Modern office NIEZALEŻNY DODATEK TEMATYCZNY DYSTRYBUOWANY WRAZ Z DZIENNIKIEM GAZETĄ PRAWNĄ 18 LISTOPADA Biuro przyjazne środowisku

Transkrypt

1 NIEZALEŻNY DODATEK TEMATYCZNY DYSTRYBUOWANY WRAZ Z DZIENNIKIEM GAZETĄ PRAWNĄ 18 LISTOPADA 2009 Modern office Biuro przyjazne środowisku Strategia firmowego druku CRM indywidualne podejście do klienta Zagrożenia w sieci oprogramowanie antywirusowe str. i3 str. i4 str. i6 str. i7

2 i2 NIEZALEŻNY DODATEK TEMATYCZNY DYSTRYBUOWANY WRAZ Z DziennikIEM GazetĄ PrawnĄ W zdrowym biurze zdrowy duch Palenie tytoniu szkodzi zdrowiu - ten truizm zna chyba każdy, kto choć raz widział paczkę papierosów. Mówi się, że ten zgubny nałóg to podobno klątwa Indian, od których Krzysztof Kolumb przywiózł tytoń do Europy. Przez dziesiątki lat ludzie nie zdawali sobie sprawy z konsekwencji palenia tytoniu. Dopiero pod koniec dwudziestego wieku, kiedy pojawiły się druzgocące wyniki pierwszych badań efektów nałogowego palenia palenie zaczęto uznawać za coś złego i szkodliwego, a do sądów zaczęły trafiać pozwy o odszkodowanie. Na pewno wielu pamięta Marlboro Mana kowboja reklamującego papierosy Marlboro. Wszyscy trzej mężczyźni, którzy brali udział w tych ch zmarli na choroby wywołane paleniem tytoniu David Millar zmarł w 1987 roku na rozedmę płuc, Wayne McLaren zachorował na raka płuc i zmarł w 1992 roku, a David McLean zmarł na raka płuc w roku W Stanach Zjednoczonych moda na niepalenie pojawiła się już dawno. W Europie kilka lat temu, a Polsce niestety dopiero raczkuje. Palenie jest passe Nałogi są oznaką słabości. Nieumiejętność poradzenia sobie przez pracownika z nałogiem w ciągu całego dnia pracy jednoznacznie wskazuje, że dana osoba nie jest na tyle silna, aby przezwyciężyć swoje uzależnienie. Jak zatem można powierzyć odpowiedzialne zadania osobie, która nie potrafi poradzić sobie sama ze sobą w tak prostej sprawie? Głównym czynnikiem uzależniającym jest tytoń, który jest po prostu zalegalizowanym ustawowo narkotykiem. Niestety istnieje jeszcze drugi czynnik uzależnienie motoryczne. Palacz przyzwyczaja się do odruchu ręką. Osoby, które potrafiły poradzić sobie z uzależnieniem od tytoniu, często mają problem z pozbyciem się odruchu. Nie jest łatwo oduczyć się nawyku trzymania papierosa, bo jest to odruch warunkowy mówi Joanna Nowak, studentka medycyny. Czynności automatyczne takie, jak palenie papierosów, mycie zębów czy jazda na rowerze pamięta się do końca życia. Nikotyna działa stymulująco jedynie przez chwilę. Po kilku minutach obniża się przepływ w naczyniach mózgowych, co utrudnia koncentrację, spowalnia procesy myślenia i zapamiętywania oraz obniża percepcję. W efekcie pracownicy, którzy palą są mniej efektywni od tych, którzy nie palą. Najbardziej niewskazane jest palenie przez osoby mające kontakt z klientami. Nieprzyjemny zapach z ust, żółte zęby, bruzdy na twarzy takie cechy nie sprawią dobrego wrażenia. Palacz po prostu śmierdzi i zazwyczaj sam nie zdaje sobie z tego sprawy, bo nie czuje. Dopiero, gdy odstawi papierosy, zaczyna czuć to, co normalne osoby. Zmniejsza się także jego tolerancja na dym tytoniowy. Osoba, która śmierdzi papierosami jest postrzegana negatywnie nawet przez osoby palące mówi Zbigniew Gawroński, specjalista od kreowania wizerunku. Jeśli zależny nam na dobrym wrażeniu nie powinniśmy palić ucina krótko. Śmierć jest blisko Lekarze alarmują palenie tytoniu to bomba z opóźnionym zapłonem. Efekt palenia widać dopiero po latach. Ryzyko zachorowań wraca do normy dopiero po 5 10 latach od chwili zaprzestania palenia. Na świecie z powodu skutków palenia, co sześć sekund umiera jedna osoba. Szacuje się, że połowa nałogowych palaczy umrze z powodu konsekwencji tego zwyczaju skracając swoje życie średnio o 25 lat mówi dr Marek Szwiec, Specjalista Onkologii Klinicznej z Opolskiego Centrum Onkologii. Palenie obniża libido oraz powoduje wiele chorób. Niedokrwienie i zawał mięśnia sercowego, przewlekłe zapalenie oskrzeli, gruźlicę układu oddechowego, nadciśnienie tętnicze, udar mózgu, wrzody żołądka i dwunastnicy to tylko niektóre z nich. Powoduje też raka płuc, nerek, trzustki, warg, języka, jamy ustnej, przełyku, krtani, pęcherza moczowego, szyjki macicy oraz białaczkę. Złośliwość tych nowotworów jest bardzo wysoka. Ich wykrycie w praktyce oznacza dla palacza śmierć dodaje dr Szwiec. Nowa ustawa nadchodzi Jak zatem chronić niepalących? Pierwszym krajem w Unii Europejskiej, który całkowicie zakazał palenia była Norwegia. Szybko dołączyły do niej Irlandia i Wielka Brytania. W pozostałych krajach zakazy są bardziej liberalne dopuszcza się palenie w specjalnych pomieszczeniach. Niestety Polacy lubią łamać prawo, a kary za palenie są śmiesznie niskie. Mimo, że zakaz palenia juz obowiązuje w wielu miejscach, mało kto, go respektuje, a zwrócenie uwagi palaczowi najczęściej wiąże się z oburzeniem, wyzwiskami lub pobiciem. W Polsce od miesięcy trwa dyskusja o zmianie ustawy o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych, aby lepiej chronić przed biernym paleniem. Jest ona następstwem wprowadzania zmian legislacyjnych w ostatnich latach na terenie Unii Europejskiej. Zdaniem Moniki Wieczorek, Sekretarza Europejskiego Stowarzyszenia Technicznej Ochrony Osób Niepalących, przed polskim ustawodawcą stoi nie lada wyzwanie. Musi pogodzić interes zdrowia publicznego i doprowadzić do akceptacji stanowionego przez siebie prawa przez różne środowiska oraz pozostawić prawo wyboru stosowania metod ochrony przed biernym paleniem. Patrząc na kraje skandynawskie, najlepszym rozwiązaniem