SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ)

Transkrypt

1 Zamówienie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ) w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z art. 39 i nast. ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. nr 223, poz z późn. zm.) na: PRZEPROWADZENIE AUDYTU PRZYGOTOWANIA INSTYTUCJONALNEGO PKP PLK S.A. JAKO INSTYTUCJI REALIZUJĄCEJ PROJEKTY INWESTYCYJNE WSPÓŁFINANSOWANE PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ ORAZ AUDYTU WSKAZANYCH INWESTYCJI ZATWIERDZAM: Numer postępowania nadany przez Zamawiającego: RZP 6/02/09/PN/B Ogłoszenie w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej z dnia r. Nr publikacji: 2009/S

2 Spis treści Spis treści. 2 Definicje... 3 I. Informacje o Zamawiającym..3 II. Tryb udzielenia zamówienia...3 III. Numer postępowania.. 3 IV. Opis Przedmiotu Zamówienia....4 V. Termin wykonania zamówienia.. 4 VI. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków 4 VII. Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu... 5 VIII. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów IX. Wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami....9 X. Wadium..9 XI. Termin związania ofertą.. 10 XII. Opis sposobu przygotowania ofert.. 11 XIII. Informacje o częściach zamówienia, umowie ramowej, zamówieniach uzupełniających, ofertach wariantowych, aukcji elektronicznej, zwrocie kosztów udziału w postępowaniu.. 12 XIV. Informacja o podwykonawcach...13 XV. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert...13 XVI. Opis sposobu obliczenia ceny oferty...13 XVII. Informacje o kryteriach oceny ofert, ich znaczeniu oraz o sposobie oceny ofert...14 XVIII. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy...15 XIX. Wyjaśnienia i zmiany w treści SIWZ.. 15 XX. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących Wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia Wykaz załączników...17 Ministerstwo Infrastruktury 2

3 Definicje Ilekroć w dalszej części Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia jest mowa o: Postępowaniu" - należy przez to rozumieć postępowanie na przeprowadzenie audytu instytucjonalnego PKP PLK S.A. jako instytucji realizującej projekty inwestycyjne współfinansowane przez Unię Europejską oraz audytu wskazanych inwestycji, prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego. Specyfikacji" lub SIWZ należy przez to rozumieć niniejszą Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami. Ustawie" - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz z późniejszymi zmianami). Wykonawcy" - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie Zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie Zamówienia. Zamawiającym należy przez to rozumieć Ministerstwo Infrastruktury. I. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM Nazwa Zamawiającego: Ministerstwo Infrastruktury Adres: ul. Chałubińskiego 4/6 Kod pocztowy, miejscowość, województwo: Warszawa, województwo mazowieckie Telefon: , Faks: II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Zamówienie będzie udzielone w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z art. 39 i nast. ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. nr 223, poz z późniejszymi zmianami). III. NUMER POSTĘPOWANIA Postępowanie, którego dotyczy niniejszy dokument oznaczone jest znakiem: RZP 6/02/09/PN/B. Ministerstwo Infrastruktury 3

4 Wykonawcy we wszystkich kontaktach z Zamawiającym powinni powoływać się na ten znak. IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na wykonaniu audytu i uzyskaniu oceny przygotowania instytucjonalnego PKP PLK S.A. jako instytucji realizującej projekty inwestycyjne współfinansowane przez Unię Europejską oraz audytu wskazanych inwestycji, szczegółowo opisana w załączniku nr 1 do SIWZ. Wykonawca w trakcie realizacji usługi uwzględni międzynarodowe standardy powszechnie uznawane i stosowane w audycie. CPV: usługi audytu V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 3 miesiące od dnia zawarcia umowy. VI. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy: 1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania; 2. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązania innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia, tzn. że w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, zrealizowali minimum 2 zamówienia o wartości co najmniej ,00 PLN netto łącznie odpowiadających swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, 3. dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania zamówienia, tj. zespołem ekspertów, w skład którego wchodzą co najmniej: 3.1 Kierownik zespołu/ekspert Kluczowy posiadający co najmniej jedną z kwalifikacji zawodowych wskazanych w art. 58 pkt.5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249 poz z późniejszymi zmianami), wykształcenie wyższe oraz doświadczenie w kierowaniu zespołem w trakcie realizacji przynajmniej dwóch audytów w obszarze środków/funduszy UE o podobnym charakterze co przedmiot zamówienia, 3.2 Ekspert ds. oceny systemów kontroli i zarządzania ryzykiem, posiadający co najmniej jedną z kwalifikacji zawodowych wskazanych w art. 58 pkt.5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249 poz z późniejszymi zmianami), wykształcenie wyższe oraz co najmniej 2 -letnie doświadczenie w obszarze funduszy UE w dziedzinie systemów kontroli i zarządzania ryzykiem, Ministerstwo Infrastruktury 4

