Fundusz Mikroprojektów

Transkrypt

1 Fundusz Mikroprojektów Interreg V-A Republika Czeska Polska Sporządzanie dokumentacji sprawozdawczo-rozliczeniowej w systemie MS 2014+

2 W okresie do 30 dni od daty zakończenia rzeczowej realizacji projektu Partner Wiodący oraz Partner projektu sporządzają w systemie MS dokumentację sprawozdawczo-rozliczeniową projektu. Składają się na nią: - Zestawienie dokumentów; -Zestawienie dochodów jako załącznik Zestawienia; dokumentów; - Raport końcowy z realizacji projektu (częściowy); - Wniosek o płatność; - Raport końcowy z realizacji projektu (końcowy).

3 Zestawienie dokumentów Pierwszym krokiem do stworzenia wniosku o płatność jest sporządzenie zestawienia. Odpowiednią zakładkę znajdziemy w lewej części menu w szczegółach projektu Na otwartej zakładce w lewej części należy nacisnąć przycisk Założyć zestawienie, dzięki czemu powstanie nowe zestawienie. Klikając na nie, przejdziemy do jego szczegółowego widoku.

4 Szczegóły zestawienia mają kilka zakładek, które należy stopniowo wypełnić. Zakładka: Zestawienie zbiorcze W zakładce jest kilka bloków. W pierwszym bloku należy wpisać Numer ewidencyjny /oznaczenie zestawienia wydatków. Tu warto wpisać jakieś oznaczenie, które będzie łatwo zidentyfikować, to znaczy przyporządkować to zestawienie do Partnera i określić, które to jest. Na przykład UG-001 co jest np. oznaczeniem dla zestawienia Partnera Wiodącego Urzędu Gminy. Następnie trzeba wybrać pozycję: Skrócona nazwa podmiotu. Wybiera się ją z listy partnerów danego projektu i wyboru tego nie można zmienić. Jest to wybór, dla którego partnera to zestawienie będzie sporządzone.

5 Kolejnym blokiem są Dane finansowe. Pola koloru białego zostaną wczytane automatycznie. Gdy tylko dokumenty zostaną wypełnione, należy najpierw nacisnąć przycisk (1), co spowoduje automatyczne przeliczenie wszystkich dokumentów w zestawieniu dokmentów przy użyciu kursu EUR Europejskiego Banku Centralnego z danego miesiąca, a następnie należy nacisnąć przycisk (2), co spowoduje zsumowanie wszystkich dokumentów (teraz już w EUR) i ich wypełnienie w polu w tym bloku. W polu Wykazywane wydatki ustalone przy pomocy stawki lub ryczałtu (3) należy wprowadzić wartość w Eur kosztów ryczałtowych zgodnie z Załącznikiem nr 3.13 do Podrecznika Mikrobebeficjenta Wykaz kosztów ryczałtowych.

6 Zakładka: SD-1 Dokumenty księgowe/podatkowe Pierwsza tabela na tej zakładce zawiera przegląd wszystkich dokumentów z podstawowymi danymi. Jeśli jest ich więcej niż zmieści się na jednej stronie, na dole można przechodzić między poszczególnymi stronami. Za pomocą przycisku Nowy można założyć nowy dokument, ewentualnie oznaczony dokument można skopiować lub skasować. Za pomocą przycisku Zapisz zapisuje się aktualnie wypełniona praca, ewentualnie za pomocą przycisku Anuluj niezapisane dane zostają usunięte. Ale sam wpis zostaje zachowany.

7 Dla każdego dokumentu należy wypełnić kilka pól. Najpierw trzeba wybrać, której pozycji budżetowej (1) dotyczy dany dokument. Następnie należy wybrać (2), w jakiej walucie dokument został wystawiony. Jeśli są to bezpośrednio Euro, to wpisuje się kwotę z dokumentu bez jej przeliczania. Jeśli chodzi o inną walutę, wpisuje się kwoty w walucie dokumentu, a kwota ta zostaje automatycznie przeliczone na Euro. Ostateczne przeliczenie zostanie przeprowadzone przed sfinalizowaniem Zestawienia. Następnie trzeba wpisać numer dokumentu w księgowości partnera oraz datę dotyczącą wystawienia, sprzedaży i zapłaty dokumentu.

