Umowa - wzór. Zamawiający i Wykonawca w dalszej części umowy łącznie mogą być zwani Stronami.

Transkrypt

1 BP Załącznik nr 5 do ogłoszenia o zamówieniu zawarta w dniu. pomiędzy: Umowa - wzór Województwem Podlaskim z siedzibą w Białymstoku przy ul. Kard. St. Wyszyńskiego 1, Białystok, NIP: reprezentowanym przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku z siedzibą w Białymstoku przy ul. Kombatantów 7, Białystok, w imieniu którego działa Elżbieta Rajewska-Nikonowicz Dyrektor Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku, zwanym dalej Zleceniodawcą; a.., reprezentowanym przez:. zwanym dalej Wykonawcą. Zamawiający i Wykonawca w dalszej części umowy łącznie mogą być zwani Stronami. Mając na względzie art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz z późn. zm.), po rozpatrzeniu ofert złożonych w postępowaniu, zostaje zawarta umowa następującej treści: Wykonawca oświadcza, że jest właścicielem/posiada prawo korzystania z Hotelu/Obiektu.. zwanego dalej Hotelem, mieszczącego się w..., który posiada niezbędne zaplecze infrastrukturalne, wyposażenie i możliwości organizacyjne do świadczenia usług noclegowych i wyżywienia wraz z usługami towarzyszącymi przygotowaniu, organizacji i obsłudze do dnia r. spotkań/ warsztatów/szkoleń, seminariów i Gali organizowanych w ramach realizowanego projektu Koordynacja i monitorowanie rozwoju ekonomii społecznej w regionie", współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata , Oś Priorytetowa VII Poprawa Spójności Społecznej, Działanie 7.3 Wzmocnienie roli ekonomii społecznej w rozwoju społeczno-gospodarczym województwa podlaskiego. 2. Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędne uprawnienia do wykonania przedmiotu umowy w zakresie wskazanym w 2. niniejszej umowy, a także, że uprawnienia takie posiadają osoby działające w imieniu Wykonawcy, którymi będzie się posługiwał. Wykonawca zobowiązany jest do nadzorowania osób, przy pomocy których wykonywać będzie przedmiot umowy i odpowiada za ich działania Przedmiotem umowy jest świadczenie usług noclegowych i wyżywienia wraz z usługami towarzyszącymi przygotowaniu, organizacji i obsłudze do dnia r. spotkań/ warsztatów/szkoleń, seminariów i Gali. Przedmiot zamówienia podzielony jest na 2 kategorie: jednodniowe dwudniowe KATEGORIA I Spotkania/warsztaty/szkolenia 21 spotkań/warsztatów/szkoleń dla grup po 20 osób, 4 spotkania dla grup po 30 osób 13 spotkań/warsztatów/szkoleń dla grup po 20 osób KATEGORIA II- Seminaria/Gala

2 jednodniowe 3 seminaria dla grup po 50 osób jednodniowe 2 Gale dla grup po 40 osób 2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania zleconej usługi przy zachowaniu zawodowej staranności, a w szczególności zobowiązany jest zapewnić uczestnikom spotkań/warsztatów/ szkoleń, seminariów i Gali możliwości korzystania z usługi noclegowych i wyżywienia, określonej w 3 niniejszej umowy, zgodnie z jej przeznaczeniem oraz zobowiązany jest do przestrzegania warunków określonych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia stanowiącego załącznik nr 1 do umowy. 3. W zakres usługi wchodzi: 1) zapewnienie noclegów - z pełnym węzłem sanitarnym (szampon, mydło, ręcznik), zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1 do umowy) - uczestnikom działań. 2) zapewnienie pełnego wyżywienia uczestnikom działań zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia. Wszystkie posiłki podawane będą w godzinach zawartych w harmonogramie, który będzie dostarczony Wykonawcy najpóźniej 3 dni przed rozpoczęciem działania oraz według menu zaakceptowanego przez Zamawiającego. 3) zapewnienie 1 sali szkoleniowej oraz 1 sali seminaryjnej/na Galę zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia - załącznik nr 1 do umowy. 