OCENA EFEKTYWNO CI BUDOWY LUB MODERNIZACJI PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCH W PRZEDSI BIORSTWACH

Transkrypt

1 IWONA PISZ Politechnika Opolska OCENA EFEKTYWNO CI BUDOWY LUB MODERNIZACJI PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCH W PRZEDSI BIORSTWACH Streszczenie Informacja staje si obecnie jednym z najwa niejszych czynników produkcji. Tym samym coraz wi ksz rol b d miały do spełnienia systemy informacyjne umo liwiaj ce pełne wykorzystanie wszelkich dost pnych informacji. Słowa kluczowe: ocena efektywno ci, ocena projektów infomatycznych 1. Wprowadzenie Konieczno zmian i restrukturyzacji przedsi biorstw generuje potrzeb inwestycji firm w nowoczesne technologie informatyczne. Coraz wi cej przedsi biorstw zauwa a potrzeb wdro enia nowoczesnych systemów celem usprawnienia przekazu informacji i wzrostu konkurencyjno ci na rynku [3]. Systemy informatyczne stanowi szczególn klas projektów. Zło ono systemu informatycznego oraz wielorakie oddziaływania stanowi powa n trudno w jego wdro eniu. Liczne, zako czone niepowodzeniem du e projekty informatyczne potwierdzaj t tez. Przyczyny s bardzo ró ne i dla ich wyeliminowania podejmowane s prace nad doskonaleniem procesu prowadzenia projektu. [14]. Przewiduje si, e zarz dzanie projektami b dzie stale zyskiwa na znaczeniu, a kierownik projektu informatycznego b dzie jednym z najbardziej poszukiwanych zawodów w obecnym wieku. Oceny te wynikaj z rosn cej liczby zastosowa systemów informatycznych w coraz bardziej zło onych systemach gospodarczych [13]. Powstanie i rozwój globalnych rynków spowodował, e jednym z wa niejszych czynników walki konkurencyjnej firm jest zdolno do wprowadzania innowacji. Zdolno ta jest zale na od wielu czynników, w tym od dost pu do informacji i technologii. Dostosowany do potrzeb przedsi biorstwa system informacyjny jest jednym z kluczowych czynników sukcesu firmy. Prawidłowo zaprojektowany, a nast pnie wdro ony system daje gwarancj wła ciwego obiegu informacji, dokumentów, od wła ciwych ródeł ich pochodzenia do wła ciwych punktów ich przeznaczenia. 2. System informacyjny a system informatyczny Pewny, szybki i terminowy przepływ informacji w systemie informacyjnym firmy jest mo liwy wtedy, gdy system ten od podstaw b dzie zaprojektowany i zorganizowany dla danej firmy, tzn. dokładnie dopasowany do jej celu działania i specyfiki. System informacyjny firmy musi odwzorowywa kompleksowo wszystkie powi zania funkcjonalne oraz obejmowa swym zasi giem i optymalnie wykorzystywa system komunikowania si : jego organizacj, ustalony tryb, rodki techniczne i ustalenie formalne (terminy, wzory dokumentów, rodzaje informacji itd.). Uwzgl dniaj c potrzeb kompletno ci i ci gło ci informacji dla zachowania jej funkcji steruj cej w procesie zarz dzania, konieczne jest, aby system informacyjny firmy obejmował wszystkie informacje wchodz ce, wychodz ce i wewn trzne [1].