5 3.3 Ekspert ds. audytu wewnętrznego w organizacjach, posiadający co najmniej jedną z kwalifikacji zawodowych wskazanych w art. 58 pkt.5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249 poz z późniejszymi zmianami), wykształcenie wyższe oraz co najmniej 2-letnie doświadczenie w obszarze audytu organizacji/jednostek realizujących zadania współfinansowane przez Unię Europejską, 3.4 Ekspert ds. audytu projektów, posiadający co najmniej jedną z kwalifikacji zawodowych wskazanych w art. 58 pkt.5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz z późniejszymi zmianami), wykształcenie wyższe oraz co najmniej 2- letnie doświadczenie w obszarze audytu projektów inwestycyjnych infrastrukturalnych współfinansowanych w funduszy UE, 3.5 Ekspert ds. inwestycji kolejowych, posiadający wyższe wykształcenie inżynierskie oraz co najmniej 5 letnie doświadczenie zawodowe w realizacji inwestycji kolejowych. 4. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia i posiadają: 4.1 posiadają środki finansowe lub zdolność kredytową na kwotę nie mniejszą niż ,00 PLN, 4.2 posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, na wartość nie mniejszą niż ,00 PLN. 5. nie podlegają wykluczeniu z Postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 oraz ust. 2 Ustawy. Uwaga: W przypadku Wykonawców wspólnie występujących w Postępowaniu warunki określone w pkt 2-4 może spełniać łącznie grupa Wykonawców wspólnie występujących w Postępowaniu. Ocena spełniania warunków wymaganych od Wykonawców zostanie dokonana według formuły spełnia nie spełnia na podstawie dokumentów i oświadczeń dołączonych do oferty złożonej w przedmiotowym Postępowaniu. Wykonawca w Załączniku nr 3c do SIWZ wskaże imiennie osoby wyznaczone do realizacji zamówienia. Wyznaczenie innej osoby niż określona w Załączniku nr 3c do SIWZ następuje za pisemną zgodą Zamawiającego. VII. INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawca winien przedstawić: a) Oświadczenie Wykonawcy, że spełnia warunki określone w art. 22 ust. 1 pkt 1 4 ustawy (zgodnie z Załącznikiem 3a do SIWZ). b) Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. c) Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego Ministerstwo Infrastruktury 5

6 potwierdzające odpowiednio, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczeń, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności, lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. d) Aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. e) Aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. f) Wykaz wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, zamówień zgodnie z warunkiem określonym w Rozdziale VI pkt 2 SIWZ (zgodnie z Załącznikiem 3b do SIWZ). Do każdego zamówienia wymienionego w wykazie należy podać: przedmiot zamówienia, wartość zamówienia, daty wykonania i odbiorców. Ponadto do każdego zamówienia wymienionego w wykazie należy załączyć dokument potwierdzający, że zamówienia te zostały wykonane należycie. g) Wykaz osób, którymi dysponuje lub będzie dysponował Wykonawca i które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, spełniających warunki określone w Rozdziale VI pkt 3 SIWZ (zgodnie z Załącznikiem 3c do SIWZ). h) Pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania zamówienia, jeżeli w wykazie, o którym mowa w punkcie g) Wykonawca wskazał osoby, którymi będzie dysponował. i) Dokumenty potwierdzające posiadanie kwalifikacji zawodowych przez osoby wyznaczone przez Wykonawcę do wykonania zamówienia, określonych w Rozdziale VI pkt 3 SIWZ. j) Informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których Wykonawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy w wysokości przynajmniej ,00 PLN, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. k) Polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, na wartość nie mniejszą niż ,00 PLN. 2. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w Rozdziale VII SIWZ ust. 1: a) lit. b), c), e) - składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości (dokument powinien zostać wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert), Ministerstwo Infrastruktury 6

