6.1. Zaopatrywanie w zasoby

Transkrypt

1 KJ Strona: 6.. Zaopatrywanie w zasoby W Podlaskim Urzędzie Skarbowym w Białymstoku zostały określone i są dostarczane zasoby niezbędne do: wdraŝania, utrzymywania i doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością oraz zwiększania zadowolenia klientów poprzez spełnianie ich wymagań w granicach obowiązującego prawa. W Urzędzie identyfikowane i zapewniane są: a) zasoby materialne, takie jak wyposaŝenie i infrastruktura wspomagająca, niezbędne do realizacji procesów, b) zasoby niematerialne, takie jak np. własność intelektualna, oprogramowanie komputerowe, w tym: zasoby i mechanizmy słuŝące do doskonalenia: struktury organizacyjnej Urzędu, zarządzania informacjami, podnoszenia kwalifikacji pracowników Urzędu, usługi pomocnicze niezbędne do realizacji określonych procesów głównych. Potrzeby związane z zasobami niezbędnymi do realizacji procesów i usług w ramach funkcjonującego w Urzędzie Systemu Zarządzania Jakością są zgłaszane kierownikowi Samodzielnego referatu ds. ogólnych oraz kadr i szkolenia, przez osoby wyznaczone do nadzorowania procesów związanych z realizacją usług, który z kolei wnioskuje do Naczelnika Urzędu. Naczelnik Urzędu, w celu spełnienia oczekiwań klientów i zwiększenia ich zadowolenia, zapewnia zasoby niezbędne do realizacji i doskonalenia usług, w tym takŝe tych, które zostały objęte Systemem Zarządzania Jakością. Zaopatrywanie w niezbędne zasoby dokonywane jest zgodnie z Instrukcją w sprawie zasad i trybu postępowania w zakresie wydatkowania środków publicznych na usługi i wydatki rzeczowe i udzielania zamówień publicznych oraz prac komisji przetargowej w Podlaskim Urzędzie Skarbowym w Białymstoku, stanowiącą Załącznik Nr do Zarządzenia Naczelnika Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku Nr 6/2004 z dnia r Zasoby ludzkie Celem działań opisanych w niniejszym rozdziale jest zapewnienie, Ŝe na kaŝdym stanowisku pracy w Podlaskim Urzędzie Skarbowym w Białymstoku, prace związane z jakością realizowanych usług, wykonywane są przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje, uprawnienia i umiejętności. Kompetencje pracowników zatrudnionych w Podlaskim Urzędzie Skarbowym w Białymstoku Wszyscy pracownicy wykonujący zadania, które mają wpływ na jakość świadczonych usług, posiadają kompetencje odpowiadające określonym wymaganiom.

2 KJ Strona: 2 Na kompetencje składają się: wymagane wykształcenie, określone doświadczenie (staŝ pracy w administracji lub na stanowisku pracy), ukończone studia podyplomowe, kursy specjalistyczne, szkolenia (jeśli są wymagane) oraz posiadane i nabywane umiejętności. Kwalifikacje wymagane dla poszczególnych stanowisk pracy w Urzędzie, określone zostały w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni słuŝbowych urzędników słuŝby cywilnej, mnoŝników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu słuŝby cywilnej. Wszyscy pracownicy Urzędu biorący udział w realizacji procesów systemu zarządzania jakością posiadają odpowiednie kwalifikacje. Szczegółowe kompetencje wymagane na poszczególnych stanowiskach pracy zostały określone w opisach stanowisk pracowniczych zatwierdzonych przez Naczelnika Urzędu. Indywidualne kompetencje pracowników, pozwalające na realizację usług, w sposób zapewniający spełnienie oczekiwań klienta, określone zostały w poszczególnych indywidualnych zakresach obowiązków, kompetencji i odpowiedzialności, które pracownicy otrzymują bezpośrednio po rozpoczęciu pracy na danym stanowisku. Za aktualizację zakresów obowiązków, kompetencji i odpowiedzialności odpowiedzialni są kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, kaŝdy w swoim zakresie działania. Rekrutacja nowych pracowników w Urzędzie odbywa się na podstawie ustawy z r. o słuŝbie cywilnej, zgodnie z zasadami określonymi w Polityce kadrowej w