Opis Przedmiotu Zamówienia System EZD

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 Opis Przedmiotu Zamówienia System EZD 1. EZD musi być zbudowany w architekturze trójwarstwowej, złożonej z: - programu klienckiego (kod generowany dla przeglądarki internetowej), - serwera aplikacji (kod zarządzający aplikacją, wykonujący funkcje z zakresu logiki biznesowej, pośredniczący między żądaniami programu klienckiego, a funkcjami udostępnianymi przez motor bazy danych), - motoru bazy danych, zarządzającego SQL-ową bazą danych. 2. EZD musi umożliwiać pracę na minimum jednej bazie komercyjnej oraz jednej bazie typu Open Source. 3. EZD musi posiadać interfejsy wykorzystujące jako technologię komunikacyjną usługi sieciowe (ang. Web-services) pozwalające na pobieranie danych oraz zasilanie danymi zewnętrznych systemów. 4. EZD musi posiadać możliwość rozbudowy interfejsu użytkownika przez udostępnienie API. 5. EZD musi być nowoczesny i zgodny ze stosowanymi i uznanymi na rynku standardami, gwarantując możliwość dalszej rozbudowy. W szczególności musi być zbudowany za pomocą narzędzi umożliwiających rozwój aplikacji. 6. EZD musi posiadać budowę modułową umożliwiającą niezależne stopniowe uruchamianie kolejnych funkcjonalności. 7. EZD w warstwie serwera aplikacji i bazodanowej musi posiadać wersje, uruchamiane w środowiskach systemowych bazujących na jednym z systemów operacyjnych: Microsoft Windows 2008 Serwer, Microsoft Windows 2012 Serwer, Microsoft Windows 2016 Serwer. 8. EZD musi posiadać interfejs oparty na przeglądarce internetowej. W warstwie klienckiej musi poprawnie działać w różnych środowiskach (Windows, IOS) oraz z najnowszymi, dostępnymi przeglądarkami WWW (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera oraz Chrome) 9. Posiada dostęp przez intuicyjny i przyjazny dla użytkownika interfejs. Wszystkie elementy EZD muszą posiadać interfejs w języku polskim. W języku polskim muszą być również wyświetlane wszystkie komunikaty przekazywane przez System, włącznie z komunikatami o błędach. 10. W ramach interfejsu Użytkownik musi posiadać możliwość korzystania ze wszystkich funkcjonalności EZD, które są dla niego udostępnione zgodnie z przypisanymi mu uprawnieniami. 11. Dopuszczalne formaty przetwarzanych plików nie mogą być ograniczone przez technologię Systemu. 12. Wszystkie dostarczane komponenty oprogramowania w ramach EZD muszą tworzyć jednolity system informatyczny, w szczególności poprzez: - wykorzystanie jednej wspólnej bazy danych (struktura tabel musi być jedna, wspólna dla wszystkich komponentów), w szczególności wszystkie dane muszą być zapisywane i odczytywane z jednej bazy danych i katalogów zawierających załączniki które za pomocą linków zostaną połączone z bazą danych, - wykorzystanie wspólnego interfejsu użytkownika, - wykorzystanie przez poszczególne komponenty wspólnych kartotek wspomagających (kartoteka interesantów, struktura organizacyjna oraz rejestry Spółki), - wykorzystanie wspólnego i spójnego systemu uprawnień. 13. Wielkość repozytorium, w którym przechowywane są dokumenty powinna być ograniczona jedynie zasobami sprzętowymi serwera. 14. EZD jest niezależny od wyboru pakietów biurowych (edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny itp.) służących do tworzenia i uaktualniania poszczególnych dokumentów przez pracowników Spółki. 15. EZD musi cechować się interfejsem użytkownika opartym na nowoczesnych rozwiązaniach: wykorzystywać menu, listy, formularze, przyciski, referencje (linki), itp. 16. EZD musi umożliwiać rejestrację i nadzorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej Spółki (pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi). 17. EZD musi umożliwiać rejestrację korespondencji wpływającej wraz z załącznikami oraz jej automatyczne numerowanie wraz z wypełnianiem części numeru pobierając dane np. ze słownika struktury organizacyjnej, zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną.

2 18. EZD musi rejestrować czynności związane z poszczególnym dokumentem (np. dekretacja) w postaci historii, przypisując jednoznacznie odpowiedzialność za każdą czynność i dając możliwość szybkiego odczytania tych informacji oraz możliwość eksportu zestawienia historii do plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Spółki, np.,: XLS, PDF, RTF, DOC, XML. 19. EZD musi posiadać możliwość nadawania terminów realizacji związanych z daną dekretacją/zadaniem. 20. EZD musi udostępniać wszystkie funkcje i umożliwiać nieprzerwaną pracę Użytkowników: 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu z niezbędnymi planowanymi przerwami na diagnostykę systemu, które w ujęciu tygodniowym nie mogą być dłuższe niż 8 godzin. 21. EZD musi zapewniać wysoki stopień bezpieczeństwa i poufności dla zgromadzonych dokumentów oraz danych, w tym zapewniać ochronę zawartości dokumentów przed nieautoryzowanymi zmianami. 22. Poziom zabezpieczeń danych w Systemie musi być zgodny z ustawodawstwem i odpowiedni dla ochrony danych osobowych. 23. EZD musi zapewniać szyfrowanie w stopniu uniemożliwiającym odczytanie przez osoby postronne wszystkich danych wymienianych między pracownikami Spółki oraz między Spółką, a Interesantem. 24. EZD musi zapewniać bezpieczeństwo przesyłanych danych (przesyłanie danych z użyciem protokołu SSL). 25. EZD musi umożliwiać jednoczesny dostęp do danych wielu użytkownikom, przy zapewnieniu ochrony tych danych przed utratą spójności lub zniszczeniem. 26. EZD musi posiadać hierarchię uprawnień oraz granulację dostępu do jego zasobów. 