ZAPYTANIE OFERTOWE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI

Transkrypt

1 Poznań, dnia roku ZAPYTANIE OFERTOWE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI w ramach projektu realizowanego na podstawie umowy o dofinansowanie nr RPWP /15-00 z dnia 4 maja 2016 r. pt. Rozwój działalności eksportowej w firmie Celiko S. A. w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na latach Działanie 1.4., Poddziałanie I. TYTUŁ ZAMÓWIENIA (ZAPYTANIA OFERTOWEGO) Zakup usług zgodnie z opisem poszczególnych Zadań Zadanie 1 Zakup usługi doradczej w zakresie uzyskania certyfikatu Bio-Siegel Zadanie 2 Zakup usługi opracowania strategii wprowadzenia przez Zamawiającego / Zleceniodawcę nowych produktów na rynki Niemiec i Holandii Zadanie 3 Zakup usługi opracowania koncepcji wizerunku Zamawiającego / Zleceniodawcy na rynkach Niemiec i Holandii Zadanie 4 Zakup usługi związanej z wyszukaniem i doborem partnerów handlowych dla Zamawiającego / Zleceniodawcy na rynkach Niemiec i Holandii Zadanie 5 Zakup usługi doradczej w zakresie promocji Zamawiającego / Zleceniodawcy podczas zagranicznych targów i wystaw oraz organizacja spotkań z potencjalnymi klientami. II. NAZWA ZAMAWIAJĄCEGO CELIKO S. A. Św. Antoniego Poznań III. MIEJSCE I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia roku w formie pisemnej za pośrednictwem poczty, kuriera lub złożona osobiście na adres CELIKO S. A. Świętego Antoniego Poznań w formie elektronicznej na adres 1 / 8

2 2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. IV. OSOBA DO KONTAKTU W SPRAWIE OGŁOSZENIA Magdalena Pawłowicz Tel m.pawlowicz@celiko.com.pl V. OPIS PRZEDMIOTU I TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA Zadanie 1 Zakup usługi doradczej w zakresie uzyskania certyfikatu Bio-Siegel W ramach zadania wykonawca / oferent musi określić, zgromadzić oraz złożyć kompletną dokumentację celem otrzymania przez Zamawiającego / Zleceniodawcę przedmiotowego certyfikatu. Termin realizacji zadania 1 sierpień 2016 Zadanie 2 Zakup usługi opracowania strategii wprowadzenia przez Zamawiającego / Zleceniodawcę nowych produktów na rynki Niemiec i Holandii Opracowana strategia powinna zawierać co najmniej: 1. Szczegółowe dane dotyczące branży spożywczej / ekologicznej na rynkach Niemiec oraz Holandii uwzględniające gamę produktów oferowanych przez Zamawiającego / Zleceniodawcę 2. Opis największych sieci handlowych na rynkach docelowych 3. Opis oczekiwań klientów / konsumentów na rynkach docelowych 4. Opis kluczowych kanałów dystrybucji na rynkach docelowych 5. Określenie strategii działania (cele i zalecenia) krótko i długoterminowego 6. Określenie strategii cenowej dla gamy produktów oferowanych przez Zamawiającego / Zleceniodawcy informacja zawierająca przynajmniej określenie, wyselekcjonowanie oraz sprawdzenie wiarygodności grupy docelowej potencjalnych partnerów handlowych 7. Analiza tzw. półki cenowej dla produktów konkurencyjnych w odniesieniu do gamy produktów oferowanych przez Zamawiającego / Zleceniodawcy 8. Opracowanie bazy danych potencjalnych dla Zamawiającego / Zleceniodawcy klientów w kluczowych segmentach rynku w kanale nowoczesnym. Powyższa baza powinna przedstawiać przynajmniej a. dane teleadresowe potencjalnych odbiorców b. liczbę oddziałów / filii c. dane osób decyzyjnych Termin realizacji zadania 10 lipiec / 8