Podlaskim Urzędzie Skarbowym w Białymstoku, stanowiącej Załącznik Nr do Decyzji Naczelnika Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku Nr 29/2004 z r. oraz planie przebiegu procesu PP--05 Zarządzanie zasobami ludzkimi. KaŜdy nowozatrudniony pracownik Urzędu przechodzi proces adaptacji, który polega na zapoznaniu go z: miejscem pracy, współpracownikami, zakresem kompetencji i odpowiedzialności, obowiązującymi uregulowaniami prawnymi w zakresie funkcjonowania Urzędu, w tym z zarządzeniami i decyzjami Naczelnika Urzędu. Nad sprawnym przebiegiem adaptacji nowozatrudnionego pracownika czuwa jego bezpośredni przełoŝony. Ponadto osoby podejmujące po raz pierwszy pracę w słuŝbie cywilnej, odbywają słuŝbę przygotowawczą realizowaną w oparciu o przepisy o słuŝbie cywilnej i załoŝenia wykonawcze programu słuŝby cywilnej. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, kaŝdy w swoim zakresie działania, określają zgodnie z postanowieniami Polityki kadrowej w Podlaskim Urzędzie Skarbowym w Białymstoku oraz planem przebiegu procesu PP--05 Zarządzanie zasobami ludzkimi, potrzeby w zakresie szkolenia zatrudnionych w komórce pracowników, aby zapewnić systematyczne podnoszenie ich kwalifikacji. Ponadto, potrzeby w zakresie szkolenia pracowników analizowane są w trakcie przeprowadzania ocen okresowych pracowników Urzędu (w trybie i na zasadach określonych w Polityce kadrowej), stanowiąc jeden z elementów tych ocen. Daje to gwarancję, Ŝe w danej komórce organizacyjnej Urzędu zatrudnieni są pracownicy właściwie przygotowani do wykonywania

3 KJ Strona: 3 zadań związanych z przyjętymi do realizacji, bądź wynikającymi z przepisów prawa usługami, zgodnie z ustaleniami dokonanymi z klientem i obowiązującym stanem prawnym. Szkolenie pracowników Pracownicy Urzędu uczestniczą w szkoleniach centralnych, powszechnych i specjalistycznych organizowanych zarówno przez jednostki nadrzędne: Izbę Skarbową, Ministerstwo Finansów, Szefa SłuŜby Cywilnej, jak i specjalistyczne organizacje zewnętrzne, a ponadto w specjalistycznych szkoleniach wewnętrznych przeprowadzanych przez pracowników Urzędu. Potrzeby szkoleniowe zgłaszane są przez: kierowników komórek organizacyjnych, zgodnie z zasadami określonymi w Polityce kadrowej Urzędu, na podstawie aktualnych potrzeb, osoby dokonujące ocen okresowych pracowników, poprzez określenie wskazań dotyczących szkolenia i doskonalenia zawodowego pracownika w Arkuszu oceny pracownika, na podstawie przeglądu kwalifikacji ocenianych pracowników, zainteresowanych pracowników Urzędu, np. w trakcie rozmowy z przełoŝonym dokonującym oceny okresowej pracownika, zgodnie z zasadami określonymi w Polityce kadrowej Urzędu, Główne Kierownictwo Urzędu. W Urzędzie proces ten realizowany jest zgodnie z postanowieniami Polityki kadrowej, stanowiącej Załącznik Nr do Decyzji Naczelnika Podlaskiego Urzędu Skarbowego Nr 29/2004 z r. oraz planem przebiegu procesu PP--05 Zarządzanie zasobami ludzkimi. Planowanie szkoleń zewnętrznych, finansowanych przez Podlaski Urząd Skarbowy, odbywa się raz do roku w terminie do końca stycznia kaŝdego roku. Plan szkoleń podlega weryfikacji w przypadku uzasadnionej zmiany potrzeb szkoleniowych lub przyznania przez Izbę Skarbową kwoty na szkolenia innej niŝ planowana. Tematyka szkoleń wewnętrznych ustalana jest corocznie w terminie do końca pierwszego kwartału bieŝącego roku i moŝe być uzupełniana w ciągu roku, w związku z pojawiającymi się problemami i potrzebami zgłaszanymi przez pracowników. Obejmuje ona oprócz zagadnień specjalistycznych związanych z realizacją procesów głównych zachodzących w Urzędzie, takŝe tematy związane z komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną, obsługą klienta, wdraŝaniem w Urzędzie nowoczesnych metod zarządzania. Działania te mają na celu uświadomienie pracownikom: wagi sprostania wymaganiom