SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA. Nr sprawy 1/2016. do przetargu nieograniczonego na wykonanie zamówienia publicznego na:

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Nr sprawy 1/2016 do przetargu nieograniczonego na wykonanie zamówienia publicznego na: Zapewnienie świadczenia usług dla potrzeb Ośrodka Studiów Wschodnich im. Marka Karpia w zakresie sprzedaży biletów na krajowe i zagraniczne pasażerskie przewozy lotnicze, przewozy kolejowe oraz sprzedaży polis ubezpieczeniowych dla pracowników odbywających podróże służbowe. data ZATWIERDZAM 21 stycznia 2016 (na oryginale zatwierdził) Olaf Osica Dyrektor OSW Warszawa, 21 stycznia

2 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA ( SIWZ ) ROZDZ. I INFORMACJA O ZAMAWIAJĄCYM Zamawiający: Ośrodek Studiów Wschodnich im. Marka Karpia Osoba uprawniona do kontaktów z Wykonawcami: Agnieszka Ostrowska Faks do korespondencji: (22) ; do korespondencji: agnieszka.ostrowska@osw.waw.pl Korespondencja pisemna: Ośrodek Studiów Wschodnich im. Marka Karpia, Warszawa, ul. Koszykowa 6a; Czas urzędowania Zamawiającego: w dni robocze od poniedziałku do piątku w godz ROZDZ. II TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie prowadzone jest w trybie: przetargu nieograniczonego na podstawie Ustawy z dnia r.- Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013, poz. 907 ze zm.), zwanej dalej ustawą, w procedurze właściwej dla zamówień publicznych o wartości szacunkowej poniżej progów określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust.8 ustawy. ROZDZ. III OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa w zakresie rezerwacji i sprzedaży oraz dostarczenia biletów i polis ubezpieczeniowych do siedziby Zamawiającego lub w miejsce wskazane przez Zamawiającego: - biletów lotniczych na loty zagraniczne i krajowe, - biletów kolejowych na przejazdy zagraniczne i krajowe, - polis ubezpieczeniowych dla pracowników Zamawiającego odbywających zagraniczne podróże służbowe. WAŻNE: Wykonawca powinien świadczyć usługi na przewozy lotnicze liniami rejsowymi oraz tanimi liniami lotniczymi. Kod Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Usługi sprzedaży biletów podróżnych, Usługi ubezpieczeń od następstw nieszczęśliwych wypadków i ubezpieczeń zdrowotnych. 2

3 1. Zamawiający przewiduje rocznie zakup biletów: do 140 przelotów na trasach zagranicznych, do 10 przelotów na trasach krajowych, do 30 przejazdów kolejowych na trasach zagranicznych, do 10 przejazdów kolejowych na trasach krajowych, do 180 polis ubezpieczeniowych na podróże zagraniczne. 2. Zamawiający przewiduje zapotrzebowanie na przewozy lotnicze i kolejowe w następujących kierunkach: kraje Unii Europejskiej i strefy Schengen Rosja Białoruś Ukraina, Mołdawia, kraje Azji Centralnej (Kirgistan, Tadżykistan, Uzbekistan, Turkmenistan i Kazachstan), kraje Kaukazu Południowego (Gruzja, Armenia, Azerbejdżan), Turcja, Chiny. 3. Zamawiający zastrzega, że ilość i wartość rzeczywistych potrzeb może być mniejsza niż określona powyżej i w takim przypadku Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia. 4. Liczba i kierunki zamówionych u Wykonawcy biletów wynikać będą z faktycznych potrzeb Zamawiającego i mogą być różne od przewidywanych. 5. Wykonawca zobowiązany jest do regulowania należności za bilety lotnicze i krajowe i ubezpieczenia osobowe ze środków własnych. Zamawiający zapłaci za bilety po otrzymaniu od Wykonawcy faktury. 6. Zakup przez Zamawiającego biletów na przewozy lotnicze lub kolejowe nie będzie zawsze połączony z jednoczesnym wykupieniem polisy ubezpieczeniowej. Zamówienia polis ubezpieczeniowych zlecane będą przez Zamawiającego opcjonalnie, w zależności od potrzeb danej podróży. 7. Wykonawca zobowiązuje się do kompleksowej obsługi w zakresie rezerwacji biletów lotniczych i realizacji połączeń wieloetapowych krajowych, zagranicznych oraz możliwości ich łączenia. 8. Zgłoszenie może być złożone przez Zamawiającego telefonicznie, faksem lub drogą elektroniczną (na nr telefonu, nr faksu lub adres wskazane przez Wykonawcę). Zgłoszenie może być dokonane przez osoby upoważnione działające w imieniu Zamawiającego. 9. Wykonawca dokona rezerwacji biletów w klasach i dostępnych taryfach zlecanych przez Zamawiającego, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym oraz prześle we wskazany sposób (drogą elektroniczną lub faksem) informację o dokonanej rezerwacji zawierającą m.in. plan podróży, taryfę i cenę biletu. 10. Rezerwacje biletów będą wynikiem wyszukania optymalnych połączeń pod względem ceny, czasu podróży i dostępnej taryfy (najtańsze i najkrótsze połączenia na danej trasie). 11. Wykonawca powinien przedstawiać dwie propozycje połączeń: najtańszą i najkrótszą. 3

