SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA DO PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO NA:

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA DO PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO NA: narada szkoleniowa dla Prezesów, Sędziów Wizytatorów, Dyrektora i Zastępcy, Kierowników i Zastępców Oddziałów i Wydziałów, pracowników samodzielnych Sądu Okręgowego w Poznaniu oraz kierowników finansowych z okręgu SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ) O WARTOŚCI ZAMÓWIENIA MNIEJSZEJ NIŻ KWOTY OKREŚLONE W PRZEPISACH WYDANYCH NA PODSTAWIE ART. 11 UST. 8 USTAWY Z DNIA 29 STYCZNIA 2004 R. PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH SĄD OKRĘGOWY W POZNANIU październik 2012 r. 1

2 Część I SIWZ Nazwa (firma) oraz adres kontaktowy Zamawiającego Część II SIWZ Tryb udzielenia zamówienia SĄD OKRĘGOWY W POZNANIU Poznań, al. Marcinkowskiego 32 fax 61/ sekr.dyr@poznan.so.gov.pl godziny urzędowania: poniedziałek piątek Trybem udzielenia zamówienia jest przetarg nieograniczony, zgodnie z art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub Pzp. Część III SIWZ PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Sąd Okręgowy w Poznaniu al. Marcinkowskiego 32, Poznań zwany dalej Zamawiającym, zaprasza do udziału W przetargu nieograniczonym na świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych, jak również udostępnieniu sali konferencyjnej w związku z organizowaną naradą szkoleniową dla prezesów, sędziów wizytatorów, dyrektora oraz zastępcy dyrektora, kierowników i zastępców oddziałów i wydziałów, pracowników samodzielnych Sądu Okręgowego w Poznaniu oraz kierowników finansowych z okręgu Sądu Okręgowego w Poznaniu, które planowane jest w dniach: listopada 2012r. TRYB POSTĘPOWANIA: przetarg nieograniczony Dane dotyczące zamówienia: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków usługi szkoleniowe I. Opis przedmiotu zamówienia Warunki i wymagania Przedmiotem zamówienia jest: Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych polegających na rezerwacji i udostępnieniu sal konferencyjnych wraz z usługą gastronomiczną (wyżywienie oraz serwis konferencyjny) dla uczestników narady szkoleniowej o przewidywanej ilości : 85 osób - ilość uczestników może się zmniejszyć o 20 % Obiekt hotelowy powinien być o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli zaszeregowanych 2

3 do kategorii *** zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, zlokalizowany w województwie wielkopolskim, w obrębie do 60 km od Poznania. Sale wykładowe, jak również sala bankietowa powinny znajdować się na terenie obiektu. a. Świadczenie usługi hotelarskiej: a.1. standard obiektu: obiekt dysponujący 85 ma miejscami noclegowymi dla osób niepalących, 15 pokoi jednoosobowych, pozostałe pokoje 2 i 3 osobowe, z przewagą pokoi 2 - osobowych,, pokoje z pojedynczymi łóżkami; z pełnym węzłem sanitarnym. Pokoje powinny być udostępnione uczestnikom szkolenia w dniu przyjazdu od godziny 13:00. a.2. Sale konferencyjne wymagania: 28 listopada 2012r. od 17:00 do 19:00 sala wykładowa klimatyzowana na 85 osób, wyposażona w sprzęt multimedialny: ekran, rzutnik, odpowiednie nagłośnienie. 29 listopada 2012r. od 10:00 do 14:30 sala wykładowa klimatyzowana na 85 osób, wyposażona w sprzęt multimedialny: ekran, rzutnik, odpowiednie nagłośnienie. a.3. Obiekt hotelowy zapewnia nieodpłatnie miejsca parkingowe dla uczestników szkolenia na czas jego trwania. b. Usługa gastronomiczna w skład usługi wchodzą: - Dzień I ( 28 listopada 2012r.) 1. Przyjazd uczestników i zakwaterowanie w godzinach między 14:00-15:00 2. Poczęstunek (zupa gulaszowa z pieczywem lub inna sugestia hotelu/ośrodka) 15:00 16:00 2. Kolacja bankietowa z oprawą muzyczną rozumianą jako DJ ok. 20:00 3:00 (sala bankietowa zarezerwowana wyłącznie dla uczestników szkolenia, o powierzchni umożliwiającej jednorazowe przyjęcie grupy 85 osób ). (sugerowane menu: zupa, 2 porcje mięsa na każdego uczestnika szkolenia (możliwość wyboru z czterech rodzajów mięs/potraw), ziemniaki, pyzy, surówka 2 rodzaje do wyboru, 3