27. Każdy użytkownik EZD musi dysponować indywidualnym identyfikatorem, który umożliwi korzystanie z udostępnionych zasobów i usług. Dostępne mechanizmy oraz procedury muszą zapewnić rozliczalność zarejestrowanych w module użytkowników. 28. Dostęp do Systemu jest związany z uwierzytelnieniem użytkownika, autoryzacja użytkowników systemu opiera się o usługę katalogową Active Directory, zintegrowane logowanie. 29. EZD posiada możliwość określania trybu dostępu do przechowywanych dokumentów (np. zablokowanie możliwości zmian) oraz możliwość szyfrowania dokumentów. 30. EZD musi zapewniać możliwość; - ograniczenia liczby prób nieudanego logowania użytkownika, po której nastąpi czasowe zawieszenie możliwości logowania (na czas zdefiniowany przez administratora), - narzucenia minimalnej długości hasła oraz obowiązku wykorzystania różnych rodzajów znaków w haśle (np. Iiter, cyfr i znaków specjalnych), - ustalenia czasu obowiązywania hasła, - automatycznego odrzucania prób ustalenia przez użytkownika trywialnego hasła (np. imienia lub nazwiska użytkownika). 31. EZD musi rejestrować wszystkie próby uwierzytelniania oraz gromadzić i przechowywać następujące informacje: - pełną datę z godziną, - nazwę konta, które zostało poddane uwierzytelnianiu, - adres IP, z którego wykonane było uwierzytelnianie, - nazwę domenową adresu, z którego wykonane było uwierzytelnianie, - rezultat uwierzytelniania (powodzenie/niepowodzenie). 32. EZD musi zapewnić blokowanie dostępu określonych użytkowników do zasobów Systemu. 33. EZD ma zapewnić autoryzację wszystkich operacji wprowadzania, modyfikowania i usuwania danych. EZD ma umożliwiać identyfikację osoby, która wykonała powyższe operacje oraz czas ich wykonania. 34. EZD musi zapewnić ochronę zatwierdzonych dokumentów przed zmianami. 35. Każda czynność wykonywana w EZD musi być zapisywana, tak aby możliwa była identyfikacja osoby wykonującej czynność, obiektów, których dotyczyła czynność oraz czasu wykonania czynności. 36. EZD ma zapobiegać możliwości wprowadzenia i uruchomienia złośliwego kodu do aplikacji działających na serwerach.

3 37. EZD jest skalowalny, tzn. umożliwia dołączenie dodatkowych stanowisk (zwiększenie liczby użytkowników) oraz zwiększenie i rozbudowę zasobów komputerowych poprzez rozbudowę warstwy aplikacyjnej (zwiększenie zasobów komputerów obsługujących warstwę poprzez rozbudowę pamięci, zwiększenie liczby procesorów oraz zwiększanie liczby maszyn);oraz rozbudowę warstwy bazodanowej (zwiększenie zasobów komputerów obsługujących warstwę poprzez rozbudowę pamięci, zwiększenie liczby). 38. EZD musi zapewniać odpowiednią wydajność tj. szybką reakcję na działania użytkowników średni czas odświeżania widoku na ekranie po czynności wykonanej przez użytkownika nie może być dłuższy niż 2 sekundy. Warunek ten nie dotyczy funkcji, które nie są związane z wykonywaniem globalnych operacji na bazie danych takich, jak np. sporządzanie raportów i jednocześnie nie są wykonywane w trakcie codziennej, rutynowej pracy z modułem. 39. EZD posiada mechanizm odtwarzania, który umożliwia odzyskanie stanu danych z chwili wystąpienia awarii bądź cofnięcie stanu bazy danych do punktu w czasie. W przypadku odtwarzania do stanu z chwili wystąpienia awarii odtwarzaniu może podlegać cała baza danych bądź pojedyncze pliki danych. 40. W przypadku, gdy odtwarzaniu podlegają pojedyncze pliki bazy danych, pozostałe pliki baz danych mogą być dostępne dla użytkowników. 41. EZD musi umożliwić tworzenie i prowadzenie rejestrów, wprowadzanie korespondencji, prowadzenie spraw i zapisywanie dokumentów. 42. EZD musi umożliwić druk zestawień i raportów oraz definiowanie szablonów raportów dla wszelkich danych zgromadzonych w Systemie. 43. EZD musi zapewnić rejestrację obiegu papierowego dokumentów (rejestrację informacji o lokalizacji, użytkowników i czasie przemieszczenia). 44. EZD musi umożliwiać rejestrację przemieszczenia dokumentów nie podlegających digitalizacji (użytkownik, lokalizacja, czas). 45. Zapewnia obieg dokumentów zarówno tych wprowadzonych drogą elektroniczną, jak i zeskanowanych dokumentów papierowych. 46. Zapewnia obsługę dokumentów zgodną z JRWA Spółki. 47. EZD musi umożliwiać prowadzenie co najmniej następujących ewidencji: - ewidencję struktury organizacyjnej Spółki, - ewidencję pracowników i stanowisk pracy, - ewidencję rejestrowanych dokumentów, - ewidencję spraw, - ewidencję dokumentów archiwalnych, - Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. 48. EZD musi umożliwiać dostęp do dokumentów i danych w sposób uporządkowany i szybki np. wewnętrznych aktów (np. zarządzenia, umowy, uchwały) zgodnie z posiadanymi uprawnieniami. 49. Zawiera pełną integrację z pocztą elektroniczną. 50. Zapewnia możliwość dowolnego katalogowania, wyszukiwania i analizowania wprowadzanych informacji. 51. System musi umożliwiać reorganizowanie struktury Spółki poprzez np. łączenie, przenoszenie, likwidację komórek organizacyjnych. 52. Umożliwia wielopoziomowe ustawienia uprawnień. 53. Ukrywa elementy struktury Systemu przy braku uprawnień użytkownika. 54. Posiada mechanizm umożliwiający swobodne korzystanie z kwalifikowanego i powszechnego podpisu elektronicznego bez konieczności posiadania fachowej wiedzy. 55. Funkcja podpisu elektronicznego musi umożliwiać podpisywanie jednego elementu Systemu przez wielu użytkowników. Podpis musi być opisany w formacie XAdES. Informacja o podpisie jest prezentowana użytkownikowi. Powiadomienia