7 nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie (dokument powinien zostać wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert), nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności, lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu (dokument powinien zostać wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert), b) lit. d) składa zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy (dokument powinien zostać wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert). 3. Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 2 zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Terminy określone w ust. 2 stosuje się odpowiednio. 4. Dokumenty załączone do oferty z wyłączeniem pełnomocnictwa muszą być przedstawione w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 5. Uznaje się, że pełnomocnictwo do podpisania oferty obejmuje pełnomocnictwo do poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów załączonych do oferty, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. 6. Pełnomocnictwo musi być przedstawione w formie oryginału lub poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem kopii lub sporządzonego przez notariusza odpisu lub wyciągu z dokumentu. 7. Zamawiający zażąda przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy przedstawiona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu będzie nieczytelna lub będzie budzić wątpliwości co do jej prawdziwości. 8. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniami na język polski, poświadczonymi przez Wykonawcę. 9. W przypadku, gdy Wykonawca dla potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu załączy dokumenty zawierające kwoty wyrażone w walutach innych niż złoty polski, Zamawiający przeliczy je na złoty polski. Do przeliczenia zostanie zastosowany średni kurs walut NBP obowiązujący w dniu publikacji ogłoszenia o przedmiotowym zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. 10. Wykonawcy mogą wspólnie brać udział w postępowaniu. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Jeżeli oferta tych Wykonawców zostanie wybrana, Zamawiający zażąda przed zawarciem umowy, umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Ministerstwo Infrastruktury 7

8 Uwaga: W przypadku składania oferty przez podmioty występujące wspólnie, wymóg złożenia dokumentów, o których mowa w ust. 1 lit. b), c), d), e) dotyczy każdego z podmiotów. Pozostałe dokumenty Wykonawcy mogą złożyć odrębnie lub wspólnie. Dokumenty te będą rozpatrywane łącznie. Zamawiający dopuszcza, aby oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik 3a do SIWZ) zostało złożone przez pełnomocnika w imieniu Wykonawców wspólnie występujących w postępowaniu. Nie dopuszcza się uczestniczenia danego Wykonawcy w więcej niż jednej grupie wspólnie biorących udział w postępowaniu Wykonawców. Niedopuszczalnym również jest złożenie przez jednego Wykonawcę równocześnie oferty indywidualnej oraz w ramach grupy wspólnie występujących w postępowaniu Wykonawców. VIII. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW 1. Postępowanie odbywa się w języku polskim, w związku z czym wszelkie pisma, dokumenty, oświadczenia składane w trakcie postępowania między Zamawiającym a Wykonawcami muszą być sporządzone w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę. 2. W postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują w formie pisemnej. W przypadku, gdy ww. dokumenty zostaną dostarczone za pomocą faksu, Zamawiający żąda bezzwłocznego potwierdzenia ich w formie pisemnej. 3. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują: a) pisemnie, na poniższy adres: Ministerstwo Infrastruktury Wydział Zamówień Publicznych ul. Chałubińskiego 4/6, Warszawa b) za pomocą faksu: na numer faksu: godziny pracy: Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazane za pomocą faksu uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona pisemnie. Ministerstwo Infrastruktury 8

9 Korespondencja przesłana za pomocą faksu po godzinach pracy Zamawiającego zostanie zarejestrowana w następnym dniu pracy Zamawiającego i uznana za wniesioną w dniu jej zarejestrowania. IX. WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI 1. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami: a) w sprawach merytorycznych: Anna Lis, tel , b) w sprawach proceduralnych: - Malwina Jagiełło, tel , Mirosław Bielecki tel X. WADIUM Oferta musi być zabezpieczona wadium w wysokości: ,00 PLN. 1. Wadium może być wniesione w następujących formach, według wyboru Wykonawcy: a) pieniądzu, wpłaconym przelewem na konto Ministerstwa Infrastruktury SWIFT: NBP PLL PW NBP o/o Warszawa Pl. Powstańców Warszawy Warszawa NPB o/o Warszawa, nr b) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym; c) gwarancjach bankowych; d) gwarancjach ubezpieczeniowych; e) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2) Ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. Nr 109, poz z późn. zm.). 2. Wadium powinno być oznaczone w następujący sposób: Wadium RZP 6/02/09/PN/B na przeprowadzenie audytu przygotowania instytucjonalnego PKP PLK S.A. jako instytucji realizującej projekty. 3. Termin wniesienia wadium upływa wraz z upływem terminu składania ofert. 4. Wadium musi obejmować cały okres związania ofertą. 5. Jako termin wniesienia wadium w formie pieniądza zostanie przyjęty termin uznania na rachunku Zamawiającego. 6. Dowód wniesienia wadium należy dołączyć do oferty. Ministerstwo Infrastruktury 9