4 12. Wykonawca zapewni także rezerwacje i sprzedaż biletów lotniczych na krajowych i międzynarodowych trasach w obrębie Wspólnoty Państw Niepodległych (Rosja, Białoruś, Ukraina, Mołdawia, Armenia, Azerbejdżan, Gruzja, Kirgistan, Tadżykistan, Turkmenistan, Uzbekistan, Kazachstan). 13. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji przedłożonej propozycji i jeżeli stwierdzi, że połączenie nie jest najkorzystniejsze, to zażąda od Wykonawcy nowej korzystniejszej propozycji. 14. Wykonawca zapewni możliwość bezkosztowego anulowania rezerwacji lub zmiany czasu, terminu, klasy podróży oraz danych pasażera, jeżeli zostanie to zgłoszone przed wykupieniem biletu. Bilet można anulować bezkosztowo w dniu wystawienia, chyba że nie jest to możliwe w przypadku danej taryfy; Wykonawca poinformuje Zamawiającego o każdym takim przypadku przed wykupieniem biletu. 15. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu biletów kolejowych w najkorzystniejszej cenie na rynku na danej trasie z uwzględnieniem warunków podróży określonych przez Zamawiającego oraz bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych. 16. Wykonawca będzie informował Zamawiającego o zbliżających się terminach wykupu biletów oraz dokonanych rezerwacjach z podaniem informacji o tym, jak ewentualne przesunięcie terminu wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego. 17. Wykonawca zapewni sprawny kontakt drogą telefoniczną i elektroniczną ( ) z wyznaczonymi osobami (w przypadku zajętej linii szybkie przekierowanie czy oddzwonienie). 18. Wykonawca dołoży szczególnej staranności i poufności przy wykonywaniu wszystkich czynności związanych z realizacją zamówienia. 19. Wykonawca zobowiązany będzie w trakcie realizacji zamówienia do dostarczenia biletów Zamawiającemu każdorazowo w odpowiedzi na przekazane przez Zamawiającego zlecenie, w terminie ustalonym z Zamawiającym, ale nie później niż w ciągu 24 godzin przed terminem planowanej podróży, której dotyczy rezerwacja i zakup biletów, chyba że zamówienie będzie złożone na mniej niż 24 h tym terminem. 20. W sytuacji nagłej Wykonawca dostarczy bilet Zamawiającemu nie później niż w ciągu 3 godzin przed planowanym terminem podróży, której dotyczy rezerwacja i zakup biletów. 21. Zamawiający będzie mógł dokonać zwrotu biletu lotniczego, dokonać zmiany klasy/taryfy biletu, trasy, terminu w zależności od warunków taryfy, w której wystawiony jest bilet. Jeżeli zmiany wiązać się będą z koniecznością rekalkulacji ceny biletu, Zamawiający wyrówna różnicę w cenie biletu. Poza różnicą w cenie, Wykonawca nie będzie pobierał z tego tytułu dodatkowych opłat i nie przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie. 22. Wykonawca przejmuje obowiązki składania ewentualnych odwołań i reklamacji dotyczących przewozów realizowanych na podstawie sprzedanych Zamawiającemu biletów. 23. W trakcie realizacji umowy Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił dla pracowników Zamawiającego polisy ubezpieczeniowe obejmujące: a) na Europę na kwotę nie mniej niż Euro, koszty leczenia Euro, NNW; b) na świat na kwotę nie mniej niż Euro, koszty leczenia Euro, NNW; c) ubezpieczenie bagażu w czasie podróży służbowej na sumę ubezpieczenia nie mniej niż złotych. 24. Ubezpieczenie będzie obejmowało pracowników Zamawiającego od chwili wejścia na pokład samolotu w miejscu rozpoczęcia podróży służbowej, poprzez pobyt pracownika za granicą aż do momentu jej zakończenia, czyli opuszczenia pokładu samolotu na lotnisku 4

5 docelowym w Polsce, a w przypadku podróży koleją od momentu przekroczenia granicy Polski do powrotu na terytorium Polski. 25. Zamawiający żąda wskazania podmiotu (nazwy, adresu siedziby) ubezpieczyciela, z którym Wykonawca będzie współpracował przy zawieraniu umów ubezpieczenia podróżnego i załączenia ogólnych warunków ubezpieczenia podróżnego obowiązujących u tego ubezpieczyciela. 26. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie: a) za faktycznie wykupione i dostarczone bilety lotnicze i osobowe przewozy kolejowe na trasach zagranicznych i krajowych zgodne z zamówieniem Zamawiającego, b) za faktycznie wykupione polisy ubezpieczeniowe wystawione zgodnie z zamówieniem Zamawiającego. W przypadku zwrotu biletu lotniczego Zamawiający ponosi koszt związany ze zwrotem biletu, wynikający ze stawek przewoźnika (taryfa), natomiast nie ponosi kosztów drugiej opłaty transakcyjnej (za zwrot). WAŻNE: wynagrodzenie za każdy dostarczony bilet i inny dokument uregulowane będzie przelewem na wskazany rachunek bankowy Wykonawcy w ciągu 14 dni od dnia otrzymania faktury przez Zamawiającego. 27. Wymagania Zamawiającego dotyczące podwykonawstwa: a) Zamawiający dopuszcza wykonanie przedmiotu zamówienia przy pomocy podwykonawców. b) Zgodnie z art. 36 ust. 4 ustawy Zamawiający żąda, aby Wykonawca wskazał w ofercie części zamówienia, których wykonanie powierzy podwykonawcom. ROZDZ. IV ZAMÓWIENIA CZĘŚCIOWE I UZUPEŁNIAJĄCE 1. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających o wartości do 50% zamówienia podstawowego. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych w rozumieniu ustawy. ROZDZ. V OFERTY WARIANTOWE Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. ROZDZ. VI TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Zamówienie będzie realizowane sukcesywnie przez 24 miesiące od daty zawarcia umowy. ROZDZ. VII SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW 1. W postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują w języku polskim, w formie pisemnej bądź za pomocą faksu lub drogą elektroniczną z zastrzeżeniem postanowień pkt Dokumenty dla wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw 5