4 56. EZD musi być wyposażony w funkcjonalność komunikatora tekstowego. Komunikator musi być wewnętrznym oprogramowaniem dla Spółki i nie może umożliwiać komunikacji z zewnętrznymi komunikatorami dostępnymi publicznie. Komunikator musi być wyposażony w system powiadomień o istotnych zdarzeniach systemowych co najmniej w zakresie: - powiadomienia o dekretacji dokumentu - powiadomienia o przekazaniu dokumentów, - powiadomienia o przekazaniu dokumentu do akceptacji, - powiadomienia o zaakceptowaniu dokumentu, - powiadomienia o zatwierdzeniu dokumentu. 57. Automatyczne wysyła powiadomienia do osób zaangażowanych w dany obieg z informacją o rozpoczęciu nowej sprawy i koniecznych działaniach do podjęcia po uruchomieniu obiegu. 58. Umożliwia konfigurowanie sposobu powiadamiania (powiadomienie systemowe lub/i ). 59. Umożliwia użytkownikowi skonfigurowanie otrzymywania powiadomień systemowych co najmniej o następujących zdarzeniach: - otrzymaniu nowych dokumentów, - zaakceptowaniu pisma, których jest referentem, - odrzuceniu pisma, których jest referentem, - zmianie dekretacji, - wysyłce pisma, - doręczeniu pisma, - niedoręczeniu pisma, - nadaniu uprawnień do dokumentu, - przekroczeniu terminu realizacji sprawy, - przekroczeniu terminu realizacji sprawy przez podwładnego. 60. Umożliwia użytkownikowi skonfigurowanie otrzymywania powiadomień , co najmniej w następujących opcjach: - powiadamianie każdorazowe, - wyłączenie powiadomienia, - powiadamianie nie częściej niż raz dziennie. 61. Funkcja podpisu elektronicznego umożliwia poprawne wykorzystanie certyfikatów kwalifikowanych pochodzących od wszystkich certyfikowanych wystawców. 62. Umożliwia zarządzanie zastępstwami w przypadku choroby lub urlopu. 63. Umożliwia druk zestawień i raportów oraz definiowanie szablonów raportów dla wszelkich danych zgromadzonych w systemie. 64. Posiada centralną numerację dokumentów, gwarantującą unikalność numeracji w całym systemie. EZD musi nadawać automatycznie numer wszystkim zidentyfikowanym rodzajom dokumentów. Korespondencja przychodząca 65. Umożliwia rejestrowanie dokumentów przychodzących papierowych oraz elektronicznych wraz z załącznikami, złożonych za pośrednictwem aplikacji internetowej do przyjmowania dokumentów elektronicznych (wskazanej Elektronicznej Skrzynki Podawczej), przesłanych za pośrednictwem skrzynki oraz faxu. 66. Umożliwia automatyczną rejestrację przesyłek wpływających na skrzynkę epuap. 67. Umożliwia odebranie i za pomocą wbudowanego klienta pocztowego i zarejestrowanie ich w systemie jako pismo. 68. Rejestracja pism wpływających za pośrednictwem skrzynki i faksem będzie się odbywać za pośrednictwem zestawień dokumentów przychodzących tego typu, pozostawiając użytkownikowi decyzję o rejestracji jako pismo w module. 69. Umożliwia rejestrację papierowej korespondencji przychodzącej wraz z załącznikami i dodanie jej postaci elektronicznej do systemu. 70. Umożliwia rejestrację papierowej korespondencji przychodzącej wraz z załącznikami i skanowanie jej z poziomu Systemu do postaci elektronicznej. 71. EZD musi umożliwiać prowadzenie jednego głównego rejestru przesyłek przychodzących w skali roku.

5 72. Zapewnia możliwość dodania skanu dokumentu poprzez standardowy mechanizm TWAIN (lokalnie i zdalnie) wraz z możliwością określenia parametrów skanowania z poziomu systemu. Moduł skanowania powinien pozwalać na ustawienie podstawowych parametrów skanowania, w tym co najmniej: - wybór predefiniowanego profilu skanowania (np. pismo, faks, zdjęcie), - wybór skanera, - nadanie nazwy obrazowi, - rozdzielczość (parametry zgodnie ze sterownikami skanera), - format, - paleta kolorów - kolorowy, czarno-biały, odcienie szarości, - źródło papieru - Taca, Podajnik (1 -stronnie), Podajnik (2-stronnie), - wyświetlenie okna parametrów sterownika skanera, - podgląd poszczególnych stron, usuwanie, skanowanie nowych, ponowne skanowanie stron, skanowanie dwustronne, - zapisywanie na dysku lub dołączanie do pisma w systemie. 73. Podczas skanowania dokumentów system zapewnia możliwość podglądu poszczególnych stron, usuwania, skanowania nowych. 74. Umożliwia tworzenie zestawień korespondencji przychodzącej w Systemie (w tym z możliwością określenia zakresu danych, filtrowania i sortowania wyszukiwanych danych). 75. EZD w czasie rejestracji dokumentu musi pozwalać na automatyczne nadawanie kolejnego numeru korespondencji. Dodatkowo obiekty takie jak np. opinie prawne, interpelacje w czasie rejestracji powinny zasilać rejestry obowiązujące w Spółce. Taki obiekt powinien też mieć nadawany dodatkowy numer pochodzący z rejestru, do którego będzie przyporządkowany. 76. EZD musi umożliwiać przechowywanie treści dokumentów wraz z załącznikami - załączony plik może mieć dowolny format (pliki graficzne, pliki pakietów biurowych, dokumenty skanowane, e, faksy, pliki dźwiękowe i inne). Pliki zawierające skany dokumentów będą zapisywane w systemie plików, a do bazy EZD będzie dołączana referencja do plików. 77. EZD musi umożliwić administratorowi definiowanie, jakie formaty plików będą akceptowane przez aplikację. Administrator musi mieć możliwość określenia maksymalnego dopuszczalnego rozmiaru pliku danego typu. 78. EZD musi umożliwiać przyjmowanie korespondencji przychodzącej złożonej z wykorzystaniem nośników cyfrowych: płyt CD i DVD oraz pamięci Flash ROM z łączem USB. 79. EZD musi zapewnić możliwość dodania załącznika z dysku (lokalnego i zdalnego). 80. EZD musi umożliwiać zapisanie fizycznej lokalizacji oryginału załącznika papierowego (dokumentacji, wniosku, sprawy). Musi pozwalać na odwzorowanie składu chronologicznego. 