2 98 Ocena efektywno ci budowy lub modernizacji projektów informatycznych w przedsi biorstwach Współcze nie w literaturze przedmiotu pojecie systemu informacyjnego jest definiowane w ró ny sposób. Ka de uj cie kreuje system informacyjny o ci le sprecyzowanych cechach, zadaniach i funkcjach działania. Według J. Kisielnickiego i H. Sroki przyjmuje si, e system informacyjny to wielopoziomowa struktura, pozwalaj ca u ytkownikowi tego systemu na transformowanie okre lonych informacji wej cia na po dane informacje wyj cia za pomoc odpowiednich procedur i modeli. Otrzymane w ten sposób informacje słu jako podstawa do podejmowania okre lonych decyzji [4]. System informacyjny mo e by zdefiniowany tak e jako zbiór ludzi, procedur i zasobów, które zbieraj i transformuj i rozpowszechniaj informacje w przedsi biorstwie. A tak e jako zbiór strumieni informacyjnych opisanych na strukturze procesów realnych i sfery procesów zarz dzania [6]. System informacyjny okre la si tak e jako specyficzny układ nerwowy organizacji, który ł czy w jedn cało elementy systemu zarz dzania. Zupełnie inaczej system informacyjny definiuje S. Zieli ski traktuj c go jako podklas systemów słu cych wspomaganiu zarz dzania organizacj gospodarcz, realizowanego poprzez funkcje planowania, organizowania, kontrolowania i koordynacji [16]. Według G. Morgana wszelkie aspekty funkcjonowania ka dej organizacji, s zale ne od sposobów przetwarzania informacji, a same organizacje s tak e systemami informacyjnymi (por. [4, 8]). Obecnie systemy informacyjne, z których korzystaj mened erowie, mog mie posta : tradycyjn w której głównymi rodkami lub urz dzeniami wykorzystywanymi przez u ytkowników systemu informacyjnego w procesach informacyjnych i komunikacyjnych s : papier, długopis, kalkulator lub maszyna do pisania, komputerow w której u ytkownicy systemu informacyjnego w procesach informacyjnych i komunikacyjnych wykorzystuj technologi informacyjn (ang. Information Technology IT), tj. sprz t komputerowy, oprogramowanie, narz dzia teleinformatyczne [7]. System informacyjny, w którym wykorzystuje si narz dzia informatyczne, okre lany jest jako system informatyczny. Bazuj c na ogólnym okre leniu systemu informacyjnego, mo na w nim wyró ni nast puj cy zbiór elementów: SI = { P, I, T, O, M, R } (1) gdzie: SI system informacyjny danej organizacji, P zbiór podmiotów, które s u ytkownikami systemu, I zbiór informacji o sferze realnej, czyli o jej stanie i zachodz cych w niej zmianach a wi c tzw. zasoby informacyjne, T zbiór narz dzi technicznych stosowanych w procesie pobierania, przesyłania, przetwarzania, przechowywania i wydawania informacji, O zbiór rozwi za systemowych stosowanych w danej organizacji, a wi c stosowana formuła zarz dzania, M zbiór metainformacji, czyli opis systemu informacyjnego i jego zasobów informacyjnych, R relacje pomi dzy poszczególnymi zbiorami [4]. Je li przynajmniej jeden z rozpatrywanych wy ej zbiorów elementów bazuje na sprz cie komputerowym, to taki system informacyjny nazywamy systemem informatycznym. Relacj miedzy tymi poj ciami doskonale obrazuje rysunek 1.

3 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 21, Obecnie prawie wszystkie systemy informacyjne budowane s w oparciu o sprz t komputerowy i zapewne ju w niedalekiej przyszło ci poj cia te b d u ywane zamiennie. ródło: [7] Rysunek 1. Relacje pomi dzy systemem informacyjnym a informatycznym System informatyczny mo emy okre li jako skomputeryzowan cz systemu informacyjnego, a w przypadku, kiedy cały system informacyjny jest skomputeryzowany, oba poj cia mog by u ywane zamiennie [8]. Komputeryzacja b dzie tutaj oznacza stopie nasycenia sprz tem komputerowym i oprogramowaniem systemów informacyjnych. Systemy informacyjne odgrywaj istotn rol w osi ganiu sukcesu przez ka de przedsi biorstwo. Odgrywaj c słu ebn rol w stosunku do systemu zarz dzania, wpływaj na prawidłow realizacj jego funkcji, którymi s : planowanie, organizowanie, przewodzenie, kontrola [7]. Dynamiczny rozwój technologii informacyjnej, wdra anej w przedsi biorstwach, powoduje zwi kszenie wzajemnych zale no ci pomi dzy przedsi biorstwem, a jego systemem informacyjnym. Dotyczy to zarówno strategii rozwoju przedsi biorstwa, jak i systemów informacyjnych oraz urz dze i sprz tu komputerowego, oprogramowania, baz danych, sieci komputerowych, a tak e urz dze i technologii telekomunikacyjnych. Wszystkie te składniki musz by dobrane tak, aby mogły ze sob jak najlepiej współpracowa. Zmiana jednego z nich wymusza zwykle tak e dokonanie zmian na innych składnikach systemu. Jest to wa na kwestia, poniewa planuj c działanie przedsi biorstwa w przyszło ci trzeba uwzgl dni jego potrzeby informacyjne i odnie je do mo liwo ci aktualnie posiadanego systemu informacyjnego. To, co przedsi biorstwo b dzie mogło dostarcza na rynek za kilka lat, zale y od mo liwo ci jego systemu informacyjnego.