4 lampka wina musującego dla każdego uczestnika. Deser: 2 porcje ciasta na osobę, kawa, herbata. Zimna płyta po 2 porcje wyrobów garmażeryjnych na osobę (minimum cztery rodzaje, w tym jedna potrawa rybna), deska wędlin, deska serów, kabanosy, pieczywo, masło, dwa rodzaje sałatek, herbata, kawa. Po północy barszcz. Dodatkowo: soki owocowe 0,5 l /os., woda mineralna 0,5 l/os. - Dzień II ( 29 listopada 2012r. ) 1. Śniadanie dla uczestników konferencji korzystających z noclegu - godz. 8:00-10:00 szwedzki stół: minimum: 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje serów, ciepłe kiełbaski, jajka gotowane/ jajecznica, sałatka z pomidorów lub inna, dżem, kawa, herbata, (inne sugestie Ośrodka/Hotelu) 2. Przerwa kawowa (przed salą wykładową lub na sali wykładowej) typu: kawa, herbata, woda (godzina do ustalenia) 3. Przerwa kawowa (przed salą wykładową lub na sali wykładowej) typu: kawa, herbata, kanapki - 3 na osobę (godzina do ustalenia) 14:00 14:30 opuszczenia Ośrodka/Hotelu Dokładny czas przerw kawowych zostanie wskazany w szczegółowym programie Szkolenia. Orientacyjna lista uczestników Szkolenia zostanie przekazane Wykonawcy zlecenia do dnia 23 listopada 2012r. Rozliczenie z Wykonawcą za świadczone usługi hotelarskie i gastronomiczne odbędzie się na podstawie liczby uczestników szkolenia wskazanej 26 listopada 2012r. Imienna lista uczestników zostanie przesłana do Ośrodka/Hotelu faksem lub drogą elektroniczną. W przypadku zmniejszenia się ilości uczestników szkolenia po terminie wyżej wskazanym, zamawiający usługę nie będzie pokrywał kosztów noclegu oraz wyżywienia osób, które nie będą brały udziału w szkoleniu, pod warunkiem, że liczba rezygnujących nie przekroczy ilości osób wskazanych w pkt I niniejszej specyfikacji. W przeciwnym wypadku Zamawiający pokryje koszty zamówionych usług gastronomicznych za każdego z nieobecnych, natomiast nie będzie pokrywał kosztów ich noclegu. Oferta powinna zawierać również ewentualną opłatę klimatyczną. II. Wykłady dla uczestników szkolenia 1.Wykonawca zamówienia zobowiązuje się do zawarcia umów cywilno-prawnych 4

