyswajasz programy graficzne, które do tego służą, rodzaje papierów czy materiałów, sposoby łączenia ich ze sobą, maszyny, które pomagają składać lub przycinać je mechanicznie itp.). Okazało się jednak, że to nie wszystko. Przy okazji pracy nad konkretnymi wyzwaniami studenci nabywają umiejętność służenia klientowi pomocą w rozwiązaniu konkretnego problemu. Nazwa design thinking nie jest żadną nowością. Tym bardziej, że są to dosyć popularne słowa, design projekt i thinking myślenie. To połączenie wyrazów było wykorzystywane od bardzo dawna. Już w latach 60. zeszłego stulecia mówiło się o design thinking w kontekście działań projektantów (projektantów graficznych, projektantów opakowań czy wizerunku firm) i ich podejścia do swojej pracy. Jednak to dopiero w XXI wieku design thinking zaistniał jako sposób rozwiązywania problemów. Badania nad tym podejściem rozpoczął wydział prestiżowego Uniwersytetu Stanforda w USA. Przy kooperacji i wsparciu finansowym Hasso Plattner Institute z Poczdamu, w Stanfordzie powstał nowy wydział nazwany d.school. W prace nad rozwojem metody zaangażowano Davida Kelly ego, jednego z założycieli firmy projektowej IDEO, odnoszącej od wielu lat wielkie sukcesy na rynku. Naukowcy za cel badań postawili sobie zdiagnozowanie tego, co powoduje, że projektanci (np. z firmy IDEO) są tacy kreatywni. Jakie są składowe sukcesu produktów, które wymyślają? Czy to wypływa po prostu z ich indywidualnych wyjątkowych talentów, czy, być może, ze sposobu pracy albo kształcenia? 10/33

11 DLACZEGO WARTO? Najważniejsze argumenty za to: stworzysz potrzebne ludziom produkty i usługi, łatwo dostosujesz proces do budżetu, zyskasz zaangażowany zespół. Jeśli chcesz wygenerować pomysł na innowacyjny produkt lub usługę, to warto sięgnąć po design thinking. Ta metoda daje możliwość spojrzenia na ofertę lub markę oczami użytkownika i sprawdzenie, czy jesteśmy w stanie odpowiedzieć na jego prawdziwe zapotrzebowanie. Intensywna praca na etapie empatii i diagnozy problemu gwarantuje to, że finalny efekt będzie nie tym, co my chcemy ludziom dać, a tym, czego oni potrzebują. W tym tkwił sukces m.in. rekuperatora, który powstał w ramach akcji Think Blue dla marki Volskwagen. Podczas dwudniowych warsztatów uczestnicy rozmawiali z mieszkańcami poznańskich osiedli, obserwowali ich codzienne życie. W oparciu o te wnioski zdiagnozowali problemy (bardzo indywidualne) jak np.: Jak moglibyśmy zachęcić Pana Stanisława, aby sprzątał po swoim psie? Ważne jest również to, że jest to bardzo usystematyzowana metoda, z wyodrębnionymi krokami i narzędziami wspomagającymi. Długość procesu i zakres pracy na każdym z etapów można dowolnie dostosować do budżetu. Praca na bazie narzędzi DT jest również bardzo pomocna, jeśli chodzi o budowanie zaangażowanych zespołów. Intensywne działanie, wspólne definiowanie problemu/ wyzwania, generowanie pomysłów i prototypowanie są świetnym sposobem na integrację i poznanie możliwości ludzi, z którymi pracujemy. 11/33

