ZARZĄDZENIE Nr OL-12/ /Z/12 NACZELNIKA URZĘDU SKARBOWEGO W JAWORZNIE z dnia 10 sierpnia 2012 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr OL-12/ /Z/12 NACZELNIKA URZĘDU SKARBOWEGO W JAWORZNIE z dnia 10 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia Zasad. Na podstawie 14 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Skarbowego w Jaworznie stanowiącego załącznik nr 1 do Zarządzenia Naczelnika Urzędu Skarbowego w Jaworznie Nr OL-12/ /Z/11 z dnia 18 września 2011 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Skarbowego w Jaworznie oraz przepisów art.10 ustawy z dnia r. o rachunkowości ( t.j. Dz.U. z 2002r.Nr 76, poz. 694 ze zm.) i szczególnych ustaleń zawartych w art.17 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005r. Nr 249, poz.2104 ze zm) zarządza się co następuje: 1 Wprowadzam do stosowania dokumentację opisującą przyjęte w Urzędzie Skarbowym w Jaworznie zasady rachunkowości (politykę rachunkowości) stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia, zawierającą : 1) ogólne zasady w rachunkowości w tym: a) określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, b) metody wyceny aktywów i pasywów, c) wykaz przyjętych uproszczeń; 2) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w tym zakładowy plan kont, który zawiera a) wykaz kont księgi głównej : -konta bilansowego -konta pozabilansowe, b)wykaz kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązanie z kontami księgi głównej, c)zasady ewidencji zdarzeń gospodarczych na kontach księgi głównej; 3) wykaz systemów przetwarzania danych; 4) system ochrony danych 2 Traci moc zarządzenie Nr OL-12/0021-1/Z/11 z dnia r.Naczelnika Urzędu Skarbowego w Jaworznie Zarządzenie wchodzi w życie z dniem r.. 3 Strona 1 z 163

2 Zatwierdził: p.o. Naczelnik Urzędu Skarbowego stanowisko Małgorzata Jaśko imię i nazwisko data, podpis ROZDZIELNIK: Lp. Egzemplarz Adresat 1. Oryginał (a/a) Referat Organizacyjno Administracyjny, Kadr i Szkoleń (OL-12) Kopia użytkowa wersja Pracownicy realizujący zadania na stanowiskach pracy których 2. elektroniczna zamieszczona na stronie dotyczy instrukcja intranetowej Urzędu SPOSÓB PUBLIKACJI: 1. W INTRANECIE informacja wysłana do wszystkich pracowników TAK** NIE 2. INACZEJ: INTRANET US Publikacja - Zarządzenia NUS ** właściwe zakreślić lub określić inny SPOSÓB PUBLIKACJI w wierszu 2. Strona 2 z 163

3 w sprawie wprowadzenia Zasad ) Polityka rachunkowości w Urzędzie Skarbowym w Jaworznie Strona 3 z 163

4 w sprawie wprowadzenia Zasad ) SPIS TREŚCI I.Zasady ogólne... 4 Zasady rachunkowości... 4 Zadania rachunkowości... 6 Rok obrotowy... 6 Okres sprawozdawczy... 7 Straty i zyski nadzwyczajne... 7 Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych...7 Wykaz przyjętych uproszczeń... 8 Wykaz operacji gospodarczych dokumentowanych dowodami zastępczymi...9 Zasady dokonywania odpisów umorzeniowych i amortyzacyjnych...10 Zasady ewidencji kosztów Zasady wyceny aktywów i pasywów Zasady określania zaangażowania wydatków wg podziałek klasyfikacji budżetowej...12 II.Zakładowy plan kont Wykaz kont księgi głównej jednostki budżetowej III.Zasady ewidencji zdarzeń gospodarczych na kontach księgi głównej Jednostka budżetowa Wykaz kont ksiąg pomocniczych i ich powiązanie z kontami księgi głównej...66 Wykaz programów użytkowanych w rachunkowości budżetowej...69 Strona 4 z 163