8 Następnie trzeba wpisać informacje o dostawcy. Obowiązkowe dane to Regon dostawcy/wykonawcy wpisać należy w tym polu nr NIP i Nazwa dostawcy. Jeśli dokument jest powiązany z jakąś umową, która jest wymieniona w projekcie, wpisuje się jej numer, ewentualnie zakreśla się pole Nie dotyczy. Podobnie jest w przypadku przetargu. Jeśli dokument dotyczy jakiegoś przetargu, można go wybrać z listy. Jeśli nie, należy zaznaczyć, że Nie dotyczy. W ostatnim bloku szczegółów należy podać, jaka część kwoty z dokumentu jest rozliczna w ramach zestawienia i opisać wydatek za pomocą krótkiego tekstu.

9 Do każdego dokumentu należy wgrać odpowiednie załączniki: zeskanowany oryginał faktury/rachunku innego dokumentu o równoważnej wartości, dokumentację związaną z wyborem wykonawcy, umowę, protokół odbioru, wyciąg z rachunku bankowego, potwierdzający dokonanie zapłaty, listy obecności ze spotkań, fotografie sprzętu i materiałów promocyjnych i inne wymagane przez Zarządzającego FM. Dla każdego załącznika należy wypełnić nazwę dokumentu i za pomocą przycisku Plik wybrać ze swojego komputera odpowiedni plik.

10 Zakładka: Zestawienie przychodów Jeśli w ramach projektu, ewentualnie w ramach danego okresu są wykazywane jakieś przychody należy je wypełnić w tej zakładce. Zestawienie przychodów wypełnia się analogicznie jak dokumenty, tylko zakres danych jest bardziej zwięzły. Należy wpisać numer dokumentu w księgowości, datę przychodu, wybrać menu, w którym przychód jest wykazywany, opis i kwotę. Jeśli waluta jest inna niż EUR, zostanie ona automatycznie przeliczona. Również do każdego z wykazywanych przychodów można wypełnić jeden lub więcej załączników.

11 Zakładka: Załączniki W tej zakładce należy załączyć wszystkie wymagane dokumenty, które dotyczą całego zestawienia (np. zestawienie potwierdzające zaksięgowanie analityczne wydatków, Regulamin zamawiania towarów i usług danej jednostki, oświadczenie o Vat (3.13) (tylko w przypadku projektów typ A ), oświadczenie dotyczące przechowywania dokumentacji projektowej (9.4), wykaz kosztów osobowych oraz biurowych (3,12) oraz inne dokumenty wymagane przez Zarządzającego FM i Kontrolera, które są wymagane zgodnie z Podręcznikiem Mikrobeneficjanta, wersja 2, lipiec Podpisanie cząstkowego Zestawienia dokumentów Po sfinalizowaniu Zestawienia dokumentów, w Załącznikach (ostatnia pozycja) aktywuje się kolejny załącznik pn. Drukowana wersja zestawienia dokumentów, gdzie można zobaczyć wersję do druku zestawienia i za pomocą pieczęci podpisu wprowadzić podpisanie zestawienia podpisem elektronicznym. Podpis może być wprowadzony jedynie przez użytkownika z roli sygnatariusza. Nie jest wymagane jest podpisywanie zestawienia dokumentów w zakładce po lewej stronie ekranu.

12 Podpis elektroniczny dokumentu: Dla samego podpisu istnieją trzy warianty podpisu. Zależy od typu, który używacie, wybieracie podpis na karcie lub tokenie, macie podpis zapisany w systemie, lub tylko na pliku. System podpisu jest poza tym identyczny jak w przypadku wniosku projektowego. Podpisać może którakolwiek osoba w roli sygnatariusza, ale należy zastosować się systemowo, aby każdy partner podpisał tylko swój raport/zestawienie a nie innego partnera. Po podpisaniu, zestawienie jest automatycznie przekazywane zarządzającemu FM. Następnie należy wypełnić Raport częściowy z realizacji.