10 Dowód wniesienia wadium może zostać dołączony w formie oryginału lub potwierdzonej za zgodność przez Wykonawcę kopii. 7. Wadium wniesione w formie poręczenia lub gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej musi obejmować odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę określone w art. 46 ust. 5 Ustawy. 8. Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym. 9. Wykonawca, którego oferta nie będzie zabezpieczona akceptowalną formą wadium zostanie wykluczony z postępowania. 10. Zamawiający dokona niezwłocznie zwrotu wadium, jeżeli: a) upłynie termin związania ofertą; b) zostanie zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego; c) Zamawiający unieważni Postępowanie, a protesty zostaną ostatecznie rozstrzygnięte lub upłynie termin do ich wnoszenia. 11. Zamawiający dokona niezwłocznie zwrotu wadium na pisemny wniosek Wykonawcy: a) który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert; b) który został wykluczony z Postępowania; c) którego oferta została odrzucona. 12. Złożenie przez Wykonawcę, którego oferta została odrzucona lub wykluczonego z postępowania wniosku o zwrot wadium jest równoznaczne ze zrzeczeniem się przez Wykonawcę prawa do wniesienia protestu. 13. Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu Zamawiający zwróci je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek Wykonawcy. 14. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, utraci wadium wraz z odsetkami na rzecz Zamawiającego w przypadku, gdy: a) Wykonawca odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie; b) zawarcie umowy stanie się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. c) Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 Ustawy, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub pełnomocnictw, chyba że udowodni, że wynika to z przyczyn nie leżących po jego stronie. 15. Wycofanie oferty przed upływem terminu do składania ofert nie powoduje utraty wadium. XI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Składający ofertę pozostaje nią związany przez okres 60 dni. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Ministerstwo Infrastruktury 10

11 3. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni. XII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT 1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Treść oferty musi odpowiadać treści Specyfikacji. 3. Ofertę należy złożyć na formularzu ofertowym zgodnym z Załącznikiem nr 3 do SIWZ. 4. Oferta musi zawierać dokument pt. Metodologia realizacji przedmiotu zamówienia, zawierający: 1. sposób realizacji zamówienia z uzasadnieniem; 2. strukturę organizacyjną zespołu ekspertów uwzględniającą podział zadań pomiędzy członków zespołu; 3. opis sposobu prezentacji wyników badania zawierający schemat raportu. 5. Oferta winna być sporządzona, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej, w języku polskim, w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści (np. na maszynie do pisania lub w postaci wydruku komputerowego). 6. Oferta musi być podpisana własnoręcznie, zgodnie z zasadami reprezentacji Wykonawcy. 7. Jeżeli ofertę w imieniu Wykonawcy składa pełnomocnik, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo, o ile prawo do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności, co do wykonywania których pełnomocnik jest upoważniony. Pełnomocnictwo może być przedstawione w formie oryginału, poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem kopii, sporządzonego przez notariusza odpisu lub wyciągu z dokumentu. 8. Do oferty należy dołączyć oświadczenia i dokumenty określone w Rozdziale VII niniejszej SIWZ. 9. Oferta oraz pozostałe dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie Załączników do SIWZ, winny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami co do treści. 10. Wszystkie dokumenty sporządzone w języku obcym należy przedstawić wraz z ich tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę. 11. Strony oferty zawierające jakąkolwiek treść winny być kolejno ponumerowane oraz połączone ze sobą, z zastrzeżeniem sytuacji opisanej w punkcie 12. Oferta powinna również zawierać spis treści. 12. W przypadku gdyby oferta zawierała informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca winien w sposób niebudzący wątpliwości zastrzec, które spośród informacji zawartych w ofercie i/lub dokumentach złożonych wraz z ofertą stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Strony zawierające powyższe informacje winny być wydzielone oraz ze sobą połączone z zachowaniem ciągłości numeracji stron oferty i/lub pliku dokumentów złożonych wraz z ofertą. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa należy oznaczyć klauzulą Nie udostępniać. Informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz ze zm.). W sytuacji, gdy Wykonawca zastrzeże w ofercie Ministerstwo Infrastruktury 11