12 JAK ZACZĄĆ? Mówi się, że design thinking to bardziej doing niż thinking. Dlatego warto w praktyczny sposób poznać tę metodę. Można ją wykorzystać: jako cały proces idealny do generowania nowych produktów i usług, jako źródło narzędzi wspomagających pracę zespołową. W przypadku pierwszego podejścia idealną formułą jest design thinking Jam. Celem jedno- lub dwudniowego warsztatu jest wypracowanie innowacyjnych usług/ produktów, ucząc się po drodze spojrzenia na projektowanie rozwiązań od strony użytkownika. Uczestnicy przejdą pełny proces od wejścia w buty użytkowników, diagnozowania potrzeb, generowania rozwiązań, prototypowania i testowania. Czy chcesz znaleźć nową perspektywę, nowe podejście? Czy Twój zespół utknął w jednym miejscu? Podczas kreatywnej zabawy, szybkiego prototypowania, ocenicie i sprawdzicie zupełnie nowe rozwiązania, ruszycie z miejsca. Jam session jest wielką próbą możliwości. Często zmienia sposób komunikacji i patrzenia na zespół. Wytworzona energia skutkuje wdrożeniami nowych rozwiązań przez kolejne dni i tygodnie. Jeśli chodzi o narzędzia wspomagające, to podejście design thinking jest bardzo pomocne w generowaniu pomysłów. W Design Thinking Poznań wierzymy, że kreatywność nie jest cechą przypisaną konkretnej grupie osób, takich jak projektanci. Jak przekonuje jeden z pionierów design thinking, David Kelly, każdy z nas jest kreatywny. Problem polega na tym, że często proces edukacji, organizacja pracy nie wspierają tej cechy ludzkiej. 12/33

13 Wspomiany David Kelly w swojej najnowszej książce Creative Confidence udawadnia, że to właśnie kreatywność pomaga ludziom odnosić sukcesy i czerpać więcej satysfakcji z życia. W metodzie design thinking generowanie pomysłów to dopiero trzeci etap. Z pewnością jest on najbardziej emocjonujący, interesujący dla uczestników, ale, bez poprzedzających go empatii i diagnozy problemu, byłby po prostu wymianą ciekawych idei. Warto do procesu tworzenia innowacji zaprosić moderatora z zewnątrz. Obecność takiej osoby gwarantuje efektywność działania, daje możliwość spojrzenia na zespół z zewnątrz, jest świetnym sposobem na poznanie design thinking w praktyce. Design thinking pomimo swojej elastyczności nie jest lekiem na wszystkie problemy świata. W Design Thinking Poznań sprawdziliśmy, że jest na pewno świetnym katalizatorem jeśli chodzi o kreatywność, pracę zespołową, generowanie potrzebnych produktów lub usług. Cenimy fakt, że jest to ludzka metoda, w której to człowiek jest najważniejszy i to on jest czynnikiem sukcesu. Katarzyna Talaga-Korcz, Iwona Gasińska-Mulczyńska Design Thinking Poznań warsztaty@dt-poznan.pl 13/33

14 ? Jak finan$ować swój biznes 14/33

15 Dla osób myślących o założeniu własnego biznesu, jedną z ważniejszych kwestii jest finansowanie rozwoju firmy. Dostępnych jest kilka możliwości: Pierwszym i najlepszym źródłem jest tak zwane 3F (Fools, Friends & Family), czyli oszczędności, znajomi i rodzina bądź najbliższe osoby, które zaufały przyszłemu biznesmenowi na tyle, że zdecydowały się mu pożyczyć/ udostępnić swoje zasoby finansowe. Trzeba jednak pamiętać, że o ile w przypadku własnych oszczędności odpowiadamy przed samym sobą, to w przypadku pieniędzy powierzonych przez najbliższych odpowiedzialność za sukces projektu jest dużo większa. Innym źródłem finansowania może być kredyt. Od niedawna banki chętniej udzielają pożyczek i kredytów młodym przedsiębiorcom, którzy zaczynają przygodę z biznesem. Jednak wciąż jest o nie niełatwo tym, którzy planują działać lub działają w obszarze nowych technologii bądź innowacji, które wiążą się ze stosunkowo dużym ryzykiem. Środki unijne wśród twórców start-upów (i nie tylko) są dość kontrowersyjną kwestią. Wynika to, z jednej strony, z dużej liczby niecodziennych projektów, które z takiego finansowania korzystają i znikają po jego ustaniu, z drugiej strony, przyczyniają się do tego znaczne formalności, jakich należy dopełnić, by finansowanie otrzymać. Na negatywny wizerunek finansowania unijnego wpływają również opóźnienia w wypłacie transz, co skutkuje często na brakiem wypłacalności firm. Trzeba jednak przyznać, że dla wielu młodych przedsiębiorców środki unijne są/ były okazją do rozwinięcia swojej firmy. Wszystko zależy jednak od tego, z jakim nastawieniem podchodzimy do ich wykorzystania czy mają być środkami na tymczasowe przeżycie, czy środkiem do zbudowania podwalin dobrego biznesu i przygotowaniem do kolejnych rund finansowania. 15/33