5 (o dzieło) z osobami wygłaszającymi wykłady w dniach 28 i 29 listopada 2012r. wskazanymi przez Zamawiającego dla uczestników szkolenia. Kwota wynagrodzenia wykładowców wpływa na wartość przedmiotu umowy, przy czym nie przekroczy łącznej kwoty 1.722,00 złotych brutto. 2. Wykładowcy zostaną wskazani Wykonawcy najpóźniej na 7 dni przed planowanym rozpoczęciem szkolenia tj. do dnia 21 listopada 2012r. 3. Tematy wykładów, jak również ich rozkład czasowy oraz stawki za 45 minutową prelekcję zostaną wskazane Wykonawcy przez Zamawiającego w terminie wskazanym w punkcie Z uwagi na brak możliwości w chwili prowadzenia postępowania przetargowego wskazania listy wykładowców oraz kwot ich wynagrodzeń, Zamawiający usługę przekaże Wykonawcy najpóźniej do dnia 21 listopada 2012r. wykaz osób prowadzących wykłady wraz z kwotami wynagrodzeń dla każdego z wykładowców. III. Termin płatności za usługę: 21 dni od otrzymania przez Zamawiającego poprawnie wystawionej jednej faktury po wykonaniu zamówienia, na której powinno być wskazane rozliczenie wynikające z załącznika do faktury będącego szczegółowym opisem kalkulacji cenowej pobytu grupy. Faktura za zrealizowanie przedmiotu umowy powinna zawierać informację o: usłudze hotelowej, wynajmie sali konferencyjnej/szkoleniowej, serwisie konferencyjnym, oraz kosztach wykładów. IV. Wykonawca zobowiązuje się przy wykonaniu niniejszej usługi zachować należytą staranność. V. Za nienależyte wykonanie lub niewykonanie umowy strony ustanawiają odpowiedzialność w formie kar umownych tj.: - Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn występujących po stronie Wykonawcy w wysokości 30% wartości umowy; - Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną z tytułu niespełnienia warunków niniejszej specyfikacji w wysokości 15% wartości umowy. Część IV SIWZ Opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Wymagane jest złożenie kompletnej oferty na wszystkie elementy określone w opisie przedmiotu zamówienia. 5

6 Część V SIWZ Informacja o przewidywanych zamówieniach uzupełniających. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień uzupełniających. Część VI SIWZ Opis sposobu przedstawienia ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli zamawiający dopuszcza ich składanie. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Część VII SIWZ Umowy ramowe. Zamawiający nie przewiduje możliwości zawarcia umowy ramowej. Część VIII SIWZ Postanowienia dotyczące aukcji elektronicznej. Zamawiający nie będzie stosował aukcji elektronicznej Część IX SIWZ Termin wykonania zamówienia listopada 2012r. Część X SIWZ Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. 1. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: 1) uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień: opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku brak opisu 2) wiedza i doświadczenie: opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku brak opisu 3) potencjał techniczny opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku brak opisu 4) osoby zdolne do wykonania zamówienia opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku brak opisu 5) sytuacja ekonomiczna i finansowa: opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku 6

7 brak opisu 2. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. 3. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia: a) wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego; b) przepisy ustawy dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do tychże wykonawców; c) jeżeli oferta wykonawców zostanie wybrana, zamawiający będzie żądał przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego przedłożenia mu umowy regulującej współpracę tych wykonawców. Część XI SIWZ Informacje o oświadczeniach lub dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy. 1. W celu wykazania spełnienia przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, których opis sposobu oceny spełniania został dokonany w części X SIWZ Zamawiający wymaga załączenia do oferty następujących dokumentów: a) oświadczenia zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych- zgodnie z załącznikiem nr 3 do SIWZ. 2. W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust.1 ustawy, należy przedłożyć: a) aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenia w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, które zawarte jest w załączniku nr 2 do SIWZ b) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia, zgodnie z załącznikiem nr 2 do SIWZ. 3. Dokumenty podmiotów zagranicznych: Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej stosuje się do przepisów 2 ust. 2 i 4 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817). Dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia kopie dokumentów dotyczące odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub te podmioty. Za zgodność z oryginałem powinna być potwierdzona każda strona kserokopii zawierająca 7