kaŝdego klienta, waŝności zgodności ich działań z Polityką Jakości, procedurami, wymaganiami Systemu Zarządzania Jakością oraz ustalonymi celami. Szkolenia zewnętrzne przeprowadzane są przez jednostki szkolące posiadające uprawnienia do prowadzenia szkoleń i umieszczone na Liście kwalifikowanych dostawców, zgodnie z Rozdziałem 7.4. Zakupy Księgi Jakości. Jednostki szkolące oceniane są przez pracowników biorących udział w szkoleniach, po zakończeniu szkolenia, podczas przedkładania bezpośredniemu przełoŝonemu informacji o przebiegu szkolenia, na zasadach określonych w Polityce kadrowej Urzędu. Oceny te podlegają analizie i są uwzględniane w trakcie kwalifikowania jednostek do współpracy. Kopie zapisów ze szkoleń (np. certyfikaty, świadectwa, poświadczenia) dołączone są do akt osobowych pracowników, którzy uczestniczyli w szkoleniach i przechowywane są

4 KJ Strona: 4 zgodnie z zasadami podanymi w Rozdziale Księgi Jakości Nadzór nad zapisami oraz planem przebiegu procesu PP--05 Zarządzanie zasobami ludzkimi. Ze szkoleń wewnętrznych przeprowadzanych przez pracowników Urzędu sporządzany jest protokół, według wzoru określonego w Załączniku Nr 4 do Decyzji Naczelnika Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku Nr 29/2004 z r., natomiast ocena efektywności tych szkoleń dokonywana jest na podstawie ankiety sporządzanej przez pracowników uczestniczących w szkoleniu, której wzór stanowi Załącznik Nr 5 do przedmiotowej decyzji. Na podstawie analizy tych ankiet dokonywana jest kwalifikacja osób do przeprowadzenia szkoleń wewnętrznych. Ocena pracowników Urzędu Wszyscy pracownicy Urzędu podlegają ocenie dokonywanej przez: przełoŝonego, zarówno w trakcie wykonywania codziennych zadań związanych ze świadczeniem usług na rzecz klientów Urzędu (ocena stała), jak i corocznie na podstawie kryteriów ustalonych w Polityce kadrowej, badających poziom wykonywania przez pracownika obowiązków słuŝbowych (ocena okresowa), klienta, czyli odbiorcę usługi, w trakcie osobistych lub telefonicznych kontaktów oraz w oparciu o przesyłaną do Urzędu korespondencję (na podstawie informacji przekazywanych przez klientów, składanych skarg i wniosków oraz ankiet wysyłanych do podatników Urzędu badających poziom ich zadowolenia z usług świadczonych przez Podlaski Urząd Skarbowy). Ocena dokonywana jest zgodnie z ustaleniami przyjętymi w Rozdziale 7. Księgi Jakości "Realizacja usługi" oraz na podstawie uregulowań określonych w Polityce kadrowej wprowadzonej Decyzją Naczelnika Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku Nr 29/2004 z r. i w planie przebiegu procesu PP--05 Zarządzanie zasobami ludzkimi. KaŜdorazowo - w przypadku zaistnienia - szczegółowej analizie poddawane są skargi, składane przez klientów Urzędu, na pracowników lub działalność organu, a takŝe opracowania wyników ankiet badających poziom zadowolenia podatników z usług świadczonych przez Urząd. Zapisy dotyczące personelu. Starszy specjalista ds. kadr i szkolenia zatrudniony w Referacie ds. ogólnych oraz kadr i szkolenia (O-IV) kompletuje oraz przechowuje: akta osobowe pracowników, w tym: dokumenty i zapisy dotyczące kwalifikacji pracowników Urzędu oraz ukończonych przez nich studiów podyplomowych, szkoleń, kursów - zgodnie z ustaleniami przyjętymi w Rozdziale 4.2. Księgi Jakości "Wymagania dotyczące dokumentacji oraz w procedurze PJ Nadzorowanie zapisów SZJ, Arkusze ocen pracowników wraz z całą dokumentacją związaną z procesem oceniania, informacje, oferty i inne zapisy dotyczące organizacji uprawnionych do prowadzenia szkoleń, zakwalifikowanych jako te, w których mogą szkolić się pracownicy Urzędu i które umieszczone zostały na Liście kwalifikowanych dostawców Urzędu, zgodnie z Rozdziałem 7.4. Księgi Jakości Zakupy, dokumentację w zakresie skarg wniesionych na pracowników Urzędu i działalność Urzędu,

