2. Kto podpisuje wniosek i jakiego typu pieczątki są wymagane na etapie składania projektu?

Transkrypt

1 Konkursy z Poddziałania PO KL (nr 1/POKL/4.1.2/2011) ZŁOŻENIE WNIOSKU 1. Czy uczelnia może złożyć kilka wniosków? W przypadku konkursu ogłoszonego w ramach Poddziałania nie ma formalnego zakazu składania kilku wniosków. Beneficjent może złożyć jeden wniosek obejmujący jeden lub więcej kierunków zamawianych, ale może też złożyć kilka wniosków każdy dotyczący innego kierunku. 2. Kto podpisuje wniosek i jakiego typu pieczątki są wymagane na etapie składania projektu? Wniosek powinien być opatrzony pieczęcią Wnioskodawcy, umieszczoną na pierwszej stronie, oraz podpisany i opieczętowany pieczęcią imienną w wyznaczonym miejscu (część V wniosku Oświadczenie) przez osobę do tego upoważnioną, wskazaną w punkcie 2.6 wniosku. Ponadto, w przypadku jednostek sektora finansów publicznych, wymagana jest kontrasygnata głównego księgowego/skarbnika Wnioskodawcy. 3. Kto składa podpis na wniosku/dokumentach przy projekcie realizowanym w partnerstwie: tylko lider czy także partner? W przypadku projektów partnerskich na wniosku wymagany jest podpis osoby upoważnionej do reprezentowania lidera projektu (wskazanej w punkcie 2.6 wniosku o dofinansowanie), oraz podpisy osób reprezentujących partnera. 4. Jak określić status uczestnika (pkt Wniosku o dofinansowanie projektu)? Zaleca się, by uczestników kierunków studiów objętych projektem, w tym przypadku mamy do czynienia przede wszystkim ze studentami, charakteryzować jako Osoby nieaktywne zawodowo, w tym osoby uczące lub kształcące się. 5. Czy wymagane jest parafowanie każdej strony wniosku? Nie, parafowanie stron wniosku nie jest wymagane. Rolę parafy pełni suma kontrolna, która musi być identyczna na każdej stronie wniosku (co jest weryfikowane na etapie oceny formalnej wniosku). 6. Czy w przypadku, gdy uczelnia ma pozwolenie na prowadzenie działalności np. do 2013 roku to projekt może wykraczać poza 2013 rok? Niestety, nie. Wiąże się to przede wszystkim z zagrożeniem trwałości projektu i efektów jego realizacji. KWESTIE MERYTORYCZNE 7. Czy w obecnym konkursie można objąć wsparciem wyłącznie studentów studiów niestacjonarnych? Biorąc pod uwagę konieczność spełnienia modułu obligatoryjnego, którym jest objęcie programem stypendialnym studentów studiów stacjonarnych projekt musi obejmować wsparciem studentów studiów stacjonarnych. Pozostałe moduły mogą być kierowane zarówno do studentów studiów stacjonarnych jak również studentów studiów niestacjonarnych.