8 jakąkolwiek treść. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. Część XII SIWZ Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z wykonawcami: Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną na adres: Sąd Okręgowy w Poznaniu, Al. Marcinkowskiego 32, Poznań fax.: sekr.dyr@poznan.so.gov.pl Uwaga: Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub drogą elektroniczną, każda ze Stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. Część XIII SIWZ Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami. Do bezpośredniego kontaktowania się z wykonawcami zamawiający uprawnia: 1) Dorota Pewińska tel. 61/ ) Dorota Woźniak, tel. 61/ Część XIV SIWZ Wymagania dotyczące wadium. 1. Wykonawca obowiązany jest wnieść wadium w wysokości: 711 zł. 2. Wykonawca obowiązany jest wnieść wadium przed upływem terminu składania ofert. 3. Wadium można wnieść w formie: 1) przelewu pieniężnego na rachunek bankowy NBP O/O Poznań numer rachunku: , z dopiskiem wadium przetarg nieograniczony na narada szkoleniowa dla Prezesów, Sędziów Wizytatorów, Dyrektora i Zastępcy, Kierowników i Zastępców Oddziałów i Wydziałów, pracowników samodzielnych Sądu Okręgowego w Poznaniu oraz kierowników finansowych z okręgu Za termin wniesienia wadium w formie pieniężnej zostanie przyjęty termin uznania rachunku zamawiającego. 2) poręczeń bankowych lub poręczeń spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, 3) gwarancji bankowych, 4) gwarancji ubezpieczeniowych, 5) poręczeń udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust.5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. Nr 109, poz ze zm.). Oryginał gwarancji lub poręczenia należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, w miejscu składania ofert, tj. pokój nr 415 sekretariat Dyrektora Sądu, Al. Marcinkowskiego 32, Poznań. 4. Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć ofertę wadium na cały okres związania ofertą. 8

9 Część XV SIWZ Termin związania ofertą. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni licząc od dnia, w którym upływa termin składania ofert. Część XVI SIWZ Opis sposobu przygotowywania ofert. Wykonawca zobowiązany jest przygotować i złożyć ofertę wg poniższych zasad: 1. Na ofertę składają się: 1) załącznik nr 1 do SIWZ formularz ofertowy 2) oświadczenia i dokumenty, o których mowa w części XI SIWZ 3) pełnomocnictwo. 2. treść oferty musi odpowiadać treści SIWZ; 3. cena oferty musi obliczona zgodnie z zasadami opisanymi w części XVIII SIWZ, 4. na podstawie art. 36 ust. 4 Ustawy, Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom. 5. jeżeli Wykonawca nie skorzysta ze wzoru formularza ofertowego zawartego w załączniku nr 1 do SIWZ, jego oferta musi zawierać wszystkie oświadczenia zawarte w tym wzorze. 6. wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w jednym egzemplarzu; 7. oferta winna być złożona, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej; 8. oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie, komputerze lub ręcznie nieścieralnym atramentem; 9. oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do podpisania oferty; 10. pełnomocnictwo do podpisania oferty powinno być dołączone do oferty. Pełnomocnictwo powinno zostać złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie; 11. oferta powinna być umieszczona w zamkniętej, nieprzeźroczystej kopercie zaadresowanej i oznakowanej w sposób następujący: Nazwa i dokładny adres Wykonawcy Sąd Okręgowy w Poznaniu Al. Marcinkowskiego Poznań Oferta na przetarg nieograniczony na narada szkoleniowa dla Prezesów, Sędziów Wizytatorów, Dyrektora i Zastępcy, Kierowników i Zastępców Oddziałów i Wydziałów, pracowników samodzielnych Sądu Okręgowego w Poznaniu oraz kierowników finansowych z okręgu Nie otwierać przed dniem otwarcia ofert, tj r. godz. 12: ofertę przed upływem terminu składania ofert można zmienić lub wycofać; 13. wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. Na kopercie zewnętrznej należy dodatkowo umieścić zastrzeżenie ZMIANA OFERTY lub WYCOFANIE OFERTY oraz informacje określone w pkt. 9; Oferty wycofane nie zostaną zwrócone wykonawcom. 14. poprawki w tekście oferty powinny być naniesione czytelnie oraz sygnowane podpisem uprawnionego reprezentanta Wykonawcy; 9

