Poddziałanie pytania i odpowiedzi:

Transkrypt

1 Poddziałanie pytania i odpowiedzi: 1. Czy wkład własny (1,5%) musi być pieniężny? Nie. W dokumencie Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków z dnia 20 lutego 2008r., w rozdziale 4.8; Podrozdział 8 wkład niepieniężny, zapisano, że wkład własny może być wniesiony w formie niepieniężnej. W ramach Poddziałania wkład własny może być również wniesiony w postaci wynagrodzenia osób angażowanych do projektu (np. nauczycieli uczestniczących we wsparciu). 2. Czy w ramach Poddziałania można doposażyć przedszkole? Czy można zorganizować plac zabaw dla przedszkolaków, oprócz oczywiście wydłużenia godzin pracy przedszkola itd.? Tak, w ramach cross-financingu można (o ile wynika to z potrzeby realizacji projektu i stanowi logiczne uzupełnienie działań) doposażyć placówkę przedszkolną i zorganizować plac zabaw. Wartość wydatków planowanych we wniosku w ramach cross-financingu nie może przekroczyć 10% wszystkich wydatków kwalifikowalnych stanowiących budżet projektu. Szczegółowe zasady i wyjaśnienia dotyczące korzystania z formy cross-financingu, zawarte są w dokumencie Zasady finansowania PO KL z dn. 25 lutego 2008 r, w podrozdziale Czy szkoła podstawowa może być Wnioskodawcą? Czy jeden Wnioskodawca może złożyć kilka wniosków (np. Gmina)? Szkoły są jednostkami podległymi organom prowadzącym, bez samodzielności finansowej. W związku z tym wnioski w takim przypadku powinny składać organy prowadzące szkół. W przypadku szkół niepublicznych możliwość samodzielnego składania wniosków uzależniona jest od uprawnień dyrektora wskazanych w statucie lub innych dokumentach (jest to rozstrzygane indywidualnie). Projektodawca może złożyć dowolną ilość wniosków o dofinansowanie. 4. Czy Rada Gminy powinna podjąć uchwałę w sprawie określenia siedziby przedszkoli? Przedszkole powinno być tworzone z zachowaniem wszelkich wymogów formalnych, wynikających z przepisów samorządowych i oświatowych za co odpowiada beneficjent. IP nadzoruje realizację projektu wyłącznie pod względem zgodności z zasadami PO KL. IP nie wymaga dostarczania uchwały w sprawie określenia siedziby przedszkola. 5. Jak spełnić kryterium strategiczne (pkt 4.5) dokumentacji konkursowej w projekcie promocyjnym? Czy spełniając kryterium strategiczne można otrzymać powyżej 100 pkt? Punkt 4.5 dokumentacji konkursowej Poddziałania dotyczy oceny wniosków pod względem spełnienia przez nie szczegółowych kryteriów strategicznych. W procedurze konkursowej w ramach Poddziałania stosowane będzie jedno kryterium strategiczne: - premiowane będą projekty, w ramach których wsparcie adresowane będzie do dzieci: z terenów wiejskich, pochodzenia romskiego, dzieci niepełnosprawnych lub z rodzin korzystających z pomocy społecznej z terenu województwa podkarpackiego premia dodatkowe 20 punktów.

