Szkoła Podstawowa w Sokołowicach 2014 REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI DO EURO W SZKOLE PODSTAWOWEJ W SOKOŁOWICACH

Transkrypt

1 REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI DO EURO W SZKOLE PODSTAWOWEJ W SOKOŁOWICACH Na podstawie: - art. 44 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.), art. 4 ust. 8 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.) - rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1692, ze zm.). Dział I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych polskich równowartości kwoty euro, zwany dalej Regulaminem, określa zakres, kryteria, zasady oraz organizację udzielania w jednostce zamówień, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Przepisy niniejszego regulaminu mają zastosowanie tylko w udzielanych przez jednostkę zamówieniach publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane, finansowanych ze środków publicznych wyłączonych, stosownie do art.4 ust.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) Prawo zamówień publicznych spod jej rygorów, tj. o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych polskich równowartości kwoty euro. Użyte w regulaminie określenia oznaczają: 1. Zamawiający Szkoła Podstawowa w Sokołowicach 2. Dyrektor Dyrektor Szkoły Podstawowej w Sokołowicach 2 1

2 Dział II UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH DO KTÓRYCH NIE STOSUJE SIĘ USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Rozdział I Kryteria i zasady udzielania zamówień publicznych, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych 3 1. Wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonej w planie rzeczowo finansowym. 2. Wydatki publiczne powinny być dokonywane: - w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów - w sposób umożliwiający terminową realizację zadań. 3. Wartość zamówienia nie stanowi jedynego i wystarczającego uzasadnienia wyłączenia ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, albowiem zamawiający winien jeszcze wykazać, iż jego działanie, wynika np. ze względów organizacyjnych czy ekonomicznych i nie narusza zapisów ustawy, dotyczących zakazu dzielenia zamówienia na części oraz zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania procedur oraz zasad i trybów udzielania zamówień. 4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Dyrektor placówki może odstąpić lub wydać zgodę na odstąpienie od stosowania procedury opisanej w 9 i dokonanie zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą, w szczególności z uwagi na natychmiastową konieczność realizacji zamówienia, której nie można było przewidzieć lub zadanie o specjalistycznym charakterze lub występowanie jednego wykonawcy zapewniającego realizację zamówienia. Rozdział II Procedura wszczęcia i przeprowadzenia postępowania zamówień publicznych do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych 4 1. Podstawą do podjęcia działań związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi i roboty budowlane jest plan finansowy na dany rok budżetowy. 2. Udzielenie zamówienia publicznego winno być poprzedzone oszacowaniem wartości zamówienia publicznego w oparciu o cenę euro wynikającą z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1692, ze zm.). 3. Zakazuje się dzielenia zamówienia oraz zaniżania wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy lub uniknięcia procedur udzielenia zamówień publicznych określonych ustawą Prawo zamówień publicznych. 2

3 5 1. Podstawą obliczenia wartości zamówienia na dostawy jest wartość rynkowa rzeczy lub praw będących przedmiotem dostawy. 2. Podstawą obliczenia wartości zamówienia na usługi jest wartość rynkowa świadczeń objętych zamówieniem. 3. Podstawą obliczenia wartości na roboty budowlane jest kosztorys budowlany. 4. Przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw związanych z wykonywaniem robót budowlanych oddanych przez zamawiającego do dyspozycji wykonawcy. 5. Jeżeli nie można obliczyć wartości zamówienia na podstawie realiów rynkowych zamawiający może swój szacunek oprzeć na aktualnie powszechnie stosowanych katalogach, cennikach i taryfikatorach. 6. Podstawą obliczenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo, jest zgodnie z wyborem zamawiającego: a) Łączna wartość zamówień na tożsame usługi lub dostawy, udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy lub poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawiających dostaw lub usług oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem ustalonego w ustawie budżetowej b) Łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w ciągu 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie ( z uwzględnieniem wartości tej pierwszej dostawy lub usługi), albo w czasie realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego, jeżeli jest on dłuższy niż 12 miesięcy z uwzględnieniem okresu, na który zostanie zawarta umowa o udzielenie zamówienia. 7. Jeżeli dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. Rozdział III Procedury udzielenia zamówienia publicznego poniżej euro Ustala się następujące procedury udzielania zamówień publicznych: a) zamówienia o wartości poniżej ,01 złotych netto b) zamówienia o wartości powyżej ,01 złotych netto. 2. Wartość zamówienia ustala się stosując przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1692) lub stosownych aktów prawnych wydanych po uchyleniu powyższego rozporządzenia Obowiązkiem Dyrektora, pracownika merytorycznego lub zespołu odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia jest odpowiednio wczesne rozpoczęcie realizacji zamówienia do euro tak, aby umożliwić przeprowadzenie procedur zgodnie z zasadami art.44 ustawy o finansach publicznych. 3