5 w sprawie wprowadzenia Zasad ) IV. Zasady rachunkowości podatkowej w US w Jaworznie...70 Zasady ogólne...70 Pobór zaległości podatkowych przez poborców i rozliczanie poborców...75 Zmiany organizacyjne i zmiany właściwości organu podatkowego...77 Zestawienie obrotów i sald...78 Wykaz programów użytkowanych w rachunkowości podatkowej...79 Plan kont...80 V. Ochrona danych VI. Załączniki Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej załącznik nr Instrukcja inwentaryzacyjna- załącznik nr Instrukcja w sprawie zasad obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowychzałącznik nr Instrukcja w sprawie gospodarki aktywami trwałymi oraz rzeczowymi aktywami obrotowymizałącznik nr Instrukcja w sprawie zasad obiegu i kontroli dowodów i dokumentów sum depozytowych załącznik nr Strona 5 z 163

6 w sprawie wprowadzenia Zasad ) Zasady polityki rachunkowości w Urzędzie Skarbowym w Jaworznie Na podstawie przepisów art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. Nr 152, poz z 2009r.) zwaną dalej UR oraz zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,jednostek budżetowych,samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z póź.zm.) zwanego dalej rozporządzeniem wprowadza się politykę rachunkowości. I. Zasady ogólne Polityka rachunkowości jednostki budżetowej powinna gwarantować przestrzeganie przepisów ustawy o rachunkowości (UR). Rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Celem polityki rachunkowości jest przetwarzanie zdarzeń gospodarczych zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Zasady rachunkowości Zasada kontynuacji zakłada, że jednostka budżetowa będzie prowadzić działalność w dającej się przewidzieć przyszłości w nie zmniejszonym istotnie zakresie (art. 5 ust. 2 UR). Zasada wiarygodności (wiernego obrazu) wyraża się w tym, że pozycje ujęte w księgach i wykazane w sprawozdaniu rocznym powinny odzwierciedlać rzeczywistą sytuację majątkową i finansową jednostki oraz wynik finansowy (art. 4, ust 1 UR). Zasada ciągłości wymaga, aby przyjęte zasady księgowania operacji, wyceny aktywów i pasywów, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych były jednakowe w poszczególnych latach. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy z ważnych i uzasadnionych przyczyn zmiana musi być dokonana. Przestrzeganie tej zasady wyraża się też zgodnością stanów bilansu zamknięcia ze stanami bilansu otwarcia dla następnego roku obrotowego (art. 5 ust. 1 i art. 8 ust.2 UR). Zasada memoriału polega na zaliczeniu przychodów i kosztów związanych z tymi przychodami do okresu, w którym powstały i którego dotyczą, bez względu na termin ich rozliczenia pieniężnego (termin ich zapłaty)(art. 6 ust. 1 UR). Zasada współmierności oznacza, że dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi Strona 6 z 163

7 w sprawie wprowadzenia Zasad ) kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres koszty, które jeszcze nie zostały poniesione (art. 6 ust. 2 UR) Zasada ostrożnej wyceny - poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie (wytworzenie) ceny (koszty). W szczególności należy w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, uwzględnić: 1)zmniejszenie wartości użytkowej składników majątkowych, w tym również dokonywane w postaci odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych), 2)zmniejszenie wartości innych niż środki trwałe, inwestycje rozpoczęte oraz wartości niematerialne i prawne składników majątkowych wywołane trwałymi zmianami ich cen, 3)dokonywanie w ściśle określonych przypadkach wyceny według wartości godziwej Powyższe zdarzenia należy uwzględnić także wtedy, gdy zostaną one ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych (art. 7 i art. 28 ust 6 UR). Zasada wyższości treści nad formą wyraża się w tym, że operacje gospodarcze muszą być wykazane zgodnie z ich treścią i prawdą materialną, nawet, jeżeli forma będzie odbiegać od powszechnie przyjętych rozwiązań. Zasada istotności - w sprawozdaniach muszą być wykazane wszystkie pozycje, które mają istotne znaczenie dla oceny jednostki i zdarzeń gospodarczych oraz dla podejmowanych decyzji. (art. 4 ust. 3 i art. 8 ust. 1UR) Zasada powtarzanego zapisu dotyczy powiązania konta księgi głównej z prowadzonymi do tego konta kontami ksiąg pomocniczych. Każdy zapis powtarzany w skład zbioru zapisów księgowych, a zbiór ten jako całość jest identyczny, co do treści, z odpowiednim kontem syntetycznym oraz spełnia dwie równości `kontrolne analityki, a mianowicie jest odpowiednio równy obrotom Wn i Ma danego konta syntetycznego Zasada periodyzacji nakłada obowiązek prowadzenia ewidencji gospodarczych z podziałem na okresy sprawozdawcze (miesiące), których one dotyczą. Zasada szczegółowości - dochody i wydatki budżetowe powinny być usystematyzowane według klasyfikacji budżetowej. W klasyfikacji budżetowej wyróżnia się: część, dział, rozdział, paragraf, Zasada budżetowania brutto polega na tym, że wydatki jednostki są wydatkami budżetu, a dochody są Strona 7 z 163