16 O środkach unijnych dyskutuje się ostatnio często w kontekście zbliżających się zmian. Mówi się o ich ograniczeniu i przykręceniu przysłowiowego kurka. Co oznacza, że będzie ich mniej i trudniej będzie je pozyskać. Jednym ze źródeł kapitału na rozwój swojej firmy są tzw. Aniołowie Biznesu prywatne osoby, które odniosły sukces i po zgromadzeniu większego kapitału część majątku inwestują, pomagając start-upom. Plusem tego rozwiązania jest minimum formalności oraz szybki proces decyzyjny. Dla start-upów, które potrzebują większych kwot na rozwój swojego pomysłu (od kilkuset tysięcy złotych wzwyż) i które w zamian za wsparcie finansowe i merytoryczne gotowe są oddać część udziałów w firmie, dobrym rozwiązaniem jest nawiązanie współpracy z funduszem Venture Capital. Kluczowe jest pozyskanie inwestorów, którzy zechcą ulokować środki w firmę jeszcze w fazie idei lub wczesnego rozwoju. Trzeba jednak pamiętać, że inwestowanie na tym etapie to duże ryzyko (tylko 2 lub 3 start-upy na 10 przetrwają do fazy komercyjnej realizacji). Z kolei, jeśli projekt osiągnie sukces, daje możliwość osiągnięcia niemałych zysków. Ważnym wkładem w rozwój projektu są pomysłodawcy i ich własna praca. Zwłaszcza w start-upie internetowym bardzo wiele można osiągnąć bez konieczności pozyskiwania zewnętrznego źródła finansowania i warto, w przypadku prowadzenia rozmów o inwestycji, pokazać, jak wiele byliśmy w stanie zrobić, korzystając z własnych zasobów. Prowadzisz firmę, która rozwija nowe technologie i szukasz finansowania, by przyśpieszyć jej rozwój? Zgłoś się do nas. Przyjrzymy się z bliska temu, co robisz, i porozmawiamy o możliwościach współpracy. Formularz najdziesz na stronie Masz jakieś pytania? Chcesz, abyśmy o czymś napisali? Skontaktuj się z nami, pisząc na adres monika.synoradzka@speedupgroup.com. 16/33

17 parkowe to&owo menu 17/33

18 o1 SUKCES NAPĘDZA SUKCES 18/33

19 Wystartował konkurs o tytuł Poznańskiego Lidera Przedsiębiorczości. o1 Już po raz jedenasty przedsiębiorcy z Poznania oraz powiatu poznańskiego mają szansę powalczyć o tytuł Poznańskiego Lidera Przedsiębiorczości w jednej z czterech kategorii mikro, małego, średniego przedsiębiorcy oraz w kategorii start-up. Wygrana w konkursie to nie tylko prestiż, ale też możliwość zdobycia cennych nagród. Wnioski konkursowe można zgłaszać do 28 lutego br. Konkurs powstał z myślą o mikro, małych i średnich przedsiębiorstwach z Poznania oraz powiatu poznańskiego, które wyróżnia innowacyjność i sukcesy rynkowe. Po raz pierwszy w tym roku do zmagań konkursowych wprowadzono kategorię start-up. Tym samym umożliwiono prezentację zazwyczaj bardzo młodych firm, działających w oparciu o wiedzę i technologię. Udział w konkursie jest całkowicie bezpłatny. Dokumenty konkursowe dostępne są na stronie Ogłoszenie wyników nastąpi podczas Gali Finałowej 7 maja 2014 roku. Do udziału we współzawodnictwie zapraszają organizatorzy: Jan Grabkowski, Starosta Poznański, i Ryszard Grobelny, Prezydent Miasta Poznania. 19/33

