ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW

Transkrypt

1 Orgnizcj i funkcjonownie kncelrii tjnych orz sposób i tryb przetwrzni informcji niejwnych. Dz.U z dni Sttus: Akt obowiązujący Wersj od: 22 styczni 2013 r. ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW z dni 7 grudni 2011 r. w sprwie orgnizcji i funkcjonowni kncelrii tjnych orz sposobu i trybu przetwrzni informcji niejwnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 276, poz. 1631; zm.: Dz. U. z 2013 r. poz. 11.) 1. N podstwie rt. 47 ust. 1 pkt 2 i 7-11 ustwy z dni 5 sierpni 2010 r. o ochronie informcji niejwnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228) zrządz się, co nstępuje: 1. Rozporządzenie określ: 1) wymgni w zkresie orgnizcji i funkcjonowni kncelrii tjnych; 2) strukturę orgnizcyjną kncelrii, z uwzględnieniem możliwości tworzeni jej oddziłów; 3) podstwowe zdni kierownik kncelrii; 4) sposób i tryb przetwrzni informcji niejwnych; 5) wzór krty zpoznni się z dokumentem; 6) wzory dzienników ewidencji Przepisów rozporządzeni regulujących sprwy, o których mow w ust. 1 pkt 1-4, nie stosuje się w jednostkch orgnizcyjnych orgnów wymienionych w rt. 47 ust. 3 ustwy z dni 5 sierpni 2010 r. o ochronie informcji niejwnych, zwnej dlej "ustwą", orz w stosunku do informcji niejwnych wchodzących w skłd zsobu rchiwlnego rchiwów pństwowych Tworząc kncelrię tjną, o której mow w rt. 42 ust. 1 ustwy, zwną dlej "kncelrią", zpewni się spełnienie nstępujących wymgń w zkresie orgnizcji i funkcjonowni: 1) wyodrębnienie orgnizcyjne i loklizcyjne; 2) sprwne i bezpieczne rejestrownie, przechowywnie, obieg i wydwnie mteriłów, o których mow w rt. 2 pkt 4 ustwy, zwnych dlej "mteriłmi",

2 umożliwijące w kżdej chwili ustlenie, gdzie znjduje się zrejestrowny mterił orz kto i kiedy się z tym mteriłem zpoznł; 3) włściw struktur orgnizcyjn uwzględnijąc nstępujące elementy: ) kncelrią kieruje kierownik kncelrii, b) oddziłem kncelrii kieruje osob wyznczon przez pełnomocnik ochrony spośród prcowników pionu ochrony. 2. W celu relizcji wymogów, o których mow w ust. 1 pkt 2, prowdzi się nstępujące dzienniki ewidencji: 1) rejestr dzienników ewidencji i teczek, którego wzór stnowi złącznik nr 1 do rozporządzeni; 2) dziennik ewidencyjny, którego wzór stnowi złącznik nr 2 do rozporządzeni; 3) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór stnowi złącznik nr 4 do rozporządzeni; 4) wykz przesyłek ndnych, którego wzór stnowi złącznik nr 5 do rozporządzeni; 5) rejestr wydnych przedmiotów służący do ewidencjonowni wydnych nośników informcji orz innych przedmiotów, którego wzór stnowi złącznik nr 6 do rozporządzeni. 3. W przypdkch uzsdnionych orgnizcją ochrony informcji niejwnych w kncelrii: 1) możn prowdzić tkże inne dzienniki ewidencji niż wymienione w ust. 2; 2) możn tworzyć oddziły funkcjonujące w sposób określony dl kncelrii. 4. W pomieszczenich kncelrii możn wydzielić miejsce, w którym osoby uprwnione mogą zpoznwć się z mteriłmi, zwne dlej "czytelnią", spełnijące nstępujące wymgni: 1) czytelnię orgnizuje się w sposób umożliwijący stły ndzór prcowników kncelrii nd mteriłmi; 2) w czytelni zbrni się instlowni systemu monitoringu wizyjnego. 5. Przepisy ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio do orgnizcji prcy innych niż kncelri tjn komórek orgnizcyjnych, o których mow w rt. 44 ust. 1 ustwy Dzienniki ewidencji możn prowdzić w formie elektronicznego rejestru. 2. W przypdku przetwrzni w dzienniku ewidencji, o którym mow w ust. 1, wyłącznie informcji jwnych zpewni się spełnienie wymgń określonych w przepisch wydnych n podstwie rt. 18 ustwy z dni 17 lutego 2005 r. o informtyzcji dziłlności podmiotów relizujących zdni publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm. 1) ) Do podstwowych zdń kierownik kncelrii, w odniesieniu do mteriłów podlegjących rejestrcji w kncelrii, nleży: 1) bezpośredni ndzór nd obiegiem mteriłów; 2) udostępninie mteriłów osobom do tego uprwnionym;

