OCENA OPROGRAMOWANIA DO E-HANDLU NA PRZYKŁADZIE WYBRANYCH PAKIETÓW AGNIESZKA SZEWCZYK

Transkrypt

1 OCENA OPROGRAMOWANIA DO E-HANDLU NA PRZYKŁADZIE WYBRANYCH PAKIETÓW AGNIESZKA SZEWCZYK Streszczenie W artykule omówiono rol oprogramowania do e-handlu oraz kryteria jego oceny. Nast pnie przedstawiono procedur badania ankietowego oraz jego wyniki, b d ce podstaw do oceny wybranych pakietów. Słowa kluczowe: e-handel, oprogramowanie 1. Wprowadzenie We współczesnym wiecie zasadnicz rol w zarz dzaniu sprzeda internetow (tzw.ehandlu), odgrywa zastosowanie odpowiedniego oprogramowania, które ułatwi sprawne przeprowadzanie transakcji. Celem takich aplikacji jest usprawnienie obsługi zawieranych transakcji poprzez przygotowanie dokumentów do wysyłki, szybki kontakt z klientem w celu potwierdzenia zamówienia lub wysyłki, ledzenia stanów magazynowych oraz łatwego zarz dzania oferowanymi produktami. Podstawowym celem artykułu jest analiza oprogramowania do e-handlu na przykładzie wybranych pakietów. pakietami tymi s : Evan-System Magazyn, Stempel Plus, Asystent Allegro oraz UPS Worldship. Analiza przeprowadzona w pracy pozwoli na ocen tych aplikacji, mo liwo ci ich wykorzystania oraz zasugeruje w jakich aspektach nale y owo oprogramowanie poprawi. Skorzysta z niej b d mogły zarówno jednostki zajmuj ce si e-handlem jak i tworz ce oprogramowanie do sprzeda y internetowej. Coraz wi cej wła cicieli, nie tylko du ych ale i nawet małych sklepów wysyłkowych dostrzega, jak wa n rol w zdobywaniu nowych i obsługi obecnych klientów odgrywaj profesjonalne procedury zawarte w odpowiednim oprogramowaniu. W obecnych placówkach handlowych nie ma miejsca na oznaczanie ceny towaru długopisem czy markerem lub szukanie jej przez kasjera w trakcie obsługi klienta. Jedynym wyj ciem z tej sytuacji jest kompleksowy system komputerowy, wspomagaj cy i monitoruj cy przepływ towarów. Urz dzenia ułatwiaj ce kontrol nad dostawami i sprzeda detaliczn oraz hurtow, dokumenty przesyłane elektronicznie, szacowane zamówienia generowane przez system, szczegółowe rozliczanie pracy kasjerów czy systemy magazynowe ułatwiaj ce prowadzenie inwentaryzacji. To oczywi cie nie wszystkie, a tylko wybrane mo liwo ci systemów komputerowych oferowanych obecnie na rynku, natomiast wszystkie mo na łatwo przeliczy na wymierne oszcz dno ci czasu i pieni dzy. Zła rotacja towarów to najprawdopodobniej najcz stsza przyczyna strat w placówkach handlowych. Przy bazie towarów nierzadko licz cej kilkana cie tysi cy pozycji, prawie niemo liwym jest wychwyci najlepiej sprzedaj ce si towary lub przynosz ce najwi cej zysków, bez odpowiedniego oprogramowania. Wdro enie dobrego systemu komputerowego i umiej tna obsługa przy znajomo ci jego mo liwo ci pozwala na ogromne usprawnienie gospodarki magazynowej. Odpowiedni program jest w stanie zmniejszy straty magazynowe z około 5% do niespełna 1%. Niemniej wa ne s równie mo liwo ci analityczne systemu komputerowego do handlu. Przechowywanie danych o dostawach i sprzeda y z kilkunastu miesi cy a nawet od pocz tku istnienia