2 Spełnianie kryteriów strategicznych nie jest obowiązkowe. Wnioski, które spełnią kryterium strategiczne, otrzymają premię punktową. Projekty, które nie spełnią kryterium strategicznego nie tracą punktów uzyskanych w ramach oceny merytorycznej. Ocena merytoryczna wniosku na podstawie kryteriów strategicznych będzie dokonywana w formie 0-1, tzn. spełnia - nie spełnia. Projekt, który otrzymał w trakcie oceny merytorycznej maksymalną ilość punktów i spełnił kryterium strategiczne może otrzymać 120 punktów. W przypadku projektów promocyjnych nie jest określana grupa docelowa, w związku z czym kryterium grupy docelowej nie ma tutaj zastosowania i nie jest możliwe uzyskanie premii punktowej. Projekt może więc otrzymać punkty jedynie za spełnianie kryteriów ogólnych. 6. Czy zakup zabawek ma być sfinansowany w ramach cross-financingu, czy w ramach kosztów bezpośrednich? Cross-financing to zasada, zgodnie z którą możliwe jest kwalifikowanie kosztów na zakup sprzętu i wyposażenia oraz dostosowania pomieszczeń do potrzeb realizacji projektu. Koszty cross-financingu zawsze zawierają się w kosztach bezpośrednich (nie ma możliwości finansowania zakupu sprzętu w ramach puli środków na koszty pośrednie). Dany zakup kwalifikowany jest jako zakup sprzętu (a więc musi zostać oznaczony jako cross-financing), jeżeli ze względu na wartość jednostkową zostaje wpisany na ewidencję wartościową lub wartościowo-ilościową w danej instytucji. 7. Czy można wynająć oddzielnie biuro na okres realizacji projektu? Tak. Na okres realizacji projektu można wynająć biuro w ramach kosztów pośrednich, o których mowa w rozdz Zasad finansowania PO KL z dn. 25 lutego 2008 r. 8. Jaki procent kwoty uzyskanej z projektu można przeznaczyć na modernizację obiektu przedszkolnego? W ramach wsparcia objętego cross-financingiem możliwe jest dostosowanie budynków, pomieszczeń, miejsc pracy do potrzeb realizacji projektu. Wartość wydatków w ramach crossfinancingu nie może stanowić więcej niż 10% wszystkich wydatków kwalifikowalnych stanowiących budżet projektu. 9. Czy w ramach projektu można wybudować plac zabaw i zatrudnić instruktora na tym obiekcie? Tak. W ramach cross-financingu (do 10 % wartości projektu), możliwe jest stworzenie placu zabaw dla przedszkolaków (o ile wynika to z potrzeby realizacji projektu i stanowi logiczne uzupełnienie działań). Zasady finansowania w ramach cross-financingu zawarte są w dokumencie Zasady finansowania PO KL z dn. 25 lutego 2008 r. rozdz Na placu zabaw może zostać w ramach projektu zatrudniona odpowiednia osoba odpowiedzialna za wychowanków. 10. Czy Parafia rzymsko-katolicka może ubiegać się o dofinansowanie w celu utworzenia przedszkola?

3 W ramach Poddziałania Wnioskodawcą mogą być wszystkie podmioty, z wyłączeniem osób fizycznych (nie dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą lub oświatową na podstawie przepisów odrębnych). Parafia rzymsko-katolicka może więc również być Wnioskodawcą. W takim przypadku przedszkole niepubliczne musi zostać stworzone w sposób zgodny z przepisami krajowymi m.in. przepisami oświatowymi, co zagwarantować powinien Wnioskodawca. 11. Jakie kwalifikacje powinien mieć zatrudniony w ramach projektu personel? Zatrudniony personel pedagogiczny powinien mieć kwalifikacje i uprawnienia zgodne z wymogami przepisów oświatowych. Jeżeli chodzi o personel zarządzający projektu, to IP nie stawia tutaj żadnych warunków. Każdorazowo zaplecze kadrowe Wnioskodawcy jest opisywane w punkcie 3.5 wniosku i stanowi element jego oceny dokonywanej przez Komisję Oceny Projektów. 12. Kto składa wniosek: przedszkole publiczne prowadzone przez Gminę, czy Gmina? Kto podpisuje wniosek w przypadku przedszkola? Możliwość składania wniosków zależy od samodzielności prawnej i finansowej danego podmiotu. W przypadku publicznych placówek oświatowych Wnioskodawcą zawsze jest ich organ prowadzący. W pozycji wnioskodawca (punkty wniosku) winno się wpisać w tym przypadku nazwę gminy oraz ewentualnie nazwę przedszkola publicznego. Oczywiście wójt lub burmistrz może upoważnić np. dyrektora przedszkola do złożenia wniosku, podpisania umowy, realizacji projektu oraz jego rozliczenia lub też do zrealizowania części tych czynności (jednak wykonuje on te czynności w imieniu organu prowadzącego). 