Instrukcja oprogramowania MOUS

Transkrypt

1 Instrukcja oprogramowania MOUS Wersja 1.0 Spis treści Wstęp... 2 Instalacja oprogramowania MOUS... 3 Przygotowanie POMOST Std do współpracy z MOUS... 5 Pierwsze uruchomienie MOUS... 6 Zlecenie rozliczenia z POMOST Std dla MOUS Odbiór zlecenia rozliczenia w MOUS Wykaz rozliczeń Rozliczenie posiłków Rozliczenie usług opiekuńczych Rejestr opiekunów Rejestr beneficjentów Odbiór i wczytanie gotowego rozliczenia w POMOST Std Korekty rozliczeń Rozliczenie innych świadczeń niż posiłki i usługi opiekuńcze Ustawienia programu MOUS Minimalne wymagania sprzętowo-systemowe dla MOUS Serwis MOUS Sygnity S.A. 1

2 Wstęp Oprogramowanie o nazwie MOUS Moduł Obsługi Usług Społecznych, ułatwia rozliczenie posiłków, usług opiekuńczych i innych świadczeń pomocy społecznej, realizowanych w formie niepieniężnej. Oprogramowanie MOUS może być używane: przez kontrahentów realizujących świadczenia, takich jak: jadłodajnie, bary, stołówki szkolne, instytucje świadczące usługi opiekuńcze; przez same Ośrodki Pomocy Społecznej, w sytuacji kiedy zatrudniają one bezpośrednio osoby świadczące usługi opiekuńcze. W obu przypadkach oprogramowanie MOUS współpracuje z systemem POMOST Std poprzez: zlecenie rozliczenia z Pomostu do MOUS; odbiór w Pomoście wypełnionego rozliczenia z MOUS. Oczywistą korzyścią dla Ośrodka Pomocy Społecznej z takiej współpracy jest otrzymywanie wypełnionego rozliczenia w formie, którą można wczytać do systemu POMOST Std, bez konieczności żmudnego i podatnego na pomyłki przepisywania liczb i kwot świadczeń z papierowego rachunku. Korzyściami dla kontrahenta używającego oprogramowania MOUS są m.in. możliwości: drukowania faktur dla Ośrodka Pomocy Społecznej, wypełnionych automatycznie na podstawie potwierdzonych realizacji; prowadzenia harmonogramów wydawanych posiłków lub świadczonych usług opiekuńczych oraz łatwe (jednym kliknięciem pojedynczo lub grupowo) potwierdzenie realizacji konkretnych posiłków lub usług; po potwierdzeniu, liczby i kwoty wykonanych świadczeń są sumowane automatycznie, dzięki czemu nie trzeba uzupełniać ręcznie rozliczeń; prowadzenia rejestru opiekunek / opiekunów, łatwe przypisanie ich do konkretnych terminów usług i zmianę tego przypisania, jeśli jest konieczna; każdy opiekun może mieć łatwy dostęp do swojego harmonogramu usług, wraz z możliwością wydruku harmonogramu, jak i wydruku karty pracy; posiadania oprogramowania realizującego powyższe zadania, bez ponoszenia dodatkowych kosztów za korzystanie z niego. Oprogramowanie MOUS będzie objęte umową licencyjną między Ośrodkiem Pomocy Społecznej, a Sygnity. Ośrodek będzie mógł udostępnić MOUS wybranej przez siebie liczbie kontrahentów, stosownie do potrzeb. W 2019 roku firma Sygnity nie przewiduje opłat licencyjnych. Niniejszy dokument opisuje wersję 1.0 MOUS, która może współpracować z POMOST Std w wersji lub nowszej. Dane osobowe na wszystkich ilustracjach w niniejszym dokumencie są fikcyjne. Sygnity S.A. 2

3 Instalacja oprogramowania MOUS Aby zainstalować oprogramowanie MOUS w wersji 1.0, należy uruchomić plik MOUS.exe. Po uruchomieniu tego pliku może pojawić się okno kontrolne z pytaniem czy aplikacja może dokonać zmian na komputerze należy wybrać Tak. Po uruchomieniu pliku otworzy się okno Instalacja MOUS, w którym będą prezentowane kolejne kroki, umożliwiające instalację oprogramowania. Po przeczytaniu zawartych w oknie informacji wybieramy przycisk Dalej >. W kolejnym oknie należy wskazać katalog, w którym zostanie zainstalowane oprogramowanie: Sygnity S.A. 3

4 Gotowość do rozpoczęcia kopiowania plików zostanie potwierdzona w kolejnym kroku poniższym oknem: Jeżeli instalacja przebiegnie pomyślnie, zostanie zakończona poniższym komunikatem: Po przeprowadzonej instalacji na pulpicie będzie dostępna ikona uruchamiająca Oprogramowanie MOUS. Sygnity S.A. 4

5 Przygotowanie POMOST Std do współpracy z MOUS Administrator POMOST Std powinien ustawić parametr systemowy o nazwie Czy dostępna komunikacja z MOUS na tak. Parametr ten jest dostępny od aktualizacji POMOST Std. Jeden Ośrodek Pomocy Społecznej może współpracować z wieloma realizatorami świadczeń, z których każdy może mieć zainstalowane oprogramowanie MOUS. Z tego powodu, w pierwszej kolejności w systemie POMOST Std należy wskazać instytucje, które używają oprogramowania MOUS. W tym celu, należy w głównym oknie systemu wybrać z drzewka funkcji Pomocnicze dane pozycję Instytucje. Otworzy się okno Lista instytucji. Po odnalezieniu właściwej instytucji na liście, należy wybrać przycisk MOUS. Spowoduje to otwarcie okna MOUS. Należy zaznaczyć opcję instytucja używa oprogramowania MOUS, po czym zaznaczyć i skopiować tekst opisany jako Kod dla MOUS. Skopiowany tekst wkleić do informacji, którą Ośrodek wyśle do właściwej instytucji realizatora świadczeń. Kod dla MOUS umożliwi tej instytucji rozpoznanie, że zlecenie rozliczenia przesłane z Pomostu jest przeznaczone właśnie dla niej, a nie dla innej instytucji współpracującej z tym samym Ośrodkiem. Czynności te należy powtórzyć dla wszystkich instytucji, które mają używać oprogramowania MOUS. W przypadku kiedy sam Ośrodek będzie używał MOUS, należy wprowadzić go na listę instytucji i dalej postępować jak wyżej. Oprogramowanie MOUS może być połączone z systemem POMOST Std na dwa sposoby: tradycyjnie, za pomocą szyfrowanych plików; za pomocą usług sieciowych udostępnianych przez POMOST Std. W przypadku użycia MOUS przez sam Ośrodek Pomocy społecznej (np. kiedy sam Ośrodek zatrudnia osoby świadczące usługi opiekuńcze), wystarczy udostępnienie usług sieciowych przez POMOST Std w ramach wewnętrznej sieci Ośrodka, natomiast w przypadku współpracy z kontrahentem, konieczne jest albo udostępnienie usług sieciowych przez Internet, albo korzystanie z wymiany rozliczeń poprzez szyfrowane pliki. Sygnity S.A. 5

6 Adres udostępnianych usług, należy również wysłać do instytucji, która będzie używać MOUS. Adres ten powinien mieć formę: lokalny albo zewnętrzny Pierwsze uruchomienie MOUS Po instalacji oprogramowania MOUS, pierwsze uruchomienie spowoduje wyświetlenie kreatora, który krok po kroku ułatwi konfigurację MOUS. Kreator składa się z sześciu kroków okien, między którymi można przechodzić za pomocą przycisków Dalej i Wstecz. W górnej części każdego z okien znajduje się krótki opis aktualnego kroku, ułatwiający zorientowanie się w czynnościach, jakie należy wykonać. Pierwszy krok służy do podania informacji o Użytkowniku, który będzie posiadał uprawnienia administracyjne do oprogramowania MOUS. Ten krok jest niezbędny do wykonania, ponieważ bez niego nie będzie możliwości zalogowania się do oprogramowania. Dlatego też wybór przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie oprogramowania. Przejście do drugiego kroku, za pomocą przycisku Dalej jest możliwe dopiero po podaniu wszystkich informacji widocznych na oknie, a więc loginu, hasła, nazwiska i imienia Użytkownika. W drugim kroku należy podać kod MOUS, który został odczytany z systemu POMOST Std w sposób opisany w poprzednim rozdziale i przesłany realizatorowi np. mailowo lub pismem przez Ośrodek Pomocy Społecznej. Można pominąć ten krok i wpisać kod MOUS później, ale do czasu jego wpisania nie będzie można komunikować się z Pomostem, tj. ani pobierać zleceń rozliczeń z Pomostu, ani wysyłać do Pomostu wypełnionych rozliczeń. Dla ułatwienia uniknięcia pomyłki, kod MOUS jest wyróżniony dużą czcionką. Należy zwrócić szczególną uwagę na wpisanie poprawnego kodu, przysłanego z Ośrodka i przeznaczonego dla tego konkretnego realizatora świadczeń. Błędnie wpisany kod spowoduje brak możliwości komunikacji z Pomostem: żadne zlecenie z Pomostu nie zostanie odebrane, gdyż oprogramowanie MOUS nie rozpozna, że jest przeznaczone dla tego realizatora. Sygnity S.A. 6

7 Trzeci krok pozwala podać w jaki sposób system POMOST Std łączy się sieciowo z oprogramowaniem MOUS. Można pominąć ten krok, jeśli wymiana rozliczeń z systemem POMOST Std będzie się odbywać jedynie za pomocą szyfrowanych plików. Sygnity S.A. 7

8 W innym przypadku należy wpisać adres usług sieciowych udostępnianych przez Pomost, przesłany z Ośrodka Pomocy Społecznej. Czwarty krok dotyczy informacji o samym realizatorze świadczenia, czyli instytucji w której zainstalowano oprogramowanie MOUS. Oprogramowanie MOUS może generować faktury, które realizator będzie mógł wydrukować i wysłać Ośrodkowi Pomocy Społecznej. Dzięki informacjom podanym w czwartym kroku, faktury te będą miały poprawnie wypełnione informacje o sprzedającym: nazwę i adres, NIP, nazwę banku i numer rachunku bankowego oraz liczbę dni na zapłatę. Ułatwienia dotyczące wpisywania adresów: wpisując miejscowość wystarczy wpisać początek (przynajmniej 3 pierwsze litery); jeśli wpisany początek miejscowości jest jednoznaczny, MOUS uzupełni miejscowość, a jeśli nie, to wyświetli okno na którym należy wskazać, o którą miejscowość chodzi; po wpisaniu miejscowości, wystarczy wpisać co najmniej trzy literowy fragment nazwy ulicy, taki od którego zaczyna się dowolny wyraz z nazwy ulicy; Sygnity S.A. 8