10 15. koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca; 16. Jeżeli zaistnieją przesłanki z art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz ze zm.), tj. informacje składane przez Wykonawcę objęte są tajemnicą przedsiębiorstwa, Wykonawca zobowiązany jest złożyć do Zamawiającego na piśmie, niezależnie od oferty (w odrębnej kopercie), dodatkowe oświadczenie o zastrzeżeniu tajemnicy przedsiębiorstwa wraz z dokumentami, co do których Wykonawca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Jednakże następstwem stwierdzenia bezskuteczności zastrzeżenia, o którym mowa w art. 96 ust. 4 Pzp, jest wyłączenie zakazu ujawniania zastrzeżonych informacji, zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z dnia 21 października 2005 r. (sygn. III CZP 74/05). Tajemnica przedsiębiorstwa może mieć charakter techniczny, technologiczny, handlowy lub organizacyjny. Tajemnicą jest informacja, która nie została ujawniona do wiadomości publicznej, w stosunku do tej informacji podjęto niezbędne działania mające na celu zachowanie poufności - zgodnie z wyrokiem SN z dnia 3 października 2000r. (sygn. CKN 304/00). Zamawiający nie ujawni informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane. Wykonawca nie może zastrzec swojej nazwy (firmy) oraz adresu, informacji dotyczących ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofercie. Część XVII SIWZ Miejsce i termin składania i otwarcia ofert 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: Sąd Okręgowy w Poznaniu, Al. Marcinkowskiego 32, pokój nr 415 sekretariat Dyrektora Sądu, w terminie do r. do godziny 10: Za dotrzymanie terminu złożenia oferty uważa się dzień i godzinę doręczenia oferty Zamawiającemu. 3. Zamawiający zwraca niezwłocznie ofertę, która została złożona po terminie do składania ofert. 4. Przedłużenie terminu składania ofert dopuszczalne jest tylko przed jego upływem. 5. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 6. Otwarcie ofert jest jawne i nastąpi bezpośrednio po upływie terminu do ich składania. 7. Zamawiający dokona otwarcia ofert w dniu r. o godz. 12:30 w siedzibie Zamawiającego przy ul. Piaskowej 4-5 w Poznaniu, Sala Narad pok. nr 17. Część XVIII SIWZ Opis sposobu obliczenia ceny 1. Wykonawca określa cenę brutto w złotych polskich wg załączonego formularza ofertowego - załącznik nr 1 do SIWZ. 2. Wykonawca jest zobowiązany do określenia ceny na wszystkie elementy zamówienia wymienione w formularzu ofertowym. 3. Zaoferowana cena ofertowa brutto musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia (z wyjątkiem wynagrodzeń wykładowców wskazanych przez Zamawiającego, z którymi Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć umowy cywilnoprawne (o dzieło) w kwocie nie przekraczającej 1.722,00 zł brutto, zgodnie z wykazem przekazanym Wykonawcy najpóźniej do dnia 21 listopada 2012 r.). Cena musi być podana 10

11 cyfrowo i słownie. Jeżeli Wykonawca ma zamiar zaproponować jakieś rabaty lub upusty cen, powinien je od razu ująć w obliczeniach ceny, tak aby wyliczona cena za realizację zamówienia była ceną całościową. 4. Wykonawca powinien zapoznać się z całością specyfikacji, której integralną częścią są załączniki. 5. Zaokrąglenia cen w złotych należy dokonać do dwóch miejsc po przecinku według ogólnie przyjętych zasad matematycznych. 6. Za cenę oferty uważać się będzie łączną cenę brutto (łącznie z należnym podatkiem VAT) wyliczoną jako sumę poz. 1-7 wg tabeli w formularzu ofertowym. Część XIX SIWZ Informacja dotycząca walut w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między zamawiającym i wykonawcą. Rozliczenia między Zamawiającym i Wykonawcą będą prowadzone w PLN. Część XX SIWZ Opis kryteriów, którymi będzie się kierował Zamawiający przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert. 1. Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryterium oceny ofert określonych w SIWZ. 2. Sposób oceny ofert: - Zamawiający dokona oceny ofert nie odrzuconych na podstawie art. 89 ustawy, 3. Zamawiający przy wyborze oferty będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert: Cena 100 % Punkty za cenę wykonania oblicza się przyjmując za podstawę najniższą cenę ofertową, przyznając jej maksymalną ilość punktów, tj. 100 pkt. Punkty dla pozostałych ofert oblicza się według wzoru: cena najniższa x 100 pkt = ilość punktów dla danej oferty cena danej oferty Część XXI SIWZ Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadomi wykonawców, którzy złożyli oferty, o: a) wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy) albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację; b) wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne; 11

