INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do Zarządzenia dyrektora nr 12/2012 w sprawie wprowadzenia normatywów kancelaryjno-archiwalnych INSTRUKCJA KANCELARYJNA dla SZKOŁY PODSTAWOWEJ IM. POR. W. DZIĘGIELEWSKIEGO w ZALESKICH Zaleskie

2 Spis treści 1. Postanowienia wstępne s System kancelaryjny s Wykaz akt, podział akt na kategorie s Podział prac kancelaryjnych s Obieg akt s Wpływ korespondencji do jednostki organizacyjnej oraz otwieranie i sprawdzanie wpływów s Rejestrowanie spraw, znakowanie spraw i zakładanie teczek s Załatwianie spraw s Terminy załatwiania spraw s Adresowanie pism s Uzgadnianie projektów pism s Podpisywanie pism s Wysyłanie korespondencji s Postępowanie z aktami ostatecznie załatwionymi i przekazanie ich do składnicy akt s Kontrola pracy biurowej s Postępowanie z aktami w przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej s. 9 Załączniki Nr 1 - wzór stempla wpływu Nr 2 - wzór spisu zdawczo-odbiorczego Nr 3 - wzór spisu spraw Nr 4 - wzór opisu strony tytułowej akt 2

3 1 POSTANOWIENIA WSTĘPNE 1. Celem instrukcji jest ustalenie jednolitych zasad postępowania zapewniających sprawne wykonywanie prac kancelaryjnych w Szkole Podstawowej w Zaleskich, zwanej dalej jednostką organizacyjną. 2. Instrukcja reguluje organizację pracy kancelaryjnej oraz zasady postępowania z pismami i aktami jawnymi. 3. Odrębne przepisu normują tryb postępowania z dokumentacją niejawną. 4. UŜyte w instrukcji pojęcia oznaczają: a) akta sprawy - kaŝde pismo, notatkę, wypełniony formularz, plan, fotokopię, rysunek itp. zawierające dane, które były lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu poszczególnych spraw, szereg pism dotyczących tego samego zdarzenia b) składnica akt - komórka organizacyjna powołana do gromadzenia dokumentacji jednostki organizacyjnej c) kierownik jednostki organizacyjnej - osobę kierującą jednostką lub osobę upowaŝnioną do wykonywania jej zadań d) szkoła - Szkołę Podstawową w Zaleskich e) punkt zatrzymania - kaŝde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z załatwieniem sprawy f) referent - pracownika bez względu na zajmowane stanowisko, który opracowuje sprawę pod względem merytorycznym g) rejestr kancelaryjny (dziennik korespondencji) - specjalną ksiąŝkę przeznaczoną do rejestrowania pism wpływających i wychodzących z jednostki h) sekretariat - stanowisko pracy, do którego naleŝy obsługa kancelaryjna kierownika jednostki organizacyjnej i) spis spraw formularz słuŝący do chronologicznego rejestrowania spraw, wpływających lub zapoczątkowanych w jednostce organizacyjnej, spis spraw prowadzi się oddzielnie dla kaŝdej pozycji przewidzianej w wykazie akt j) sprawa zdarzenie lub stan rzeczy wymagający podjęcia i wykonania czynności urzędowych k) teczka spraw - skoroszyt, segregator, teczkę wiązaną słuŝącą do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt l) wpływ - kaŝde pismo i przesyłka wpływająca do jednostki organizacyjnej ł) załącznik - kaŝdą luźną kartkę papieru, zawierającą treść odnoszącą się do pisma podstawowego, akta składające się z kilku lub więcej luźnych arkuszy, które pod względem treści stanowią całość, uwaŝa się za jeden załącznik. 2 SYSTEM KANCELARYJNY 1. W szkole obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym podziale akt. 2. System ten polega na klasyfikacji akt w układzie rzeczowym (jednolity rzeczowy wykaz akt) stanowiącej podstawę rejestrowania spraw, znakowania pism, łączenia poszczególnych pism w aktach spraw, podziału akt na kategorie archiwalne. Rejestracji podlegają tylko sprawy a nie poszczególne pisma dotyczące tych spraw. 3. Osobno ewidencjonowana jest korespondencja niejawna. 4. Dodatkowo rejestruje się pisma w rejestrze kancelaryjnym, ale tylko na zasadzie pomocniczego środka ewidencyjnego. rejestr kancelaryjny prowadzi sekretariat. 3