2 270 Ocena oprogramowania do e-handlu na przykładzie wybranych pakietów firmy pozwala sporz dzi raporty dotycz ce wszystkich aspektów prowadzonej działalno ci. Przykładem mo e by rednia warto sprzeda y, wielko obrotów wybranego dostawcy, danych statystycznych koszyka klienta lub nawet rozkładu paragonów wedle godzin wystawienia, co ułatwia dobranie odpowiedniej liczby i godzin pracy kasjerów. Mo na te wygenerowa raport dotycz cy rentowno ci placówki lub płynno ci finansowej. Wszelkie tego typu informacje mo na uzyska za pomoc odpowiedniego systemu w ci gu kilku sekund. Id c dalej w rozwój firmy nale y nakre li, e wszystkie korzy ci jakie pojawiaj si na poziomie sklepu mo na zwi kszy, podpinaj c placówki handlowe do systemu w centrali sieci. Dzi ki takim rozwi zaniom mo na przede wszystkim centralnie zarz dza asortymentem poszczególnych sklepów oraz stosowanie, przez niektóre sieci, centralne zamawianie brakuj cego, ko cz cego si lub nowego towaru. Dodatkowymi atutami s tamie mo liwo ci jak globalne zarz dzanie cen, mo liwo organizowania jednakowych akcji promocyjnych w całej sieci placówek, kontrola nad cen zakupu. Wszystko to s nieodzowne narz dzia w realizacji strategii ka dej nowoczesnej firmy handlowej, bez wzgl du czy jest to mała firma czy du y multipleks. Szybki i sprawny przepływ informacji za pomoc systemu informatycznego mi dzy sklepami, a central pozwala na bie co monitorowa procesy zachodz ce w całej firmie i w razie czego odpowiednio szybko lub nawet z odpowiednim wyprzedzeniem, reagowa na pojawiaj ce si zagro enia lub mo liwo ci. Taki dobrze wykonany system centralny to równie zbiór jednolitych standardów i procedur operacyjnych, które w przypadku otwierania nowej placówki wystarczy jedynie skopiowa. Przykładem mo liwo ci działania takiego systemu centralnego mo e by sytuacja, w której dane z faktury zakupu s wprowadzane w sklepie a potem, automatycznie, w postaci elektronicznej spływaj do systemu centralnego, który równie automatycznie przekazuje je do systemu finansowo-ksi gowego. Innym przykładem mo e by sytuacja w której pobierane s ze sklepu dane o wynikach sprzeda y, na których podstawie system wyliczy premie dla pracowników i przeka e informacje o przelewach do działu finansowego. 2. Kryteria oceny oprogramowania do e-handlu Jednym z najwa niejszych atrybutów dobrego oprogramowania do e-handlu jest jego kompleksowo, czyli jak bardzo zło ona jest aplikacja by spełniała jak najwi cej oczekiwa u ytkownika. Musi ona posiada mo liwo wydruków szczegółowych danych, a dane te zale od zastosowania aplikacji. Kolejnym prawie tak samo wa nym aspektem jest łatwo jego obsługi. Nikt nie b dzie u ywał programu który nawet spełni jego wszystkie oczekiwania je li obsługa tej aplikacji b dzie wymagała posiadania ogromnej wiedzy jej funkcji oraz zachodz cych procesów, wliczaj c w to wiedz na temat edycji tych e procesów. W ci gu ostatnich lat wiele firm informatycznych wprowadziło do swojej oferty programy do zarz dzania sklepem, zarówno tym stacjonarnym jak i internetowym. Aby wybra aplikacj najlepiej odpowiadaj c dla danej firmy handlowej, nale y koniecznie precyzyjnie okre li wymagania stawiane takiej aplikacji oraz jak najlepsze dopasowanie ich do prowadzonej działalno ci. Istniej te systemy, które to przeznaczone głównie dla hurtowni, s dosy uniwersalne i zapewniaj bardzo dobr obsług gospodarki magazynowej. Niestety w takich systemach czysto magazynowych brakuje mechanizmów specyficznych dla handlu detalicznego. Szczególn uwag przy wyborze oprogramowania do firmy nale y zwróci tak e na wsparcie techniczne i serwisowe od strony dostawcy. Najistotniejszy jest tutaj dost p do szybkiej porady, instrukcja obsługi napisana