81. Wspiera obsługę pism papierowych z wykorzystaniem kodów kreskowych na pismach (nadruk lub naklejka). Obsługa kodów kreskowych musi być wspierana w zakresie: ewidencjonowania w systemie przydzielonego pismu kodu kreskowego, odbierania i wydawania pism, wyszukiwania przy użyciu czytnika kodów kreskowych, podglądu pism. 82. Zapewnia możliwość dodania skanu dokumentu (lokalnie i zdalnie). 83. Umożliwia optyczne rozpoznawanie tekstu na dokumentach przechowywanych w formie graficznej i konwersję tych dokumentów do plików tekstowych (obróbka OCR). 84. Umożliwia rozpoznawanie tekstu (OCR) i zapis wyniku rozpoznawania do pliku tekstowego przyporządkowanego do dokumentu. Komponent OCR nie powinien ograniczać liczby użytkowników. 85. EZD musi opisywać dokumenty za pomocą metadanych zawierających najważniejsze informacje (np. dane teleadresowe) o danym dokumencie: imię i nazwisko lub nazwa firmy, dane kontaktowe, adres mailowy, znak pisma przychodzącego, ilość załączników. W przypadku dokumentów elektronicznych odpowiednie pola są wypełniane automatycznie. 86. Umożliwia wstępną rejestrację korespondencji i późniejsze uzupełnienie pozostałych pól w trakcie pełnej rejestracji. Wstępna rejestracja powinna odnotowywać minimum: datę wpływu pisma, adresata, znak pisma przychodzącego, ilość załączników. 87. EZD powinien zawierać określone pola do wypełnienia przy rejestracji korespondencji przychodzącej. 88. Umożliwia zapisanie w metadanych dokumentu dowolnej ilości numerów zewnętrznych z pisma. 89. EZD musi umożliwiać określenie rodzaju dokumentu przychodzącego za pomocą pola słownikowego. Musi istnieć w Systemie możliwość dodania dowolnego typu dokumentu do słownika zgodnie z posiadanymi uprawnieniami.

6 90. EZD musi umożliwiać zapisanie daty wpływu do Spółki oraz daty wpływu od organu przekazującego, daty z pisma oraz daty nadania. Dodawanie dat powinno być umożliwione poprzez wybór daty z kalendarza lub wypełnienie pola. Wszystkie pola daty powinny zawierać zdefiniowane maski odpowiadające wymaganym formatom daty. Pole z datą wpływu powinno być wypełniane automatycznie i podlegać możliwości edycji. 91. EZD musi zapewniać mechanizmy ochrony przed duplikacją pism w module, np. proces rejestracji wymusza przeszukanie bazy interesantów i bazy zarejestrowanych pism, w celu wykrycia duplikatów. Automatyczna weryfikacja ma przebiegać na podstawie metadanych opisujących pismo wprowadzone przez użytkownika. 92. Umożliwia przeglądanie danych, rejestrację nowych pism i modyfikowanie zarejestrowanych. Nie pozwala na fizyczne usuwanie wcześniej zarejestrowanych pism, a jedynie na ich oznaczenie jako anulowanych. 93. EZD musi umożliwić dodawanie uwag i komentarzy do pism. 94. Umożliwia przy czynności rejestracji dodawanie (podpowiadanie) nadawcy z bazy interesantów. W przypadku znalezienia nadawcy w bazie moduł powinien automatycznie wypełnić pola formularza rejestracyjnego pisma danymi interesanta. 95. W przypadku niezgodności danych z pisma z danymi nadawcy znajdującymi się w bazie interesantów, system zapewnia możliwość m.in. zmiany danych w bazie interesantów, pozostawienie danych bez zmian. System musi zapewnić możliwość wyboru opcji postępowania bez przerywania akcji rejestracji. 96. W przypadku braku nadawcy w bazie interesantów system umożliwia dodanie nowego interesanta przy rejestracji pisma przychodzącego. 97. System posiada możliwość przechowywania danych historycznych (np. poprzednich adresów). Baza interesantów 98. EZD musi posiadać jedną dla całego Systemu bazę interesantów dostępną dla wszystkich osób pracujących w EZD. 99. Umożliwia przypisanie dla jednego dokumentu wielu interesantów oraz umożliwia wybór interesantów z bazy Umożliwia dodanie dla interesanta dodatkowego adresu do korespondencji Umożliwia automatyczne podpowiadanie nadawcy/odbiorcy korespondencji na podstawie wbudowanego w moduł słownika - książki adresowej Udostępnia bazę danych teleadresowych interesantów wraz z możliwością łatwego rejestrowania nowych danych interesanta przy wprowadzaniu dokumentu Posiada opcję blokowania możliwości dodawania nowych interesantów zgodnie z posiadanymi uprawnieniami Umożliwia aktualizację danych przy zachowaniu danych poprzednich - zmiana nie może powodować zmian w dotychczasowych obiektach, do których przypisana była dana pozycja z bazy interesantów Umożliwia wyszukiwanie interesanta w bazie wg wszystkich wyświetlanych w widoku pól EZD musi wykrywać pokrywające się pozycje w bazie interesantów i proponować ich korektę na etapie rejestracji pisma Umożliwia zapisywanie historii wpisów zawierającej informacje dotyczące: osoby modyfikującej i daty ostatniej modyfikacji wpisu, każdorazowej edycji wpisu, daty, osoby która edycji dokonała, różnic w stosunku do poprzedniej wersji wpisu Zapewnia możliwość eksportu historii wpisów do plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie Spółki, np.,: XLS, PDF, RTF, DOC, XML Zapewnia możliwość decydowania przy rejestrowaniu nowego dokumentu o automatycznym wprowadzeniu nowego interesanta do bazy. Składy chronologiczne 110. Umożliwia tworzenie składów chronologicznych: - przesyłki w pełni odwzorowane, - przesyłki odwzorowane częściowo, - przesyłki nieodwzorowane, - zwrotki, - zwroty pism, -drugie egzemplarze pism wychodzących w postaci papierowej, jeżeli wymagają tego przepisy, - nośniki informatyczne wprowadzone do systemu w całości, - nośniki informatyczne wprowadzone do systemu w części lub niewprowadzone.