wydaje się uchwalenie przepisów celowych, które stworzą możliwości osiągnięcia konsensusu pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi. Obecnie zakaz palenia obowiązuje w zakładach opieki zdrowotnej, szkołach i placówkach oświatowo-wychowawczych, zakładach pracy, małych lokalach gastronomicznych oraz innych obiektach użyteczności publicznej. Według projektu zakaz ma dotyczyć także lokali gastronomiczno-rozrywkowych. Ustawa nie będzie jednak tak restrykcyjna, jak w Irlandii. Dopuszcza bowiem istnienie specjalnych palarni oraz możliwość instalowania kabin dla palaczy. Otwarte kabiny dla palaczy to sprawdzone rozwiązanie stosowane od lat w Dani, Belgii czy Szwecji. Dzięki kabinom Smoke Point, osoby palące mogą palić przebywając wspólnie z osobami niepalącymi jednym pomieszczeniu mówi Konrad Gołota z Media B2B. Kabinę można zamontować w dowolnym pomieszczeniu, wystarczy kontakt elektryczny. Sercem kabiny jest silny wyciąg z filtrem powietrza. Dym papierosowy jest utylizowany w kilka sekund z 99-procentową skutecznością. Mogę zapewnić, że osoba stojąca obok kabiny, nie jest w stanie wyczuć dymu papierosowego. W kabinie umieszczone są popielniczki ze specjalnym mechanizmem blokującym nieprzyjemny zapach. Obecność kabiny skraca czas spędzany przez pracowników na paleniu, zmniejsza ryzyko przeziębień wśród palaczy, rozwiązuje też problem wytyczania stref dla osób palących. Kabiny są bardzo dobrym rozwiązaniem dla biur, hoteli, restauracji oraz innych obiektów. Spis treści Zdrowe biuro Nowe sposoby pracy to oszczędności dla firm i korzyści dla środowiska Strategia firmowego druku Indywidualne podjeście do klienta Zagrożenia w sieci Partnerzy publikacji: str. i2 str. i3 str. i4 i5 str. i6 str. i7 Project Manager: Anna Treblińska Project Manager: Kinga Wodzyńska Opracowanie treści: Starpress Media, Aleksander Martin Opracowanie graficzne: Graphics & Design Studio, Michał Ziółkowski, Zdjęcia: istockphoto.com Nakład średni: egz. Adres: Mediaplanet Publishing House Sp. z o.o. ul. Marszałkowska 58, lok. 3, Warszawa Mediaplanet jest wiodącym domem wydawniczym na rynku europejskim. Specjalizujemy się w tworzeniu wysokiej jakości publikacji tematycznych w prasie codziennej, online oraz broadcast. Aby uzyskać więcej informacji na temat naszych publikacji, prosimy o kontakt: , Katarzyna Jasińska, Country Manager, katarzyna.jasinska@mediaplanet.com, Mediaplanet nie ponosi odpowiedzialności za treść reklam.

3 NIEZALEŻNY DODATEK TEMATYCZNY DYSTRYBUOWANY WRAZ Z DziennikIEM GazetĄ PrawnĄ i3 Nowe sposoby pracy to oszczędności dla firm i korzyści dla środowiska czasach recesji często wprowadzane są nowe sposoby pracy, których W celem jest pomoc przedsiębiorstwom w poradzeniu sobie z cięciami w wydatkach. W przypadku niektórych firm nowe procedury umożliwiły wprowadzenie zmian, które przyniosły trwałe, pozytywne efekty. Przedsiębiorstwa uświadamiają sobie, że dzięki wprowadzaniu rozsądnych zmian w sposobie działania mogą zarówno zwiększyć efektywność, jak i ograniczyć negatyw- oznacza niższy poziom emisji dwutlenku węgla. Ponadto przedsiębiorstwa, które korzystają z naszych systemów zyskują możliwość obniżenia kosztów, zwiększenia produktywności, szybszego podejmowania decyzji oraz lepszej współpracy. Jest to możliwe, ponieważ najnowsze technologie telepresence i wideokonferencji zapewniają wrażenie przebywania w tym samym pomieszczeniu i tworzą trójwymiarowe wizerunki wszystkich stron biorących udział Firma Vodafone także odnosi korzyści dzięki stosowaniu komunikacji wideo. Przedsiębiorstwo ograniczyło liczbę podróży służbowych o 25% w czasie 2 lat, osiągając wielomilionowe oszczędności. Dzięki śledzeniu i rejestrowaniu liczby podróży służbowych szacuje się, że oszczędzono ponad ton dwutlenku węgla w roku finansowym 2007/08. ny wpływ na środowisko. To dobre wiadomości dla tych użytkowników, która dba o ochronę środowiska naturalnego. Ograniczenie niepotrzebnych podróży biznesowych Jednym z najskuteczniejszych sposobów na zmniejszenie emisji dwutlenku węgla jest ograniczenie zbędnych podróży. Taka taktyka może być także jednym z najprostszych rozwiązań, które także umożliwia szybkie uzyskanie oszczędności. W bieżącym roku fundacja World Wildlife Fund opublikowała dwa raporty, które dowodzą, że dzięki ograniczeniu ilości podróży służbowych i zastosowaniu systemów wideokonferencji przedsiębiorstwa mogą znacznie obniżyć poziom emisji gazów cieplarnianych. Fredrik Halvorsen, dyrektor generalny firmy TANDBERG, producenta systemów telepresence i wideokonferencji, wyjaśnia: To proste technologia wideo i telepresence pomaga ograniczyć podróże biznesowe, a powstrzymanie się od częstych podróży TANDBERG Total Telepresence w połączeniu kontynuuje Halvorsen. Podróżowanie nie jest konieczne, ponieważ systemy tego typu zapewniają możliwość nawiązywania pomiędzy pracownikami połączenia wideo w wysokiej rozdzielczości przy biurku, w sali konferencyjnej, w podróży i w domu. Niższa emisja gazów cieplarnianych i ograniczenie kosztów Firma TANDBERG zbadała, że systemy wideokonferencji mogą ograniczyć podróże o 30%. Na przykład TNT, największa w Europie firma świadcząca usługi kurierskie, wdrożyła technologię wideokonferencji w ramach realizowanego przez nią programu Planet Me. Jej celem jest zostanie pierwszą neutralną pod względem emisji dwutlenku TANDBERG Profile 60 Dual węgla firmą w tej branży. Szacuje się, że ograniczenia podróży wyniosą około 20%, co umożliwi uzyskanie oszczędności w wysokości 11 mln EUR w ciągu czterech lat, a także zapewni