3 Zadanie 3 Zakup usługi opracowania koncepcji wizerunku Zamawiającego / Zleceniodawcy na rynkach Niemiec i Holandii W ramach zadania należy opracować dostosowane do wymogów rynków docelowych (Niemcy i Holandia) wzornictwo w zakresie produktu, znaku firmowego oraz opakowań. Opracowanie powinno zawierać co najmniej: 1. Szczegółową koncepcję szaty graficznej oraz tłumaczenia na język niemiecki, angielski oraz niderlandzki materiałów promocyjnych: a. folderu reklamowego b. ulotek reklamowych / informacyjnych c. strony internetowej Zamawiającego 2. Przygotowanie tłumaczeń materiałów marketingowych z informacją o firmie CELIKO S. A. oraz oferowanych produktach w wersji niemieckiej, angielskiej oraz niderlandzkiej 3. Przygotowanie strony www w wersji niemieckiej, angielskiej oraz niderlandzkiej 4. Przygotowanie prezentacji multimedialnej o firmie CELIKO S. A. oraz oferowanych produktach w języku niemieckim, angielskim oraz niderlandzkim 5. Weryfikacji oraz przygotowania koniecznych tłumaczeń elementów opakowań produktów oferowanych przez Zamawiającego pod kątem wymogów konsumencko prawnych na rynku niemieckim i holenderskim 6. Opracowanie graficzne logo firmy w celu stworzenia atrakcyjnego dla klienta zagranicznego wizerunku firmy Termin realizacji zamówienia 30 wrzesień 2016 Zadanie 4 Zakup usługi związanej z wyszukaniem i doborem partnerów handlowych dla Zamawiającego / Zleceniodawcy na rynkach Niemiec i Holandii W ramach zadania Wykonawca / Zleceniobiorca jest zobowiązany do: 1. Pozyskania w imieniu Zamawiającego / Zleceniodawcy nowych klientów w zdefiniowanych segmentach rynków docelowych 2. Aktualizowanie bazy danych klientów 3. Kontakt / telefoniczny z potencjalnymi klientami 4. Przygotowywanie ofert handlowych dla potencjalnych klientów w imieniu Zamawiającego / Zleceniodawcy 5. Umawianie spotkań handlowych z potencjalnymi kontrahentami 6. Wyjazdów zagranicznych Wykonawcy / Zleceniobiorcy usługi do potencjalnych kontrahentów Termin realizacji zamówienia Zadanie będzie wykonywane w całym okresu realizacji projektu tj. do dnia 30 czerwca / 8

4 Zadanie 5 Zakup usługi doradczej w zakresie promocji Zamawiającego / Zleceniodawcy podczas zagranicznych targów i wystaw oraz organizacja spotkań z potencjalnymi klientami. W ramach zadania wykonawca powinien: 1. Opracować koncepcję promocji Zamawiającego / Zleceniodawcy w trakcie zagranicznych imprez targowych: a. SIAL 2016 (Francja) b. ISM 2017 (Niemcy) c. World Food Istambul 2017 (Turcja) 2. Określenie oraz umówienie spotkań handlowych w trakcie imprez targowych wskazanych w punkcie No 1 3. Przygotowanie indywidualnych ofert handlowych 4. Prowadzenie negocjacji handlowych 5. Organizacja spotkań z wyselekcjonowanymi potencjalnymi partnerami handlowymi na rynkach organizatorów targów zagranicznych. Termin realizacji zamówienia Zadanie będzie wykonywane zgodnie z terminami organizacji targów zagranicznych. VI. DODATKOWE WARUNKI 1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. 2. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. 3. Koszt przygotowania i dostarczenia oferty pokrywa Oferent. 4. Ofertę należy przygotować ściśle według wymagań określonych w niniejszej specyfikacji. 5. Oferta powinna określać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotowego zamówienia. 6. Oferent musi przedłożyć wraz z ofertą dokumenty CV osób mających bezpośrednio uczestniczyć przy wykonywaniu zamówienia na potwierdzenie posiadanej wiedzy (wykształcenia), doświadczenia, znajomości języków obowiązujących na rynkach docelowych, wymaganych uprawnień (jeśli dotyczy) w przypadku posiadania przez w. / w. osoby dyplomów potwierdzających odpowiednie kwalifikacje, należy również złożyć ich kserokopię. 7. Oferent musi przedłożyć potwierdzenie realizacji minimum 3 zamówień należycie wykonanych, obejmujących tematykę rozwoju działalności eksportowej przedsiębiorstw w okresie ostatnich 3 (trzech) lat, w tym przynajmniej jednego opracowania strategii oraz wdrożenia działań proeksportowych związanych z segmentem żywności funkcjonalnej oraz BIO wraz z potwierdzeniem wprowadzenia produktów spożywczych do sieci zagranicznych zajmujących się sprzedażą produktów BIO. 8. Oferta powinna zawierać informację o terminie ważności (minimum 90 dni). 9. Oferent zobowiązany jest do odpowiedniego i należytego udokumentowania posiadania wykwalifikowanej kadry oraz doświadczenia, które stanowi obligatoryjny element składanej oferty. W przypadku nienależytego i niepełnego udokumentowania w w. / w. kwestii, oferta nie będzie podlegać rozpatrzeniu. 4 / 8

