młody człowiek mógł spędzić ten czas urlopu w sposób ciekawy i efektywny poza miejscem swego zamieszkania lub w ramach NAZ.

Transkrypt

1 KOMUNIKAT HARCERSKIEJ AKCJI LETNIEJ i ZIMOWEJ z 17 grudnia 2012 roku Komendanta Gdańskiej Chorągwi ZHP obowiązujący w okresie zimowej przerwy świątecznej w 2012 r. i ferii zimowych w 2013 r. (nr 2) Druhny i Druhowie! Za oknem zima coraz szczelniej otula nas swoim śnieżnym płaszczem i zaczyna mrozić swym oddechem,, a ta astronomiczna zastuka w kalendarzu już za kilka dni. Wielkimi krokami zbliżają się, najbardziej rodzinne w całym roku, Święta Bożego Narodzenia i chwila oderwania się od zajęć szkolnych. W połowie lutego 2013 r. pomorscy uczniowie mają zaplanowane ferie zimowe to czas zasłużonego odpoczynku na półmetku roku szkolnego. Zadbajmy o to, by nasze zuchy, harcerze, harcerze starsi i wędrownicy spędzili ten czas aktywnie wypoczywając na zimowiskach, biwakach zimowych lub uczestnicząc w zajęciach prowadzonych w ramach Nieobozowej Akcji Zimowej. Pamiętajmy jednak, o tym by nie było to tylko samo lenistwo dajmy im szansę przeżycia harcerskiej przygody w gronie przyjaciół ze swojej gromady lub drużyny. Dajmy im także szansę na zdobycie nowych doświadczeń, umiejętności i wiedzy, które zostaną potwierdzone zdobytymi sprawnościami, gwiazdkami zuchowymi i stopniami harcerskimi. Zróbmy zatem wszystko, by każk ażdy młody człowiek mógł spędzić ten czas urlopu w sposób ciekawy i efektywny poza miejscem swego zamieszkania lub w ramach NAZ. I. Obowiązki komendanta i komendy hufca 1. Komendant Hufca odpowiada za zgłoszenie wypoczynku do bazy MEN w formie elektronicznej i papierowej, nadzoruje przebieg HALiZ/NALiZ, w tym dokonuje bieżącej kontroli stanu przygotowań do NALiZ i HALiZ w nadzorowanych jednostkach, wizytuje jednostki w ramach nadzoru przebiegu akcji w hufcu, odpowiada za prawidłowe i terminowe rozliczenie akcji. Komendant hufca może powołać pełnomocnika ds. HAZ (Instrukcja Organizacyjna HALiZ). 2. Komendant Hufca odpowiada za przygotowanie kadry hufca do prowadzenia wypoczynku, w tym za przeprowadzenie w szkoleń i warsztatów dotyczących zasad zatwierdzania form wypoczynku oraz przestrzegania zasad organizacji HALiZ zawartych w przepisach organizacyjnych i państwowych, w tym dotyczących BEZPIECZEŃSTWA. 3. Komendant Hufca dokonuje rejestracji organizatora wypoczynku, a uzyskany login i hasło przekazuje do zgłaszania poszczególnych form wypoczynku np. drużynom. Papierowa wersja zgłoszenia musi być podpisana przez właściwego komendanta. 4. Komendant Hufca odpowiada za prawidłowe zabezpieczenie i przechowywanie dokumentacji wypoczynku (również biwaków, np. książek pracy, dzienników wychowawców, planów pracy, regulaminów itp.) co najmniej 5 lat od daty zakończenia wypoczynku. 5. Po zakończeniu Harcerskiej Akcji Zimowej komendy hufców zobowiązane są do jej podsumowania i oceny. Powinno się to odbyć podczas zbiórki komendy hufca. Szczególną uwagę należy zwrócić na organizację form zimowego wypoczynku przez gromady i drużyny. Do Komendy Chorągwi należy przesłać: - raporty poobozowe wypełnione i podpisane przez komendantów form wypoczynku w terminie do 7 dni po zakończeniu wypoczynku - sprawozdania opisowe i statystyczne oraz wykaz drużyn, które wzięły udział w HAZ do 8 marca 2013 r. 1