znaczne obniżenie poziomu emisji dwutlenku węgla. Firma Volkswagen wykorzystała technologię wideo do przeszkolenia ponad 200 przedstawicielstw handlowych w zakresie najnowszych technik naprawy, ograniczając w ten sposób koszt wysłania na szkolenia lokalnych techników. W rezultacie skrócono czas napraw o 50% a wydatki na podróże i komunikację obniżono o 30%. Ogólnie dzięki technologii wideo producent samochodów skrócił czas oczekiwania na skomplikowane naprawy o 300%. Korzyści z komunikacji wizualnej czerpie także firma TANDBERG. W ubiegłym roku jej pracownicy na całym świecie przeprowadzali średnio połączeń wideo miesięcznie. Nasza firma ma na uwadze ochronę środowiska począwszy od fazy projektowania produktów, aż do funkcjonowania naszych globalnych biur wyjaśnia Halvorsen. Dzięki zastąpieniu zbędnych podróży osobistymi połączeniami wideo ograniczyliśmy emisję dwutlenku węgla o ton w zaledwie jeden rok, a jednocześnie oszczędziliśmy około roboczogodzin i obniżyliśmy koszty o ok. 30 mln euro. Praca w domu Poza ograniczeniem liczby dalekich podróży, dzięki korzystaniu z wideokonferencji przedsiębiorstwa skracają czas dojazdu do pracy, umożliwiając pracę w domu lub telepracę. Dzięki mniejszemu zapotrzebowaniu na pomoc techniczną świadczoną przez pracowników u klienta istnieje możliwość ograniczenia emisji dwutlenku węgla przez pojazdy, a także obniżenia kosztu posiadania i wydatków na energię elektryczną. Obliczyliśmy, że jeśli jedna firma umożliwiłaby 100 pracownikom wykonywanie zadań w domu przez jeden dzień w tygodniu, emisja dwutlenku węgla do atmosfery zostałaby obniżona o ok euro rocznie powiedział Halvorsen. Działania ekologiczne i utrzymanie konkurencyjnej pozycji Oszczędność energii i prowadzenie działań ekologicznych nie oznaczają negatywnego wpływu na przedsiębiorstwa. Systemy telepresence i wideokonferencji to jedna z wielu przykładowych metod pracy, które mogą pomóc ograniczyć zużycie energii oraz osiągnąć inne cele, między innymi obniżyć koszty i zapewnić bardziej efektywną współpracę mówi Halvorsen. Należy wybrać programy redukcji dwutlenku węgla, które pomagają chronić środowisko natu- TANDBERG E20 ralne oraz zapewniają osiągnięcie lepszych wyników finansowych. Ponieważ wprowadzanych jest coraz więcej przepisów, których celem jest pomoc w ograniczeniu emisji gazów cieplarnianych, przedsiębiorstwa każdej wielkości zauważą, że oszczędność energii i zwiększanie sprawności energetycznej nie tylko pomagają naszej planecie, lecz także umożliwiają zwiększenie przewagi nad konkurencją. Wskazówki, które umożliwiają ograniczenie emisji dwutlenku węgla dzięki zastosowaniu systemów wideokonferencji 1. Globalne spotkania nie trzeba wymagać od wszystkich osób odbywania podróży lotniczych. 2. Telepraca można pracować w domu i zwiększyć równowagę pomiędzy pracą a życiem osobistym. 3. Integracja zespołów i współpraca można połączyć rozproszone biura i odizolowane zespoły. 4. Dostęp do zdalnych ekspertów łatwe nawiązywanie osobistych połączeń z doradcami. 5. Łączenie łańcucha dostaw udoskonalenie procesów biznesowych, standardów i komunikacji z dostaw cami. 6. Szkolenia szkoły, szpitale i inne placówki mogą rozszerzyć możliwości szkoleniowe. 7. Rekrutacja eliminacja konieczności podróżowania na wstępne rozmowy kwalifikacyjne. Przekonaj się sam: Odbądź bezpłatną videokonferencje z partnerem biznesowym w dowolnym kraju na świecie. Zarejstruj sie na: poland@tandberg.com

4 i4 NIEZALEŻNY DODATEK TEMATYCZNY DYSTRYBUOWANY WRAZ Z DZIENNIKIEM GAZETĄ PRAWNĄ Strategia firmowego druku Zdaniem analityków IDC, w segmencie MSP około 30 procent miesięcznych wydatków na utrzymanie biura przypada na koszty eksploatacji drukarek Potwierdzają to badania przeprowadzone przez firmę Lexmark, z których wynika, że aż 54 procent drukowanych dokumentów powstaje właśnie w firmach małych i średnich, a tylko 37 procent w korporacjach. Według danych firmy Gartner, w Polsce przeciętny pracownik biurowy zużywa średnio 50 kg papieru rocznie. Dla porównania w USA jest to aż 120 kg. Do 2010 r. firmy wydrukują 53 biliony stron, tak więc kwestia optymalizacji druku staje się coraz ważniejsza Koszt utrzymania systemów drukowania wynosi średnio 80 USD na pracownika. W USA jest to 250 USD. Z kolei Xerox ocenia, że w polskich przedsiębiorstwach średni koszt utrzymania systemów drukowania i kopiowania wynosi rocznie ok zł na pracownika. Ale niekoniecznie trzeba płacić aż tyle. Co prawda, według ocen Gartnera, koszty związane z drukowaniem, kopiowaniem, faksowaniem i skanowaniem stanowią od jednego do trzech procent obrotów każdego przedsiębiorstwa, jednak optymalizacja tych systemów może przynieść oszczędności rzędu 30 procent całkowitych kosztów utrzymania infrastruktury biurowej. Jak optymalizować wydruki? Optymalizacja floty drukującej to proces kompleksowy obejmujący analizę dotychczas stosowanych rozwiązań systemów drukowania w firmie i propozycję ich unowocześnienia. Pierwszym etapem jest audyt dotychczas funkcjonującego sprzętu. Polega on na zebraniu szczegółowych informacji o urządzeniach obecnie pracujących w przedsiębiorstwie. Następnie zbierane są opinie użytkowników i ich biznesowe wymagania funkcjonalne. Szczególnie ważna jest analiza finansowa produkowania dokumentów, obejmująca koszty związane z zakupem i magazynowaniem papieru, materiałów eksploatacyjnych, serwisem urządzeń i ich kosztami, a także kosztami zużycia energii. Oszczędność często oznacza połączenie w jedno kilku funkcji. Dobrym rozwiązaniem będzie na przykład zakup urządzeń wielofunkcyjnych