3 3) wydwnie mteriłów osobom do tego uprwnionym, które zpewniją odpowiednie wrunki do ich przechowywni; 4) egzekwownie zwrotu mteriłów; 5) kontrol przestrzegni włściwego oznczni i rejestrowni mteriłów w kncelrii orz jednostce orgnizcyjnej; 6) ndzór nd prcą oddziłów kncelrii. 2. Osob kierując oddziłem kncelrii wykonuje obowiązki kierownik kncelrii określone w ust. 1 pkt W przypdku zminy n stnowisku kierownik kncelrii lub osoby kierującej oddziłem kncelrii sporządz się protokół zdwczo-odbiorczy. 2. Protokół, o którym mow w ust. 1, sporządz się w obecności osoby zdjącej obowiązki, osoby przejmującej obowiązki orz pełnomocnik ochrony lub upowżnionej przez niego osoby. Protokół sporządz się w dwóch egzemplrzch; pierwszy egzemplrz przechowuje się w kncelrii, drugi przechowuje pełnomocnik ochrony. 3. W przypdku czsowej nieobecności kierownik kncelrii lub osoby kierującej oddziłem kncelrii ich obowiązki przejmuje pełnomocnik ochrony lub prcownik kncelrii pisemnie przez niego upowżniony Po zkończeniu prcy kierownik kncelrii lub inny upowżniony prcownik jest obowiązny sprwdzić prwidłowość zmknięci szf i pomieszczeń kncelrii. 2. Wszelkie przypdki nruszeni zsd ochrony informcji niejwnych nleży niezwłocznie zgłszć pełnomocnikowi ochrony Kierownik kncelrii lub inny upowżniony prcownik niezwłocznie rejestruje przyjęte mteriły w odpowiednim dzienniku lub rejestrze. 2. W przypdku kżdego dokumentu o kluzuli "ściśle tjne" lub "tjne" z chwilą jego udostępnieni zkłd się krtę zpoznni się z dokumentem, którą dołącz się do dokumentu. Wzór krty zpoznni się z dokumentem stnowi złącznik nr 3 do rozporządzeni. 3. W przypdku zbioru dokumentów zkłd się jedną krtę zpoznni się z dokumentem. Krtę zpoznni się z dokumentem pozostwi się w jednostce orgnizcyjnej, w której zostł złożon, i przechowuje się tk długo, jk dziennik ewidencyjny, w którym dokument zostł zrejestrowny. 4. Kierownik kncelrii lub inny upowżniony prcownik przekzuje lbo udostępni zrejestrowne mteriły drestowi lub upowżnionej przez drest osobie, z pokwitowniem. 5. Po otwrciu przesyłki kierownik kncelrii tjnej lub inny upowżniony prcownik komórki orgnizcyjnej, w której rejestrowne są mteriły: 1) sprwdz, czy zwrtość przesyłki odpowid wyszczególnionym n niej numerom ewidencyjnym;