12 c) wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne; d) terminie, określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2 Ustawy, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może zostać zawarta 2. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieszcza informacje, o których nowa w pkt. 1a na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie. 3. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wnosi zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania, o których mowa w art. 93 ust. 1 Ustawy. Część XXII SIWZ Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Zamawiający będzie żądał od wybranego Wykonawcy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 3 % wartości umowy. Część XXIII SIWZ Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach 1. Wzór umowy stanowi załącznik nr 4 do SIWZ. 2. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. 3. Umowa podlega unieważnieniu w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w SIWZ. 4. Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w SIWZ oraz określił warunki takiej zmiany. 5. Zaleca się, aby osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, przed podpisaniem umowy dostarczyły aktualny wypis z ewidencji działalności gospodarczej. Część XXIV SIWZ Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących Wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia. Środki ochrony prawnej określone w Dziale VI ustawy przysługują wykonawcom a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy. 12

13 ODWOŁANIE 1. Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy. 2. Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, odwołanie przysługuje wyłącznie wobec czynności: a. wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę; b. opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu; c. wykluczenia odwołującego z postępowania o udzielenie zamówienia; d. odrzucenia oferty odwołującego. 3. Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania. 4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. 5. Odwołujący przesyła kopię odwołania zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, iż zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przesłanie jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia za pomocą jednego ze sposobów określonych w art. 27 ust. 2 ustawy. Informowanie o naruszeniu prawa: 1. Wykonawca lub uczestnik konkursu może w terminie przewidzianym do wniesienia odwołania poinformować zamawiającego o niezgodnej z przepisami ustawy czynności podjętej przez niego lub zaniechaniu czynności, do której jest on zobowiązany na podstawie ustawy, na które nie przysługuje odwołanie na podstawie art. 180 ust W przypadku uznania zasadności przekazanej informacji zamawiający powtarza czynność albo dokonuje czynności zaniechanej, informując o tym wykonawców w sposób przewidziany w ustawie dla tej czynności. SKARGA /Prawo do wniesienia skargi/ 1. Na orzeczenie Izby stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Część XXV SIWZ W innych sprawach nieuregulowanych w niniejszej SIWZ mają zastosowanie przepisy ustawy PZP. Załączniki do SIWZ 1. Formularz ofertowy 2. Oświadczenie art. 24 PZP 3. Oświadczenie art.22 PZP 4. Wzór umowy Zatwierdzam specyfikację. podpis kierownika jednostki 13

14 FORMULARZ OFERTOWY Nazwa i adres Wykonawcy: ZAŁĄCZNIK NR 1 DO SIWZ NIP... REGON... Nr konta bankowego... Tel.... Fax Do Zamawiającego Nawiązując do publicznego ogłoszenia o przetargu nieograniczonym na naradę szkoleniową dla Prezesów, Sędziów Wizytatorów, Dyrektora i Zastępcy, Kierowników i Zastępców Oddziałów i Wydziałów, pracowników samodzielnych Sądu Okręgowego w Poznaniu oraz kierowników finansowych z okręgu, zgodnie z wymogami Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia: 1. Oferuję(my) wykonanie zamówienia za cenę brutto... złotych, tj. słownie złotych: listopada 2012 r. Cena Lp. Nazwa j.m. Ilość jednostko Wartość brutto wa brutto 1 Nocleg 1osoby + śniadanie nocleg 85 1x85 2 Poczęstunek sztuk 85 3 Kolacja bankietowa z oprawą muzyczną sztuk 85 4 Przerwa kawowa (kawa, herbata, woda) 5 Przerwa kawowa (kawa, herbata, kanapki) 6 Udostępnienie sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem 28 listopada 2012 r. 7 Udostępnienie sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem 29 listopada 2012 r. sztuk 85 sztuk 85 dla 85 os. 17:00-19:00 dla 85 os. 10:00 14:30 Łączna wartość zamówienia * * Zamawiający informuje, iż ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy zostanie powiększone o koszty wynagrodzenia wykładowców wskazanych przez Zamawiającego, z którymi Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć umowy cywilno-prawne (o dzieło) w kwocie nie przekraczającej 1.722,00 zł brutto, zgodnie z wykazem przekazanym Wykonawcy najpóźniej do dnia 21 listopada 2012 r. 14