typu MFP (MultiFunction Printer). Organizacje mogą oszczędzić od 20 do 30 procent, konsolidując wiele drukarek biurowych oraz samodzielnych kopiarek w kilku wydajnych urządzeniach wielofunkcyjnych. Współczesne urządzenia wielofunkcyjne oferują zaawansowane funkcje skanowania dokumentów. Wyposażone w szybkie skanery, przystosowane do przetwarzania dokumentów dwustronnych, dobrze wspomagające wydajną archiwizację. Dokumenty mogą być gromadzone w postaci cyfrowej, co zapewnia łatwy dostęp oraz ogromną oszczędność miejsca. Nowoczesne urządzenie MFP potrafi ponadto drukować z prędkością nawet do 90 stron na minutę, ma wbudowane funkcje druku, kopiowania, skanowania oraz faksowania, przyjmuje nawet kilka tysięcy kartek papieru, potrafi zeskanowane dokumenty przesłać bezpośrednio z urządzenia na . Wiele urządzeń wielofunkcyjny obecnie potrafi zeskanowany obraz zamienić w formę tekstową, rozpoznać zawartość dokumentu lub słowa kluczowe niezbędne do dalszego procesu obiegu dokumentów. Wszystko to może dziać się automatycznie lub za pomocą komend wydawanych przez użytkownika. Na urządzeniach MFP można oprzeć cały obieg dokumentów w firmie łącznie ze stworzeniem polityki poufności i bezpieczeństwa danych. Są one coraz popularniejsze, co widać choćby po wynikach sprzedaży. W I kwartale 2008 r. drukarki stanowiły blisko 80 procent sprzedaży, w III kw. 70 procent Tendencja do zastępowania drukarek przez urządzenia wielofunkcyjne jest od niemal 18 miesięcy wyraźnie widoczna na rynku i według analityków Gartnera w ciągu najbliższych 2 lat przewidywany jest 20-procentowy wzrost sprzedaży urządzeń tego typu, zwłaszcza w segmencie maszyn drukujących w kolorze. Winnym jest tu DRUK W FIRMIE 70 procent czasu administratora sieci poświęcanych jest na zadania związane z drukowaniem 6 porcent do 13 procent dochodów przeciętnej organizacji pochłaniają koszty związane z drukowaniem 99 procent firm nie posiada żadnego narzędzia kontrolującego koszty dru kowania i kopiowania dokumentów 90 procent dokumentów nadal jest w formie papierowej 55 procent ruchu w sieci jest generowane przez wydruki (źródło: LAN Times, Ashburnham Group, Gartner Group) połączeń z działem obsługi technicznej. Pozyskiwanie zewnętrznych usług zarządzania drukiem odciąża dział IT w zakresie obsługi sprzętu drukującego. Przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na outsourcing drukowania i zarządzania drukiem. Firmy z sektora BPO (Business Proces Outsour- MATEUSZ WASILEWSKI, SAMSUNG ELECTRONICS POLSKA Dodatkowe koszty związane z drukiem nością w urządzeniach wykorzystuje mogą pojawić się po stronie człowieka się zamiast oryginalnych materiałów jak i eksploatacji urządzeń. Pracownicy często nie zdają sobie sprawy jednak pamiętać o tym, że tylko ory- eksploatacyjnych, zamienniki. Trzeba z tego ile kosztuje jedna strona wydruku. Dlatego często drukują kilka, niezawodność działania oraz osiągają ginalne tonery gwarantują 100 procent a nawet kilkanaście stron dziennie tylko wydajność do 30 procent wyższą niż po to, aby po ich przeczytaniu, zniszczyć je w niszczarce. Dlatego warto nych. Używanie zamienników może w przypadku wkładów regenerowa- przeprowadzić szkolenie, na którym również spowodować uszkodzenie drukarki, co z kolei skutkuje dodatkowymi oprócz uświadomienia realnych kosztów rozrzutnego drukowania, należy kosztami naprawy i niepotrzebnymi pokazać jak można wykorzystać funkcje urządzenia np. druk próbny, czy że oszczędność na materiałach eksplo- przestojami w pracy. Okazuje się więc, dwustronny, aby ograniczyć wydatki. atacyjnych jest tylko teorią, nie znajdującą zastosowania w Często, kierując się pozorną oszczęd- praktyce. oczywiście kryzys gospodarczy, ale i także tendencja do maksymalnego zmniejszania kosztów Coraz więcej klientów decyduje się na zakup urządzeń kolorowych. Dodatkowym argumentem przemawiającym za takim zakupem jest również to, że koszt wydruku czarno-białego na urządzeniu kolorowym jest taki sam jak na urządzeniu monochromatycznym. Dzięki temu urządzenie kolorowe mogą być z powodzeniem wykorzystywane do druku czarno-białego bez obawy o wzrost kosztów ich eksploatacji mów Łukasz Rumowski Dyrektor Działu Rozwoju Produktów z firmy Arcus Przykładowym rozwiązaniem do druku w kolorze dla małych i średnich firm jest seria Xerox WorkCentre 7425 / 7428 / Koszt zakupu takiego urządzenia kształtuje się od złotych netto. Tańsza jest seria Xerox WorkCentre 5222 / 5225 / 5230 za 6000 zł netto. Podobnymi produktami dysponuje choćby Kyocera jak np. Kyocera Mita TASKalfa 250ci w nieco wyższej cenie. W tym roku pojawiły się na rynku już cztery nowe urządzenia z tej serii. Outsourcing coraz częstszy Według raportu IDC, problemy związane z urządzeniami drukującymi w firmie stanowią przyczynę około 23 procent wszystkich cing) potrafią wesprzeć kluczowe procesy biznesowe firmy, zoptymalizować je, usprawnić oraz maksymalnie zautomatyzować. Zapewniają także bezpieczeństwo danych. Z ich usług korzystają nie tylko nowe firmy, dopiero rozpoczynające działalność lub chcące zoptymalizować aktualne procesy obiegu dokumentu papierowego, ale także od dawna działające na rynku i dotąd korzystające z własnego parku drukarkowego. Według badania firmy Canon przygotowanego wraz z Rochester Institute of Technology, w 2008 roku ponad 65 procent plików zostało przesłanych przez internet, co oznacza istotną zmianę w porównaniu z obiegami papierowych dokumentów sprzed dekady. Wiele firm wdrożyło rozwiązania typu Web-to-Print, które łączą generowanie dokumentów za pomocą aplikacji internetowej z późniejszą komercyjną produkcją zadania. Pozwala to na coraz efektywniejsze i łatwe zlecanie wydruków przez internet. Jak wyliczyć TCO? Zakup odpowiednich urządzeń jest istotny, ale istotniejsze może być wyliczenie całkowitego kosztu ich eksploatacji. Z raportu Samsung Electronics wynika, że 83 procent użytkowników uważa, że kluczowym elementem przy podejmowaniu decyzji o wyborze sprzętu są koszty zakupu druka-