4) zapewnienie dostępu do faksu i do telefonu stacjonarnego na potrzeby trenerów, 5) bezpłatne zapewnienie parkingu uczestnikom działań. 4. Zamawiający przewiduje prawo opcji, tj. prawo do podjęcia decyzji o realizacji przedmiotu zamówienia w szerszym zakresie niż wskazany w ust Prawo opcji zakłada realizację dodatkowych działań w ramach KATEGORI I (spotkania/ warsztaty/szkolenia) lub KATEGORI II (seminaria/gale) jeżeli będzie to wynikało z uzasadnionych potrzeb Zamawiającego. 6. Przewidywany zakres zamówienia objęty prawem opcji wynosi 20% wymiaru zamówienia podstawowego według stawek oferowanych przez Wykonawcę. 7. Całkowite wynagrodzenie Wykonawcy za zapewnienie usługi objętej prawem opcji nie może przekroczyć 20% wynagrodzenia Wykonawcy za wykonanie podstawowego zakresu przedmiotu zamówienia. 8. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego w przypadku, gdy Zamawiający z prawa opcji nie skorzysta. Realizacja zamówienia objętego opcją jest wyłącznie uprawnieniem Zamawiającego. 9. Warunkiem uruchomiania prawa opcji jest złożenie przez Zamawiającego oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania z prawa opcji w określonym przez niego zakresie. 10. Skorzystanie z prawa opcji przez Zamawiającego odbędzie się na podstawie pisemnego oświadczenia Zamawiającego złożonego Wykonawcy, na 7 dni przed dniem, w którym zamówienie objęte prawem opcji ma zostać zrealizowane, oraz określeniem wielkości tego zamówienia, objętego prawem opcji Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji wszystkich zaplanowanych przez Zamawiającego spotkań/warsztatów/szkoleń, seminariów i Gali od dnia podpisania umowy do r. 2. Działania odbywać się będą w terminie wskazanym przez Zamawiającego, co najmniej 10 dni przed działaniem w formie pisemnej lub telefonicznej rezerwacji. Szczegółowe terminy realizacji poszczególnych części zamówienia mogą ulec zmianie. Terminy podane przez Zamawiającego, są terminami planowanymi, ale z uwagi na okoliczności niezależne od Zamawiającego (np. brak dostępności trenera w danym terminie) terminy te mogą ulec przesunięciu. 3. Zamawiający zobowiązany jest każdorazowo powiadomić Hotel o spodziewanej liczbie osób, które potwierdziły swoją obecność na działaniu oraz przesłać imienną listę uczestników w przypadku osób korzystających z noclegu, przynajmniej 24 godziny przed realizacją usługi,

3 o której mowa w 2 niniejszej umowy. 4. Strony ustalają, iż powyższe zamówienie przesłane będzie przez Zamawiającego do Hotelu faksem na nr. lub em na adres. 5. Odpowiedzialny za te działania i stały kontakt z Hotelem ze strony Zamawiającego jest upoważniony do tego pracownik ds. organizacyjnych. 6. Zamawiający zastrzega sobie, że pokrywa wyłącznie koszt efektywnie wykorzystanych miejsc, wyżywienia i sali przez uczestników spotkań/warsztatów/szkoleń, seminariów i Gali. 7. Ustala się następujące ceny brutto dla poszczególnych usług: I. Spotkania/szkolenia/warsztaty jednodniowe: a) całodzienny serwis kawowy.. zł/os. b) obiad. zł/os. c) wynajem sali szkoleniowej.. zł/ jeden dzień szkolenia II. Spotkania jednodniowe: a) całodzienny serwis kawowy.. zł/os. b) wynajem sali szkoleniowej.. zł/ jeden dzień szkolenia III. Spotkania/szkolenia/warsztaty dwudniowe a) całodzienny serwis kawowy.. zł/os. b) obiad zł/os. c) kolacja zł/os. d) nocleg w pokoju jednoosobowym (ze śniadaniem) zł/osobę e) nocleg w pokoju dwuosobowym (ze śniadaniem) zł/osobę f) wynajem sali szkoleniowej zł/ jeden dzień szkolenia IV. Seminaria/Gala jednodniowa a) całodzienny serwis kawowy.. zł/os. b) obiad. zł/os. c) wynajem sali seminaryjnej/na Galę.. zł/ jeden dzień. 