Załącznik Nr 2 do SIWZ SZCZEGÓŁOWY ZAKRES DOSTAW

Transkrypt

1 Załącznik Nr 2 do SIWZ SZCZEGÓŁOWY ZAKRES DOSTAW 1. Instalacja i konfiguracja systemu na serwerze oraz 10 wskazanych przez zamawiającego stanowiskach pracy. Szczegółowy harmonogram wdroŝenia Zamawiający uzgodni z Wykonawcą w terminie dwóch tygodni od podpisania umowy. 2. Udzielenie i dostawę odpowiedniej liczby licencji systemu, umoŝliwiającej kompleksowe wdroŝenie platformy w Urzędzie Miasta Leszna 3. Dostarczenie 20 sztuk zestawów do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego (certyfikat kwalifikowany, karta kryptograficzna oraz czytnik kart podłączany przez port USB) dla wyznaczonych przez Zamawiającego osób. 4. Przeszkolenie pracowników w siedzibie zamawiającego w wymiarze min 8 godzin dla 3 administratorów oraz 20 uŝytkowników. 5. Udzielanie gwarancji na okres 12 miesięcy od daty wdroŝenia Strona 1 z 6

2 OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA SYSTEMU. Na zintegrowana platforma obsługi interesanta powinny składać się zintegrowane ze sobą i zapewniające dwukierunkową komunikację, moduły wewnętrznego obiegu dokumentów, elektronicznej skrzynki podawczej i modułu zewnętrznego stanowiącego platformę do kompleksowego załatwiania spraw w urzędzie drogą elektroniczną. Platforma ma pracować w oparciu o bazę danych MsSQL 2005, a oprogramowanie pod kontrolą MS Windows 2000/2003/XP/Vista, Wymagania dotyczące instalacji, serwisu i gwarancji oraz szkolenia pracowników: Wykonawca ma dostarczyć, zainstalować oprogramowanie na serwerze oraz 10 wskazanych przez zamawiającego stanowiskach pracy oraz przeprowadzić szkolenie z obsługi systemu dla wyznaczonych przez Zamawiającego osób. Szkolenia odbędą się w siedzibie Zamawiającego. Łącznie szkolenie powinno być przeprowadzone w wymiarze min. 8 godzin dla 3 administratorów oraz 20 uŝytkowników platformy, zgodnie z harmonogramem ustalonym z Zamawiającym. Wykonawca dostarczy 20 sztuk zestawów do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego (certyfikat kwalifikowany, karta kryptograficzna oraz czytnik kart podłączany przez port USB) dla wyznaczonych przez Zamawiającego osób. Wykonawca udzieli gwarancji jakości na dostarczony przedmiot umowy na okres 12 miesięcy, Na gwarancję składa się udzielanie bezpłatnych konsultacji telefonicznych, moŝliwość zgłaszania awarii w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.30 do telefonicznie, faksem lub em, Wykonawca w okresie gwarancji zobowiązuje się do usunięcia awarii, w zaleŝności od jej stopnia: a) w przypadku moŝliwości jej usunięcia poprzez konsultacje telefonicznie, za pośrednictwem poczty elektronicznej itp. - w czasie nie dłuŝszym niŝ 3 dni robocze od przyjęcia zgłoszenia. b) w przypadku konieczności naprawy w siedzibie Zamawiającego - w czasie nie dłuŝszym niŝ 5 dni roboczych od przyjęcia zgłoszenia w okresie gwarancji wady i usterki wynikające z błędnego funkcjonowania oprogramowania będą usuwane niezwłocznie i bez dodatkowych kosztów, bieŝące dostosowywanie oprogramowania do aktualnego stanu prawnego, bieŝące dostosowywanie oprogramowania do potrzeb Zamawiającego, stały rozwój oprogramowania w zgodzie z postępem technicznym i technologicznym sprzętu i narzędzi programistycznych oraz propozycjami zgłaszanymi przez zamawiającego, dostarczanie nowych wersji programów oraz, jeśli będzie to niezbędne, przeprowadzanie dodatkowych prac szkoleniowo-wdroŝeniowych z tym związanych, Strona 2 z 6

3 Oprogramowanie musi być zgodne z obowiązującym, a w szczególności uwzględniać zapisy zawarte w: Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych. (tekst jednolity: Dz. U. 2002, Nr 101, poz. 926), z późniejszymi zmianami, Ustawa z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2001, Nr 112, poz. 1198), Ustawa z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym (Dz. U. 2001, Nr 130, poz.1450), z późniejszymi zmianami, Ustawa z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2005, Nr 64, poz. 565), Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. 1998, Nr 160, poz. 1074), z późniejszymi zmianami, Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne słuŝące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. 2004, Nr 100, poz. 1024), Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 września 2005 roku w sprawie warunków organizacyjnych-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. 2005, Nr 200, poz. 1651), Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. 2005, Nr 212, poz. 1766), Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 roku w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. 2007, Nr 10, poz. 68), Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. 2006, Nr 206, poz. 1517), Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. 2006,Nr 206, poz.1518), Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519) Strona 3 z 6