4 3 JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT (DALEJ WYKAZ AKT), PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE 1. Wykaz akt stanowi rzeczową klasyfikację oraz zawiera klasyfikację dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, Ŝe całość zadań jednostki organizacyjnej dzieli się na główne grupy (klasy) oznaczone symbolem od 0 do 6. W ramach tych klas wprowadza się podział akt na klasy drugiego rzędu oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszej rzędu jednej z cyfr od 0 do 9. Obejmują one hasła bardziej szczegółowe, które z kolei dzielą się na hasła trzeciego i czwartego rzędu w zaleŝności od potrzeb. 2. Klasy końcowe w poszczególnych grupach spraw odpowiadają rzeczowym teczkom aktowym. 3. Rzeczowy wykaz akt ustala kategorię akt dla jednostki organizacyjnej. 4. Dopuszcza się moŝliwość dokonania w wykazie akt zmian, polegających na przekształceniu ustalonych lub dodaniu nowych symboli i haseł wraz z ich klasyfikacją archiwalną. Zmiany mogą być wprowadzone wyłącznie w uzgodnieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej oraz z właściwym archiwum państwowym. 5. Podział akt na kategorie: a/ zgodnie z rzeczowym wykazem akt szkoła nie wytwarza materiałów archiwalnych (akt kategorii A) b/ dokumentacja oznaczona kategorią B stanowi dokumentację niearchiwalną, z tym Ŝe: - symbolem B z dodatkiem cyfr arabskich oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania moŝe ulec brakowaniu (np. B5) - symbolem Bc oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu moŝe być brakowana w komórce macierzystej bez przekazywania do składnicy akt, lecz pod kontrolą archiwisty zakładowego. 6. Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez tą dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych. 7. Akta zaklasyfikowane w wykazie akt do jednego symbolu (hasła klasyfikacyjnego) moŝna gromadzić w porządku tematycznym, chronologicznym, alfabetycznym lub innym ułatwiającym kompletowanie i wykorzystywanie akt w bieŝącej pracy szkoły. 4 PODZIAŁ PRAC KANCELARYJNYCH 1. Prace kancelaryjne w jednostce organizacyjnej wykonuje sekretariat kierownika jednostki organizacyjnej. 2. Do zakresu czynności sekretariatu naleŝy: a/ przyjmowanie i rozdzielanie wpływów b/ ewidencjonowanie wpływów i przesyłek wartościowych c/ wysyłanie pism d/ udzielanie informacji interesantom e/ nadawanie i przyjmowanie faksów f/ powielanie pism g/ rejestracja spraw w spisach spraw oraz załatwianie spraw. 3. Zakres pracy referenta określa zakres czynności stanowiska pracy, ustalony przez kierownika jednostki organizacyjnej. 4

5 5 OBIEG AKT 1. Wewnętrzny obieg pism (akt) powinien być bezpośredni, tzn. pisma (akta) naleŝy kierować wprost do właściwej osoby z uwzględnieniem jedynie niezbędnych punktów zatrzymania. 2. Zadekretowana przez kierownika jednostki organizacyjnej lub jego zastępcę korespondencja wraca do sekretariatu, skąd kierowana jest do referentów załatwiających sprawę merytorycznie. 3. Pisma (akta) w obiegu wewnętrznym przekazywane są bezpośrednio przez referentów spraw. 6 WPŁYW KORESPONDENCJI DO JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ ORAZ OTWIERANIE I SPRAWDZANIE WPLYWÓW 1. Korespondencję przeznaczoną dla jednostki organizacyjnej odbiera z poczty lub od listonosza wyznaczony do tego celu pracownik. Pisma wnoszone przez interesantów przyjmuje sekretariat lub bezpośrednio pracownicy załatwiający sprawę merytorycznie. 2. UpowaŜniony pracownik sekretariatu otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem: a/ dokumentacji niejawnej b/ przesyłek adresowanych imiennie do kierownika jednostki organizacyjnej lub pracowników. Przesyłki te, jak i inne zastrzeŝone przez kierownika jednostki organizacyjnej, sekretariat przekazuje adresatom bez otwierania. 3. Odbiór i otwieranie przesyłek niejawnych regulują odrębne przepisy. 4. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki naleŝy sprawdzić czy: a/ nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego b/ znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidoczniono na kopercie c/ zgadza się ilość załączników z ilością podaną w piśmie. Brak załączników lub przesłanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje się w danym piśmie lub załączniku. 