5 KJ Strona: 5 zapisy dotyczące oceny dokonanej przez klienta, wynikające m. in. z ankiet składanych przez podatników, badających poziom ich zadowolenia z usług świadczonych przez Urząd, korespondencji z klientami Urzędu w tym zakresie, informacji prasowych. Dokumenty związane: ustawa z r. o słuŝbie cywilnej i przepisy wykonawcze do tej ustawy, rozporządzenie Rady Ministrów z r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni słuŝbowych urzędników słuŝby cywilnej, mnoŝników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu słuŝby cywilnej, Polityka kadrowa Podlaskiego Urzędu Skarbowego wprowadzona Decyzją Naczelnika Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku Nr 29/2004 z r. Procedura Nadzorowanie zapisów SZJ PJ-02-05, Plan przebiegu procesu PP--05 Zarządzanie zasobami ludzkimi Infrastruktura Celem działań opisanych w niniejszym rozdziale jest zapewnienie niezbędnej infrastruktury pozwalającej na zaoferowanie usług zgodnych z wymaganiami klienta. Dla realizacji usług, objętych systemem i spełniających wymagania klienta, Podlaski Urząd Skarbowy w Białymstoku posiada odpowiednią ilość pomieszczeń biurowych oraz przeznaczonych do prowadzenia rozmów (spotkań) z klientami. Od r. Podlaski Urząd Skarbowy w Białymstoku zlokalizowany jest w dwukondygnacyjnym budynku poł. w Białymstoku przy ul. Młynowej 2A, zgodnie z opisem zawartym w Rozdziale 3. Księgi Jakości Prezentacja Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku. Budynek, w którym mieści się Urząd, a więc i wszystkie znajdujące się w nim pomieszczenia, stanowią własność Skarbu Państwa oddaną w trwały zarząd Podlaskiemu Urzędowi Skarbowemu w Białymstoku. Pomieszczenia te mają wielkość odpowiednią do potrzeb związanych z realizowanymi zadaniami i przebywającymi w nich pracownikami, są wyposaŝone w niezbędne instalacje i odpowiednie media (np. sieć telefoniczna, sieć wodnokanalizacyjna, sieć komputerowa, całodobowy monitoring budynku, system wczesnego ostrzegania ppoŝ.), które wspomagają realizowane w Urzędzie procesy. Urząd przystosowany jest do obsługi klientów niepełnosprawnych. Na parterze budynku znajduje się Kancelaria Urzędu, poczekalnia, Pokój Podatnika oraz toaleta dla klientów. Zgodnie z umową nabycia budynku sporządzoną w formie aktu notarialnego Rep. A Nr 5033/2005 z dnia r. przez Notariusza Dariusza Zdanowicza zbywca udzielił 3 letniej rękojmi i gwarancji. W związku z tym ponosi on odpowiedzialność za wszelkie wady fizyczne sprzedanego budynku i wyposaŝenia, w tym równieŝ wynikające z przepisów ochrony przeciwpoŝarowej oraz odpowiada za dokonanie napraw i remontów w tym zakresie. Natomiast za dozór fizycznego mienia Urzędu, obsługę centrali telefonicznej, wykonywanie czynności prewencyjnych oraz realizację odpowiednich procedur z zakresu ochrony przeciwpoŝarowej, za nadzór i zapewnienie wszelkich niezbędnych napraw, przeglądów i konserwacji odpowiada administrator budynku zgodnie z zawartą w dniu

6 KJ Strona: r. umową na administrowanie budynkiem Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z firmą Administracja Biurowca Usługi Henryk Rutkowski. Ponadto na podstawie umowy zawartej z Przedsiębiorstwem Usługowo Handlowym SUPONEKS budynek Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku podlega całodobowemu monitorowaniu w ramach lokalnego systemu SAP. Osobą uprawnioną i odpowiedzialną za egzekwowanie od zbywcy i administratora budynku oraz innych zleceniobiorców obowiązków wynikających z zawartych z nimi umów, w tym w szczególności związanych z zabezpieczeniem prawidłowej ich ochrony, stanu pomieszczeń i znajdujących się w nich rzeczy ruchomych oraz utrzymania odpowiedniej czystości, jest kierownik Samodzielnego referatu ds. ogólnych oraz kadr i szkolenia. Podlaski Urząd Skarbowy posiada równieŝ wyposaŝenie niezbędne do świadczenia usług spełniających