e-service Instrukcja Użytkownika

Transkrypt

1 e-service Instrukcja Użytkownika LIPIEC

2 Spis treści Wymagania techniczne... 4 Część I Panel Koordynatora... 5 Logowanie do systemu... 5 Rozdział 1: Tworzenie kartotek Kartoteki Pracowników Wyposażenie Zespoły serwisowe Towary (urządzenia) Definiowanie właściwości produktów Słowniki Rozdział 2: Klienci Definiowanie Kartotek Klientów Struktura obiektów klienta Rozdział 3: Biblioteka Listy kontrolne Załączniki Rozdział 4: Zlecenia serwisowe Tworzenie zlecenia serwisowego (wersja podstawowa) Tworzenie zlecenia serwisowego (wersja zaawansowana) Dane ogólne Urządzenia Liderzy/Specjaliści Koszty dojazdów Dodatkowe funkcje modułu zlecenia Protokoły serwisowe Rozdział 5: Czynności Rozdział 6: Cenniki Rozdział 7: Umowy serwisowe Rozdział 8: Raporty Rozdział 9: Ustawienia Część 2 Aplikacja mobilnego Lidera serwisu Rozdział 10: Konfiguracja i logowanie

3 Rozdział 11: Rozpoczęcie pracy nad zleceniem Rozdział 12: Listy kontrolne Rozdział 12: Qr Code i BAR Code Rozdział 13: Tworzenie multimediów Rozdział 14: Praca z dokumentami Rozdział 15: Tworzenie dokumentacji powykonawczej Część 3 Panel Klienta Rozdział 16: Rejestracja użytkownika panelu klienta Rozdział 17: Logowanie do systemu Rozdział 18: Moduł Pracownicy Stanowiska Role Nowy Pracownik Rozdział 18: Moduł Struktura Struktura obiektów i urządzeń Import/Export struktury obiektów i urządzeń Rozdział 19: Moduł Zgłoszenia serwisowe Zgłoszenie pojedyncze Zgłoszenie zbiorcze Rozdział 20: Moduł Zlecenia serwisowe Podgląd zlecenia Mapa Rozdział 21: Moduł Dostawcy Słownik branż Nowy Dostawca usług serwisowych Rozdział 22: Ustawienia Ustawienia systemowe (1) Ustawienia firmy (2) Ustawienia użytkownika (3) Tłumaczenia (4) Ustawienia kolumn w gridach (5) Kontakt

4 Wymagania techniczne Wymagania techniczne Korzystanie z Systemu e-service jest możliwe pod warunkiem używania środowiska komputerowego spełniającego następujące wymagania: Wymagania sprzętowe Procesor: Dwurdzeniowy procesor x86 lub x64 o częstotliwości 1 GHz lub wyższej Pamięć RAM: 2GB Grafika: Sprzętowe przyspieszanie grafiki wymaga karty graficznej zgodnej z programem DirectX 10 Rozdzielczość 1280x1024 True Color Dysk twardy: 4 GB wolnego miejsca na dysku Wymagania dotyczące oprogramowania Komputer z dostępem do sieci Internet z zainstalowaną przeglądarką internetową. Obsługiwane są następujące przeglądarki: - Mozilla Firefox w wersji 20.0 lub nowsza - Google Chrome w wersji lub nowsza - Internet Explorer 7 lub nowsza Włączona obsługa JavaScript w przeglądarce Wymagania dotyczące aplikacji mobilnych Telefon typu Smartphone lub tablet z systemem operacyjnym Android w wersji 4.x.x z dostępem do sieci Internet i nawigacji GPS 4

5 Część I Panel Koordynatora Logowanie do systemu W celu rozpoczęcia pracy z systemem e-service należy uruchomić przeglądarkę internetową i wpisać otrzymany od autoryzowanego dystrybutora adres IP lub odpowiednio skonfigurowaną domenę. W otwartym oknie logowania należy wpisać User ID użytkownika login (1) i hasło (2). Po wpisaniu danych logowania należy wcisnąć przycisk zaloguj (3) Odzyskiwanie hasła W przypadku gdy zapomnimy hasło do systemu, możemy wygenerować nowe wybierając przycisk Resetuj hasło (4). Następnie wpisujemy nasz login użytkownika (5) i wciskamy przycisk Wyślij kod weryfikacyjny (6). 5

6 5 6 Otrzymany na wskazany adres mailowy kod weryfikacyjny przepisujemy w pole Wyślij kod weryfikacyjny (7) i wybieramy przycisk Wyślij nowe hasło (8). Nowe hasło zostanie wysyłane podobnie jak kod weryfikacyjny na podany adres mailowy (podany adres mailowy musi być jednocześnie loginem użytkownika). 6

7 Rozdział 1: Tworzenie kartotek W niniejszym rozdziale dowiedzą się Państwo jak definiować kartoteki w systemie e-service. 1.1 Kartoteki Pracowników Moduł zawiera informacje o wszystkich Mobilnych Liderach oraz Pracownikach zatrudnionych w przedsiębiorstwie. Koordynator Usług może weryfikować ich dane osobowe, sprawdzać posiadane uprawnienia zawodowe czy przekazane wyposażenie niezbędne na zajmowanym stanowisku w Firmie. Ma także możliwość dodawania nowych Pracowników, edytowania już wprowadzonych informacji oraz ustalania dostępu do poszczególnych modułów Aplikacji. W ramach modułu Koordynator Usług może w prosty sposób wyświetlać informacje o zrealizowanych przez określonego Pracownika Zleceniach w interesującym go przedziale czasowym, a także prowadzić grafik pracy, z możliwością uwzględnienia z odpowiednim wyprzedzeniem okresu urlopowego i dni wolnych od pracy. Aby dodać Pracowników należy wybrać moduł Pracownicy (1) a następnie Nowy (2). 1 2 W ten sposób uzupełniamy kartotekę Pracownika o kluczowe dane, a także inne informacje, mogą okazać się przydatnymi w firmie. Tworzenie kartoteki Pracownika, wykonamy w 7 krokach (pełna kartoteka). (1.1.1) dane personalne i wybór stanowiska pracy, (1.1.2) dane podstawowe Pracownika, (1.1.3) dane adresowe Pracownika, (1.1.4) dane korespondencyjne Pracownika (z możliwością kopiowania z danych adresowych), (1.1.5) wyposażenie (narzędzia) przekazane Pracownikowi patrz dalej, (1.1.6) grafik pracy, (1.1.7) lista kwalifikacji Pracownika (realizacja niektórych czynności serwisowych może wymagać uprawnień; w przypadku braku wymaganych kwalifikacji nie będzie możliwe podjęcie pracy na Urządzeniu przeznaczonym do serwisu, (1.1.8) historia pracy, 7

8 1.1.1 Dane personalne i wybór stanowiska pracy Tworzenie nowej kartoteki zaczynamy od wpisania imienia i nazwiska Pracownika oraz wyboru stanowiska pracy, na jakim został zatrudniony. W tym celu wypełniamy dane tak jak przedstawiono to na zdjęciu poniżej (1). 1 Stanowiska Pracy możemy zdefiniować w module Słowniki (patrz Rozdział 1 punkt 1.5) Dane podstawowe Pracownika W kolejnym kroku wypełniamy zakładkę dane podstawowe (1): (2) data zatrudnienia, (2) rodzaj umowy, (2) wybór oddziału firmy, (2) numer pesel, (2) numer telefonu stacjonarnego, (2) numer telefonu komórkowego, (2) adres , (2) identyfikator skype, (3) użytkownik systemu user ID (login i hasło za pomocą, których użytkownik systemu będzie się logował do panelu koordynatora i aplikacji mobilnego Lidera serwisu), (3) pole aktywny (po zaznaczeniu tej opcji użytkownik będzie mógł się logować do systemu i aplikacji mobilnego Lidera serwisu), (4) wybór poziomu uprawnień dostępu do modułów panelu koordynatora,

9 1.1.3 Dane adresowe W kolejnym kroku uzupełniamy zakładkę Dane adresowe (1) wypełniając następujące pola: 1 ulica, numer domu, numer mieszkania, kod pocztowy, miasto, koordynaty obszar (po kliknięciu w pole otworzy nam się mapa, na której będziemy mogli zaznaczyć miejsce zamieszkania Pracownika), Dane korespondencyjne Zakładkę Dane korespondencyjne (1) wypełniamy w przypadku, gdy różnią się od danych adresowych. Jeżeli są identyczne wówczas wybieramy przycisk Wczytaj z adresu głównego (2) Wyposażenie W zakładce Wyposażenie (1) wydajemy na stan wyposażenia Pracownika urządzenia oraz narzędzia (środki trwałe). 9

10 1 2 3 Aby wydać Pracownikowi urządzenie/narzędzie należy z listy po Urządzenia dostępne do wydania w firmie (2) zaznaczyć pojedynczo urządzenie/narzędzie, które chcemy wydać, a następnie wybieramy przycisk Wydanie do Pracownika (3). W przypadku zwrotu sprzętu przez Pracownika zaznaczamy na liście Urządzenia na wyposażeniu Pracownika (4) urządzenie/narzędzie i wybieramy przycisk Zwrot na magazyn (5). 4 5 Po wybraniu przycisku Wydanie do pracownika otworzy nam się okno, w którym ustalamy zakres czasu, na jaki sprzęt ma zostać wydany, wystarczy kliknąć w pola Data rozpoczęcia i Data zakończenia (6), z otwartego kalendarza wybrać odpowiednią datę (7) i zapisać wprowadzone dane wybierając przycisk Zapisz (8)

11 1.1.6 Grafik Pracy Bardzo ważnym elementem kartoteki Pracownika jest grafik pracy. Od tego jak dokładnie będzie prowadzony zależeć będzie czy będziemy informowani na bieżąco o dostępności danego Pracownika. W zakładce Grafik pracy (1) ustalamy harmonogram pracy pracownika, jego urlopy, dni wolne oraz zwolnienia L4. 1 Po przejściu do zakładki Grafik Pracy (1), użytkownik ma możliwość wyboru jednego z dwóch dostępnych widoków graficznych harmonogramu pracy: Planer (widok pojedynczego tygodnia z podziałem na oddziały firmy) (2), Widok graficzny (widok miesięczny dla oddziału w którym zatrudniony jest pracownik) (3), 2 11

12 3 Aby dodać do grafiku dni wolne (urlop, L4 ) należy wybrać Dodaj wolne (urlop/l4) (4). Następnie w otwartym oknie podajemy daty początku i końca nieobecności oraz wybieramy z listy rozwijanej rodzaj nieobecności (5) (urlop, chorobowe/l4). Dodawanie dni wolnych kończymy wybierając przycisk Dodaj (6) W celu sprawdzenia dni wolnych od pracy należy wybrać Pokaż w kalendarzu (7). 12

13 W grafiku możemy także ustalić harmonogram zmienny (np. system trójzmianowy). W tym celu zaznaczamy pole Grafik zmienny (8) i wybieramy datę (9) od której ma obowiązywać grafik. Zmiany ustalamy dla każdego tygodnia osobno. 8 9 W oknie poniżej widoku graficznego Grafiku możemy sprawdzić informacje na temat nieobecności pracownika (zakres czasu 4 miesiące, który możemy zmieniać za pomocą przycisków Wstecz (10) oraz Dalej (11)) Kwalifikacje W zakładce Kwalifikacje (1), przypisujemy pracownikowi posiadane przez niego uprawnienia. Kwalifikacje przypisujemy pracownikowi wybierając je z listy Kwalifikacje pracownika (2) i przenosimy je do listy Lista dostępnych kwalifikacji (3) za pomocą strzałek (4) W przypadku, gdy na liście nie znajduje się kwalifikacja, którą chcielibyśmy przypisać, możemy ją szybko dodać wybierając przycisk Nowa kwalifikacja (5), wówczas zostaniemy przeniesieni do modułu Słowniki, w którym definiujemy między innymi kwalifikacje. 13

14 1.1.8 Historia pracy W zakładce Historia pracy (1) możemy sprawdzić, nad jakimi zleceniami pracował wybrany pracownik W celu znalezienia konkretnych informacji możemy sobie pomóc filtrując zlecenia po statusie (2) ich realizacji oraz po datach (3). 2 3 Dodatkowo klikając w ikonę awatara (4) możemy uzupełnić kartotekę Pracownika o awatar np. w postaci zdjęcia Pracownika. Następnie wybieramy przycisk Wybierz plik (5), w oknie eksploratora plików systemu operacyjnego odszukujemy plik i wybieramy przycisk Wgraj i użyj (6) Pracę z kartoteką pracownika kończymy wybierając przycisk Zapisz i zamknij (7). 14

15 7 15

16 1.2 Wyposażenie W module wyposażenie definiujemy kartoteki środków trwałych przeznaczanych na wyposażenie pracowników. Aby zdefiniować w systemie nowy środek trwały należy wybrać moduł Wyposażenie (1) a następnie Nowy (2). 1 2 W ten sposób możemy rozpocząć uzupełnianie nowej kartoteki w niezbędne dane. W otwartym oknie uzupełniamy następujące dane (3): nazwa towaru, data nabycia, wartość netto, dokument nabycia, dostawca, kategoria (np. laptop, samochód, telefon kategorie środków trwałych możemy dowolnie definiować w module Słowniki), numer ewidencyjny (własny), numer seryjny S/N, numer IMEI (gdy środek trwały nie jest urządzeniem posiadającym numer IMEI wpisujemy w to pole np. numer seryjny/ewidencyjny/inny), 4 3 Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych informacji, kończymy wybierając Zapisz i zamknij (4). 16

17 1.3 Zespoły serwisowe Zespół Serwisowy jest kluczowym elementem aplikacji e-service. Będzie on się składać przynajmniej z jednej osoby, która pełni wówczas rolę Lidera Serwisu (w ramach Zespołu Serwisowego może funkcjonować tylko jeden Lider). Aby utworzyć Zespół Serwisowy należy przejść do modułu Zespoły Serwisowe (1) i wybrać Nowy (2). 2 1 W otwartym oknie wykonujemy następujące czynności: (3) nadajemy nazwę Zespołu Serwisowego, (4) przydzielamy Zespół do określonej lokalizacji (np. Oddział firmy), z listy dostępnych Pracowników (5) zaznaczamy wybraną osobę i dodajemy ją (7) do listy członków Zespołu (możemy również dodać wszystkich dostępnych Pracowników poprzez kliknięcie (6). W podobny sposób usuwamy członków Zespołu poprzez odpowiednie zaznaczenie w okienku Członkowie Zespołu Serwisowego pojedynczo (8) lub wszystkich (9). (10) tak utworzony Zespół zapisujemy; w tym momencie staje się on dostępny dla Koordynatora, który od tego momentu może przydzielać mu Zlecenia Serwisowe