12 informacje, które nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa lub są jawne na podstawie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych lub odrębnych przepisów, informacje te będą podlegały udostępnieniu na takich samych zasadach, jak pozostałe niezastrzeżone dokumenty. 13. Wszystkie strony oferty zawierające jakąkolwiek treść winny być parafowane lub podpisane przez Wykonawcę. Wszelkie zmiany w treści oferty (poprawki, przekreślenia, dopiski) powinny być parafowane lub podpisane przez Wykonawcę w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane. 14. Ofertę wraz z załączonymi oświadczeniami i dokumentami należy złożyć w zamkniętym opakowaniu (lub kopercie), uniemożliwiającym zapoznanie się z jej treścią bez uszkodzenia opakowania Na opakowaniu (kopercie) powinien znajdować się adres Zamawiającego: Ministerstwo Infrastruktury Departament Funduszy UE ul. Chałubińskiego 4/6, pok. 300 bud. A Warszawa oraz opis: Oferta na Przeprowadzenie audytu przygotowania instytucjonalnego PKP PLK S.A. jako instytucji realizującej projekty inwestycyjne współfinansowane przez Unię Europejską oraz audytu wskazanych inwestycji, nie otwierać przed r., godz nr ref. postępowania RZP 6/02/09/PN/B. Na opakowaniu (kopercie) powinny być wskazane nazwa i adres Wykonawcy, tak aby bez otwierania można było odesłać ofertę w przypadku jej wpłynięcia po terminie. 15. Wykonawca, przed upływem terminu składania ofert, może wprowadzić zmiany oraz wycofać złożoną przez siebie ofertę. Informację o zmianie lub wycofaniu oferty Wykonawca winien doręczyć Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Wykonawca nie może wprowadzić zmian do oferty oraz wycofać jej po upływie terminu składania ofert. W przypadku wycofania oferty Wykonawca składa pisemne oświadczenie, że ofertę swą wycofuje. W przypadku zmiany oferty, Wykonawca składa pisemne oświadczenie, że ofertę swą zmienia, określając zakres i rodzaj tych zmian, a jeśli oświadczenie o zmianie pociąga za sobą konieczność wymiany czy też przedłożenia nowych dokumentów Wykonawca winien dokumenty te złożyć. Oświadczenie o wycofaniu oferty lub wprowadzeniu zmian winno być opakowane tak jak oferta, a opakowanie winno być dodatkowo oznaczone odpowiednio wyrazem: WYCOFANIE lub ZMIANA. 16. Oferty wraz z załączonymi do nich dokumentami nie podlegają zwrotowi, z wyjątkiem ofert wycofanych. XIII. INFORMACJE O CZĘŚCIACH ZAMÓWIENIA, UMOWIE RAMOWEJ, ZAMÓWIENIACH UZUPEŁNIAJĄCYCH, OFERTACH WARIANTOWYCH, AUKCJI ELEKTRONICZNEJ, ZWROCIE KOSZTÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Oferta musi obejmować całość zamówienia, Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Ministerstwo Infrastruktury 12

13 2. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 3. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień uzupełniających. 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 5. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej. 5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. XIV. INFORMACJE O PODWYKONAWCACH Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części Zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom. XV. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Oferty należy składać: Ministerstwo Infrastruktury, Departament Funduszy UE ul. Chałubińskiego 4/6, pok. 300 bud. A (w sekretariacie Departamentu Funduszy UE) Warszawa w terminie: do dnia r., godzina Oferty zostaną otwarte publicznie: Ministerstwo Infrastruktury ul. Chałubińskiego 4/ Warszawa w dniu upływu terminu składania ofert o godzinie Otwarcie ofert odbędzie się w pokoju 306, bud. A. 3. Ofertę złożoną po terminie zwraca się bez otwierania po upływie terminu przewidzianego na wniesienie protestu. XVI. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY 1. Ceny wskazane w Załączniku nr 3 do SIWZ (formularz ofertowy) muszą być wyrażone w złotych polskich niezależnie od wchodzących w ich skład elementów i zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku (zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług). Ministerstwo Infrastruktury 13

14 2. W Formularzu ofertowym (Załączniku nr 3 do SIWZ) Wykonawca podaje cenę netto, brutto oraz podatek VAT za wykonanie usługi audytu przygotowania instytucjonalnego PKP PLK S.A. jako instytucji realizującej projekty inwestycyjne współfinansowane przez Unię Europejską oraz audytu wskazanych inwestycji. 3. Cena brutto w tabeli z Załącznika nr 3 do SIWZ (formularza ofertowego) stanowi cenę oferty. 4. W cenie oferty uwzględnia się podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów przedmiot Zamówienia podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług oraz podatkiem akcyzowym. Zastosowanie przez Wykonawcę stawki podatku VAT od towarów i usług niezgodnej z obowiązującymi przepisami spowoduje odrzucenie oferty. 5. Do wyliczeń opisywanych w Rozdziale XVII brana jest cena oferty. 6. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich (PLN). XVII. INFORMACJE O KRYTERIACH OCENY OFERT, ICH ZNACZENIU ORAZ O SPOSOBIE OCENY OFERT 1. Zamawiający dokona oceny ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty jedynie spośród ofert nie podlegających odrzuceniu, spełniających wymogi SIWZ. 2. Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zastosuje następujące kryteria oceny ofert: Kryterium Waga kryterium (%) 1) Cena 40% 2) Metodologia realizacji przedmiotu zamówienia 60% 3. Sposób oceny ofert: 1) Kryterium Cena zostanie ocenione na podstawie podanej przez Wykonawcę w ofercie ceny brutto wykonania zamówienia. Punkty za kryterium cena zostaną obliczone według następującego wzoru: Cena ofertowa brutto oferty najtańszej x 40 = liczba punktów Cena ofertowa brutto oferty badanej 2) Kryterium Metodologia realizacji przedmiotu zamówienia zostanie ocenione na podstawie dokumentu, o którym mowa w Rozdz. XII ustęp 4 niniejszej SIWZ pt. Metodologia realizacji przedmiotu zamówienia, stanowiącego część składową oferty. Punkty za kryterium Metodologia realizacji przedmiotu zamówienia zostaną przyznane w skali punktowej do 60 pkt. W ocenie będą brane pod uwagę następujące elementy: Ministerstwo Infrastruktury 14