13 Raport cząstkowy z realizacji projektu Każdy Raport składa się w języku właściwego Partnera. Aby założyć Raport z realizacji projektu należy nacisnąć przycisk Założyć nowe Sprawozdanie/ Informację. W ten sposób zostanie automatycznie założony nowy Raport z realizacji, a w tle zostanie uruchomione generowanie raportów cząstkowych (poszczególnych). Ich wygenerowanie może trwać nawet kilka minut, a można znaleźć w zakładce/module Poszczególny raport z realizacji. Po kliknięciu na nazwę swojego podmiotu pojawi się formularz raportu cząstkowego z realizacji projektu.

14 Raport cząstkowy z realizacji zawiera kilka zakładek:

15 Zakładka: Dane identyfikacyjne W tej zakładce jest tylko kilka obowiązkowych pól. Najważniejsze jest pole Zestawienie (1), gdzie z listy zestawień wybiera się to sporządzone wcześniej - Zestawienie dokumentów, które będzie składane z tym raportem cząstkowym. Następnie należy wypełnić konkretne dane dotyczące raportu, czyli imię, nazwisko i dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wypełnienie raportu (2).

16 Zakładka: Problemy W zakładce tej należy opisać ewentualne problemy, które wystąpiły w trakcie realizacji. Za pomocą przycisku Nowy (1) zakładamy wpis, w którym zidentyfikujemy problem, jego opis i rozwiązanie. Problemów może być wpisanych więcej. Za problemy nie uważa się wniosków o zmiany w przypadku złożenia wniosku o zmianę i otrzymania zgody, informacji tych nie należy wpisywać w pole problemu. Następnie zapisujemy dane za pomocą przycisku Zapisz (3). W sytuacji, gdy nie wystąpiły żadne problemy w trakcie realizacji projektu prosimy o wpisanie Nie dotyczy (2 i 4).

17 Zakładka: Opis W tej zakładce należy ogólnie opisać postęp realizacji projektu. Zakładka: Przychody W tej nieobowiązkowej zakładce można wypełnić przychody, o ile są wykazywane. Pole Przychody wg art. 61. Mikrobeneficjant wypełnia wówczas, gdy jego projektu dotyczą przychody zgodnie z art. 61 rozporządzenia ogólnego. Wszelkie kwoty należy wypełnić zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.

18 Zakładka: Wskaźniki - beneficjent W każdym przypadku należy skomentować osiągnięcie zaplanowanej we wniosku projektowym wartości wskaźnika. W górnej tabelce znajduje się wykaz wszystkich wskaźników, które zostały wybrane we wniosku projektowym. W każdym z nich trzeba opisać sposób realizacji wskaźnika. Należy zaznaczyć i nacisnąć przycisk Wykazać zmianę/przyrost. Następnie należy podać osiągniętą wartość i datę oraz skomentować osiągnięcie wartości.

19 Zakładka: Kluczowe działania Tak samo jak w przypadku wskaźników, należy skomentować realizację poszczególnych działań kluczowych. Należy zaznaczyć właściwe i nacisnąć przycisk Wykazać zmianę/przyrost. W ten sposób zostanie założony wpis. W stworzonym wpisie zmiany należy wypełnić opis zaangażowania Partnera w realizację działania (1), opis realizacji danego działania (2) oraz plan realizacji działania w okresie trwałości (3).

20 Zakładka: Załączniki W tej zakładce można wypełnić jeden lub więcej dokumentów, które będą załącznikiem do Raportu. Należy wpisać nazwę dokumentu i za pomocą przycisku Przeglądaj... wprowadzić dokument bezpośrednio z dysku swojego komputera. Przykładowe dokumenty, które należy dołączyć do sprawozdania z realizacji to m.in. listy obecności, fotografie zakupionego sprzętu z widoczną promocją, zdjęcia materiałów promocyjnych (np. ulotek, plakatów, publikacji), zaproszeń, materiałów prasowych. Partner może dołączyć również inne załączniki, które uzna za stosowne. Obowiązkowym załącznikiem, który należy dołączyć do Raportu jest Wykaz rzeczowego i finansowego zapewnienia trwałości produktów mikroprojektu po jego zakończeniu (załącznik nr do Podręcznika).