8 w sprawie wprowadzenia Zasad ) dochodami budżetu. Wysokość wydatków nie zależy od wysokości dochodów. Powyższe zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych. Oprócz przestrzegania zasad zawartych w ustawie o rachunkowości uwzględnia się następujące zasady wynikające z art. 40 ust.2 ustawy o finansach publicznych ( Dz.U. 157, poz z 24 września 2009r.): dochody i wydatki ujmowane są w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, ktorego dotyczą, ujmuje sie wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatność dochodów i wydatków, a w zakresie wydatków i kosztów- także zaangażowanie środków, odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału, wycena aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych dokonuje się nie później niż na koniec kwartału. Zadania rachunkowości Zadaniem księgowości jest grupowanie i właściwe ujęcie w księgach na odrębnych kontach operacji gospodarczych dotyczących roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, według zasad określonych w ustawie o rachunkowości z uwzględnieniem zasad szczególnych określonych w rozporządzeniu Min. Fin. z dn r. Operacje gospodarcze dotyczące dochodów Urzędu ujmowane są w księgach rachunkowych w zakresie faktycznych wpływów, w zakresie wydatków- w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą. Ujmowane są wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatność dochodów i wydatków, a w zakresie wydatków i kosztów- także zaangażowanie środków. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. Księgi rachunkowe otwiera się na początek każdego następnego roku obrotowego, a zamyka się na dzień kończący rok obrotowy następnego roku. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Zdarzenia gospodarcze i ich skutki muszą być rozliczone w roku obrotowym, którego dotyczą. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych ich obrotów i sald zawartych w: 1.dzienniku - zawierającym zapisy chronologiczne zdarzeń gospodarczych w okresie sprawozdawczym,umożliwiającym uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald księgi głównej. Zapisy muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły, 2.księdze głównej (ewidencji syntetycznej)- w której obowiązuje ujęcie każdej operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, 3.księgach pomocniczych -ewidencji analitycznej uszczegółowionych zapisów kont księgi głównej, 4.zestawieniach obrotów i sald ksiąg księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych, 5.wykazach składników aktywów i pasywów (inwentarz). Strona 8 z 163

9 w sprawie wprowadzenia Zasad ) Podstawą prowadzenia rachunkowości jest zakładowy plan kont opracowany w oparciu o rozporządzenie Min. Fin. z dnia 05 lipca 2010r. (Dz. U. Nr 128 z 2010r. poz. 861 z póź. zm.) ustalający wykaz kont księgi głównej oraz przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych, oraz zasady funkcjonowania kont. Rok obrotowy Rokiem obrotowym - art. 3 ust. 1 pkt 9 UR jest okres roku kalendarzowego zwanego rokiem budżetowym, stosowany również do celów podatkowych oraz do sprawozdań budżetowych sporządzanych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 03 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej(dz. U. 20 z 2010r. poz. 103). W ramach roku obrotowego okresami sprawozdawczymi są; każdy miesiąc roku obrotowego dla sprawozdań okresowych i rozliczeń z ZUS, rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych oraz sprawozdań RB sporządzanych zgodnie z ww. Rozporządzeniem, Rok obrotowy trwa od każdego roku kalendarzowego. Okres sprawozdawczy Okresem sprawozdawczym art. 3 ust. 1 pkt 8 UR jest okres za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdanie sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych (jak np. deklaracja, sprawozdanie GUS itd.). Okresem sprawozdawczym jest miesiąc. Za okresy miesięczne sporządzane są następujące sprawozdania : Rb-23 sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych, Rb-27 sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych państwowych jednostek budżetowych, Rb-28 sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetu państwa. Sprawozdanie finansowe sporządzane są na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych tj na 31. grudnia i przekazywane jest do jednostki nadrzędnej w wyznaczonym terminie. Sprawozdanie finansowe składa się z : 1. bilansu, 2. rachunku zysku i strat, 3. zestawienia zmian w funduszu jednostki, 4. informacji dodatkowych. Straty i zyski nadzwyczajne Przez pojęcie strat i zysków nadzwyczajnych należy rozumieć skutki finansowe zdarzeń trudnych do Strona 9 z 163