6 do wykluczenia składane przez Wykonawcę na skutek wezwania Zamawiającego, na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy, zostaną złożone w formie pisemnej. Zamawiający uzna te dokumenty za złożone w wyznaczonym terminie, jeżeli ich treść w formie pisemnej dotrze do Zamawiającego przed upływem wyznaczonego terminu. 3. Zamawiający na swojej stronie internetowej opublikował Ogłoszenie o zamówieniu. 4. Nie będą udzielane wyjaśnienia na zapytania dotyczące niniejszej SIWZ kierowane w formie ustnej bezpośredniej lub drogą telefoniczną. 5. Zamawiający nie przewiduje zwołania zebrania wszystkich Wykonawców, w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących SIWZ. 6. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie SIWZ wpłynie do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. ROZDZ. VIII TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. ROZDZ. IX WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunki określone w pkt. 1.b) winien spełniać jeden Wykonawca lub wszyscy Wykonawcy wspólnie. Warunek określony w pkt. 1.a) powinien spełniać każdy z Wykonawców oddzielnie. 1. W przetargu mogą wziąć udział Wykonawcy którzy spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy dotyczące: a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; b) posiadania wiedzy i doświadczenia. W celu spełnienia tego warunku Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje należycie usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, przy czym Zamawiający za takie usługi uzna: co najmniej 3 usługi w zakresie obejmującym łącznie rezerwację, nabycie (sprzedaż) i dostarczanie biletów na pasażerskie zagraniczne i krajowe przewozy lotnicze w okresie ostatnich 3 lat przez co najmniej 12 miesięcy, na kwotę minimum PLN (dwieście tysięcy złotych) każda; co najmniej 2 usługi w zakresie obejmującym sprzedaż polis ubezpieczeniowych przez okres minimum 12 miesięcy do dnia składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu; 6

7 dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. W celu spełnienia tego warunku Wykonawca musi wykazać się odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj. wykazać, że dysponuje lub będzie dysponował co najmniej 4-osobowym zespołem ludzi, w skład którego wchodzą wykwalifikowani kasjerzy lotniczy posiadający co najmniej 3 letnie doświadczenie w zakresie sprzedaży biletów lotniczych oraz ukończony kurs taryfowy. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym i osobach zdolnych do wykonania zamówienia innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. W takiej sytuacji Wykonawca jest obowiązany udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia oraz wykazać odpowiednio spełnianie tych warunków udziału w zakresie dotyczącym tych podmiotów. sytuacji ekonomicznej i finansowej - Zamawiający wymaga przedstawienia kopii sprawozdań finansowych (bilans i rachunek zysków i strat) za rok 2014 i Wykonawca obowiązany jest także wykazać, nie później niż na dzień składania ofert, iż nie ma podstaw do wykluczenia go z postępowania z powodu niespełnienia warunków określonych w art. 24 ust.1 ustawy. 3. Dla wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust.1 ustawy oraz braku podstaw do wykluczenia z powodu niespełnienia warunków, o których mowa w art. 24 ust.1 ustawy, Wykonawca na żądanie Zamawiającego i w zakresie przez niego wskazanym jest zobowiązany złożyć oświadczenia i dokumenty wskazane w rozdziale X. Zamawiający dokona oceny spełniania warunków na podstawie złożonych oświadczeń i dokumentów opisanych w rozdziale X niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Wykonawca musi spełnić wymagania określone przez Zamawiającego w niniejszej SIWZ i wymagania wynikające z przepisów PZP. Niespełnienie wymagań powoduje wykluczenie Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. ROZDZ. X WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW WYMAGANYCH DLA WYKAZANIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU OKREŚLONYCH W ART. 22 UST.1 ORAZ ART. 24 UST. 1 USTAWY: 1. Dla wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, opisanych w rozdziale IX pkt. 1. SIWZ Zamawiający żąda złożenia oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w art. 22 ust.1 ustawy, którego wzór formularza podany jest w załączniku nr 2 do SIWZ (dla Wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie - każdy z Wykonawców składa to oświadczenie oddzielnie) oraz: a) wykazu (wzór stanowi załącznik nr 5 do SIWZ) wykonanych lub wykonywanych usług, w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia, wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przez co najmniej 12 miesięcy przed upływem terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli 7

8 okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie; Jeżeli dla wykazania spełniania warunków udziału, Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu oraz osobach zdolnych do wykonania zamówienia innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków, obowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności: przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia oraz, przedstawiając odpowiednie informacje lub dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału, dotyczące tych podmiotów, w tym informacje w zakresie uczestniczenia tych podmiotów w realizacji zamówienia, gdy Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów. 2. Dla wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust.1 ustawy, Zamawiający żąda złożenia następujących dokumentów: a) Oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z postępowania, którego wzór podany jest w załączniku nr 6 do SIWZ, (dla Wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie - każdy z Wykonawców składa to oświadczenie oddzielnie). b) Aktualnego odpisu z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia na podstawie art.24 ust.1 pkt. 2 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zastosowanie mają przepisy par. 4 ust. 1 pkt 1 lit. a i ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013, poz. 231). ROZDZ. XI OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferta zostanie sporządzona w języku polskim, zgodnie z treścią Formularza oferty, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do SIWZ. Formularz oferty zostanie podpisany przez osobę/y/ upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy. 2. Treść oferty musi odpowiadać treści SIWZ. 3. Wraz z ofertą Wykonawca złoży sporządzone w języku polskim: a) pełnomocnictwo do podpisywania oferty i jej załączników, o ile prawo do podpisywania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. Pełnomocnictwo (do ewentualnego wykorzystania wzór w załączniku nr 4 do SIWZ) do podpisywania oferty zostanie złożone w oryginale, notarialnie poświadczonej kopii lub poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę udzielającą pełnomocnictwa. b) dokumenty określone w rozdz. X SIWZ. 4. Wykonawca wraz z ofertą złoży Zamawiającemu Certyfikat przynależności IATA lub ważne świadectwo akredytacji IATA uprawniające do usługi w zakresie agencji sprzedaży pasażerskiej IATA. 8