15 Do oceny oferty będzie brana pod uwagę łączna wartość zamówienia podana w pkt. 1 niniejszego formularza ofertowego, wyliczona jako suma poz Oświadczam, że...* płatnikiem VAT *) wpisać jestem lub nie jestem 3. Oświadczamy, że zaoferowana cena ofertowa brutto zawiera wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia. 4. Oświadczamy, że łączna cenę brutto oferty obliczyliśmy na podstawie formularza ofertowego stanowiącego załącznik do oferty. 5. Realizacja przedmiotu zamówienia odbędzie się w przy ul... w miejscowości.. Oświadczamy, że zaoferowany obiekt jest o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli zaszeregowanych do kategorii *** z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów. 6. Oświadczamy, że: a) oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia w terminie określonym w SIWZ, b) zapoznaliśmy się z SIWZ, zmianami SIWZ i nie wnosimy zastrzeżeń, c) uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres 30 dni od daty jej otwarcia, d) akceptujemy warunki płatności oraz istotne warunki umowy. 7. Część zamówienia, której wykonanie powierzę podwykonawcom 8. W przypadku wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do: - podpisania umowy na warunkach zawartych w SIWZ, w miejscu i terminie wskazanym przez zamawiającego. Data :... Upełnomocniony przedstawiciel... (podpis, pieczęć) 15

16 ZAŁĄCZNIK NR 2 DO SIWZ Nazwa wykonawcy Adres wykonawcy oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia w okolicznościach, o których mowa w art. 24 Prawa zamówień publicznych Miejsce i data Pieczątka i podpisy osób reprezentujących wykonawcę 16

17 ZAŁĄCZNIK NR 3 DO SIWZ Nazwa wykonawcy Adres wykonawcy oświadczam, że spełniam warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 Prawa zamówień publicznych, dotyczące.: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej Miejsce i data Pieczątka i podpisy osób reprezentujących wykonawcę 17

18 WZRÓR UMOWY ZAŁĄCZNIK NR 4 DO SIWZ UMOWA nr. zawarta w dniu 2012 roku w Poznaniu pomiędzy:. Sądem Okręgowym w Poznaniu, Al. Marcinkowskiego 32, Poznań NIP: reprezentowanym przez: - Dyrektora Sądu Okręgowego w Poznaniu Jarosława Kaczmarka zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym, a firmą: NIP:. reprezentowaną przez: -.. zwaną w dalszej części umowy Wykonawcą 1 Umowa zawarta z Wykonawcą zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz z późn. zm.) w trybie przetargu nieograniczonego - art. 39 PZP. 2 Przedmiotem umowy jest pobyt szkoleniowy sędziów oraz urzędników Sądu Okręgowego w Poznaniu oraz kierowników finansowych z okręgu w w terminie: listopada 2012r. - zgodnie ze specyfikacją stanowiącą załącznik nr 1 do umowy Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia w terminach : listopada 2012r. 85 miejsc noclegowych, (w pokojach: 15 pokoi 1 osobowych, 18

