państwowy i niepaństwowy

Transkrypt

1 Archiwum Państwowe w Koszalinie jest urzędem administracji rządowej. Jego zadaniemjest gromadzenie, opracowywanie, przechowywanie i udostępnianie najważniejszych dokumentów powstałych w urzędach administracji publicznej i niektórych innych instytucjach działających na terenie Pomorza Środkowego. Wszystkie urzędy administracji publicznej (rządowej i samorządowej), rozmaite instytucje, organizacje społeczne czy przedsiębiorstwa wytwarzają olbrzymią ilość dokumentów (czyli akt) związanych ze swoją działalnością. Wszystkie te dokumenty zawierają mnóstwo informacji z różnych dziedzin. Zebrane razem ukazują funkcjonowanie państwa i społeczeństwa a więc są najważniejszym źródłem historycznym do poznania jego dziejów. Dlatego też w interesie państwa i społeczeństwa leży gromadzenie najcenniejszych dokumentów i ich wieczyste przechowywanie dla przyszłych pokoleń. Wszystkie cenne dokumenty powstałe i przechowywane w Polsce stanowią narodowy zasób archiwalny. Zasób ten jednak dzieli się na państwowy i niepaństwowy. Zasób państwowy to dokumenty, których właścicielem jest państwo, bo samo je wytworzyło na własny użytek z reguły są to dokumenty pochodzące z urzędów i instytucji publicznych, np. urzędów wojewódzkich, skarbowych, samorządowych, szkół czy państwowych przedsiębiorstw przemysłowych. Zasób niepaństwowy to dokumenty powstałe w stowarzyszeniach, organizacjach społecznych i kulturalnych, partiach politycznych, kościołach i związkach wyznaniowych, przedsiębiorstwach prywatnych oraz należące do osób prywatnych. Do archiwów państwowych trafia przede wszystkim państwowy zasób archiwalny, niepaństwowy może jeżeli życzy sobie tego jego właściciel. Archiwa państwowe prowadzą jednak rejestr niepaństwowego zasobu archiwalnego przechowywanego na swoim terenie działania. Podstawowe zadania archiwum państwowego to: nadzór nad archiwami zakładowymi urzędów administracji rządowej i samorządowej oraz niektórych instytucji i przedsiębiorstw w celu zabezpieczenia najcenniejszych akt powstałych w tych urzędach do wieczystego przechowywania; akta przeznaczone do wieczystego przechowywania (inne określenia to: materiały archiwalne, archiwalia lub dokumentacja archiwaln a) otrzymują kategorię A i stanowią tylko około 2-3 % wszystkich akt powstałych w danym urzędzie; pozostałe akta (zwane dokumentacją niearchiwalną ) są potrzebne tylko do bieżącej działalności urzędu i mają kategorię B - są one przechowywane w archiwum zakładowym danego urzędu lub w jego składnicy akt i po określonym czasie niszczone: większość akt kategorii B przechowuje się w urzędach przez 5 lub 10 lat, niektóre - 25 lat, a nieliczne - 50 lat, np. księgi meldunkowe; przejmowanie akt kategorii A stanowiących państwowy zasób archiwalny, z reguły po 25 latach od ich powstania, i ich wieczyste przechowywanie; niektóre akta kategorii A nie trafiają do archiwów państwowych, ale są przechowywane w archiwach 1 / 7