2 8. Jakie przedmioty mogą być brane pod uwagę w przypadku zajęć wyrównawczych modułu obligatoryjnego? Czy zajęcia z języka obcego mogą być zaliczone do tej grupy? Zajęcia wyrównawcze mogą być prowadzone jedynie z przedmiotów kierunkowych, wykładanych w szkole ponadgimnazjalnej, np. matematyka, fizyka, chemia, informatyka. Do grupy tej nie zalicza się zajęć językowych. Zajęcia wyrównujące poziom znajomości języka obcego można zaliczyć do zajęć uatrakcyjniających kształcenie. 9. Czy w ramach projektu możliwe jest sfinansowanie wynagrodzenia osób odpowiedzialnych za opracowanie nowego programu nauczania? W ramach konkursu możliwe jest sfinansowanie jedynie etapu wdrożenia nowego lub zmienionego programu nauczania. Koszt przygotowania takiego programu Beneficjent musi niestety pokryć z środków własnych. 10. Czy projekt może obejmować swym działaniem kierunek spoza listy kierunków podstawowych? Projekt może dotyczyć makrokierunku, kierunku unikatowego lub studiów międzykierunkowych. Treść programowa takiego kierunku unikatowego, makrokierunku, studiów międzykierunkowych musi jednak opierać się na treści programowej jednego lub kilku kierunku podstawowych, np. biofizyka, informatyka stosowana itp. 11. Czy student studiów międzykierunkowych objętych projektem może otrzymać stypendium na dwóch kierunkach? W tym przypadku student może otrzymać tylko jedno stypendium finansowane z EFS. 12. Jak będzie ustalana punktacja za spełnianie kryterium strategicznego, dotyczącego oceny PKA, w przypadku projektu obejmującego działaniem kilka kierunków, realizowanych przez jednostki o różnej ocenie PKA? Aby otrzymać punkty dodatkowe projekt musi obejmować takie kierunki, które prowadzone są tylko i wyłącznie przez jednostki posiadające ocenę wyróżniającą PKA. 13. Jaka jest różnica między praktykami a stażami? Ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym oraz akty wykonawcze do tej ustawy nie definiują pojęć staż i praktyka, posługując się nimi zamiennie. W standardach kształcenia na poszczególnych kierunkach przewiduje się praktyki lub staże obowiązkowe, oprócz tego dopuszcza się organizację praktyk i staży fakultatywnych. Na potrzeby obecnej edycji zostały zdefiniowane i usystematyzowane omawiane pojęcia: - Staże jest to odpłatna forma praktycznego zdobycia wiedzy przez studentów ostatniego roku studiów I stopnia oraz absolwentów, tj. osób, które ukończyły daną uczelnię maksymalnie 6 miesięcy wstecz od daty rozpoczęcia ich uczestnictwa w projekcie jako absolwenci; - Praktyki to nieodpłatna forma praktycznego zdobycia wiedzy przez studentów. Z reguły praktyki trwają krócej niż staże. Poza tym, staże odbywając się na ostatnich latach studiów mają charakter bezpośredniego przygotowania zawodowego, w wymiarze zbliżonym do standardowego czasu pracy. 14. Jakiej wysokości wynagrodzenie przysługuje stażyście i czy są w tym zakresie jakieś ograniczenia? W celu ujednolicenia stawek wynagrodzenia stażystów uczestniczących w projektach w ramach konkursu nr 2 z Poddziałania oraz uniknięcia rażących dysproporcji finansowych, w obecnej edycji konkursu ustalono, że wynagrodzenie dla stażysty może wynieść maksymalnie 35 zł (brutto) za godzinę.

3 15. Czy jest dopuszczalne,,przerywanie okresu trwania staży 3-miesięcznych, tzn. np. 2 miesiące stażu, przerwa, miesiąc stażu, łącznie 3 miesiące? Staż 3-miesiączny musi nieprzerwalnie trwać 3 miesiące. 16. Czy uczelnia może zapłacić przedsiębiorcy za odbycie u niego staży lub praktyk przez studentów? Uczelnia może zapłacić przedsiębiorcy za odbycie u niego staży i praktyk o ile, w przypadku uczelni publicznej, działanie to realizowane jest zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Uczelnia może również realizować projekt w partnerstwie z przedsiębiorcą, wówczas staże i praktyki dla studentów mogą być organizowane nieodpłatnie, jako wkład partnera-przedsiębiorcy w realizację projektu. W takim przypadku na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie projektodawca zobligowany jest do przedłożenia umowy/porozumienia z partnerem (obowiązkowe elementy umowy/porozumienia określone zostały w obowiązującej Dokumentacji konkursowej). Ponadto, kosztem kwalifikowanym jest wynagrodzenie dla opiekuna staży/praktyk z ramienia przedsiębiorstwa (w zakresie dotyczącym tychże staży/praktyk). 