9 opuszczenie informacji z ulicą (np. przejście klawiszem TAB na nr domu) powoduje sprawdzenie nazwy ulicy w słowniku. Jeśli w miejscowości jest jedna ulica pasująca do wpisanego fragmentu, nazwa zostanie automatycznie uzupełniona do formy zgodnej z klasyfikacją terytorialną wg GUS; jeśli do wpisanego fragmentu pasuje więcej niż jedna ulica, zostanie wyświetlone okno z ulicami do wyboru; gdy nie wpisano kodu pocztowego, po opuszczeniu informacji Miejscowość jeśli w miejscowości jest jeden kod pocztowy, to zostanie on podpowiedziany; gdy nie wpisano kodu pocztowego, a w podanej miejscowości jest więcej kodów pocztowych, po opuszczeniu informacji Ulica jeśli na ulicy jest jeden kod pocztowy, to zostanie on podpowiedziany; gdy nie wpisano kodu pocztowego, a na podanej ulicy jest więcej kodów pocztowych, to po opuszczeniu informacji nr domu zostanie podpowiedziany kod pocztowy wynikający z zakresu numerów domów na ulicy; gdy wpisano kod pocztowy, po czym wpisano miejscowość, ulicę bądź numer domu niezgodny z tym kodem, to kod pocztowy zmieni kolor na czerwony, a po umieszczeniu w nim kursora myszki, pojawi się informacja o sugerowanym kodzie lub sugerowanych kodach; gdy wpisano kod pocztowy, a reszta adresu nie jest jeszcze podana, to po opuszczeniu kodu pocztowego zostanie podpowiedziany fragment adresu, który da się jednoznacznie powiązać z tym kodem. Wszystkie w/w zachowania służą jedynie podpowiedzi adresów, oprogramowanie nie blokuje wpisania miejscowości, ulic, ani kodów pocztowych, które nie zostaną podpowiedziane. Takie samo zachowanie występuje we wszystkich miejscach oprogramowania MOUS, w których wpisuje się adresy. Jeśli nie zamierzamy generować faktur za pomocą oprogramowania MOUS, można pominąć czwarty krok. Piąty krok również służy poprawnemu generowaniu faktur - można w nim podać informacje dotyczące nabywcy i odbiorcy. W tym kroku należy użyć przycisku Dodaj. Sygnity S.A. 9

10 Uaktywni się sekcja Nabywca, gdzie należy podać nazwę, NIP oraz adres nabywcy czyli np. miasta lub gminy. Następnie przejść do sekcji Odbiorcy (Jednostki) i użyć przycisku Dodaj. Pojawi się lista Jednostek Organizacyjnych Pomocy Społecznej, z której należy wskazać właściwą. Po wpisaniu informacji o nabywcy i odbiorcy, należy wybrać przycisk Akceptuj w sekcji Nabywca, a następnie przejść przyciskiem Dalej do ostatniego kroku. W ostatnim, szóstym kroku, należy wskazać jakie usługi realizuje instytucja używająca oprogramowania MOUS. Od razu po instalacji oprogramowania MOUS, na liście usług są do wyboru dwie świadczone usługi: Sygnity S.A. 10

11 usługa opiekuńcza; usługa gastronomiczna. Należy ustawić listę na tej z w/w dwóch usług, którą realizuje nasza instytucja i wybrać przycisk Modyfikuj. Uaktywni się dolna część okna, gdzie można: zmienić nazwę usługi, jeśli zaproponowana nam nie pasuje, np. z usługa gastronomiczna na posiłek itp.; zmienić jednostkę miary lub procent podatku VAT, jeśli jest to potrzebne; podać stawkę za jednostkową usługę (np. jedną godzinę usług, jeden posiłek); jest to bardzo ważne, ponieważ przez tę stawkę będą mnożone liczby zrealizowanych świadczeń, aby uzyskać kwoty rozliczeń; stawki są kwotami brutto, można wpisać osobne stawki za dni robocze, soboty i dni wolne, jeśli się różnią od siebie; ewentualnie odznaczyć szczegółowe rodzaje świadczeń, które nie będą realizowane; domyślnie są przypisane wszystkie rodzaje posiłków dla usługi gastronomicznej oraz wszystkie rodzaje usług dla usługi opiekuńczej; podział szczegółowych rodzajów świadczeń jest zgodny ze słownikiem z wymagań homologacyjnych na system dziedzinowy dla pomocy społecznej, ale nie uwzględnia ewentualnych rozszerzeń lokalnych dokonanych w Pomoście, wszystkie rozszerzenia będą traktowane jak pozycja rozszerzana; Wskazówka. Jeśli instytucja ma inne stawki za różne szczegółowe rodzaje świadczeń, to należy dodać kolejne świadczone usługi, poza tymi dwoma, które są podpowiedziane domyślnie. Przykład: Instytucja stosuje inne stawki za specjalistyczne usługi opiekuńcze, a inne za pozostałe usługi opiekuńcze. Wówczas należy: wybrać przycisk Dodaj; wpisać nazwę Specjalistyczne usługi opiekuńcze; wpisać odpowiednią jednostkę miary, procent podatku VAT i stawki brutto za jednostkową usługę; przełącznik ustawić w pozycji usługi opiekuńcze; zaznaczyć wszystkie szczegółowe rodzaje świadczeń, które dotyczą specjalistycznych usług; wybrać przycisk Akceptuj; MOUS automatycznie odznaczy zaznaczone specjalistyczne usługi opiekuńcze z domyślnej usługi o nazwie Usługa opiekuńcza, pozostawiając w niej pozostałe usługi. Jeśli instytucja realizuje inne świadczenia niż usługi opiekuńcze lub posiłki, to również należy skorzystać z przycisku Dodaj i wpisać informacje o świadczonej usłudze, przełącznik ustawiając w pozycji inne. Usługi których instytucja nie realizuje, można usunąć górnej z listy, wybierając przycisk Usuń. Po wskazaniu świadczonych usług, należy wybrać przycisk Zakończ konfigurację i uruchom oprogramowanie MOUS. Nastąpi logowanie do MOUS, gdzie należy podać login i hasło takie samo jak podane w pierwszym kroku kreatora. Sygnity S.A. 11

12 Po pomyślnym zalogowaniu pojawi się główne okno programu MOUS i będzie można rozpocząć pracę. Wskazówka. Aby w dowolnym momencie zmienić ustawienia podane w trakcie pierwszego uruchomienia, należy wybrać przycisk Ustawienia programu. Spowoduje to wyświetlenie okna Ustawienia programu MOUS. Dla ułatwienia, symbole poszczególnych przycisków są takie same jak symbole umieszczone przy opisach kolejnych kroków kreatora pierwszego uruchomienia. Więcej o ustawieniach programu jest opisane w rozdziale Ustawienia programu MOUS. Sygnity S.A. 12

13 Zlecenie rozliczenia z POMOST Std dla MOUS W systemie POMOST Std należy utworzyć dokument rozliczeniowy w taki sam sposób, jak dotychczas. Podczas tworzenia dokumentu, należy wskazać jako kontrahenta instytucję, której uprzednio zaznaczono, że używa oprogramowania MOUS. Nie należy używać opcji kontrahent zbiorczy. Ważne, aby utworzyć go zanim otrzymamy gotowe rozliczenie od realizatora świadczenia, gdyż utworzony dokument posłuży jako zlecenie wysłane do oprogramowania MOUS zainstalowanego u realizatora. Utworzonego dokumentu nie należy rozliczać, zanim nie zostanie odesłane z MOUS jako wypełnione. Pod listą dokumentów rozliczeniowych, znajduje się sekcja MOUS z pięcioma ikonami. Sekcja ta jest widoczna dla tych dokumentów, w których jako kontrahent jest wskazana instytucja używająca oprogramowania MOUS. Jeśli komunikacja między POMOST Std, a MOUS odbywa się sieciowo, to należy wybrać pierwszą ikonę, widoczną na poniższej ilustracji i opisaną jako Zaznacz dokument jako gotowy do odbioru w MOUS. Po wyborze tej ikony, dokument rozliczeniowy otrzyma w kolumnie Status współpracy z MOUS opis oczekujące na odbiór przez MOUS. Dokument nie może być pusty jeśli jest, to nie zostanie wysłany do MOUS. Oznacza to, że kiedy Użytkownik oprogramowania MOUS wybierze przycisk Połącz z POMOST Std, to rozliczenie odbierze się w jego oprogramowaniu. Fakt ten będzie potwierdzony w Pomoście zmianą opisu w w/w kolumnie na odebrane w MOUS. Jeśli komunikacja między POMOST Std, a MOUS odbywa się za pomocą szyfrowanych plików, to należy wybrać drugą ikonę (z dyskietką), opisaną jako Zapisz dokument do pliku do wysłania do MOUS. Pojawi się okno do wskazana lokalizacji pliku. Plik zostanie zapisany, zaszyfrowany i otrzyma rozszerzenie p2m. Należy go wysłać (np. mailem) do instytucji używającej oprogramowania MOUS. Dokument nie może być pusty. Sygnity S.A. 13

14 Po zapisie do pliku, dokument rozliczeniowy otrzyma w kolumnie Status współpracy z MOUS opis zapisany do pliku dla MOUS. Omyłkowe wskazanie dokumentu jako gotowego do odbioru w MOUS, albo omyłkowy zapis do pliku można unieważnić wybierając czwartą ikonę, opisaną jako Rezygnuj z wysłania dokumentu do MOUS. Uwaga! Jeśli rozliczenie zostało już odebrane w MOUS, poprzez użycie przycisku Połącz z POMOST Std, to próba unieważnienia wysłania będzia poprzedzone pytaniem: Rozliczenie zostało odebrane w oprogramowaniu MOUS. Rezygnacja spowoduje brak możliwości wczytania rozliczania, które zostanie wypełnione w MOUS. Czy na pewno zrezygnować?. Dla dokumentu oznaczonego jako gotowy do odbioru w MOUS albo zapisany do pliku dla MOUS: próba rozliczenia dokumentu powoduje pytanie o potwierdzenie Rozliczenie zostało wysłane do oprogramowania MOUS i nie zostało jeszcze wczytane. Rozliczenie spowoduje brak możliwości wczytania rozliczania. Czy na pewno rozliczyć?. próba usunięcia dokumentu powoduje pytanie o potwierdzenie Rozliczenie zostało wysłane do oprogramowania MOUS i nie zostało jeszcze wczytane. Usunięcie spowoduje brak możliwości wczytania rozliczania. Czy na pewno usunąć?. możliwe jest otwarcie okna pozycji rozliczenia w trybie modyfikacji, ale bez możliwości usunięcia pozycji oznaczonych jako wysłane do kontrahenta. Wskazówka. Dla dokumentu o statusie odebrane w MOUS lub zapisany do pliku dla MOUS, dostępna jest ikona. Jej wybór powoduje ponowienie czynności wysłania tego samego dokumentu do MOUS (tj. albo zaznaczenia gotowości do wysłania, albo zapisu do pliku), ale z wysłaniem tylko tych pozycji, które zostały dodane lub zmienione już po wysłaniu dokumentu do MOUS. Wczytanie dokumentu do MOUS, rozpozna że ma już taki dokument i dołączy do niego tylko nowe pozycje lub uaktualni wielkości zlecone w istniejących pozycjach. W ten sposób można uzupełnić dokument już wysłany do MOUS o nowe pozycje, pochodzące np. z nowo przyznanych świadczeń. Odbiór zlecenia rozliczenia w MOUS Jeśli MOUS komunikuje się z POMOST Std przez usługi sieciowe, to w głównym oknie oprogramowania MOUS należy wybrać przycisk Połączenie z POMOST Std. Spowoduje to: odbiór wszystkich zleceń rozliczeń z Pomostu, które są przeznaczone dla naszej instytucji używającej MOUS i jednocześnie zostały w Pomoście zaznaczone jako gotowe do odbioru w MOUS; wysłanie z MOUS do POMOST Std wszystkich wypełnionych (zatwierdzonych) rozliczeń oraz rozliczeń które zaznaczono, że nie będą wypełnione; odebrane zlecone rozliczenia pojawią się na wykazie rozliczeń, opisanym w kolejnym rozdziale. Sygnity S.A. 14