4 100 Ocena efektywno ci budowy lub modernizacji projektów informatycznych w przedsi biorstwach 3. Proces oceny projektów informatycznych Budowa nowego systemu informatycznego lub modernizacja danego systemu w przedsi biorstwach wymaga przeprowadzenia procesu oceny efektywno ci danego projektu, w tym przypadku projektu informatycznego. Na proces ten składaj si najcz ciej takie działania jak: analiza techniczno-organizacyjna projektu, ocena celowo ci projektu, analiza opłacalno ci projektu, analiza finansowa projektu oraz analiza wra liwo ci (por. [5, 9]). Liczba oraz charakter zmiennych decyzyjnych sprawia, e proces ten jest zło ony, wymaga du- ego nakładu czasu, zebrania odpowiednich, wła ciwych informacji, które nast pnie poddawane s ró nym zabiegom, obliczeniom. Celem usprawnienia procesu podejmowania decyzji dotycz cego podj cia lub nie danego projektu informatycznego proponuje si nast puj ce podej cie. Kolejne fazy obejmuj analiz technicznej wykonalno ci projektu oraz analiz rachunku ekonomicznego, wielokryterialn ocen projektu b d w przypadku istnienia alternatyw ocen wariantów decyzyjnych. Faza pierwsza jest przeprowadzana w oparciu o zdefiniowana kryteria oceny danego projektu. Konieczne jest, zatem uwzgl dnienie w analizie rozpatrywanego zagadnienia zarówno kryteriów o charakterze ilo ciowym, jak i jako ciowym. W praktyce cz sto ta druga grupa kryteriów odgrywa znaczn rol. Kryteria powinny by oparte na charakterystykach ilo ciowych, które umo liwiaj obiektywn ocen wariantów. Przykładami kryteriów ilo ciowych s parametry finansowe np. koszt zakupu licencji. Drug grup kryteriów powinny stanowi kryteria przedstawiane w formie jako ciowych. Wa n rol odgrywa tu do wiadczenie i intuicja, niezb dne jest pojawienia si pewnego rodzaju niepewno ci o naturze subiektywnej, rozmytej. W przypadku, gdy dane kryterium nie ma charakteru mierzalnego stosuje si podej cie lingwinistyczne oparte na teorii zbiorów rozmytych. Zmienna lingwinistyczna to taka zmienna, która przyjmuje jako swoje warto ci słowa lub zdania wypowiedziane w j zyku naturalnym. Jako przykład mo na poda stwierdzenie typu obszerna dokumentacja, du a elastyczno. Stwierdzenia te mo na sformalizowa poprzez przyporz dkowanie im pewnych zbiorów rozmytych. Zmienne lingwinistyczne oprócz warto ci słownych mog tak e przyjmowa warto ci liczbowe, jak zwykłe zmienne matematyczne [2]. Tabela 1 przestawia przykładowe kryteria oceny danego projektu informatycznego. Przyj te kryteria oceny mog by w stosunkach antagonistycznych. Wiele kryteriów wyklucza si nawzajem, np. w dziedzinie kosztów i czasu realizacji inwestycji, terminów realizacji i liczby dost pnych zasobów. Ponadto kryteria s nierównowa ne. Maj ró ny wpływ na cało ciow ocen projektu inwestycyjnego. Istotne jest, zatem ustalenie wa no ci kryteriów. W przypadku wi kszej liczby ekspertów oceniaj cych hierarchia kryteriów mo e si ró ni mi dzy sob. Du a liczba kryteriów oraz du a liczba ekspertów zwi ksza zło ono danego problemu.

5 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 21, Tabela 1. Proponowane kryteria oceny projektów informatycznych KRYTERIA OCENY 1. Podstawowe cechy systemu: Modułowo Kompleksowo Skalowalno Elastyczno Spójno Wszechstronno Przenaszalno 2. Architektura funkcjonalna sytemu: Moduł Zakupy Moduł Sprzeda Moduł Gospodarka magazynowa Moduł TPP Moduł Planowanie Moduł Dystrybucja Moduł Finanse i Ksi gowo Moduł Kadry i Płace Moduł Zarz dzanie i Controlling 3. Przeznaczenie systemu: Przedsi biorstwo z kategorii MSP Bran a przemysłowa Poł czenia z innymi sieciami zwłaszcza z Internetem Realizacja zamówie zgodnie z profilem działalno ci przedsi biorstwa 4. rodowisko sprz towo-programowe: Platformy sprz towe Architektura klient/serwer Bazy danych Systemy operacyjne 5. Koszty finansowe: Licencja Sprz t Waga System X System Y ocena wynik ocena wynik