4 2. Obowiązkiem Dyrektora, pracownika merytorycznego lub zespołu odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia jest bezstronne, obiektywne, staranne, zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, rozeznanie, zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 8 Szczegółowa procedura udzielania zamówienia poniżej ,01 zł netto Procedura udzielenia zamówienia poniżej ,01 zł netto polega na tym, że Dyrektor, pracownik merytoryczny: a) przeprowadza rozeznanie cenowe telefoniczne, pocztą elektroniczną, faksem, pisemnie lub poprzez portale internetowe, zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę, b) dokonuje realizacji zamówienia. 9 Szczegółowa procedura udzielania zamówienia powyżej ,00 zł netto a do równowartości euro netto 1. W celu wszczęcia procedury Dyrektor, pracownik merytoryczny albo zespół przeprowadzający procedurę sporządza zaproszenie do składania ofert cenowych. 2. Dyrektor potwierdza u Głównego Księgowego dostępność środków na realizację danego zadania. 3. W zaproszeniu do składania ofert cenowych winny zostać umieszczone co najmniej następujące informacje: a) nazwa i adres placówki wraz z numerami telefonu i faksu oraz (ewentualnie) adresem poczty elektronicznej; b) nazwa i adres zapraszanego wykonawcy; c) określenie sposobu komunikowania się telefonicznie, faksem lub za pomocą poczty elektronicznej, ze wskazaniem osoby uprawnionej do kontaktu; d) jednoznaczny i szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, wymagań, warunków realizacji zamówienia; e) wzór umowy o ile dotyczy; f) informację o terminie (okresie) realizacji zamówienia; g) informację o formie, sposobie i terminie na złożenie oferty cenowej, w tym o sposobie przedstawienia ceny. 4. Po złożeniu ofert cenowych ma zastosowanie jedno z dwóch rozwiązań: a) Dyrektor ocenia złożone oferty pod względem ich merytorycznej zawartości i dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty albo podejmuje decyzję o zamknięciu postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert. b) powołany pracownik merytoryczny albo zespół ocenia złożone oferty pod względem ich merytorycznej zawartości oraz wnioskuje do Dyrektora placówki o zatwierdzenie wyboru wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę albo podejmuje decyzję o zamknięciu postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert. 5. Cała dokumentacja z postępowania z zamówienia przechowywana jest w kancelarii szkoły. Za właściwe postępowanie z dokumentacją odpowiada Sekretarz Szkoły. 6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Dyrektor placówki może odstąpić lub wydać zgodę na odstąpienie od stosowania procedury opisanej w 4 i dokonanie zamówienia po 4

5 negocjacjach tylko z jednym wykonawcą, w szczególności z uwagi na natychmiastową konieczność realizacji zamówienia, której nie można było przewidzieć lub zadanie o specjalistycznym charakterze lub występowanie jednego wykonawcy zapewniającego realizację zamówienia. Dział III POSTANOWIENIA KOŃCOWE Odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie zamówienia publicznego z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych ponosi Dyrektor, a także inne osoby w zakresie jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. 2. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego podpisania przez Dyrektora. 11 Integralną część regulaminu stanowią załączniki: 1. Zaproszenie do składania ofert wraz ze wzorem umowy 2. Formularz oferty 3. Protokół z przeprowadzonego wyboru ofert 4. Protokół rozeznania cenowego Wprowadzono w życie Zarządzeniem Dyrektora Szkoły nr 5/2013/2014 z dnie 16 kwietnia 2014 r. 5