15 Jeśli MOUS komunikuje się z POMOST Std przez pliki, to w głównym oknie oprogramowania MOUS należy wybrać przycisk Rozliczenia. Pojawi się okno listy rozliczeń (opisane szczegółowo w kolejnym rozdziale) gdzie należy wybrać przycisk Odczytaj z pliku. Wykaz rozliczeń Wykaz wszystkich rozliczeń jest dostępny w głównym oknie oprogramowania MOUS przez przycisk Rozliczenia. Pojawi się okno wykazu rozliczeń. Wygląd czynności dla zatwierdzonego rozliczenia: W górnej części wykazu znajdują się kolejno: ikona do wyjścia z wykazu; Ograniczenie wykazu do rozliczeń znajdujących się w różnych stanach. Domyślnie pokazuje wszystkie rozliczenia, bez przesłanych do Pomostu. Zawiera również ikonę do odświeżenia widoku. Sygnity S.A. 15

16 Ograniczenie wykazu do rozliczeń za okres zawierający podany miesiąc i rok, domyślnie ustawiony na miesiącu i roku z daty bieżącej. Można wybrać dowolny miesiąc lub wszystkie oraz lata z zakresu lat od bieżącego roku lub wszystkie. Pole szybkiego wyszukiwania, można tutaj wpisać dowolny fragment wyrazu z numeru lub okresu rozliczenia i przycisnąć klawisz ENTER, a wykaz zostanie ograniczony do pasujących rozliczeń. Liczba widocznych i wszystkich rozliczeń na widoku. - ikona wywołania pomocy (skrót klawiszowy F1). Każde rozliczenie na wykazie posiada symbol oznaczający stan, w którym się znajduje: Rozliczenie do wypełnienia, czyli takie, które zostało zlecone z Pomostu, ale nie rozpoczęto jeszcze jego wypełniania. Rozliczenie w trakcie wypełniania, czyli takie, dla którego rozpoczęto wypełnianie, lecz nie dokonano jeszcze zatwierdzenia. Zatwierdzone rozliczenie. Wszystkie rozliczenia oznaczone tym symbolem, zostaną wysłane do systemu POMOST Std po wyborze czynności połączenia z POMOST Std. Rozliczenie, które nie będzie wypełnione (np. omyłkowo przesłane). Informacja o nim zostanie przesłana do systemu POMOST Std po wyborze czynności połączenia z POMOST Std, a samo niewypełnione rozliczenie zostanie usunięte z MOUS. Rozliczenie przesłane do POMOST Std. Przesłanie rozliczenia do Pomostu nie powoduje jego usunięcia, po to aby to rozliczenie mogło być w przyszłości wskazane do ewentualnych korekt, dokonywanych w kolejnych rozliczeniach. Pod symbolem rozliczenia znajdują się kolejno: numer rozliczenia, okres za jaki jest rozliczenie oraz sumaryczna kwota wykonania rozliczenia (na początku po wczytaniu rozliczenia do MOUS będzie to zero złotych). Będąc na wykazie rozliczeń, można korzystać z następujących klawiszy lub czynności myszki. Kliknięcie myszki na dowolnej ikonie rozliczenia Wybór rozliczenia, symbolizowanego przez ikonę lub opisy pod lub opisach pod nią. nią. Klawisz ENTER na wybranym rozliczeniu. Uruchamia okno pozycji rozliczenia. Dwuklik myszki na dowolnej ikonie rozliczenia lub opisach pod nią. Klawisze ze strzałkami w lewo lub w prawo Wybór rozliczenia znajdującego się o jedną pozycję w lewo (poprzedniego) lub w prawo (następnego) od aktualnie wybranego rozliczenia Klawisze ze strzałkami w górę lub w dół. Wybór rozliczenia znajdującego się o jeden wiersz w górę lub Przekręcanie kółkiem myszki w górę lub w dół. w dół od aktualnie wybranego rozliczenia. Klawisz Page Up. Wybór rozliczenia znajdującego się o jeden ekran w górę od aktualnie wybranego rozliczenia. Kliknięcie linku Klawisz Page Down. Wybór rozliczenia znajdującego się o jeden ekran w dół od aktualnie wybranego rozliczenia. Kliknięcie linku Klawisz Home. Wybór pierwszego rozliczenia. Kliknięcie linku Klawisz End. Wybór ostatniego rozliczenia. Kliknięcie linku Sygnity S.A. 16

17 U dołu wykazu rozliczeń znajdują się przyciski czynności jakie można wykonać w odniesieniu do aktualnie wybranego rozliczenia. / / Umożliwia odczyt rozliczenia zleconego z Pomostu i zapisanego w zaszyfrowanym pliku o rozszerzeniu p2m. Dostępny niezależnie od rozliczenia wybranego z wykazu. ALT - O. Dla rozliczeń zawierających posiłki lub usługi opiekuńcze otwiera okno harmonogramu, opisane szczegółowo w dalszej części dokumentu. Dla zatwierdzonych rozliczeń, okno jest uruchamiane tylko do przeglądania. ALT - H. Otwiera okno pozycji rozliczenia. Dla zatwierdzonych rozliczeń, okno jest uruchamiane tylko do przeglądania. ALT R. Zatwierdza rozliczenie, czyli potwierdza jego kompletność i gotowość do wysłania do Pomostu. Pierwszy wybór czynności połączenia z POMOST Std spowoduje wysłanie tego rozliczenia do Pomostu. Przycisk jest dostępny dla niezatwierdzonego rozliczenia. ALT Z. Zapisuje rozliczenie do pliku. Plik otrzymuje rozszerzenie m2p i należy go wysłać (np. mailowo) do Ośrodka Pomocy Społecznej. Przycisk jest dostępny dla zatwierdzonego rozliczenia. ALT S. Drukuje fakturę dla Ośrodka Pomocy Społecznej. Przycisk jest dostępny dla zatwierdzonego rozliczenia. ALT F. Drukuje załącznik do faktury z listą pozycji rozliczenia. Przycisk jest dostępny dla zatwierdzonego rozliczenia. ALT Z. Ustawia rozliczenie jako takie, które nie będzie wypełnione (ponieważ np. zostało omyłkowo wysłane z Pomostu do MOUS). Informacja o nim zostanie przesłana do systemu POMOST Std po wyborze czynności połączenia z POMOST Std, a samo niewypełnione rozliczenie zostanie usunięte z MOUS. ALT U. Cofa omyłkowo zatwierdzone rozliczenie do uzupełnienia. Przycisk jest dostępny dla zatwierdzonego rozliczenia. ALT C. Usuwa rozliczenie, które zostało już przesłane do Pomostu. ALT U. Wskazówka. Jeśli ograniczymy widok np. do rozliczeń w trakcie wypełniania, a następnie dokonamy czynności, która zmieni stan rozliczenia np. zatwierdzimy je, to rozliczenie dla wygody nie znika z wykazu, tak aby można było dokończyć prace związane z nim (np. wydrukować fakturę, zapisać do pliku itd.). Dopiero po wyborze ikony rozliczenie zniknie z widoku. Sygnity S.A. 17

18 Rozliczenie posiłków Po odbiorze zlecenia rozliczenia posiłków z Pomostu, należy wybrać to rozliczenie z wykazu rozliczeń (opisanego w poprzednim rozdziale) i skorzystać z przycisku. Pojawi się okno Harmonogram posiłków dla rozliczenia nr <numer rozliczenia>. Okno ma dwa możliwe widoki, przełączane za pomocą kontroli u góry okna. Widok wg dni (domyślny) prezentuje cały okres rozliczenia dla konkretnej osoby, dzięki czemu można zaznaczyć w które dni ta osoba jadła posiłki. Za pomocą kontrolki umieszczonej w górnej części widoku, można przechodzić między kolejnymi osobami zawartymi w rozliczeniu. W szczególności, za pomocą ikon: i można przejść do poprzedniej lub następnej osoby, a rozwijając listę, można wybrać dowolną osobę:. Kolejność osób wynika z kolejności pozycji rozliczenia, może się też zdarzyć że jedna osoba będzie występować więcej niż raz: będzie tak np. jeśli miała dwie różne decyzje przyznające posiłki, albo jeśli rozliczenie obejmuje okres dłuższy niż miesiąc, wówczas będą osobne pozycje miesięczne dla tej samej osoby. Każdy termin na widoku jest oznaczony jednym z trzech symboli: - wydano posiłek; - brak posiłku; - termin poza okresem rozliczenia. Aby potwierdzić realizację posiłku w konkretnym terminie, należy ustawić na nim widok i wybrać przycisk: Sygnity S.A. 18

19 lub skorzystać ze skrótu klawiszowego ALT-P. Można również zaznaczyć wiele terminów na raz. W tym celu można skorzystać z następujących czynności: CTRL + lewy przycisk myszki Insert CTRL + A albo CTRL + Y albo ALT + O albo zaznacza / odznacza wybrany termin zaznacza / odznacza wybrany termin i przechodzi do następnego terminu zaznacza wszystkie terminy odznacza wszystkie terminy zaznacza dni robocze, odznaczając dni wolne, z uwzględnieniem zawartości kalendarza systemowego (kalendarz jest dostępny z głównego okna MOUS po wyborze przycisku Ustawienia programu i następnie Kalendarz systemowy). Po zaznaczeniu odpowiednich terminów, przycisk: zadziała grupowo na nich wszystkich. Omyłkowe potwierdzenie realizacji posiłku można cofnąć za pomocą przycisku (skrót ALT-R). Przycisk ten działa tylko na jednym, wybranym terminie, nie uwzględniając wielu zaznaczonych na raz terminów. Ponadto, dwuklik myszką lub ENTER na wybranym terminie, potwierdza realizację posiłku jeśli nie jest potwierdzona, a jeśli jest, to rezygnuje z potwierdzenia. Dwuklik lub ENTER na wybranym terminie działa tylko na tym terminie, nawet jeśli jest zaznaczonych więcej terminów. Sygnity S.A. 19

20 U dołu okna znajduje się podsumowanie pozycji rozliczenia, prezentujące liczbę zleconych i wykonanych posiłków. Widok wg osób prezentuje wszystkie osoby wymienione w rozliczeniu, w konkretnym dniu. Dzięki niemu można codziennie po wydaniu posiłków wejść do MOUS i zaznaczyć osoby, które zjadły posiłek tego dnia. Sposób potwierdzenia i ewentualnej rezygnacji z potwierdzenia realizacji posiłku na tym widoku jest taki sam jak opisany wyżej dla widoku wg dni. Różnicą jest brak przycisku Zaznacz dni robocze, gdyż widok ten nie prezentuje dni, tylko osoby. Każde potwierdzenie wydania posiłku i każda rezygnacja z potwierdzenia aktualizuje liczbę posiłków w odpowiedniej pozycji rozliczenia i mnoży ją przez stawkę za jeden posiłek (podaną w ustawieniach programu, wg opisu w rozdziale Pierwsze uruchomienie MOUS ), aktualizując kwotę pozycji i sumaryczną kwotę rozliczenia. Sygnity S.A. 20