2 zakładowych urzędów lub instytucji, w których powstały (np. Urząd Rady Ministrów, Kancelaria Sejmu, Kancelaria Prezydenta RP, GUS, uniwersytety, wojsko, policja); z drugiej strony archiwum państwowe może przejąć cenne akta od osób prywatnych (zob. wyżej); opracowywanie akt akta powstałe w jednej instytucji, np. w urzędzie wojewódzkim, stają się w archiwum zespołem archiwalnym, który otrzymuje nazwę z reguły taką samą, jaką nosiła instytucja, np. Urząd Wojewódzki w Koszalinie ; opracowanie akt z archiwum polega na segregacji akt według pewnych zasad, podzieleniu ich na tomy lub teczki, ułożeniu ich w odpowiedniej kolejności (najpierw akta dotyczące spraw ogólnych, np. organizacji instytucji, potem akta konkretnych spraw załatwianych przez instytucję) i nadaniu sygnatur; następnie sporządza się inwentarz archiwalny czyli spis wszystkich teczek należących do tego zespołu; taki inwentarz umożliwia odszukanie akt dotyczących określonego tematu; udostępnianie akt odbywa się tylko na miejscu w archiwum w pracowni naukowej, tam też można korzystać z inwentarzy, informatorów oraz książek, które archiwum posiada; archiwa wykonują również odpłatnie kwerendy (czyli poszukiwania informacji w aktach) dla osób prywatnych; Archiwum jest także placówką naukową, która zajmuje się badaniem zgromadzonych dokumentów oraz prowadzeniem działalności informacyjnej, popularyzatorskiej i wydawniczej. Na podstawie zgromadzonych w swoim zasobie dokumentów, Archiwum wydaje zaświadczenia 2 / 7

3 oraz uwierzytelnione wypisy, odpisy, wyciągi i reprodukcje materiałów archiwalnych. Materiały archiwalne to dokumenty o dużej historycznej wartości, przeznaczone do wieczystego przechowywania i gromadzone w archiwach państwowych. Określa się je kilkoma równoznacznymi nazwami: akta, archiwalia, materiały archiwalne, materiały kategorii A. Natomiast inne dokumenty powstające w urzędach mają tylko wartość praktyczną i są określane jako materiały kategorii B lub dokumentacja niearchiwalna. Są one przechowywane w urzędach, w których powstały, tylko przez określony czas: od 5 do 50 lat i po tym okresie mogą zostać zniszczone lub oddane na makulaturę. Z akt zgromadzonych w Archiwum korzystają nie tylko historycy i miłośnicy dziejów Pomorza Środkowego, ale także naukowcy prowadzący badania w innych dziedzinach, studenci różnych kierunków zbierający materiały do prac zaliczeniowych oraz genealodzy. Dużą grupę odwiedzających stanowią pracownicy urzędów i innych zakładów pracy, korzystający z materiałów archiwalnych do celów służbowych. Na podstawie akt z koszalińskiego Archiwum polscy i zagraniczni użytkownicy napisali już kilka tysięcy prac i rozpraw naukowych, artykułów oraz innych publikacji. Użytkownik to osoba korzystająca z akt w pracowni naukowej archiwum państwowego Poprz ednimi dyrektorami Archiwum Państwowego w Koszalinie byli: dr Bogusław Drewniak ( ), doc. dr Hieronim Rybicki ( ), dr Jan Górski ( ), dr hab. Adam Wirski ( ) i mgr Sławomir Miara ( ). Dyrektorem Archiwum Państwowego w Koszalinie jest obecnie mgr Joanna Chojecka. Archiwum ma dwa Oddziały Zamiejscowe w Słupsku i Szczecinku. Archiwum Państwowe w Koszalinie zostało powołane Rozporządzeniem Nr 9 Prezesa Rady Ministrów z dnia 2 lutego 1953 w sprawie utworzenia Wojewódzkich Archiwów Państwowych w Koszalinie, Opolu i Zielonej Górze. Jednak z powodu braku odpowiedniego lokalu faktycznie rozpoczęło swoją działalność dopiero 1 lutego 1961 r. Do 1983 r. nosiło nazwę Wojewódzkie Archiwum Państwowe w Koszalinie. Więcej Do 1952 r. na terenie Pomorza Środkowego nie działało żadne archiwum archiwalia pochodzące z tego regionu przechowywało istniejące od 1831 r. Archiwum Państwowe w 3 / 7