5 NIEZALEŻNY DODATEK TEMATYCZNY DYSTRYBUOWANY WRAZ Z DziennikIEM GazetĄ PrawnĄ i5 Łukasz Rumowski Dyrektor Działu Rozwoju Produktu, Arcus rek lub MFP. Tymczasem naprawdę koszt zakupu sprzętu stanowi zaledwie 5 10 procent całkowitych kosztów użytkowania. TCO w przypadku systemów drukujących jest kosztem, na który składa się cena zakupu, cena materiałów eksploatacyjnych, koszty serwisu oraz związana z nimi długość gwarancji, koszt użytkowania i finalnie koszt pozbycia się urządzenia. Szacując TCO, należy wziąć także pod uwagę inne parametry, takie jak wydajność materiałów eksploatacyjnych, maksymalną obciążalność urządzenia, cenę jednostkową tonera i bębna, koszt wydruku jednej strony. Natomiast sugerowanie się tylko prędkością nie oddaje wydajności urządzenia. Biorąc pod uwagę fakt, że dokument średnio ma 3-5 stron, dużo ważniejsza jest prędkość przetwarzania danych niż wydruku. Przeprowadzenie prostego audytu druku pozwala wyodrębnić obszary możliwych oszczędności, które sięgają, w zależności od przedsiębiorstwa i stosowanych przez nie procedur, od kilkunastu nawet do 60 procent. System drukowania w firmie powinien opierać się na zasadzie druku rozproszonego, który bazuje na średnio- lub wysoko-wydajnych urządzeniach sieciowych. Większość firm, nawet tych dużych wykorzystuje najczęściej małe, jednostanowiskowe drukarki, które są co prawda dość tanie w zakupie ale mają bardzo drogą eksploatację. Dotyczy to zwłaszcza drukarek atramentowych. Jeżeli już wykorzystuje się urządzenia wielofunkcyjne to najczęściej są to również tanie rozwiązania użytkowane przez 1-2 osoby. Urządzenie wielofunkcyjne powinno być przede wszystkim użytecznym, efektywnym i ekonomicznym narzędziem pracy a to daje się osiągnąć wyłącznie wówczas kiedy z jego funkcjonalności korzysta grupa osób..rzeczywiste ukryte koszty związane z kopiowaniem, drukowaniem i faksowaniem to poważny problem, to około 6 procent rocznego budżetu firmy. Badania wykazują, że po wprowadzeniu systemów kontroli i optymalizacji zużycie papieru spada nawet o 30 procent. Każda złotówka wydana na sprzęt, materiały eksploatacyjne i serwis wymaga wydania następnych dziewięciu na koszty związane z infrastrukturą, systemami pracy grupowej i zarządzaniem dokumentami. Więc rzeczywiste ukryte koszty związane z kopiowaniem, drukowaniem i faksowaniem to poważny problem, to około 6 procent rocznego budżetu firmy mówi Łukasz Rumowski z Arcusa. W przypadku dużych organizacji koszt audytu oraz wdrożenia odpowiednich systemów kontroli i zarządzania drukiem zwraca się w ciągu kilkunastu miesięcy. Ważne jest, aby przy ocenie produktu pod kątem TCO brać również pod uwagę tak istotne cechy urządzenia, jak niezawodność, funkcje zabezpieczania poufności dokumentów i informacji czy też gwarancja bezproblemowej pracy w danym środowisku sieciowym. Coraz tańszy kolor Do tej pory drukowanie w kolorze było mało opłacalne. Firma Kyocera postanowiła to zmienić wprowadzając na rynek nową serię drukarek kolorowych. Model FS-C5200DN dzięki kompaktowym rozmiarom oraz rozkładanym pojemnikom na papier rozmiarom pozwala zaoszczędzić miejsce. Język sterujący PRESCRI- BE IIc umożliwia drukowanie kompleksowej grafiki i formularzy pod każdym systemem operacyjnym. Dokumenty mogą zapamiętane w drukarce i drukowane na żądanie użytkownika z panelu sterowania. Szybkość druku wynosi 21 stron A4 na minutę w kolorze lub odcieniach szarości. Jakość wykonania oraz wyjątkowo trwały ceramiczny bęben pozwalają na pracę miesięcznym obciążeniem rzędu 65 tysięcy stron. Dzięki systemowi ECOSYS Kyocera zapewnia niskie koszty eksploatacji także w przypadku wydruków kolorowych. Bęben drukarki FS-C5200DN obliczony jest na 200 tysięcy stron, co sprawia, że drukarka ma jedne z najniższych kosztów wydruku w Kinga Piecuch, Dyrektor Sprzedaży i Marketingu Xerox Polska, Członek Zarządu W wielu organizacjach panuje przekonanie, że na firmowe wydruki wydaje się zbyt duże kwoty, a liczba kopiarek, faksów i drukarek jest nadmierna. Trudno się z tym nie zgodzić. Jak wynika z badań Xerox większość urządzeń drukujących jest eksploatowana przez około 15 minut dziennie, tj. 2% dnia roboczego. Jest to efekt braku wyraźnego podziału kompetencji w zakresie zarządzania i zakupu urządzeń drukujących. Wiele działów, w tym IT, zaopatrzenia, infrastruktury Struktura kosztów w systemie drukowania przy założeniu 3-letniego okresu eksploatacji sprzętu: Zakup sprzętu 11 procent Serwis 3 procent Materiały eksploatacyjne 86 procent swojej klasie. Model FS-C5200DN została wyposażona standardowo w kartę sieciową, gdyż jest to najwygodniejszy sposób współdzielenia urządzenia. Zwycięzca bierze wszystko W testach urządzeń biurowych przeprowadzonych przez magazyny PC World oraz CHIP, drukarki Kyocera FS-C5200DN i FS-1300D zostały uznane za najbardziej ekonomiczne w eksploatacji urządzenia w swojej klasie. Bardzo wysoką ocenę otrzymała także jakość wydruków wymienionych drukarek. oraz kierownicy biura czy użytkownicy często angażują się w proces zakupu pojedynczych urządzeń co powoduje, iż firma może posiadać więcej urządzeń niż w rzeczywistości potrzebuje. Wydatki związane z drukiem, jak np. serwis urządzeń i materiały eksploatacyjne, mogą stanowić od 3 do 5 procent rocznych dochodów ogółem, zwiększając całkowity koszt posiadania (total cost of ownership TCO) drukarek, kopiarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych. I choć firmy przydzielają większość kosztów powiązanych z urządzeniami drukującymi do budżetu IT, istnieje tendencja do włączania ich do centrów kosztowych poszczególnych działów, skutkiem czego koszty te stają się ukryte podczas oceny całkowitych kosztów posiadania.