15 1. sposób realizacji zamówienia (do 30 punktów). Element podlegający ocenie odpowiada zapisom dokumentu, o którym mowa w rozdz. XII ustęp 4 pkt 1, 2. struktura organizacyjna zespołu ekspertów uwzględniająca podział zadań pomiędzy członków zespołu (do 20 punktów). Element podlegający ocenie odpowiada zapisom dokumentu, o którym mowa w rozdz. XII ustęp 4 pkt 2, 3. sposób prezentacji wyników badania i schemat raportu (do 10 punktów). Element podlegający ocenie odpowiada zapisom dokumentu, o którym mowa w rozdz. XII ustęp 4 pkt Punkty przyznane ofercie w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert zostaną zsumowane i będą stanowić końcową ocenę oferty. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oferty. XVIII. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY 1. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie Wykonawców, którzy złożyli oferty, o: 1) wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), siedzibę i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), siedziby i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierającym punktację przyznaną ofertom, 2) Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne, 3) Wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z Postępowania, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 2. Wykonawca ma obowiązek zawrzeć umowę na warunkach określonych w istotnych postanowieniach, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, a przedstawionych w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej SIWZ. 3. Zawarta umowa będzie jawna i będzie podlegała udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej (art. 139 ust. 3 ustawy). 4. Zamawiający nie żąda wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 5. Termin i miejsce zawarcia umowy: Umowa zostanie zawarta w siedzibie Zamawiającego, zgodnie z postanowieniami art. 94 ust. 1 1a Ustawy. XIX. WYJAŚNIENIA I ZMIANY W TREŚCI SIWZ 1. Wykonawca w trakcie Postępowania może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści niniejszej SIWZ. Prośbę taką należy przekazać Zamawiającemu nie później niż 6 dni przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający ma prawo nie rozpatrywać zapytań otrzymanych po wskazanym terminie. Zamawiający jednocześnie przekaże treść wyjaśnienia wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ, jak również zamieści je na stronie internetowej w miejscu publikacji ogłoszenia o przedmiotowym zamówieniu. Udzielając wyjaśnień Zamawiający nie ujawni źródła zapytania. Ministerstwo Infrastruktury 15

16 2. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Specyfikacji. Dokonaną zmianę Specyfikacji Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano Specyfikację, jak również zamieści na stronie internetowej. 3. Jeżeli zmiana treści Specyfikacji prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, Zamawiający stosuje się do zapisów art. 38 ust. 4a, pkt 2) ustawy. 4. Jeżeli w wyniku zmiany treści SIWZ nie prowadzącej do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuża termin składania ofert i informuje o tym Wykonawców, którym przekazano SIWZ oraz na stronie internetowej, jeżeli SIWZ jest udostępniania na tej stronie. XX. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA Wykonawcom, których interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Dziale VI ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności: 1. Wykonawca ma prawo złożyć protest do Zamawiającego w terminie 10 dni od dnia, w którym Wykonawca powziął lub mógł powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia. 2. Protest dotyczący treści ogłoszenia lub postanowień SIWZ wnosi się w terminie 14 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia SIWZ na stronie internetowej. 3. Wniesienie protestu jest dopuszczalne tylko przed zawarciem umowy o zamówienie publiczne. 4. Protest wniesiony po terminie Zamawiający odrzuca bez rozpatrywania. 5. Protest powinien wskazywać oprotestowaną czynność lub zaniechanie Zamawiającego, a także zawierać żądanie, zwięzłe przytoczenie zarzutów oraz okoliczności faktycznych i prawnych uzasadniających wniesienie protestu. 6. Zgodnie z art. 184 ust.1 ustawy od rozstrzygnięcia protestu przysługuje odwołanie. Ministerstwo Infrastruktury 16