10 w sprawie wprowadzenia Zasad ) przewidzenia, powstających niepowtarzalnie, poza zwykłą działalnością jednostki i niezwiązanych z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia, w szczególnie spowodowanych zdarzeniami losowymi. W rachunku zysków i strat, straty i zyski nadzwyczajne wykazuje się na oddzielnych kontach. Jako straty nadzwyczajne traktuje się straty spowodowane działaniem sił przyrody oraz zdarzeń losowych (np. powódź, pożar, huragan, kradzież z włamaniem) obejmujące: wartość netto zniszczonych środków trwałych oraz związanych z nimi wartości niematerialnych i prawnych, wartość według cen zakupu innych zniszczonych składników majątkowych, koszty usuwania skutków działania sił losowych. Do zysków nadzwyczajnych zalicza się: odszkodowania z tytułu szkód losowych uzyskane od ubezpieczycieli. Występowanie strat i zysków nadzwyczajnych w księgach rachunkowych jednostki uzależnione jest od zaistnienia sytuacji szczególnych, czyli niepowtarzalnych zdarzeń niezwiązanych ze zwykłą działalnością jednostki. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w Urzędzie Skarbowym w Jaworznie Księgi rachunkowe prowadzone są w siedzibie Urzędu Skarbowego w Jaworznie przy ul. Grunwaldzkiej 274. Urząd Skarbowy - jednostka budżetowa, jest dysponentem III stopnia, podlega dysponentowi II stopnia - Izbie Skarbowej w Katowicach. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo przy użyciu systemu finansowo- ekonomicznego "SFINKS" firmy PC-Best S.C. w Szczecinie o numerze seryjnym 955, w skład którego wchodzi dodatkowo aplikacja SZAFIN oraz DEPOZYTY zgodnie z instrukcją obsługi programu. Prowadzona jest ewidencja stanu i wykonania budżetu w zakresie dochodów i wydatków budżetowych. Budżet urzędu prowadzony jest w dwóch układach: 1) tradycyjnym w pełnej szczegółowości rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej, 2) zadaniowym według funkcji, zadań, podzadań i działań budżetowych. Ewidencję księgową budżetu prowadzi się metodą równoczesnego rejestrowania dokumentu księgowego na paragrafy klasyfikacji budżetowej oraz na działania budżetu zadaniowego. Dane wykazywane w zestawieniach i obowiązujących sprawozdaniach budżetowych w układzie klasyfikacji budżetowej powinny być porównywalne i sprawdzalne z danymi wykazywanymi w zestawieniach wykonywanych według działań budżetowych. Po zakończeniu księgowań danego miesiąca i uzgodnieniu zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym wszystkie zbilansowane dowody księgowe rejestrowane są w dziennikach częściowych. Rejestracja w dziennikach częściowych dokonywana jest najpóźniej do dnia sporządzenia sprawozdań za dany okres sprawozdawczy.zamknięcie miesiąca w księgach rachunkowych następuje do 20 następnego miesiąca. Sporządzane są następujące wydruki w formie papierowej: - zestawienie obrotów i sald księgi głównej - dziennik - porównanie księgi z dziennikiem. Strona 10 z 163