20 o2 Hello! My name is: 20/33

21 Pomysł na firmę zrodził się Do założenia firmy potrzebne jest Czy warto zgłosić się do PPTP? o2 Pomysł na Akquinet Polska zrodził Do założenia firmy potrzebny Naturalnie! się z potrzeby zagospodarowania jest wiatr w żaglach, cokolwiek niszy i zbudowania unikalnego nim jest: klient, produkt, ludzie zespołu. z kompetencjami, pieniądze. Firma Akquinet Polska (dawniej Filexperts) powstała w lutym 2012 roku. Nasza działalność oparta jest na spe- Firma jest dla mnie Firma jest dla nas miejscem, w którym się realizujemy. Innowacje w mojej firmie to. Innowacje w naszej firmie to nieustający temat dyskusji. cjalistycznych kompetencjach z zakresu informatyki i doradztwa biznesowego. Skupiamy się na problematyce zagospodarowania przestrzeni zarządzania informacją, występującej pomiędzy lub na styku dużych systemów informatycznych np. ERP, CRM itp. Zajmu- Zajmujemy się Zajmujemy się wykorzystaniem narzędzi IT do ciągłego podnoszenia efektywności przedsiębiorstw. Warto jest założyć własną firmę, bo Warto jest założyć własną firmę, bo doświadczamy wówczas czegoś wyjątkowego. jemy się automatyzacją i optymalizacją procesów związanych z marketingiem, obiegiem dokumentów, zarządzaniem projektami, rozliczaniem płatności, a także integracją procesów za pomocą narzędzi BPM. W naszej ofercie mamy również zaawansowane narzędzie pozwalające na zarządzanie bezpieczeństwem systemów IT. 21/33

22 22/33 ważne zagadnienia pod lupą

23 Kamil Górecki Pierwsze spotkanie z doradcą o co i jak należy pytać? Większość znanych mi przedsiębiorców nie angażuje się bezpośrednio w pozyskiwanie unijnych dotacji, pozostawiając tę sprawę doradcom i specjalistom. Przed podjęciem takiej współpracy, warto jednak zebrać maksimum informacji o tym, co czeka nas jeszcze na etapie przygotowywania wniosku aplikacyjnego i co wydarzy się potem. 23/33