2 W celu prawidłowej realizacji powyższych zadań komendant hufca ZHP nie powinien jednocześnie pełnić funkcji komendanta lub kwatermistrza form wypoczynku czy komendanta lub kwatermistrza bazy HALiZ. W sytuacjach nadzwyczajnych zgody na zmianę powyższych zasad udziela komendant macierzystej chorągwi ZHP na pisemny wniosek komendanta hufca. II. Obowiązki komendanta wypoczynku HALiZ 1. Do obowiązków komendanta należy: 1) wypełnianie zadań przewidzianych w 11 ust. 4 ppkt. 1) do 9) Rozporządzenia MEN z dnia 21 stycznia 1997 r. z późniejszymi zmianami, 2) przygotowanie formy wypoczynku pod względem programowym, organizacyjnym i kwatermistrzowskim oraz rzetelne i terminowe rozliczenie jej po zakończeniu, 3) dobór kadry i personelu, systematyczna współpraca z zespołem oraz dbałość o dobrą atmosferę w czasie funkcjonowania placówki, 4) reprezentowanie na zewnątrz, w tym współpraca ze środowiskiem obozowania, 5) ponoszenie odpowiedzialności za: a. bezpieczeństwo zdrowia i życia uczestników i kadry, b. przestrzeganie Statutu ZHP, c. realizację programu, d. bieżące prowadzenie dokumentacji organizacyjnej i finansowej, e. prawidłową gospodarkę sprzętową, f. rzetelne i terminowe złożenie rozliczenia, g. dokonanie podsumowania pracy, łącznie z oceną pracy kadry sporządzenie i przekazanie do właściwej komendy wniosków o wyróżnienie, nagrodzenie lub niezatrudnianie w roku przyszłym członków kadry, h. wykonywanie innych zadań, powierzonych przez przełożonych. 2. Komendant zimowiska/biwaku jest osobiście odpowiedzialny za zgromadzenie niezbędnych środków finansowych przed rozpoczęciem wypoczynku oraz prawidłowego i bezpiecznego zabezpieczenia gotówki podczas trwania wypoczynku. 3. Organizator zimowiska/biwaku zobowiązany jest do określenia na piśmie Warunków uczestnictwa dla uczestników i ich rodziców, zawierających informacje do tyczące co najmniej: czasu trwania, miejsca - adresu wypoczynku, kontaktu z organizatorem, sposobu transportu w tym godzin wyjazdu i powrotu, ubezpieczenia, kwalifikacji kadry, programu pobytu, wyżywienia sposobu przygotowania i liczba posiłków, wykazu niezbędnego wyposażenia uczestnika. III. Zasady zatwierdzania form wypoczynku Zgodnie z Rozporządzeniem MEN z 21 stycznia 1997 roku w sprawie warunków, jakie muszą spełnić organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania oraz Rozporządzeniem MEN z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie zmian w tym Rozporządzeniu WSZYSTKIE FORMY WYPOCZYNKU PODLEGAJĄ ZGŁOSZENIU DO KURATORIUM OŚWIATY. 1. Komendant hufca wraz z organizatorem wypoczynku dokonuje zgłoszenia wypoczynku na formularzu w wersji elektronicznej i papierowej (podpisanej przez komendanta hufca) nie później niż 21 dni przed terminem rozpoczęcia wypoczynku. Formularz dostępny jest na stronie internetowej lub Za datę dokonania zgłoszenia uważa się datę (datownik na kopercie) faktycznego wysłania do Kuratorium Oświaty wersji papierowej formularza zgłoszenia wypoczynku lub datę jego dostarczenia. Wszelkie konsekwencje wynikające z braku kompletu dokumentów (w tym wymaganych załączników w formie papierowej i elektronicznej) ponoszą solidarnie komendant hufca wraz z komendantem wypoczynku. 2