17. Czy przy realizacji projektu z Poddziałania uczelnia może realizować projekt w partnerstwie z przedsiębiorcą i czy pojęcie partnerstwo jest równoznaczne z pojęciem we współpracy? Uczelnie mogą realizować projekty we współpracy lub partnerstwie z przedsiębiorcą. Pojęcie we współpracy jest pojęciem szerszym, zawierającym w sobie pojęcie partnerstwo, przy czym partnerstwo zawierane jest na podstawie umowy lub porozumienia. W takim przypadku projektodawca (lider) dołącza do umowy o dofinansowanie projektu umowę/porozumienie w tym zakresie. 18. Czy lider projektu, publiczna wyższa szkoła powinna wybierać partnera prywatnego w drodze przetargu? W przypadku realizowania projektu w partnerstwie, nie istnieje konieczność stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych w celu wyłonienia partnera, o ile przekazywanie środków finansowych nie jest dokonywane w zamian za określone świadczenie drugiej strony w postaci dostaw, usług i robót budowlanych, lecz stanowi finansowe zaangażowanie beneficjenta w realizację projektu. Poprzez umowę partnerską strony zobowiązują się do wspólnego działania, które ma prowadzić do osiągnięcia wskazanego celu. W innym przypadku beneficjent zobowiązany jest do stosowania ww. ustawy. Zgodnie z art. 28a ust. 4 ustawy Zasady prowadzenia polityki rozwoju, w przypadku projektów partnerskich realizowanych na podstawie umowy partnerskiej, podmiot, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, ubiegający się o dofinansowanie, dokonuje wyboru partnerów spoza sektora finansów publicznych z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów, w szczególności jest zobowiązany do: - ogłoszenia otwartego naboru partnerów w dzienniku ogólnopolskim lub lokalnym oraz w Biuletynie Informacji Publicznej; w ogłoszeniu powinien być wskazany termin co najmniej 21 dni na zgłoszenie partnerów; - uwzględnienia przy wyborze partnerów: zgodności działania potencjalnego partnera z celami partnerstwa, oferowanego wkładu potencjalnego partnera w realizację celu partnerstwa, doświadczenie w realizacji projektów o podobnym charakterze, współpracę z beneficjentem w trakcie przygotowywania projektu; - podania do publicznej wiadomości informacji o stronach umowy o partnerstwie oraz zakresu zadań partnerów. Projekt może również przewidywać realizację części projektu przez podmiot wyłoniony zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, zwany wówczas wykonawcą. 19. Jaka jest różnica pomiędzy partnerem a podwykonawcą?

4 Obie wspomniane formy współpracy są dopuszczalne w ramach projektów Poddziałania PO KL, jednakże istota ich definicji znacznie je od siebie odróżnia. Partnerstwo oparte jest na zobowiązaniu do wspólnego działania, które ma prowadzić do osiągania wskazanego celu. Partnerstwo traktowane jest jako podejmowanie działań w oparciu o wspólną strategię oraz rozwój wypracowanego podejścia do określonych problemów. W tak rozumianym partnerstwie, poszczególni partnerzy powinni połączyć wysiłki i zasoby na rzecz znajdowania innowacyjnych rozwiązań dla wspólnych celów oraz wspólnie zdefiniowanych problemów. Z podwykonawstwem mamy natomiast do czynienia w przypadku, gdy beneficjent (projektodawca) zakłada zlecanie pewnych usług w ramach projektu podmiotowi świadczącemu usługi w danej dziedzinie na zasadach komercyjnych. 