4 FUNKCJONALNOŚĆ SYSTEMU 1. Moduł Elektronicznego Obiegu Dokumentów powinien zapewniać funkcjonalność: przejrzysty, polskojęzyczny interfejs uŝytkownika i administratora, zapewniający intuicyjną obsługę, wprowadzenie struktury organizacyjnej jednostki odwzorowującej hierarchię i uprawnienia poszczególnych komórek organizacyjnych, zdalną aktualizację, integrację z Biuletynem Informacji Publicznej w zakresie publikowania wymaganych treści bezpośrednio z Systemu, moŝliwość pełnotekstowego wyszukiwania zarówno metryk dokumentów, jak i ich zawartości, moŝliwość wykorzystania wbudowanego edytora tekstu obsługującego popularne formaty dokumentów, moŝliwość dodawania dokumentów z innych aplikacji w postaci załączników, poprzez swoją architekturę umoŝliwić późniejszą integrację z innymi systemami oraz umoŝliwić wymianę danych z zewnętrznymi bazami danych. Wymiana informacji musi odbywać się z zastosowaniem ustandaryzowanych formatów, moŝliwość tworzenia i modyfikacji elektronicznych formularzy przez uprawnionych uŝytkowników, konfigurowalny model kontroli dostępu do danych oraz funkcji, umoŝliwiający m.in. kontrolę dostępu do repozytorium dokumentów, teczek, podteczek, spraw, zakresów Rzeczowego Wykazu Akt, rejestrów, dzienników, raportów i zestawień; pogrupowanie uŝytkowników systemu w profile uprawnień; logika obliczania praw dostępu powinna być oparta na strukturze organizacyjnej Urzędu, obsługę kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz jego pełną weryfikację na poziomie składania i przyjmowania spraw oraz w obiegu wewnętrznym i korespondencji wychodzącej, obsługę podpisu elektronicznego niezaleŝnie od tego w jakim centrum certyfikacyjnym został wydany certyfikat kwalifikowany, generowanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru zgodnego z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 września 2005 roku w sprawie warunków organizacyjnych technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. 2005, Nr 200, poz. 1651), działanie zgodne z Instrukcja Kancelaryjną i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt, moŝliwość prowadzenia wymaganych rejestrów i ewidencji dokumentów, zaimplementowanie przez Wykonawcę Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego w Urzędzie Miasta Leszna, pozwalającego na przypisywanie określonej kategorii do sprawy, pisma lub procedury, moŝliwość modyfikacji JRWA przez uprawnionych uŝytkowników, budowanie bazy osób fizycznych i prawnych oraz stosowanych procedur do wielokrotnego wykorzystania podczas pracy z Systemem, zabezpieczenie dostępu do systemu poprzez przydzielanie przez uprawnionego administratora haseł uŝytkowników, kontrolę logowań do systemu, prowadzenie rejestru logowań do systemu, przypisywanie i modyfikację praw uŝytkowników związanych z rzeczywistym zakresem ich zadań i kompetencji, w tym: nadawanie praw dostępu do określonej Strona 4 z 6