3 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 57, łatwym i zrozumiałym dla ka dego j zykiem oraz gwarantowany czas usuni cia usterki. Przepisy Ministerstwa Finansów nie pozwalaj na sprzeda towarów i usług poza kas fiskaln, natomiast awaria systemu sprz onego z kasa fiskaln oznacza przestój i jednocze nie straty. Kupuj c program, nie warto wi c kierowa si wył cznie jego cen, a nawet nie nale y. Podstaw do podj cia decyzji w wyborze oprogramowania powinna by jego opinia innych u ytkowników, najlepiej sprawdzona nie tylko u jednego ródła, robi tak praktycznie wi kszo kupuj cych nie tylko oprogramowanie. Ka de zakupione oprogramowanie nale y jeszcze wdro y do firmy. Najcz ciej firmy sprzedaj ce aplikacje oferuj równie wdro enie systemu do firmy. Ka dy sklep ma indywidualny charakter wdro enia systemu komputerowego, trudno jest dokładnie okre li koszt takiej inwestycji. Zale y on przede wszystkim od tego, jakie zaplecze techniczne i informatyczne posiada firma, ewentualnie czy istnieje konieczno jego wymiany z uwagi na niekompatybilny lub przestarzały sprz t komputerowy, czy tylko jego modernizacji. Wysoko tej inwestycji jest równie zale na od ilo ci wdra anych modułów danego programu oraz stopnia wyszkolenia załogi firmy. W zakresie oceny oprogramowania wyró nia si dwa zasadnicze rodzaje ocen: ocen jako ci konstrukcyjnej oraz ocen jako ci u ytkowej [2]. Ocena jako ci oprogramowania uwzgl dnia przede wszystkim aspekty techniczne oprogramowania, takie jak niezawodno, łatwo konserwacji, u yteczno, efektywno itp 1. Ocena oprogramowania z udziałem u ytkowników wymaga doboru reprezentatywnej grupy u ytkowników, wyboru typowych zada oraz zorganizowania eksperymentu umo liwiaj cego rejestracj potrzebnych parametrów pracy z oprogramowaniem. Wytypowanie grupy u ytkowników jest prostsze w przypadku specjalistycznych programów dla okre lonej grupy zawodowej (np. dla lekarzy, dentystów, kontrolerów ruchu lotniczego itp.). Programy ogólnou ytkowe, takie jak programy graficzne czy edytory tekstów maj bardzo szerok grup odbiorców od studentów, przez wszystkie zawody administracyjne, po specjalistów w ró nych dziedzinach naukowych. Oprogramowanie do e-handlu b dzie oceniane pod wzgl dem: dost pno ci, ceny, pomocy technicznej, aktualizacji, łatwo ci obsługi, zaawansowania programu, niezawodno ci, skali zastosowania, mo liwo ci zastosowania na ró nych systemach operacyjnych, wymaga w stosunku do komputera, szybko ci działania, obsługi peryferii komputerowych przez aplikacj, łatwo ci wdro enia do firmy. 1 Jaszkiewicz A., In ynieria oprogramowania, Helion, Gliwice 1997: s

4 272 Ocena oprogramowania do e-handlu na przykładzie wybranych pakietów Oceniane b d cztery wybrane aplikacje: program magazynowy: Ewan System Magazyn program wysyłkowy: Stempel Plus program wysyłkowy i kontaktowy: Asystent v4 program obsługi kurierskiej: UPS WorldShip. 3. Omówienie procedury bada ankietowych Poni sza ankieta została przeprowadzona na stu losowo wybranych podmiotach firmach, które prowadz losowo rozbudowan działalno gospodarcz, polegaj c na e-handlu (ankiet przeprowadził student Uniwersytetu Szczeci skiego Marcin Wo niak). Zawarto w niej nast puj ce pytania (* odpowied na pytanie jest wymagana): 1. Do jakiej bran y mo na zaliczy sprzedawane przez Pana/Pani produkty?* 2. Ile pracowników jest zatrudnionych w Pana/Pani firmie?* 3. Czy posiada Pan/Pani stacjonarn placówk sprzeda y (tradycyjny sklep)?* 4. Co skłoniło Pana/Pani do rozpocz cia sprzeda y w Internecie?* 5. Jaka jest przybli ona miesi czna warto zrealizowanych przez Pana/Pani zamówie?* 6. Z jakiego oprogramowania Pan/Pani korzysta?* 7. Jaki wpływ maj przedstawione czynniki na zakup przez Pana/Pani oprogramowania do e-handlu?* 8. Je li korzysta Pan/Pani z programu Ewan-Soft Magazyn, prosz o jego ocen w skali 5 9. Je li korzysta Pan/Pani z programu UPS WorldShip, prosz o jego ocen w skali Je li korzysta Pan/Pani z programu Stempel Plus, prosz o jego ocen w skali Je li korzysta Pan/Pani z programu Asystent, prosz o jego ocen w skali Płe : * 13. Wiek: * 14. Wykształcenie: * 15. Miejsce zamieszkania: * 4. Wyniki bada Na podstawie przeprowadzonej analizy mo na sformułowa nast puj ce wnioski: W oprogramowaniu do e-handlu najbardziej licz si : szybko funkcjonowania, łatwo wdro enia do firmy, bezawaryjno, prostota obsługi, cena. Mniej istotne ale równie brane pod uwag czynniki w oprogramowaniu do e-handlu to: obsługa peryferii komputerowych,