6 102 Ocena efektywno ci budowy lub modernizacji projektów informatycznych w przedsi biorstwach KRYTERIA OCENY Wdro enie systemu Szkolenia Modyfikacje i rozbudowa Opieka autorska 6. Interfejs u ytkownika z systemem: Rodzaj interfejsu Czytelno interfejsu System podpowiedzi kontekstowych Ostrze enia i komunikaty Prosta obsługa i szybki dost p 7. Bezpiecze stwo systemu: Mechanizmy autoryzacji dost pu Mechanizmy kontroli poprawno ci danych Zabezpieczenia przed utrat zbiorów danych Archiwizacja danych na dowolnym poziomie 8. Pełna lokalizacja systemu: Polska wersja j zykowa systemu Dost pno w j zyku polskim pełnej dokumentacji systemu Obsługa polskiej waluty i mechanizmy Przeliczania kursów walut 9. Certyfikaty i dopuszczenia techniczne: Gromadzenie informacji o normach, atestach 10. Ogólne: Czas wdro enia Liczba wdro e Referencje Zgodno systemu z obowi zuj cymi przepisami prawnymi Wielowalutowo i ewentualna wieloj zyczno Obszerna dokumentacja eksploatacyjna Powdro eniowy nadzór autorski Waga System X System Y ocena wynik ocena wynik Rozwi zanie rozwa anego problemu decyzyjnego sprowadza si do wyznaczenia postaci analitycznej funkcji u yteczno ci, a nast pnie okre lenia wariantu, dla którego funkcja ta przyjmuje warto maksymaln. Przykładem wykorzystania addytywnej u yteczno ci jest analiza hierarchicz-

7 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 21, na procesów (z ang. Analytic Hierarchy Process AHP), zaproponowana przez T. Saaty ego [11]. W metodzie tej porównuje si parami poszczególne kryteria oceny z wykorzystaniem specjalnie skonstruowanej dziewi ciostopniowej skali. Nast pnie ocenie poddawane s kolejne warianty decyzyjne, co pozwala na utworzenie rankingu rozpatrywanych wariantów realizacji inwestycji. W pracy [10] przedstawiono przykład wykorzystania metody AHP do wielokryterialnej oceny inwestycji z wykorzystaniem programu Microsoft Excel. Faza druga proponowanego podej cia ma na celu okre lenie atrakcyjno ci danego projektu informatycznego. Na tym etapie wyznaczane s poszczególne wielko ci na podstawie dost pnych danych finansowych. Prognozowaniu podlegaj strumienie pieni ne. Proponuje si wykorzystanie dynamicznych (dyskontowych) metod oceny danego projektu. Metody dyskontowe najcz ciej stosowane w praktyce ujmuj (por. [12, 15]): metod warto ci bie cej (zaktualizowanej) netto (ang. net present value NPV), metod wewn trznej stopy zwrotu (ang. internal rate of return IRR). Pierwsza z metod jest podstawow metod, która uwzgl dnia czynnik czasu w ocenie projektów. Polega na porównaniu ze sob poniesionych obecnie nakładów z warto ci bie c przyszłych przychodów z danego projektu. Projekt zgodnie z t metod jest opłacalny, je eli warto NPV jest wi ksza od zera. Spo ród alternatywnych projektów informatycznych nale y wybra ten, który charakteryzuje si najwi ksz dodatni warto ci danego wska nika. W odniesieniu do wska nika IRR dany projekt nale y uzna za opłacalny, je eli jego warto jest wi ksza od wymaganej stopy zwrotu z danej inwestycji. Ostatni etap proponowanej procedury polega na cało ciowej analizie obejmuj cej wyniki oceny technicznej (wykonalno ci) projektu, jak i efektywno ci finansowej projektu. Dane wyj ciowe poprzednich etapów s danymi wej ciowymi dla etapu trzeciego. Podstawowe kryteria oceny projektu powinny zawiera m.in. informacje o terminie, koszcie realizacji, stopniu ryzyka, wielko ci wska ników NPV, IRR, itp. Spełnienie przyj tych kryteriów oceny kwalifikuje dany projekt informatyczny do realizacji. Odpowiednio przeprowadzony proces weryfikacji danego projektu zwi ksza szans jego powodzenia. Dany etap mo e by przeprowadzony np. z wykorzystaniem programu MATLAB przy zastosowaniu biblioteki Fuzzy Logic Toolbox. Program ten zawiera łatwe do wykorzystania rodowisko do modelowania w dziedzinie zbiorów rozmytych. 4. Podsumowanie Straty ekonomiczne, społeczne i polityczne, które przynosz nieudane wdro enie systemów informatycznych s spore i b d si zwi ksza z czasem, jak gospodarka XXI wieku stanie si globaln gospodark cyfrow. Statystki wskazuj ju dzisiaj, e problemy niepowodze realizacji zło- onych projektów informatycznych nie jest błahym zjawiskiem, a tylko, co dziesi ty projekt informatyczny przebiega zgodnie z harmonogramem i w granicach okre lonego bud etu. Rezultaty najnowszych bada mi dzynarodowych prowadzonych przez firm Coopers and Lybrand wskazuj, e 60% firm na wiecie było zwi zanych, z co najmniej jednym projektem systemu informatycznego, który nie przyniósł zało onych korzy ci ekonomicznych i finansowych lub przekroczył znacznie planowany bud et b d czas realizacji. Podj cie wła ciwej decyzji przez przedsi biorc powinno by wspomagane przez odpowiedni komputerowy system. System taki powinien umo liwia szybkie generowanie globalnych ocen realizacji poszczególnych wariantów projektów informatycznych w wietle przyj tych kryteriów