18 1.4 Towary (urządzenia) Towarem w aplikacji e-service określa się wszelkie maszyny i urządzenia podlegające czynnościom naprawczo serwisowym. W tym module tworzymy bibliotekę towarów, które w kolejnym kroku zostaną przypisane danemu Klientowi w określonych lokalizacjach (obiekt, budynek, pomieszczenie). 1 2 wchodzimy do modułu Towary (1), w obrębie istniejącego drzewa rozwijamy odpowiedni element (w tym wypadku będziemy rozbudowywać drzewo Towary) (2). Użytkownik, w ramach swojej firmy tworzy samodzielnie strukturę drzewa towarowego, mogąc tworzyć Grupę (ADD_GROUP), Producenta (ADD_PRODUCER) lub Produkt (ADD_PRODUCT). Na rysunku obok został przedstawiony przykładowy schemat struktury towarowej: Wyposażenie (GRUPA), Klimatyzatory (GRUPA), Kasetonowe (GRUPA), LG (PRODUCENT), UT18H i UT18H.NP1 (PRODUKT), jako element najniżej położony w strukturze (konkretny model Urządzenia). Oczywiście powyższy przykład nie jest jedynym słusznym i każdy Użytkownik systemu może tworzyć strukturę wg własnej logiki. Na końcu struktury zawsze będzie znajdował się konkretny produkt. Podczas dodawania towarów do biblioteki należy uzupełnić następujące parametry (pogrubioną czcionką zaznaczono pozycje obowiązkowe, które należy podać podczas dodawania towaru): - (1) Nazwa Towaru, - (2) Model, - (3) Symbol, - (4) JM wydajności, - (5) wydajność (wartość liczbowa), - (6) podstawowa JM., - (7) Stawka VAT, - (8) PKWIU, - (9) Dodatkowy opis, - (10) EAN kod, 18

19 Po wybraniu jednego z przycisków (11), otwarty zostaje moduł Słowniki, w którym można zdefiniować nową jednostkę miary, wydajności, stawki VAT W dolnej części okna edycji nowego towaru można zdefiniować dodatkowe części eksploatacyjne, które mają zostać każdorazowo podczas wyboru urządzenia do zlecenia uwzględnione w cenę serwisu (12). W pozostałych zakładkach: cenniki, listy kontrolne, dokumenty, zdjęcia, filmy i inne możemy podejrzeć podpięte pod to urządzenie załączniki (więcej informacji o załącznikach do urządzeń znajduje się w Rozdział: 3 punkt 3.2) W module Towary możemy zdefiniować także kartoteki części urządzeń oraz materiałów eksploatacyjnych. Kartoteki te definiujemy w sposób analogiczny do kartotek urządzeń. 19

20 1.4.1 Definiowanie właściwości produktów Lista właściwości produktów służy do przypisywania do danego urządzenia materiałów, części, usług itp. Które będą/powinny być do zrealizowania każdego zlecenia uwzględnione. Właściwości są dziedziczone chronologicznie, a więc jeżeli stworzymy listę właściwości dla danej grupy nadrzędnej to wszystkie podgrupy je odziedziczą. W przypadku gdy stworzymy listę właściwości dla podgrupy, grupa nadrzędna jej nie odziedziczy ale może odziedziczyć je grupa podrzędna. Aby zdefiniować Listę właściwości produktu należy na liście towarów wybrać grupę lub podgrupę Towarów/Eksploatacji/Części (1) (na tym przykładzie wykorzystamy grupę towarów komputery), następnie w oknie Lista właściwości z danej grupy (2) wybieramy przycisk Nowy (3) Następnie w otwartym oknie (4) wpisujemy nazwę właściwości np. Sprężone powietrze 150ml i zapisujemy wybierając (5). 5 4 Dodane właściwości możemy usuwać wybierając daną właściwość z listy i wybierając przycisk Usuń (6). 20

21 6 Po utworzeniu list właściwości dla grup towarowych możemy przejść do przypisania ich do konkretnych urządzeń, w tym celu rozwijamy grupę towarową i wyszukujemy interesującą nas pozycję (7), następnie przechodzimy do zakładki Lista właściwości produktu (8) i zaznaczamy które pozycje mają być uwzględnione w cennika zlecenia (9). Wartość właściwości określamy klikając dwukrotnie w polu wartość (10) przy wybranej właściwości i wpisujemy jej wartość

22 1.5 Słowniki W ramach modułu Słowniki Koordynator Usług zyskuje możliwość usystematyzowania całego zakresu prac realizowanego przez przedsiębiorstwo. Ustala dostępne formy składania Zleceń, systematyzuje klientów ze względu na branże, definiuje cykliczność list kontrolnych, określa formy płatności i wiele innych. Dzięki temu tworzą się gotowe szablony pozwalające wyeliminować konieczność każdorazowego wprowadzania ręcznie często powtarzalnych danych i wartości Lista danych słownikowych W zakładce Lista (2) definiujemy następujące kartoteki (3), które będziemy wykorzystywali na różnych etapach pracy z systemem e-service: Akceptowalnych form złożenia zamówienia, Branży, Cykliczności list kontrolnych, Form działalności, Form płatności, Grup Klientów, Jednostek miary, Języków, Kategorii środków trwałych, Kwalifikacje, Miary wydajności, Formy powitań, Formy preferowanego kontaktu, Rodzaje serwisów, Rodzaje kontrahentów, Sposoby pozyskania klientów, Stanowiska pracy, Stanowiska pracy (klient), Stawki VAT, Typy rozliczenia, 22

23

24 W celu dodania nowego elementu do słownika należy przejść do modułu Słowniki (1), następnie z listy słowników (2) wybrać odpowiednią kategorię, która zostanie wzbogacona o nowe dane. W przypadku pozycji: akceptowalne formy złożenia zamówienia, branże, formy płatności, grupa klientów, jednostki miary, kategoria środka trwałego, kwalifikacje, miara wydajności, powitanie, preferowany kontakt, rodzaj serwisu, rodzaje kontrahenta, sposób pozyskania klienta, stanowisko pracy, stanowisko pracy (klient) oraz typ rozliczenia nowe elementy słownika dodajemy poprzez zaznaczenie wybranej pozycji i wybrania Dodaj element (3) W polu nazwa (4) wprowadzamy preferowaną wartość i kończymy wybierając Zapisz (5). W przypadku pozycji cykliczność list kontrolnych nowy element słownika dodajemy poprzez zaznaczenie opcji cykliczność list kontrolnych i wybranie Dodaj element (3). Następnie nadajemy nowej pozycji nazwę (4) oraz podajemy ilość dni, (6) po których dana lista kontrolna będzie się powtarzać, kończymy wybierając Zapisz (5). 24

25 W przypadku form działalności oraz stawek VAT nowy element słownika dodajemy poprzez zaznaczenie opcji cykliczność list kontrolnych i wybranie Dodaj element (3). Następnie nadajemy nowej pozycji nazwę (4) oraz z listy rozwijanej wybieramy kraj (7) 1 którego ma dotyczyć wprowadzana branża/stawka VAT i kończymy wybierając Zapisz (5) Lista dostępnych krajów zależy od tego, jakie kraje zostały wprowadzone w zakładce Podział terytorialny. Jak dodać nowy kraj zostało opisane w dalszej części powyższego rozdziału. 25

26 W przypadku pozycji Języki nowy element słownika dodajemy poprzez zaznaczenie opcji cykliczność list kontrolnych i wybranie Dodaj element (3). Następnie nadajemy nowej pozycji nazwę (4) oraz kod języka (8). Dodatkowo wybierając Przeglądaj (9) można dodać Flagę/Ikonę (kraju, którego język jest dodawany) zapisaną na dysku komputera w postaci pliku graficznego. Kończymy wybierając Zapisz (5)

27 1.5.2 Tłumaczenia Zakładka Tłumaczenia służy do tłumaczenia parametrów systemu. 1 2 Tłumaczenie odbywa się poprzez wybór źródła tłumaczeń (1) i edytowanego języka (2). 27

28 1.5.3 Podział terytorialny Podział terytorialny- służy do wprowadzania podziału administracyjnego państw. W zakładce tej użytkownik może zdefiniować nowe Państwa wraz z ich podziałem administracyjnym. Przykładowo chcemy stworzyć bazę danych kodów pocztowych w Polsce. W tym celu przechodzimy do modułu Słowniki (1), wybieramy Podział terytorialny (2). Po wybraniu przycisku Dodaj Kraj (3) uzupełniamy następujące dane: Nazwa Kraju, Liczba poziomów (oznacza ilość poziomów w strukturze Państwa np. Województwa, Powiaty, Gminy), Wzorzec kodu pocztowego (podajemy wzór kodu pocztowego w danym Kraju np. dla Polski ), Po wypełnieniu ww. danych czynność kończymy przyciskiem Zapisz (4) Następnie przechodzimy do rozbudowania poziomów wprowadzanego Kraju. 6 7 W tym celu z prawej strony przy danym Kraju wybieramy symbol Mapy (5), w ten sposób otworzy nam się zakładka Podział Nazwa edytowanego Kraju (6). Z lewej strony okna wpisujemy nazwy wcześniej zdefiniowanych poziomów (7). 28

29 9 8 Kolejną czynnością, jaką należy wykonać jest rozbudowanie poszczególnych poziomów, w tym celu w oknie po prawej stronie zaznaczamy dodaj (8) i wybieramy Dodaj element (9), w ten sposób rozbudowujemy poziom 1 struktury Państwa. 4 Czynność kończymy przyciskiem Zapisz (4). W celu dodania kolejnego poziomu należy za pomocą strzałki znajdującej się po lewej stronie nazwy elementu z poziomu pierwszego rozwinąć dany element i ponownie zaznaczyć Dodaj (zaznaczamy dodaj znajdujący się bezpośrednio pod edytowanym elementem) następnie powtórzyć czynności, jakie wykonywaliśmy w przypadku rozbudowy poziomu 1. Kolejny poziom struktury administracyjnej rozbudowujemy analogicznie jak w przypadku poprzednich. Gdy już rozbudowaliśmy podział administracyjny danego Państwa możemy przejść do wpisania miejscowości pod ostatni poziom struktury w tym celu z prawej strony przy danym Kraju wybieramy symbol wieżowca (10), w ten sposób otworzy się nam zakładka Miasta- Nazwa danego Kraju (11) Z listy po lewej stronie okna wybieramy odpowiednie terytorium (przykładowo województwo Świętokrzyskie powiat Włoszczowski gmina Włoszczowa) a następnie wybieramy Dodaj miasto (12). Na tym etapie zakończyliśmy tworzenie podziału administracyjnego danego Państwa. Baza danych podziałów administracyjnych Państw pełni role pomocniczą podczas wprowadzania danych adresowych. 29

30 Rozdział 2: Klienci W module Klienci definiujemy kartoteki obsługiwanych przez naszą firmę klientów oraz dostawców wraz ze strukturą ich obiektów i podlegających serwisowaniu urządzeniom. Od skrupulatności przy tworzeniu kartoteki Klienta i jego Obiektów w dużej mierze zależeć będzie łatwość pracy Liderów Serwisu. Wypełnienie wszystkich kluczowych danych w kartotece pozwoli np. bezbłędnie trafić Liderowi Serwisu pod same drzwi Obiektu Klienta lub będąc już na Obiekcie uzyskać kontakt z osobą odpowiedzialną za obsługę złożonego Zlecenia. 2.1 Definiowanie Kartotek Klientów 1 Tworzenie kartoteki klienta rozpoczynamy od przejścia do modułu Klienci (1) i wybrania Nowy (2) Dane podstawowe W otwartym oknie uzupełniamy dane podstawowe (3) (kolorem czerwonym zostały wyróżnione pozycje obowiązkowe): symbol (4), typ działalności (firma, osoba fizyczna) (5), podmiot nadrzędny (6), skrócona nazwa firmy (7), pełna nazwa firmy (7), adres firmy i jej lokalizacja (8), informacje o branży i działalności klienta (9), dane rejestracyjne firmy (10), strona www i główny adres klienta (11), CRM (12) (informacje o sposobie kontaktu z klientem i jego pozyskaniu),

31 2.1.2 Dane kontaktowe Po wypełnieniu danych podstawowych możemy przejść na zakładkę Dane kontaktowe (1), na której uzupełnimy kartotekę o wszystkie niezbędne informacje potrzebne do kontaktu z klientem Po otwarciu zakładki możemy dodać dane adresowe (2) oraz dane kontaktowe (3) wybierając w odpowiednim oknie przycisk Nowy (4),(5). Po uzupełnieniu danych zapisujemy wybierając przycisk Zapisz (6), (7) Konta/Inne W kolejnym kroku przechodzimy do zakładki Konta/Inne. Zakładka konta/inne służy do uzupełniania kartoteki klienta o numery konta bankowych oraz informacji o sposobach zapłaty za wystawione faktury. Po przejściu do zakładki Konta/Inne (1), konto bankowe dodajemy wybierając Nowy (2), w otwartym oknie wpisujemy nazwę konta i jego numer (3) oraz zaznaczamy opcję podstawowy (4), jeżeli wprowadzane konto ma być domyślnym. 31

32 2 1 W otwartym oknie wpisujemy nazwę konta i jego numer (3) oraz zaznaczamy opcję podstawowy (4), jeżeli wprowadzane konto ma być domyślnym. Kończymy wybierając przycisk Zapisz (5) W kolejnym kroku możemy uzupełnić informacje handlowe, takie jak: przypisanie cennika rabatowego (6), sposób zapłaty, termin, kredyt kupiecki (7), zgoda na e-fakturę, (jeżeli klient uprzednio wyraził zgodę na przesyłanie faktur drogą elektroniczną) oraz informacje o ważności zgody i osobie za nią odpowiedzialnej (8), Pracownicy W zakładce Pracownicy dodajemy Pracowników definiowanego klienta (np. osoby odpowiedzialne za zgłoszenia serwisowe, odbiór prac, protokołów, faktur itp.) Aby dodać nowego pracownika należy przejść na zakładkę Pracownicy (1) i wybrać Nowy (2)