4 2) ustl, czy liczb stron lub innych jednostek miry mteriłów orz liczb złączników jest zgodn z liczbą oznczoną n poszczególnych mteriłch. 6. W przypdku stwierdzeni nieprwidłowości w wyniku czynności, o których mow w ust. 5, kierownik kncelrii tjnej lub inny upowżniony prcownik komórki orgnizcyjnej, w której rejestrowne są mteriły, sporządz protokół z otwrci przesyłki, zwierjący opis nieprwidłowości, w dwóch egzemplrzch, z których jeden przekzuje się do ndwcy, drugi pozostwi u drest. 7. Kierownik kncelrii tjnej lub inny upowżniony prcownik komórki orgnizcyjnej, w której rejestrowne są mteriły, odnotowuje fkt sporządzeni protokołu, o którym mow w ust. 6, w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym w rubryce "Informcje uzupełnijące/uwgi" W kncelrii nie otwier się przesyłek oznczonych "do rąk włsnych". W odpowiednim dzienniku lub rejestrze wpisuje się ndwcę, numer i dtę wpływu przesyłki; w rubryce "Informcje uzupełnijące/uwgi" odnotowuje się, że przesyłk był oznczon "do rąk włsnych". 2. N opkowniu przesyłek, o których mow w ust. 1, wpisuje się dtę wpływu i numer, pod którym zrejestrowno przesyłkę. Przesyłkę przekzuje się, z pokwitowniem, bezpośrednio drestowi, w rzie jego nieobecności - osobie przez niego pisemnie upowżnionej do odbioru. 3. Po otwrciu przesyłki, o której mow w ust. 1, odbiorc przesyłki: 1) sprwdz, czy zwrtość przesyłki odpowid wyszczególnionym n niej numerom ewidencyjnym; 2) ustl, czy liczb stron lub innych jednostek miry mteriłów orz liczb złączników jest zgodn z liczbą oznczoną n poszczególnych mteriłch. 4. Z chwilą zwrotu do kncelrii przesyłki, o której mow w ust. 1, kierownik kncelrii lub inny upowżniony prcownik uzupełni dne dotyczące przesyłki w odpowiednim dzienniku lub rejestrze. 5. Jeżeli drest podjął decyzję o przechowywniu w kncelrii przesyłki oznczonej "do rąk włsnych" w stnie zmkniętym, kierownik kncelrii lub inny upowżniony prcownik dokonuje czynności, o których mow w ust. 4, przy udzile drest. Przesyłk jest w tkim przypdku przechowywn w formie zpieczętownego pkietu, fkt ten odnotowuje się w rubryce "Informcje uzupełnijące/uwgi" Otrzymną lbo wysyłną przesyłkę bądź wytworzony dokument lub inny mterił rejestruje się w dzienniku ewidencji odpowiednio w kolejności otrzymni, wysłni lub wytworzeni. 2. Rejestrcji, o których mow w ust. 1, dokonuje się trmentem lub tuszem w kolorze niebieskim lub czrnym. Zmin w dzienniku ewidencji dokonuje się kolorem czerwonym, umieszczjąc dtę, imię i nzwisko orz podpis osoby dokonującej zminy. 3. W przypdku nulowni pozycji w dzienniku ewidencji podje się powód nulowni, umieszczjąc dtę, imię i nzwisko orz podpis osoby dokonującej nulowni. Anulowni pozycji w dzienniku ewidencji dokonuje się kolorem czerwonym.

5 4. Zbrni się wycierni, zmzywni lub ndpisywni zpisów dokonnych w dziennikch ewidencji. 5. W elektronicznych rejestrch dokumentów nie usuw się zpisów ni nie dokonuje się zmin, o których mow w ust W rejestrch tych zmieszcz się informcje o zminch i skreślenich Dokument, który nie jest przewidziny do dlszego wykorzystywni, o ile nie stnowi mteriłu rchiwlnego, może zostć zniszczony, z zstrzeżeniem przepisów o nrodowym zsobie rchiwlnym i rchiwch. 2. Dokument niszczy się w tki sposób, by niemożliwe było cłkowite lub częściowe odtworzenie jego treści. 3. Po protokolrnym zniszczeniu dokumentu uzupełni się rejestry, dzienniki i inne informcje dotyczące jego rejestrcji. 11. Kierownik jednostki orgnizcyjnej, w której są przetwrzne informcje niejwne międzynrodowe, tworząc kncelrię tjną międzynrodową, uwzględni przepisy, których Rzeczpospolit Polsk jest zobowiązn przestrzegć n mocy zwrtych umów międzynrodowych. 12. Formulrze dzienników, rejestrów orz innych urządzeń ewidencyjnych stosowne według dotychczsowych wzorów mogą być wykorzystywne do wyczerpni zpsów, nie dłużej jednk niż do dni 31 grudni 2013 r. 13. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 styczni 2012 r. 2) 1) Zminy wymienionej ustwy zostły ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 167, poz i Nr 182, poz orz z 2011 r. Nr 112, poz. 654, Nr 185, poz i Nr 204, poz ) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Rdy Ministrów z dni 1 czerwc 2010 r. w sprwie orgnizcji i funkcjonowni kncelrii tjnych (Dz. U. Nr 114, poz. 765), które trci moc z dniem wejści w życie niniejszego rozporządzeni n podstwie rt. 189 ust. 1 ustwy z dni 5 sierpni 2010 r. o ochronie informcji niejwnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228). ZAŁĄCZNIKI ZAŁĄCZNIK Nr 1 REJESTR DZIENNIKÓW EWIDENCJI I TECZEK