21 Dzięki temu, po opuszczeniu okna harmonogramu posiłków i wyborze przycisku z wykazu rozliczeń, na oknie pozycji rozliczenia będą widoczne liczby i kwoty pozycji wynikające z potwierdzonych posiłków, zatem nie trzeba będzie ich wpisywać ręcznie. Z okna pozycji rozliczenia, przez przycisk można przejść do okna harmonogramu posiłków dla jednej, wybranej pozycji rozliczenia. Okno wywołane w ten sposób ma tylko widok wg dni. Zmiany dokonane na oknie będą uwzględnione w liczbie świadczeń i kwocie pozycji od razu po jego opuszczeniu. Samo okno pozycji rozliczenia można obsługiwać również tradycyjnie, czyli tak jak analogiczne okno w Pomoście, a więc wpisując liczby i kwoty poszczególnych pozycji bezpośrednio na liście. Należy umieścić kursor w dowolnej edytowalnej komórce listy pozycji, wpisać właściwą liczbę lub kwotę po czym użyć klawiszy TAB lub SHIFT+TAB do przejścia do kolejnej lub poprzedniej komórki, albo klawiszy ze strzałkami w górę lub w dół do przejścia do następnego lub poprzedniego wiersza. Ważne! Wpisane w ten sposób liczby i kwoty pozycji, zapisują się do rozliczenia bez porównywania ich z zawartością harmonogramów i nie wpływają na tę zawartość. Jednak ponowne wejście na harmonogram posiłków, zaktualizuje liczby i kwoty posiłków w odpowiednich pozycjach rozliczenia, na wielkości zgodne z harmonogramem. Dalsza część okna zawiera m.in. procent i kwotę zwrotu (odpłatności beneficjenta za posiłki). Sygnity S.A. 21

22 Procent zwrotu jest przesyłany z Pomostu w zleceniu rozliczenia i nie jest możliwy do zmiany w MOUS. Wpisanie kwoty faktycznej realizacji (lub jej aktualizacja w wyniku uzupełnienia harmonogramu posiłków) przelicza automatycznie kwotę zwrotu, którą można potem uwzględnić na wydruku załącznika do faktury. Więcej o działaniu samego okna rozliczenia można przeczytać w rozdziale Rozliczenie innych świadczeń niż posiłki i usługi opiekuńcze. Informacje o posiłkach bez decyzji. W przypadku otrzymania z Pomostu rozliczenia posiłków bez decyzji (posiłków dla dzieci z pkt. III 1.2 Uchwały nr. 140 Rady Ministrów), w MOUS na oknie pozycji rozliczenia dostępna jest czynność dodawania pozycji do rozliczenia. W ten sposób można dodawać beneficjentów, którzy nie byli ujęci w zleceniu przesłanym z Pomostu. Wybór ikony dodawania (z plusem) powoduje pojawienie się okna Beneficjenci. Jeśli osoba znajduje się już na wykazie beneficjentów, to należy ją wybrać, a jeśli nie, to użyć przycisku Dodaj. Sygnity S.A. 22

23 Podczas dodawania beneficjenta, oprogramowanie MOUS automatycznie uzupełni informacje o tym, kto i kiedy zarejestrował dane osobowe. Będzie to widoczne na zakładce RODO, gdzie można również podać źródło pochodzenia danych. Po zakończeniu realizacji całości okresu, którego dotyczy zlecone rozliczenie posiłków, należy na wykazie rozliczeń wybrać przycisk. Dalsza modyfikacja rozliczenia nie będzie już możliwa, chyba że wybierze się przycisk, w celu wprowadzenia niezbędnych poprawek lub uzupełnień i ponownego zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu rozliczenia, istnieje możliwość wydruku faktury, którą będzie można przesłać (np. mailowo) do Ośrodka Pomocy Społecznej. W tym celu z wykazu rozliczeń należy wybrać przycisk. Sygnity S.A. 23

24 Pojawi się okno prezentacji wydruku, w którego można wydrukować fakturę za pomocą przycisków Drukuj lub Ustaw i drukuj, ewentualnie dokonać jeszcze korekty wydruku za pomocą przycisku Edytuj wydruk. Wydruk oparty jest o szablon, który można ewentualnie dostosować do swoich potrzeb na oknie ustawień programu MOUS, jednak szablon istniejący od razu po instalacji MOUS, daje bez konieczności modyfikacji taką zawartość faktury jak widoczna powyżej. Szablony wydruków są dostępne z głównego okna MOUS po wyborze przycisku Ustawienia programu, a następnie Szablony wydruków. Zawartość wydruku zależy od: informacji o sprzedawcy, nabywcy i odbiorcy oraz o świadczonych usługach, podanych w sposób opisany w rozdziale Pierwsze uruchomienie MOUS; liczb i kwot podanych na rozliczeniu. Sygnity S.A. 24

25 Liczba wierszy na fakturze zależy od: przypisania poszczególnych rodzajów świadczeń do świadczonych usług, tj. jeśli wszystkie rodzaje posiłków zawartych w rozliczeniu są przypisane do jednej świadczonej usługi (tak jest domyślnie do usługi gastronomicznej), to faktura będzie zawierać jeden wiersz; stawek za jeden posiłek jeśli posiłki są realizowane także w soboty lub dni wolne i stawki różnią się od stawek za dni robocze, to faktura będzie zawierać różne wiersze różniące się stawkami. Poza fakturą można również wydrukować załącznik z lista pozycji rozliczenia, wybierając z wykazu rozliczeń przycisk. Ten wydruk jest również oparty o konfigurowalny szablon, który można dostosować do swoich potrzeb, m.in. dodać do niego kolumny z liczbą posiłków, ewentualnie z procentem i kwotą odpłatności. Szablony wydruków są dostępne z głównego okna MOUS po wyborze przycisku Ustawienia programu, a następnie Szablony wydruków. Szablony wydruków są przybliżone w rozdziale Ustawienia programu MOUS. Dla posiłków istnieje również możliwość wydruku zestawienia miesięcznego, który zawiera informacje o dniach, w których poszczególne osoby miały wydane posiłki, wraz z podsumowaniem liczby i kwoty wydanych posiłków. W tym celu z głównego okna MOUS należy wybrać przycisk Raporty (ALT A): Pojawi się okno Raporty, w którym należy wybrać Rodzaj raportu: Harmonogram posiłków, po czym wskazać rozliczenie posiłków (może być niezatwierdzone). Jeśli rozliczenie dotyczy okresu dłuższego niż miesiąc, należy dodatkowo wskazać miesiąc do wydruku. Sygnity S.A. 25

26 Na końcu należy wybrać przycisk Drukuj Końcowe informacje o rozliczeniu posiłków. Zatwierdzone rozliczenie zostanie wysłane do Pomostu podczas pierwszego użycia przycisku z głównego okna MOUS. Jeśli komunikujemy się z Pomostem tylko przez szyfrowane pliki, to zatwierdzone rozliczenie należy zapisać do pliku, wybierając przycisk Pomocy Społecznej. z wykazu rozliczeń, po czym wysłać ten plik np. mailowo do Ośrodka Nie zostanie jednak usunięte z bazy danych MOUS, ponieważ może być przydatne do ewentualnych statystyk, jak również w przyszłości może będzie je wykorzystać do wskazania pozycji, która może być skorygowana w kolejnym rozliczeniu. Funkcjonalność korekt jest opisana w rozdziale Korekty rozliczeń. Podczas potwierdzania realizacji posiłku na oknie harmonogramu, jeśli uprzednio nie podano stawki za jeden posiłek, odpowiedniej dla potwierdzanego terminu, pojawi się ostrzeżenie ze stosowną informacją: Sygnity S.A. 26

27 Rozliczenie usług opiekuńczych Po odbiorze zlecenia rozliczenia usług opiekuńczych z Pomostu, należy wybrać to rozliczenie z wykazu rozliczeń i skorzystać z przycisku. Pojawi się okno Harmonogram usług opiekuńczych dla pozycji rozliczenia nr <numer rozliczenia>. Widok harmonogramu przedstawia: w kolumnach - dni tygodnia; dni wolne są oznaczone na czerwono (z uwzględnieniem zawartości kalendarza systemowego), a dzień dzisiejszy (jeśli konkretny tydzień go zawiera) jest wyróżniony pogrubieniem; w wierszach - przedziały czasowe, które są ustawiane przez oprogramowanie MOUS na podstawie godzin usług opiekuńczych, które zostaną zaplanowane, w ten sposób aby terminy późniejsze były poniżej wcześniejszych. Za pomocą kontrolki można przechodzić między kolejnymi osobami zawartymi w rozliczeniu. W szczególności, za pomocą ikon: i można przejść do poprzedniej lub następnej osoby, a rozwijając listę, można wybrać dowolną osobę. Kolejność osób wynika z kolejności pozycji rozliczenia, może się też zdarzyć że jedna osoba będzie występować więcej niż raz: będzie tak np. jeśli miała dwie różne decyzje przyznające usługi opiekuńcze, albo jeśli rozliczenie obejmuje okres dłuższy niż miesiąc, wówczas będą osobne pozycje miesięczne dla tej samej osoby. Za pomocą kontrolki można przechodzić między tygodniami z okresu rozliczenia. Za pomocą ikon: i można przejść do poprzedniego lub następnego tygodnia, a rozwijając listę, można wybrać dowolny tydzień z okresu rozliczenia. Sygnity S.A. 27

28 Każda pozycja na widoku może mieć jedną z czterech ikon: Brak zaplanowanych usług opiekuńczych w tym terminie. Zaplanowane usługi opiekuńcze w tym terminie. Pod ikoną znajduje się zaplanowana godzina rozpoczęcia i zakończenia usług oraz nazwisko i imię przypisanego opiekuna. Potwierdzono wykonanie usług opiekuńczych w tym terminie. Pod ikoną znajduje się godzina faktycznego rozpoczęcia i zakończenia usług oraz nazwisko i imię przypisanego opiekuna. Termin poza okresem rozliczenia. Będąc na widoku harmonogramu można korzystać z następujących czynności: Kliknięcie myszki na dowolnej ikonie lub opisach Wybór terminu, symbolizowanego przez ikonę lub opisy pod pod nią. nią. Klawisz ENTER na wybranym rozliczeniu. Jeśli nie zaplanowano godzin otwiera okno planowania. Dwuklik myszki na dowolnej ikonie lub opisach Jeśli zaplanowano, ale nie wskazano opiekuna otwiera okno pod nią. wyboru opiekunów. Jeśli wskazano opiekuna, lecz nie potwierdzono wykonania otwiera okno potwierdzenia wykonania. Jeśli potwierdzono wykonanie otwiera okno do przeglądu godzin planowania i faktycznego wykonania. Dla terminu poza okresem rozliczenia nie wykonuje żadnej czynności. Klawisze ze strzałkami w lewo lub w prawo Wybór terminu znajdującego się o jedną pozycję w lewo (poprzedniego) lub w prawo (następnego) od aktualnie wybranego terminu. Klawisze ze strzałkami w górę lub w dół. Wybór terminu znajdującego się o jeden wiersz w górę lub Przekręcanie kółkiem myszki w górę lub w dół. w dół od aktualnie wybranego terminu. Klawisz Page Up. Wybór terminu znajdującego się o jeden ekran w górę od aktualnie wybranego terminu. Kliknięcie linku Klawisz Page Down. Wybór terminu znajdującego się o jeden ekran w dół od aktualnie wybranego terminu. Kliknięcie linku Klawisz Home. Wybór pierwszego terminu. Kliknięcie linku Klawisz End. Wybór ostatniego terminu. Kliknięcie linku Aby zaplanować usługi opiekuńcze, należy ustawić widok na właściwym dniu (czyli w odpowiedniej kolumnie) i w dowolnie wybranym wierszu. Wybrana w ten sposób pozycja widoku powinna mieć ikonę (brak zaplanowanych usług w tym terminie). Następnie należy wybrać przycisk (skrót ALT G). Pojawi się okno: Czas od to planowana godzina rozpoczęcia usług. Czas do to planowana godzina zakończenia usług. Sygnity S.A. 28