20. W przypadku projektów z Poddziałania jedna osoba uczestniczy w wielu rodzajach wsparcia (np. zajęcia wyrównawcze, szkolenia, staże itp.). Czy w tej sytuacji dana osoba jest liczona w projekcie tylko raz (jako uczestnicząca w projekcie, otrzymująca różne rodzaje wsparcia) czy dwa lub więcej razy, po jednym na każde wsparcie? Tak, jedna osoba może uczestniczyć w kilku rodzajach wsparcia, a jej udział powinien logicznie wynikać z założeń projektu. Każda osoba fizyczna liczona jest jednak tylko jeden raz. 21. Czy Komisja może odrzucić część działań z projektu? Tak, Komisja Oceny Projektów może uznać część działań za niekwalifikowane bądź nieefektywne i zbędne dla realizacji projektu. Wówczas, w przypadku, gdy projekt zostanie oceniony pozytywnie oraz uzyska wystarczającą dla otrzymania dofinansowania liczbę punktów (pozycja na liście rankingowej przy ograniczonej kwocie alokacji przeznaczonej na konkurs) Instytucja Pośrednicząca PO KL (Departament Wdrożeń i Innowacji) proponuje w trybie negocjacji zmieniony zakres merytoryczny projektu oraz kwotę jego dofinansowania. Wniosek zostaje przyjęty do realizacji o ile wnioskodawca zgodzi się na zaproponowane zmiany lub w sposób przekonywujący i zasadny uargumentuje konieczność pozostawienia projektu w pierwotnym kształcie. Może się zdarzyć, że w przypadku projektu obejmującego swym działaniem kilka kierunków zamawianych, w ostatecznym rozrachunku okaże się, że na jeden z nich nie udało się zweryfikować liczby studentów większej niż w roku bazowym. Wówczas kierunek ten musi być niestety pozbawiony wsparcia i usunięty z projektu. Nie oznacza to jednak dyskwalifikacji całego projektu. Pozostałe kierunki otrzymają dofinansowanie. 22. Co należy rozumieć pod pojęciem wartość dodana projektu? Działania finansowane ze środków EFS powinny dostarczać tzw. wartość dodaną. Chodzi o zaproponowanie w ramach projektu takich przedsięwzięć, które będą uzupełnieniem dotychczas prowadzonej praktyki o nowe, innowacyjne elementy. Wartość dodana oznacza też osiągnięcie zamierzonych celów przy wykorzystaniu jak najmniejszych nakładów finansowych, zgodnie z zasadą racjonalności. Przez wartość dodaną projektu, realizowanego w ramach PO KL przy wsparciu EFS można rozumieć np.: - osiągnięcie dodatkowych rezultatów takich jak wyższe lub uzupełniające kwalifikacje, potwierdzone stosownym świadectwem lub dyplomem, - osiągnięcie rezultatów innych niż rezultaty osiągane w ramach dotychczasowych działań realizowanych bez wsparcia EFS, - utworzenie dodatkowej liczby nowych miejsc pracy, - dostarczenie usług, które byłyby nieosiągalne bez wsparcia z EFS, - wsparcie dotychczasowej działalności uczelni odzwierciedlającej cele PO KL, która bez wsparcia z EFS zostałaby poważnie ograniczona lub przełożona w czasie.

5 23. Jakie są konsekwencje braku osiągnięcia zakładanych we wniosku o dofinansowanie rezultatów (wskaźników) projektu? W razie stwierdzenia nieosiągania na danym etapie projektu założonych we wniosku rezultatów projektu, Instytucja Pośrednicząca ma prawo renegocjować umowę z beneficjentem, o ile w wyniku analizy wniosków o płatność i przeprowadzonych kontroli zachodzi podejrzenie nieosiągnięcia ww. rezultatów. Ponadto, Instytucja Pośrednicząca może rozwiązać umowę o dofinansowanie projektu w trybie natychmiastowym w przypadku, gdy beneficjent nie osiągnie zamierzonego w projekcie celu z przyczyn przez siebie zawinionych. 24. Czy w przypadku szkoły niepublicznej obowiązuje ustawa Prawo zamówień publicznych? W odniesieniu do podmiotów spoza sektora finansów publicznych może wystąpić konieczność stosowania Pzp, o ile zostaną łącznie spełnione przesłanki art. 3 pkt. 5 ustawy. Jednakże ze względu na charakter realizowanych w ramach PO KL przedsięwzięć, taka sytuacja może wystąpić sporadycznie. 25. Czy konkurs nr 1 z Poddziałania dotyczy tylko studiów I stopnia? W ramach konkursu z Poddziałania można składać projekty obejmujące działania realizowane tylko na studiach I stopnia. 26. Czy wzrost liczby studentów I roku w stosunku do roku bazowego na kierunku zamawianym dotyczy łącznej liczby studentów studiów stacjonarnych i niestacjonarnych? Biorąc pod uwagę fakt, że konkurs w ramach Poddziałania dotyczy tylko studiów stacjonarnych, wzrost liczby studentów I roku w stosunku do roku bazowego na kierunku zamawianym dotyczy tylko liczby studentów studiów stacjonarnych. 