LOP /2014 P/14/101 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 LOP /2014 P/14/101 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

2 I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontroler Jednostka kontrolowana P/14/101 Wpływ projektów współfinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na wzrost atrakcyjności gospodarczej województwa opolskiego Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Opolu Sebastian Kurpierz, główny specjalista kp., upoważnienie do kontroli nr z dnia 12 stycznia 2015 r. (dowód: akta kontroli str. 1-2) Przedsiębiorcy: Jerzy Murawski i Grzegorz Murawski prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Firma JG Murawski s.c. 1, ul. Harcerska 9, Kędzierzyn-Koźle Kierownik jednostki kontrolowanej Jerzy Murawski, Grzegorz Murawski, współwłaściciele (dowód: akta kontroli str. 74) Ocena ogólna II. Ocena kontrolowanej działalności Najwyższa Izba Kontroli ocenia 2 negatywnie nieprzestrzeganie przez Przedsiębiorców postanowień zawartej w dniu 7 grudnia 2009 r. z Opolskim Centrum Rozwoju Gospodarki 3 umowy o dofinansowanie 4 poprzez niezapewnienie w trakcie kontroli NIK wglądu do dokumentów 5 niezbędnych do oceny prawidłowości realizacji projektu pn. Uruchomienie innowacyjnego systemu produkcji i dystrybucji produktów garmażeryjnych w Kędzierzynie- Koźlu 6. Przedsiębiorcy zaniechali ponadto przekazania do OCRG informacji o aktualnym miejscu przechowywania tej dokumentacji, jak też nie zapewnili utrzymania w okresie trwałości Projektu (tj. w październiku 2013 r.) docelowej wartości wskaźnika rezultatu odnoszącego się do utworzenia nowych stanowisk pracy, do czego byli zobowiązani treścią zawartej umowy. W ocenie Najwyższej Izby Kontroli brak jest natomiast podstaw do kwestionowania osiągnięcia przez Przedsiębiorców przyjętych wskaźników produktu, w postaci nabycia kompletnej linii produkcyjnej dla wyrobów garmażeryjnych. 1 Dalej: Przedsiębiorcy. 2 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. Jeżeli sformułowanie oceny ogólnej według proponowanej skali byłoby nadmiernie utrudnione, albo taka ocena nie dawałaby prawdziwego obrazu funkcjonowania kontrolowanej jednostki w zakresie objętym kontrolą, stosuje się ocenę opisową, bądź uzupełnia ocenę ogólną o dodatkowe objaśnienie. 3 Dalej: OCRG, które jako Instytucja Pośrednicząca II Stopnia, na podstawie porozumienia z Instytucją Zarządzającą (Samorządem Województwa Opolskiego), realizuje zadania związane m.in. z naborem wniosków o dofinansowanie, podpisywaniem umów o dofinansowanie projektów, prowadzeniem bieżącego nadzoru nad realizacją projektów, weryfikacją wniosków o płatność i rozliczaniem projektów. 4 Nr RPOP /08. 5 W trakcie kontroli podejmowane były kilkakrotnie działania zmierzające do wyegzekwowania przedłożenia kontrolerowi dokumentów Projektu. 6 Dalej: Projekt. 2