5 części systemu, dostępu do określonych czynności, dostępu do określonych dokumentów, dostępu do róŝnego zakresu pracy w dokumentach, definiowanie ustawień ogólnych systemu z poziomu modułu administracyjnego, w tym między innymi: określenie domyślnego rodzaju wykazu akt stosowanego w urzędzie, obsługa logowań do systemu, określenie zakresu czasowego wymagalności pism, określenie, czy w systemie wymagalne jest stosowanie podpisu elektronicznego, definiowanie przez uprawnionego administratora wymagalnych terminów realizacji spraw, z moŝliwością zdefiniowania róŝnych terminów dla określonych grup załatwianych w systemie spraw, moŝliwość wprowadzenia i modyfikowania przez administratora struktury organizacyjnej, wraz z przydzielaniem i modyfikacją atrybutów uŝytkowników w związku z ich umiejscowieniem w strukturze organizacyjnej, stosowanie narzędzi kontrolnych przez uŝytkowników nadrzędnych w zakresie: czasu załatwiania spraw, przekroczenia terminu załatwiania spraw, historii czynności wykonywanych przez uŝytkowników, historii wszystkich czynności wykonywanych w systemie, wraz z moŝliwością generowania zestawień (raportów) kontrolnych, zastosowanie narzędzi statystycznych odnoszących się do: średniego czasu załatwiania spraw w systemie, średniego czasu załatwiania spraw przez poszczególnych uŝytkowników, ilości spraw załatwianych w systemie, ilości spraw załatwianych przez uŝytkowników, ilości spraw z przekroczonym terminem, rejestrację wszystkich czynności związanych z obsługą zewidencjonowanych w systemie dokumentów oraz jej prezentację w postaci historii zmian, rejestrację korespondencji przychodzącej wraz z załącznikami, prowadzenie rejestru korespondencji wychodzącej, nadzór uprawnionych uŝytkowników nad obiegiem korespondencji wewnętrznej, prowadzenie autonumeracji dla korespondencji przychodzącej i wychodzącej, znakowanie korespondencji kodem kreskowym, moŝliwość skanowania dokumentów z poziomu Systemu, wielopoziomową dekretację wpływającej korespondencji wraz z moŝliwością przekazania poleceń z określeniem terminu załatwienia sprawy i osoby odpowiedzialnej. moŝliwość prowadzenia bazy nadawców i odbiorców korespondencji, obsługę podpisu elektronicznego w zakresie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, obsługę korespondencji wychodzącej poprzez wydruk decyzji i innych dokumentów, wbudowanego klienta poczty elektronicznej (obsługa standardów POP3, SMTP, TTL, S/MIME, szyfrowanie, podpisywanie maili niekwalifikowanym certyfikatem, równieŝ weryfikacja, załączniki, wiadomości w postaci HTML), rejestrację wszystkich czynności związanych z obsługą zewidencjonowanych w systemie dokumentów oraz jej prezentację w postaci historii zmian, śledzenie załatwianych spraw przez uŝytkowników nadrzędnych, generowanie historii dotyczącej załatwianych i zewidencjonowanych w systemie spraw oraz czynności związanych ze sprawą z przyporządkowaniem do uŝytkownika wykonującego dane działanie, przechowywanie treści pism wraz z załącznikami, automatyczną kontrolę stanu załatwianych spraw wraz z moŝliwością generowania przypomnień, alertów i ponagleń, Strona 5 z 6

6 2. Funkcjonalność Elektronicznej Skrzynki Podawczej wraz z modułem zewnętrznym umoŝliwiającej przyjmowanie i załatwiania spraw drogą elektroniczną musi zapewniać fukcjonalność: moŝliwość samodzielnego wnoszenia pism przez interesantów w formie dokumentów elektronicznych, przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisywanie danych na formularzu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, stosowanie wielu podpisów na jednym wniosku oraz dołączanie kontrasygnat, zarządzanie skrzynką podawczą poprzez przeglądarkę internetową / panel administracyjny pozwalający na zmianę parametrów skrzynek , z których będą pobierane dokumenty oraz poświadczenia, umoŝliwiający projektowanie poświadczenia odbioru wysyłanego do interesanta/ moŝliwość składania wniosków do elektronicznej skrzynki podawczej z poziomu przeglądarki internetowej, moŝliwość tworzenia przez uprawnionych uŝytkowników (za pomocą edytora WYSIWYG) oraz publikowania własnych formularzy elektronicznych przechowujących dane w formacie XML, wersjonowanie opublikowanych formularzy oraz definiowanie reguł walidacyjnych dla formularzy, moŝliwość załączania do formularzy załączników w dowolnym formacie, prawidłowe działanie elektronicznych formularzy w przeglądarkach IE 6.0 lub Firefox 1.5 lub wyŝszych, komunikację przy pomocy wysłanych pocztą elektroniczną podpisanych wniosków, moŝliwość wysyłania wniosku poprzez upload pliku w dowolnym formacie, wraz ze złoŝeniem pod nim kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wprowadzanie dokumentów elektronicznych ze stanowiska uŝytkownika systemu, generowanie urzędowego potwierdzenia odbioru, moŝliwość weryfikacji poświadczeń odbioru oraz wysyłanie poświadczeń odbioru pocztą elektroniczną, wykorzystanie sprzętowego modułu HSM z certyfikatem FIPS poziom 3, pełną weryfikację podpisu elektronicznego (weryfikacja formatu, integralności danych, waŝności certyfikatu oraz sprawdzenie czy certyfikat nie został odwołany), archiwizację wszystkich wchodzących dokumentów, przekształcenie dokumentów podpisanych kwalifikowanym podpisem w postać archiwalną, moŝliwość znakowania czasem przychodzących wniosków oraz zapewnienia niezaprzeczalności istnienia dokumentu elektronicznego w czasie, śledzenie toku postępowania w sprawie przez interesanta, moŝliwość rejestracji interesanta wraz ze sprawdzeniem poprawności numeru PESEL oraz sprawdzeniu poprawności podanego adresu skrzynki pocztowej, definiowanie szablonów potwierdzeń odbioru oraz treści informacji wysyłanych do interesanta generowanych podczas róŝnych zdarzeń w systemie, moŝliwość wykorzystania do autoryzacji uŝytkowników kart inteligentnych oraz kart z certyfikatem podpisu elektronicznego, a takŝe urządzeń do identyfikacji biometrycznej, Strona 6 z 6