5. Sekretariat obowiązany jest dołączyć koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym do wpływów: a/ dla których załatwienia zachodzi potrzeba ustalenia daty stempla pocztowego b/w których brak jest nazwiska lub adresu nadawcy lub daty pisma c/ załączników nadesłanych bez pisma podstawowego d/ przy których stwierdzono uszkodzenie koperty e/ mylnie skierowanych f/ w razie niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością. 6. Na pismach wpływających sekretariat odciska stempel wpływu w górnym lewym rogu pierwszej strony (w razie braku tam miejsca na innym wolnym miejscu) z datą otrzymania pisma. Na wpływach doręczonych bez otwierania kopert stempel wpływu odciska się na przedniej stronie koperty (wzór pieczęci - zał. nr 1). 7. Stempel wpływu umieszcza się na drukach nie wymagających merytorycznego załatwienia, to znaczy na dokumentach osobistych, załącznikach, czasopismach, prospektach i innych drukach nie wymagających merytorycznego załatwienia. 7 REJESTROWANIE SPRAW, ZNAKOWANIE SPRAW I ZAKŁADANIE TECZEK 5

6 1. Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw (wzór - zał. nr 3). Sprawę (nie pismo) rejestruje się jeden raz, na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz danej komórki. KaŜde pismo dotyczące sprawy juŝ zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla kaŝdej teczki, załoŝonej według haseł wykazu akt. Znak sprawy wpisuje się z lewej strony pisma. 2. Znak sprawy jest cechą rozpoznawczą sprawy. Składa się z następujących części: 1/ oznaczenia jednostki organizacyjnej 2/ liczbowego symbolu hasła wg wykazu akt 3/ kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw 4/ oznaczenia roku, w którym została załoŝona sprawa np. SPZ Rejestracji nie podlegają wpływy otrzymane do wiadomości i nie wymagające załatwienia: a/ publikacje (dzienniki urzędowe, gazety, czasopisma, ksiąŝki, afisze, ogłoszenia itp.) b/ zaproszenia, Ŝyczenia i inne o podobnym charakterze. 4. Sprawy otrzymane do załatwienia rejestruje się w dniu ich otrzymania. 5. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla kaŝdej teczki, załoŝonej wg haseł rzeczowych wykazu akt i zamieszcza się w nim: a/ kolejne liczby spraw rozpoczynające się od 1 w kaŝdym roku b/ treść danej sprawy c/ nazwę nadawcy oraz znak i datę pisma nadawcy d/ datę pierwszego pisma wysłanego w tej sprawie e/ datę pisma załatwiającego ostatecznie sprawę. 6. Teczki spraw zakładają referenci spraw w miarę powstawania akt, zgodnie z wykazem akt. 7. KaŜdej końcowej klasie wykazu akt powinna odpowiadać teczka (w przypadku duŝej ilości akt podzielona na tomy) zawierająca akta o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej. Niedopuszczalne jest łączenie w jednej teczce akt o róŝnych kategoriach archiwalnych. 8. Na kaŝdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw dla kaŝdej z nich. 9. Akta spraw niezałatwionych ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez konieczności zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. 10. Przerejestrowanie sprawy z jednoczesnym jej wpisaniem do nowego spisu spraw następuje dopiero wtedy, gdy w nowym roku kalendarzowym wpłynie nowe pismo, nie będące odpowiedzią na prowadzoną juŝ korespondencję, dotyczące sprawy wszczętej w poprzednim roku. O fakcie przerejestrowania sprawy do nowego spisu spraw i przełoŝenia akt do nowej teczki czyni się adnotację w poprzednim spisie spraw: przeniesiono do teczki o symbolu (nowy znak sprawy). 11. W razie potrzeby moŝna niektóre teczki i spisy spraw prowadzić przez dłuŝszy okres. Dotyczy to spraw objętościowo nieduŝych, których charakter wymaga, aby łączone były przez dłuŝszy okres. 12. KaŜda teczka aktowa powinna zawierać następujące elementy opisu: a/ na środku u góry - nazwę jednostki organizacyjnej b/ w lewym górnym rogu - symbol hasła wg wykazu akt c/ w prawym górnym rogu - kategorią archiwalną akt d/ na środku - tytuł akt, tj. pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj materiałów zawartych w teczce e/ pod tytułem - daty skrajne (roczne) załoŝenia pierwszej i ostatniej sprawy f/ numer tomu, jeŝeli teczka podzielona jest na tomy. 13. W przypadku przechowywania akt w segregatorach naleŝy umieścić na ich grzbietach oznaczenia wymienione w pozycji Przechowywanie akt luzem na biurkach lub szafkach jest niedopuszczalne. 6