29 Oba czasy można wpisać bezpośrednio lub skorzystać z ikon w górę i w dół, służących do przewijania godzin lub minut z dokładnością do 5 minut. Wpisanie Czasu od późniejszego niż Czas do przesunie Czas do, tak aby nie był wcześniejszy. Po wpisaniu obu czasów, należy wybrać przycisk Akceptuj. W wybranym terminie pojawi się ikona zaplanowana godzina rozpoczęcia i zakończenia usługi., a pod nią Wskazówka. Można wielokrotnie poprawiać zaplanowane godziny. W tym celu należy ustawić na uprzednio zaplanowanym, ale jeszcze nie zrealizowanym terminie (czyli oznaczonym ikoną ) i ponownie wybrać przycisk. Można również zaplanować wiele terminów na raz. W tym celu można zaznaczyć wiele pozycji widoku, korzystając z następujących czynności. CTRL + lewy przycisk myszki Insert CTRL + A zaznacza / odznacza wybrany termin zaznacza / odznacza wybrany termin i przechodzi do następnego terminu zaznacza wszystkie terminy Sygnity S.A. 29

30 odznacza wszystkie terminy CTRL + Y albo ALT + W albo zaznacza wszystkie terminy oznaczone ikonami lub oraz oznacza pozostałe; ta czynność może być przydatna szczególnie do grupowego wskazania tego samego opiekuna lub potwierdzenia wykonania uprzednio zaplanowanych usług. Można zatem zaznaczyć kilka niezaplanowanych terminów w różnych dniach uwaga muszą w jednym przedziale czasowym (czyli wierszu) bo tylko wtedy ma sens zaplanowanie tych samych godzin kilku terminom po czym wybrać przycisk. Pojawi się opisane już wyżej okno do zaplanowania godzin. Sygnity S.A. 30

31 Po jego akceptacji, podane godziny zostaną ustawione wszystkim zaznaczonym terminom. Wskazówka: MOUS pozostawia zaznaczone pozycje, dzięki czemu można np. grupowo wskazać dla nich opiekuna. Wspomniane wskazanie opiekuna następuje po wybraniu przycisku (skrót ALT O). Powoduje on wyświetlenie wykazu opiekunów, z których należy wskazać właściwą opiekunkę lub opiekuna. Wskazówka. Wybierając opiekuna, można zobaczyć (tylko do odczytu) już zaplanowane dla nie godziny, za pomocą przycisku Pokaż harmonogram. Sygnity S.A. 31

32 Po akceptacji wyboru opiekuna, opiekun przypisze się do wybranego terminu, lub wielu zaznaczonych terminów. Można wielokrotnie zmieniać wskazanego opiekuna, poprzez ponowny wybór przycisku. Jeśli w konkretnym dniu, zamierzamy zaplanować usługi opiekuńcze w późniejszych godzinach, możemy ustawić widok na pozycji poniżej wcześniej zaplanowanych godzin, tak jak to pokazuje poniższa ilustracja. Sygnity S.A. 32

33 Ustalone godziny pojawią się w wybranym terminie, a jego położenie będzie logicznie wskazywać na to, że jest to termin późniejszy od pozostałych. W ten sposób można postępować wielokrotnie, odzwierciedlając na widoku logiczną kolejność czasową terminów. Wskazówka. Podczas planowania godzin, MOUS respektuje nasz wybór wiersza, w którym umieścimy planowany termin. Jednak jeśli zaplanujemy godziny w taki sposób, że konkretny termin znajdzie się w innym wierszu niż wynikałoby to z jego godzin, np. tak jak to pokazuje poniższa ilustracja (terminy przypisane opiekunowi Wysoki Jan od wtorku do czwartku umieściliśmy w jednym wierszu, ale potem zmieniliśmy godziny terminu w środę) Sygnity S.A. 33

34 ,,, to wybór ikony spowoduje umieszczenie tego terminu we właściwym miejscu. Podobne uporządkowanie widoku następuję również po opuszczeniu okna harmonogramu usług i ponownym wejściu na nie. Omyłkowo zaplanowane godziny, których wykonanie nie zostało jeszcze potwierdzone, można usunąć przyciskiem - skrót ALT R. Przycisk ten działa tylko na pojedynczej pozycji wybranej z widoku. Sygnity S.A. 34

35 Po przejściu do kolejnego tygodnia, można skopiować układ terminów z poprzedniego tygodnia, wybierając przycisk - skrót ALT K. Dodatkowe informacje o kopiowaniu: Jeśli tydzień, na który kopiujemy, zawiera już jakieś zaplanowane terminy, to pojawi się pytanie o potwierdzenie: Zaplanowano już godziny na ten tydzień. Czy je usunąć i zastąpić godzinami skopiowanymi z poprzedniego tygodnia?. Jeśli tydzień, na który kopiujemy, zawiera już wykonane usługi, to pojawi się komunikat: Potwierdzono już wykonanie godziny w tym tygodniu. i kopiowanie nie będzie wykonane. Jeśli tydzień, z którego kopiujemy, zawiera już wykonane usługi, to zostaną one skopiowane jako zaplanowane; Jeśli tydzień, na który kopiujemy, zawiera dni poza okresem rozliczenia, to na te dni nie będą skopiowane terminy z poprzedniego tygodnia. Podczas planowania godzin oraz wskazania opiekunów, oprogramowanie MOUS kontroluje ewentualne pokrywanie się terminów: dotyczących tej samej pozycji rozliczenia; dotyczących tego samego opiekuna. W przypadku wykrycia takiej sytuacji, pojawi się stosowny komunikat: I czynność ustawienia godzin lub wskazania opiekuna nie zostanie wykonana. W przypadku jeśli ta czynność była wykonana grupowo dla wielu zaznaczonych terminów, to MOUS odznaczy te terminy, dla których czynność nie została wykonana, z pozostawi zaznaczenie tych, dla których czynność się powiodła. Za pomocą przycisków: można zobaczyć informacje o beneficjencie (wraz z ewentualnym wpisaniem dowolnych uwag) oraz zobaczyć (tylko do odczytu) zakres usług opiekuńczych. Zakres usług jest przesyłany z Pomostu wraz ze zleceniem rozliczenia usług, pod warunkiem, że został podany podczas opracowania decyzji przyznającej usługi w Pomoście. W dolnej części okna harmonogramu usług znajduje się również podsumowanie pozycji rozliczenia: Sygnity S.A. 35

36 Prezentuje ono ile godzin zlecono z Pomostu, ile już zaplanowano (czyli przypisano konkretne terminy w sposób opisany wyżej) i ile wykonano. Z listy rozwijanej Liczba godzin można wybrać: razem, w dni robocze, w soboty, w dni wolne, co będzie miało odzwierciedlenie w prezentowanych liczbach godzin. Wskazówka. Podczas planowania godzin MOUS sygnalizuje sytuację, w której zaplanowano więcej godzin niż zlecono i wyświetla ostrzeżenie: Zaplanowano więcej godzin niż zlecono. Dla każdego z opiekunów wskazanych w wyżej opisany sposób można wydrukować jego indywidualny harmonogram. W tym celu z głównego okna MOUS należy wybrać przycisk Raporty (ALT A): Pojawi się okno Raporty, w którym należy wskazać: Rodzaj raportu: Harmonogram dla opiekunów/ek; konkretną opiekunkę lub opiekuna, albo pozostawić domyślną opcję wszyscy - w takim przypadku wydruk będzie zawierał na kolejnych stronach harmonogramy dla kolejnych opiekunów. tydzień do wydruku, lub inny okres w przypadku innego okresu, wydruk będzie zawierał tygodnie na kolejnych stronach. Po tych ustawieniach należy wybrać przycisk Drukuj. Pojawi się wydruk w postaci pokazanej na poniższej ilustracji: w nagłówku wydruku będzie informacja o okresie oraz imię i nazwisko opiekuna; w kolumnach analogicznie jak na oknie harmonogramu będą dni tygodnia, a w wierszach przedziały czasowe wynikające z godzin ustawionych w harmonogramie; zaplanowane terminy będą oznaczone żółtymi prostokątami, przy czym położenie i wysokość każdego prostokąta będzie odpowiednia do zaplanowanego czasu; Sygnity S.A. 36

37 w każdym z terminów znajdzie się imię i nazwisko beneficjenta oraz zaplanowane godziny. Wydruk oparty jest o szablon, który w razie potrzeby można dostosować do swoich potrzeb, jednak postać szablonu, która jest dostępna od razu po instalacji programu MOUS, zapewnia bez żadnych modyfikacji taką postać wydruku. Szablony wydruków są dostępne z głównego okna MOUS po wyborze przycisku Ustawienia programu, a następnie Szablony wydruków. Można również wydrukować kartę pracy przeznaczoną dla określonego opiekuna i określonego beneficjenta. Sygnity S.A. 37

38 W tym celu, na oknie Raporty, należy wskazać: Rodzaj raportu: Karta pracy; konkretne rozliczenie (może być niezatwierdzone); Wybór rozliczenia powoduje przygotowanie przez MOUS wszystkich par: opiekun beneficjent, wynikających z przypisań dokonanych na oknie harmonogramu tego rozliczenia. Domyślnie są zaznaczone wszystkie pary, co oznacza że wydrukują się wszystkie karty, można jednak odznaczyć dowolne z nich. Następnie należy wybrać przycisk Drukuj. Również ten wydruk jest oparty o konfigurowalny szablon, jednak postać szablonu, która jest dostępna od razu po instalacji programu MOUS, zapewnia bez żadnych modyfikacji taką postać wydruku. Aby potwierdzić wykonanie zaplanowanych usług opiekuńczych, z okna harmonogramu należy wybrać przycisk. Jeśli przycisk ten zostanie wybrany w odniesieniu do jednej, wybranej z wykazu pozycji, to pojawi się okno, na którym można podać faktyczny czas rozpoczęcia i wykonania usługi. Sygnity S.A. 38

39 Domyślnie podpowiadane są takie same czasy, jak zaplanowane, jednak w razie takiego stanu faktycznego można je zmienić. Po wybraniu przycisku Akceptuj wykonanie usługi w tym terminie zostanie potwierdzone. Uwaga! Nie można potwierdzić terminu późniejszego niż data bieżąca. Jeśli przycisk zostanie wybrany dla wielu zaznaczonych terminów, to wszystkie zaznaczone terminy zostaną potwierdzone, ale z pozostawieniem godzin ustawionych w planowaniu. Omyłkowe potwierdzenie wykonania można cofnąć przyciskiem pojedynczej pozycji wybranej z widoku.. Przycisk ten działa tylko na Każde potwierdzenie wykonania usługi i każda rezygnacja z potwierdzenia aktualizuje liczbę godzin w odpowiedniej pozycji rozliczenia i mnoży ją przez stawkę za godzinę usługi (podaną w ustawieniach programu, wg opisu w rozdziale Pierwsze uruchomienie MOUS w zależności od dnia roboczego, soboty lub dnia wolnego, z uwzględnieniem kalendarza systemowego), aktualizując kwotę pozycji i sumaryczną kwotę rozliczenia. Dzięki temu, po opuszczeniu okna harmonogramu usług i wyborze przycisku z wykazu rozliczeń, na oknie pozycji rozliczenia będą widoczne liczby i kwoty pozycji wynikające z potwierdzonych usług, zatem nie trzeba będzie ich wpisywać ręcznie. Z okna pozycji rozliczenia, przez przycisk można przejść do okna harmonogramu usług dla jednej, wybranej pozycji rozliczenia. Zmiany dokonane na oknie będą uwzględnione w liczbie świadczeń i kwocie pozycji od razu po jego opuszczeniu. Samo okno pozycji rozliczenia można obsługiwać również tradycyjnie, czyli tak jak analogiczne okno w Pomoście, a więc wpisując liczby i kwoty poszczególnych pozycji bezpośrednio na liście. Należy umieścić kursor w dowolnej edytowalnej komórce listy pozycji, wpisać właściwą liczbę lub kwotę po czym użyć klawiszy TAB lub SHIFT+TAB do Sygnity S.A. 39