6 i6 NIEZALEŻNY DODATEK TEMATYCZNY DYSTRYBUOWANY WRAZ Z DziennikIEM GazetĄ PrawnĄ Indywidualne podejście do klienta Dawniej kontakt firm z klientami był znacznie prostszy. Zarówno sklepy, czy też firmy usługowe znały swoich klientów z nazwiska, ich preferencje i upodobania. Postępująca globalizacja oraz wzrost wolumenu sprzedaż powodują, że coraz częściej klient staje się zupełnie anonimowy, a zapamiętanie preferencji tysięcy klientów jest fizycznie niemożliwe. W tej sytuacji z pomocą przychodzą systemy CRM. Customer Relationship Management, bo tak brzmi rozwinięcie tego skrótu, to w polskim tłumaczeniu Zarządzanie Relacjami z Klientami. Jest to strategia biznesowa tworzona w celu redukcji kosztów oraz zwiększania rentowności firmy poprzez utrzymywanie i utrwalanie lojalności klientów. Pionierem oprogramowania CRM jest Thomas Siebel. System CRM to w praktyce baza danych, w której przechowywane są szczegółowe informacje na temat klientów firmy. Baza powinna zawierać takie informacje, które pomogą udzielić pomocy klientowi, zidentyfikować jego potrzeby czy też określić jego lojalność. Dostęp do takich informacji pomaga w podejmowaniu szybkich decyzji. Jest to szczególnie ważne dla działów sprzedaży czy konsultantów telefonicznych. Indywidualne relacje z klientami w efekcie przekładają się na wzrost poziomu świadczonych usług, wzrost satysfakcji klienta oraz maksymalizację zysków. Informacje zebrane w bazie danych dają pracownikom firmy wiedzę niezbędne do poznania klienta i zrozumienia jego potrzeb. CRM jest również pomocny w zarządzaniu sprzedażą. Dzięki historii zakupów w łatwy sposób można zidentyfikować najbardziej dochodowych klientów, jak również przygotować specjalne kampanie marketingowe oparte o analizę preferencji klientów. Na rynku można nabyć gotowe systemy CRM lub zamówić specjalną aplikację szytą na miarę. Dużą grupę rozwiązań CRM stanowią systemy analityczne umożliwiające uzyskanie szczegółowej informacji o grupach klientów. Na tej podstawie możliwe jest tworzenie ofert targetowanych do wybranych grup klientów. Warto wspomnieć też o systemach zarządzania kampaniami marketingowymi. Niestety wiele firm nie sprawdza, czy wprowadzenie CRM-u przyniosło im jakiekolwiek korzyści. Według raportu PMP Research z 2007 roku, jedynie 41 procent firm choć raz zmierzyło efektywność swojego systemu CRM bilansując osiągnięte korzyści z początkowymi oczekiwaniami. Przeprowadzić pomiar zamierzało 30 procent badanych firm. Oznacza to, że prawie jedna trzecia firm żyje w nieświadomości. Wdrożenia systemów CRM są obarczone bardzo dużym ryzykiem niepowodzenia. Aby system spełnim pokładane w nim nadzieje zmianie musi ulec sposób pracy i zarządzania firmą. Według analizy Gartnera, w roku 2008 aż jedna czwarta projektów została zaniechana lub odroczona. Maciej Blajer, Właściciel firmy Astcon Rozwiązania Informatyczne zajmującej się tworzeniem i wdrażaniem dedykowanego oprogramowania dla biznesu. Z roku na rok obserwujemy coraz większe zainteresowanie firm oprogramowaniem wspierającym ich działalność biznesową. Systemy CRM to jedne z częściej zamawianych i wdrażanych produktów. Choć na rynku dostępnych jest wiele gotowych programów tego typu, przedsiębiorstwa coraz częściej dostrzegają potrzebę stworzenia dedykowanego dla ich potrzeb rozwiązania, dostosowanego do specyfiki ich działalności. Koszty oprogramowania tworzonego na zamówienie początkowo mogą wydawać się wyższe niż gotowych produktów, ale wygoda obsługi i dostosowanie do realnych potrzeb firmy, a często także powiązanie systemu CRM z innymi aplikacjami już funkcjonującymi w firmie, potrafią sprawić, że różnica ta szybko przestaje mieć znaczenie. Trzeba również pamietać, że w oprogramowaniu stworzonym na zamówienie istnieje praktycznie nieograniczona możliwość jego rozbudowy. W programach gotowych jesteśmy zwykle ograniczeni tym, co producent przygotował. Oprogramowanie dedykowane, choć pozornie droższe, pozwala uzyskać lepszą efektywność pracy, co prowadzi do oszczędności w dłuższej perspektywie czasu. Nasze doświadczenia wskazują na nowe trendy w dziedzinie systemów CRM, jak i innych aplikacji biznesowych. Jednym z nich jest integracja z innymi programami używanymi w firmie, co pozwala na połączenie CRM np. z systemami sprzedażowymi. Umożliwia to klientom dokonywanie zakupów, bądź zamówień, poprzez Internet. Pozwala to nawet na tworzenie internetowych biur obsługi klienta, gdzie kontrahent może na bieżąco aktualizować swoje dane, sprawdzać stan zamówień i płatności. Drugi z trendów to wykorzystanie nowych kanałów komunikacji i sztucznej inteligencji w połączeniu z systemem CRM. Można tu zaliczyć automatyczne wysyłanie wiadomości SMS z przypomnieniem o zamówieniach czy płatnościach. Coraz popularniejsze jest także przewidywanie zapotrzebowania klienta na produkt, na podstawie jego historii zamówień, i automatyczne wysyłanie w odpowiednim momencie a, listu czy faksu z zaproszeniem do zakupu naszych produktów.