33 W otwartym oknie uzupełniamy potrzebne nam dane (3) (kolorem czerwonym zostały wyróżnione pola obowiązkowe) oraz ustalamy zakres odpowiedzialności zaznaczając jedną, dwie lub wszystkie opcje (4). Pracownika dodajemy do listy wybierając przycisk Dodaj (5):

34 2.2 Struktura obiektów klienta Najważniejszym elementem w kartotece Klient jest zakładka Obiekty. To dzięki zawartym w niej informacjom uzyskuje się maksymalne korzyści, wynikające z użytkowania systemu informatycznego e-service. To tu budujemy strukturę obiektów Klienta i przyporządkowujemy poszczególne, przeznaczone do obsługi serwisowej Urządzenia w ramach utworzonej struktury. Pierwszym krokiem przy tworzeniu struktury Obiektów Klienta jest dodanie Budynku (1). Uzupełniamy poniższe dane (2) Po kliknięciu w pole Lokalizacja (3) wyskakuje nam okienko wyboru lokalizacji. W polu Szukaj wprowadzamy interesujący nas adres obiektu (4) i wciskamy ikonę lupy. Gdy system wskaże nam lokalizację Budynku na mapie, w celu doprecyzowania lokalizacji (np. doprowadzenia Lidera Serwisu pod konkretne drzwi ), chwytamy wskaźnikiem myszki niebieski znacznik lokalizacji GPS (5) i przeciągamy w docelowe miejsce na mapie (wiele budynków na mapie ma swoje odzwierciedlenie w postaci rzutu bryły, stąd możliwość precyzyjnego wskazania drzwi ). Wprowadzone koordynaty zatwierdzamy wybierając przycisk Zapisz (6). Pole Zasięg GPS jest parametrem, który automatyzuje nam zmianę statusu Zespołu Serwisowego, zmierzającego do Obiektu Klienta. Jest to promień okręgu określony w metrach od znacznika GPS. Jego przekroczenie zmienia status realizowanego Zlecenia z 34

35 Zespół Serwisowy w drodze na Zespół na miejscu. Całość informacji o Budynku zatwierdzamy klikając w przycisk Dodaj budynek (7). Gdy już wprowadziliśmy strukturę budynków, przystępujemy do budowy ich struktury wewnętrznej. Zaznaczamy Budynek (8), w którym chcemy dodać pomieszczenie i klikamy Dodaj pomieszczenie (9) Wypełniamy pola edycyjne (10) (Lokalizacja dziedziczona jest z koordynatów GPS z informacji o Budynku) i dodajemy pomieszczenie (11). Powtarzamy powyższe czynności dla pozostałych pomieszczeń, zlokalizowanych w Budynku. Pozostaje jeszcze przypisanie przeznaczonych do czynności serwisowych Urządzeń do konkretnych Pomieszczeń lub Budynków. Aby tego dokonać zaznaczamy Pomieszczenie (12) (ewentualnie Budynek, jeśli np. jest to Urządzenie zamontowane na elewacji bądź dachu Budynku) i klikamy Nowy (13) Po otwarciu okienka Dodaj Urządzenie w strukturze drzewa odszukujemy i wybieramy (w tym przykładzie maszyna produkcyjna Alfa T300) wprowadzone wcześniej w module Towary Urządzenie (14). W odszukaniu urządzenia na liście możemy sobie pomóc wyszukiwarką (15) wpisując w nią nazwę, producenta, symbol lub fragment nazwy z wymienionych. Uzupełniamy informacje o Urządzeniu (16) (podobnie jak w przypadku Pomieszczenia dane GPS są dziedziczone z położenia Budynku) tworząc w ten sposób Urządzenie indywidualnie oznaczone 35

36 (choćby z powodu unikalnego numeru seryjnego). Wprowadzone dane zatwierdzamy klikając Dodaj urządzenie (17). 2 Powyższe czynności powtarzamy dla wszystkich Urządzeń, które Klient przekazał pod opiekę firmie serwisowej. Podczas uzupełniania informacji o urządzeniu warto zwrócić uwagę na pozycję Preferowany Lider (18), ponieważ możemy na niej wyznaczyć Lidera, który zawsze będzie obsługiwał to urządzenie. Dzięki czemu nie będziemy musieli każdorazowo podczas tworzenia zlecenia dla takiego urządzenia wybierać i przypisywać Lidera serwisu. Gdy mamy za sobą kompleksowo wykonaną inwentaryzację Urządzeń Klienta, możemy przejść do najważniejszej części e-service, czyli utworzenia Zlecenia od Klienta. Nim jednak to uczynimy poznamy w jaki sposób definiować pozostałe kartoteki, które będziemy wykorzystywali podczas dalszej pracy z programem. 2 Należy pamiętać, iż w module Towary tworzyliśmy tylko katalog Urządzeń. Utworzone Urządzenie staje się Urządzeniem przeznaczonym do czynności serwisowo naprawczych dopiero po przypisaniu do konkretnego Obiektu (Pomieszczenia) w strukturze Obiektów Klienta i uzupełnieniu danych (w tym unikalnego numeru seryjnego i QR code). 36

37 Po uzupełnieniu kartoteki Klienta i jej zapisaniu w górnym pasku pojawi się nowy przycisk Wyślij token mailem (1), jego wciśnięcie spowoduje wygenerowanie i wysłanie kodu token (2) do klienta pocztą elektroniczną. Kod token jest niezbędny do zarejestrowania (3) się przez klienta w Panelu Klient systemu e-service

38 Rozdział 3: Biblioteka Moduł Biblioteka stanowi jeden z najważniejszych elementów systemu e-service, to w nim koordynator serwisu będzie zarządzał wsparciem technicznym zwłaszcza dla młodych, początkujących serwisantów jak i starszych doświadczonych pracowników. Moduł Biblioteka składa się z dwóch zakładek Załączniki oraz Listy kontrolne, których znaczenie i możliwości poznają Państwo w dalszej części tego rozdziału. 3.1 Listy kontrolne Listy Kontrolne stanowią bardzo istotny element systemu informatycznego, jakim jest e-service. Pozwalają one na realizację złożonych firmie serwisowej przez Klienta zleceń serwisowo naprawczych zgodnie z prawidłami tzw. sztuki serwisowej. Listy Kontrolne zbudowane są w oparciu o 4-poziomową strukturę tzn. kilka elementów niższego stopnia składa się na jeden element stopnia wyższego. Poniższy rysunek prezentuje przykładową strukturę: Najniższy poziom w strukturze List Kontrolnych prezentuje Akcja (1). Jest to najbardziej elementarny składnik Listy Kontrolnej, który precyzuje konkretne działanie Lidera Serwisu podczas wykonywanego Zlecenia. Dwie lub więcej Akcji wchodzą w skład Czynności (2). Jeśli czynność w skład, której wchodzą konkretne Akcje, jest powtarzalna np. dla różnych typów Urządzeń, to zdefiniowanie w module Biblioteka nowej Czynności, zawierającej potrzebne Akcje, pozwala zaoszczędzić Koordynatorowi mnóstwo czasu, gdyż przy tworzeniu nowej Listy Kontrolnej nie będzie dodawał każdorazowo dla poszczególnych Urządzeń kilku lub kilkunastu Akcji, lecz będzie wybierał jednym kliknięciem wcześniej zdefiniowaną listę Czynności, zawierającą pożądane Akcje. Podobnie sprawa wygląda z Zadaniami (3), w których skład mogą wchodzić dwie lub więcej Czynności. Analogicznie jest również przy tworzeniu 38

39 Szablonów (4), do których podpinamy wcześniej utworzone Zadania. Zastosowanie takiego mechanizmu na wszystkich poziomach tworzenia List Kontrolnych pozwala zoptymalizować pracę Koordynatora. Odpowiednio stworzone Listy Kontrolne przyniosą także spore korzyści przy automatycznym tworzeniu w tle prac Lidera Serwisu dokumentacji po serwisowej. Lista taka będzie również niesamowicie pomocna dla zielonego Lidera Serwisu, który nie posiadając zbyt wielkiego doświadczenia i wiedzy będzie korzystał z rozbudowanej Listy Kontrolnej jak z mapy drogowej, która przeprowadzi go przez wszystkie czynności serwisowe bez uszczerbku, dla jakości wykonywanych zleceń. W celu utworzenia nowej listy kontrolnej należy przejść do modułu Biblioteka (1), a następnie do zakładki Listy Kontrolne (2). 1 2 Tworzenie nowej Listy kontrolnej zaczynamy od stworzenia Akcji, w tym celu przechodzimy do zakładki Akcje (3), a następnie klikamy przycisk Nowy (4),

40 Podczas dodawania nowych akcji Użytkownik ma możliwość wyboru jednego z sześciu typów akcji: Odpowiedź otwarta, Odpowiedź jednokrotnego wyboru, Odpowiedź wielokrotnego wyboru, Polecenie, Pytanie o wartość, Przypisanie Qr Code, Przykładowe zastosowanie Akcji w oparciu o sześć typów odpowiedzi: Przykład nr 1: Odpowiedź otwarta Typ akcji: Odpowiedź otwarta Nazwa: Sprawdź stan lameli skraplacza Przykładowa odpowiedź: Lamele miejscami zostały pozaginane, nie rzutuje to na pracę urządzenia. W przypadku wyboru akcji odpowiedź otwarta, Lider serwisu ma możliwość wykonania szczegółowego opisu dla zaleconej akcji. 40

41 Przykład nr 2: Odpowiedź jednokrotnego wyboru Typ akcji: Odpowiedź jednokrotnego wyboru Nazwa: Czy urządzenie pracuje prawidłowo Przykładowa odpowiedź: TAK lub NIE W przypadku wyboru akcji odpowiedź jednokrotnego wyboru, Lider serwisu ma możliwość wyboru tylko jednej odpowiedzi na zadane pytanie. Koordynator podczas dodawania akcji typu odpowiedź jednokrotnego wyboru może ustalić jedną lub więcej odpowiedzi na zadane pytanie. 41

42 Przykład nr 3: Odpowiedź wielokrotnego wyboru Typ akcji: Odpowiedź wielokrotnego wyboru Nazwa: Czy urządzenie pracuje prawidłowo Przykładowa odpowiedź: TAK, NIE, Głośna praca, Nieprzyjemny zapach. W przypadku wyboru akcji odpowiedź wielokrotnego wyboru Lider serwisu ma możliwość wyboru jednej lub kilku odpowiedzi na zadane pytanie. 42

43 Przykład nr 4: Wykonaj Polecenie Typ akcji: Polecenie Nazwa: Zrób zdjęcie W przypadku wyboru akcji Polecenie, odpowiedzią Lidera jest wykonie powierzonego polecenia. W tym przykładzie jest to wykonanie zdjęcia danej czynności serwisowej. 43

44 Przykład 5: Pytanie o wartość Typ akcji: Pytanie o wartość Nazwa: Wykonaj pomiar prądów sprężarki W przypadku wyboru akcji Pytanie o wartość, Lider serwisu ma możliwość wpisania wyników dokonanych pomiarów. Przykład 6: Przypisanie Qr Code Typ akcji: Przypisanie Qr Code Nazwa: Przypisz kod Qr do urządzenia. W przypadku akcji Przypisanie Qr Code, Lider serwisu ma możliwość przypisania do urządzenia kodu Qr, który będzie stanowił indywidualny identyfikator urządzenia zawierający najważniejsze informacje o serwisowanym urządzeniu. 44

45 45

46 Kolejnym krokiem, jaki należy wykonać, jest podpięcie akcji pod czynności. W tym celu przechodzimy do zakładki Czynności (5), a następnie klikamy przycisk Nowy (6): 6 5 Akcje podpinamy pod czynności zaznaczając je pojedynczym kliknięciem (6) Następnie uzupełniamy informacje o czynności (7) uzupełniając takie dane jak: Nazwa, Czas, w jakim powinna zostać wykonana czynność, Punkty za wykonanie czynności we wskazanym czasie, Typ rozliczenia, Opis, Dodawanie nowej czynności kończymy klikając przycisk Zapisz (8). 46

47 Po podpięciu akcji pod czynności 3 przechodzimy do podpięcia czynności pod zadania. W tym celu przechodzimy do zakładki Zadania (9), a następnie klikamy przycisk Nowy (10): 10 9 Podpinanie czynności pod zadania wykonujemy analogicznie do poprzedniego punktu, w którym podpinaliśmy akcje pod czynności. 3 Akcje można podpinać także bezpośrednio pod zadania, pomijając czynności. 47

48 Ostatnim krokiem, jaki należy wykonać w tworzeniu listy kontrolnej jest wykonanie szablonu listy kontrolnej. W tym celu przechodzimy do zakładki Szablony (11), a następnie klikamy przycisk Nowy (12): Podpinanie zadań pod szablony odbywa się w sposób analogiczny jak w punktach opisanych powyżej. Po zapisaniu szablonu nowa lista kontrolna jest gotowa do użytku. Podpięcie Listy kontrolnej, jako załącznik do urządzenia zostało opisane w kolejnym rozdziale poradnika. 48

49 3.2 Załączniki W zakładce załączniki koordynator serwisu może do dowolnego urządzenia podpiąć pliki, które będą udostępnione serwisantowi na urządzeniu mobilnym i stanowiły dla niego wsparcie w realizacji powierzonego zadania. W celu dodania plików do biblioteki przechodzimy na zakładkę Biblioteka (1), a następnie wybieramy zakładkę Załączniki (2): Następnie z listy rozwijanej (3) wybieramy pozycję, do której chcemy załączyć pliki. Kolejnym krokiem jest wybranie typu pliku, jaki chcemy załączyć: (4) Dokumenty, (5) Zdjęcia, (6) Filmy, (7) Inne, (8) Listy kontrolne, 49