40 przejścia do kolejnej lub poprzedniej komórki, albo klawiszy ze strzałkami w górę lub w dół do przejścia do następnego lub poprzedniego wiersza. Ważne! Wpisane w ten sposób liczby i kwoty pozycji, zapisują się do rozliczenia bez porównywania ich z zawartością harmonogramów i nie wpływają na tę zawartość. Jednak ponowne wejście na harmonogram usług, zaktualizuje liczby i kwoty usług w odpowiednich pozycjach rozliczenia, na wielkości zgodne z harmonogramem. Dalsza część okna zawiera m.in. procent i kwotę zwrotu (odpłatności beneficjenta za usługi). Procent zwrotu jest przesyłany z Pomostu w zleceniu rozliczenia i nie jest możliwy do zmiany w MOUS. Wpisanie kwoty faktycznej realizacji (lub jej aktualizacja w wyniku uzupełnienia harmonogramu usług) przelicza automatycznie kwotę zwrotu, którą można potem uwzględnić na wydruku załącznika do faktury. Dla usług opiekuńczych, kwoty i procenty zwrotu mogą być różne w dni robocze, soboty i wolne. Więcej o działaniu samego okna rozliczenia można przeczytać w rozdziale Rozliczenie innych świadczeń niż posiłki i usługi opiekuńcze. Po zakończeniu realizacji całości okresu, którego dotyczy zlecone rozliczenie usług opiekuńczych, należy na wykazie rozliczeń wybrać przycisk. Dalsza modyfikacja rozliczenia nie będzie już możliwa, chyba że wybierze się przycisk zatwierdzenia., w celu wprowadzenia niezbędnych poprawek lub uzupełnień i ponownego Sygnity S.A. 40

41 Po zatwierdzeniu rozliczenia, istnieje możliwość wydruku faktury, którą będzie można przesłać (np. mailowo) do Ośrodka Pomocy Społecznej. W tym celu z wykazu rozliczeń należy wybrać przycisk. Pojawi się okno prezentacji wydruku, w którego można wydrukować fakturę za pomocą przycisków Drukuj lub Ustaw i drukuj, ewentualnie dokonać jeszcze korekty wydruku za pomocą przycisku Edytuj wydruk. Wydruk oparty jest o szablon, który można ewentualnie dostosować do swoich potrzeb na oknie ustawień programu MOUS, jednak szablon istniejący od razu po instalacji MOUS, daje bez konieczności modyfikacji taką zawartość faktury jak widoczna poniżej. Zawartość wydruku zależy od: informacji o sprzedawcy, nabywcy i odbiorcy oraz o świadczonych usługach, podanych w sposób opisany w rozdziale Pierwsze uruchomienie MOUS; Sygnity S.A. 41

42 liczb i kwot podanych na rozliczeniu. Liczba wierszy na fakturze zależy od: przypisania poszczególnych rodzajów świadczeń do świadczonych usług, tj. jeśli wszystkie rodzaje usług opiekuńczych zawartych w rozliczeniu są przypisane do jednej świadczonej usługi (tak jest domyślnie), to faktura będzie zawierać jeden wiersz; stawek za jedną godzinę usługi jeśli usługi są realizowane także w soboty lub dni wolne i stawki różnią się od stawek za dni robocze, to faktura będzie zawierać różne wiersze różniące się stawkami. Poza fakturą można również wydrukować załącznik z lista pozycji rozliczenia, wybierając z wykazu rozliczeń przycisk. Ten wydruk jest również oparty o konfigurowalny szablon, który można dostosować do swoich potrzeb, m.in. dodać do niego kolumny z liczbą posiłków, ewentualnie z procentem i kwotą odpłatności. Szablony wydruków są dostępne z głównego okna MOUS po wyborze przycisku Ustawienia programu, a następnie Szablony wydruków. Szablony wydruków są przybliżone w rozdziale Ustawienia programu MOUS. Końcowe informacje o rozliczeniu usług opiekuńczych. Zatwierdzone rozliczenie zostanie wysłane do Pomostu podczas pierwszego użycia przycisku z głównego okna MOUS. Jeśli komunikujemy się z Pomostem tylko przez szyfrowane pliki, to zatwierdzone rozliczenie należy zapisać do pliku, wybierając przycisk Pomocy Społecznej. z wykazu rozliczeń, po czym wysłać ten plik np. mailowo do Ośrodka Nie zostanie jednak usunięte z bazy danych MOUS, ponieważ może być przydatne do ewentualnych statystyk, jak również w przyszłości może będzie je wykorzystać do wskazania pozycji, która może być skorygowana w kolejnym rozliczeniu. Funkcjonalność korekt jest opisana w rozdziale Korekty rozliczeń. Podczas potwierdzania realizacji usługi na oknie harmonogramu, jeśli uprzednio nie podano stawki za godzinę, odpowiedniej dla potwierdzanego terminu, pojawi się ostrzeżenie ze stosowną informacją: Sygnity S.A. 42

43 Rejestr opiekunów Instytucja używająca oprogramowania MOUS może prowadzić rejestr opiekunek i opiekunów świadczących usługi opiekuńcze. Rejestr jest dostępny z głównego okna MOUS po wyborze przycisku: Przycisk otwiera okno Opiekunowie: Dodawanie i usuwanie opiekunów jest dostępne, jeśli zalogowany Użytkownik ma uprawnienia administracyjne. Opiekun, który został wskazany w harmonogramie usług opiekuńczych, nie podlega usunięciu. Modyfikować dane opiekuna może on sam (jeśli jest zalogowanym Użytkownikiem) albo Użytkownik z uprawnieniami administracyjnymi. Okno na którym dodaje się lub modyfikuje informacje o opiekunie wygląda następująco: Sygnity S.A. 43

44 Opiekunowie mogą być jednocześnie Użytkownikami oprogramowania MOUS i w konsekwencji logować się do niego i samodzielnie planować swoje usługi oraz potwierdzać ich wykonania, bądź też być tylko wprowadzeni do MOUS przez Administratora, który będzie rejestrował ich działania w oprogramowaniu. Sam Użytkownik mający uprawnienia administracyjne, może również być opiekunem, dlatego okno wykazu opiekunów zawiera również przycisk. Otwiera on listę Użytkowników oprogramowania: Na tym oknie należy odnaleźć Użytkownika, który jest jednocześnie opiekunem i wybrać go, potwierdzając wybór przyciskiem Akceptuj, a jeśli go nie ma, to można go najpierw dodać przyciskiem Dodaj. Dodając Użytkownika od tej strony, Administrator może zdecydować czy: Użytkownik będzie jednocześnie opiekunem; posiada uprawnienia administracyjne; widzi tylko swoje informacje (tzn. widzi w rejestrze opiekunów tylko siebie, a na oknie harmonogramu przyciskiem Wskaż opiekuna wskazuje sam siebie, bez wyboru z listy oraz może potwierdzić tylko swoje godziny). Ważne: w wersji 1.0 MOUS na raz może być zalogowany tylko jeden Użytkownik. Sygnity S.A. 44

45 W rozdziale Rozliczenie usług opiekuńczych przedstawiono planowanie usług opiekuńczych oraz potwierdzanie wykonania tych usług od strony konkretnego rozliczania. W oprogramowaniu MOUS można także planować usługi i potwierdzać ich wykonanie od strony konkretnego opiekuna, co może być czasem wygodniejsze. W tym celu, okno wykazu opiekunów należy ustawić na właściwym opiekunie i wybrać przycisk. Otworzy się okno Harmonogram usług opiekuńczych świadczonych przez: <nazwisko i imię opiekuna>. Okno harmonogramu usług opiekuńczych zostało szczegółowo opisane w rozdziale Rozliczenie usług opiekuńczych, ale kiedy jest ono uruchomione z wykazu opiekunów, a nie z wykazu rozliczeń, to w wyglądzie i działaniu okna zachodzą następujące zmiany: pod ikonami terminów znajdują się nazwiska i imiona beneficjentów, a nie opiekunów za pomocą kontrolki można przechodzić między opiekunami z wykazu opiekunów; za pomocą kontrolek: można zmieniać rok i dowolny tydzień z roku; domyślnie ustawia się tydzień zawierający bieżącą datę; dla ustalonych godzin, czyli dla terminów oznaczonych symbolem, dostępny jest przycisk ; o o o przycisk działa tylko dla pojedynczego, wybranego z widoku terminu, gdyż potrzebuje konkretnej daty; jeśli zaznaczymy więcej niż jeden termin, to przycisk nie jest dostępy; otwiera okno Usługi opiekuńcze aktualne dniu <data terminu wybranego z okna harmonogramu>; okno prezentuje wszystkie pozycje niezatwierdzonych rozliczeń usług opiekuńczych, których okres zawiera dzień wybranego terminu; Sygnity S.A. 45

46 o o o każda z pozycji zawiera informacje o: nazwisku i imieniu beneficjenta, okresie pozycji rozliczenia, numerze rozliczenia oraz liczbie godzin pozostałych do zaplanowania; dostępny jest podgląd (tylko do odczytu) harmonogramu i rozliczenia, zawierającego pozycję wybraną z widoku; próba wyboru pozycji, która nie ma już godzin pozostałych do zaplanowania, powoduje pytanie o potwierdzenie: Wszystkie zlecone godziny zostały już zaplanowane. Czy wskazać tę pozycję mimo to?. wskazanie pozycji rozliczenia jest konieczne do potwierdzenia wykonania zaplanowanych usług opiekuńczych. Gotowy harmonogram opiekuna można wydrukować, w sposób opisany w rozdziale Rozliczenie usług opiekuńczych. Sygnity S.A. 46

47 Rejestr beneficjentów Beneficjenci w oprogramowaniu MOUS są rejestrowani na dwa sposoby: podczas odbioru zleceń rozliczeń z Pomostu informacje o tych beneficjentach nie mogą być modyfikowane w programie MOUS, poza wpisaniem dowolnych uwag; podczas dodawania pozycji do rozliczeń posiłków bez decyzji, wg opisu w rozdziale Rozliczenie posiłków informacje o tych beneficjentach mogą być modyfikowane w programie MOUS. Rejestr wszystkich beneficjentów jest dostępny z głównego okna MOUS po wyborze przycisku ALT B). (skrót Przycisk uruchamia okno Beneficjenci. Wykaz prezentuje wszystkich beneficjentów, pochodzących ze wszystkich rozliczeń. Jeśli ta sama osoba wystąpiła w więcej niż jednym rozliczeniu, jest prezentowana tylko raz. Rejestracja nowych beneficjentów, jak już napisano wyżej, jest możliwa tylko z okna pozycji rozliczenia posiłków bez decyzji. Modyfikacja jest dostępna dla każdego beneficjenta, jednak dla beneficjentów pochodzących z Pomostu, umożliwia ona jedynie wpisanie uwag. Usunięcie beneficjenta jest możliwe tylko wtedy, kiedy nie figuruje on w żadnym rozliczeniu. Przycisk uruchamia okno prezentujące wszystkie pozycje dotyczące wybranego beneficjenta, pochodzące ze wszystkich rozliczeń. Każda pozycja jest opisana przez: numer rozliczenia które zawiera pozycję, okres którego dotyczy pozycja; Sygnity S.A. 47