8. Łączny koszt usług wynikać będzie ze zbiorowej kalkulacji powyższych usług według zamówienia. Wykonawca może obciążyć Zamawiającego wyłącznie kwotą za rzeczywiście wykonane usługi. 4. (w przypadku zobowiązania się do zatrudnienia klauzule społeczne) 1. Wykonawca zobowiązuje się do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, przy realizacji zamówienia, w okresie jego realizacji, co najmniej osoby/osób bezrobotnej/ych w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, niepełnosprawnej/ych w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub osoby/osób, o których mowa w art. 1 ust. 2 ustawie z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym. 2. Zamawiającemu, w trakcie realizacji zamówienia, przysługuje prawo kontroli wykonywania przez Wykonawcę obowiązku, o którym mowa w 4 ust. 1 niniejszej umowy. W ramach czynności kontrolnych, Zamawiający jest uprawniony w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia wywiązywania się z zobowiązania i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia wywiązywania się z zobowiązania, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania umowy. 3. W trakcie realizacji umowy na każde wezwanie Zamawiającego, w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu następujące dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu, o którym mowa w 4 ust. 1 niniejszej umowy: oświadczenie Wykonawcy dotyczące wymagań. 4. W przypadku niewywiązania się przez Wykonawcę z zobowiązania, o których mowa w 4 ust.

4 1 niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 0,1% wynagrodzenia określonego w 5 ust. 1 niniejszej umowy, za każdy dzień realizacji zamówienia, w którym nie był spełniony wymóg zatrudnienia, zgodnie z 4 ust. 1 niniejszej umowy, za każdą niezatrudnioną osobę. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów lub wyjaśnień, w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia zgodnie z 4 ust. 1 niniejszej umowy, traktowane będzie na równi z niewywiązaniem się przez Wykonawcę z zobowiązania, o których mowa w 4 ust. 1 niniejszej umowy Strony zgodnie ustalają, iż wartość umowy wynosi.. zł brutto (słownie: ) w tym kwota podatku od towarów i usług zł (słownie:..). 2. Wskazana powyżej wartość umowy stanowi wartość maksymalną, natomiast rozliczenie umowy nastąpi każdorazowo (przy każdym składanym zamówieniu) po wykonaniu przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę na podstawie dostarczonych faktur VAT, która będzie obejmować ilość faktycznie wykonanych usług. 3. Rozliczenie umowy, wynikające z usług świadczonych, zrealizowanych przez Wykonawcę, nastąpi w terminie 14 dni od daty doręczenia faktury VAT opiewającej na kwotę wynikającą ze zbiorowej kalkulacji każdego działania, o której mowa w 3 ust. 7 do siedziby Zamawiającego. 4. Strony zgodnie ustalają, że płatność z tytułu wykonania niniejszej umowy będzie dokonana nie wcześniej niż i pod warunkiem przekazania przez Instytucję Zarządzającą środków finansowych służących finansowaniu niniejszej umowy na wyodrębniony rachunek bankowy Zamawiającego. 5. W przypadku braku środków, o jakich mowa w powyższym ustępie, na rachunku Zamawiającego płatność z tytułu niniejszej umowy nie będzie uznana za opóźnioną. 6. Za usługi dodatkowe na rzecz uczestników działań (min.: parking, mini bary, zamówienia restauracyjne itp.), nieujęte w przedmiocie zamówienia, Zamawiający nie ponosi odpłatności i nie są one objęte niniejszą umową. 7. Wynagrodzenie objęte niniejszą umową jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego W przypadku nie wykonania lub nienależytego wykonania usług, wynikających z niniejszej umowy, Zamawiający nie wypłaci w całości wynagrodzenia lub wypłaci wynagrodzenie stosownie do prawidłowo wykonanych usług. Nadto w tym wypadku Zamawiającemu przysługuje prawo naliczenia od Wykonawcy kary umownej w wysokości 10% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 5 ust. 1 umowy oraz prawo do odstąpienia od umowy z winy Wykonawcy i naliczenia kary umownej. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od niniejszej umowy w przypadku, gdyby jej realizacja nie leżała w interesie Zamawiającego. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych Wykonawca wyraża zgodę na oznaczenie sal, o których mowa w 2 ust. 3 pkt 3 umowy w logo projektu Unii Europejskiej oraz Funduszu z którego finansowany jest projekt. 2. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w mieniu Wykonawcy spowodowaną działaniem lub zaniechaniem uczestników spotkania/szkolenia/warsztatów/seminarium i Gali. 3. Dochodzenie roszczeń powstałych w wyniku wyrządzenia wszelkich szkód przez uczestników spotkań/szkoleń/warsztatów/seminariów i Gali będzie kierowane bezpośrednio do nich z wyłączeniem Zamawiającego. 4. Zamawiający na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 922) przekaże Wykonawcy dane osobowe

5 (tj. imię i nazwisko) uczestników szkolenia a Wykonawca zobowiązuje się dysponować nimi zgodnie z przepisami powołanej wyżej ustawy. 5. Zamawiający zastrzega możliwość przeprowadzenia kontroli wykonania umowy przez Wykonawcę. 6. Wykonawca umożliwi dokonanie kontroli realizacji niniejszej umowy i udostępni wszelką związaną z tym dokumentację w okresie wynikającym z odrębnych przepisów na żądanie uprawnionej instytucji. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania niniejszej umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym w sytuacji działania na szkodę Zamawiającego, braku realizacji zadań określonych w niniejszej umowie bądź w przypadku zastrzeżeń związanych z realizacją przez Wykonawcę na zlecenie Zamawiającego innej umowy zawartej wcześniej, związanej z podobnym zakresem świadczeń, bez podania uzasadnionej przyczyny, lub prawomocnego skazania za przestępstwo. 8. Strony dopuszczają możliwość innego rozwiązania niniejszej umowy na mocy zgodnego oświadczenia woli Stron. 9. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez obie Strony. Zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 10. W sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego. 11. Spory powstałe w wyniku realizacji umowy Strony zgodnie poddają pod rozstrzygnięcie Sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego. 12. Ogłoszenie o zamówieniu wraz z załącznikami stanowią integralną część niniejszej umowy. 13. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron. PODPIS I PIECZĘĆ ZAMAWIAJĄCEGO PODPIS I PIECZĘĆ WYKONAWCY

6 Załącznik nr 1 do umowy BP SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usług noclegowych i wyżywienia wraz z usługami towarzyszącymi przygotowaniu, organizacji i obsłudze planowanych przez Zamawiającego do dnia r. spotkań/warsztatów/szkoleń, seminariów i Gali organizowanych w ramach realizowanego projektu Koordynacja i monitorowanie rozwoju ekonomii społecznej w regionie", współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata , Oś Priorytetowa VII Poprawa Spójności Społecznej, Działanie 7.3 Wzmocnienie roli ekonomii społecznej w rozwoju społecznogospodarczym województwa podlaskiego. Przedmiot zamówienia obejmuje: KATEGORIA I Spotkania/warsztaty/szkolenia 21 spotkań/warsztatów/szkoleń dla grup po 20 osób, 4 spotkania jednodniowe dla grup po 30 osób dwudniowe 13 spotkań/warsztatów/szkoleń dla grup po 20 osób KATEGORIA II- Seminaria/Gala jednodniowe 3 seminaria dla grup po 50 osób jednodniowe 2 Gale dla grup po 40 osób Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji wszystkich zaplanowanych przez Zamawiającego działań od dnia podpisania umowy do dnia r. Działania odbywać się będą w terminach wskazanych przez Zamawiającego. Wykonawca zostanie poinformowany o terminach w formie pisemnej lub telefonicznej rezerwacji co najmniej na 10 dni przed terminem działania. Działania realizowane będą w dniach od poniedziałku do piątku. Ostateczna liczba uczestników spotkań/warsztatów/szkoleń/seminariów/gali w poszczególnych grupach może ulec zmianie zarówno w zakresie zmniejszenia, jak i zwiększenia ilości uczestników. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu faktycznie wykonanej części umowy, bez naliczania jakichkolwiek kar. Zamawiający działa w najlepszej wierze zrealizowania zamówienia w całości. Liczba osób nocujących podana w niniejszej specyfikacji jest wartością szacunkową. WYMAGANIA DOTYCZĄCE POSZCZEGÓLNYCH KATEGORII ZAMÓWIENIA Kategoria I Spotkania/warsztaty/szkolenia W ramach organizowanych przez Zamawiającego spotkań/warsztatów/szkoleń jednodniowych realizowane przez Wykonawcę będą następujące usługi: a) całodzienny serwis kawowy,

7 b) dwudaniowy obiad, c) sala szkoleniowa. W ramach organizowanych przez Zamawiającego spotkań/warsztatów/szkoleń dwudniowych realizowane przez Wykonawcę będą następujące usługi: a) całodzienny serwis kawowy w pierwszym i drugim dniu spotkania/warsztatów/ szkolenia, b) dwudaniowy obiad w pierwszym i drugim dniu spotkania/warsztatów/szkolenia, c) śniadanie - osobom nocującym - w drugim dniu spotkania/warsztatów/szkolenia, d) kolacja osobom nocującym w pierwszym dniu spotkania/warsztatów/szkolenia, e) nocleg w pokoju jednoosobowym, f) nocleg w pokoju dwuosobowym, g) sala szkoleniowa w pierwszym i drugim dniu spotkania/warsztatów/szkolenia. Kategoria II Seminaria/Gala W ramach organizowanych przez Zamawiającego seminariów/gali jednodniowych realizowane przez Wykonawcę będą następujące usługi: a) całodzienny serwis kawowy, b) dwudaniowy obiad podawany w formie bufetu szwedzkiego, c) sala seminaryjna/na Galę. WYMAGANIA DOTYCZĄCE NOCLEGÓW Noclegi w obiekcie hotelarskim, w którym realizowany będzie przedmiot zamówienia, posiadającym kategorię minimum 3 gwiazdek nadaną zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz ze zm.) i rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz ze zm.) lub obiekcie szkoleniowo-konferencyjnym, w którym noclegi odpowiadają wymaganiom hotelu min. 3 gwiazdkowego w rozumieniu powołanych aktów prawnych. Dopuszcza się zakwaterowanie uczestników wyłącznie w pokojach jedno- i dwuosobowych. Łóżka powinny być oddzielone od siebie i stanowić odrębne posłanie. Zakwaterowanie powinno odbyć się w pierwszym dniu spotkań/warsztatów/ szkoleń, maksymalnie do godziny Pokoje muszą być wyposażone we własną łazienkę, z pełnym węzłem sanitarnym (szampon, mydło, ręcznik). Wykonawca na życzenie Zamawiającego umożliwi w pierwszym dniu danego działania zamianę struktury dwóch pokoi jednoosobowych na jeden pokój dwuosobowy lub jednego pokoju dwuosobowego na dwa pokoje jednoosobowe. Każdy obiekt hotelarski lub obiekt szkoleniowo-konferencyjnych ma spełniać wymogi dotyczące dostosowania do potrzeb osób z dysfunkcjami narządu ruchu (np. winda, podjazd, miejsce parkingowe) oraz dysponować co najmniej jednym pokojem dla osób z dysfunkcjami ruchu. Szacowana ilość pokoi jednoosobowych i dwuosobowych (podana ilość odnosi się do pojedynczego działania): Szkolenia dwudniowe dla grup po 20 osób: a) 3 pokoje jednoosobowe, b) 5 pokoi dwuosobowych, Podane powyżej liczby osób nocujących są wartością szacunkową. Dokładna liczba osób nocujących zostanie podana przed rozpoczęciem spotkania/warsztatów/szkolenia. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WYŻYWIENIA