6 SP Sokołowice, dnia. 20 r. (pieczęć jednostki Zamawiającego dla której realizowane jest zamówienie) Adresaci: Zaproszenie do składania ofert w postępowaniu o wartości nie przekraczającej równowartości kwoty euro na (rodzaj zamówienia: dostawa/usługa/robota budowlana) 1. Nazwa (firma), adres Zamawiającego: Szkoła Podstawowa w Sokołowicach, Oleśnica, Sokołowice 24, spsokolowice@olesnica.wroc.pl; 2. Opis przedmiotu zamówienia a) okres gwarancji:... b) warunki płatności:... c) inne szczegółowe wymagania Zamawiającego: Termin wykonania zamówienia Sposób przygotowania oferty oraz miejsce i termin składania ofert. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej: a) osobiście w siedzibie:... b) przesłać na adres: c) faxem na numer:... 6

7 d) w wersji elektronicznej na w nieprzekraczalnym terminie: do dnia... Oferty otrzymane po terminie składania ofert zostaną zwrócone Wykonawcom bez otwierania. Do oferty muszą być dołączone następujące dokumenty: e) wypełniony i podpisany formularz oferty; f) podpisany wzór umowy; g) inne dokumenty (np. opisy funkcjonalne i techniczne oferowanego przedmiotu zamówienia; certyfikaty itp. o ile były wymagane przez Zamawiającego) 7

8 Wzór umowy. U M O W A Zawarta dnia r. w Sokołowicach, pomiędzy: Szkołą Podstawową w Sokołowicach z siedzibą w Sokołowicach, Oleśnica, Sokołowice 24, reprezentowana przez: zwanym dalej Zamawiającym z jednej strony, a Firmą..., reprezentowaną przez: zwaną dalej Wykonawcą z drugiej strony, W wyniku przeprowadzenia uproszonego postępowania o wartości poniżej równowartości kwoty euro, zawarto umowę następującej treści: 1 1. Przedmiotem umowy jest zakup i dostawa/usługa/... dla potrzeb Szkoły Podstawowej w Sokołowicach. 2. Zamawiający zleca a Wykonawca zobowiązuje się wykonać wszelkie niezbędne czynności dla zrealizowania przedmiotu umowy określonego w ust Wykonawca oświadcza, iż przedmiot umowy zostanie zrealizowany z zachowaniem umówionych terminów oraz należytej staranności. 4. Integralną częścią niniejszej umowy jest dokumentacja z przeprowadzonego rozpoznania cenowego oraz oferta Wykonawcy. 5. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy w terminie:... 2 Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednią wiedzę, doświadczenie i dysponuje stosowną bazą do wykonania przedmiotu umowy Wysokość wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy ustalona została na podstawie oferty Wykonawcy. 2. Wynagrodzenie za przedmiot umowy ustala się na kwotę netto:... zł., (słownie :... zł. 00/100), a wraz z należnym podatkiem VAT w wysokości.%, kwotę brutto:.zł. (słownie:.) 4 1. Wykonawca otrzyma określone w 3 wynagrodzenie po wykonaniu zamówienia, potwierdzonym protokołem odbioru i po złożeniu faktury. 2. Termin zapłaty faktury za wykonany i odebrany przedmiot umowy ustala się do... dni od daty dostarczenia Zamawiającemu faktury wraz z podpisanym przez strony protokołem odbioru. 3. Wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy jest płatne przelewem z rachunku Zamawiającego, na konto Wykonawcy w: Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy bez usterek. 2. W przypadku stwierdzenia wad w wykonanym przedmiocie umowy Wykonawca zobowiązuje się do ich nieodpłatnej wymiany lub usunięcia w terminie do 7 dni od daty zgłoszenia. 3. Wykonawca udziela... miesięcznej gwarancji liczonej od daty odbioru całości zamówienia. 8