17 Wykaz załączników do niniejszej SIWZ: 1. Załącznik nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu Zamówienia...str Załącznik nr 2 Istotne postanowienia Umowy str Załącznik nr 3 Formularz ofertowy..str Załącznik nr 3a Oświadczenie o spełnieniu warunków określonych w art. 22 ust. 1 pkt 1-4 Ustawy..str Załącznik nr3 b Wykaz wykonanych zamówień... str Załącznik nr 3c Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia.... str. 45 Ministerstwo Infrastruktury 17

18 Załącznik nr 1 do SIWZ nr ref. : RZP 6/02/09/PN/B Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia objętego niniejszym postępowaniem jest przeprowadzenie audytu oceniającego instytucjonalne przygotowanie PKP PLK S.A. jako instytucji realizującej projekty. Zakłada się, że w ramach planowanego zamówienia wykonawca dostarczy raport zawierający opis i ocenę PKP PLK S.A. (Centrali oraz oddziałów regionalnych w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu) w zakresie struktury organizacyjnej/zarządzania projektami unijnymi, potencjału kadrowego/wynagrodzeń, przygotowywania i realizacji inwestycji i zamówień publicznych jako czynników wpływających na tempo realizacji projektów dofinansowanych środkami UE. Zakłada się, że Wykonawca będzie dysponował zespołem ekspertów, który zrealizuje przedmiotowe zamówienie zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu wewnętrznego. Zamówienie powinien wykonać zespół ekspertów, w skład którego wchodzą co najmniej: 1. Kierownik zespołu/ekspert Kluczowy posiadający co najmniej jedną z kwalifikacji zawodowych wskazanych w art. 58 pkt.5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249 poz z późniejszymi zmianami), wykształcenie wyższe oraz doświadczenie w kierowaniu zespołem w trakcie realizacji przynajmniej dwóch audytów w obszarze środków/funduszy UE o podobnym charakterze co przedmiot zamówienia, Ekspert ds. oceny systemów kontroli i zarządzania ryzykiem, posiadający co najmniej jedną z kwalifikacji zawodowych wskazanych w art. 58 pkt.5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249 poz z późniejszymi zmianami), wykształcenie wyższe oraz co najmniej 2 -letnie doświadczenie w obszarze funduszy UE w dziedzinie systemów kontroli i zarządzania ryzykiem, Ekspert ds. audytu wewnętrznego w organizacjach, posiadający co najmniej jedną z kwalifikacji zawodowych wskazanych w art. 58 pkt.5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249 poz z późniejszymi zmianami), wykształcenie wyższe oraz co najmniej 2-letnie doświadczenie w obszarze audytu organizacji/jednostek realizujących zadania współfinansowane przez Unię Europejską, Ekspert ds. audytu projektów, posiadający co najmniej jedną z kwalifikacji zawodowych wskazanych w art. 58 pkt.5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz z późniejszymi zmianami), wykształcenie wyższe oraz co najmniej 2-letnie doświadczenie w obszarze audytu projektów inwestycyjnych infrastrukturalnych współfinansowanych w funduszy UE, Ekspert ds. inwestycji kolejowych, posiadający wyższe wykształcenie inżynierskie oraz co najmniej 5 letnie doświadczenie zawodowe w realizacji inwestycji kolejowych. Ministerstwo Infrastruktury 18