3 2. Organizator zatwierdza wypoczynek zimowy we właściwej komendzie: * Formy wypoczynku powyżej 5 dni lub dla więcej niż 25 osób zatwierdzane będą przez Komendanta i pełnomocników Komendanta Chorągwi ds. HAZ 2012/2013. * Formy wypoczynku do 5 dni dla nie więcej niż 25 osób (biwaki, imprezy) zatwierdzane będą przez komendantów hufców. * Komendant formy wypoczynku, bez względu na czas jej trwania i liczbę uczestników, przedkłada do zatwierdzenia: A. pod względem programowo-organizacyjnym: a. starannie wypełniony raport przedobozowy zawierający (w 2 egzemplarzach): a) wykaz kadry (zał. nr 3a do Instrukcji organizacyjnej HALiZ), b) zobowiązanie do odpowiedzialności materialnej komendanta, kwatermistrza i innych osób, którym powierzono mienie, b. zgłoszenie wypoczynku do bazy wypoczynków prowadzonej przez MEN wraz z numerem zaświadczenia (wersja elektroniczna plik PDF przesłana na adres wypoczynek@gdanska.zhp.pl), c. polisę ubezpieczeniową NNW obejmującą kadrę i uczestników zawartą na cały czas trwania formy wypoczynku łącznie z kwaterką, dojazdem i powrotem (do wglądu), d. regulaminy jakie obowiązywać będą podczas trwania wypoczynku (do wglądu), e. dokument (umowa) określający zasady korzystania z obiektu/terenu (do wglądu), f. zatwierdzony w hufcu plan pracy zimowiska, biwaku (do wglądu), g. wzór Warunków uczestnictwa dla uczestników i rodziców (do wglądu), B. pod względem finansowym: a. wypełniony preliminarz finansowy z adnotacją skarbnika hufca o finansowym zabezpieczeniu formy wypoczynku i potwierdzenie opłacenia składek przez uczestników i kadrę wypoczynku (w 2 egzemplarzach), do którego należy dołączyć: a) imienny wykaz kadry przewidzianej do zatrudnienia podczas formy wypoczynku z podaniem stanowisk, formy zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia oraz oświadczenia tych osób do celów podatkowych (oświadczenia w oryginałach), b) imienny wykaz kadry pełniącej funkcje na podstawie umowy wolontariatu, przewidzianej do zwolnienia z odpłatności za wyżywienie, c) umowy o wynajęcie lub użyczenie samochodu do celów zaopatrzenia (zał. nr 4 lub 4a do Instrukcji finansowej HALiZ), b. umowa na dotację, jeśli wypoczynek jest dotowany. Informacje pomocne przy zatwierdzaniu form wypoczynku organizowanych zimowej przerwy świątecznej w grudniu 2012 roku oraz ferii zimowych w lutym 2013 roku, a także dostępnej wzory formularzy opublikowane są na stronie 3. Wyjazdy zagraniczne oraz zimowiska prowadzone przez komendantów hufców zatwierdzane są w Komendzie Chorągwi. 4. Zatwierdzanie zimowych form wypoczynku w Komendzie Chorągwi odbywać się będzie do dnia 8 lutego 2013 r. włącznie nie później jednak niż 7 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia wypoczynku. Osoby zatwierdzające formy wypoczynku w Komendzie Chorągwi proszone są o wcześniejsze uzgodnienie dnia i godziny spotkania. 5. W przypadku form wypoczynku trwających do 5 dni i dla nie więcej niż 25 uczestników komendanci hufców dostarczają do Komendy Chorągwi za pośrednictwem formularz elektronicznego dostępnego pod następującym linkiem: 3

4 E6MQ Informację o zatwierdzonym, przez komendanta hufca, wypoczynku należy przekazać do Komendy Chorągwi minimum 3 dni przed rozpoczęciem tej formy wypoczynku. DOKUMENTACJA WYPOCZYNKU,, którą powinien zgromadzić komendant zimowiska: 1. organizacyjna: 1) raport przedobozowy zatwierdzony przez KCh lub w przypadku biwaków kartę biwaku, 2) umowa (porozumienie) na korzystanie z obiektu/terenu, 3) polisa ubezpieczeniowa NNW uczestników i kadry (zawartą na dojazd, pobyt i powrót), 4) wykaz uczestników (w książce pracy formy wypoczynku), 5) pisemne potwierdzenie przez