7 NIEZALEŻNY DODATEK TEMATYCZNY DYSTRYBUOWANY WRAZ Z DZIENNIKIEM GAZETĄ PRAWNĄ Zagrożenia w sieci i7 Źle zabezpieczony komputer może stać się śmiercionośną bronią. Niestety prawie wszystkie te zagrożenia to najczęściej efekt bezmyślności i niewiedzy. Dzięki szybkiemu rozwojowi techniki, internet stał się podstawowym narzędziem przechwytujące poufne dane takie, jak hasła, złośliwego oprogramowania, to programy pracy w firmie. Komputer z dostępem do czy numery kart kredytowych. Takie informacje dla hackera mogą być warte fortunę. internetu pozwala oszczędzać czas i zwiększać efektywność pracowników. Problem stanowi jednak poziom świadomości informatycznej pracowników, który jest zatrważająco niski. Zagrożenia i konsekwencje Zazwyczaj wirusy po prostu kasowały dane w mniej lub bardziej wyrafinowany sposób. Twórcy najpopularniejszych wirusów zadowalali się jedynie satysfakcją ze swojej wątpliwej sławy. Czasy się jednak zmieniły i tworzenie wirusów stało się całkiem dobrym nielegalnym biznesem. Po co kasować dane, skoro można je wykraść i sprzedać? W efekcie powstały zupełnie nowe rodzaje złośliwego oprogramowania robaki, trojany, sniffery. Robak to złośliwy skrypt lub program, który rozprzestrzenia sie głównie droga mailową. Rozsyła swoje kopie pod znalezione lub wykradzione adresy w formie spamu. Trojan to z kolei rodzaj złośliwego oprogramowania, które pozornie pełni pożyteczną funkcję. Ma jednak ukryte szkodliwe działanie. Jak nie trudno zgadnąć, swoją nazwę zawdzięcza słynnemu koniowi ze starożytnej Troi. Co może się kryć pod tym działaniem? Trojanów można używać do stworzenia sieci komputerów zoombie, które bez wiedzy użytkownika mogą np. zdalnie rozsyłać spam lub atakować inne komputery metodą Denial of Services. Sniffery, obecnie jedne z najgoźniejszych rodzajów Liczba cyberataków rośnie w gwałtownym tempie. Jak informuje serwis AV-test.org, w 1988 r. znane były 1738 niepowtarzalne próbki szkodliwego oprogramowania, natomiast obecnie notujemy już około 855 nowych zagrożeń na godzinę. Jeśli wskaźnik ten będzie nadal rósł w takim tempie, do 2015 r. będziemy walczyli z zagrożeniami na godzinę. Aby uskutecznić swoją walkę z zalewem wirusów, niektórzy producenci aktualizują swoje programy nawet co godzinę. Ciągłe pobieranie nowych plików wzorcowych oraz skanowanie systemów może jednak znacznie obniżyć wydajność komputerów. Nowa metoda zarządzania bezpieczeństwem w otoczeniu sieciowym (cloud) zastosowana w rozwiązaniu Worry-Free Business Security 6.0 pozwala na obniżenie kosztów i zwiększenie wydajności komputerów. Ponieważ 80% zadań związanych z sygnaturami przenoszonych jest na serwer, komputery mogą pracować z maksymalną wydajnością bez potrzeby ciągłego pobierania i przetwarzania aktualizacji zabezpieczeń. Pamięć komputera zostaje zwolniona, a procesor odciążony. Metoda ta pozwala również obniżyć koszty ogólne zarządzania aktualizacją komputerów użytkowników mobilnych, gdyż tylko serwer musi być na bieżąco aktualizowany. Komputer użytkownika stosuje natomiast inteligentne techniki skanowania i w razie podejrzeń wysyła odpowiednie zapytania do bazy danych Trend Micro. Ponadto dzięki wbudowanym pętlom informacji zwrotnych działających na zasadzie straży sąsiedzkiej, informacje o każdym wykrytym Kradzież tożsamości Problem kradzieży tożsamości, od lat znany w Stanach Zjednoczonych, staje się coraz bardziej popularny także w Polsce. Jeśli złodziej dysponuje poufnymi danymi osobowymi ofiary, może podszywając się pod tą osobę, dokonać przestępstwa lub bezpośrednio jej zaszkodzić. Problem ten jest szczególnie groźny w przypadku zgubienia lub kradzieży laptopa lub telefonu komórkowego. Użytkownicy z powodu lenistwa lub technicznej ignorancji zwykle nie szyfrują swoich danych i zapamiętują w systemie hasła. Gdy takie urządzenie wpada w ręce złodzieja, wraz z nim są również poufne informacje takie, jak treść korespondencji, lista kontaktów, hasła, numery, zdjęcia etc. Dzięki temu złodziej może w łatwy sposób dowiedzieć się, kim jest jego ofiara, jak wygląda, kogo zna, czym się zajmuje, gdzie mieszka. Dlatego właśnie, by uniknąć nieprzyjemności warto się zabezpieczać. Filtr antyspamowy to system ochrony użytkownika poczty elektronicznej przed zalewem niechcianej korespondencji. Specjalny filtr analizuje treść każdej popranej z serwera wiadomości i w zależności od ustawionych parametrów dopuszcza wiadomości do odczytania przez użytkownika lub przenosi ją do specjalnego folderu. Analizowany jest temat Worry-Free Business Security większa wydajność, niższe koszty Małe fi rmy są coraz bardziej narażone na ataki z Internetu, a używane przez nie tradycyjne rozwiązania zabezpieczające mogą spowolnić pracę komputerów. Nowa metoda zarządzania bezpieczeństwem