50 Aby dodać dokumenty przechodzimy na zakładkę Dokumenty (4) następnie klikamy przycisk Nowy (9): Aby dodać plik klikamy Przeglądaj (10), następnie z dysku naszego komputera wybieramy żądany plik. Dodatkowo możemy uzupełnić informacje o wgrywanym pliku o opis (11). W przypadku, gdy chcemy, aby wgrywany plik był zawsze dodawany do każdego zlecenia należy zaznaczyć opcję Automatycznie dodaj do zlecenia (12). Czynność kończymy wciskając Wgraj (13). W przypadku dodawania Zdjęć, Plików Wideo, Innych cały proces odbywa się analogicznie jak w przypadku dodawania dokumentów. Aby dodać Listę kontrolną, przechodzimy do zakładki Listy Kontrolne (8) i wciskamy Nowy (9)

51 Następnie z listy Szablonów wybieramy żądaną listę kontrolną i wciskamy Zapisz (14) 14 51

52 Rozdział 4: Zlecenia serwisowe Koordynator Usług zyskuje dostęp do listy wszystkich przyjętych Zleceń oraz ich statusów. Zna szacowany czas wykonania Zadań, planowane zakończenie prac oraz przewidywane przychody. Dla ułatwienia może korzystać z opcji Kalendarza, pokazującego wszystkie dostępne okienka czasowe, a także dostępność Zespołów Mobilnych Liderów oraz ich składy osobowe. Pomocny okaże się także tryb Mapy, dzięki któremu widzi aktualne statusy oraz lokalizacje wszystkich podlegających mu ekip. Jeżeli Zespół nie dotarł do Klienta i nie rozpoczął jeszcze prac, wyświetlane są informacje o szacowanej odległości od Obiektu Klienta oraz czasie potrzebnym na dojazd Koordynator Usług ocenia czas potrzebny Liderowi na wykonanie zleconych prac (dokonuje tego na podstawie norm czasowych dla danych czynności i typu pracy). To bardzo pomocna funkcja, pozwalająca na optymalizację pracy poszczególnych Liderów Usług. Jeżeli sytuacja tego wymaga, obok zaznaczenia standardowych stawek, może zawrzeć informacje mówiące o dodatkowych obciążeniach wynikających z konieczności wykonania prac poza umową czy cennikiem. W ramach modułu Zlecenia, Koordynator Usług tworzy nowe Zlecenia (lub przetwarza Zgłoszenia na Zlecenia) oraz przypisuje do nich konkretne Zespoły Mobilnych Liderów. Ustanawia datę i godzinę rozpoczęcia prac, osoby kontaktowe ze strony Klienta oraz lokalizacje Obiektów, w których będą wykonywane zlecone prace. W module Zlecenia widoczna jest także każda czynność wykonana przez Mobilnych Liderów, status dojazdu do Klienta, rozpoczęcie prac, wykonanie dokumentacji, zamknięcie Zlecenia, podpisanie protokołu przez osobę odpowiedzialną za odbiór prac u Klienta, itp. 52

53 4.1 Tworzenie zlecenia serwisowego (wersja podstawowa) 21 2 Aby wygenerować Zlecenie przechodzimy do modułu Zlecenia (1) i klikamy Nowe (2). 6 Na zakładce Dane Ogólne (3) wybieramy Klienta, jego Obiekt i Osobę odpowiedzialną za kontakty na wybranym Obiekcie oraz źródło pozyskania zlecenia (4). Wyznaczamy datę i godzinę realizacji Zlecenia oraz koszt dla Klienta (5). Tak wypełnione Zlecenie, zawierające wymagane pola możemy zapisać i zamknąć do późniejszej obróbki (6) lub zapisać i przejść do uzupełniania pozostałych informacji Gdy zarejestrowaliśmy w systemie Zlecenie, możemy zacząć je uzupełniać o pozostałe elementy. W zakładce Urządzenia (7) klikamy w przycisk Zarządzaj urządzeniami (8) i z listy Urządzeń na obiekcie zaznaczamy (9) te, które mają podlegać czynnościom serwisowym, wybierając rodzaj usługi (10) (rodzaj usługi zdefiniowany został wcześniej w module Słowniki, np. Gwarancja, Naprawa, Przegląd okresowy). 53

54 Ostatnim krokiem przy wyborze Urządzeń jest zapisanie wybranych danych, (11) aby zostały podpięte do przyjętego Zlecenia. Gdy określiliśmy, które z Urządzeń w Obiekcie Klienta mają podlegać czynnościom serwisowym, powinniśmy teraz wyznaczyć Liderów Serwisu, którzy będą bezpośrednio odpowiadać za prace realizowane na Urządzeniach ze Zlecenia Na liście Urządzeń zaznaczamy wybraną przez nas pozycję (12) i klikamy Wyznacz obsługę (13). W przypadku, gdyby na liście było więcej Urządzeń, wówczas możemy do każdego z osobna przypisać różnych Liderów Serwisu (14) lub jeśli wszystkie Urządzenia na Zleceniu mają być serwisowane przez jednego Lidera wybrać obsługę dla wszystkich Urządzeń (15). Po przypisaniu Liderów Serwisu zapisujemy wynik naszego wyboru (16). 54

55 Skoro mamy już przypisanych Liderów Serwisu, powinniśmy także ustalić zakres prac, jakie mają do wykonania na Urządzeniach. W dolnym okienku wybieramy zakładkę Listy Kontrolne (17), klikamy Dodaj z biblioteki (18), wybieramy Listę kontrolną (19) (zdefiniowaną wcześniej w module Biblioteka Listy kontrolne) i zapisujemy (20) Wszystkie dotychczas wykonane czynności finalizujemy klikając przycisk Zapisz i zamknij (21)

56 W tym momencie Zlecenie zostaje przesłane do wybranego Lidera Serwisu na Aplikację Mobilnego Serwisanta, zainstalowaną na Urządzeniu typu smartphone. 4 4 Więcej informacji znajdziesz w instrukcji dla aplikacji Mobilnego Lidera Serwisu (patrz Część 2). 56

57 4.2 Tworzenie zlecenia serwisowego (wersja zaawansowana) W tym kroku przedstawimy Państwu wszystkie możliwości, jakimi dysponujemy podczas tworzenia zlecenia serwsiowego, a które nie zostały opisane w poprzednim rozdziale Dane ogólne Pole Umowa serwisowa/ czasy reakcji (1) informuje nas o tym czy z danym klientem jest podpisana umowa oraz w jakim czasie od przyjęcia zgłoszenia powinien zostać wykonany serwis (więcej informacji o umowach serwisowych znajduje się w Rozdział 7). Pole dodatkowe obciążenia poza umową (2) informuje nas o dodatkowych kosztach, jakie poniesie klient za wykonane czynności, które nie zostały wyszczególnione w umowie a wykonanie ich było konieczne w celu usunięcia usterki. Jeżeli wcześniej dodatkowe koszty uwzględniliśmy podczas dodawania urządzeń do zlecenia na zakładce Dodatkowe koszty (patrz dalsza część tego rozdziału) pola na karcie Dane ogólne zostaną uzupełnione automatycznie. W przypadku, gdy nie dopisaliśmy kosztów na zakładce Urządzenia/Dodatkowe koszty, oczywiście możemy je dopisać na karcie Dane ogólne. Pole Planowane przychody (3) informuje nas o tym, jakie przychody uzyskaliśmy na poszczególnych składowych wyceny zlecenia. 57

58 4.2.2 Urządzenia Po przejściu na zakładkę urządzenia koordynator serwisu na głównej części karty zarządzania urządzeniami, oprócz możliwości dodania przypisanych urządzeń z szablonu może dopisać ręcznie urządzenia za pomocą przycisku Dodaj nieznane urządzenie (1) np. w sytuacji gdy klient w zleceniu poprosi o wykonanie usługi na urządzeniu którego wcześniej nie serwisowaliśmy i nieposiadany go w spisie inwentaryzacyjnym urządzeń Klienta. 1 3 Następnie należy wypełnić kartę informacyjną urządzenia. 2 58

59 Po wypełnieniu karty informacyjnej urządzenia czynność kończymy wybierając Zapisz (2). Po dodaniu nowego urządzenia możemy je powiązać z urządzeniem znajdującym się w bibliotece Towarów, co pomoże zachować porządek w strukturze listy towarów. W tym celu wybieramy Powiąż nieznane urządzenie (3) 4 Następnie na karcie Dane urządzenia (4) można uzupełnić wcześniej niewypełnione dane podczas dodawania nieznanego urządzenia. 5 Po uzupełnieniu danych urządzenia, należy przejść na zakładkę Powiązany towar (5). W tym kroku z listy towarów należy wyszukać urządzenie, które chcemy powiązać. 59

60 Gdy urządzenie zostało powiązane z towarem z listy, należy przejść do zakładki Obiekt i wybrać z struktury obiektów, odpowiedni obiekt. Całą czynność kończymy wybierając Zapisz (2). 2 W przypadku, gdy Lider serwisu nie ma możliwości zakończenia działań serwisowych na urządzeniu Koordynator serwisu może z poziomu edycji zlecenia zmienić jego status lub zmienić status wybranych urządzeń. W celu zmiany statusu pracy nad urządzeniem, należy zaznaczyć wybrane urządzenie z listy a następnie wybrać Zmień status (6) 6 Następnie z listy rozwijanej wybieramy żądany status. Aby zmienić status całego zlecenia, należy wybrać z listy rozwijanej (7) odpowiedni status 5 5 Ilość opcji dostępnych do wyboru Użytkownikowi, różnić będzie się od siebie w zależności, jaki jest status pracy na poszczególnych urządzeniach. Zlecenie można całkowicie zamknąć z tego poziomu tylko w przypadku, gdy do każdego urządzenia został wystawiony protokół obsługi serwisowej. 60

61 7 Po przejściu na zakładkę Urządzenia w dolnej części karty, Koordynator serwisu ma możliwość uzupełnienia zlecenia o następujące parametry: (1) Towary, (2) Części, (3) Eksploatacja, (4) Usługi, (5) Dokumenty, (6) Multimedia, (7) Listy kontrolne, (8) Historia działań na urządzeniu w ramach zlecenia*, (9) Dodatkowe informacje*, (10) Dodatkowe koszty, *zakładki zaznaczone kolorem niebieskim nie podlegają edycji Towary, Części, Eksploatacja (1), (2), (3) przechodząc do poszczególnych z wymienionych zakładek możemy uzupełnić zlecenie np. o urządzenie/a które będziemy montowali u klienta, części zamienne i eksploatacyjne wykorzystywane podczas napraw, przeglądów itp. Uzupełniając zlecenie o takie 61

62 informacje będziemy mogli w podsumowaniu zlecenia uzyskać szczegółowe informacje o poniesionych kosztach oraz przychodach. Proces uzupełniania zlecenia o powyższe elementy jest taki sam dla każdej z grup. Poniżej przykład uzupełnienia zlecenia w oparciu o zakładkę towary. Aby dodać Towar do zlecenia należy przejść na zakładkę Towary (1) i wybrać Nowy (11), 12 Następnie z listy rozwijanej (12) wybieramy żądaną pozycję, uzupełniamy pola Ilość (13) oraz Koszt (14) i kończymy dodawanie towaru wybierając Zapisz (15) Klikając dwukrotnie w dodaną pozycję lub wybierając przycisk Edytuj (16), możemy w oknie edycji uzupełnić informację o sprzedawanym towarze o cenę netto (cenę sprzedaży) tego towaru. Usługi (4) Podsumowanie wykonanych usług w ramach realizacji zlecenia. W tej zakładce koordynator serwisu podaje koszty za wykonanie poszczególnych usług. 62

63 Dokumenty (5) w zakładce dokumenty można podpinać np. instrukcje obsługi, DTR itp. Pod konkretne urządzenie. Dokumenty możemy dodać na trzy sposoby: Z dysku komputera Z biblioteki Z linku do strony internetowej, na której zamieszczony jest plik Dodawanie Dokumentów z dysku komputera odbywa się w sposób analogiczny jak podczas dodawania ich do biblioteki. Dodawanie Dokumentów z biblioteki jest możliwe tylko w przypadku, gdy zostały dodane do biblioteki, jako załączniki Aby dodać dokument z biblioteki przechodzimy na zakładkę Dokumenty (5), wybieramy Dodaj z biblioteki (16). Następnie wybieramy z listy żądaną pozycje (17) i zatwierdzamy Zapisz (15) Dodawanie Dokumentów DTR daje możliwość załączenia linku odnoszącego się do strony internetowej, na której zamieszczony jest żądany dokument (rozwiązanie szczególnie elastyczne, gdyż Lider serwisu sam decyduje, kiedy chce pobrać dokument na telefon/tablet i czy w ogóle jest on mu potrzebny. Zwłaszcza w sytuacjach, kiedy Lider nie znajduje się w zasięgu sieci Wi-Fi lub pakietowe połączenie danych komórkowych nie jest wystarczającej, jakości aby pobrać kilku/kilkunastu megabajtowy plik). 63

64 W odróżnieniu od bezpośredniego podpinania plików, załączony dokument nie musi zostać zsynchronizowany podczas uruchomienia aplikacji na urządzeniu mobilnym. Aby dodać dokument w postaci linku, przechodzimy do zakładki Dokumenty (5), wybieramy Dodaj DTR (18) Następnie w pozycji Link wklejamy link do strony, na której znajduje się żądany dokument i kończymy wybierając Zapisz (15). Multimedia (6) w zakładce multimedia można podpinać pliki multimedialne pod konkretne urządzenie takie jak zdjęcia, pliki wideo i pliki dźwiękowe. Poza funkcją dodawania plików pod zlecenie w zakładce multimedia będą widoczne pliki załączone przez Lidera serwisu 6. Zaletą tej opcji jest możliwość podpinania np. zdjęć urządzeń, poradników wideo, czy też instrukcji głosowych, które mogą być szczególnie przydatne dla zielonego serwisanta. Pliki multimedialne możemy dodać na dwa sposoby: Z dysku komputera Z biblioteki Dodawanie plików multimedialnych odbywa się w sposób analogiczny, jak dodawanie dokumentów, 19 Z jednym wyjątkiem, w którym to podczas dodawania pliku należy określić jego Typ, wybierając z listy rozwijanej (19) interesujący nas typ pliku: - zdjęcie - plik wideo - notatka głosowa 6 Więcej informacji znajdziesz w instrukcji dla Mobilnego Lidera serwisu. 64