7 8 ZAŁATWIANIE SPRAW 1. Przy załatwianiu spraw naleŝy stosować najbardziej celowe najprostsze i najbardziej ekonomiczne formy załatwiania, w dostosowaniu do rodzaju spraw i obowiązujących przepisów. 2. Formy załatwień mogą być ustne, odręczne lub pisemne. 3. Załatwienie ustne polega na udzieleniu stronie zainteresowanej odpowiedzi (informacji) ustnie (telefonicznie) i sporządzeniu notatki wskazującej na sposób załatwienia sprawy. 4. Załatwienie ustne w sprawach indywidualnych moŝe być stosowane w przypadkach, w których przemawia za tym interes strony, a przepisy prawne nie stoją temu na przeszkodzie. 5. Załatwianie odręczne polega na pisemnym załatwieniu sprawy bez pozostawienia kopii pisma w komórce organizacyjnej, bądź teŝ na sporządzeniu notatki na wpływie otrzymanym do załatwienia, informując o sposobie załatwienia sprawy. 6. Odręcznie naleŝy załatwiać pisma, które ze względu na treść nie wymagają pozostawienia odpisu załatwienia sprawy w aktach jednostki organizacyjnej wysyłającej, tj. pisma o charakterze informacyjnym, Ŝądanie nadesłania akt, wyjaśnień, ponaglenia itp. 7. W załatwieniach odręcznych, w których nie stosuje się gotowych formularzy, tekst odręcznego załatwienia zamieszcza się bezpośrednio pod tekstem lub na odwrocie nadesłanego pisma, względnie, gdy nie ma miejsca na nadesłanym piśmie, na oddzielnej kartce papieru dołączonej do danego pisma. 8. Załatwienie pisemne stosuje się przy załatwianiu spraw wymagających powaŝniejszego opracowania, gdy sprawy wymagają uprzednich uzgodnień, uzupełnień itp. lub gdy sprawy ze względu na swoją treść wymagają pozostawienia kopii załatwienia sprawy w aktach jednostki organizacyjnej. 9. Załatwienie pisemne polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę w formie wydruku komputerowego oraz podpisaniu go przez kierownika jednostki organizacyjnej lub osobę upowaŝnioną. Jeden egzemplarz pisma wysyła się do adresata, natomiast drugi pozostawia się w aktach jednostki organizacyjnej. 10. Przy pisemnym załatwieniu spraw naleŝy przestrzegać następujących zasad: a/ umieścić nagłówek (pełną nazwę jednostki organizacyjnej) b/w odpowiedzi podać datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy c/ adres napisać w pierwszym przypadku d/ kaŝde pismo oznaczyć znakiem akt i datą e/ treść załatwienia sprawy powinna być opracowana jasno i zwięźle oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami f/ pod treścią z lewej strony podać ilość załączników g/ w przypadku, gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, pod treścią pisma naleŝy umieścić adresatów h/ umieścić podpis wraz z określeniem stanowiska osoby podpisującej i/ w razie potrzeby cechę pilność sprawy bardzo pilne, terminowe lub inne określenie (np. poufne itp.) zamieszczone pod adresem. 9 TERMINY ZAŁATWIANIA SPRAW 1. Sprawy pod względem kolejności załatwiania dzielą się na: a/ pilne - powinny być załatwione niezwłocznie b/ terminowe - powinny być załatwione z takim wyliczeniem, aby adresat otrzymał odpowiedź w ustalonym terminie 7

8 c/ zwykłe - powinny być załatwione najpóźniej w ciągu 30 dni licząc od dnia otrzymania sprawy do załatwienia. 2. Sprawy, które moŝna załatwić od ręki (krótkie odpowiedzi, sprawy powtarzające się) naleŝy załatwiać w miarę moŝliwości w dniu otrzymania. 10 ADRESOWANIE PISM 1. Adres pisze się w pierwszym przypadku. Adres powinien zawierać w brzmieniu całkowitą nazwę i siedzibę adresata. 2. Pisma imienne adresuje się zamieszczając przed imieniem wyraz Pan/i/ i przysługujący adresatowi tytuł (stopień) naukowy lub zawodowy. 3. JeŜeli treść pisma ma być podana poza adresem do wiadomości innym instytucjom lub osobom, wówczas adresatów tych wymienia się pod treścią pisma z lewej strony. pod wyrazami Do wiadomości. 