3 Opis stanu faktycznego III. Opis ustalonego stanu faktycznego Efekty wdrożenia projektów realizowanych w ramach Poddziałania Inwestycje w innowacje w przedsiębiorstwach Zgodnie z umową o dofinansowanie całkowita wartość Projektu wynosiła ,96 zł, w tym ,00 zł stanowiły wydatki kwalifikowalne objęte pomocą publiczną. Przyznane dofinansowanie wyniosło łącznie ,60 zł, w tym ze środków europejskich Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego ,71 zł, co stanowiło 70% kwoty wydatków kwalifikowalnych 7. Przedsiębiorcy zobowiązali się do wniesienia wkładu własnego wynoszącego co najmniej ,40 zł. Celem Projektu było wsparcie inwestycji prowadzącej do wzrostu innowacyjności prowadzonego przedsiębiorstwa, poprzez uruchomienie zakładu produkcji gastronomicznej uwzględniającego dwie nowe pozycje w ofercie firmy, tzn. dania gotowe i wyroby garmażeryjne. We Wniosku o dofinansowanie Projektu (stanowiącego integralną część umowy o dofinansowanie) Przedsiębiorcy wskazali dwa rodzaje innowacji w Projekcie: procesową i organizacyjną, przy czym pierwszy rodzaj innowacji odnosił się do mechanizacji procesu produkcyjnego, natomiast drugi do systemu dystrybucji i komunikacji z odbiorcami. Projekt przewidywał stworzenie kompletnej linii produkcyjnej (w przeciwieństwie do dotychczas stosowanych w branży gastronomicznej ręcznych metod produkcji). W ramach ww. linii produkcyjnej przewidziane zostały zautomatyzowane procesy wytwarzania zarówno dań gotowych, jak i wyrobów garmażeryjnych. Planowana do zakupu linia technologiczna w założeniu była sterowana za pomocą wyspecjalizowanego oprogramowania, które po wcześniejszym ustawieniu miało wskazywać, ile i jakich składników należy użyć, by spełnić założoną normę. Projekt zakładał, że proces produkcyjny zintegrowany będzie organizacyjnie z systemem informatycznym, co oznaczało, że kierownik produkcji, na podstawie uzyskiwanych z systemu danych o zapotrzebowaniu (od odbiorców hurtowych i klientów indywidualnych), będzie programował linię do wyrobu określonych produktów, w ilości wynikającej z zapotrzebowania w danym dniu. Przed rozpoczęciem realizacji Projektu głównym przedmiotem działalności gospodarczej Przedsiębiorców było przygotowywanie i dostarczenie żywności dla klientów zewnętrznych (catering). Zakres rzeczowy Projektu wskazany w treści wniosku 8, nie podlegał zmianie w całym okresie realizacji. (dowód: akta kontroli str. 3-13, 52-65, ) Z dokumentacji przedstawionej przez OCRG 9 wynikało, że Przedsiębiorcy zakupili od czterech wykonawców następujące środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne: a/ kompletną linię technologiczną, b/ komorę chłodniczą, c/ dwa samochody dostawcze oraz d/ wyposażenie do systemu informatycznego (komplet dla centrali firmy i 4 punktów sprzedażowych), a także e/ oprogramowanie komputerowe. Z przedłożonej dokumentacji wyboru wykonawców oraz korespondencji prowadzonej przez Przedsiębiorców z OCRG oraz wykonawcami lub dostawcami wynikało, że procedura wyboru wykonawców, 7 Współfinansowanie ze środków krajowych wyniosło zł (30%). 8 Złożony do OCRG 24 kwietnia 2012 r. 9 Z uwagi na brak dostępu do źródłowej dokumentacji związanej z realizacją Projektu ustalenia kontroli NIK zostały oparte na dokumentacji udostępnionej przez OCRG, jak też informacji uzyskanych na podstawie art. 29 pkt 2 lit. f ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2012 r., poz. 82 ze zm., dalej: ustawa o NIK) z innych podmiotów. Przedłożona przez OCRG dokumentacja nie pozwoliła na ocenę spełnienia warunków udzielenia zamówień, wynikających z zapisów Vademecum dla Beneficjentów RPO WO Tom III: Realizacja i rozliczanie projektów w ramach RPO WO Dokumentacja ta pozwoliła natomiast na ustalenie, że Przedsiębiorcy wysyłali zapytania ofertowe do wybranych (nie więcej jak 3) dostawców. Ponadto w ww. dokumentacji znajdowały się oświadczenia beneficjenta uzasadniające wybór dostawcy, w których przedsiębiorcy zaświadczali, że wydatek został poniesiony w sposób w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; w sposób umożliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Jednak brak jest informacji pozwalającej stwierdzić, czy przedstawione oferty były porównywalne pod względem parametrów technicznych. 3