24 Strategia powierzenia zdobycia pieniędzy na realizację naszego projektu specjaliście od pozyskiwania funduszy unijnych jest bardzo powszechnym i popularnym rozwiązaniem. I nie jest to wcale zły pomysł pod dwoma wszakże warunkami. Po pierwsze, jeśli do pracy nad pozyskiwaniem dotacji jesteśmy odpowiednio przygotowani, czyli mamy zdefiniowany szereg przemyślanych pomysłów na rozwój naszego biznesu. Zainteresowanych tym tematem odsyłam do moich artykułów w dwóch wcześniejszych numerach PARKMAG-u. Po drugie, jeśli przed ewentualnym spotkaniem wiemy, o czym i jak będziemy rozmawiać z doradcą. Zacznijmy jednak od początku. Nasz czas nie jest nieograniczony. Z kim więc w ogóle powinniśmy się spotykać? Firm i osób prywatnych pomagających w pozyskiwaniu unijnych funduszy jest mnóstwo, większość z nich oferuje zbliżony zakres usług za podobną cenę. Patrząc na to zagadnienie niejako z drugiej strony lustra, widzę kilka kryteriów, jakimi mogą się Państwo kierować, wybierając sobie partnera do rozmowy. Po pierwsze doświadczenie i sukcesy. Mam tu na myśli przede wszystkim weryfikowalne dane na temat wartości zdobytego dofinansowania oraz skuteczności w pozyskiwaniu dotacji. Sugeruję przy tym krytycznie spojrzeć na prezentowane dane. Duże firmy doradcze, które pozyskały dla swoich klientów setki milionów złotych, niekoniecznie są aż tak zabójczo skuteczne po prostu składają dużo wniosków, korzystając z usług zewnętrznych podwykonawców, więc automatycznie ich siła rażenia jest większa. Nie musi to jednak wcale oznaczać wyższej jakości usług. Pytajmy więc raczej o kontakty do konkretnych klientów, których moglibyśmy zapytać o doświadczenia ze współpracy z daną osobą lub podmiotem, niż o wartości liczbowe. Jeśli nasi znajomi korzystali z usług kogoś, kogo nam zarekomendują na pewno warto spotkać się z taką osobą. Networking w tej akurat branży sprawdza się znakomicie. Po drugie specjalizacja. Każdy doradca może opracować tylko taką liczbę wniosków, na jaką pozwala mu czas. Siłą rzeczy ukierunkowuje się więc na przygotowywanie określonych typów projektów. Ja na przykład specjalizuję się głównie w pozyskiwaniu funduszy na działania miękkie (szkolenia, doradztwo itp.). Innych typów projektów raczej unikam, ponieważ wiem, że nie będę w ich zakresie tak samo efektywny. Konsultant, który twierdzi, że potrafi skutecznie przygotować każdy wniosek o dofinansowanie, jest dla mnie po prostu mało wiarygodny. Po trzecie wiarygodność właśnie. Pozyskiwanie unijnych dotacji zawiera w sobie znaczny element losowości i nikt przy zdrowych zmysłach nie będzie w stanie Państwu zagwarantować, że napisany wniosek aplikacyjny z pewnością uzyska fundusze. Jeśli nasz rozmówca tak twierdzi, powołując się przy tym konfidencjonalnym szeptem na tajemnicze znajomości i kontakty w urzędzie dopijmy kawę, pożegnajmy się i wracajmy do biura. Albowiem w najlepszym razie wynikiem współpracy z taką osobą będzie dofinansowanie zdobyte na realizację projektu nieprzemyślanego i pozbawionego sensu, który w efekcie przysporzy nam więcej kłopotów niż realnych korzyści. Przyjmijmy, że doszło już do pierwszego spotkania. Naprzeciw nas siedzi, ubrany w stonowany sposób, prezentujący się niezwykle profesjonalnie i rzeczowo, Pan (lub Pani) od funduszy. W jego lub jej interesie leży przekonanie nas do zaangażowania się w pozyskiwanie dotacji oraz udowodnienie, że proces ten jest niezwykle skomplikowany, wobec czego powierzenie jemu lub jej tego zadania jest najlepszym 24/33