9 5. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca złożył w formie oryginału ofertę i oświadczenia. Pozostałe dokumenty można złożyć w formie oryginału lub kopii. Kopie mają być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie oraz w przypadku innych podmiotów, na zasobach których polega Wykonawca, wykazując spełnianie warunków udziału - kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów - są poświadczane za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy lub osoby upoważnione do reprezentacji tych podmiotów. Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. podpis wraz z pieczątką imienną lub czytelnie imię i nazwisko). 6. Wszystkie dokumenty i oświadczenia sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę. 7. Dopuszcza się używanie w oświadczeniach, ofercie oraz innych dokumentach określeń obcojęzycznych w zakresie określonym w art. 11 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz. U. Nr 90, poz. 999 z późn. zm.) oraz nazw własnych w języku angielskim. 8. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty mają być parafowane własnoręcznie przez osobę/y podpisującą/e ofertę. 9. Ofertę wraz z wymaganymi oświadczeniami i dokumentami należy złożyć w miejscu wskazanym w rozdz. XII SIWZ, w zamkniętej kopercie, w sposób zabezpieczający nienaruszalność do terminu otwarcia ofert. Koperta ma posiadać następujące oznaczenie: Przetarg nieograniczony na Zapewnienie świadczenia usług dla potrzeb OSW w zakresie sprzedaży biletów na krajowe i zagraniczne pasażerskie przewozy lotnicze, przewozy kolejowe oraz sprzedaży polis ubezpieczeniowych dla pracowników odbywających zagraniczne podróże służbowe - Nr sprawy: 1/2016 Na kopercie należy podać: nazwę i adres siedziby Wykonawcy. 10. Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca może zmienić ofertę (poprawić, uzupełnić). Zmiana ta może nastąpić tylko poprzez złożenie Zamawiającemu oferty zmieniającej, według takich samych zasad jak wcześniej złożona oferta, w kopercie posiadającym dodatkowy dopisek: Zmiana (oprócz oznakowania jak w pkt. 9). Oferta zmieniająca wcześniej złożoną ofertę musi jednoznacznie wskazywać, które postanowienia wcześniej złożonej oferty zostały zmienione. 11. Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca może wycofać złożoną ofertę. W tym celu Wykonawca złoży Zamawiającemu pisemne powiadomienie o wycofaniu oferty, podpisane przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy (wraz z dołączonym aktualnym odpisem z właściwego rejestru Wykonawcy). Zamawiający zwróci Wykonawcy jego ofertę, bezpośrednio do rąk osoby upoważnionej przez Wykonawcę za pokwitowaniem odbioru lub prześle pocztą na adres wskazany w piśmie. 12. Zamawiający poprawi w ofercie: oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki polegające na niezgodności oferty z SIWZ, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty, - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 9

10 13. Zamawiający odrzuci ofertę, niespełniającą warunków SIWZ, zgodnie z zasadami określonymi w art. 89 ust. 1 PZP. 14. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między Zamawiającym a Wykonawcą negocjacji, dotyczących złożonej oferty (z zastrzeżeniem art. 87 ust.2 PZP) oraz dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści. ROZDZ. XII MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA ORAZ OTWARCIA OFERT 1. Miejsce składania ofert Ośrodek Studiów Wschodnich im. Marka Karpia Ul. Koszykowa 6a (sekretariat, V p.) Warszawa Zamawiający będzie przyjmować oferty: złożone bezpośrednio w siedzibie (czas urzędowania Zamawiającego: w dni robocze od poniedziałku do piątku w godz ) lub przesłane drogą pocztową. 2. Termin złożenia oferty do dnia 3 lutego 2016 r. do godz Decyduje data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego w sposób podany wyżej w pkt Otwarcie ofert jest jawne i odbędzie się w siedzibie Zamawiającego, w bibliotece OSW /parter/ w dniu 3 lutego 2016 r. godz Oferta złożona po terminie zostanie zwrócona, na zasadach określonych w art. 84 ustawy. ROZDZ. XIII OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY 1. Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, a w szczególności: rezerwacji, wystawienia i sprzedaży (nie wlicza się kosztu biletu wynikającego z taryfy przewoźnika), przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów, oferowania wariantów, zorganizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych, a także zgodnie z wymaganiami określonymi w SIWZ koszty polis ubezpieczeniowych. 2. Cenę oferty będą stanowić: a) cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego zagranicznego, b) cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego krajowego, c) cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu kolejowego, d) wysokość opustu określonego w % od ceny zagranicznego biletu lotniczego przewoźnika, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu, e) wysokość opustu określonego w % od ceny krajowego biletu lotniczego przewoźnika, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu, f) wysokość opustu określonego w % od ceny biletu kolejowego przewoźnika, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu, g) wysokość składki ubezpieczeniowej za jeden dzień podróży dla jednej osoby w złotych polskich, musi uwzględniać wszelkie koszty, w szczególności koszty Wykonawcy związane z ubezpieczeniem, koszty dostarczenia polisy Zamawiającemu, podatek VAT oraz podatek akcyzowy. 10