11 UZGADNIANIE PROJEKTÓW PISM 1. Przy uzgadnianiu projektów pism referent obowiązany jest rozwaŝyć, czy projekt wymaga uzgodnienia z innymi osobami. 2. Uzgadnianie polega na rozpatrywaniu pisma z punktu widzenia wiedzy fachowej i przepisów regulujących działalność jednostki organizacyjnej oraz na zaproponowaniu ewentualnych poprawek i uzupełnień. 3. Projekty pism mogą być uzgadniane w zaleŝności od rodzaju sprawy: a/ bezpośrednio przez referenta b/ telefonicznie c/ na naradach. 12 PODPISYWANIE PISM 1. Uprawnienia w zakresie podpisywania pism określa regulamin organizacyjny jednostki organizacyjnej. 2. Na pismach posiadających charakter dokumentów, zaświadczeń, decyzji, orzeczeń, umów, poleceń wypłat oraz na pismach niejawnych nie moŝna umieszczać faksimile. 13 WYSYŁANIE KORESPONDENCJI 1. Pisma przeznaczone do wysłania referenci załatwiający daną sprawę składają w sekretariacie. 2. Przed złoŝeniem pisma naleŝy sprawdzić, czy jest podpisane, zaopatrzone w znak sprawy, oznaczone datą oraz czy dołączone są odpowiednie załączniki. 3. Pracownik sekretariatu przyjmujący pisma do wysyłki stwierdza na kopii jego wysyłkę oraz: a/ segreguje pisma przeznaczone do wysłania, grupuje pisma kierowane do tego samego adresata w celu łącznego wysłania b/ wkłada pisma do kopert i adresuje je, zamieszczając pieczątkę nagłówkową c/ przesyłki wpisuje się do ksiąŝki wysyłkowej pocztowej d/ przekazuje korespondencję na pocztę lub do punktu dostarczania korespondencji. 8

9 4. Korespondencję wysyła się listami zwykłymi, poleconymi lub za zwrotnym poświadczeniem odbioru. 5. Faksy wysyła się natychmiast po ich otrzymaniu. 6. Dla udokumentowania rozchodu znaczków pocztowych na przesyłki nadawane za pośrednictwem urzędów pocztowych, ilość oraz wartość znaczków pocztowych powinna być odnotowana w ewidencji pism wysłanych. 14 POSTĘPOWANIE Z AKTAMI OSTATECZNIE ZAŁATWIONYMI I PRZEKAZANIE ICH DO SKŁADNICY AKT 1. Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w szkole przez okres jednego roku. 2. Wszystkie akta po upływie okresu przechowywania ich w jednostce organizacyjnej, naleŝy przekazać kompletnymi rocznikami do składnicy akt w stanie uporządkowanym. Przez uporządkowanie akty rozumie się: a/ ułoŝenie akt wewnątrz teczek w kolejności zarejestrowania w spisie spraw, w wewnątrz teczek chronologicznie od pism rozpoczynających sprawę na początku b/ usunięcie z akt kategorii B25 i B50, wtórników i części metalowych c/ przesznurowanie akt kategorii B25 i B50 lub umieszczenie ich w teczkach wiązanych d/ opisanie teczek na zewnętrznej stronie okładki (załącznik nr 4). 3. Komórki organizacyjne przekazują akta do składnicy akt na podstawie dwóch spisów zdawczo-odbiorczych (wzór - załącznik nr 2), które sporządza się oddzielnie dla akt kategorii B25 i B50 oraz oddzielnie dla pozostałej dokumentacji grupy B. Spisy sporządza się w dwóch egzemplarzach. 4. Grubość przekazywanych teczek nie powinna przekraczać 5 cm, w przypadku większej ilości naleŝy tworzyć tomy. 5. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które są nadal potrzebne do bieŝącej działalności, po dokonaniu formalności i zarejestrowaniu ich w ewidencji składnicy akt mogą pozostać w komórce organizacyjnej na zasadzie wypoŝyczenia. 15 KONTROLA PRACY BIUROWEJ 1. Nadzór i kontrolę czynności kancelaryjnych wykonywanych przez pracowników sprawuje kierownik jednostki organizacyjnej lub osoba przez niego upowaŝniona. 2. Kontrola polega w szczególności na: a/ sprawdzeniu prawidłowości stosowania niniejszych przepisów kancelaryjnych b/ prawidłowości prowadzenia rejestru spraw c/ terminowości załatwiania spraw d/ terminowości przekazywania akt do składnicy akt. 16 POSTĘPOWANIE Z AKTAMI W PRZYPADKU LIKWIDACJI JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ W momencie ustania działalności jednostki organizacyjnej całość dokumentacji przejmuje prawny następca. W przypadku jego braku organ załoŝycielski lub likwidator jest zobowiązany do zabezpieczenia wytworzonej dokumentacji. 9