7 111. System musi umożliwiać zarządzanie składami chronologicznymi: wypożyczenia, wprowadzenie do składu, wycofanie ze składu. Dekretacja 112. Umożliwia pracownikowi sekretariatu przekazanie (dekretowanie) dokumentu do: komórki organizacyjnej właściwej w danej sprawie lub poszczególnych osób zajmujących się bezpośrednio procedowaniem danej sprawy System umożliwia dekretację wielostopniową Umożliwia wielopoziomową dekretację pism do jednego lub wielu użytkowników. Dekretacja może odbywać się zgodnie ze zdefiniowaną w procesie ścieżką lub wg szczególnych potrzeb bezpośrednio z listy użytkowników System powinien umożliwiać odesłanie dekretacji do jej pierwszego szczebla oraz krok po kroku, tzn. do najbliższego szczebla Podczas dekretowania spraw oraz dokumentów umożliwia wyszukiwanie osób przez wpisywanie fragmentu imienia, nazwiska lub nazwy komórki organizacyjnej Umożliwia wyświetlanie różnych zestawów pól dla dokumentu w zależności od kroku procesu obsługi EZD musi umożliwiać oznaczanie pisma jako załatwionego bez zakładania sprawy dla pisma. Sprawy oraz obieg wewnętrzny dokumentów i pism 119. Umożliwia co najmniej: - procedowanie sprawy zgodnie z obiegiem, - przygotowanie pism wychodzących, - wprowadzenie poprawek i uwag przez uprawnione osoby do dokumentów, - akceptację i zatwierdzanie pism w sprawie Poza możliwością dokonania dekretacji umożliwia: - zwrot mylnie skierowanego pisma, - stworzenie sprawy na podstawie pisma, - dołączanie pisma do istniejącej sprawy/spraw, - oznaczenie pisma jak załatwione W przypadku obiegu ogólnego umożliwia wykonanie następujących operacji przez użytkownika akceptującego: - akceptacja dokumentu, - samodzielne dokonanie poprawek i akceptacja, - brak akceptacji i cofnięcie do poprzedniej osoby wraz z uwagami do poprawy Na każdym etapie pozwala podpisać podpisem elektronicznym niekwalifikowanym i podpisem elektronicznym kwalifikowanym zgodnie z posiadanymi uprawnieniami EZD musi umożliwiać tworzenie sprawy zgodnie z określonym typem procesu: ogólnym lub dedykowanym (spośród procesów przypisanych do użytkownika) Umożliwia tworzenie spraw w oparciu o dokumenty wytworzone w komórce organizacyjnej Umożliwia prowadzenie spraw w oparciu o system kancelaryjny zgodny z obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną oraz JRWA Wymaga wprowadzenia do systemu całego JRWA dostępnego na wszystkich stanowiskach, z możliwością domyślnego przypisania do komórki organizacyjnej symboli i haseł wynikających z zadań Każda sprawa zarejestrowana w systemie powinna posiadać numer sprawy nadawany zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną Utrzymanie jednolitego znaku sprawy wg schematu: BAO BAO - oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, 6 - kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw, 19 - dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawa się rozpoczęła Znak sprawy powinien być zapisywany automatycznie. Kolejne numery spraw powinny być nadawane w sposób ciągły dla danej komórki organizacyjnej w ramach symbolu klasyfikacyjnego JRWA.