4 Szczecinie /niem. Staatsarchiv Stettin/. W 1952 r. utworzono Powiatowe Archiwa Państwowe w Słupsku i Szczecinku, a w 1955 r. Powiatowe Archiwum w Białogardzie. Po rozpoczęciu działalności przez Wojewódzkie Archiwum Państwowe w Koszalinie archiwa w Słupsku i Szczecinku stały się jego oddziałami zamiejscowymi, zaś archiwum w Białogardzie zostało zlikwidowane, a jego zasób przekazany do Koszalina. Pierwszą siedzibą Archiwum Państwowego w Koszalinie był obecny pałac biskupa diecezji Koszalińsko-Kołobrzeskiej przy ul. Kard. Wyszyńskiego 16 - w 1961 r. była to ulica Związku Walki Młodych. Po utworzeniu diecezji Koszalińsko-Kołobrzeskiej i przekazaniu tego budynku Kościołowi Katolickiemu w 1974 Archiwum zostało przeniesione do budynku Szkoły Podstawowej nr 1 przy ul. Zwycięstwa 117, gdzie zajęło parter i dwie sale na piętrze. Od 1974 r. część zasobu przechowywano także w budynku przy ul. M. Skłodowskiej-Curie 2 Archiwum posiadało tam piwnice i pomieszczenia na parterze. W 1988 roku Archiwum otrzymało cały budynek przy ul. M. Skłodowskiej Curei 2, w którym znalazły się pomieszczenia biurowe, pracownia naukowa i magazyny z aktami powstałymi po 1945 r. W 1991 r. Archiwum otrzymało również budynek przy ówczesnej ul. Lampego 38 (później Gen. Andersa 38, a obecnie ul. Wojska Polskiego 4), w którym zgromadzono zasób poniemiecki oraz kartograficzny. W latach pochodzący z II poł. XIX w. budynek Archiwum przy ul. M. Skłodowskiej Curie 2 przeszedł kapitalny remont i obecnie mieści prawie cały zasób aktowy. W magazynach przy ul. Wojska Polskiego 4 jest nadal przechowywana część materiałów kartograficznych oraz akta kategorii B przechowywane w ramach usług archiwalnych. Archiwum Państwowe w Koszalinie jest częścią polskiej sieci archiwalnej, która podlega bezpośrednio Nacze lnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych w Warszawie i składa się z trzech archiwów centralnych : Archiwum Głównego Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych, Narodowego Archiwum Cyfrowego w Warszawie, gromadzących akta z terenu całego kraju, Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowe i Płacowej w Milanówku oraz 30 archiwów państwowych gromadzących akta ze swojego regionu (większość z nich ma jeszcze swoje oddziały zamiejscowe). Sieć archiwów regionalnych nie pokrywa się z obecnym podziałem administracyjnym Polski (na województwa i powiaty) i w każdym z obecnie istniejących województw może być kilka archiwów państwowych i ich oddziałów. Więcej informacji o działalności polskich archiwów państwowych można znaleźć na stronie 4 / 7

5 internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych pod adresem Zasięg działania Archiwum Państwowego w Koszalinie to: - na terenie województwa zachodniopomorskiego obszar obejmujący: miasto na prawach powiatu Koszalin, wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów:białogardzkiego, drawskiego, kołobrzeskiego, koszalińskiego, sławieńskiego, szczecineckiego i świdwińskiego; - na terenie województwa pomorskiego obszar obejmujący: miasto na prawach powiatu Słupsk, ws zystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bytowskiego, człuchowskiego, lęborskiego i słupskiego, gminę Konarzyny powiatu chojnickiego. Archiwum współpracuje z archiwami mającymi swoją siedzibę na terenie jego działania oraz z jednostkami organizacyjnymi, w których powstaje niepaństwowy zasób archiwalny. Szczegółowy zakres i zasięg działania Archiwum Państwowego w Koszalinie określony jest w 5 / 7

6 Statucie. Działalność usługowa (przechowalnictwo) W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 241, poz. 2074) od 1 kwietnia 2003 Archiwum Państwowe w Koszalinie rozszerzyło swoją działalność o usługi archiwalne związane z przechowywaniem, kopiowaniem i konserwacją dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Poszukując swoich akt pracowniczych można skorzystać z ogólnopolskiej bazy o Miejscach Przechowywania Dokumentacji Osobowej i Płacowej pod adresem ewidencja.archiwa.gov.pl 6 / 7

7 Podstawy prawne działalności: Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2002 r. Nr 171, poz ze zm.). Statut wprowadzony zarządzeniem Nr 15 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 7 lipca 1998 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Koszalinie. Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Koszalinie. 7 / 7