27. W Dokumentacji konkursowej dla konkursu nr 1 z Poddziałania istnieje zapis: W przedmiocie konkursu nie mieszczą się wynagrodzenia kadry dydaktycznej związane z prowadzeniem zajęć w ramach projektu na kierunkach zamawianych. Jak należy ten zapis rozumieć? Co z wynagrodzeniami dydaktyków, którzy w ramach projektu będą prowadzili np. zajęcia wyrównawcze? Niekwalifikowanie wydatków na kierunkach wyznaczonych związanych z wynagrodzeniem za prowadzenie zajęć na kierunkach wyznaczonych dotyczy dydaktyki podstawowej czyli prowadzenia standardowych zajęć na danym kierunku. Wynagrodzenia wykładowców za prowadzenie zajęć wyrównawczych, które są traktowane jako zajęcia dodatkowe, a także wynagrodzenia pojawiające się przy okazji innych działań nowych, uatrakcyjniających studiowanie na danym kierunku zamawianym są jak najbardziej kosztami kwalifikowanymi. Również wynagrodzenie za prowadzenie zajęć w ramach nowego/zmodyfikowanego programu może być kwalifikowane, ale tylko w odniesieniu do zajęć, które nie mogą być traktowane jako dydaktyka podstawowa, np. specjalistyczne ćwiczenia oraz inne, niekonwencjonalne formy prowadzenia zajęć. KWESTIE FINANSOWE, KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW 1. Jaka jest alokacja na konkurs z Poddziałania 4.1.2? Przewidywana kwota na dofinansowanie projektów w ramach przedmiotowego konkursu ( 1/POKL/4.1.2/2011) PLN

6 2. Jak szczegółowo powinien być rozpisany budżet projektu? Zadania w Szczegółowym budżecie projektu powinny być rozpisane na tyle szczegółowo, by jego poszczególne pozycje, w tym kategorie wydatków, jednostka miary, ilość oraz cena jednostkowa pozwoliły na weryfikację przedstawionych założeń finansowych. Przykładowo, zadanie Konferencja należy rozbić na szczegółowe pozycje składające się na jego koszt (wynajem sali, catering, wynagrodzenie prelegenta, druk materiałów informacyjnych, itd.). Wyjątkowo, w przypadku dużej ilości drobnych elementów promocyjnych (np. długopisy, torby, itd.) lub innych, kłopotliwych do szczegółowego wykazania w budżecie elementów, dopuszczalne jest określenie zestaw lub komplet jako jednostki miary. Jednocześnie należy zweryfikować formy realizacji poszczególnych pozycji w danym zadaniu tj.: w przypadku wynagrodzeń forma zatrudnienia - etat wraz z wymiarem, umowa cywilno-prawna wraz z godzinami; w przypadku zakupów - usługa zlecona. 3. Co to jest cross-financing? Cross-financing to tzw. finansowanie krzyżowe. Z uwagi na to, iż projekty w ramach PO KL są projektami miękkimi, powstało pytanie, co z zakupami środków trwałych. Instytucja Zarządzająca dopuściła zatem w PO KL możliwość poszerzenia katalogu wydatków współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego o koszty kwalifikowalne w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR, projekty twarde, głównie infrastrukturalne), właśnie na zasadzie crossfinancingu. Co do zasady cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, które są wprost powiązane z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach danego projektu oraz ich poniesienie wynika z potrzeby jego realizacji i stanowi logiczne uzupełnienie działań. Wartość wydatków w ramach cross-financingu nie może stanowić więcej niż 10% wszystkich wydatków kwalifikowalnych stanowiących budżet projektu. Rodzaje wydatków kwalifikowalnych w ramach wsparcia objętego cross-financingiem dotyczą przede wszystkim: a) zakupu oraz leasingu (finansowego lub zwrotnego) pojazdów oraz mebli; b) zakupu oraz leasingu (finansowego lub zwrotnego) sprzętu rozumianego jako: środki trwałe, z wyłączeniem pojazdów i mebli, których wartość początkowa jest wyższa od 350 zł; c) zakupu oraz leasingu (finansowego lub zwrotnego) sprzętu, celem przekazania ich uczestnikom projektów PO KL; d) dostosowywania lub adaptacji budynków, pomieszczeń i miejsc (remont stanowi wydatek niekwalifikowany). 4. Czy zakupy w ramach cross-financingu do pułapu 10% wartości kosztów kwalifikowalnych należy liczyć w stosunku do całego okresu realizacji projektu, czy w stosunku do pojedynczego roku? Dopuszczalny poziom cross-financingu musi być zachowany w stosunku do całego okresu realizacji projektu, natomiast w poszczególnych latach może on przekroczyć 10% wartości kosztów kwalifikowalnych. 5. Czy zakup przez beneficjentów pomocy dydaktycznych w ramach projektu stanowi wydatek objęty cross-financingiem? Zgodnie z definicją cross-financingu zawartą w Wytycznych, wydatkiem kwalifikowalnym w ramach wsparcia objętego cross-financingiem jest zakup sprzętu rozumianego jako środki trwałe, z wyłączeniem pojazdów i mebli, którego wartość początkowa jest wyższa od 350 zł. Mając na uwadze powyższe, w przypadku zakupu pomocy