21 Zakładka: Promocja W tej zakładce są wczytywane wszystkie typy promocji wybrane we wniosku projektowym. Wybieramy wpis, w którym chcemy wykazać zmianę, a po naciśnięciu przycisku Wykazać zmianę/przyrost zostanie założony wpis o zmianie. W założonym wpisie należy w formie komentarza opisać sposób wykonania wszystkich zaplanowanych we wniosku projektowym form promocji.

22 Podpisanie dokumentu Przed podpisaniem dokumentu należy najpierw przeprowadzić kontrolę (1) i jeśli zakończy się ona powodzeniem i nie wykaże błędów, można przeprowadzić finalizację (2). Po sfinalizowaniu zostanie aktywowana zakładka podpisanie dokumentu, gdzie jest wersja do druku raportu cząstkowego. Ta generowana jest w kolejce w tle i może trwać kilka minut aż pojawi się ona na zakładce. Wskazane jest wyjście z zakładki i ponowne wejście do niej, aby dane się zaktualizowały. Wersję do druku można obejrzeć (2), ewentualnie można finalizację anulować (1) i poprawić wypełnione dane. Jeśli wszystko jest w porządku, raport cząstkowy i aktualne zestawienie należy podpisać (3). Podpis tworzy się, klikając na pieczęć i naciskając odpowiedni przycisk Vytvořit podpis / Stworzyć podpis.

23 Wniosek o płatność Wniosek o płatność tworzy Partner Wiodący projektu w przypadku projektów typ A lub Partner projektu w przypadku projektów typ B,C po tym, gdy wszystkie raporty cząstkowe i zestawienia zostaną zatwierdzone przez kontrolera. Do założenia Wniosku o płatność służy zakładka w lewej części menu. Za pomocą przycisku Stworzyć nowy zakłada się nowy wniosek o płatność zgodnie z planem finansowym z wniosku o płatność. zakładek. W ramach wniosku o płatność należy wypełnić kilka

24 Zakładka: Dane identyfikacyjne Z wyjątkiem danych wypełnianych automatycznie w tej zakładce wypełnia się jedyne obowiązkowe pole, czyli numer rachunku bankowego. Zakładka: Powiązanie zestawień dokumentów W tej zakładce są przedstawione wszystkie zestawienia dokumentów, które w systemie nie są powiązane z żadnym Wnioskiem o płatność i jednocześnie są zatwierdzone przez kontrolera. Za pomocą symbolu strzałki należy wybrać, które zestawienie zostanie zawarte we Wniosku o płatność. Minimalnie trzeba wybrać jedno zestawienie (projekt typ B,C), dwa lub więcej przy projektach typ A.

25 Zakładka: Dane finansowe W tej zakładce należy najpierw nacisnąć przycisk Wypełnić dane z zestawienia (Aby wypełnić...). W ten sposób zostanie wykonane automatyczne zsumowanie kwot z powiązanych zestawień. Jeśli zostanie powiązane kolejne zestawienie lub któreś zostanie usunięte, zawsze należy aktualizować dane zbiorcze, naciskając na przycisk. Zakładka: Załączniki Należy wskazać tutaj dokumenty, które są dołączone do wniosku o płatność za projekt jako załącznik (wymagane przez Zarządzającego FM, np. upoważnienie do podpisu).

26 Podpis Wniosku o płatność Zakładka ta zostanie aktywowana po przeprowadzeniu finalizacji. Najpierw trzeba przeprowadzić kontrolę (1) i jeśli nie zostaną wykazane żadne błędy (ewentualne błędy zostałyby oznaczone na czerwono), można przeprowadzić finalizację (2). Po przeprowadzeniu finalizacji Wniosek o płatność można podpisać podpisem elektronicznym Aby móc podpisać Wniosek o płatność należy posiadać rolę sygnatariusza w projekcie.