11 3. Cena brutto opłaty transakcyjnej musi być podana w złotych polskich (PLN) cyfrowo i słownie i określona z dokładnością do 1 grosza (tj. do dwóch miejsc po przecinku). To samo dotyczy składki ubezpieczeniowej. 4. Wysokość opustu od ceny biletu musi być określona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 5. Wykonawca poda w ofercie (którego wzór stanowi załącznik nr 1 do SIWZ) wysokość opustów oraz ceny brutto opłat transakcyjnych. 6. Jeżeli w postępowaniu zostanie złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. 7. Zamawiający nie przewiduje możliwości prowadzenia rozliczeń w walutach obcych. Rozliczenia między Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane w złotych polskich. 8. W przypadku, gdy Wykonawca poda ceny jednostkowe z dokładnością większą niż do drugiego miejsca po przecinku lub dokonał ich nieprawidłowego zaokrąglenia, to ten sposób wyliczenia ceny zostanie uznany za oczywistą omyłkę rachunkową. Zamawiający dokona przeliczenia podanych w ofercie cen do dwóch miejsc po przecinku, stosując następującą zasadę: podane w ofercie kwoty zostaną zaokrąglone do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza zostaną pominięte, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zostaną zaokrąglone do 1 grosza. ROZDZ. XIV KRYTERIA OCENY OFERT Ocenie podlegać będą wyłącznie oferty nie podlegające odrzuceniu. Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty, Zamawiający kierować się będzie najkorzystniejszym bilansem ceny i innych kryteriów, zgodnie z poniższym zestawieniem: 1. Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zastosuje następujące kryteria: 1) Cena brutto (C) składająca się z następujących elementów: a) cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego zagranicznego znaczenie procentowe 56% (Ca); b) cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego krajowego - znaczenie procentowe 4% (Cb); c) cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu kolejowego - znaczenie procentowe 4% (Cc). 2) Wysokość opustu (O) składającego się z następujących elementów: a) wysokość opustu określonego w % od ceny zagranicznego biletu lotniczego przewoźnika, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu - znaczenie procentowe 20% (Oa); b) wysokość opustu określonego w % od ceny krajowego biletu lotniczego przewoźnika, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu - znaczenie procentowe 4% (Ob); c) wysokość opustu określonego w % od ceny biletu kolejowego przewoźnika, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu - znaczenie procentowe 4% (Oc). 11

12 3) Wysokość składki ubezpieczenia za jeden dzień podróży - znaczenie procentowe 8% (U) Wartość wagowa wyrażona w procentach będzie wyrażona w punktach (1 %=1pkt). 2. Przez kryterium Cena brutto (C) Zamawiający rozumie określoną przez Wykonawcę zgodnie z zasadami opisanymi w pkt. XII SIWZ i wpisaną w ofertę cenę brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu w każdym z rodzajów transportu (lotniczy zagraniczny, lotniczy krajowy, kolejowy), w tym w szczególności: rezerwacji, wystawienia i sprzedaży, przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów, oferowania wariantów, zorganizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych, bez uwzględniania (tj. z wyłączeniem) ceny biletu wynikającej z taryfy przewoźnika oraz opłat lotniskowych. 3. Przez kryterium Wysokość opustu (O) Zamawiający rozumie określoną przez Wykonawcę i wpisaną w ofertę wysokość opustu, jakiego Wykonawca zamierza udzielić Zamawiającemu od ceny jednostkowej biletu wynikającej z taryfy przewoźnika w każdym z rodzajów transportu (lotniczy zagraniczny, lotniczy krajowy, kolejowy) oraz opłat lotniskowych. 4. Ocena punktowa oferty dokonana zostanie zgodnie z formułą: a) cena opłaty transakcyjnej (Ca) za wystawienie jednego biletu lotniczego zagranicznego najniższa cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego zagranicznego biletu lotniczego spośród ocenianych ofert Ca= ( ) x 56 pkt cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego zagranicznego biletu lotniczego badanej oferty b) cena opłaty transakcyjnej (Cb) za wystawienie jednego biletu lotniczego krajowego najniższa cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego krajowego biletu lotniczego spośród ocenianych ofert Cb= ( ) x 4 pkt cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego krajowego biletu lotniczego badanej oferty c) cena opłaty transakcyjnej (Cc) za wystawienie jednego biletu kolejowego najniższa cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu kolejowego spośród ocenianych ofert Cc= ( ) x 4 pkt cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu kolejowego badanej oferty d) wysokość opustu (Oa) określonego w % od ceny zagranicznego biletu lotniczego przewoźnika, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu. wysokość opustu udzielonego od ceny zagranicznego biletu lotniczego w badanej ofercie Oa = ( ) x 20 pkt najwyższy opust udzielony od ceny zagranicznego biletu lotniczego spośród ocenianych ofert. 12

13 e) wysokość opustu (Ob) określonego w % od ceny krajowego biletu lotniczego przewoźnika, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu. wysokość opustu udzielonego od ceny krajowego biletu lotniczego w badanej ofercie Ob = ( ) x 4 pkt najwyższy opust udzielony od ceny krajowego biletu lotniczego spośród ocenianych ofert. f) wysokość opustu (Oc) określonego w % od ceny biletu kolejowego przewoźnika, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu. wysokość opustu udzielonego od ceny biletu kolejowego w badanej ofercie Oc = ( ) x 4 pkt najwyższy opust udzielony od ceny biletu kolejowego spośród ocenianych ofert. g) wysokość składki ubezpieczenia za jeden dzień podróży (U) wysokość składki ubezpieczenia za jeden dzień podróży U = ( ) x 8 pkt najwyższa wysokość składki ubezpieczenia za jeden dzień podróży spośród ocenianych ofert Obliczenia będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Ocena końcowa oferty ( ) to suma punktów, uzyskanych za wszystkie kryteria wymienione wyżej. Ocena zostanie wyliczona według wzoru: = Ca + Cb + Cc + Oa + Ob + Oc + U Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów. 5. W przypadku, gdy dwie oferty przedstawią taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający dokona w pierwszej kolejności wyboru oferty z najwyższym opustem określonym w % od ceny zagranicznego biletu lotniczego przewoźnika, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu, a w dalszej kolejności o wyborze oferty będzie decydować niższa cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie zagranicznego biletu lotniczego. 6. Wartości punktowe w poszczególnych kryteriach zostaną podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenie zostanie dokonane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematyki. ROZDZ. XV INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE WINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY O ZAMÓWIENIE PUBLICZNE 1. Zgodnie z przepisami ustawy o wynikach przetargu, Zamawiający powiadomi Wykonawców faksem, lub drogą elektroniczną oraz umieści te informacje na własnej stronie internetowej oraz w swojej siedzibie w miejscu publicznie dostępnym. 2. Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa o wykonanie zamówienia, w terminie określonym w art. 94 ustawy. 13