8 130. Utrzymanie jednolitego znaku pisma wychodzącego lub wewnętrznego: BAO KS BAO - oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, 6 - kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw, 19 - dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawa się rozpoczęła, 1 - kolejny numer pisma wychodzącego lub wewnętrznego w danej sprawie. KS - inicjały osoby prowadzącej sprawę, 131. Znak pisma wychodzącego lub wewnętrznego powinien być zapisywany automatycznie. Kolejne numery pism powinny być nadawane w sposób ciągły dla danej sprawy System umożliwia przeglądanie danych, rejestrację nowych spraw oraz dołączenie pism do istniejących akt spraw Umożliwia dołączanie do jednej sprawy wielu pism Umożliwia dołączanie do jednej sprawy wielu dokumentów w różnych formatach (z różnymi rozszerzeniami) Umożliwia dołączanie konkretnego dokumentu do różnych spraw (nie dopuszcza się kopiowania pliku fizycznego) Umożliwia, poprzez system uprawnień dla zdefiniowanych grup pracowników, dostęp do akt spraw z możliwością edycji bądź wyłącznie do podglądu Umożliwia podgląd wszystkich stron dokumentu z poziomu aplikacji bez konieczności otwierania zewnętrznych narzędzi Umożliwia zarządzanie obiegiem pisma m.in. w zakresie przesyłania go pomiędzy komórkami organizacyjnymi, akceptowania treści pism wychodzących i wewnętrznych przez osoby uprawnione oraz śledzenie historii od momentu zarejestrowania pisma w Systemie Umożliwia zbiorcze podpisywanie dokumentów Umożliwia akceptowanie pism poprzez możliwość określenia listy osób do akceptacji oraz opcji akceptowania równoległego Umożliwia wydruk ostatecznej wersji dokumentu przez osobę podpisującą lub prowadzącą sprawę w celu jego podpisania Umożliwia przekazanie pisma podpisanego podpisem elektronicznym Umożliwia przepływ danych i dokumentów (korespondencji oraz spraw) wewnątrz organizacji pomiędzy użytkownikami Systemu, według ustalonej kolejności i zgodnie z przyjętymi dla danej kategorii spraw terminami ich załatwienia Umożliwia pracę grupową w konkretnych sprawach bądź nad konkretnymi dokumentami Umożliwia dodawanie przez użytkowników nowych dokumentów (załączników) z dysku lub nośnika danych Umożliwia edycję treści załącznika (pliki edytowalne) bezpośrednio w odpowiedniej, przypisanej do danego formatu pliku aplikacji. Zapisanie kolejnej wersji pliku w Systemie musi nastąpić automatycznie po zapisaniu zmian i zamknięciu edytora, w którym modyfikowany jest plik Zawiera mechanizm tworzenia wersji dla plików, dokumentów itp. Użytkownik może dodać kolejną wersję pliku, a wszystkie zmiany zostają odnotowane w Systemie Umożliwia opracowywanie i wersjonowanie projektów pism (opracowywanie odpowiedzi w sprawie). Powinna być możliwość tworzenia wielu wersji pisma oraz przeglądania i przywrócenia wcześniejszej wersji pisma EZD musi umożliwiać wersjonowanie załączników plikowych. Poprzednie muszą być widoczne w module jako wersje historyczne. Dla każdego dokumentu musi być możliwe przeglądanie, przywracanie i pobieranie wersji historycznych Ewidencjonuje i udostępnia historię zmian dokumentu Oznacza sprawy w zależności od stanu ich załatwienia minimum w czterech statusach: nowo przydzielone, w toku, zakończone, przeterminowane. Poszczególne statusy powinny być wyróżnione kolorami Przydziela zadania dla poszczególnych osób wraz z monitorowaniem terminów realizacji zadań Umożliwia szybkie wyszukiwanie pism przy pomocy słów kluczowych. Po wyszukaniu użytkownik ma dostęp do informacji o piśmie wraz z danymi: do kogo zostało ono dekretowane (oryginał i kopie), numer sprawy/spraw utworzony na jego podstawie lub sprawy/spraw, do której zostało dołączone Umożliwia oznaczanie pism wewnętrznych i wychodzących jako kończących sprawę.

9 155. Umożliwia generowanie standardowych odpowiedzi na pisma na podstawie zdefiniowanych szablonów pism Umożliwia opracowywanie i wersjonowanie projektów pism (opracowywanie odpowiedzi w sprawie) Umożliwia generowanie dokumentów na podstawie szablonów. Szablony dokumentów powinny być definiowane w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie Spółki, np.,: XLS, RTF, DOC, XML 158. Podczas tworzenia dokumentu z wykorzystaniem szablonu umożliwia dodawanie pól w szablonach (np. w postaci znaczników), które w trakcie generowania pisma będą zastępowane danymi dotyczącym sprawy z Systemu Zapewnia możliwość tworzenia przez użytkowników i przechowywania własnych szablonów dokumentów zawierających pola uzupełniane automatycznie przez System EZD musi zawierać repozytorium szablonów dokumentów zarządzane przez uprawnionych użytkowników 161. Umożliwia zarządzanie pismami wewnętrznymi przesłanymi między komórkami organizacyjnymi Umożliwia akceptację treści pism wychodzących i wewnętrznych przez osoby uprawnione Umożliwia śledzenie historii pisma od momentu zarejestrowania w Systemie oraz drogi jego obiegu pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi Zapewnia możliwość eksportu historii sprawy co najmniej do plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Spółki, np.: XLS, PDF, RTF, DOC, XML, HTML Posiada możliwość wglądu do wszystkich spraw w podległej komórce organizacyjnej zgodnie z posiadanymi uprawnieniami. Udostępnia widok takich spraw i wyświetla informację o liczbie spraw prowadzonych w poszczególnych komórkach i przez poszczególnych pracowników, z możliwością podglądu sprawy Podczas dekretowania pism system wyświetla informację o ewentualnej nieobecności danego pracownika. Dane o nieobecności będą pochodzić z modułu Pracownik Umożliwia dołączenie do każdego dokumentu elektronicznego (pliku) dowolnej liczby podpisów elektronicznych weryfikowalnych kwalifikowanym lub niekwalifikowanym certyfikatem Posiada podgląd historii złożonych podpisów elektronicznych na poszczególnych wersjach pisma Umożliwia nadzorowanie przebiegu realizacji sprawy przez właściciela sprawy oraz jego przełożonych: dyrektora lub kierownika komórki organizacyjnej zgodnie z posiadanymi uprawnieniami Posiada możliwość wstrzymania biegu terminu, wznowienia postępowania oraz zakończenia postępowania. W sytuacji, gdy użytkownik wznawia postępowanie, system powinien automatycznie przeliczyć i ustawić prawidłowy termin (datę) zakończenia postępowania EZD nie może pozwalać na fizyczne usuwanie zarejestrowanych spraw EZD musi odwzorować ścieżki obiegu dokumentów w postaci obiegów dedykowanych Odwzorowanie ścieżek obiegu dokumentów powinno mieć miejsce dla dwóch trybów: wyłącznie elektronicznego oraz elektronicznego i papierowego jednocześnie EZD podczas rejestracji sprawy musi umożliwiać wybór kategorii JRWA. W przypadku tworzenia sprawy pole JRWA powinno zostać uzupełnione automatycznie po wpisaniu symbolu liczbowego hasła EZD automatycznie generuje numer kolejnej sprawy w danym spisie spraw właściwym dla danej komórki organizacyjnej EZD musi posiadać możliwość ustawienia wymaganego terminu załatwienia sprawy EZD musi umożliwiać przełożonemu zmianę pracownika prowadzącego sprawę spośród podległych mu pracowników EZD musi umożliwić przekazywanie pism w trybie "do wiadomości" EZD musi posiadać mechanizm,,udostępnianie pisma". Powinna być możliwość jednoczesnego udostępnienia pisma dowolnej liczbie użytkowników w różnych komórkach organizacyjnych. Użytkownicy, którym udostępniono pismo, powinni mieć możliwość dopisania dodatkowych uwag/notatek lub taka możliwość powinna być zablokowana (wybór dokonywany przez osobę udostępniającą pismo). Użytkownik powinien mieć możliwość odznaczenia, że zapoznał się z udostępnionym pismem.