25 wyborem. A co leży w naszym, to jest Państwa, interesie? Przede wszystkim, zebranie maksimum informacji, które pozwolą ocenić, czy warto w ogóle angażować się w ten proces. Nie oszukujmy się wśród ludzi zajmujących się zawodowo pozyskiwaniem dotacji jest dokładnie tyle samo osób nieetycznych, co w całym społeczeństwie. Należy więc liczyć się z tym, że nasz rozmówca zatai niewygodną dla siebie informację o ile o nią nie zapytamy. Oto lista podstawowych zagadnień, które z pewnością powinni Państwo poruszyć w trakcie rozmowy: nałożone. To tylko na początek. NASZE ZOBOWIĄZANIA. Jeśli nasz wniosek uzyska dofinansowanie i podpiszemy odpowiednią umowę, do czego będzie nas to zobowiązywało? Czy musimy zrealizować jakieś wskaźniki w projekcie i na ile są one wiążące? Czy będziemy mogli zawiesić działalność lub zlikwidować firmę? Czy możemy sprzedać nasz biznes przed zakończeniem projektu? Pytania te może wydają się dziwne, ale życie także zawodowe układa różne scenariusze. Warto być na nie przygotowanym. INFORMACJE, JAKIE MUSIMY ZGROMADZIĆ DO WNIOSKU. W swoim poprzednim artykule udowodniłem, dlaczego nie należy powierzać doradcy opracowania za nas strategii rozwoju naszego własnego biznesu. Decydując się na pozyskiwanie dotacji, musimy się więc liczyć z koniecznością przygotowania wielu informacji we własnym zakresie. Warto zawczasu wiedzieć, co będziemy musieli opracować i czy w ogóle jesteśmy w stanie to zrobić. CZAS ROZPATRYWANIA WNIOSKÓW. Jeśli złożymy wniosek za miesiąc, to kiedy realnie nasz projekt będzie mógł wystartować? Pytanie z pozoru banalne, ale jeśli inwestycja, jaką musimy poczynić, jest nam pilnie potrzebna, odpowiedź może nam wskazać, czy w ogóle jest sens starać się o pozyskanie dotacji na jej przeprowadzenie. REGUŁY GRY OBOWIĄZUJĄCE W PROGRAMIE. Podpisując umowę o dofinansowanie, zobowiązujemy się do przestrzegania wszystkich przepisów, procedur i wytycznych, jakie obowiązują w danym programie pomocowym. Powinniśmy co najmniej wiedzieć, w jaki sposób będziemy mogli wydawać pozyskane pieniądze, jak będziemy musieli przeprowadzać zamówienia i dokonywać zakupów oraz jakie obowiązki dokumentacyjno-sprawozdawcze będą na nas KONSEKWENCJE NIEPOWODZENIA PROJEKTU. Temat, który wiąże się z poprzednim zagadnieniem. Co się stanie, jeśli zaplanowane w projekcie wskaźniki nie zostaną osiągnięte? Czy nic złego się wówczas nie wydarzy, czy też może będziemy musieli zwrócić wszystkie otrzymane środki razem z odsetkami? Warto o to zapytać, nieprawdaż? SYSTEM PŁATNOŚCI. Szalenie ważna i często pomijana kwestia. Każdy program operacyjny będzie miał inny poziom dofinansowania. W niektórych programach pomocowych otrzymują Państwo dotację zaliczkowo, w innych muszą Państwo najpierw wyłożyć własne środki, a następnie otrzymają Państwo refundację jakiejś części poniesionych kosztów. Każdy program ma swoje własne zasady i praktykę w zakresie terminów przekazywania środków. Nie trzeba być księgowym, aby zdawać sobie sprawę z wagi tych informacji dla płynności finansowej prowadzonego przez Państwa biznesu. 25/33

26 WARUNKI WSPÓŁPRACY Z DORADCĄ. Ile trzeba będzie zapłacić naszemu rozmówcy za pomoc w zdobyciu dotacji? Ceny tego rodzaju usług będą się wahać w zależności od programu. Standardem jest kilka procent dofinansowania, które są podzielone na wynagrodzenie za opracowanie wniosku i tzw. success fee, wypłacane w momencie, gdy dotację już nam przyznano. Odradzam współpracę z osobami, które chcą otrzymać całą zapłatę po złożeniu wniosku, nawet jeśli stawka jest niższa niż u ich konkurentów. Muszą się Państwo liczyć także i z tym, że ceny usług będą rosły wraz z wielkością podmiotu, z którym współpracujemy tutaj zysk doradcy jest dzielony między pośrednika a osobę, która będzie finalnie opracowywać dla Państwa wniosek aplikacyjny. Długa ta lista, prawda? Być może, ale wychodzę z założenia, że im więcej wiem, tym lepsze i bardziej trafne decyzje biznesowe podejmuję i tym mniej popełniam błędów. Jako doradca często spotykam się z potencjalnymi klientami, którzy nie pytają nawet o jedną trzecią z tych kwestii. To duży błąd. Doradca wprawdzie napisze dla Państwa projekt, ale to Państwo będą go potem realizować i to Państwa pieniądze będą na końcu stawką w tej rozgrywce. Kiedy, być może, trzeba będzie zaryzykować dorobkiem całego zawodowego życia, chyba lepiej wiedzieć za dużo niż za mało. Jeśli dysponujemy czasem, najlepiej jest spotkać się z kilkoma konkurencyjnymi doradcami będziemy mieli porównanie. Zestawiając zebrane informacje od różnych rozmówców, będziemy mogli zbadać stopień znajomości tematu poszczególnych rozmówców, porównamy ich doświadczenie i warunki cenowe. Dopiero na tej podstawie będziemy mogli dokonać świadomego wyboru osoby lub firmy, z którą będziemy współpracować. Życzę wyłącznie udanych wyborów i do następnego artykułu! 26/33