65 65

66 Listy kontrolne (7) zakładka służy do załączania list kontrolnych pod urządzenia. Listy kontrolne możemy załączyć na dwa sposoby: Z biblioteki Z przypisanych Dodawanie List kontrolnych z biblioteki zostało opisane w Rozdział 4 punkt 4.1. Dodawanie List kontrolnych z przypisanych: 20 wybierając Zapisz (15). 15 W celu dodania Listy kontrolnej z przypisanych należy przejść do zakładki Listy kontrolne (7), następnie wybrać Dodaj z przypisanych (20). Z listy należy wybrać odpowiednią listę kontrolną. Całą czynność kończymy Z opcji dodaj z przypisanych możemy skorzystać tylko w przypadku, jeżeli wcześniej zostały dodane w bibliotece, jako załącznik pod urządzenia (patrz Krok 7: Dodawanie załączników w module biblioteka). W zakładce listy kontrolne Koordynator serwisu może także podejrzeć odpowiedzi na zadane akcje (mogą to być wyniki pomiarów, zdjęcia, filmy, notatki głosowe, notatki pisemne. 7 ) W celu sprawdzenia odpowiedzi na zadane akcje należy w zakładce listy kontrolne (7) wybrać listę kontrolną listę zadań listę czynności akcję, następnie wcisnąć przycisk Szczegóły akcji (26). 7 Więcej informacji o rodzajach akcji znajdziesz w Rozdział 3 punkt

67 26 7 W wyświetlonym oknie możemy sprawdzić, jakie zostało zawarte pytanie w akcji i jaka jest na nie odpowiedź. Historia działań na urządzeniu (8) w zakładce tej znajdziemy archiwalne informacje o przeprowadzanych serwisach na danym urządzeniu. 67

68 Dodatkowe informacje (9) w zakładce tej znajdziemy informacje o urządzeniu, takie jak: Czy urządzenie jest jeszcze na gwarancji, Czy jest to pierwsza wizyta serwisu, Kto jako ostatni wykonywał serwis (Lider), Kiedy ostatni raz był wykonywany serwis, Czy jest przypisany kod Qr, Osoba wyznaczona do obsługi, Informacje o kwalifikacjach Lidera przeprowadzającego serwis, Czy ktoś jeszcze obsługuje to urządzenie, Kiedy rozpocznie się obsługa serwisowa, Dodatkowe koszty (10) w zakładce tej Koordynator ma możliwość dopisania do zlecenia, dodatkowych poniesionych kosztów związanych z realizacją zlecenia np. za wykonanie dodatkowej usługi Aby dodać dodatkową usługę, należy wybrać ją z listy rozwijanej (21), a następnie uzupełnić pola (22) w których podajemy ilość roboczo/godzin i stawkę za wykonaną usługę. W pozycji (23) podajemy szacunkowy koszt, jaki może wynieść dodatkowa usługa. W pozycji (24) zostanie wyliczony automatycznie koszt wykonania dodatkowej usługi przeliczony na podstawie faktycznie wypracowanych roboczo/godzin i stawki jednostkowej za roboczo/godzinę pracy. Jeżeli koszt usługi dla klienta nie zostanie automatycznie przeliczony wybieramy przycisk (25) służący do odświeżania pozycji. 68

69 4.2.3 Liderzy/Specjaliści W trakcie edycji zlecenie Koordynator chcąc sprawdzić status Lidera może przejść do zakładki Liderzy/Specjaliści (1) W zakładce Liderzy/Specjaliści zostały zawarte i wyszczególnione najważniejsze dane o statusie pracy Lidera serwisu, takie jak: (2) informacja, kto obsługuje dane urządzenie, (3) informacja o statusie pracy nad urządzeniem, (4) lokalizacja GPS informująca gdzie znajduje się Lider serwisu, Koszty dojazdów W zakładce koszty dojazdów Koordynator serwisu ustala poniesiony koszt dojazdu zespołu/ów serwisowego do klienta. W zakładce tej pojawią się wszystkie zespoły serwisowe przypisane do danego zlecenia. 1 Aby ustalić koszty dojazdu ekipy serwisowej, należy z listy zespołów serwisowych zaznaczyć dany zespół i wybrać przycisk Edytuj (1). W otwartym oknie wpisujemy ilość przebytych kilometrów oraz stawkę za 1 kilometr (2). 69

70 2 3 Po uzupełnieniu danych kończymy wybierając przycisk Zapisz (3). 70

71 4.3 Dodatkowe funkcje modułu zlecenia Po zalogowaniu się, automatycznie (każdorazowo) otworzy nam się moduł Zlecenia Na moduł Zlecenia składają się: (1) zakładka Lista zleceń, (2) zakładka Zgłoszenia, (3) zakładka Kalendarz, (4) zakładka Mapa, Lista zleceń Zakładka Lista zleceń serwisowych przedstawia wszystkie wystawione zlecenia wraz z najważniejszymi informacjami. 71

72 Na zakładce Lista zleceń możemy wystawiać nowe zlecenia, edytować, podglądać oraz usuwać istniejące zlecenia wybierając odpowiednie przyciski. Za pomocą przycisków możemy filtrować zlecenia z bieżącego dnia, 3 dni, tygodnia oraz miesiąca, dodatkowo wybierając z listy rozwijanej Lidera Zespołu serwisowego możemy wyświetlić wszystkie zlecenia wystawiona na danego Lidera. Zlecenia można także filtrować według: daty wystawienia zlecenia, daty rozpoczęcia zlecenia, numeru zlecenia, statusu zlecenia, nazwy klienta, obiektu klienta, daty planowanego zakończenia, 72

73 4.3.2 Zgłoszenia Serwisowe Zakładka Zgłoszeń serwisowych służy do przyjmowania zleceń otrzymanych od klienta. 8 Koordynator otrzymując nowe zgłoszenie od klienta zostaje poinformowany o tym fakcie poprzez wyświetlenie się komunikatu zawierającego takie informacje jak: Ilość zgłoszeń Kto zleca Po zatwierdzeniu wyświetlonego komunikatu zostajemy automatycznie przeniesieni do zakładki Zgłoszenia serwisowe: Więcej informacji znajdziesz w instrukcji dla Klienta Serwisu. 73

74 Zakładkę Zgłoszeń serwisowych dzielimy na dwie części, Zgłoszenia serwisowe oczekujące na reakcję (1) oraz Historyczne zgłoszenia (2). Aby przyjąć/odrzucić otrzymane zlecenie zaznaczamy z listy zgłoszeń interesującą nas pozycję i klikamy Szczegóły (3) Aby przyjąć zgłoszenie należy przypisać obiekt oraz urządzenia wskazane przez Klienta w zgłoszeniu. W celu przypisania obiektu klikamy (4), następnie z listy rozwijanej wybieramy odpowiedni budynek lub dodajemy nowy klikając (5) następnie kończymy klikając Zapisz (6). 6 5 Prawidłowo przypisany budynek zostaje potwierdzony znakiem ptaszka (7). Kolejnym krokiem jest przypisanie urządzeń, w tym celu klikamy (8) następnie wykonujemy analogiczne czynności jak w przypadku przypisywania budynku. Czynność tę wykonujemy jednorazowo dla każdego budynku i urządzenia!! 74

75 Po wykonaniu ww. czynności zatwierdzamy przyjęcie zlecenia klikając Akceptuj (9), w efekcie, czego zostaje wygenerowane częściowo już uzupełnione zlecenie serwisowe Kalendarz Zakładka Kalendarz dzieli się na dwie części: (1) Kalendarz (2) Lista zespołów serwisowych (część wspólna dla zakładki Kalendarz i Mapa) W części kalendarza Koordynator ma możliwość podejrzenia wystawionych zleceń w formie graficznej, szybkiego podglądu najważniejszych informacji o zleceniu oraz wpisania w kalendarz nowych zleceń. 1 2 Aby szybko podejrzeć informacje dotyczące danego zlecenia wystarczy najechać kursorem na wybrane zlecenie (3) lub możemy kliknąć w zlecenie co spowoduje przejście do edycji tego zlecenia. 75

76 4 3 Klikając przycisk Nowe zlecenie (3), możemy wystawić zlecenie bezpośrednio z poziomu kalendarza. Na liście zespołów serwisowych możemy podejrzeć informacje o liderach serwisu i statusie ich pracy. Zakładka zespoły serwisowe Mapa służy do podglądu lokalizacji i statusu pracy zespołów serwisowych. 76

77 77

78 4.4 Protokoły serwisowe Po zakończeniu realizacji zlecenia serwisowego Koordynator może wygenerować ogólny Protokół zlecenia serwisowego oraz Karty Obsługi serwisowej dla poszczególnych urządzeń. W celu wygenerowania Protokołu serwisowego należy otworzyć wybrane zlecenie, a następnie wybrać Pobierz protokół zlecenia (1), 1 Protokół otwieramy/zapisujemy 9 przy pomocy okna dialogowego przeglądarki internetowej. Protokoły generowane są w formacie.pdf, do otwarcia ich niezbędny jest program obsługujący pliki.pdf np. Adobe Reader. 9 Okno zapisu może różnić się od siebie w zależności od wykorzystywanej przeglądarki internetowej. Powyższy przykład został zaprezentowany przy użyciu przeglądarki internetowej Mozilla Firefox. 78

79 Przykładowy protokół obsługi serwisowej 1 79

80 W celu pobrania Karty obsługi serwisowej dla poszczególnego urządzenia należy przejść do zakładki Urządzenia (2), a następnie wybrać Pobierz kartę obsługi urządzenia (3) 2 3 Następnie powtarzamy czynności opisane dla Pobrania protokołu serwisowego. Przykładowy protokół obsługi urządzenia 1 80

81 Rozdział 5: Czynności Moduł zawiera informacje o wszystkich wyspecyfikowanych i możliwych do wykonywania przez Mobilnych Liderów usługach. Koordynator Usług dowolnie określa te czynności, przewidywany czas potrzebny do ich realizacji, ceny, wymagane kwalifikacje oraz normatywne ilości zużycia materiałów, zapewniające prawidłowe wykonanie wszystkich zleconych prac. W module Czynności znajdują się wszystkie usługi, które zdefiniowaliśmy w module Biblioteka zakładka Czynności i odwrotnie wszystkie zdefiniowane usługi w module Czynności pojawią się w module Biblioteka zakładka Czynności. W celu zdefiniowania nowej usługi należy przejść do modułu Czynności (1) i wybrać Nowy (2). 1 2 Następnie w otwartym oknie uzupełniamy następujące dane: wpisujemy nazwę czynności (3), ustalamy szacunkowy czas wykonania usługi oraz ilość punktów za jej czasowe wykonanie (4), z listy rozwijanej wybieramy typ rozliczenia za usługę oraz stawkę VAT (5), w polu dodatkowy opis możemy szczegółowo opisać usługę (6), Następnie przechodzimy do dolnego okna w którego skład wchodzą następujące zakładki: zużycie materiału (1), 81

82 wymagane kwalifikacje (2), cenniki (3), pomoc (4), Zużycie materiału W zakładce zużycie materiału (1) przypisujemy do usługi materiały eksploatacyjne i części, które zostaną zużyte w czasie przeprowadzania czynności serwisowych. W celu dodania do listy materiałów należy wybrać przycisk Nowy (2). W otwartym oknie z drzewa produktów, wybieramy interesujący nas materiał (3) i podajemy jego ilość, następnie wybieramy przycisk Zapisz (5) Wymagane kwalifikacje W zakładce wymagane kwalifikacje (2) przypisujemy do usługi kwalifikacje/uprawnienia niezbędne do jej wykonania przez Lidera serwisu. W celu dodania kwalifikacji należy wcisnąć przycisk Nowy (3), a następnie z listy rozwijanej wybrać odpowiednią kwalifikację (4). Kończymy wybierając przycisk Zapisz (5)

83 Zakładka Cenniki W zakładce Cenniki (3) ustalamy cenę za wykonanie usługi, w tym celu z listy zdefiniowanych cenników wybieramy odpowiednią pozycję, klikamy w pole cena netto (4) i wpisujemy wartość usługi. 4 Zakładka Pomoc Funkcjonalność w trakcie implementacji. 83

84 Rozdział 6: Cenniki W ramach Cennika Koordynator Usług ma możliwość oszacowania stawek cenowych za wykonanie określonych prac. Na liście cennikowej określa się ceny np. za urządzenia, części, usługi czy eksploatację. 2 Aby utworzyć nowy cennik należy przejść do modułu Cenniki (1), a następnie kliknąć przycisk Nowy (2). 1 W ten sposób uzupełniamy nowy cennik o kluczowe dane: Powyżej zaznaczono 3 podstawowe kroki, niezbędne do prawidłowego utworzenia Cennika: (1) Nazwa cennika (2) Informacje dodatkowe (3) Kopiuj ceny z cennika Po wykonaniu ww. czynności klikamy Zapisz (4). Po zapisaniu nowego cennika zakładki (5), (6), (7) i (8) zostaną automatycznie uzupełnione o dane, które wcześniej wprowadziliśmy w modułach Towary i Usługi. Teraz już tylko od nas zależy, które z towarów czy usług znajdą się w naszym cenniku i jaka będzie ich wartość. 84

85 Ceny towarów i usług zmieniamy klikając dwukrotnie w pole cenna netto (9). Po wpisaniu cen w odpowiednich dla definiowanego cennika pozycjach możemy przliczyć narzut/rabat dla cennika uzupełniając pole (10) a następnie klikając Przelicz cennik (11). Po przeliczeniu cennika możemy go zapisać wybierając przycisk Zapisz i zamknij (12). 85

86 Rozdział 7: Umowy serwisowe Moduł służy do ewidencjonowania stałych umów ze Zleceniodawcami. Wyznaczamy tutaj okres obowiązywania Umowy, zakres i przedmiot prac, ceny za określone czynności, czasy reakcji od momentu zgłoszenia Zlecenia do rozpoczęcia prac oraz inne istotne informacje związane z zawartą Umową. 1 2 Aby utworzyć nową umowę serwisową należy przejść do Umowy Serwisowe (1), a następnie kliknąć przycisk Nowy (2). W ten sposób uzupełniamy umowę serwisową o kluczowe dane Powyżej zaznaczono 8 podstawowych kroków, niezbędnych do prawidłowego utworzenia Umowy Serwisowej: (1) wybieramy klienta, z którym mamy podpisaną umowę, (2) wpisujemy datę zawarcia umowy, (3) wybieramy cennik, (4) wybieramy okres trwania umowy serwisowej, (5) wpisujemy numer własny umowy serwisowej, (6) wybieramy formę kontaktu z klientem, (7) uzupełniamy informacje dotyczące okresu wypowiedzenia i przypomnienia o wygaśnięciu umowy (8) wybieramy uprawnienia pracowników klienta (na liście pojawią się pracownicy klienta, których zdefiniowaliśmy podczas tworzenia kartoteki klienta) np. czy dany pracownik odpowiada za składanie zleceń, odbiór prac serwisowych lub przyjęcie faktury, Po wykonaniu ww. czynności klikamy Zapisz (9). 86