5 VII. ZASTRZEŻENIA 1. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Zleceniodawcy / Zamawiającego do akceptacji oferty, w całości lub części i nie zobowiązuje Zleceniodawcy / Zamawiającego do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. 2. Zleceniodawca / Zamawiający nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. 3. Zleceniodawca / Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian w całości lub części zapytania ofertowego w każdej chwili. VIII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU OFERTOWYM 1. Do postępowania zostaną dopuszczeni Oferenci, którzy jednocześnie spełniają wszystkie następujące warunki dodatkowe przedstawią oświadczenie o braku występowania powiązań pomiędzy Zleceniodawcą / Zamawiającym a Zleceniobiorcą / Oferentem wzór oświadczenia stanowi Załącznik No 1 do Zapytania ofertowego posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania wzór oświadczenia stanowi Załącznik No 2 do Zapytania ofertowego znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia zgodnie z Zapytaniem ofertowym wzór oświadczenia stanowi Załącznik No 3 do Zapytania ofertowego posiadają doświadczenie w zakresie realizacji Zamówienia zgodnie z Zapytaniem ofertowym wzór oświadczenia stanowi Załącznik No 4 do Zapytania ofertowego 2. Zleceniodawca / Zamawiający w celu potwierdzenia spełnienia w. / w. warunków przez oferenta / Zleceniobiorcy wymaga przedłożenia następujących dokumentów oświadczenia o braku występowania powiązań pomiędzy Zleceniodawcą / Zamawiającym a Zleceniobiorcą / Oferentem wzór oświadczenia stanowi Załącznik No 1 do Zapytania ofertowego oświadczenia dotyczącego posiadania uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania wzór oświadczenia stanowi Załącznik No 2 do Zapytania ofertowego oświadczenia potwierdzającego znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia zgodnie z Zapytaniem ofertowym wzór oświadczenia stanowi Załącznik No 3 do Zapytania ofertowego oświadczenia potwierdzającego posiadanie doświadczenia w zakresie realizacji Zamówienia zgodnie z Zapytaniem ofertowym wzór oświadczenia stanowi Załącznik No 4 do Zapytania ofertowego VII. OBLIGATORYJNE ELEMENTY OFERTY: Oferta winna 1. zawierać datę sporządzenia oferty 5 / 8