11 w sprawie wprowadzenia Zasad ) Księga główna i księgi pomocnicze prowadzone są w formie elektronicznej. Na koniec każdego dnia dane zgromadzone w księgach rachunkowych zapisywane są na informatycznym nośniku danych zapewniający trwałość zapisu informacji księgowych. Dodatkowo po zakończeniu miesiąca powyższe dane zapisywane są na dysku zewnętrznym. W celu zachowania zasady czystości obrotów do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt stosuje się na koncie 130,221, zespole kont 4- koszty według rodzajów i ich rozliczenie oraz zespole kont 7- przychody, dochody i koszty zapis czyszczący tj. dodatkowo techniczny zapis ujemny. Wykaz przyjętych uproszczeń Na podstawie art. 4 ust. 4 UR przyjmuje się niżej wymienione uproszczenia, które nie mają wpływu na rzetelny i jasny obraz sytuacji finansowej jednostki oraz wynik finansowy. 1. Nabycie rzeczowych składników aktywów obrotowych (materiałów, towarów) z uwagi na brak magazynu odpisywane jest w koszty działalności w momencie ich zakupu i przekazania do użytkowania według cen zakupu 2. Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne o niskiej wartości nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych amortyzuje się (umarza) jednorazowo w momencie przekazania do użytkowania 3. Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne jednostki budżetowej amortyzuje się (umarza) jednorazowo za okres całego roku według stawek ustalonych w przepisach podatku dochodowym od osób prawnych. 4. Pozostałe środki trwałe o niskiej wartości tj. do kwoty 500,00 zł odpisane w koszty działalności w momencie ich zakupu ewidencjonuje się w ewidencji ilościowej: aparaty telefoniczne, wentylatory, czajniki, kalkulatory, lampki na biurka. 5. Odsetki od nieterminowych płatności naliczane i ewidencjonowane są nie później niż na koniec każdego kwartału. Nie nalicza się odsetek od należności, jeżeli ich kwota nie przekracza kosztów wysyłki listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. 6. Ewidencję zdarzeń gospodarczych dokonuje się z pominięciem zespołu 5 Koszty według typów działalności i ich rozliczenie 7. Zgodnie z zasadą współmierności dopuszcza się księgowanie bezpośrednio w koszty bieżącego okresu (z pominięciem konta 640) wydatków stanowiących koszty przyszłych okresów w przypadkach, gdy są to koszty ponoszone w każdym roku obrotowym w porównywalnej wysokości. Powyższe uproszczenie dotyczy m.in.: ubezpieczeń majątkowych płatnych z góry za kilka okresów sprawozdawczych, prenumerat czasopism i innych wydawnictw płatnych z góry za kilka okresów sprawozdawczych, opłat za wieczyste użytkowanie gruntów aktualizacji licencji. 8. Zwrot kosztów podróży służbowych i ryczałtów samochodowych za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych dokonuje się na podstawie rozliczonych delegacji i ryczałtów raz w miesiącu do 15 dnia danego miesiąca. W koszty uzyskania przychodu danego miesiąca zalicza się delegacje i ryczałty z chwilą zatwierdzenia do wypłaty. 9. Faktury, które otrzymano w rachunkowości budżetowej do dnia 5 danego miesiąca zaliczane są do Strona 11 z 163