87

88 Następnie możemy uzupełnić dane dodatkowe: (1) Uwagi, (2) Struktura i listy kontrolne, (3) Cenniki, (4) Dokumenty, Aby dodać obiekty oraz urządzenia objęte umową serwisową należy przejść do zakładki (2), a następnie z listy po lewej (5) i listy po prawej stronie (6) wybrać obiekty i urządzenia, które podlegają umowie serwisowej. W dolnej części panelu znajduje się podsumowanie obiektów i urządzeń u kontrahenta (7) oraz podsumowanie obiektów i urządzeń, jakie obejmiemy umową serwisową (8) Po dodaniu obiektów i urządzeń możemy przejść na zakładkę Listy kontrolne (9) (urządzenia, które dodaliśmy do umowy są pogrupowane wg. Producentów, aby podejrzeć interesujące nas urządzenie klikamy dwukrotnie w nazwę producenta lub raz w strzałkę po lewej stronie przy nazwie producenta), następnie zaznaczamy kursorem wybrane urządzenie w celu sprawdzenia przypisanych list kontrolnych. Jeżeli do urządzeń nie zostały przypisane żadne Listy kontrolne, a wymagają tego zapisy w umowie, należy je dodać. Kolejnym krokiem, jaki można wykonać (wynikającym z zapisów w umowie) jest określenie czasów reakcji serwisu oraz cen za poszczególne usługi, w tym celu przechodzimy do zakładki Cenniki (3). 88

89 Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać jest określenie czasów reakcji serwisu (10) na wezwanie klienta. W części określającej czasy reakcji, mamy trzy możliwości określenia czasów reakcji: Max. Czas reakcji w dni robocze Max. Czas reakcji w dni wolne Max. Czas reakcji w dni świąteczne Następnie możemy przypisać rabaty (11) za: Ilość budynków Ilość urządzeń Rabaty przeliczamy klikając przycisk Przelicz ceny dla budynku (12) Dodatkowo mamy możliwość dodania rabatów na urządzenia, części, elementy składowe czy też usługi (13) np., gdy w zakres umowy serwisowej wchodzi także montaż urządzeń i objęcie ich ochroną serwisową. Ostatnim krokiem, jaki możemy wykonać w trakcie tworzenia umowy serwisowej, jest podpięcie pod nią dokumentów np. skany faktur, umowy w wersji papierowej, protokołów W tym celu przechodzimy do zakładki Dokumenty (4), a następnie klikamy Nowy (14), następnie wybieramy typ pliku (15) i wyszukujemy dokument, który chcemy zamieścić z dysku naszego komputera za pomocą przycisku Przeglądaj (16), całą czynność kończymy klikając Wgraj (17) (dodatkowo możemy dodać komentarz do załączanego pliku w polu Opis (18). 89

90 Po wypełnieniu wszystkich danych, tworzenie umowy serwisowej możemy zakończyć wybierając przycisk Zapisz i zamknij (19). 90

91 Rozdział 8: Raporty Moduł raporty służy do generowania raportów przedstawiających przychody uzyskane na podstawie wykonywanych zleceń serwisowych. W systemie istnieje możliwość wygenerowania czterech rodzajów raportów: Raport przychodów za usługi serwisowe na pojedynczym urządzeniu Raport przychodów za usługi serwisowe w obiekcie Raport przychodów za usługi serwisowe na kliku urządzeniach Raport przychodów za usługi serwisowe wykonanych dla konkretnego klienta W celu utworzenia raportu przychodów za wykonane usługi serwisowe należy przejść do modułu Raporty (1) i wybrać interesujący nas rodzaj raportu Raport szczegółowy przychodów z pojedynczego urządzenia - w celu wygenerowania raportu dla pojedynczego urządzenia należy wybrać: Urządzenie (2), a następnie z listy rozwijanej klienta (6), obiekt (7), okres czasu (8) oraz urządzenie, dla którego ma zostać wygenerowany raport. Tworzenie raportu kończymy przyciskiem Wybierz (9). 9 91

92 10 Dodatkowo po przejściu na zakładkę wykresy (10), możemy podejrzeć raport w formie wykresu graficznego. Raport szczegółowy przychodów za wykonane usługi serwisowe w danym budynku w celu wygenerowania raportu dla danego obiektu należy wybrać Obiekt (3), następnie za pomocą Wybierz (11) przechodzimy do okna wyboru obiektu Analogicznie jak w powyższym przykładzie ustalamy zakres czasu. Po wybraniu właściwego budynku, generowanie raportu kończymy przyciskiem wybierz (9). 12 Wybierając symbol wykresu (12) po prawej stronie raportu, możemy podejrzeć szczegółowy raport dla pojedynczego urządzenia z raportu zbiorczego oraz raport w formie wykresu graficznego. 92

93 Raport szczegółowy przychodów z wielu urządzeń w celu wygenerowania raportu szczegółowego z napraw wielu urządzeń należy wybrać Urządzenia (4), następnie wybieramy Wybierz urządzenia (13) w celu przejścia do karty dodawania urządzeń Z listy rozwijanej (6) wybieramy Klienta, z listy urządzenia klienta wybieramy budynek i zaznaczamy urządzenie do raportu. Za pomocą przycisków (14) przenosimy urządzenia w celu dodania/usunięcia z raportu. Generowanie raportu kończymy przyciskiem Wybierz (9). 93

94 Raport szczegółowy przychodów za wykonane usługi serwisowe u Klienta w celu wygenerowania raportu szczegółowego z przeprowadzonych napraw u klienta należy wybrać Klient (5), następnie z listy klientów (6) wybrać żądaną pozycję. 6 94

95 Rozdział 9: Ustawienia Koordynator Usług posiada możliwość wprowadzania dowolnych ustawień systemowych, firmy oraz Użytkownika. Personalizuje posiadany system, dzięki czemu praca przebiega sprawnie i intuicyjnie. W ramach tego modułu może wprowadzić dodatkowe informacje np. dni wolne od pracy. Moduł ustawienia dzieli się na: Ustawienia systemowe (1) Ustawienia firmy (2) Ustawienia użytkownika (3) Informacje o licencji (4) Dni wolne (5) Ustawienia systemowe (1) W ustawieniach systemowych możemy ustawić takie parametry jak: GRID_REFRESH_DELAY_SEC parametr ten służy do określania częstotliwości odświeżania okienek (wyrażony jest w sekundach). MAP_REFRESCH_DELAY_SEC parametr ten służy do określania częstotliwości odświeżania pozycji na mapie (wyrażony jest w sekundach). Ustawienia firmy (2) W ustawieniach firmy możemy ustawić takie parametry jak: REACTION_TIME_ON_WORKINGDAYS_FOR_COMMISSION_WITHOUT_AGREEMENT_IN_HOURS parametr ten służy do określenia czasu reakcji serwisu w dni robocze (wyrażony jest w godzinach). 95

96 CURRENCY parametr ten służy do określenia waluty REACTION_TIME_ON_FREEDAYS_ FOR_COMMISSION_WITHOUT_AGREEMENT_IN_HOURS parametr ten służy do określania czasu reakcji serwisu w dni wolne od pracy (wyrażony jest w godzinach). REACTION_TIME_ON_CHRISTMAS_ FOR_COMMISSION_WITHOUT_AGREEMENT_IN_HOURS parametr ten służy do określania czasu reakcji serwisu w dni świąteczne (wyrażony jest w godzinach). AGREEMENT_NUMBER_PREFIX parametr ten służy do określenia początkowego identyfikatora umów serwisowych INVOICE_NUMBER_PREFIX parametr ten służy do określenia początkowego identyfikatora zleceń serwisowych Ustawienia użytkownika (3) W ustawieniach użytkownika możemy ustawić domyślny język programu, zmieniając parametr DEFAULT_LANGUAGE. W przypadku ustawień (1) do (3) zmian parametrów dokonujemy klikając w odpowiednim polu w pozycji wartość ustawienia i wpisujemy odpowiednią wartość. Informacje o licencji (4) W informacjach o licencji znajdziemy informacje o wykupionej licencji na oprogramowanie E-SERVICE takie jak: Dane serwerowe Aktualizacja i pomoc techniczna Ograniczenia Dodatki 96

97 Dni wolne (5) W zakładce dni wolne możemy zdefiniować: Święta stałe Święta ruchome W celu dodania do kalendarza dni świątecznych należy wybrać Nowy (6) i uzupełnić dane (7). Powyższą czynność kończymy wybierając Zapisz (8). 97

98 Część 2 Aplikacja mobilnego Lidera serwisu Rozdział 10: Konfiguracja i logowanie Pierwszą czynnością po zainstalowaniu Aplikacji jest konfiguracja połączenia z serwerem. Robimy to tylko raz, przy pierwszym uruchomieniu programu. W tym celu uruchamiamy Aplikację Mobilnego Lidera Na ekranie startowym klikamy w ikonę ustawień (1). W oknie konfiguracyjnym (2) wpisujemy otrzymane od Dystrybutora parametry konfiguracyjne: adres IP (lub domena) oraz port komunikacji. Wprowadzone parametry potwierdzamy klikając OK (3) i powracamy do ekranu logowania. Aby zalogować się do Aplikacji Mobilnego Lidera wprowadzamy uzyskany od Koordynatora Serwisu User ID: login oraz hasło (4) i wciskamy przycisk Zaloguj (5). Gdy wszystkie dane są prawidłowe, powinien pojawić się ekran synchronizacji danych z serwerem. 6 98

99 Pasek zaawansowania procesu (6) informuje nas o postępie synchronizacji danych z serwerem. Przy dużej ilości danych może to potrwać kilka chwil. Po zakończeniu procesu synchronizacji naszym oczom powinien pojawić się ekran główny z listą Zleceń Serwisowych do realizacji. 99

100 Rozdział 11: Rozpoczęcie pracy nad zleceniem Aby rozpocząć pracę nad Zleceniem klikamy w Zlecenie (1), do którego realizacji zamierzamy przystąpić. Otworzy się wówczas ekran informacyjny (2), na którym widnieją podstawowe dane Zlecenia: nazwa Obiektu Klienta, do którego się udajemy, nr Zlecenia, data wykonania Zlecenia, personalia osoby kontaktowej na Obiekcie Klienta wraz z bezpośrednim numerem telefonu do niej W dolnej części ekranu widoczne są trzy ikony. Kliknięcie ikony Zadzwoń (3) pozwala nawiązać połączenie telefoniczne z osobą odpowiedzialną za Zlecenie Serwisowe na Obiekcie Klienta. Kliknięcie ikony Prowadź do (4) pozwala skorzystać z funkcji nawigacji, wytyczając trasę z bieżącego punktu do Obiektu Klienta. Kliknięcie tej ikony jest istotne z punktu widzenia funkcjonalności systemu informatycznego e-service, gdyż informacja o przystąpieniu do realizacji Zlecenia automatycznie zmienia status Zlecenia na Panelach Koordynatora Serwisu i Klienta. Obie strony wiedzą wówczas, iż Lider Serwisu rozpoczął realizację konkretnego Zlecenia. Kliknięcie ikony Lista urządzeń (5) pozwala przejść do listy Urządzeń, przeznaczonych do czynności serwisowych. Gdy na Liście Urządzeń przytrzymamy palcem wybrane Urządzenie (6), wejdziemy w opcję edycji danych Urządzenia (7). Możemy wówczas modyfikować lub uzupełniać informacje o Urządzeniu. Modyfikacje zatwierdzamy wybierając klawisz (8). Możemy również zrezygnować z wprowadzonych zmian, wybierając klawisz (9). Modyfikacje te, po zakończeniu Zlecenia, zaktualizują dane o Urządzeniu na serwerze. 100

101 Klikając w ikonę (10) możemy dodać do zlecenie nowe urządzenie np. w sytuacji, gdy klient stwierdzi, że chciałby, aby przeprowadzić mu serwis urządzenia, którego wcześniej nie zlecił. Klikając w Urządzenie (11) na ekranie pojawia się menu (12), pozwalające rozpocząć pracę na Urządzeniu, przejść do funkcji Podgląd (funkcja pozwalająca zapoznać się z Czynnościami jakie powinien wykonać Lider serwisu na danym zleceniu) lub przerwać wybraną czynność (w razie przypadkowego kliknięcia). Dokonany wybór potwierdzamy wciskając klawisz OK (13). Wybór opcji 101

102 Podgląd, w porównaniu do Rozpoczęcia pracy, daje nam dostęp praktycznie do tych samych ekranów, jednak nie powoduje zmian statusów wybranego Zlecenia, nie wprowadzając tym samym w błąd tak Koordynatora Serwisu jak i Klienta Gdy już rozpoczęliśmy działania na Urządzeniu, naszym oczom pojawia się kilka zakładek Dzięki zakładce Info uzyskujemy szczegółowe informacje o Urządzeniu (14) (nazwę, nr seryjny, parametry Urządzenia oraz lokalizację). Kolejna zakładka (Listy Kontrolne) (15) stanowi jeden z ważniejszych elementów Aplikacji Mobilnego Lidera. To dzięki Listom Kontrolnym serwisant realizuje czynności zgodnie z zasadami sztuki serwisowej (realizuje wszystkie czynności wymagane przy realizacji konkretnego zadania). Listy te są także nieocenioną pomocą dla mniej doświadczonych serwisantów, 102

103 gdyż prowadzą go krok po kroku podczas realizacji czynności serwisowych, nie pozwalając na pominięcie jakiegokolwiek istotnego elementu działań serwisanta. 103