w otoczeniu sieciowym (cloud) zastosowana w rozwiązaniu Worry-Free Business Security 6.0 działa na zasadzie straży sąsiedzkiej i znacznie zwiększa wydajność komputerów oraz pozwala na obniżenie kosztów. zagrożeniu są przekazywane do Trend Micro i powodują natychmiastową aktualizację baz danych. Rozwiązanie Worry-Free Business Security 6.0 przyczynia się również do wzrostu produktywności firmy, ponieważ filtruje adresy URL i blokuje pracownikom dostęp do stron niezwiązanych z pracą. Równocześnie Trend Micro skanuje codziennie miliardy serwisów internetowych i aktualizuje bazę danych o reputacji stron internetowych w ramach infrastruktury Smart Protection Network. Umożliwia to zablokowanie wszystkich stron, które mogą stanowić zagrożenie. Rozwiązanie Worry-Free Business Security 6.0 przenosi zarządzanie zabezpieczeniami do otoczenia sieciowego, dlatego jest doskonałym rozwiązaniem dla wszystkich firm, które chcą zwiększyć wydajność swoich systemów i produktywność pracowników. TREND MICRO, tel. (22) Dystrybutorzy: DAGMA, tel. (32) CLICO, tel. (12) RRC, tel. (22) wiadomości, adres nadawcy, serwer, z którego wiadomość została wysłana oraz treść wraz z załącznikami. Filtry antyspamowe potrafią się uczyć. Dzięki interakcji ze strony użytkownika można w łatwy i szybki sposób zwiększyć skuteczność filtra. Przy okazji warto wspomnieć o czarnej i białej liście adresów, z których wiadomości są kasowane lub akceptowane bez dokonywania analizy. Firewall służy do filtrowania połączeń sieciowych. Dzięki niemu osoba, która zechce zaatakować dany komputer przez sieć, będzie miała utrudnione zadanie. Dzięki możliwości blokowania portów i adresów sieciowych można skutecznie walczyć z atakami. W sieciach rolę prostego firewalla pełni sam router, który zarządza lokalną siecią komputerową. Bardziej zaawansowane rozwiązania instaluje się bezpośrednio na komputerach. Dobry firewall sam monitoruje aktywność aplikacji chcących połączyć się z internetem i na podstawie ustalonych zasad zezwala lub odmawia. System antywirusowy pozwala przeskanować, zweryfikować i ewentualnie zablokować potencjalnie niebezpieczne programy i pliki. Identyfikacja podejrzanych plików możliwa jest dzięki bazie wirusów oraz specjalnym algorytmom heurystycznym, które pozwalają wykryć jeszcze niesklasyfikowane wirusy. W uproszczeniu rozróżniamy dwa podstawowe sposoby ochrony antywirusowej aktywną ochronę w czasie rzeczywistym oraz weryfikacje plików na żądanie. W pierwszym przypadku każdy plik, do którego system operacyjny próbuje się dostać, przed otwarciem jest skanowany i badany na obecność wirusa. Takie rozwiązanie jest bardzo skuteczne, jednak równie skutecznie potrafi obciążyć komputer. W przypadku starszych maszyn praca na takim komputerze może stać się bardzo uciążliwa. Drugi sposób polega na przeskanowaniu wybranego obszaru dysku lub pamięci w poszukiwaniu ewentualnych wirusów. Mimo, iż jest to proces czasochłonny proces, warto o nim pamiętać. Biznes to biznes Małe i średnie przedsiębiorstwa bardzo często kupują oprogramowanie przeznaczone dla użytkowników domowych, mimo, że istnieją specjalne wersje dla nich przeznaczone. W Polsce jest to dość powszechny problem. Różnice między tymi dwoma typami oprogramowania są tylko pozornie niewielkie. Warto wspomnieć o zdalnym zarządzaniu aplikacjami przez administratora firmowej sieci, co pozwala zaoszczędzić firmie czas i pieniądze. Słowa te potwierdza Artur Bałuta, szef kanału sprzedaży Trend Micro Rozwiązania stojące na straży bezpieczeństwa informacji w małych i średnich firmach posiadają zwykle funkcję centralnego zarządzania, co pozwala na budowanie jednolitej i spójnej polityki bezpieczeństwa dla wszystkich komputerów lub ich grup w ramach danej organizacji. Dzięki centralnej konsoli, administrator sieci może zdalnie konfigurować różne uprawnienia i parametry dla poszczególnych komputerów nie wstając zza biurka. Może również monitorować poczynania pracowników czy coś konkretnego robią, czy też marnują czas pracy wałęsając się po internecie. Na podstawie takich informacji administrator ma możliwość nałożenia blokady na strony odciągające pracowników od ich obowiązków. Pendrive ratunkowy Firma ArcaBit wprowadziła ostatnio do sprzedaży nowy produkt. Chodzi o pakiet antywirusowy ArcaVir zapisany na przenośnym dysku flash powszechnie określanym jako pendrive. Dzięki temu użytkownik może uruchomić komputer bezpośrednio z dysku USB i uruchomić skaner antywirusowy bez udziału systemu operacyjnego. Tym sposobem można przeskanować cały system operacyjne przed jego uruchomieniem. Wyklucza to możliwość zablokowania programu antywirusowego przez złośliwe oprogramowanie i daje pewność, że żaden zarażony plik nie przeżyje takiej operacji.

8