19 pozostałe pokoje 2 i 3 osobowe, z przewagą pokoi 2 osobowych) oraz wyżywienia dla uczestników narady szkoleniowej - zgodnie z programem szkolenia oraz listą uczestników sporządzoną przez Zamawiającego i przekazaną Wykonawcy do dnia: 26 listopada 2012r. Imienna lista uczestników zostanie przesłana do Ośrodka/Hotelu faksem lub drogą elektroniczną. 2. W sytuacji, kiedy wystąpi problem z zakwaterowaniem w pokojach 2 lub 3 - osobowych i któryś z uczestników pozostanie do samodzielnego zakwaterowania, Wykonawca zakwateruje tę osobę w dodatkowym pokoju 1 osobowym lub dwuosobowym. Zamawiający nie będzie pokrywał kosztów wolnego miejsca (miejsc) we wskazanym przez Wykonawcę pokoju dla osoby do samodzielnego zakwaterowania. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników szkolenia bez ponoszenia kosztów ich pobytu w Ośrodku nie więcej niż o 20 %, o czym poinformuje Ośrodek/Hotel w terminie: 26 listopada 2012r. 4. W przypadku zmniejszenia się ilości uczestników szkolenia po terminie wyżej wskazanym, Zamawiający usługę nie będzie pokrywał kosztów noclegu oraz wyżywienia osób, które nie będą brały udziału w szkoleniu, pod warunkiem, że liczba rezygnujących nie przekroczy ilości osób wskazanych w 3 pkt 3 niniejszej umowy. W przeciwnym wypadku Zamawiający pokryje koszty zamówionych usług gastronomicznych za każdego z nieobecnych, natomiast nie będzie pokrywał kosztów ich noclegu. 4 1.Wykonawca zamówienia zobowiązuje się do zawarcia umów cywilno-prawnych (o dzieło) z osobami wygłaszającymi wykłady w dniach 28 i 29 listopada 2012r. wskazanymi przez Zamawiającego dla uczestników szkolenia. Kwota wynagrodzenia wykładowców wpływa na wartość przedmiotu umowy, przy czym nie przekroczy łącznej kwoty złotych brutto. 2. Wykładowcy zostaną wskazani Wykonawcy najpóźniej na 7 dni przed planowanym rozpoczęciem szkolenia tj. do dnia 21 listopada 2012r. 3. Tematy wykładów, jak również ich rozkład czasowy oraz stawki za 45 minutową prelekcję zostaną wskazane Wykonawcy przez Zamawiającego w terminie wskazanym w punkcie 2, 4. 19

20 5 Szacunkowa wartość umowy za udział w naradzie szkoleniowej grupy 85 osób wraz z opłatą klimatyczną oraz kosztami wynagrodzenia wykładowców (kwota nie przekraczająca. zł brutto) wynosi maksymalnie netto. zł brutto.. zł i (słownie:.. zł), przy czym kwota może ulec zmianie w zależności od liczby uczestników w szkoleniu oraz ostatecznych kosztów wynagrodzeń wykładowców Ostateczne rozliczenie z Wykonawcą za świadczone usługi odbędzie się na podstawie liczby uczestników biorących fizycznie udział w szkoleniu zgodnie z 3 pkt. 3 i 4 oraz zgodnie z 4 niniejszej umowy. 2. Termin płatności strony ustalają na 21 dni od daty dostarczenia faktury Zamawiającemu, po zakończonym szkoleniu. 3. Faktura za zrealizowanie przedmiotu umowy powinna zawierać informację o: usłudze hotelowej, wynajmie Sali konferencyjnej/szkoleniowej, serwisie konferencyjnym oraz kosztach wykładów Za nienależyte wykonanie lub niewykonanie umowy strony ustanawiają odpowiedzialność w formie kar umownych tj.: - Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn występujących po stronie Wykonawcy w wysokości 30% wartości umowy; - Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną z tytułu nienależytego wykonania umowy lub niespełnienia warunków niniejszej specyfikacji w wysokości 15% wartości umowy. 2. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy. 8 Uczestnicy szkolenia ponoszą odpowiedzialność za ewentualne wyrządzone przez siebie szkody na zasadach określonych przepisami Kodeksu Cywilnego. 9 Do współpracy przy realizacji umowy Zamawiający wyznacza Katarzynę Głowacką 20