6 Ozn czeni e klu zuli tjn ości dzie nnik ewid encji / tecz ki Nu me r kol ejn y z pis u Adn otc je dot. znie sien i lub zmi ny klu zuli tjn ości lbo zmi ny okre su ochr ony Dt reje str cji dzie nnik ewi den cji/ tecz ki Nzw dzienni k ewiden cji/tec zki rozp oczę ci dzie nnik ewid encji / tecz ki Dt zko ńcze ni dzien nik ewid encji / teczk i Licz b stro n dzie nnik ewi den cji/ tecz ki Komór k orgni zcyjn, odpow iedzil n z prow dzenie dzienn ik ewide ncji/ teczki Dt, imię, nzw isko i podpi s osob y pobie rjąc ej Potwi erdze nie zwrot u, dt i podpi s Infor mcje uzupe łnijąc e/ Uwgi stron.../... ZAŁĄCZNIK Nr 2 DZIENNIK EWIDENCYJNY Stron lew Symb ol ozn czeni kluz uli tjno ści Nu me r kol ejn y zp isu Adnot cje dot. obowią zywni kluzuli tjności lub jej zniesie ni lbo Dt rejest rcji doku ment u Nz w nd wcy/ dre st Numer i dt dokum entu otrzy mneg o Nzw doku ment u lub czego dotyc zy Liczb egzem plrzy wytwor zonego dokum entu stron doku ment u lub innyc h jedno stek Liczb złącz ników stron wszys tkich złącz ników lub innyc h

7 zminy miry jedno stek miry stron.../... Stron prw Nr dokume ntu, z którego wykon no wydruk, kopię, wyciąg, wypis, odpis, tłumcz enie, lub numer nośnik Imię i nzwisko lub inne dne identyfik ujące wykonw cę dokumen tu Dt, imię i nzwisk o orz podpis osoby pobierj ącej dokume nt Potwierd zenie zwrotu dokumen tu (dt i podpis) Adnotcje o wysłniu dokumentu lub złącznik (pozycj w. książce doręczeń przesyłek miejscowych/ pozycj wykzu przesyłek ndnych/złą cznik do pism nr...) o wybrko wniu lub przekz niu do rchiwum Informcje uzupełnijące /Uwgi (np. symbol klsyfikcyjny wykzu kt) stron.../... ZAŁĄCZNIK Nr 3 KARTA ZAPOZNANIA SIĘ Z DOKUMENTEM NR UDOSTĘPNIENIE DOKUMENTU Lp. imię i nzwisko osoby, której dokument udostępniono dt podpis Uwgi

8 stron.../... ZAŁĄCZNIK Nr 4 KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH Numer kolejny zpisu Dt Adrest Numer pism (rodzj przesyłki) Potwierdzenie odbioru, podpis, odcisk pieczątki i dt

9 stron.../... ZAŁĄCZNIK Nr , dni r. (pieczęć ngłówkow (miejscowość) jednostki orgnizcyjnej) WYKAZ NR... PRZESYŁEK NADANYCH przekznych przez..... (nzw i dres jednostki orgnizcyjnej wysyłjącego) do wysłni... w... (nzw przewoźnik lub nzwisko doręczyciel) Rodzj przesyłki Lp. Numer przesyłki (list, pczk itp.) Adrest Uwgi Ogółem przesyłek: (liczbowo) (słownie)... (podpis sporządzjącego wykz)... (podpis doręczjącego)...

10 (podpis przyjmującego)... (dt i godzin przyjęci) (pieczęć przewoźnik) ZAŁĄCZNIK Nr 6 REJESTR WYDANYCH PRZEDMIOTÓW Symbol ozncz eni kluzul i tjnośc i Num er kolej ny zpi su Adnotcje dot. obowiązy wni kluzuli tjności lub jej zniesieni lbo zminy Dt rejestr cji Rodzj przedmi otu, pojemn ość (dysku, tśmy itp.) Dt, imię i nzwisko orz podpis pobierją cego Potwierd zenie zwrotu (dt i podpis) Informcje uzupełnijące/a dnotcje o wysłniu przedmiotu (nr z dziennik ewidencyjnego) lub zniszczeniu przedmiotu (nr protokołu zniszczeni) / uwgi stron.../ ust. 2 zmieniony przez 1 rozporządzeni z dni 21 grudni 2012 r. (Dz.U.13.11) zmienijącego nin. rozporządzenie z dniem 22 styczni 2013 r.