7 dydaktycznych, które nie spełniają warunków zapisanych w ww. definicji, tj. m.in. nie są uwzględniane w ewidencji środków trwałych beneficjenta lub których wartość początkowa jest niższa niż 350 zł, powyższy wydatek nie stanowi wydatku objętego cross-financingiem. 6. Czy zakup przez beneficjentów oprogramowania w ramach projektu stanowi wydatek objęty crossfinancingiem? Wydatek na zakup oprogramowania, które jest wartością niematerialną i prawną, nie zaś środkiem trwałym (bez względu na wartość), nie stanowi wydatku w ramach cross-financingu. Niemniej jednak, w przypadku zakupu przez beneficjenta komputera wraz z oprogramowaniem, do limitu cross-financingu zaliczyć należy łączną wartość ww. wydatku, o ile oprogramowanie zwiększa wartość początkową środka trwałego (komputera). W szczególności dotyczy to systemu operacyjnego koniecznego do uruchomienia i funkcjonowania komputera. 7. Jak należy rozumieć pojęcie osoby samozatrudnionej zawarte w Wytycznych? Osoba samozatrudniona w projekcie to osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która jest beneficjentem (ma podpisaną umowę o dofinansowanie projektu) i która jednocześnie jest zaangażowana jako personel w projekcie, którego jest beneficjentem (np. pełni funkcję koordynatora własnego projektu). Oznacza to, że osoba samozatrudniona sama zatrudnia się we własnym projekcie. 8. Czy personel projektu (w tym personel zarządzający) może być jednocześnie uczestnikiem projektu i uzyskiwać wsparcie w ramach projektu? Co do zasady personel projektu, w szczególności personel zarządzający projektu, nie powinien być jednocześnie uczestnikiem tego projektu. Niemniej jednak, jeśli specyfika projektu zakłada, że personel projektu powinien być objęty wsparciem i jednocześnie personel ten nie ma wpływu na rekrutację i dobór pozostałych uczestników projektu, taka sytuacja jest dopuszczalna, jednakże pod warunkiem, że zostanie to opisane we wniosku o dofinansowanie projektu. 9. Czy dodatkowe wynagrodzenie, tzw. trzynastka, wypłacane za okres zatrudnienia w ramach projektu PO KL jest kwalifikowalne? Tak, ale wyłącznie proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w ramach projektu i o ile możliwe jest poniesienie wydatku przed złożeniem wniosku o płatność końcową (w terminie zgodnym z umową o dofinansowanie). Należy bowiem zauważyć, że jeżeli np. osoba była zatrudniona w ramach projektu na umowę o pracę na pełny etat w okresie od do r. a projekt zakończył się w dn r., dodatkowe wynagrodzenie będzie wypłacone dopiero w I kwartale 2011 r. W takim przypadku nie jest możliwe kwalifikowanie dodatkowego wynagrodzenia z uwagi na brak możliwości spełnienia drugiego warunku. 10. Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie osoby zatrudnionej do projektu PO KL w zastępstwie osoby przebywającej na urlopie macierzyńskim lub długotrwałym zwolnieniu lekarskim lub na urlopie wypoczynkowym są kwalifikowalne? W ramach projektu co do zasady nie jest dopuszczalne kwalifikowanie wydatków ponoszonych na wynagrodzenie zarówno jednej (zastępowanej) jak i drugiej (zastępującej) osoby, o ile beneficjent w ogóle ponosi wydatki związane z wynagrodzeniem osoby przebywającej na urlopie macierzyńskim lub zwolnieniu lekarskim. Wobec powyższego, za kwalifikowalne należy uznać wynagrodzenie osoby, która w danym okresie czasu wykonuje zadania i obowiązki w projekcie, a zatem wynagrodzenie osoby zastępującej. 11. W jakiej sytuacji możliwe jest zatrudnienie osoby do projektu w ramach PO KL, która pracuje już w innym/innych projektach?