wymogi klientów (np. sprzęt biurowy, sprzęt komputerowy, poczta elektroniczna (internet), wewnętrzna poczta elektroniczna, drukarki, kserokopiarki, faksy). WyposaŜenie to w całości stanowi własność Podlaskiego Urzędu Skarbowego. Za nadzór, przeglądy, konserwację i ewentualne naprawy sprzętu odpowiada kierownik Samodzielnego referatu ds. ogólnych oraz kadr i szkolenia. Z uwagi na fakt, iŝ najstarsze wyposaŝenie stanowiące własność Urzędu, zostało zakupione na przełomie 2003 i 2004 roku, podlega ono gwarancji lub rękojmi co najmniej do końca 2005 r. Przed końcem okresu, na który została udzielona gwarancja lub na który przysługuje rękojmia, zostaną wybrane firmy, którym zlecane będą niezbędne konserwacje i/lub naprawy sprzętu. Wybór dostawców nastąpi zgodnie z ustawą - Prawo zamówień publicznych oraz Zarządzeniem Nr 6/2004 Naczelnika Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z dnia r. w sprawie zasad przygotowania i prowadzenia postępowań w zakresie wydatkowania środków publicznych na usługi, zakupy rzeczowe i udzielania zamówień publicznych w Podlaskim Urzędzie Skarbowym w Białymstoku. Wybrani dostawcy zostaną umieszczeni na prowadzonej przez Urząd Liście kwalifikowanych dostawców. Zakup rzeczowych składników majątku niezbędnych do realizacji usług świadczonych przez Podlaski Urząd Skarbowy następuje na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, w której wystąpiła potrzeba zwiększenia zasobów. Uruchomienie procedury zakupu/ wydatkowania środków publicznych następuje po ostatecznej kontroli i akceptacji przez Głównego Księgowego oraz zatwierdzeniu przez Naczelnika Urzędu. Za prawidłowość przeprowadzenia postępowania związanego z zakupem rzeczowych składników majątku oraz świadczenia usług na potrzeby Urzędu, odpowiada kierownik Samodzielnego referatu ds. ogólnych oraz kadr i szkolenia. Z uwagi na specyfikę usług świadczonych przez Podlaski Urząd Skarbowy i związane z nimi powstawanie zapisów, baz danych osobowych dotyczących klientów Urzędu i innych osób będących stronami postępowań prowadzonych przez Urząd, szczególnym zabezpieczeniom i nadzorowi przed niepowołanym uŝyciem i udostępnieniem podlegają dane znajdujące się w bazach, obsługiwanych przez Urząd, systemów informatycznych. W Urzędzie, za prawidłowe funkcjonowanie sprzętu komputerowego, kontrolę jego stanu technicznego oraz zabezpieczenie komputerowych baz danych odpowiada kierownik Wieloosobowego stanowiska pracy ds. informatyki. Szczegółowe uregulowania w tym zakresie zawarte zostały w Instrukcji w sprawie zarządzania systemami informatycznymi w Podlaskim Urzędzie Skarbowym w Białymstoku. Ponadto wszyscy pracownicy Urzędu, kaŝdy w zakresie swego działania, ponoszą odpowiedzialność za właściwe uŝytkowanie powierzonego im sprzętu komputerowego, ochronę danych osobowych przed niepowołanym

7 KJ Strona: 7 dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją, zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub nielegalnym ich pozyskaniem. Dokumenty związane: Umowa sprzedaŝy budynku sporządzona w Kancelarii Notarialnej Notariusz Dariusza Zdanowicza w formie aktu notarialnego Rep. A Nr 5033/2005 z dnia r., Umowa Nr na administrowanie budynkiem Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku zawarta w dniu r. z firmą Administracja Biurowca Usługi Henryk Rutkowski w Białymstoku, Umowa Nr 70 o zaopatrzenie w wodę i odprowadzenie ścieków zawarta w dniu r. z Wodociągami Białostockimi Sp. z o.o. w Białymstoku, Umowa sprzedaŝy ciepła nr 254/2005 zawarta w dniu r. z Miejskim Przedsiębiorstwem Energetyki Cieplnej Sp. z o.o. w Białymstoku, Umowa Nr 60/05/B o świadczenie usług telefonicznych i teleksowych zawarta w dniu r. z MINI S.A. w Warszawie, Umowa Nr 8/MON/2005 zawarta w dniu r. z Przedsiębiorstwem Usługowo Handlowym SUPONEKS Stanisław i Bartosz Łomaszewicz s. c. w Białymstoku