9 6 Strony zastrzegają sobie prawo do dochodzenia kar umownych za niezgodne z niniejszą umową lub nienależyte wykonanie zobowiązań z umowy wynikających Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w przypadku: a) odstąpienia od umowy wskutek okoliczności od Zamawiającego niezależnych w wysokości 20% wartości niewykonanego zakresu umowy, b) zwłoki w wykonaniu przedmiotu umowy, a także jej określonej części w wysokości... wartości zamówienia za każdy dzień zwłoki, c) zwłoki w usunięciu wad przedmiotu umowy, a także jej określonej części w wysokości... wartości zamówienia za każdy dzień zwłoki, licząc od następnego dnia po upływie terminu określonego przez Zamawiającego w celu usunięcia wad W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U., Nr 16/64, poz. 93 z późn. zm.). 2. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia niniejszej umowy mogą nastąpić za zgodą Stron w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności. 9 Sądem właściwym dla wszystkich spraw, które wynikną z realizacji tej umowy będzie sąd w Oleśnicy. 10 Niniejszą umowę sporządzono w dwóch (2) jednobrzmiących egzemplarzach po jednym (1) egzemplarzu dla każdej ze Stron. Zamawiający : Wykonawca : Miejscowość..., dnia roku.... (pieczęć i podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy) Zaproszenie do składania ofert ze strony Zamawiającego zostało zaaprobowane dnia r. przez... (pieczęć i podpis osoby występującej w tym postępowaniu w imieniu Zamawiającego) 9

10 SP FORMULARZ OFERTY w postępowaniu o wartości zamówienia nie przekraczającej równowartości kwoty euro na Dane zamawiającego: Szkoła Podstawowa w Sokołowicach Oleśnica Sokołowice 24 NIP Tel/fax spsokolowice@olesnica.wroc.pl 1. Nazwa (firma) oraz adres Wykonawcy NIP:... REGON:... Numer rachunku bankowego: Kalkulacja cenowa Wykonawcy za realizację całości przedmiotu zamówienia: a) oferujemy wykonanie całości przedmiotu zamówienia za cenę netto:... zł., a wraz z należnym podatkiem VAT w wysokości...% za cenę brutto:... zł.; b) oferujemy termin realizacji zamówienia:... dni/tygodni, licząc od dnia podpisania umowy; 3. Oświadczam, iż zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i wymogami Zamawiającego i nie wnoszę do nich żadnych zastrzeżeń. 4. Załącznikami do niniejszego formularza oferty stanowiącymi integralną część oferty są: a) podpisany wzór umowy; b)... c)... d)... Miejscowość..., dnia roku.... (pieczęć i podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy) 10

11 SP PROTOKÓŁ Z PRZEPROWADZONEGO WYBORU OFERT w postępowaniu o wartości zamówienia powyżej złotych, a nie przekraczającej równowartości kwoty euro w oparciu o dyspozycję art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r., Nr 164, poz z późn. zm.) zamówienie nie podlega ustawie W wyniku dokonanego przez Zamawiającego rozpoznania cenowego, prowadzonego w celu realizacji zamówienia na (dostawę/usługę/robotę budowlaną o szacunkowej wartości netto oraz wartość brutto) wyłoniono Firmę: Nazwa:... adres siedziby Wykonawcy:... NIP:... REGON:... Numer rachunku bankowego:... oferującą za realizację całości zamówienia cenę netto/brutto:... której ofertę uznano za najkorzystniejszą, z uwagi na: (uzasadnienie wyboru oferty) Zaproszenie do składania ofert zostało skierowane w dniu:...do... Wykonawców: Lp. Nazwa (firma) oraz adres Wykonawcy UWAGI Do upływu terminu składania ofert, tj. do dnia..., do godz.:... złożono... ofert. Cena najniższej oferty:... Cena najdroższej oferty:... Miejscowość :Sokołowice, dnia roku. (pieczęć i podpis osoby występującej w tym postępowaniu w imieniu Zamawiającego) 11

12 Sokołowice,. SP ROZEZNANIE CENOWE -o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro- Zgodnie z art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z poźn. zm.) ustawy nie stosuje się 1. w celu zamówienia które jest dostawą/usługą/ robotą budowlaną*, przeprowadzono rozeznanie cenowe - zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.) ustawy nie stosuje się Wartość szacunkowa zamówienia w zł wynosi: zł lp dla zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro - w dniu..20 r. przeprowadzono postępowanie poprzez. Nazwa wykonawcy Adres wykonawcy Forma uzyskania informacji Cena netto Cena brutto 3. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej: (podpis pracownika ) (podpis Dyrektora ) * niepotrzebne skreślić 12