5 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 57, wymagania sprz towe, skala zastosowania, zaawansowanie programu, pomoc techniczna, dost pno. Analizuj c uzyskane wyniki na temat wybranych aplikacji, mo na je oceni nast puj co: 5- ocena najwy sza; 1- ocena najni sza. Tabela 1. Ocena wybranych aplikacji Stempel Plus Ewan Magazyn UPS Worldship Asystent Szybko działania Łatwo wdro enia Bezawaryjno Prostota obsługi Cena Obsługa peryferii Wymagania sprz towe Skala zastosowania Zaawansowanie prog Pomoc techniczna Dost pno PODSUMOWANIE ródło: Opracowanie własne. Jak wida w tabeli, najlepszym z przedstawionych aplikacji jest program Asystent ze wzgl du na to, e potrafi kompleksowo obsłu y cały handel prowadzony poprzez serwis Allegro poczynaj c od wystawienia aukcji, na wydruku adresu i szczegółów zamówienia ko cz c. Oczywi cie jeden program do obsługi całego prowadzonego e-handlu to za mało, dlatego przy prowadzeniu takiej działalno ci nale y bra pod uwag kilka aplikacji, które b d si nawzajem uzupełnia, tak jak te przedstawione w powy szej pracy. Opisywany pakiet oprogramowania do e-handlu jest jednym z najlepszych zestawie, jakie mo na dosta na rynku w celu kompleksowej obsługi handlu w sieci dla małej firmy (aukcje jak i sklep internetowy). Oczywi cie jest bardzo du o programów magazynowo ksi gowych, czy te do obsługi wysyłki lecz wszystkie charakteryzuj si bardzo podobnymi opcjami. Oprogramowanie takie jak Stempel Plus czy nawet Ewan-System Magazyn potrzebuj jeszcze poprawek, niestety dopóki nie pojawi si na rynku mocno konkurencyjny program, nikt nie raczy tego poprawi i nikt tego nie robi ju od kilku lat. Mo na zatem stwierdzi, i taki lub podobny pakiet oprogramowania do e-handlu w zupełno ci zadowoli i ob-

6 274 Ocena oprogramowania do e-handlu na przykładzie wybranych pakietów słu y sprzeda on-line w małej firmie (do około 10 stanowisk). Pokusi si mo na jeszcze o stwierdzenie, e w stosunku do pewnego oprogramowania s jeszcze braki na rynku i kto kto zechciał by te braki uzupełni, poł czy kilka funkcji ró nych programów i stworzy nowy wielozadaniowy program, jak u naszych zachodnich s siadów, miał by bardzo du e prawdopodobie stwo odniesienia sukcesu. Bibliografia [1] Jaszkiewicz A., In ynieria oprogramowania, Helion, Gliwice 1997: s [2] Sikorski M., Ocena jako ci u ytkowej oprogramowania wspomagaj cego zarz dzanie przedsi biorstwem. W: Interakcja człowiek komputer 97 w rekonstrukcji i modelowaniu procesów gospodarczych oraz tworzeniu zintegrowanych systemów informacyjnych, Wydawnictwo Politechniki Gda skiej, Gda sk 1997: s E-COMMERCE SOFTWARE ESTIMATION ON THE EXAMPLE PACKAGES Summary The article describes a role of e-commerce software and estimation criterions. Then the poll research procedure and its results were presented, what was a basis for estimation of selected packages. Keywords: e-commerce, software Instytut Informatyki w Zarz dzaniu Wydział Nauk Ekonomicznych i Zarz dzania Uniwersytet Szczeci ski ul. Mickiewicza 64, Szczecin aszew@wnei.pl