10 180. EZD musi mieć możliwość uzyskania informacji: - kto i kiedy czytał w przeszłości dokument, - kto aktualnie edytuje dokument przy automatycznym zablokowaniu możliwość edycji pliku innym użytkownikom, - kto i kiedy edytował w przeszłości dokument, - jakie zmiany i kiedy zostały dokonane w dokumencie, - kto i kiedy usunął dokument (przy czym moduł gwarantuje, iż trwałe usunięcie dokumentu z bazy danych możliwe tylko przy użyciu konta o uprawnieniach administratora - skasowany przez zwykłego użytkownika dokument znika z modułu, ale nie jest fizycznie usuwany z bazy danych) EZD musi umożliwiać wielostopniowy proces akceptacji dokumentów Użytkownik powinien mieć możliwość swobodnego definiowania ścieżek akceptacji (wskazania konkretnych osób oraz liczby pozytywnych akceptacji dla każdego etapu) EZD musi umożliwiać przekazywanie uwag dotyczących sprawy i przygotowywanego dokumentu EZD musi umożliwiać dołączanie do dokumentów i spraw dyspozycji przełożonych oraz uwag i komentarzy tekstowych Ewidencjonuje i udostępnia historię zmian dokumentu EZD musi umożliwiać kontrolowanie stanu sprawy (stopnia realizacji) podwładnych i terminów realizacji przez uprawnionych użytkowników za pomocą powiadomień o opóźnieniach EZD musi umożliwiać wygenerowanie raportu, w którym prezentowane będą sprawy i pisma przeterminowane Umożliwia dostęp uprawnionym osobom do informacji dotyczącej sprawy zgodnie z przypisanymi uprawnieniami do sprawy Umożliwia definiowanie grupy użytkowników uprawnionych do pracy grupowej nad dokumentem. Kontroluje pracę nad dokumentem za pomocą blokowania dokumentu do edycji i wyświetlania historii zmian EZD musi umożliwiać zamykanie spraw Podczas zamykania System musi sprawdzać, czy wszystkie pisma w sprawie są załatwione i zwrócone do składu chronologicznego EZD musi umożliwiać przenoszenie spraw z danego roku na kolejny i kontynuowanie pracy nad sprawą bez zmiany znaku sprawy EZD musi umożliwiać przekazywanie przez przełożonego prowadzonych spraw innym pracownikom do dalszego prowadzenia. Korespondencja wychodząca Umożliwia generowanie i wydruk kopert oraz zwrotek (lub naklejek adresowych na koperty i zwrotki) z adresatami, znakiem pisma oraz kodem kreskowym, zarówno w sekretariacie, jak i na stanowiskach użytkowników, w formatach co najmniej: C4, C5, C Umożliwia rejestrowanie oraz powiązanie z odpowiednim dokumentem potwierdzenia dostarczenia pisma adresatowi (tzw. zwrotki) Umożliwia wybór adresata korespondencji z bazy lub dodanie nowego adresata zgodnie z posiadanymi uprawnieniami Umożliwia dokonanie przez pracownika wyboru sposobu wysyłki min.: poczta (polecony, zwykły, priorytet, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru), odbiór osobisty, kurier, , epuap Umożliwia dokonywanie wysyłek w dwóch trybach - za pośrednictwem sekretariatu oraz samodzielnie przez pracowników Umożliwia dokonywanie wysyłki przez pracowników w postaci elektronicznej ( , faks, epuap) bezpośrednio z systemu Przy wysyłce dokumentu automatycznie podpowiada domyślnego adresata - czyli nadawcę pisma wiodącego oraz umożliwia zmianę adresata i wybór dodatkowych adresatów wg rozdzielnika Wysyłka dokumentów przez sekretariat powinna umożliwiać określenie parametrów przesyłki (parametry i gabaryty przesyłki). Wybór parametrów tam gdzie to możliwe powinien odbywać się ze słowników (listy słownikowe powinny podlegać edycji) Umożliwia eksport dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej, co najmniej do plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Spółki, np.: XLS, PDF, RTF, DOC, XML, HTML Umożliwia tworzenie i wydruk zestawień korespondencji poleconej i zwykłej w formatach wymaganych przez operatora pocztowego tzw. książka nadawcza EZD musi mieć możliwość rejestrowania i kontroli obiegu korespondencji wewnętrznej pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi.