8 Angażując nowy personel do projektu po 1 stycznia 2011 r. należy pamiętać o obowiązku zweryfikowania, czy osoba ta jest zaangażowana w realizację zadań w więcej niż jednym projekcie. Należy pamiętać, że wydatki związane z zatrudnieniem takiej osoby są kwalifikowalne tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy obciążenie wynikające z pracy w kilku projektach nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych tej osobie; dotyczy to zarówno zaangażowania danej osoby w realizację projektów finansowanych w ramach PO KL, jak również w ramach innych programów NSRO. Ponadto osoba ta musi: prowadzić ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów, w które jest zaangażowana; udostępniać beneficjentowi ww. ewidencję godzin w okresie realizacji zadań w ramach danego projektu beneficjenta. W związku z powyższym, beneficjent musi zweryfikować przed zaangażowaniem personelu do projektu, czy osoba ta jest zaangażowana w realizację innych projektów, a jeżeli tak, to czy będzie w stanie efektywnie realizować zadania w projekcie. Jednocześnie powinien zobowiązać ją do prowadzenia ewidencji godzin pracy bez względu na formę zatrudnienia i udostępnienia jej w ramach rozliczenia wynagrodzenia. 12. Jak należy rozumieć zapisy dotyczące osób samozatrudnionych? Jaka jest różnica pomiędzy osobą samozatrudnioną a osobą zatrudnioną na podstawie umowy cywilnoprawnej? Podrozdz. 2.3 pkt 5) Wytycznych stanowi, że personelem projektu jest osoba wykonująca osobiście zadania w ramach projektu. Osoba taka może być zatrudniona m.in. na podstawie stosunku cywilnoprawnego lub może to być osoba samozatrudniona. Na podstawie stosunku cywilnoprawnego może być zatrudniona zarówno osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej, jak i osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą. W takim przypadku podczas zatrudniania takiej osoby na podstawie umowy cywilnoprawnej mają zastosowanie zapisy sekcji Przejrzystość i konkurencyjność wydatków oraz zapisy sekcji Stosunek cywilnoprawny Wytycznych. Z kolei Sekcja Osoby samozatrudnione została utworzona w celu uregulowania przypadku, kiedy to osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą jest beneficjentem projektu i zamierza wykonywać osobiście zadania w ramach projektu, tj. jest samozatrudniona w ramach własnego projektu. Taka osoba, zgodnie z 2.3 pkt 5) Wytycznych, stanowi personel projektu, a wynagrodzenie takiej osoby jest kwalifikowalne na mocy przepisu pkt 1) Wytycznych. W takim przypadku, z uwagi na fakt, że beneficjent, który prowadzi działalność gospodarczą i chce osobiście wykonywać zadania w ramach własnego projektu, nie może podpisać sam ze sobą umowy cywilnoprawnej, podstawą uznania wydatku na wynagrodzenie takiej osoby jest np. nota obciążeniowa zgodnie z pkt 3) Wytycznych. Jednocześnie w takim przypadku nie ma zastosowania zasada konkurencyjności, gdyż nie jest to zlecenie zamówienia. 13. Zgodnie z nowymi Wytycznymi beneficjent ma bezwzględny zakaz zatrudniania własnych pracowników będących personelem projektu do realizacji innych zadań na postawie innych umów np. cywilnoprawnych. Czy zasada ta obowiązuje w przypadku różnego zakresu obowiązków danego pracownika i czy dotyczy ona zatrudniania w ramach jednego czy kilku projektów? Zasada ta dotyczy wszystkich zadań (bez względu na ich charakter) jakie dany pracownik realizuje w ramach wszystkich projektów, w których realizację jest zaangażowany u danego Beneficjenta.