8 104 Ocena efektywno ci budowy lub modernizacji projektów informatycznych w przedsi biorstwach oceny. Dalsze badania b d prowadzone nad opracowaniem komputerowej implementacji proponowanego podej cia do oceny projektów informatycznych. Bibliografia 1. Barczak A., Sidoruk T.: Bezpiecze stwo systemów informatycznych zarz dzania. Dom Wydawniczy Bellona, Warszawa Kasprzyk T. (red.): Systemy prognozowania decyzji wielokryterialnych. Wydawnictwo Uniwersytetu Warszawskiego, Warszawa, Kiełtyka L.: Wideokonferencje poprzez Internet w oparciu o technologi IP Multicast. [w:] Multimedia w zarz dzaniu. Wydawnictwo Wydziału Zarz dzania Politechniki Cz stochowskiej, Cz stochowa, Kisielnicki J., Sroka H.: Systemy informacyjne biznesu. Agencja Wydawnicza Placet, Warszawa Kobis P.: Ocena efektywno ci inwestycji w procesie wdra ania technologii informatycznych w du ych przedsi biorstwach. [w:] Kiełtyka L. (red.): IT w organizacjach gospodarczych. Dom Organizatora TNOiK, Toru, Kolbusz E., Nowakowski A.: Informatyka dla ekonomistów. Teoria. Systemy. Metody. Zachodniopomorska Szkoła Biznesu, Szczecin Nowicki A. (red.): Wst p do systemów informacyjnych zarz dzania w przedsi biorstwie. Wydawnictwo Politechniki Cz stochowskiej, Cz stochowa, Łobejko S.: Systemy informacyjne w zarz dzaniu wiedz i innowacj w przedsi biorstwie. Wyd. SGH w Warszawie, Warszawa Pabianiak P.: Ocena efektywno ci inwestycji. Ebook. E-BizCom, Pisz I., Mach Ł.: Wielokryterialna ocena opłacalno ci inwestycji [w:] Programowanie rozwoju regionu. Instrumentarium rozwoju. Ład społeczny. Malik K. (red.), KPZK PAN, Instytut l ski, Opole, 2007, s Saaty T.: The Analyctic Hierarchy Process. New York, N.Y., McGraw Hill, 1980, RWS Publications, Ptitsburgh, Sierpi ska M., Jachna T.: Ocena przedsi biorstwa wg standardów wiatowych. PWN, Warszawa, Szyjewski Z.: Metodyki zarz dzania projektami informatycznymi. Placet, Warszawa, Szyjewski Z.: Zarz dzanie projektami informatycznymi. Placet, Warszawa, Zachorowski A.: Ryzyko działalno ci inwestycyjnej przedsi biorstw. PWE, Warszawa, Zieli ski S.: Inteligentne systemy w zarz dzaniu. Teoria i praktyka. Wyd. Naukowe PWN, Warszawa 2000.

9 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 21, EFFECTIVENESS ESTIMATING OF BUILDING OR MODERNIZING INFORMATION PROJECT IN ENTERPRISES Summary The problem of estimating of effectiveness information project is presented. The paper includes an approach to this kind of problem. The key phases of the method are described Keywords: effectiveness, evaluation of IT projects Instytut Innowacyjno ci Procesów i Produktów Wydział Zarz dzania i In ynierii Produkcji Politechnika Opolska iwonapisz@op.pl