4 a następnie podpisanie umów z wykonawcami, a także udokumentowanie sprzedaży, dostawy oraz wprowadzenia do ewidencji środków trwałych zakupionego sprzętu przebiegło zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie oraz Vademecum beneficjenta. Z uwagi na brak dostępu w trakcie kontroli NIK do kompletnej źródłowej dokumentacji Projektu, nie było możliwości weryfikacji prawidłowości wykonania przez Przedsiębiorców zobowiązań na rzecz wykonawców, jak też zgodności przyjętych w Projekcie założeń, ze specyfikacją zakupionych środków trwałych i oprogramowania. (dowód: akta kontroli str , , ) Zgodnie z 4 ust. 4 umowy o dofinansowanie, Przedsiębiorcy zobowiązali się do uzyskania czterech wskaźników realizacji Projektu, w tym dwóch wskaźników produktu, tj. zakupu pięciu środków trwałych oraz zakupu oprogramowania (tj. wartości niematerialnej i prawnej) oraz dwóch wskaźników rezultatu, tj. utworzenia 16 nowych miejsc pracy oraz wprowadzenia dwóch nowych produktów/usług, polegających na zintegrowaniu procesu produkcyjnego z systemem informatycznym. Fakt osiągnięcia ww. wskaźników Przedsiębiorca potwierdził we wniosku o płatność końcową oraz w sprawozdaniu przekazanym OCRG w dniu 12 listopada 2010 r. 10 (dowód: akta kontroli str , , ) W okresie rzeczowej realizacji projektu 11 Przedsiębiorcy utworzyli deklarowane 16 nowych miejsc pracy, stanowiące wskaźnik rezultatu. Zgodnie z informacją Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Opolu Inspektorat w Kędzierzynie-Koźlu 12, Przedsiębiorcy z tytułu zatrudnienia pracowników opłacili składki na ubezpieczenie społeczne m.in. za okres od listopada 2008 r. do października 2011 r. oraz od grudnia 2011 r. do czerwca 2012 r. 13 W okresie przypadającym na realizację rzeczową i finansową Projektu liczba zatrudnionych pracowników wynosiła od 11,25 (w listopadzie 2008 r.) do 32,5 (październik 2010 r.). W okresie trwałości projektu 14 deklarowane zatrudnienie wynosiło od 31 do 38 pracowników 15. (dowód: akta kontroli str , , ) Do dnia zakończenia kontroli OCRG nie przeprowadzało kontroli trwałości Projektu. Zastępca Dyrektora OCRG poinformował, że ww. projekt był wytypowany do kontroli trwałości projektu w Rocznym Planie Kontroli na rok 2012, jednakże z uwagi na znaczną ilość kontroli planowych, kontroli doraźnych na miejscu oraz doraźnych wizyt monitorujących nie było możliwe przeprowadzenie wszystkich kontroli ujętych w Rocznym Planie Kontroli. (dowód: akta kontroli str ) Z uwagi na brak dokumentacji, nie dokonano ustaleń dotyczących zaniechania poddawania Projektu znaczącej modyfikacji. W trakcie kontroli NIK, w miejscu wskazanym jako siedziba firmy nie była prowadzona działalność, a pomieszczenia w Kędzierzynie-Koźlu przy ul. Harcerskiej 9 były puste i przeznaczone do wynajęcia. (dowód: akta kontroli str. 3-13, 52-65, ) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Przedsiębiorcy nie zapewnili wglądu do dokumentów niezbędnych do oceny prawidłowości realizacji Projektu, co stanowiło naruszenie obowiązków wynikających z postanowień umowy o dofinansowanie. (dowód: akta kontroli str. 3-13) 10 Pierwotny wniosek został złożony przez Przedsiębiorcę w dniu 18 października 2010 r. i był uzupełniany po wezwaniu do jego uzupełnienia pismo OCRG z dnia 5 listopada 2010 r. znak: DRP.AN / Od 1 listopada 2008 r. do 31 października 2010 r. 12 Dalej: ZUS. 13 Deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA były składane za okresy do września 2013 r. 14 Do dnia 31 października 2013 r. 15 W przeliczeniu na pełne etaty. 4

5 Zgodnie z postanowieniami 13 i 14 umowy o dofinansowanie, w tym również treścią pkt Vademecum dla beneficjentów, Przedsiębiorcy są zobowiązani udostępnić organom kontroli, w tym NIK, kompletną dokumentację związaną z realizacją Projektu. Obowiązek w tym zakresie nałożony został ponadto przepisem art. 13 Rozporządzenia (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 16, wskazującym, że fizyczna realizacja projektu oraz związana z nią dokumentacja podlegają kontroli w miejscu ich realizacji. Zgodnie z ww. przepisem rozporządzenia czynności sprawdzające obejmują formalne, finansowe, techniczne oraz rzeczowe aspekty projektu. Stosownie do 15 ust. 1 i 4 umowy o dofinansowanie Przedsiębiorca zobowiązał się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu do dnia 31 grudnia 2020 r. oraz do informowania OCRG o zmianie miejsca ich przechowywania. Z powyższych względów, w trakcie niniejszej kontroli brak było również możliwości stwierdzenia, czy Przedsiębiorcy zapewnił prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej tego projektu, w sposób umożliwiający identyfikację operacji księgowych i bankowych dla wszystkich wydatków. 2. Przedsiębiorcy nie utrzymali w październiku 2013 r. trwałości wskaźnika rezultatu Projektu, tj. przewidywanej całkowitej liczby bezpośrednio utworzonych miejsc pracy w wymiarze 16 etatów/epc 17. W 9 ust. 10 zdanie drugie umowy o dofinansowanie przewidziano, że Przedsiębiorcy mają obowiązek zachować docelowe wartości wskaźników realizacji projektów przez okres trzech lat od daty jego zakończenia finansowego, tj. do dnia 31 października 2013 r. Zgodnie z informacjami uzyskanymi od ZUS Przedsiębiorcy składali deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA za okres do września 2013 r. Tym samym w miesiącu październiku 2013 r. nie został zachowany wskaźnik realizacji Projektu. (dowód: akta kontroli, str , 83-97, , ) Wnioski pokontrolne Prawo zgłoszenia zastrzeżeń Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykonania wniosków IV. Wnioski Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy o NIK, wnosi o poinformowanie OCRG o miejscu przechowywania dokumentacji Projektu. V. Pozostałe informacje i pouczenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do dyrektora Delegatury NIK w Opolu. Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, w terminie 21 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykonania wniosku pokontrolnego oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. 16 Dz. Urz. UE L 371 z 27 grudnia 2006 r., str EPC ekwiwalent pełnego czasu pracy, tzn. etaty częściowe są sumowane i zaokrąglane do pełnych jednostek (etatów). 5

6 W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Opole, dnia 09 marca 2015 r. Kontroler Sebastian Kurpierz Główny specjalista kp. Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Opolu Dyrektor podpis podpis 6