8 Wykonawca jest zobowiązany zapewnić różnorodne wyżywienie dla każdego uczestnika spotkania/warsztatów/szkolenia (śniadania i kolacje wyłącznie osobom nocującym). Wybrany do realizacji zamówienia Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji własną wersję menu, która będzie obowiązywać w trakcie realizacji działań. Ogólnie na menu składa się: a) całodzienny serwis kawowy - kawa; herbata; dodatki typu: mleko, cytryna, cukier; woda mineralna gazowana i niegazowana; owoce; słodkie przekąski typu ciasteczka (co najmniej trzy rodzaje) oraz słone przekąski (co najmniej dwa rodzaje). b) obiad - zupa min. 300 ml/os, drugie danie (mięso/ryba) min. 170g/os., dodatki (ziemniaki lub ryż lub kasza lub frytki) min 200g/os., surówki min. 100 g/os., kompot lub woda mineralna 200 ml/os. c) śniadanie - potrawa ciepła min. 200 g/os., pieczywo jasne i ciemne, wędliny różne, sery, masło, dżem, owoce, warzywa świeże, płatki śniadaniowe, jogurty, twarożek, mleko zimne i ciepłe, miód, kawa, herbata, mleko, cytryna, cukier, woda mineralna. d) kolacja - dwa rodzaje potrawy gorącej (mięsna i jarska) min. 200 g/os., wędliny, ryby, sery, warzywa świeże, warzywa marynowane, dwa rodzaje sałatki (warzywna, makaronowa, mięsna itp.), pieczywo jasne i ciemne, masło, kawa, herbata, mleko, cytryna, cukier, woda mineralna. e) obiad w formie bufetu szwedzkiego - zupa min. 300 ml/os, drugie danie (mięso/ryba) min. 170g/os., dodatki (ziemniaki lub ryż lub kasza lub frytki) min 200g/os., surówki min. 100 g/os., kompot lub woda mineralna 200 ml/os. Obiady przygotowane i wydane zostaną w formie bankietu zasiadanego wraz z profesjonalną obsługą kelnerską, śniadania i kolacje oraz obiady podczas seminariów/gali - w formie bufetu szwedzkiego. Poczęstunek kawowy powinien być ustawiony w lub przy sali, w której będzie odbywać się działanie. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił jednorodną zastawę stołową stosownie do ilości uczestników działania, obrusy na nakrycie stołów, serwetki jednorazowe w serwetnikach. Zamawiający nie dopuszcza użycia naczyń plastikowych. W przypadku wcześniejszego zgłoszenia przez uczestnika szkolenia/spotkania/warsztatu, należy zapewnić odpowiednie menu wegetariańskie. Godziny posiłków zostaną uzgodnione z Zamawiającym. WYMAGANIA DOTYCZĄCE SALI RESTAURACYJNEJ Sala restauracyjna, w której będą podawane śniadania, obiady i kolacje powinna być wyposażona w stoły i krzesła w ilości adekwatnej do liczby uczestników danego działania. WYMAGANIA DOTYCZĄCE SAL SZKOLENIOWYCH I SEMINARYJNYCH/NA GALĘ Sale szkoleniowe/seminaryjne/na Galę muszą zapewniać odpowiednie warunki socjalne oraz bhp, w tym uwzględniające niwelowanie barier architektonicznych w związku z udziałem w projekcie osób z niepełnosprawnościami. Sale muszą być wyposażone w następujący sprzęt: a) sprzęt do prezentacji (projektor multimedialny, ekran, flipchart lub tablica suchościeralna, stół pod rzutnik i pod laptop, zasilanie z przewodami, dostęp do Internetu), b) nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym miejscu sali, mikrofony bezprzewodowe, możliwość odtworzenia dźwięku z laptopa, c) stoły i tapicerowane krzesła (w ilości adekwatnej do liczby uczestników danego spotkania/warsztatów/szkolenia/seminarium/gali), d) stół recepcyjny i krzesła przy wejściu do sal, e) mównica dla trenera oraz stół prezydialny w przypadku seminariów/gali,