uczestników i kadrę znajomości obowiązujących regulaminów (np. w książce pracy obozu lub podobozów), 6) umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy wolontariacie, oddelegowania pracownicze oraz zakresy obowiązków kadry z potwierdzeniem ich przyjęcia, 7) książka pracy wraz z rozkazami komendanta, 8) książeczka ratownika, gdy organizowane będą kąpiele wodne, 9) zaświadczenie o zgłoszeniu wypoczynku w Kuratorium Oświaty, 10) podpisane deklaracje w sprawie życia i zdrowia dziecka przez kadrę i personel, 11) dokumenty potwierdzające kwalifikacje kadry i wolontariuszy, w tym kadry specjalistycznej, 12) zobowiązania o odpowiedzialności materialnej kadry, której powierzono majątek, finanse. 2. programowa: 1) zatwierdzony program (plan pracy) zimowiska/biwaku 2) książka pracy (prowadzi ją każda jednostka realizująca własny program), 3) dzienniki zajęć wychowawcy; 3. medyczna: 1) karty kwalifikacyjne uczestników (z częścią dodatkową), 2) aktualne książeczki zdrowia kadry i personelu kuchennego, 3) książka kontroli sanitarnych wraz z dokumentacją sanitarną placówki, 4) rejestr udzielonych porad lekarskich i wydanych lekarstw, 5) rejestr wypadków; 4. finansowa zgodnie z Instrukcją finansową HALiZ, rozdział VII. Przypominam również o: 1. Bezwzględnym przestrzeganiu przez kadrę instruktorską zasad bezpieczeństwa zdrowia i życia wszystkich uczestników wypoczynku: dotyczy szczególnie kąpieli, poruszania się po drogach publicznych, korzystania ze środków lokomocji, ochrony przeciwpożarowej i innych niezbędnych do funkcjonowania. 2. Bezwzględnym przestrzeganiu Statutu ZHP przez kadrę instruktorską, ale także przez pracowników i inne osoby, nie będące członkami ZHP, których obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu i spożywania napojów alkoholowych na terenie obozów i ośrodków prowadzonych przez ZHP. 3. Umieszczeniu w widocznym miejscu, wszystkich obowiązujących regulaminów oraz potwierdzeniu ich znajomości przez uczestników i kadrę własnoręcznymi podpisami. Każdy komendant placówki jest osobiście odpowiedzialny za bezpieczeństwo zdrowia i życia uczestników. 4. Natychmiastowym informowaniu Komendy Chorągwi o wszelkich zdarzeniach nadzwyczajnych oraz wypadkach wymagających konsultacji i leczenia szpitalnego! 5. Terminowym składaniu rozliczeń finansowych form wypoczynku zgodnie z terminami określonymi 4

5 w aktualnie obowiązującej Instrukcji finansowej HALiZ. W stosunku do kadry odpowiedzialnej materialnie, która nie będzie dotrzymywała powyższych terminów będą wyciągane konsekwencje służbowe łącznie z odmową mianowania na funkcje związane z odpowiedzialnością materialną w przyszłości. 6. W związku z przypadkami gubienia przez instruktorów dokumentu Zaświadczenie o ukończeniu kursu kierowników placówek letniego i zimowego wypoczynku proszę Komendantów Hufców o zwrócenie uwagi instruktorkom i instruktorom na fakt, iż zaświadczenie to jest dokumentem państwowym i nie jest wskazane wystawianie jego duplikatów. Od 1 marca 2010 r. za wystawienie duplikatu obowiązują następujące opłaty: - pierwszy duplikat 20zł - drugi duplikat - 50zł Instruktorka lub instruktor, którzy zagubili zaświadczenia są zobowiązani do wystąpienia do Komendy Chorągwi w formie pisemnej z prośbą o wystawienie duplikatu wraz z wyjaśnieniem, co stało się z oryginałem tego dokumentu. Komendant Gdańskiej Chorągwi ZHP hm. Hanna Piotrowska 5