13. Czy Wnioskodawca może złożyć jeden wniosek obejmujący kilka przedszkoli, czy może złożyć oddzielne projekty na każde przedszkole? Treść wniosku i jego zakres merytoryczny zależy od Wnioskodawcy może być to projekt przygotowany dla jednego przedszkola lub dla kilku. Należy przy tym pamiętać o kwocie dofinansowania dostępnej dla jednego projektu o obecnie trwającym konkursie 100 tysięcy PLN. Jeden podmiot może złożyć dowolną ilość wniosków o dofinansowanie. 14. Czy w ramach Poddziałania 9.1.1, można realizować projekty, mające na celu tworzenie punktów przedszkolnych i zespołów przedszkolnych? Czy można składać wnioski mające na celu rozszerzenie, np. podniesienie stopnia organizacyjnego działalności istniejącego przedszkola? Tak, można ubiegać się o dofinansowanie, składając projekty, mające na celu tworzenie zespołów wychowania przedszkolnego i punktów przedszkolnych. Można składać projekty, które mają na celu wsparcie istniejących przedszkoli, zgodnie z celami zawartymi w dokumentacji konkursowej. Formy wsparcia możliwe do realizacji określa Szczegółowy Opis Priorytetów PO KL. 15. Czy w ramach projektu można zorganizować dożywianie dla dzieci? Tak.

4 16. Czy poprzez spełnienie kryteriów strategicznych rozumieć należy spełnienie wszystkich warunków (dzieci niepełnosprawne, dzieci korzystające z pomocy społecznej, dzieci romskie), czy tylko wybranego? Spełnienie kryteriów strategicznych nie jest obowiązkowe. Projektodawca, którego wniosek obejmował będzie wsparciem którąkolwiek grupę dzieci, przewidzianą w kryterium strategicznym, otrzymuje premię 20 punktów (z zastrzeżeniem, że wszystkie dzieci otrzymujące wsparcie będą należały do którejś z wymienionych grup). Jeśli Wnioskodawca nie spełni kryterium strategicznego, jego projekt nie traci punktów otrzymanych na etapie oceny merytorycznej. 17. Czy możliwe jest pobieranie opłat od uczestników projektu, np. odpłatność za wyżywienie w przedszkolu? Pobieranie opłat za wyżywienie w przedszkolu zależy od Wnioskodawcy. Podczas oceny merytorycznej projektu oraz jego ralizacji będzie to traktowane jako przychód projektu, a więc będzie pomniejszać kwotę dofinansowania (w budżecie projektu należy ująć koszty wyżywienia, a następnie wskazać jako kwotę wnioskowaną koszty całości projektu wraz z wyżywieniem pomniejszone o ową kwotę). Wyżywienia przedszkolaków można również wcale nie ujmować w zapisach wniosku, ani w budżecie projektu. Koszty wyżywienia są rozliczane w takim przypadku w ramach bieżącej działalności instytucji. 18. Czy Wnioskodawcą może być osoba fizyczna planująca założenie prywatnego przedszkola? Osoba ta ma doświadczenie w zarządzaniu oświatą oraz w realizacji i rozliczaniu małych grantów? Czy warunkiem niezbędnym jest prowadzenie działalności gospodarczej w tym zakresie? Zgodnie ze Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL z dn. 13 marca 2008 r. (wchodzący w życie w województwie podkarpackim w dn. 31 marca 2008 r.), Wnioskodawcą w Poddziałaniu mogą być wszystkie podmioty z wyłączeniem osób fizycznych (nie dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą lub oświatową na podstawie przepisów odrębnych) w związku z czym niezbędne jest prowadzenie działalności w tym zakresie już w momencie składania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. 19. Czy w czasie składania wniosku wymagane jest w 100% przystosowanie lokalu do prowadzenia przedszkola? Każdy wniosek stanowi odrębną całość wynikającą z konkretnej sytuacji Wnioskodawcy. Może się zdarzyć, że w momencie składania wniosku nie jest jeszcze przygotowany lokal, w którym zorganizowane będzie przedszkole. Całość działań podejmowanych w projekcie powinna być opisana we wniosku i powinna gwarantować możliwość przeprowadzenia projektu zgodnie z zapisami wniosku. 20. Co to jest wartość dodana projektu? W projekcie może być zawarta tzw. wartość dodana. Wnioskodawca może zaproponować takie przedsięwzięcia, które będą uzupełnieniem dotychczas prowadzonej praktyki o nowe, innowacyjne elementy, bardziej efektywne, niemożliwe do zrealizowania bez wsparcia z EFS.