9 f) wieszaki na ubrania lub dostęp do szatni, g) zapewnienie osoby do obsługi technicznej, dostępnej przynajmniej 1 godzinę przed rozpoczęciem oraz w trakcie szkolenia/spotkania/warsztatów/seminariów/gali. Zamawiający, co najmniej 3 dni przed danym działaniem wskaże godziny w jakich sale powinny być dostępne dla Zamawiającego. Działania realizowane będą w dniach tygodnia - od poniedziałku do piątku. Stoły i krzesła powinny być ustawione w podkowę w przypadku szkoleń; w przypadku seminariów preferowanym ustawieniem krzeseł jest ustawienie kinowe. Zamawiający dopuszcza zmiany w ustawieniach wynikające ze specyfiki danego działania. Ewentualne zmiany będą zgłoszone Wykonawcy co najmniej 3 dni przed danym działaniem. Sale muszą posiadać zaplecze sanitarne toalety powinny znajdować się w pobliżu sal szkoleniowych. Sale muszą spełniać następujące wymogi: bezpieczeństwa, oświetleniowe, akustyczne, temperatura w sali powinna oscylować w przedziale C. DODATKOWE WYMAGANIA LOKALOWE Wykonawca winien wykazać, że oferowany przez niego obiekt hotelarski posiada kategorię minimum 3 gwiazdek nadaną zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz z późn. zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2166) lub obiekt szkoleniowo-konferencyjny, w których standard sal szkoleniowych, sal restauracyjnych, wyżywienia, noclegów odpowiada wymaganiom hotelu min. 3 gwiazdkowego w rozumieniu powołanych aktów prawnych. +Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia możliwości nieodpłatnego korzystania z miejsc parkingowych, którymi dysponuje. Pokoje noclegowe, sale, w których będą realizowane działania oraz sala restauracyjna powinny znajdować się w jednym budynku. Obiekt musi być przystosowany do obsługi osób z niepełnosprawnościami. INNE USŁUGI Wykonawca musi zapewnić: możliwość oznaczenia sal, w których będą realizowane działania oraz drzwi wejściowych hotelu przez Zamawiającego zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju w zakresie informatyzacji i promocji; przechowywanie bagaży uczestników szkoleń/warsztatów do czasu zakwaterowania i po wykwaterowaniu, w wyodrębnionym, zamkniętym pomieszczeniu, zabezpieczenie sal szkoleniowych w czasie przerw między zajęciami, przed ingerencją osób trzecich. PRAWO OPCJI Zamawiający przewiduje prawo opcji, tj. prawo do podjęcia decyzji o realizacji przedmiotu zamówienia w szerszym zakresie niż wskazany powyżej. Prawo opcji zakłada realizację dodatkowych działań w ramach KATEGORI I (spotkania/warsztaty/szkolenia) lub KATEGORI II (seminaria/gale) jeżeli będzie to wynikało z uzasadnionych potrzeb Zamawiającego. Przewidywany zakres zamówienia objęty prawem opcji wynosi 20% wymiaru zamówienia podstawowego według stawek oferowanych przez Wykonawcę. Całkowite wynagrodzenie Wykonawcy za zapewnienie usługi objętej prawem opcji nie może przekroczyć 20% wynagrodzenia Wykonawcy za wykonanie podstawowego zakresu przedmiotu zamówienia.

10 Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego w przypadku, gdy Zamawiający z prawa opcji nie skorzysta. Realizacja zamówienia objętego opcją jest wyłącznie uprawnieniem Zamawiającego. Warunkiem uruchomiania prawa opcji jest złożenie przez Zamawiającego oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania z prawa opcji w określonym przez niego zakresie. Skorzystanie z prawa opcji przez Zamawiającego odbędzie się na podstawie pisemnego oświadczenia Zamawiającego złożonego Wykonawcy, na 7 dni przed dniem, w którym zamówienie objęte prawem opcji ma zostać zrealizowane, oraz określeniem wielkości tego zamówienia, objętego prawem opcji. 2. Lokalizacja Usługi będą realizowane w obiekcie znajdującym się w odległości do 5 km od centrum Białegostoku. Za centrum Białegostoku uznaje się Ratusz - Rynek Kościuszki 10. Lokalizacja obiektu mierzona będzie jako odległość od centrum do obiektu za pomocą portalu - najkrótsza trasa samochodem od centrum do obiektu. 3. Termin realizacji zamówienia: Okres realizacji zamówienia od dnia podpisania umowy do dnia r.