14 3. Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę o miejscu i terminie podpisania umowy. 4. Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, to Zamawiający może żądać przed podpisaniem umowy przedłożenia umowy regulującej ich współpracę w zakresie obejmującym wykonanie zamówienia Ośrodka Studiów Wschodnich im. Marka Karpia. Z treści tej umowy powinny w szczególności wynikać: zasady współdziałania, zakres współuczestnictwa i podziału obowiązków Wykonawców w wykonaniu przedmiotu zamówienia. 5. Przed podpisaniem umowy wybrany Wykonawca przekaże Zamawiającemu informacje niezbędne do wpisania do treści umowy, np.: imiona i nazwiska uprawnionych osób, które będą reprezentować Wykonawcę przy podpisaniu umowy, wyznaczonych do koordynacji itp. Rozdział XVI ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY I WADIUM Nie są wymagane. ROZDZ. XVII INFORMACJA W SPRAWIE POSTANOWIEŃ UMOWY Istotne Postanowienia Umowy, które zostaną wprowadzone do umowy z Wykonawcą stanowią załącznik nr 3 do SIWZ. ROZDZ. XVIII ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ Do niniejszego postępowania mają zastosowanie środki ochrony prawnej wymienione w Dziale VI ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Specyfikacji istotnych warunków zamówienia mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz przepisy Kodeksu Cywilnego. ROZDZ. XIX POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Oferty, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez Zamawiającego i Wykonawców stanowią załączniki do protokołu postępowania. 2. Protokół wraz z załącznikami jest jawny. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym, że oferty udostępnia się po upływie terminu ich otwarcia. 3. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą one być udostępniane. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy. 4. Ujawnianie treści protokołu, załączników do protokołu, w tym ofert, odbywać się będzie na wniosek Wykonawcy, według następujących zasad: 1) udostępnienie protokołu lub załączników może nastąpić poprzez: a) wgląd w miejscu i czasie wyznaczonym przez Zamawiającego, b) przesłanie kopii pocztą, faksem lub drogą elektroniczną, zgodnie z wyborem wskazanym we wniosku, 14

15 2) bez zgody Zamawiającego wnioskodawca w trakcie wglądu do protokołu lub załączników, nie może samodzielnie kopiować lub utrwalać treści złożonych ofert, za pomocą urządzeń lub innych środków technicznych służących utrwalaniu obrazu, 3) Zamawiający ustali, z uwzględnieniem złożonego w ofercie zastrzeżenia o tajemnicy przedsiębiorstwa, zakres informacji, które mogą być udostępniane, 4) Zamawiający wyznaczy czas, miejsce i osobę, w obecności której dokonana zostanie czynność udostępnienia dokumentów, 5) udostępnienie nastąpi w siedzibie Zamawiającego i może mieć miejsce wyłącznie w dni robocze, w godzinach od do 15:30, 6) jeżeli przesłanie kopii załączników, w tym ofert, zgodnie z wyborem wnioskodawcy będzie znacząco utrudnione z przyczyn technicznych, w szczególności ze wzglądu na ilość dokumentów żądanych do przesłania, Zamawiający poinformuje o tym wnioskodawcę i wskaże sposób ich udostępnienia. 5. Wykonawca ponosi koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 6. Przywołane w SIWZ załączniki stanowią jej integralną część. Zamawiający może udostępnić Wykonawcy załączniki (przykładowe formularze) w formie edytowalnej, po otrzymaniu wniosku, przesłanego elektronicznie lub faksem. Wykaz załączników do SIWZ: Załącznik nr 1 wzór oferty, Załącznik nr 2 oświadczenie o spełnieniu warunków Załącznik nr 3 Istotne Postanowienia Umowy, Załącznik nr 4 wzór Pełnomocnictwa, Załącznik nr 5 wykaz usług, Załącznik nr 6 oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia, 15

16 Załącznik nr 1 do SIWZ WZÓR 2016 r... O F E R T A dla Ośrodka Studiów Wschodnich im. Marka Karpia Nawiązując do ogłoszenia o zamówieniu w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na: Zapewnienie świadczenia usług dla potrzeb OSW w zakresie sprzedaży biletów na krajowe i zagraniczne pasażerskie przewozy lotnicze, przewozy kolejowe oraz sprzedaży polis ubezpieczeniowych dla pracowników odbywających zagraniczne podróże służbowe Nr sprawy: 1/2016, my niżej podpisani, działając w imieniu i na rzecz (nazwa i dokładny adres Wykonawcy, a w przypadku podmiotów występujących wspólnie - podać nazwy i adresy wszystkich członków konsorcjum) 1. Składamy niniejszą ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia określonego w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). 2. Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia na następujących warunkach 1) cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego zagranicznego w kwocie PLN, (słownie:.), zgodnie z załączoną kalkulacją cenową, 2) cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego krajowego w kwocie.pln (słownie:..), zgodnie z załączoną kalkulacją cenową, 3) cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu kolejowego w kwocie.pln (słownie:..), zgodnie z załączoną kalkulacją cenową, 4) opust od ceny zagranicznego biletu lotniczego przewoźnika, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu w wysokości.% 5) opust od ceny krajowego biletu lotniczego przewoźnika, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu w wysokości.% 6) opust od ceny biletu kolejowego przewoźnika, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu w wysokości.% 16