5 Wartością dodaną jest to, co jest możliwe do osiągnięcia dzięki realizacji projektu i należy wykazać ją już na etapie przygotowania projektu. Przez wartość dodaną projektu, realizowanego przy wsparciu EFS można rozumieć np.: - osiągnięcie dodatkowych rezultatów, takich jak wyższe lub uzupełniające kwalifikacje, potwierdzone stosownym świadectwem lub dyplomem, - osiągnięcie rezultatów innych niż rezultaty osiągane w ramach dotychczasowych działań realizowanych bez wsparcia EFS, które są mierzalne oraz wykazanie, czy istnieje związek między tymi rezultatami, a dodatkowym wsparciem z EFS, - dostarczenie usług, które byłyby nieosiągalne bez wsparcia z EFS, - wsparcie dotychczasowej działalności Beneficjenta odzwierciedlającej cele programów operacyjnych, która bez wsparcia z EFS zostałaby poważnie ograniczona lub przełożona w czasie, - inwestycje w całkowicie nowe oraz innowacyjne działania, których nie udałoby się zrealizować przy wykorzystaniu wyłącznie środków własnych Beneficjenta. 21. Czy rozliczenie projektu w ramach Poddziałania można zaplanować do realizacji w terminie (okresie) realizacji projektu? Harmonogram realizacji projektu może obejmować sekwencję działań podejmowanych przed bezpośrednim wdrożeniem formy wsparcia lub po zakończeniu jej realizacji (np. przed: przygotowanie materiałów, promocja, rekrutacja; po: przeprowadzenie kampanii informacyjnej, zakończenie finansowe projektu). Wszystkie tego typu założenia projektu stanowią element oceniany przez Komisję Oceny Projektów i mogą być przez nią kwestionowane w ramach negocjacji. Koszty kwalifikowalne są jedynie w okresie realizacji projektu (wskazanym w punkcie 1.8 wniosku), natomiast na złożenie końcowego wniosku o płatność Beneficjent ma dodatkowo 30 dni kalendarzowych od zakończenia tego terminu. Wynika to z konieczności uwzględnienia zobowiązań finansowych opłacanych w kolejnym miesiącu np. odprowadzenie składek na ubezpieczenie społeczne od personelu projektu itp. 22. Zamierzamy przy realizacji projektu, wejść we współpracę z Fundacją. Czy na etapie składania wniosku trzeba to udokumentować? Tak na etapie składania wniosku należy opisać partnerstwo: wskazać partnerów (punkt 2.8 wniosku) oraz opisać rolę parterów w punkcie 3.5 wniosku. Zgodnie z dokumentacją konkursową w momencie składania wniosku lidera powinno wiązać z partnerem porozumienie (np. w postaci podpisanego listu intencyjnego). Porozumienie to (list intencyjny) nie stanowi załącznika do wniosku o dofinansowanie, powinien znajdować się jednak w dokumentacji Wnioskodawcy. Na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie realizacji projektu wymagane będzie przedstawienie umowy partnerskiej (jej kopia stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie realizacji projektu). Wymagania odnośnie treści porozumienia i umowy zostały opisane w dokumentacji konkursowej. 23. Czy data 31grudnia 2009 r. oznacza rzeczowe, czy finansowe zakończenie realizacji projektu? Data ta sugeruje zakończenie realizacji działań podejmowanych w ramach projektu (w ramach systemu wdrażania PO KL nie funkcjonują pojęcia rzeczowego i finansowego zakończenia projektu, a jedynie termin realizacji wskazany w punkcie 1.8 wniosku, w którym zamykać się mają wszystkie działania zaplanowane w harmonogramie realizacji