12 w sprawie wprowadzenia Zasad ) kosztów miesiąca którego dotyczą. Faktury, które otrzymano po 5 dniu danego miesiąca zaliczane są do bieżącego okresu. 10. Na stronie Ma konta 998 należy ujmować zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, na które składają się: -wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków w roku bieżącym, nieopłacone zobowiązania z roku poprzedniego wymagające dokonania wydatków w roku bieżącym, zwiększenie wartości umów, ale tylko do wysokości kwot przewidzianych na dany cel w planie finansowym wydatków, drobne zakupy powodujące równoczesne występowanie zaangażowania i wykonania wydatków. 11. Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zapisem ze znakiem minus(-) zmiany umów polegające na zmniejszeniu ich wartości, przesunięciu terminu wykonania tych umów na lata przyszłe lub korekty z tytułu zmniejszenia środków na dany cel w planie finansowym wydatków roku bieżącego 12. Księgowania równowartości sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym na stronie Wn konta 998 z chwilą dokonania wydatku. Wykaz operacji gospodarczych dokumentowanych dowodami zastępczymi W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych dowodów źródłowych - dowodem księgowym może być dowód zastępczy tzw. oświadczenie sporządzone przez osobę dokonująca operacji gospodarczej (nie może to jednak dotyczyć operacji, której przedmiotem są zakupy towarów lub usług opodatkowanych podatkiem VAT). Dopuszcza się stosowanie dowodów zastępczych m.in. w przypadku drobnych zakupów materiałów (na paragon), opłat parkingowych, opłat urzędowych, opłat radiowo-telewizyjnych,opłaty za przejazdy przy użyciu elektronicznej portmonetki. Dowód zastępczy powinien zawierać: datę dokonania operacji gospodarczej, miejsce i datę wystawienia dowodu, przedmiot, ilość, cenę i wartość dokonanego zakupu oraz jego przeznaczenie, nazwisko i imię oraz podpis osoby uczestniczącej bezpośrednio w transakcji (zakup, opłata), akceptację Kierownika jednostki z uwzględnieniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych. Zasady dokonywania odpisów umorzeniowych i amortyzacyjnych. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, ( 6 ust. 2 rozporządzenia z dnia 05 lipca 2010r.). Jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania umarzane są w kwocie równej cenie nabycia ( 6 ust. 3 rozporządzenia): książki i inne zbiory biblioteczne środki dydaktyczne odzież roboczą i umundurowanie meble i dywany Strona 12 z 163

13 w sprawie wprowadzenia Zasad ) pozostałe środki trwałe (wyposażenie) oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszty uzyskania przychodów w 100% ich wartości w momencie oddania ich do używania. Nie umarza się gruntów oraz dóbr kultury ( 6 ust. 4 rozporządzenia). Wartość początkowa środków trwałych i dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe podlegają aktualizacji wyceny zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach, a wyniki aktualizacji są odnoszone na fundusz jednostki ( 6 ust. 5 rozporządzenia). Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne podlegające umorzeniu (amortyzacji) jednorazowo w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania ewidencjonuje się w następujący sposób: Wn 401 Zakup materiałów i energii Ma 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne, które podlegają umorzeniu (amortyzacji) według stawek amortyzacyjnych ewidencjonuje się w następujący sposób: Wn 400 Amortyzacja Ma 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Na koniec roku obrotowego saldo Wn 400 przenosi się na konto 860 Wynik finansowy. Kwoty rocznych odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) ustala się drogą systematycznego rozłożenia wartości początkowej danego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej na przewidywane lata jego używania, proporcjonalnie do upływu czasu w równych ratach (metodą liniową). Odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) dokonuje się za okres całego roku według stawek określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o niskiej jednostkowej wartości początkowej ustala się odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe) w sposób uproszczony, przez dokonywanie jednorazowego odpisu w koszty działalności w miesiącu oddania do użytkowania. Granicę wartości jednostkowej, poniżej której składnik majątku trwałego umarzany jest metodą uproszczoną wyznaczają przepisy podatkowe. Odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) dokonuje się poczynając od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przyjęto środek trwały, wartość niematerialną i prawną do użytkowania, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie wartości odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) z jego wartością początkową lub w którym środek trwały przeznaczono do likwidacji, sprzedano lub stwierdzono jego niedobór. Zasady ewidencji kosztów Przez koszty rozumie się wyrażone w pieniądzu celowe i dające użyteczny efekt gospodarczy zużycie składników majątkowych, usług obcych oraz wynagrodzenia za pracę. Poniesione koszty ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich powstania niezależnie od terminu zapłaty. Koszty rodzajowe ewidencjonowane są na stronie Wn konta zespołu 4 Koszty według rodzajów i ich Strona 13 z 163