17 7) Wysokość składki ubezpieczenia za jeden dzień podróży.. PLN. 3. Przedmiot zamówienia zamierzamy zrealizować bez udziału / z udziałem* podwykonawców. Część zamówienia, której wykonanie zamierzamy powierzyć podwykonawcy/om obejmuje. 4. Oświadczamy, że : 1) zapoznaliśmy się z SIWZ oraz posiadamy wszelkie informacje konieczne do przygotowania oferty, 2) uważamy się za związanych ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert, 3) w razie wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy na warunkach zawartych w SIWZ oraz w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego, 4) świadczone przez nas usługi dot. zakupu biletów na przeloty poza granice kraju w klasie ekonomicznej i w klasie business na wszystkie kierunki na trasach europejskich (tam i z powrotem), na główne kierunki na trasach pozaeuropejskich (tam i z powrotem) są zgodne z ogólnymi normami obowiązującymi w cywilnym transporcie lotniczym ustalonymi przez IATA. 5. Oferta wraz z załącznikami została złożona na stronach. 6. Do oferty załączamy następujące dokumenty: 1)... 2)... 3)... 4) Adres Wykonawcy, na który należy przesyłać ewentualną korespondencję:.... Tel.. faks 8. Osoba uprawniona do kontaktów z Zamawiającym:. (miejscowość, data) ( imię i nazwisko oraz podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy) * niepotrzebne skreślić 17

18 Załącznik nr 2 do SIWZ WZÓR... (pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE Niniejszym oświadczam, że... (nazwa Wykonawcy) spełnia warunki określone w art. 22 ust. 1 pkt 1-4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013, poz. 907 ze zm.).... (podpis i pieczęć osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy) 18

19 Załącznik nr 3 do SIWZ WZÓR Istotne Postanowienia Umowy W dniu r. w Warszawie pomiędzy: reprezentowanym przez: zwanym dalej Zamawiającym lub OSW i z siedzibą w, ul., zarejestrowaną w, nr rejestru, posiadającym kapitał zakładowy w kwocie zł, zgodnie z odpisem z rejestru stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, reprezentowaną przez: zwanym dalej w niniejszej umowie Wykonawcą łącznie zwani w dalszej części umowy Stronami, została zawarta umowa w wyniku przeprowadzonego postępowania w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013, poz. 907 ze zm.) następującej treści: 1. PRZEDMIOT UMOWY 1. Przedmiotem umowy jest kompleksowa obsługa Ośrodka Studiów Wschodnich im. Marka Karpia w zakresie zapewnienia rezerwacji, nabywania i dostarczania do miejsca i w terminie wskazanym przez Zamawiającego: 1) biletów lotniczych na loty zagraniczne i krajowe, 2) biletów kolejowych na przejazdy zagraniczne i krajowe, 3) ubezpieczenia pracowników podczas służbowych wyjazdów zagranicznych. 2. W ramach przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest do rezerwacji, sprzedaży i dostawy we wskazany sposób (drogą elektroniczną lub faksem) i w terminie wskazanym przez Zamawiającego biletów lotniczych i kolejowych na przewozy pasażerskie zagraniczne i krajowe dla potrzeb Ośrodka Studiów Wschodnich im. Marka Karpia oraz zapewnienia ubezpieczenia, zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 2 do umowy. 19

20 3. Wykonawca zapewni najkorzystniejsze cenowo na rynku bilety na wskazanej przez Zamawiającego trasie lub miejscu docelowym - uwzględniając również ewentualne promocje i zniżki, z uwzględnieniem warunków podróży określonych przez Zamawiającego oraz bezkolizyjną realizację połączeń wieloetapowych i najszybszych na danej trasie. 2. WARUNKI REALIZACJI 1. Wykonawca zobowiązuje się w zakresie rezerwacji, nabywania (zakupu) i dostarczania do miejsca i w terminie wskazanym przez Zamawiającego biletów lotniczych na loty zagraniczne i krajowe (w tym linii lotniczych będących członkami International Air Transport Association - IATA), biletów kolejowych na przejazdy zagraniczne i krajowe oraz ubezpieczenia pracowników podczas służbowych wyjazdów zagranicznych do wymienionych usług w następujących terminach, licząc od momentu zgłoszenia: 1) rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów na krajowe i zagraniczne pasażerskie przewozy lotnicze do 6 godzin; 2) rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów na krajowe i zagraniczne osobowe przewozy kolejowe do 6 godzin; 3) ubezpieczenia pracowników podczas wyjazdów zagranicznych do 6 godzin. 2. Zgłoszenie może być złożone telefonicznie na wskazany przez Wykonawcę numer telefonu, faksem na wskazany przez Wykonawcę numer faksu lub drogą elektroniczną na wskazany przez Wykonawcę adres , przez osoby wymienione w 7 ust. 5 niniejszej umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania (świadczenia) usług objętych przedmiotem umowy w dni robocze w godzinach pracy Zamawiającego. 4. Zamawiający dopuszcza wykonywanie usług objętych przedmiotem umowy w terminach dłuższych niż określone w ust. 1 na wniosek Wykonawcy. Wydłużenie terminu wymaga każdorazowo zgody Zamawiającego. 5. Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia na własny koszt umowy lub umów ubezpieczenia, ustanawiającej ochronę ubezpieczeniową pracowników podczas wyjazdów zagranicznych, na jedną osobę i jedno zdarzenie na sumę ubezpieczenia i w następującym zakresie: W trakcie realizacji umowy Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił dla pracowników Zamawiającego polisy ubezpieczeniowe obejmujące: 5.1. na Europę na kwotę nie mniej niż Euro, koszty leczenia Euro, NNW; 5.2. na świat na kwotę nie mniej niż Euro, koszty leczenia Euro, NNW; 5.3. ubezpieczenie bagażu w czasie podróży służbowej na sumę ubezpieczenia nie mniej niż złotych. 6. W terminie 7 dni od daty podpisania umowy, Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii umowy/ów ubezpieczenia lub dowodów jej zawarcia wraz z dowodem opłacenia składek oraz ogólnymi warunkami ubezpieczenia. Niezawarcie przez Wykonawcę umów ubezpieczenia lub, jeżeli nie będą spełniały wymogów określonych w ust. 5, może spowodować odstąpienie przez Zamawiającego od umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy w terminie 21 dni od dnia zawarcia umowy lub Zamawiający będzie mógł we własnym imieniu i w odpowiednim zakresie zawrzeć umowę ubezpieczeniową na 20