9 14. Co powinna zawierać ewidencja godzin pracy? Ewidencja godzin i zadań powinna mieć charakter dziennika zajęć danej osoby zaangażowanej jako personel w kilku zadaniach w jednym projekcie lub w kilku projektach, z której wynikać powinno, jakie zadania w ramach jakiej umowy i w jakich godzinach wykonywała dana osoba każdego dnia. Natomiast szczegółowe wskazywanie poszczególnych czynności w ramach danej umowy nie jest obligatoryjne. 15. Czy wynagrodzenie pracownika w ramach projektu na danym stanowisku może być wyższe niż wynagrodzenie na takim samym stanowisku u beneficjenta poza projektem? Zgodnie ze starymi oraz nowymi Wytycznymi, beneficjent ponosi wydatki w sposób racjonalny i efektywny co oznacza, że wydatki te nie mogą być zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych. Nowe Wytyczne precyzują również, że w przypadku zatrudniania personelu na podstawie stosunku pracy wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne m.in. jeżeli wysokość wynagrodzenia odpowiada stawkom stosowanym u beneficjenta W związku z powyższym, w przypadku ponoszenia wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu, wydatki te powinny odpowiadać stawkom, które beneficjent stosuje w przypadku angażowania personelu do zadań realizowanych przez ten podmiot poza projektem, np. w przypadku gdy beneficjent posiada regulamin wynagradzania, wynagrodzenie w ramach projektu powinno być z nim zgodne. Jednocześnie nie jest dopuszczalne kwalifikowanie wynagrodzeń w ramach projektu wg stawek wynikających z regulaminów wynagradzania utworzonych wyłącznie do angażowania personelu do projektów unijnych. 16. Czy osoba ds. obsługi finansowej lub obsługi prawnej, zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej, może zostać ujęta w kosztach bezpośrednich w zadaniu zarządzanie projektem? Zgodnie z Wytycznymi w ramach zadania zarządzanie projektem kwalifikowalne jest wynagrodzenie koordynatora/kierownika projektu lub innej osoby mającej za zadanie koordynowanie i zarządzenie projektem lub innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczanie, o ile jego zatrudnienie jest niezbędne dla realizacji projektu. Z kolei w katalogu kosztów pośrednich (zamkniętym) wskazuje się jako kwalifikowalne koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki. W związku z powyższym wszystkie wątpliwości odnośnie możliwości wykazania personelu w kosztach bezpośrednich należy rozpatrywać z uwzględnieniem powyższych zapisów. I tak: wynagrodzenie osoby ds. obsługi finansowej może być wykazane w zadaniu "zarządzanie projektem", o ile jej zatrudnienie jest niezbędne i uzasadnione (z kolei w ramach kosztów pośrednich przewiduje się obsługę księgową); wynagrodzenie w związku z obsługą prawną zasadniczo będzie kwalifikowalne w ramach kosztów pośrednich, o ile jest to podstawowa obsługa prawna (standardowe zadanie związane z parafowaniem umów, opiniowaniem czy zamówieniami publicznymi), realizowana na potrzeby funkcjonowania jednostki; kwalifikowanie pewnych wydatków związanych z obsługa prawną byłoby możliwe w ramach kosztów bezpośrednich wyłącznie w przypadku gdy jest ona wymagana z uwagi na specyfikę projektu (np. w ramach projektu przewiduje się skomplikowane zamówienie publiczne, wymagające specjalistycznej pomocy prawnej z uwagi na prawo zamówień publicznych). Jednocześnie nie ma znaczenia forma prawna zatrudnienia (stosunek pracy czy stosunek cywilnoprawny), o ile spełnione są warunki określone dla personelu projektu.

10 17. Czy personel realizujący zadania związane z ewaluacją może być wykazany w kosztach zarządzania projektem? Zgodnie z brzmieniem 4.3 pkt 1 lit. f) Wytycznych w przypadku, gdy ewaluacja jest wymagana w projekcie, nie stanowi ona kosztów zarządzania projektem, lecz odrębne zadanie w ramach kosztów bezpośrednich. W takiej sytuacji personel ds. ewaluacji jest wykazany w tym zadaniu merytorycznym i z uwagi na to, że nie jest ujęty w zadaniu Zarządzanie projektem, nie stanowi personelu zarządzającego projektem. Jednocześnie należy zauważyć, że ewaluacja nie jest standardowym kosztem każdego projektu. Tylko w sytuacji, gdy ewaluacja jest niezbędna z uwagi na realizację celów projektu, stanowi ona odrębne zadanie ze wszystkimi konsekwencjami dotyczącymi zatrudniania personelu dla realizacji tego zadania.