14 w sprawie wprowadzenia Zasad ) rozliczenie, a następnie na kontach analitycznych w podziale na paragrafy klasyfikacji budżetowej. Ewidencję szczegółową prowadzi się wg pozycji planu finansowego oraz przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości. Koszty gromadzi się na kontach przez cały rok obrotowy i w końcu roku obrotowego przenosi się na konto 860 Wynik finansowy. Zasady wyceny aktywów i pasywów Zasady wyceny aktywów i pasywów opierają się na zasadach rachunkowości zawartych w rozdziale 4 ustawy o rachunkowości ze szczególnym uwzględnieniem zasady: ostrożnej wyceny, ciągłości, kontynuacji, wiernego obrazu z uwzględnieniem przepisów zawartych w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, w który wyposażone sa jednostki budżetowe (Dz. U. nr 114,poz.761). Zgodnie z art. 28 UR aktywa i pasywa wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w następujący sposób: 1.Środki trwałe i zrównane z nimi stanowiące własność Skarbu Państwa, w stosunku do których urząd wykonuje uprawnienia właścicielskie oraz wrtości niematerialne i prawne wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości po aktualizacji wyceny pomniejszonych o odpisy umorzeniowe (amortyzacyjne) według zasad określonych w ustawie o rachunkowości. Środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego oraz wartości niematerialne i prawne otrzymane nieodpłatnie, na podstawie decyzji właściwego organu, wyceniane są w wartości określonej w tej decyzji. 2.Rzeczowe składniki aktywów obrotowych - według cen nabycia lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy 3.Środki trwałe w budowie ( inwestycje) w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z nabyciem. 4.Należności i zobowiązania - w kwocie wymagającej zapłaty 5.Środki pieniężne oraz pozostałe aktywa i pasywa według wartości nominalnej. Przez cenę nabycia rozumie się: rzeczywistą cenę zakupu składnika majątku, obejmującą kwotę należną sprzedającemu (z naliczonym podatkiem od towarów i usług), oraz powiększoną o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika majątku do stanu zdatnego do używania, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku i wyładunku, a pomniejszona o zmniejszenie ceny (rabaty, opusty itp.) i odzyski. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika majątku, a w szczególności otrzymanego w formie darowizny - jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu (art. 28 ust. 2 UR) Zasady wyceny aktywów i pasywów dokonuje się według przepisów zawartych w rozdziale 4 UR oraz rozdziale 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej oe (Dz. U. Nr 128, z 2010r. poz. 861). Strona 14 z 163

15 w sprawie wprowadzenia Zasad ) Zasady określania zaangażowania wydatków wg podziałek klasyfikacji budżetowej Zaangażowanie wydatków określa się wg poszczególnych pozycji wydatków i odpowiednich podziałek klasyfikacji budżetowej. Rodzaje wydatków, sposoby udokumentowania i określania wysokości zaangażowania oraz komórki odpowiedzialne określa poniższa tabela. Ewidencje prowadzi się w zł i gr. Wydatki nie wymienione w tabeli ujmuje się w zaangażowaniu w wysokości poniesionej. Wydatki nie sfinansowane w danym roku budżetowym obciążają zaangażowanie wydatków roku następnego. Miesięcznie dokonuje się korekty na rzeczywistość. Rodzaj wydatku i klasyfikacja budżetowa Sposób udokumentowania Sposób określania wysokości zaangażowania Komórka/ stanowisko odpowiedzialne 3020 Wydatki osobowe nie zaliczone do wynagrodzeń Dopłaty do okularów korekcyjnych zasądzone wypłacone odszkodowania w sprawach o roszczenia ze stosunku pracy odszkodowania za wypadki w pracy odprawy pośmiertne Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej i teczki służbowe Rachunek za okulary i decyzja NUS Wyrok Sądu decyzja sporządzona w oparciu o orzeczenie orzecznika lub inną decyzję o podobnym charakterze Pismo określające wysokość odprawy Wyliczenie wysokości wypłat za dany okres wg rachunku, przy uwzględnieniu zasad refundacji określonych na dany rok budżetowy Zgodnie z wyrokiem w wysokości wynikającej z decyzji wg wyliczenia wynikającego z kartoteki płacowej Wg zarządzenia wew. NUS 4020 Wynagrodzenia osobowe członków korpusu służby cywilnej Wynagrodzenia ze stosunków pracy członków korpusu służby cywilnej, w Kartoteka zaangażowanego limitu wynagrodzeń na koniec miesiąca i koszty Wg wyliczenia stan na koniec danego miesiąca x ilość miesięcy do końca roku + koszty poniesione od początku roku do końca okresu sprawozdawczego OL-12 OL-12 OL-12 OL-12 OL-12 OL-12 (kartoteka zaangażowanego limitu wynagrodzeń i RB (koszty) Strona 15 z 163