27 Raport zbiorczy z realizacji projektu Raport zbiorczy z realizacji jest tworzony na zakładce Informowanie o realizacji / Informacje na temat wdrażania (chodzi o raport, który zakładaliśmy przy wypełnianiu raportu cząstkowego). Raport opracowuje Partner Wiodący w przypadku projektu typ A oraz Partner projektu w przypadku projektu B, C. Raport zawiera kilka zakładek w menu po lewej stronie, które trzeba wypełnić:

28 Zakładka: Dane identyfikacyjne Oprócz automatycznie wypełnionych danych na zakładce są też niektóre pola obowiązkowe. Należy wypełnić dane przedmiotowego okresu zarówno od, jak i do (tj. termin realizacji projektu). Dalej trzeba wpisać dane osoby kontaktowej w sprawach Raportu. Zakładka: Problemy Jeśli w trakcie przedmiotowego okresu wystąpiły jakieś problemy, należy je opisać w tej zakładce. Wypełnienie zakładki jest takie same jak w Raporcie cząstkowym z realizacji. Zakładka: Opis W zakładce Opis należy opisać postępy w realizacji projektu dla całego projektu.

29 Zakładka: Przychody Ta zakładka jedynie wczytuje przychody za przedmiotowy okres z powiązanych zestawień i wyświetla przychody za wcześniejsze okresy. Zakładki tej nie można edytować. Zakładka: Poszczególne RZR/ Raporty cząstkowe Tu znajduje się przegląd raportów cząstkowych za wszystkich partnerów, które są generowane automatycznie. Odhaczamy te, których Raport końcowy nie dotyczy. Zakładka: Wskaźniki W zakładce tej wyświetla się wykaz wszystkich wskaźników, które zostały wprowadzone we wniosku projektowym (2) i które zostały wprowadzone przez poszczególnych partnerów w sprawozdaniach cząstkowych (1). Na tym poziomie już nie można wykazywać żadnej zmiany.

30 Zakładka: Kluczowe działania Zakładka ta działa tak samo jak w Raporcie cząstkowym z realizacji. Należy opisać realizację poszczególnych działań kluczowych przez wszystkich partnerów. Zakładka: Zasady horyzontalne Jeśli doszłoby do jakiejś zmiany w którejś z polityk horyzontalnych, można to wykazać za pomocą odpowiedniego przycisku Wykazać zmianę/przyrost. W sytuacji, gdy we wniosku projektowym wybrano inny niż neutralny wpływ na polityki horyzontalne, należy wykazać zmianę. Zmianę trzeba wprowadzić do założonego wpisu w formie opisu.

31 Zakładka: Współpraca transgraniczna Na tej zakładce występują cztery zakładki, które zawierają poszczególne kryteria współpracy. Dla każdego należy podać, jak dane kryterium było realizowane w okresie realizacji projektu. Zakładka: Wpływ transgraniczny Zakładka zawiera kilka pól tekstowych, w których należy opisać, w jaki sposób poszczególne punkty zostały zrealizowane. Zakładka: Załączniki W zakładce załącznika należy dodać wszystkie dokumenty, które są w sprawozdaniu o realizacji dołączone jako załącznik.

32 Zakładka: Dostawcy W przypadku zamówienia publicznego, należy uzupełnić dane dotyczące dostawcy. Wpisanie dostawcy przebiega tak samo jak wpisanie partnera we wniosku projektowym (zakładki: Podmioty, Adresy, Osoby oraz Rachunki bankowe). Zakładka: Kontrole Jeśli w podmiocie Partnera były w danym okresie przeprowadzone (zakończone) jakieś kontrole, należy to wykazać na tej zakładce. Za pomocą przycisku Nowy założymy wpis, gdzie należy obowiązkowo podać datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, wybrać z listy organ kontrolny i wypełnić wynik kontroli. Ewentualnie można podać przedmiot kontroli. UWAGA: W zakładce tej nie należy wpisywać kontroli z poziomu instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu. Zakładka: Podpisanie dokumentu Zakładka ta zostanie aktywowana po przeprowadzeniu finalizacji. Najpierw należy przeprowadzić kontrolę i osiągnąć stan, w którym nie będzie wykazywała błędów, potem można przeprowadzić finalizację i podpisanie dokumentu podpisem elektronicznym (tak, jak w przypadku Raportu cząstkowego).

33 DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