w przedmiocie włączenia lokalnego systemu SAP w Podlaskim Urzędzie Skarbowym w Białymstoku do sieci monitorowania oraz całodobowego monitorowania przez Centrum Operacyjne lokalnego systemu SAP, Ustawa z r. Prawo zamówień publicznych, Zarządzenie Nr 6/2004 Naczelnika Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z r. w sprawie zasad przygotowania i prowadzenia postępowań w zakresie wydatkowania środków publicznych na usługi, zakupy rzeczowe i udzielania zamówień publicznych w Podlaskim Urzędzie Skarbowym w Białymstoku, Decyzja Nr /2005 Naczelnika Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z r. w sprawie zarządzania systemami informatycznymi w Podlaskim Urzędzie Skarbowym w Białymstoku, Procedura Nadzorowanie zapisów SZJ PJ-02-05, Procedura Nadzór nad wyrobem/usługą niezgodną PJ-04-05, 6.4. Środowisko pracy Celem działań opisanych w niniejszym rozdziale jest zapewnienie, Ŝe środowisko pracy będzie sprzyjało osiągnięciu zgodności usługi z wymaganiami klienta oraz spełnieniu wymogów wynikających z przepisów prawa. Czynniki ludzkie i materialne dotyczące środowiska pracy, definiowane w Podlaskim Urzędzie Skarbowym w Białymstoku jako: czynniki umoŝliwiające realizację usługi na określonym poziomie (np. obowiązujące metody pracy, warunki w jakich realizowane są usługi, bezpieczeństwo pracowników, ochrona tajemnicy słuŝbowej i danych osobowych klientów Urzędu, itp.), są zróŝnicowane i uzaleŝnione od rodzaju zadań wykonywanych przez poszczególnych pracowników. W kaŝdym jednak przypadku są identyfikowane i nadzorowane.

8 KJ Strona: 8 W warunkach Urzędu, są one szczególnie istotne, z uwagi na specyfikę wykonywanych zadań i świadczonych usług. KaŜdy pracownik Urzędu odpowiedzialny jest za efekty powierzonych mu do realizacji zadań i obowiązków. Naczelnik Urzędu, powierzając pracownikowi wykonanie określonego zadania, ma świadomość posiadania przez podwładnego odpowiednich kwalifikacji, znajomości obowiązujących przepisów oraz zapewnia mu właściwe warunki wykonania zadań. Jest to odzwierciedlane poprzez m.in. przyznanie pracownikowi określonych kompetencji i uprawnień umoŝliwiających wykonanie powierzonych zadań i obowiązków, wystarczającego czasu na wykonanie powierzonej pracy, środków i wyposaŝenia niezbędnego do realizacji usługi, dbanie o bezpieczeństwo i ochronę zdrowia pracownika. Szczegółowe zasady z zakresu świadczenia pracy, w tym: podstawowe prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników, organizacja i porządek pracy, odpowiedzialność porządkowa pracowników, bezpieczeństwo i higiena pracy, zakresy uprawnień i obowiązków, określone zostały w Regulaminie Pracy oraz w indywidualnych zakresach obowiązków, kompetencji i odpowiedzialności. Spośród działań kształtujących środowisko pracy w Podlaskim Urzędzie Skarbowym w Białymstoku wymienić moŝna m.in: stały nadzór nad środowiskiem pracy, szczególnie w zakresie bezpieczeństwa wykonywanej pracy (ochrona ppoŝ.) oraz jego sukcesywna modernizacja, dobór urządzeń posiadających wymagane oznaczenia/świadectwa (np. sprzęt komputerowy, drukarki, kserokopiarki, telefony stacjonarne i komórkowe, faksy), prowadzenie okresowych badań lekarskich pracowników Urzędu. Dokumenty związane: Procedura Nadzorowanie zapisów SZJ PJ-02-05, Procedura Nadzorowanie dokumentacji SZJ PJ-0-05, Zarządzenie Nr 6/2004 Naczelnika Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z r. w sprawie zasad przygotowania i prowadzenia postępowań w zakresie wydatkowania środków publicznych na usługi, zakupy rzeczowe i udzielania zamówień publicznych w Podlaskim Urzędzie Skarbowym w Białymstoku, Zarządzenie Nr 7/2004 Naczelnika Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z r. w sprawie Regulaminu Pracy obowiązującego w Podlaskim Urzędzie Skarbowym, Indywidualne zakresy obowiązków, kompetencji i odpowiedzialności.