48 oraz liczbę zleconych i wykonanych świadczeń w ramach tej pozycji. Za pomocą kontrolki innych świadczeń. można ograniczyć wykaz do rozliczeń usług opiekuńczych, posiłków lub Podczas rejestracji beneficjenta, MOUS automatycznie zapisuje kto i kiedy zarejestrował dane osobowe. Informacje te widać na zakładce RODO. W przypadku kiedy beneficjent został zarejestrowany w bazie danych MOUS w wyniku odbioru zlecenia rozliczenia z Pomostu, MOUS wpisuje także automatycznie źródło pochodzenia danych, tak jak to widać na poniższym rysunku Przycisk Anonimizuj umożliwia anonimizację danych osobowych beneficjenta, którego dane osobowe nie powinny być dłużej przetwarzane, ponieważ nie są już dłużej niezbędne do realizacji celu, w którym zostały zebrane. Po wyborze przycisku MOUS sprawdzi, czy wszystkie rozliczenia, w których wystąpił beneficjent zostały już wysłane do Pomostu: Sygnity S.A. 48

49 jeśli nie, to anonimizacja nie będzie możliwa, gdyż dane osobowe muszą być nadal przetwarzane; jeśli tak, to pojawi się szczegółowa informacja, pokazania poniżej. Po potwierdzeniu, dane osobowe zostaną zanonimizowane. Osoba zniknie z wykazu beneficjentów, natomiast podgląd rozliczeń wysłanych do Pomostu, zawierających zanonimizowaną osobę (o ile są) będzie wyglądał np. tak: Dodatkowa informacja. Dane osobowe w bazie danych MOUS są szyfrowane, tak aby nawet w przypadku pozyskania tej bazy danych przez osobę nieuprawnioną, nie było możliwości dostępu do nich w inny sposób niż przez zalogowanie się do oprogramowania MOUS. Sygnity S.A. 49

50 Odbiór i wczytanie gotowego rozliczenia w POMOST Std Kiedy w MOUS zostanie wykonana czynność połączenia z systemem POMOST Std i zatwierdzone rozliczenie zostanie zwrócone Ośrodkowi Pomocy Społecznej, to odpowiedni dokument rozliczeniowy w Pomoście zmieni Status współpracy z MOUS na zwrócone z MOUS jako wypełnione. U dołu okna, w sekcji MOUS stanie się aktywna ikona opisana jako Wczytaj. Po jej wybraniu, pojawi się okno: Sygnity S.A. 50

51 Okno jest analogiczne, jak w przypadku wcześniej istniejącej w Pomoście funkcjonalności wczytania rozliczenia z programu PomostOS. Ewentualne różnice między wysłaną z Pomostu, a wypełnioną w MOUS liczbą lub kwotą świadczeń, są wyróżnione na żółto. Ikony: służą odpowiednio do: potwierdzenia wczytania rozliczenia albo rezygnacji z wczytania (pozostaje wówczas odebrane). Jeśli rozliczenie dotyczyło posiłków bez decyzji i w programie MOUS dodano do niego nowe osoby, to dla każdej z nich pojawi się okno dopasowania osoby. Po potwierdzeniu wczytania, dokument rozliczeniowy w Pomoście zmieni Status współpracy z MOUS na wczytane z MOUS: Dalsza obsługa dokumentu rozliczeniowego w Pomoście, jest taka sama jak dokumentu wprowadzonego tradycyjnie, czyli przepisanego z papierowej faktury. W szczególności należy go rozliczyć. W przypadku kiedy rozliczenie zostało wysłane z MOUS do Pomostu za pomocą zaszyfrowanego pliku, to należy wybrać ikonę opisaną jako Odczytaj dokument z pliku przysłanego z MOUS, a następnie wskazać plik z rozszerzeniem m2p. Po pomyślnym odbiorze pliku, odpowiedni dokument rozliczeniowy w Pomoście zmieni Status współpracy z MOUS na zwrócone z MOUS jako wypełnione. U dołu okna, w sekcji MOUS stanie się aktywna ikona opisana jako Wczytaj i dalej należy postępować tak samo jak opisano wyżej. Sygnity S.A. 51

52 Korekty rozliczeń Istnieje możliwość przesłania do Pomostu wraz z kolejnym rozliczeniem, korekty wcześniejszego rozliczenia, które zostało już przesłane z MOUS do Pomostu. W tym celu, wypełniając kolejne rozliczenie, należy na oknie pozycji rozliczenia wybrać zakładkę Pozycje korygujące. Należy skorzystać z ikony dodawania. Spowoduje to uruchomienie okna pokazanego poniżej. Z górnej części okna należy wybrać uprzednio zatwierdzone rozliczenie, a z dolnej konkretną jego pozycję. Górna lista ograniczona jest do rozliczeń o dacie nie wcześniejszej niż rok od daty bieżącej i nie późniejszej niż koniec okresu, którego dotyczy rozliczenie korygujące. Z dolnej listy nie można wskazać pozycji korygujących. Po akceptacji okna wyboru, na zakładce Korekty pojawi się nowy wiersz. Wartości w kolumnach Różnica kwoty i Różnica liczby świadczeń można podać bezpośrednio na liście. Bezpośrednio po dodaniu wiersza, w obu tych kolumnach będą zera. Pozostawienie zer w obu kolumnach spowoduje automatyczne usunięcie wiersza korekty podczas opuszczenia okna pozycji rozliczenia. Sygnity S.A. 52

53 Można również wpisać datę w kolumnie Data zaksięgowania. Data ta ma znaczenie informacyjne. Wybór przycisku Drukuj fakturę, powoduje najpierw wydrukowanie faktury bez korekt, a następnie faktury korygującej, w przykładowej postaci. Sygnity S.A. 53

54 Rozliczenie innych świadczeń niż posiłki i usługi opiekuńcze Świadczenia inne niż posiłki i usługi opiekuńcze są rozliczane w MOUS przy użyciu okna pozycji rozliczenia, bez możliwości skorzystania z harmonogramów. W kolejnych wersjach oprogramowania przewidziane jest rozszerzenie harmonogramów na świadczenia związane z pobytami np. w ośrodkach wsparcia itp. Informacje podane w tym rozdziale mogą być użyte także do rozliczeń posiłków i usług, bez użycia harmonogramów. Odbiór rozliczenia zleconego z Pomostu, czy to przez usługi sieciowe, czy przez szyfrowane pliki, następuje tak jak jest to opisane w rozdziale Odbiór zlecenia rozliczenia w MOUS. Następnie z wykazu rozliczeń, opisanej w rozdziale Wykaz rozliczeń należy wybrać przycisk. Pojawi się okno Rozliczenie o numerze <numer rozliczenia> z dnia <data rozliczenia>. W górnej części okna znajdują się informacje: Numer rozliczenia taki jak został podany podczas zlecenia rozliczenia z Pomostu, ale można go zmienić; Data rozliczenia podana podczas zlecenia rozliczenia z Pomostu, ale można ją zmienić na datę faktycznego rozliczenia np. na datę wystawienia faktury; Rozliczenie za okres od, do te informacje podane podczas zlecenia z pomostu, są tylko do odczytu. Sygnity S.A. 54

55 W kolumnach Zlecona liczba świadczeń i Zlecona kwota znajdują się wielkości przysłane z Pomostu wraz ze zleceniem rozliczenia. Informacje te są dostępne tylko do odczytu. Bezpośrednio po odbiorze zleconego rozliczenia, liczby i kwoty wykonania rozliczenia są zerowe. Umieszczając kursor w kolumnie Liczba świadczeń i Kwota, w dowolnym wierszu listy, należy wpisać liczbę i kwotę faktycznego wykonania świadczenia, po czym użyć klawiszy TAB lub SHIFT+TAB do przejścia do kolejnej lub poprzedniej komórki, albo klawiszy ze strzałkami w górę lub w dół do przejścia do następnego lub poprzedniego wiersza. Na liście znajduje się kolumna Zakończ rozliczenie miesiąca. Wartość podana w tej kolumnie nie ma wpływu na działanie oprogramowania MOUS, a jedynie na POMOST Std, można zatem nie zmieniać wartości w tej kolumnie i pozostawić to osobie obsługującej POMOST. POMOST Std, zlecając rozliczenie dla MOUS, domyślnie ustawia wartości w tej kolumnie na tak, co oznacza, że rozliczenie wyczerpuje całość świadczenia zaplanowanego konkretnej osobie na konkretny miesiąc. Dzięki temu w kolejnym rozliczeniu obejmującym ten sam miesiąc w Pomoście, ta osoba nie pojawi się. Jeśli wiemy, że nie jest to jeszcze całość świadczenia (np. rozliczamy się z Ośrodkiem tygodniowo i wprowadzamy do fakturę za tydzień niebędący ostatnim tygodniem w miesiącu), powinniśmy zmienić wartość bezpośrednio w tej kolumnie wybranej pozycji na nie. Po zmianie wartości na nie, kiedy w Pomoście będzie tworzone kolejne rozliczenie obejmujące ten sam miesiąc, osoba pojawi się znów, z podpowiedzianą liczbą i kwotą świadczeń wynikającą z planowanego świadczenia, ale pomniejszoną o poprzednie rozliczenie. U dołu okna znajdują się następujące sekcje: Operacje grupowe tutaj dla wszystkich zaznaczonych wierszy listy można grupowo ustawić liczbę i kwotę wykonanych świadczeń oraz zakończenie rozliczenia miesiąca. Podsumowanie te informacje są prezentowane tylko do odczytu i obrazują sumaryczną liczbę świadczeń oraz kwotę całości wykonania rozliczenia. Zmieniają się automatycznie po każdym dokonaniu zmiany dowolnej pozycji rozliczenia. Rozszerzony sposób rozliczenia zaznaczając tę opcję, można rozliczyć świadczenia podając zamiast kwoty miesięcznej jednostkową kwotę świadczenia, a MOUS obliczy sumaryczne kwoty pozycji wynikające z pomnożenia kwot jednostkowych przez liczby świadczeń. o o Rozszerzony sposób rozliczenia można zaznaczyć i odznaczyć dla dowolnego świadczenia, w dowolnym momencie pracy z oknem rozliczenia. Powoduje to zmianę kolumn na liście, tak jak to pokazano wyżej. Rozszerzony sposób rozliczenia zaznacza się domyślnie tylko jeśli zlecenie rozliczenia usług opiekuńczych lub posiłków z Pomostu zawiera niezerowe liczby zleconych świadczeń w soboty i w dni wolne. o Dodatkowo, można w ten sposób podać osobno liczby świadczeń i kwoty jednostkowe za dni robocze, soboty i dni wolne ten podział jest dostępny dla usług opiekuńczych zawsze, a dla posiłków - tylko jeśli zlecenie rozliczenia z Pomostu zawiera niezerowe liczby zleconych posiłków w soboty i w dni wolne. Sygnity S.A. 55