27 Sandra Łysiak, Kancelaria Rachunkowa FIGURES. Nowe stare e-faktury Pomimo że elektroniczne formy wymiany danych są codziennością życia gospodarczego, stosunkowo niewielu przedsiębiorców zdecydowało się na elektroniczne przesyłanie faktur sprzedaży (e-fakturowanie). Wciąż dominuje papierowy obieg dokumentów, zwłaszcza w małych i średnich przedsiębiorstwach. 27/33

28 Pomimo że elektroniczne formy wymiany danych są codziennością życia gospodarczego, stosunkowo niewielu przedsiębiorców zdecydowało się na elektroniczne przesyłanie faktur sprzedaży (e-fakturowanie). Wciąż dominuje papierowy obieg dokumentów, zwłaszcza w małych i średnich przedsiębiorstwach. Zastosowanie któregokolwiek z wyżej wymienionych sposobów e-fakturowania przepisy łączą z obowiązkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur. Wymienione cechy faktur można zapewnić, jak mówi przepis, za pomocą dowolnych kontroli biznesowych. Przepisy 1 związane z e-fakturami zostały na przestrzeni ostatnich lat znacznie uproszczone i złagodzone. Celem tych zmian jest obniżenie kosztów, uproszczenie zasad obiegu dokumentów, a tym samym wzrost konkurencyjności polskich przedsiębiorstw. Przepisy zrównują wymogi stawiane fakturom papierowym i elektronicznym, a co więcej polskie organy podatkowe deklarują wsparcie dla e-fakturowania. Do końca 2010 roku przepisy dopuszczały dwie formy elektronicznego fakturowania: z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz z wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych (EDI). Od 2011 roku jest też możliwa trzecia opcja. Jest nią nieograniczony zbiór możliwości, jakie daje technologia informatyczna. Dopuszczalne są wszelkie możliwe formaty elektroniczne. Obecnie najczęściej stosowane są: przesyłanie faktur w formacie PDF lub XML za pośrednictwem poczty elektronicznej (jako załącznik), umieszczanie faktur na stronie internetowej, wysyłanie faktur bezpośrednio z systemów fakturujących. Jak wyjaśnia minister finansów 2, przedsiębiorca nie jest zobowiązany do stosowania żadnych technicznych procesów oraz wdrażania jakichkolwiek regulaminów. Kontrola biznesowa nie podlega bowiem obowiązkowi osobnego dokumentowania. Można jej dokonać ręcznie przez porównanie faktury z istniejącymi dokumentami handlowymi, np. kopią zamówienia, zleceniem, umową, potwierdzeniem przelewu lub realizacji płatności. Odchodzi się również od obowiązku wyrażania formalnej zgody na elektroniczne wysyłanie faktur, pozostawiając tę kwestię w gestii stron. Akceptowana jest ustna zgoda odbiorcy faktur, której efektem będzie przyjęcie faktury do realizacji w szczególności uregulowanie płatności. Jednakże, aby uniknąć nieporozumień, rekomendujemy zadbanie o odpowiednią dokumentację w postaci ustalonych z kontrahentem zasad dotyczących fakturowania, ewentualnie wprowadzenie wewnętrznych uregulowań w zakresie wystawiania, wysyłania i archiwizowania e-faktur. 28/33