21 koszt Wykonawcy, z możliwością potrącenia go z wierzytelności Wykonawcy wobec Zamawiającego o zapłatę należnego wynagrodzenia. Wykonawca jest obowiązany terminowo zapłacić składki ubezpieczenia od zawartej umowy/ów ubezpieczenia przez cały okres obowiązywania niniejszej umowy. 7. Wykonawca, niezależnie od obowiązków określonych w innych postanowieniach umowy, jest zobowiązany do zapewnienia 2 linii telefonicznych umożliwiających uzyskiwanie przez Zamawiającego wszelkich informacji w zakresie wykonywania usług objętych przedmiotem umowy w dni robocze w godzinach pracy Zamawiającego. 3. TERMIN REALIZACJI UMOWY Umowa zostaje zawarta na okres 24 miesięcy od dnia jej zawarcia, bądź do wyczerpania kwoty, o której mowa w 4 ust WYNAGRODZENIE 1. Z tytułu wykonywania niniejszej Umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie: 1) za faktycznie dokonane rezerwacje, zakup i dostarczenie biletów na krajowe i zagraniczne pasażerskie przewozy lotnicze; 2) za faktycznie dokonane rezerwacje, zakup i dostarczenie biletów na krajowe i zagraniczne osobowe przewozy kolejowe; 3) za faktycznie wystawione polisy ubezpieczeniowe dla pracowników odbywających zagraniczne podróże służbowe. 2. Maksymalne nominalne wynagrodzenie z tytułu realizacji niniejszej umowy wynosi zł brutto (słownie: złotych brutto), w tym należny podatek VAT. Kwota ta stanowi maksymalne zobowiązanie Zamawiającego wynikające z niniejszej umowy. 3. Wynagrodzenie za wykonywanie przedmiotu zamówienia w okresie obowiązywania umowy może być niższe od kwoty określonej w ust. 2 i będzie wynikać z faktycznej realizacji umowy. Zamawiający gwarantuje realizację umowy na poziomie nie niższym niż 70 % wartości wymienionej w ust. 2, a Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o dochodzenie realizacji umowy na poziomie wyższym. 4. Wartość biletu lotniczego określana będzie każdorazowo na podstawie cen brutto: 1) ceny biletu według taryfy przewoźnika uwzględniającą wszystkie należne podatki, opłaty obowiązkowe, dopłaty i opłaty dodatkowe, 2) opłaty lotniskowej, 3) zaoferowanych przez Wykonawcę w ofercie następujących stawek opłaty transakcyjnej za: a) wystawienie jednego biletu lotniczego zagranicznego w wysokości zł brutto, /słownie: brutto/, w tym należny podatek VAT b) wystawienie jednego biletu lotniczego krajowego w wysokości zł brutto, /słownie: brutto/, w tym należny podatek VAT, oraz zaoferowanych przez Wykonawcę w ofercie następujących opustów od ceny: c) zagranicznego biletu lotniczego przewoźnika jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu w wysokości %/słownie: procent/ 21

22 d) krajowego biletu lotniczego przewoźnika jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu w wysokości % /słownie: procent/. 5. Wartość biletu kolejowego określana będzie każdorazowo na podstawie cen brutto oraz składników cenotwórczych dotyczących: 1) ceny biletu według taryfy przewoźnika uwzględniającą wszystkie należne podatki, opłaty obowiązkowe, dopłaty i opłaty dodatkowe, 2) zaoferowanych przez Wykonawcę w ofercie następujących stawek opłaty transakcyjnej za: a) wystawienie jednego biletu kolejowego za przewóz za granicę w wysokości zł brutto, /słownie: brutto/, w tym należny podatek VAT b) wystawienie jednego biletu kolejowego za przewóz w kraju w wysokości zł brutto, /słownie: brutto/, w tym należny podatek VAT, oraz zaoferowanych przez Wykonawcę w ofercie następujących opustów od ceny: c) biletu kolejowego przewoźnika jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu w wysokości % /słownie: procent/. 6. W przypadku zwrotu biletu lotniczego Zamawiający zwraca opust, a w przypadku zmiany rezerwacji Zamawiający ponosi koszty związane ze zmianą ceny biletu, wynikającą ze stawek przewoźnika, natomiast nie ponosi kosztów drugiej opłaty transakcyjnej. 7. Wysokość opłat transakcyjnych oraz opustów, o których mowa w ust. 4 pkt 3) ppkt a)-d), ust. 5 pkt 2) ppkt a)-c) i ust. 6 pkt 2), wynika z oferty Wykonawcy oraz formularza cenowego stanowiących odpowiednio załącznik nr 3 do niniejszej umowy. 8. W przypadku zmiany stawki podatku VAT w wyniku zmiany przepisów prawa, które wejdą w życie po dniu zawarcia umowy, ceny jednostkowe brutto za poszczególne opłaty transakcyjne określone w załączniku nr 3 do niniejszej umowy ulegną odpowiedniej zmianie w wyniku zastosowania zmienionej stawki podatku VAT, bez konieczności zmiany umowy. 5. ZAPŁATA WYNAGRODZENIA 1. Należność za każdy wydany bilet lotniczy i kolejowy uregulowana będzie przelewem na konto Wykonawcy w w terminie 14 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT. 2. Należność za ubezpieczenie pracowników wyjeżdżających za granicę w sprawach służbowych uregulowana będzie przelewem na konto Wykonawcy w w terminie14 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT, w rozliczeniu miesięcznym. 3. Faktura poza wymogami księgowymi, musi zawierać w przypadku biletu lotniczego: 1) nr biletu, 2) imię i nazwisko pasażera, 3) trasę przelotu/przejazdu (oznaczenie kodowe miast), 4) datę wylotu/ powrotu, 5) cenę biletu wg taryfy przewoźnika, 6) opłatę transakcyjną, 7) opłatę paliwową (lotniskową/ taxy), 22