6 projektu). Data wskazana w punkcie dokumentacji konkursowej nie jest datą wiążącą (nie została wskazana jako kryterium dostępu). 24. Jak zatrudnić obsługę księgową (umowa zlecenie, nagroda lub premia zadaniowa)? Obsługa księgowa projektu powinna być zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej. Możliwe jest również zlecenie obsługi księgowej na zewnątrz instytucji (np. do biura rachunkowego). 25. Czy środki z Programu Integracji Społecznej mogą stanowić wkład własny? Nie. Wkład własny powinien pochodzić ze środków JST. 26. Czy przy rozliczaniu projektu dopuszczalne są przesunięcia między pozycjami budżetu? W ramach budżetu projektu wiążące są kwoty przeznaczone na realizację danego zadania (ujęte w budżecie projektu część IV wniosku). Koszty jednostkowe, ujęte w budżecie szczegółowym (załącznik do wniosku) nie są wiążące służą ocenie projektu (wskazują sposób oszacowania wartości poszczególnych zadań w projekcie). Możliwa jest więc zmiana poszczególnych kosztów jednostkowych, z zastrzeżeniem zachowania ogólnych zasad budżetu wskazanych we wniosku (kwoty przeznaczone na wynagrodzenie personelu, poziom cross-financingu itp.). Jeżeli chodzi o przesunięcia pomiędzy środkami przeznaczonymi na poszczególne zadania, to w podrozdziale Wprowadzenie zmian do projektu w Zasadach finansowania PO KL z dn. 25 lutego 2008 r., zapisane jest, że dopuszczalne jest dokonywanie przez beneficjentów przesunięć w budżecie projektu określonym w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie realizacji projektu do 10% wartości środków alokowanych na zadanie, z którego przesuwane są środki oraz na zadanie/zadania, na które przesuwane są środki. Dokonywanie takich przesunięć nie wymaga informowania Instytucji Pośredniczącej, pod warunkiem, że: - przesunięcia nie zwiększają wysokości środków na wynagrodzenie personelu w ramach danego zadania; - przesunięcia nie wpływają na wysokość i przeznaczenie przyznanej pomocy publicznej w ramach projektu. Wszelkie inne odstępstwa od założeń określonych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, traktowane są jako zmiany w projekcie i wymagają zgłoszenia oraz uzyskania pisemnej zgody podmiotu, będącego stroną umowy w terminie 15 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia zmiany. Dokonywanie przez beneficjenta przesunięć wydatków pomiędzy latami realizacji projektu (poprzez zmianę w składanym wniosku harmonogramu płatności załączonego do umowy), jest możliwe za zgodą instytucji będącej stroną umowy, bowiem instytucja ta może nie mieć zabezpieczonych środków na realizację projektów w ramach Działania/Priorytetu. W przypadku wprowadzania zmian do projektu, wydatki wynikające z tych zmian mogą zostać uznane za kwalifikowane pod warunkiem zatwierdzenia zmian w projekcie przez podmiot będący stroną umowy. W związku z powyższym, w takiej sytuacji beneficjent do czasu zatwierdzenia zmian przez podmiot będący stroną umowy ponosi wydatki na własne ryzyko. 27. Jeśli ośrodek był prowadzony z projektu, np. Fundacja Elementarz, czy po skończeniu projektu szkoła, na terenie której był ten ośrodek może ubiegać się o środki na nowy ośrodek?