19 Oczekiwanym rezultatem prac Wykonawcy jest: Określenie jakości struktur PKP PLK S.A. odpowiedzialnych za przygotowanie i realizację projektów inwestycyjnych współfinansowanych przez Unię Europejską. Zidentyfikowanie obszarów krytycznych/obszarów ryzyka mających największe znaczenie dla realizacji poszczególnych projektów oraz typów projektów, Określenie stanu zaawansowania prac przy projektach już realizowanych oraz określenie potencjału instytucjonalnego i wskazanie słabych punktów PKP PLK S.A. w zakresie przygotowania/realizacji kolejnych projektów inwestycyjnych współfinansowanych ze środków UE. Wypracowanie rekomendacji w formie pozwalającej na ich natychmiastowe zastosowanie tzn. poprzez zaproponowanie konkretnych środków zaradczych i dokonanie ich priorytetyzacji. Oczekuje się, że Wykonawca: Dokona analizy danych zastanych, dokumentów wewnętrznych wskazanych w punkcie drugim poniższej tabeli oraz dokumentów dotyczących projektów wskazanych w punkcie 5 poniższej tabeli i porówna je z obowiązującym stanem prawnym oraz dokumentami programowymi i wytycznymi; Przeprowadzi pogłębione testy, wywiady, ankiety z przedstawicielami PKP PLK S.A. (Centrali oraz wskazanych oddziałów) w celu uzyskania informacji niezbędnych do osiągnięcia celów audytu sprawdzającego przygotowanie instytucjonalne; Na adekwatnej próbie dokumentów sprawdzi czy działa system kontroli wewnętrznej; Dokona analizy uzyskanych informacji; Opracuje raport przedstawiający stan faktyczny, opisane i stwierdzone luki i ryzyka oraz wnioski wynikające z przeprowadzonego audytu wraz z rekomendacjami. Oczekuje się, że Wykonawca przeprowadzi ocenę w niżej wymienionych obszarach i udzieli odpowiedzi na przedstawione w tabeli pytania badawcze. Lista pytań nie jest listą zamkniętą. Oczekuje się, że Wykonawca, stosownie do swego doświadczenia w zakresie będącym przedmiotem niniejszego zamówienia oraz poczynionych ustaleń faktycznych, zastosuje dodatkowe pytania badawcze. Lp. Obszary do zdiagnozowania w Centrali PKP PLK S.A. oraz oddziałach regionalnych w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu Pytania identyfikujące zagadnienia do zdiagnozowania w ramach poszczególnych obszarów badawczych 1. Struktura zarządzania projektami unijnymi na poziomie Centrali i oddziałów 1. Jaka jest struktura organizacyjna jednostki, czy jest dostosowana do potrzeb realizacji projektów współfinansowanych przez UE? 2. Jakie zdiagnozowane problemy strukturalne i organizacyjne mogą utrudnić/uniemożliwić skuteczną realizację projektów współfinansowanych przez UE? 3. Czy w badanej jednostce wyodrębniono komórkę zajmującą się projektami współfinansowanymi przez UE? 4. Czy w badanej jednostce wyodrębniono organizacyjnie zadania związane z zagadnieniami ochrony środowiska naturalnego, czy to wyodrębnienie jest adekwatne do potrzeb? Ministerstwo Infrastruktury 19

20 5. Czy badana jednostka i jej wewnętrzne komórki organizacyjne posiadają aktualne i wdrożone regulaminy wewnętrzne? 6. Czy pracownicy badanej jednostki mają jasno określone zadania, zakres kompetencji i odpowiedzialności? Czy istnieją opisy określające zakres obowiązków i odpowiedzialności dla każdego stanowiska pracy/poszczególnych pracowników? 7. Ocenić, czy system wymiany informacji i komunikacji w Centrali i oddziałach regionalnych funkcjonuje poprawnie i adekwatnie do realizowanych zadań? Czy wszelkie niezbędne informacje są przekazywane terminowo i do właściwego adresata na odpowiednim szczeblu zarządzania? 2. Przygotowanie proceduralne do wdrażania projektów inwestycyjnych współfinansowanych ze środków UE 1. Ocenić czy jednostka realizuje zadania/inwestycje współfinansowane ze środków UE w oparciu o odpowiednie akty prawne i dokumenty? 2. Czy opracowano procedury wewnętrzne (podręcznik, instrukcję itp.) dotyczące w szczególności: Zarządzania projektami współfinansowanymi przez UE, Rozliczania i monitoringu finansowego projektów współfinansowanych przez UE, Wdrażania projektów współfinansowanych przez UE Udzielania i monitorowania zamówień publicznych, Realizacji projektów pomocy technicznej, Przygotowania i weryfikacji dokumentów środowiskowych, Przygotowania wzorów dokumentów koniecznych do ubiegania się o środki z funduszy europejskich, Kontroli, Szkoleń Archiwizacji dokumentów? Czy ww. procedury są kompletne? 1. Ocenić czy przyjęty system zarządzania projektami zapewnia skuteczną i efektywną realizację projektów współfinansowanych przez UE? 2. Ocenić czy przyjęty system rozliczania i monitoringu finansowego projektów współfinansowanych przez UE uwzględnia obowiązujące przepisy prawa oraz specyficzne uregulowania związane z obsługą środków pochodzących z UE? 3. Ocenić czy przyjęty system rozliczania i monitoringu finansowego projektów współfinansowanych przez UE zapewnia optymalne monitorowanie wydatków w projektach oraz bieżącą kontrolę kosztów? 4. Ocenić czy przyjęty system udzielania i monitorowania zamówień publicznych zapewnia prawidłową i zgodną z obowiązującymi przepisami obsługę projektów w tym zakresie? 5. Ocenić czy przyjęte procedury/mechanizmy kontroli zapewniają sprawne działanie systemu kontroli Ministerstwo Infrastruktury 20