6 2. zawierać datę ważności oferty 3. zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP 4. być podpisana przez osobę upoważnioną ze strony Oferenta / Wykonawcy 5. być opatrzona pieczątką firmową 6. zawierać cenę całkowitą (obejmującą całość zamówienia) netto oraz brutto wyrażoną w złotych polskich (PLN). 7. Zawierać załączone dowody na potwierdzenie posiadania kwalifikacji i doświadczenia osób docelowo zaangażowanych w realizację zamówienia, w postaci: dokumentów CV osób mających bezpośrednio uczestniczyć przy wykonywaniu zamówienia w przypadku posiadania przez w. / w. osoby dyplomów potwierdzających odpowiednie kwalifikacje, należy również przedstawić ich kserokopię. poświadczenie (np. referencje) lub oświadczenie oferenta / wykonawcy jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze oferent nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa wyżej, potwierdzające realizację minimum 3 zamówień należycie wykonanych, obejmujących tematykę rozwoju działalności eksportowej przedsiębiorstw w okresie ostatnich 3 (trzech) lat, w tym przynajmniej jednego opracowania strategii oraz wdrożenia działań proeksportowych związanych z segmentem żywności funkcjonalnej oraz BIO wraz z potwierdzeniem wprowadzenia produktów spożywczych do sieci zagranicznych zajmujących się sprzedażą produktów BIO. W przypadku braku referencji oświadczenie winno zawierać co najmniej następujące informacje rodzaj zamówienia datę i miejsce wykonania zamówienia dane firmy na rzecz której oferent realizował zamówienie IX. KRYTERIA OCENY OFERT Kryteriami oceny ofert są 1. cena netto 60% 2. warunki płatności dla zadania 1, 2, 3, 5 20% 3. warunki płatności dla zadania 4 20% X. WAGI PUNKTOWE I SPOSÓB PRZYZNAWANIA PUNKTACJI ZA SPEŁNIENIE DANEGO KRYTERIUM OCENY OFERT 1. Zamawiający / Zleceniodawca dokona wyboru najkorzystniejszej oferty kierując się punktowym systemem oceny kryteriów wg poniższego przydziału punktów (maksymalnie do uzyskania pkt) cena netto - maksymalnie do uzyskania jest 60 pkt warunki płatności dla zadania 1, 2, 3, 5 - maksymalnie do uzyskania jest 20 pkt warunki płatności dla zadania 4 - maksymalnie do uzyskania jest 20 pkt Wykonawca / Oferent, który zaoferował najniższą cenę netto otrzymuje 60 pkt. Dla pozostałych wykonawców punktacja za cenę będzie obliczana wg następującego wzoru: 6 / 8

7 najniższa oferowana cena netto C 1 = x 60 pkt cena netto w rozpatrywanej ofercie 2. Zamawiający / Zleceniodawca podczas oceny warunków płatności dla zadania 1, 2, 3, 5 będzie brał pod uwagę termin prolongaty zapłaty faktury Wykonawca, który zaoferował najdłuższy termin prolongaty płatności za realizację zadania 1, 2, 3, 5 otrzymuje 20 pkt. Dla pozostałych wykonawców punktacja za warunki płatności będzie obliczana wg następującego wzoru: najdłuższy termin płatności faktury C 2 = x 20 pkt termin płatności w rozpatrywanej ofercie 3. Zamawiający / Zleceniodawca podczas oceny warunków płatności dla zadania 4 będzie brał pod uwagę możliwość rozliczania poniesionych przez Wykonawcę kosztów związanych z realizacją przedmiotowego zadania miesięcznie lub kwartalnie. Oferent który zaproponuje możliwość kwartalnego rozliczania kosztów otrzyma 20 pkt (C 3) Oferent który zaproponuje możliwość miesięcznego rozliczania kosztów otrzyma 10 pkt (C 3) 4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą ilość punktów na podstawie wskazanego kryterium oceny C = C 1 + C 2 + C 3 XI. WYKLUCZENIA 1. Zamawiający / Zleceniodawca odrzuca ofertę, jeżeli: a. jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego lub jest niekompletna, tzn. gdy jest niezgodna z opisem przedmiotu zamówienia określonego w punkcie V niniejszego zapytania ofertowego b. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o nieuczciwej konkurencji c. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia d. Oferent / Wykonawca nie złożył na wezwania zamawiającego wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty e. oferta nie spełnia warunków udziału w postępowaniu wskazanych w pkt VI niniejszego zapytania ofertowego f. oferta nie zawiera obligatoryjnych elementów wskazanych w pkt VII niniejszego zapytania ofertowego ( obligatoryjne elementy oferty ) lub przedstawia niekompletne informacje 2. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty, które są powiązane z Zamawiającym / Zleceniodawcą osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym / Zleceniodawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego / Zleceniodawcy lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego / Zleceniodawcy czynności związane 7 / 8

8 z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób XII. ZAŁĄCZNIKI 1. Oświadczenie o braku występowania powiązań pomiędzy Zleceniodawcą / Zamawiającym a Zleceniobiorcą / Oferentem 2. Oświadczenie dotyczącego posiadania uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania 3. Oświadczenie potwierdzające znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia zgodnie z Zapytaniem ofertowym 4. Oświadczenie potwierdzające posiadanie doświadczenia w zakresie realizacji Zamówienia zgodnie z Zapytaniem ofertowym 8 / 8