56 Kwota sumaryczna pozycji jest wówczas obliczana jako liczba świadczeń w dni robocze x kwota jednostkowa w dni robocze + liczba świadczeń w soboty x kwota jednostkowa w soboty + liczba świadczeń w dni wolne x kwota jednostkowa w dni wolne. o Kwoty jednostkowe są podpowiadane wg ustawień opisanych w rozdziale Pierwsze uruchomienie MOUS. Harmonogram w wersji 1.0 MOUS z tego przycisku można skorzystać dla posiłków i usług opiekuńczych. Dla pozostałych świadczeń pojawi się komunikat Wybrane rozliczenie nie dotyczy posiłków ani usług opiekuńczych.. Po zakończeniu realizacji całości okresu, którego dotyczy zlecone rozliczenie posiłków, należy na wykazie rozliczeń wybrać przycisk. Dalsza modyfikacja rozliczenia nie będzie już możliwa, chyba że wybierze się przycisk, w celu wprowadzenia niezbędnych poprawek lub uzupełnień i ponownego zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu rozliczenia, istnieje możliwość wydruku faktury, którą będzie można przesłać (np. mailowo) do Ośrodka Pomocy Społecznej. W tym celu z wykazu rozliczeń należy wybrać przycisk. Pojawi się okno prezentacji wydruku, w którego można wydrukować fakturę za pomocą przycisków Drukuj lub Ustaw i drukuj, ewentualnie dokonać jeszcze korekty wydruku za pomocą przycisku Edytuj wydruk. Wydruk oparty jest o szablon, który można ewentualnie dostosować do swoich potrzeb na oknie ustawień programu MOUS. Zawartość wydruku zależy od: informacji o sprzedawcy, nabywcy i odbiorcy oraz o świadczonych usługach, podanych w sposób opisany w rozdziale Pierwsze uruchomienie MOUS; liczb i kwot podanych na rozliczeniu. Liczba wierszy na fakturze zależy od: przypisania poszczególnych rodzajów świadczeń do świadczonych usług, tj. jeśli wszystkie rodzaje świadczeń zawartych w rozliczeniu są przypisane do jednej świadczonej usługi, to faktura będzie zawierać jeden wiersz; stawek za jednostkowe świadczenia zawarte w rozliczeniu jeśli się różnią, to faktura będzie zawierać różne wiersze różniące się stawkami. Poza fakturą można również wydrukować załącznik z lista pozycji rozliczenia, wybierając z wykazu rozliczeń przycisk. Ten wydruk jest również oparty o konfigurowalny szablon, który można dostosować do swoich potrzeb, m.in. dodać do niego kolumny z liczbą posiłków, ewentualnie z procentem i kwotą odpłatności. Szablony wydruków są dostępne z głównego okna MOUS po wyborze przycisku Ustawienia programu, a następnie Szablony wydruków. Końcowe informacje o rozliczeniu świadczeń. Sygnity S.A. 56

57 Zatwierdzone rozliczenie zostanie wysłane do Pomostu podczas pierwszego użycia przycisku z głównego okna MOUS. Jeśli komunikujemy się z Pomostem tylko przez szyfrowane pliki, to zatwierdzone rozliczenie należy zapisać do pliku, wybierając przycisk Pomocy Społecznej. z wykazu rozliczeń, po czym wysłać ten plik np. mailowo do Ośrodka Nie zostanie jednak usunięte z bazy danych MOUS, ponieważ może być przydatne do ewentualnych statystyk, jak również w przyszłości może będzie je wykorzystać do wskazania pozycji, która może być skorygowana w kolejnym rozliczeniu. Funkcjonalność korekt jest opisana w rozdziale Korekty rozliczeń. Ustawienia programu MOUS Aby zmienić ustawienia mające wpływ na działanie MOUS, należy z głównego okna oprogramowania wybrać przycisk (skrót ALT-U). Spowoduje to wyświetlenie okna Ustawienia programu MOUS. Okno posiada przyciski: Użytkownicy (ALT-O) uruchamia okno listy Użytkowników oprogramowania MOUS, opisane w rozdziale Rejestr opiekunów. Ważne: w wersji 1.0 MOUS na raz może być zalogowany tylko jeden Użytkownik. To ograniczenie zostanie wyeliminowane w kolejnych wersjach oprogramowania. Kod MOUS (ALT-D) uruchamia okno do wpisania kodu MOUS, przysłanego z Ośrodka Pomocy Społecznej i niezbędnego do odbioru zleceń rozliczeń i wysyłania gotowych rozliczeń, czy to przez pliki, czy przez usługi sieciowe. Więcej o tym temacie jest przedstawione w rozdziale Pierwsze uruchomienie MOUS. Ustawienia sieciowe (ALT-C) uruchamia okno do wpisania w jaki sposób MOUS łączy się sieciowo z systemem POMOST Std. Nie trzeba z tego korzystać, jeśli komunikacja z Pomostem odbywa się tylko za pomocą szyfrowanych plików. Więcej o tym temacie jest przedstawione w rozdziale Pierwsze uruchomienie MOUS. Sygnity S.A. 57

58 Sprzedający (ALT-S) uruchamia okno informacji o instytucji w której zainstalowano MOUS, potrzebne do wydruku faktur. Więcej o tym temacie jest przedstawione w rozdziale Pierwsze uruchomienie MOUS. Nabywcy (ALT-N) uruchamia okno informacji o Ośrodku Pomocy Społecznej, z którym współpracuje instytucja używając MOUS. Informacje te są potrzebne do wydruku faktur. Więcej o tym temacie jest przedstawione w rozdziale Pierwsze uruchomienie MOUS. Wskazówka. Jedna instytucja, realizująca świadczenia i posiadająca oprogramowanie MOUS, może współpracować z więcej niż jednym Ośrodkiem Pomocy Społecznej. W takiej sytuacji, na oknie Definicje nabywców należy dodać kolejnego Nabywcę i Odbiorcę (Jednostkę Pomocy Społecznej). Po wskazaniu Odbiorcy (Jednostki) należy wybrać przycisk Modyfikuj i podać Kod MOUS otrzymany od tego Ośrodka. Jest to konieczne do komunikacji z tym Ośrodkiem, ponieważ ta sama instytucja, ale zarejestrowana w różnych Ośrodkach będzie miała różne kody MOUS wygenerowane przez różne systemy POMOST Std. Świadczone usługi (ALT-U) - uruchamia okno informacji o usługach realizowanych przez instytucję używającą oprogramowania MOUS, w szczególności o stawkach za jednostkowe świadczenie. Więcej o tym temacie jest przedstawione w rozdziale Pierwsze uruchomienie MOUS. Sygnity S.A. 58

59 W tym miejscu warto dodać, że w razie potrzeby zmiany stawek, można wejść na to okno, zmienić stawki, po czym skorzystać z przycisku Przelicz rozliczenia wg stawek, który spowoduje aktualizacje kwot niezatwierdzonych rozliczeń (wszystkich lub od podanej daty) wg zmienionych stawek. Kalendarz systemowy (ALT-K) uruchamia okno kalendarza systemowego, gdzie można podać dodatkowe dni wolne lub robocze, co będzie miało wpływ na dobór przez oprogramowanie MOUS właściwej stawki za jednostkowe świadczenie zrealizowane w konkretnym terminie. W kolejnych wersjach oprogramowania przewidziana jest możliwość eksportu kalendarza z MOUS do Pomostu i wczytania w Pomoście jako kalendarz indywidualny instytucji realizatora świadczeń, tak aby można było uwzględnić dodatkowe dni wolne w tej instytucji (np. wynikające z ferii w stołówce szkolnej) już na etapie planowania podczas przyznawania świadczenia. Sygnity S.A. 59

60 Szablony wydruków (ALT-W) uruchamia okno listy szablonów wydruków. Wersja 1.0 oprogramowania MOUS oferuje następujące wydruki: Faktura dostępny z przycisku Drukuj fakturę na oknie wykazu rozliczeń i opisany w rozdziałach Rozliczenie posiłków oraz Rozliczenie usług opiekuńczych. Harmonogram dla opiekuna dostępny z przycisku Raporty na głównym oknie MOUS i opisany w rozdziale Rozliczenie usług opiekuńczych. Harmonogram posiłków dostępny z przycisku Raporty na głównym oknie MOUS i opisany w rozdziale Rozliczenie posiłków. Karta pracy usług opiekuńczych dostępny z przycisku Raporty na głównym oknie MOUS i opisany w rozdziale Rozliczenie usług opiekuńczych. Korekta faktury dostępny z przycisku Drukuj fakturę na oknie wykazu rozliczeń, dla faktury zawierającej pozycje korygujące i opisany w rozdziale Korekty rozliczeń. Załącznik do faktury dostępny z przycisku Drukuj załącznik na oknie wykazu rozliczeń i opisany w rozdziale Wykaz rozliczeń. W kolejnych wersjach oprogramowania MOUS przewidziane są kolejne wydruki. Ponadto, lista szablonów zawiera także szablony Nagłówki i Stopki, służące do definiowania treści, która będzie drukowana w nagłówku lub stopce wydruku wszystkich stron. Można ich używać na wszystkich wydrukach, z wyjątkiem wydruków harmonogramu posiłków i harmonogramu opiekuna. Wszystkie w/w wydruki można w razie potrzeby dostosować do swoich potrzeb, wybierając właściwy szablon z listy i ikonę modyfikacji. Sygnity S.A. 60

61 Aby zmienić coś w szablonie, należy skorzystać z przycisku Dodaj nową wersję szablonu, wprowadzić potrzebne zmiany i następnie skorzystać z przycisku Ustaw jako domyślną wersję. Wówczas wydruk będzie korzystał z naszej, zmienionej wersji. Uwaga! Szablon Harmonogram dla opiekuna ma od razu po instalacji programu MOUS dwie wersje, przy czym domyślna jest druga z nich, dająca efekt opisany w rozdziale Rozliczenie usług opiekuńczych. Sposób modyfikacji szablonów wydruków jest analogiczny jak w systemie POMOST Std. Sygnity S.A. 61

62 W szczególności, kolorowe prostokąty umieszczone na szablonie to tzw. znaczniki, czyli fragmenty które podczas tworzenia konkretnego wydruku zostaną zastąpione informacją właściwą dla drukowanego rozliczenia, harmonogramu, opiekuna czy beneficjenta. Znaczniki oznaczone zielonym kolorem, są złożone z innych znaczników. Dwukrotne kliknięcie myszką na nich, otwiera okno ze znacznikami składowymi. Znaczniki niebieskie, to znaczniki proste, a dwukrotne kliknięcie myszką na nich otwiera okno z możliwością konfiguracji znacznika (np. formatu). Ustawienia pamięci (ALT-M) uruchamia okno na którym można zmienić ustawienia pamięci z której korzysta MOUS. W większości wypadków należy pozostawić domyślne ustawienia, w przypadku pojawienia się problemów związanych np. z wydajnością można je zmienić. Minimalne wymagania sprzętowo-systemowe dla MOUS 1.0 Procesor Celeron 1007U 1.5 GHz dwurdzeniowy; Pamięć 2 GB RAM; Dysk HDD 80 GB; Ekran Full HD czyli 1920x1080; Obsługiwane systemy operacyjne: Windows Vista, 7,8, 10 zarówno 32 bit, jak i 64 bit; Środowisko uruchomieniowe Java JRE w wersji 8 update co najmniej 65, wytworzone przez Oracle lub społeczność AdoptOpenJDK. Sygnity S.A. 62