7 Tak, nie ma zastrzeżeń formalnych co do Wnioskodawcy (dotyczących sposobu powstania danego ośrodka, jego statusu prawnego, czasu funkcjonowania itp.). 28. Czy z jednego projektu należy ubiegać się o finanse dla jednego ośrodka, czy też więcej, czy są dodatkowe punkty za współpracę? Kryterium partnerstwa nie zostało wskazane jako strategiczne, w związku z czym za jego spełnianie nie można otrzymać dodatkowych punktów w trakcie oceny merytorycznej, jednak realizacja zasady partnerstwa wpływa na jakość projektu (może być uznana za jego wartość dodaną) i przez to wpływa na ocenę merytoryczną (ilość przyznanych punktów). 29. Jeśli wniosek z danej gminy dotyczy istniejących przedszkoli, czy to będzie jeden wspólny projekt, czy też można złożyć kilka osobnych wniosków? Czy sugerowana kwota od do , będzie dotyczyła całości, czy też pojedynczego przedszkola? Wnioskodawca może złożyć dowolną liczbę wniosków. Treść wniosku i jego zakres merytoryczny zależy od Wnioskodawcy może być to projekt przygotowany dla jednego przedszkola lub dla kilku. Maksymalną kwotę dofinansowania w wysokości zł., może otrzymać każdy projekt, który otrzyma stosowną ilość punktów na etapie oceny merytorycznej zł. to maksymalna wartość dofinansowania, czy w tej sumie należy ująć 1,5% wkładu własnego? W ramach Poddziałania maksymalna kwota dofinansowania wynosi , i w tej kwocie winien mieścić się wkład własny. W procedurze konkursowej wymagane jest wniesienie od JST wkładu własnego w wysokości 1,5% wartości projektu. 31. Czy okres realizacji projektu obejmował będzie tylko czas działalności placówki przedszkolnej, czy należy dodać kilka miesięcy na rozliczenie? Wnioskodawca powinien indywidualnie zaplanować czas na rozliczenie projektu. Projektodawca w harmonogramie działań, w rozliczeniu budżetu ustala okres rozliczenia wniosku. Beneficjent składa również sprawozdanie końcowe z realizacji projektu. 32. Za który rok Gmina ma załączyć do wniosku bilans, czy za 2007, czy za 2008 rok? Projektodawca powinien złożyć dokumenty finansowe za ostatni zamknięty rok obrotowy, czyli Czy żywienie dzieci w przedszkolu będzie kosztem pośrednim, czy bezpośrednim. Posiłki dla wychowanków będą przygotowywane w stołówce szkolnej. Jak to należy udokumentować?

8 Wyżywienie dla dzieci w wieku przedszkolnym jest kosztem bezpośrednim. We wniosku należy opisać je jako przewidziane do realizacji zadanie i umieścić koszty wyżywienia dla dzieci w budżecie projektu. Rozliczenie tego typu wydatków jest analogiczne do wszystkich innych kosztów bezpośrednich i odbywa się na podstawie dokumentów finansowych (szczegóły określają Zasady finansowania PO KL z dn. 25 lutego 2008 r., rozdział 3 Rozliczanie wydatków, podrozdział Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków). 34. Czy wkład własny dotyczy również stowarzyszeń? Tak, w każdym projekcie obligatoryjnie wnoszony jest wkład własny Jednostki Samorządu Terytorialnego, niezależnie od formy prawnej Wnioskodawcy. Jeśli Stowarzyszenie jest Projektodawcą, powinno zawrzeć umowę partnerską z JST. 35. Czy dzierżawa (najem) budynków na przedszkole może być sfinansowane ze środków EFS? Tak. Opłaty za najem powierzchni biurowych lub czynsz obejmują koszty pośrednie. Koszty pośrednie wyjaśnione są i opisane w dokumencie Zasady finansowania PO KL z dn. 25 lutego 2008 r., rozdz Koszty pośrednie. 36. Czy Beneficjent musi mieć biuro w województwie podkarpackim już na etapie składnia wniosku, czy może wynająć biuro na okres realizacji projektu, a potem przechowywać dokumenty w województwie podkarpackim? Wnioskodawca musi posiadać (lub wynajmować) biuro na terenie województwa podkarpackiego w okresie realizacji projektu (wskazanej w punkcie 1.8 wniosku) i powinien udostępniać pełną dokumentację organowi kontrolującemu w terminie obowiązkowego przechowywania dokumentacji. 37. Czy JST licząca powyżej 25 tys. mieszkańców, może złożyć projekt realizowany w miejscowości poniżej 25 tys. mieszkańców? Tak. Ważny jest nie status Wnioskodawcy, ale fakt kierowania wsparcia w ramach projektu do grup odbiorców zamieszkujących tereny gmin wiejskich, miejsko-wiejskich i miast do 25 tys. mieszkańców województwa podkarpackiego.