104 Rozdział 12: Listy kontrolne Listy kontrolne są strukturą 4-poziomową. Każdy element struktury może składać się z przynajmniej jednego elementu struktury niższego stopnia. I tak najwyższym poziomem jest Szablon. Może się on składać z jednego lub kilku Zadań. W skład Zadania wchodzi jedna lub kilka Czynności. Podobnie jest z Czynnościami, na które składają się Akcje. Akcja jest najbardziej elementarnym krokiem w strukturze Listy Kontrolnej. Może się również zdarzyć w przypadku prostych Szablonów Zadań - iż nie ma sensu tworzyć Czynności, w których skład wchodziłaby jedna Akcja. W takiej sytuacji Koordynator Serwisu przy tworzeniu Szablonów może pominąć Czynności, podpinając Akcje bezpośrednio pod Zadanie. Powyższa struktura List Kontrolnych w ramach Aplikacji Mobilnego Serwisanta została zaprezentowana na zrzutach ekranów: 2 1 Na najniższym poziomie List Kontrolnych (Akcjach) istnieje możliwość odznaczania poszczególnych Akcji z osobna (1) (opcja dla Serwisanta z mniejszym doświadczeniem) lub też zaznaczenia wszystkich Akcji zbiorczo (2) (ułatwienie dla Serwisanta o dużym doświadczeniu, dla którego Akcje mogą być pomocne, aczkolwiek nie niezbędne). W tym miejscu należy zaznaczyć, iż Akcje nie tylko pełnią funkcję szczegółowych poleceń, lecz mogą być także źródłem informacji (np. w ramach dokonywanych pomiarów określonych parametrów). W ramach Akcji możemy wyszczególnić: Odpowiedź otwartą Lider ma tutaj możliwość wpisania odpowiedzi (informacji) na konkretne pytanie, Odpowiedź jednokrotnego wyboru możliwość zaznaczenia tylko jednej odpowiedzi (np. TAK lub NIE), Odpowiedź wielokrotnego wyboru istnieje możliwość zaznaczenia kilku odpowiedzi jednocześnie z wprowadzonej wcześniej przez Koordynatora Serwisu listy, Polecenie zawiera konkretne polecenie do wykonania w ramach czynności serwisowych, 104

105 Pytanie o wartość funkcja przydatna przy dokonywaniu pomiarów różnych parametrów Urządzenia w ramach prowadzonych czynności serwisowych (np. temperatura, prędkość przepływu itp.) Przypisanie QR Code polecenie to jest stosowane w ramach wizyty serwisowej, które pozwala na nadanie unikalnego identyfikatora dla Urządzenia w ramach pierwszej wizyty Lidera, podczas której dokonywana jest inwentaryzacja majątku Klienta w ramach podpisanej umowy serwisowej. 105

106 Rozdział 12: Qr Code i BAR Code Gdy Lider Serwisu odwiedza kolejny raz Klienta, u którego była już przeprowadzana inwentaryzacja urządzeń objętych Umową Serwisową, na zakładce OR-CODE (1) widoczny będzie nadany unikalny kod QR (2). Lider Serwisu może w każdym momencie go zmienić (np. z powodu stania się nieczytelnym), naklejając nowy kod QR na Urządzenie i przypisując go ponownie do Urządzenia (3) będącego już w naszym systemie. W przypadku, gdy na zakładce nie ma kodu QR, wówczas Lider może wyposażyć Urządzenie w kod (nakleić); najczęściej jest to robione podczas pierwszej wizyty Jeśli Urządzenie wyposażone jest w kod paskowy (BAR CODE), wówczas możemy go zeskanować (4). Tym samym, po synchronizacji danych z serwerem, kartoteka Urządzenia zostanie uzupełniona o kod paskowy

107 Rozdział 13: Tworzenie multimediów Bardzo ważnym elementem Aplikacji Mobilnego Lidera Serwisu jest możliwość tworzenia multimediów (zdjęcie, nagranie video, notatka dźwiękowa). Dzięki nim Lider może zarejestrować nieprawidłowości, które zastał w momencie przybycia na miejsce Zlecenia (np. ingerencję osób nieupoważnionych), nieprawidłową pracę Urządzenia czy też inne istotne informacje (dla firmy serwisowej jak i dla Zleceniodawcy). Nie musi przy tym korzystać z innych urządzeń czy też tworzyć notatek ręcznie. Aby utworzyć multimedia należy wybrać odpowiedni przycisk (zdjęcie (1), nagranie video (2), notatka dźwiękowa (3)). Uruchomiona zostanie wówczas odpowiednia aplikacja w telefonie, dzięki której będziemy mogli zarejestrować pożądane media. Podczas tworzenia zdjęć i materiałów video proszę zwrócić uwagę na rozdzielczość rejestrowanych mediów. Zbyt duża rozdzielczość powodować będzie generowanie plików o sporych rozmiarach w MB (megabajtach), natomiast zbyt mała rozdzielczość powodować będzie małą czytelność zarejestrowanych obrazów Rozdzielczość (4) możemy zmieniać w ustawieniach zaawansowanych aparatu (5), który wywołany zostanie po wybraniu klawisza (1) (zdjęcie) lub (2) (video). 4 5 Tak wykonane multimedia zostają natychmiast przesłane na serwer. O poziomie zaawansowania transmisji informuje nas pasek postępu (6). 107

108 6 7 7 Żółty kolor paska postępu informuje nas o przesyłaniu pliku na serwer oraz stopniu zaawansowania transferu. Gdy pasek postępu dojdzie do końca i zmieni kolor na zielony, świadczy to o tym, że plik został przesłany na serwer i jest dostępny dla Koordynatora Serwisu w jego Panelu. Wszelkie pliki multimedialne, które zostały utworzone w ramach realizowanego Zlecenia, widoczne są na zakładce Multimedia (patrz rysunek wyżej). W przypadku większej liczby plików klawisz filtr (7) pozwala nam ograniczyć listę wyświetlanych multimediów do wybranego przez nas typu plików. 108

109 Rozdział 14: Praca z dokumentami Zakładka Dokumenty pełni dwojaką funkcję. Możemy w niej znaleźć dokumenty przesłane przez Koordynatora Serwisu (np. dokumentację DTR, instrukcję obsługi, dokument z kodami błędów itp.), stanowiące pomoc dla Lidera Serwisu w ramach realizowanych zleceń serwisowych. W ramach tej zakładki Lider Serwisu może również sam dodawać dokumenty znajdujące się na jego smartfonie do Urządzenia ze Zlecenia podczas realizacji czynności serwisowych (np. dokument przesłany przez Klienta drogą mailową). Aby to uczynić Lider Serwisu musi kliknąć w przycisk (1), skorzystać z Menedżera Plików w celu odnalezienia wymaganego pliku (2 i 3), zaznaczyć go (4) i wgrać do Aplikacji (5) Na liście Dokumentów pojawi się wybrany przez Lidera plik (6). Podobnie jak w przypadku Multimediów pasek postępu będzie informował Lidera o zaawansowaniu przesyłania na serwer dodanego pliku (żółty rosnący pasek będzie informował o zaawansowaniu przesyłania pliku, zielony zaś o zakończeniu transferu). 109

110 Rozdział 15: Tworzenie dokumentacji powykonawczej Jedną z wielu istotnych funkcji systemu informatycznego e-service jest tworzenie w tle prac realizowanych przez Lidera Serwisu powykonawczej dokumentacji wykonanych czynności serwisowych. W przeciwieństwie do tradycyjnej formy papierowej wygenerowanie kompletnej dokumentacji sprowadza się do kilku kliknięć i odebrania podpisu od Klienta. 2 1 W tym celu na ekranie głównym, na zakończonym Zleceniu (ze statusem Zrealizowano brak wszystkich protokołów), do którego zamierzamy wygenerować dokumentację po serwisową, przytrzymujemy palec (1). Wywołamy w ten sposób menu, z którego wybieramy opcję Wystaw protokół (2). Na liście wybieramy Urządzenie (Urządzenia), dla których ma zostać wygenerowana dokumentacja po serwisowa (3). Wciskamy przycisk PODPIS (4) i naszym oczom powinna ukazać się lista osób odpowiedzialnych w Obiekcie Klienta za odbiór czynności serwisowych (w przypadku braku Osoby na liście możemy dane personalne wpisać ręcznie). Zaznaczamy Osobę odbierającą lub wpisujemy ręcznie dane Osoby odbierającej (5), wciskamy przycisk OK (6) i podajemy smartfona Klientowi, który na jego ekranie składa podpis (7), potwierdzając tym samym realizację Zlecenia serwisowo naprawczego. Po złożeniu podpisu zatwierdzamy podpis (8). 7 8 Gdy cała procedura tworzenia dokumentacji po serwisowej zakończyła się pomyślnie, Zlecenie (1) powinno zniknąć z ekranu. 110

111 W tym momencie Lider Serwisu może przystąpić do realizacji kolejnych, czekających na niego Zleceń. 111

112 Część 3 Panel Klienta Rozdział 16: Rejestracja użytkownika panelu klienta W celu rozpoczęcia pracy z panelem Klienta systemu e-service należy uruchomić przeglądarkę internetową i wpisać otrzymany od dostawcy usług serwisowych adres IP lub odpowiednio skonfigurowaną domenę. W otwartym oknie logowania należy kliknąć przycisk Rejestracja (1). 1 W kolejnym kroku w oknie Token (2) wklejamy otrzymany od dostawcy usług serwisowych token rejestracyjny (token otrzymujemy pocztą elektroniczną). Następnie wybieramy przycisk Dalej (3). 112

113 2 3 W kolejnym kroku wypełniamy formularz rejestracyjny, który możemy wypełnić na dwa sposoby: (1) Skrócony formularz (obowiązkowy): nazwa firmy, skrócona nazwa firmy, administratora (login do panelu), hasło administratora, powtórzenie hasła administratora, (2) pełen formularz (nieobowiązkowy): nazwa firmy, skrócona nazwa firmy, ulica, numer budynku, 113

114 numer lokalu, kod pocztowy, , nip, regon, KRS, administratora (login do panelu), hasło administratora, powtórzenie hasła administratora, imię administratora nazwisko administratora, telefon administratora, 2 3 Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego należy wybrać przycisk Rejestruj (3). 114

115 Rozdział 17: Logowanie do systemu Po zakończeniu rejestracji możemy przejść do zalogowania się w systemie, w tym celu należy w uruchomionej przeglądarce internetowej wpisać otrzymany od autoryzowanego dystrybutora adres IP lub odpowiednio skonfigurowaną domenę. W otwartym oknie logowania należy wpisać User ID: login (1) i hasło (2). Po wpisaniu danych logowania wciskamy przycisk Zaloguj (3)

116 Rozdział 18: Moduł Pracownicy W ramach modułu Pracownicy będziemy definiowali kartoteki pracowników (użytkowników systemu), którzy będą odpowiedzialni za zgłoszenia serwisowe. Definiowanie kartotek pracowników rozpoczniemy od zdefiniowania stanowisk pracy oraz ról użytkownika w systemie Stanowiska W zakładce stanowiska definiujemy nazwy stanowisk pracy np. Kierownik sklepu, kierownik obiektu, koordynator ds. serwisu itp. Zdefiniowanie stanowisk pracy jest niezbędne do tworzenia ról pracowników w systemie oraz tworzenia kartotek pracowników. Aby zdefiniować nazwę stanowiska pracy należy przejść do modułu Pracownicy (1) i wybrać zakładkę Stanowiska (2). 1 3 Następnie wybieramy przycisk Nowy (3)

117 W otwartym oknie wpisujemy nazwę stanowiska pracy (4) i zapisujemy wprowadzone dane wybierając przycisk Zapisz (5) Role Zakładka role służy do określania poziomów uprawnień dostępu do modułów i funkcji systemu dla poszczególnych stanowisk. Aby zdefiniować rolę należy przejść do modułu Pracownicy (1) i wybrać zakładkę Stanowiska (2). Następnie wybieramy przycisk Nowy (3). 1 3 Następnie wybieramy przycisk Nowy (3) 2 117

118 W otwartym oknie wpisujemy nazwę roli (4) oraz zaznaczamy na liście (5) po prawej stronie okna moduły i funkcje, które chcemy przypisać do nowej roli. Przy tworzeniu roli która ma posiadać wszystkie uprawnienia np. Administrator systemu, możemy jednym kliknięciem przypisać wszystkie uprawnienia wybierając przycisk Zaznacz wszystkie uprawnienia (6). Kończymy wybierając przycisk Zapisz (7) Nowy Pracownik W celu zdefiniowania nowego Pracownika w systemie należy przejść do modułu Pracownicy (1) i wybrać Nowy (2). 1 2 W otwartym oknie, na zakładce Użytkownicy uzupełniamy wszystkie dane (3): imię i nazwisko pracownika, , telefon kontaktowy, z listy rozwijanej wybieramy stanowisko, z listy rozwijanej wybieramy budynek za który odpowiedzialny jest dany pracownik, zaznaczamy pole zaufany jeżeli chcemy, aby ten pracownik mógł wysyłać zgłoszenia do firm serwisowych 118

119 3 Po wypełnieniu danych podstawowych przechodzimy na zakładkę Użytkownik (4). W zakładce użytkownik nadajemy pracownikowi Login i Hasło (5) za pomocą, których pracownik będzie logował się do systemu. Następnie z listy rozwijanej wybieramy rolę (6) użytkownika, która określa, do jakich funkcji i modułów systemu pracownik będzie miał dostęp Po wyborze zdefiniowanej wcześniej roli w kolumnie Rola (7) możemy zobaczyć jakie prawa dostępu miała zdefiniowane ta rola, następnie w kolumnie Użytkownik (8) na liście możemy zaznaczyć do jakich funkcji i modułów systemu Pracownik będzie miał dostęp poza zdefiniowanymi wcześniej dla danej roli. Przykład modyfikacji poziomu uprawnień roli: 119

120 Po wypełnieniu kartoteki zapisujemy dane wybierając przycisk Zapisz (9). 120

121 Rozdział 18: Moduł Struktura Moduł, który służy do ewidencjonowania struktury majątkowej Klienta. Dzięki możliwości wprowadzania i edycji informacji o Budynkach, Pomieszczeniach oraz Urządzeniach, Kontrahent może tworzyć pełną inwentaryzację wszystkich przedmiotów podlegających czynnościom wraz z ich lokalizacjami Struktura obiektów i urządzeń Aby stworzyć strukturę obiektów i urządzeń należy przejść do modułu Obiekty (1) i wybrać zakładkę Struktura (2) Budowę struktury zaczynamy od dodania budynków, w których znajdują się serwisowane urządzenia. W tym celu należy wybrać przycisk Nowy budynek (3). W otwartym oknie uzupełniamy dane adresowe budynku (4) (nazwa i adres budynku) następnie klikamy w pole Lokalizacja (5), wyskakuje nam okienko wyboru lokalizacji. W polu Szukaj wprowadzamy interesujący nas adres obiektu (6) i wciskamy ikonę lupy lub klawisz enter klawiatury komputera. Gdy system wskaże nam lokalizację Budynku na mapie, w celu doprecyzowania lokalizacji (np. doprowadzenia Lidera Serwisu pod konkretne drzwi ), chwytamy wskaźnikiem myszki niebieski znacznik lokalizacji GPS (7) i przeciągamy w docelowe miejsce na mapie (wiele budynków na mapie ma swoje odzwierciedlenie w postaci rzutu bryły, stąd możliwość precyzyjnego wskazania drzwi ). Wprowadzone koordynaty zatwierdzamy wybierając przycisk Zapisz (8). Pole Promień jest parametrem, który automatyzuje nam zmianę statusu Zespołu Serwisowego, zmierzającego do Obiektu. Jest to promień okręgu określony w metrach od znacznika GPS. Jego przekroczenie zmienia status realizowanego Zlecenia z Zespół Serwisowy w drodze na Zespół na miejscu. Całość informacji o Budynku zatwierdzamy klikając w przycisk Zapisz (9). 121

122 Gdy już wprowadziliśmy strukturę budynków, przystępujemy do budowy ich struktury wewnętrznej. Zaznaczamy Budynek (10), w którym chcemy dodać pomieszczenie i klikamy Dodaj pomieszczenie (11) Wypełniamy pola edycyjne (12) (Lokalizacja dziedziczona jest z koordynat GPS z informacji o Budynku) i dodajemy pomieszczenie klikając przycisk Zapisz (13). Powtarzamy powyższe czynności dla pozostałych pomieszczeń, zlokalizowanych w Budynku Pozostaje jeszcze przypisanie przeznaczonych do czynności serwisowych Urządzeń do konkretnych Pomieszczeń lub Budynków. Aby tego dokonać zaznaczamy Pomieszczenie (14) (ewentualnie 122

123 Budynek, jeśli np. jest to Urządzenie zamontowane na elewacji bądź dachu Budynku) i klikamy Nowy (15) Po otwarciu okienka Dodaj Urządzenie uzupełniamy informacje o Urządzeniu (16) (podobnie jak w przypadku Pomieszczenia dane GPS są dziedziczone z położenia Budynku) tworząc w ten sposób Urządzenie indywidualnie oznaczone (choćby z powodu unikalnego numeru seryjnego). Wprowadzone dane zatwierdzamy klikając Zapisz (17). Powyższe czynności powtarzamy dla wszystkich Urządzeń, które chcemy zinwentaryzować Import/Export struktury obiektów i urządzeń Panel Klienta systemu e-service pozwala także importować strukturę obiektów i urządzeń bezpośrednio od dostawcy usług serwisowych oraz eksportować strukturę obiektów i urządzeń do dostawcy usług serwisowych. Aby zaimportować/wyeksportować strukturę obiektów i urządzeń należy przejść do modułu Struktura (1) i wybrać odpowiednią zakładkę Import (2) lub Eksport (3)

124 Importu/eksportu struktury dokonujemy chwytając wskaźnikiem myszy w odpowiedniej tabeli ikonę symbolizującą strukturę Client panel lub ikonę symbolizującą strukturę e-service, na poniższym zdjęciu przedstawiono eksport struktury do dostawcy usług serwisowych (4), z listy Dostawca (5) możemy wybrać dostawcę usług serwisowych od/do którego będziemy importować/eksportować strukturę budynków i urządzeń. Po wykonaniu importu/eksportu struktury zapisujemy dane wybierając przycisk Zapisz (6)

125 Rozdział 19: Moduł Zgłoszenia serwisowe W ramach modułu Zgłoszenia Klient Usług zgłasza potrzebę wykonania prac w odniesieniu do konkretnego Przedmiotu. Po zapisaniu przez Klienta Zgłoszenia, w Aplikacji Koordynatora Usług pojawia się informacja o wygenerowaniu Zgłoszenia, które w kolejnym kroku przekształcane jest przez Koordynatora na Zlecenie. W odpowiedzi Klient Usług na swojej Aplikacji, w zakładce Zlecenia, otrzymuje potwierdzenie przyjęcia Zlecenia z informacją, w jakim dniu, o jakiej godzinie i kto będzie realizował zlecone prace Zgłoszenie pojedyncze Aby wystawić zgłoszenie serwisowe należy przejść do modułu Zgłoszenia (1) i wybrać Nowy (2) 1 2 Następnie w otwartym oknie zgłoszenia uzupełniamy następujące dane: z listy rozwijanej wybieramy budynek i dostawcę (3), wybieramy datę oraz godzinę, która najbardziej nam odpowiada, aby przyjechała ekipa serwisowa (wybór daty i godziny nie gwarantuje, że wybranym terminie zjawi się ekipa serwisowa, jest to sugestia dla koordynatora firmy serwisowej) (4), wpisujemy w pole komentarz krótki opis zauważonej usterki (5), z Listy urządzeń wybieramy branżę oraz urządzenie/a do serwisu (6), Zgłoszenie zamykamy wybierając przycisk Zapisz i zamknij (7). 125

126 Zgłoszenie zbiorcze W panelu klienta możemy także wystawić zgłoszenie zbiorcze tzn. zgłoszenie, które będzie wysłane do kilku firm serwisowych zajmujących się różnymi dziedzinami serwisu. Aby wystawić zgłoszenie zbiorcze należy przejść do modułu Zgłoszenia (1) i wybrać zakładkę Zgłoszenie zbiorcze (2), a następnie wybieramy przycisk Nowy (3) Następnie w otwartym zgłoszeniu uzupełniamy następujące dane: z listy rozwijanej wybieramy budynek (4), ustalamy datę i godzinę (5), w pole komentarz wpisujemy opis usterki (6), zaznaczamy pole zgłoszenie automatyczne, jeżeli chcemy je wysłać automatycznie do wszystkich dostawców usług serwisowych (7), z listy urządzeń wybieramy urządzenie/a do serwisu oraz wybieramy klikając w pole dostawca, dostawcę usług serwisowych (8), 126

127 Zgłoszenie wysyłamy wybierając przycisk Zapisz i zamknij (9). 127

128 Rozdział 20: Moduł Zlecenia serwisowe Klient Usług posiada wgląd w pełną listę swoich Zleceń wraz z ich statusami (przyjęte, gotowe do realizacji, w realizacji, zakończone, oczekujące na fakturę). Wchodząc w Podgląd może śledzić Zlecenie (w przypadku statusu w realizacji ) lub przeglądać te już zakończone (podgląd multimediów, analiza czasu pracy Mobilnego Lidera oraz parametru SLA i inne) Podgląd zlecenia 1 W przypadku, gdy chcemy podejrzeć szczegółowe informacje na temat zlecenia, na liście zleceń zaznaczamy wybrane zlecenie i wybieramy Podgląd (1). 2 Otworzy nam się okno z najważniejszymi informacjami dotyczącymi zlecenia: numer zlecenia, status zlecenia (np. w realizacji, zrealizowano, zapłacono ), obiekt, (w którym został wykonany serwis), SLA (czas w jakim został zrealizowany serwis od momentu wystawienia zgłoszenia), data przyjęcia zlecenia, planowana data realizacji, Informacje o kosztach serwisu, 128

129 W celu uzyskania szczegółowych informacji na temat serwisowanych urządzeń należy przejść na zakładkę urządzenia (2) Po zaznaczeniu urządzenia z listy, w dolnej części okna znajdziemy informacje: Zakładka Informacje u urządzeniu (3) Nazwa urządzenia Producent Model Numer seryjny Budynek Pomieszczenie Piętro Numer pomieszczenia Status Pracownik wykonujący serwis Rodzaj serwisu 3 Zakładka Mapa (4) Zakładka mapa służy do podglądu lokalizacji ekipy serwisowej wytypowanej do wykonania zlecenia

130 Zakładka Historia działań na urządzeniu (5) Zakładka Historia działań na urządzeniu informuje nas o podjętych wcześniej działaniach na danym urządzeniu. 5 Zakładka Towary, Części, Eksploatacja (6) W zakładkach towary, części i eksploatacja znajdują się informacje o kosztach wykorzystanych towarów podczas wykonywanego serwisu. 6 Zakładka Usługi (7) Zakładka Usługi informuje o kosztach wykonanych czynności serwisowych. 7 Zakładka Dokumenty (8) W zakładce dokumenty znajdziemy załączone do zlecenia dokumenty (1) Ikona informująca o dostępności plików (kolor zielony pliki zostały udostępnione, kolor czerwony pliki nie zostały udostępnione) (2) Ikona strzałki służy do pobierania załączonych plików na komputer 130

131 131

132 Zakładka Multimedia (9) W zakładce Multimedia znajdziemy załączone do zlecenia pliki multimedialne takie jak zdjęcia, nagrania wideo, notatki głosowe (1) Ikona informująca o dostępności plików (kolor zielony pliki zostały udostępnione, kolor czerwony pliki nie zostały udostępnione) (2) Ikona lupy służy do podglądu załączonych plików bez konieczności pobierania ich na komputer (3) Ikona strzałki służy do pobierania załączonych plików na komputer Zakładka Listy kontrolne (10) W zakładce listy kontrolne można szczegółowo podejrzeć, jakie czynności serwisowe były wykonywane na danym urządzeniu Mapa W zakładce mapa można podejrzeć lokalizację zespołów serwisowych realizujących zgłoszenia serwisowe. 132

133 133

134 Rozdział 21: Moduł Dostawcy Moduł Dostawcy to informacje na temat wszystkich dostawców usług (Firm Zewnętrznych), z którymi Klient Usług posiada podpisane umowy Słownik branż Przed zdefiniowaniem dostawców należy zdefiniować branże usług serwisowych, w tym celu przechodzimy do modułu Dostawcy (1) i wybieramy zakładkę Branże (2). Następnie wybieramy przycisk Nowy (3) W otwartym oknie wpisujemy nazwę branży (4) i zapisujemy dane wybierając przycisk Zapisz (5) Nowy Dostawca usług serwisowych Aby zdefiniować nowego dostawcę usług serwisowych należy przejść do modułu Dostawcy (1) i wybrać Nowy (2), w oknie token otrzymany od dostawcy należy wkleić kod token (3) otrzymany od dostawcy pocztą elektroniczną i wcisnąć przycisk Dalej (4). 134

135 3 5 Po przejściu do kolejnego okna będziemy mogli zapoznać się z podstawowymi danymi dostawcy oraz potwierdzić jego dodanie wybierając przycisk Potwierdź (6). 6 Po potwierdzeniu dostawcy zostanie on dodany do listy dostawców, po zaznaczeniu wybranego dostawcy z listy i wciśnięciu przycisku Podgląd (7) możemy przypisać dostawcę do jednej z wcześniej zdefiniowanych w słowniku Branż (8)

136 Rozdział 22: Ustawienia W ramach Ustawień Klient Usług wprowadza wszystkie stałe dane, dzięki którym może definiować późniejsze Zlecenia, wykorzystując wcześniej zdefiniowane parametry (np. czas reakcji Firmy Zewnętrznej, częstotliwość odświeżania ekranu, itp.). 1 2 Ustawienia systemowe (1) Ustawienia firmy (2) Ustawienia Użytkownika (3) Tłumaczenia (4) Ustawienia kolumn w gridach (5) Ustawienia systemowe (1) W ustawieniach systemowych możemy ustawić takie parametry jak: GRID_REFRESH_DELAY_SEC parametr ten służy do określania częstotliwości odświeżania okienek (wyrażony jest w sekundach). MAP_REFRESCH_DELAY_SEC parametr ten służy do określania częstotliwości odświeżania pozycji na mapie (wyrażony jest w sekundach). 136

137 22.2 Ustawienia firmy (2) W ustawieniach firmy możemy ustawić takie parametry jak: REACTION_TIME_ON_WORKINGDAYS_FOR_COMMISSION_WITHOUT_AGREEMENT_IN_HOURS parametr ten służy do określenia czasu reakcji serwisu w dni robocze (wyrażony jest w godzinach). CURRENCY parametr ten służy do określenia waluty REACTION_TIME_ON_FREEDAYS_ FOR_COMMISSION_WITHOUT_AGREEMENT_IN_HOURS parametr ten służy do określania czasu reakcji serwisu w dni wolne od pracy (wyrażony jest w godzinach). REACTION_TIME_ON_CHRISTMAS_ FOR_COMMISSION_WITHOUT_AGREEMENT_IN_HOURS parametr ten służy do określania czasu reakcji serwisu w dni świąteczne (wyrażony jest w godzinach). AGREEMENT_NUMBER_PREFIX parametr ten służy do określenia początkowego identyfikatora umów serwisowych INVOICE_NUMBER_PREFIX parametr ten służy do określenia początkowego identyfikatora zleceń serwisowych 137

138 22.3 Ustawienia użytkownika (3) W ustawieniach użytkownika możemy ustawić domyślny język programu, zmieniając parametr DEFAULT_LANGUAGE. W przypadku ustawień (1) do (3) zmian parametrów dokonujemy klikając w odpowiednim polu w pozycji wartość ustawienia i wpisujemy odpowiednią wartość Tłumaczenia (4) Zakładka Tłumaczenia służy do tłumaczenia parametrów systemu. 138

139 1 2 Tłumaczenie odbywa się poprzez wybór źródła tłumaczeń (1) i edytowanego języka (2). Tłumaczenie odbywa się poprzez wybór źródła tłumaczeń i edytowanego języka. 139

140 22.5 Ustawienia kolumn w gridach (5) W zakładce ustawienia kolumn w gridach możemy dowolnie ustawiać, jakie kolumny były widoczne w poszczególnych (zakładki informacyjne). 140

141 Kontakt. Producent: QSG S.A. Ul. M. Konopnickiej 14B/ Poznań Tel