11 205. W przypadku listów wysyłanych za zwrotnym poświadczeniem odbioru (zwrotka) EZD umożliwia wyszukanie przesyłki po kodzie kreskowym ze zwrotki lub numerze sprawy oraz odnotowanie faktu doręczenia, daty odbioru, danych osoby odbierającej W przypadku zwrotów listów niedoręczonych, EZD umożliwia wyszukanie przesyłki po kodzie kreskowym z koperty lub numerze sprawy oraz odnotowanie faktu zwrotu przesyłki, daty zwrotu oraz przyczyny. Wyszukiwanie 207. EZD musi umożliwiać indeksowanie i wyszukiwanie pełnotekstowe, czyli wyszukiwanie wybranych fraz z metadanych dokumentów. Wynikiem wyszukiwania ma być lista pism, w których znaleziono wpisaną frazę EZD musi być wyposażony w wyszukiwarkę umożliwiającą wyszukanie odpowiednich dokumentów (i innych obiektów) oraz interesantów według wszystkich wpisanych atrybutów (kryteriów wyszukiwania) Umożliwia wyszukiwanie osoby prowadzącej sprawę Umożliwia wyszukiwanie obiektów po wszystkich opisujących je metadanych, w szczególności moduł musi zapewnić wyszukiwanie dokumentów po nr JRWA, nadawcy, numerze pisma, dacie rejestracji pisma, dacie zatwierdzenia itp Zapewnia filtrowanie i sortowanie po dowolnych atrybutach obiektów Udostępnia wyszukiwanie w trybach: prostym i zaawansowanym, w którym możliwe jest łączenie kryteriów wyszukiwania Umożliwia eksport kryteriów i wyników wyszukiwania do plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Spółki, np.,: XLS, PDF, RTF, DOC, XML, HTML. Tworzenie i zarządzanie rejestrami 214. EZD musi umożliwiać prowadzenie dowolnej ilości rejestrów EZD musi być wyposażony w graficzny edytor rejestrów, który umożliwi uprawnionej osobie tworzenie prowadzonych rejestrów oraz ich kolumn Umożliwia użytkownikowi przypisanie do rejestru dokumentów i spraw numeratora rocznego (numeracja z początkiem każdego roku zaczyna się od 1) lub ciągłego (numeracja przebiega w sposób ciągły bez względu na rok) EZD musi zapewniać definiowanie rejestru o strukturze złożonej co najmniej z następujących typów pól: Tekst z możliwością zdefiniowania maski numeru, Data, Słownik, Lista EZD musi umożliwiać ustawianie uprawnień do rejestru dla użytkowników i grup użytkowników EZD musi umożliwiać eksport rejestru do plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Spółki, np.,: XLS, PDF, RTF, DOC, XML, HTML EZD musi umożliwiać import danych do rejestrów z plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Spółki, na podstawie zdefiniowanego mapowania kolumn na pola Możliwość podłączenia wartości słownika pod listę rozwijaną. Zastępstwa 222. Administrator musi posiadać możliwość wskazania początku oraz końca okresu, w którym podległy pracownik będzie zastępowany System umożliwia rejestrację nieobecności pracowników Umożliwia ręczne zdefiniowanie zastępstwa przez przełożonego lub wygenerowanie zastępstwa na podstawie wniosku urlopowego procedowanego w module Pracownik Istnieje możliwość wyznaczenia więcej niż jednej osoby zastępującej dla osoby zastępowanej Wszystkie operacje wykonywane przez zastępcę w systemie są odnotowanie i zapisane w historii zdarzeń oraz umożliwiają identyfikację osoby, która je wykonała. Operacje są przypisane personalnie do zastępcy wraz z informacją, że była to czynność wykonana podczas zastępowania Umożliwia modyfikację (zmianę) osoby zastępującej Umożliwia tworzenie zastępstw (min. definiowanie zastępstw, przypisanie zastępcy uprawnień posiadanych przez zastępowanego pracownika, możliwość wyboru przez pracownika zastępcy) Umożliwia automatyczne informowanie o nieobecności pracownika, w przypadku dekretowania korespondencji i spraw Umożliwia automatyczne informowanie zastępcy o nieobecności osoby zastępowanej EZD musi umożliwić wielopoziomowy mechanizm zarządzania uprawnieniami (użytkownicy, role, grupy uprawnień) EZD musi zapisywać adnotację o zastępstwie przy wykonywaniu wszystkich akcji przez zastępującego pracownika w ramach zastępstwa.

12 233. Umożliwia przekazanie osobie zastępującej części lub całości uprawnień osoby zastępowanej. Uprawnienia muszą być przekazane na określony czas lub bezterminowo. Administracja systemem 234. Posiada panel administracyjny, do którego dostęp mają jedynie uprawnieni użytkownicy (administratorzy) Panel administracyjny umożliwia zarządzanie układem i zawartością menu Systemu Umożliwia zdefiniowanie i prowadzenie rejestrów wszystkich typów dokumentów z zakresu działalności Spółki zgodnie z wymaganiami prawnymi dotyczącymi tych dokumentów EZD musi prowadzić globalny dziennik zmian, w którym rejestrowane będą wszystkie modyfikacje w rejestrach modułu i na dokumentach. Dziennik zmian musi zawierać informację o czasie akcji, osobie wykonującej modyfikację, rodzaju zmiany i zakresu zmiany i nowych wartościach Dziennik zmian musi być prowadzony w formie rejestru oraz umożliwiać filtrowanie i sortowanie danych po dowolnych atrybutach Umożliwiać eksport dziennika zmian do plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Spółki, np.,: XLS, PDF, RTF, HTML, DOC, XML Administratorzy mają możliwość aktualnego podglądu osób, które są zalogowane w aplikacji Administratorzy mają możliwość przeglądania historii logowania użytkowników W module administracyjnym jest możliwość zarządzania kontami użytkowników, co najmniej w zakresie: - edycji uprawnień konta użytkownika, - ustawienia praw dostępu dla użytkownika Z poziomu panelu administratora umożliwia określenie czasu nieaktywności, po którym moduł wyloguje użytkownika Panel administracyjny musi udostępniać raport aktywności użytkowników z możliwością określenia przedziału czasowego Umożliwia zapisywanie szablonów w postaci plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Spółki, np.: XLS, RTF, DOC, XML Panel administracyjny musi udostępniać dziennik zdarzeń, które dotyczą pracy modułu Zmiana struktury organizacyjnej nie może być ograniczona ilościowo (zmiany mogą być wprowadzane kilka razy w roku. Zmiany nie powinny zakłócić ciągłej i prawidłowej pracy Systemu) Moduł administracyjny umożliwia dowolną edycję Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt w przypadku zmiany Instrukcji kancelaryjnej z wszystkimi konsekwencjami z tego wynikającymi (zmiany w oznaczaniu akt sprawy, numeracji) Na poziomie JRWA jest możliwość zarządzania spisami spraw, co najmniej w zakresie: - dodania/edycji/usunięcia pozycji ze spisu spraw dla danej pozycji JRWA i danej komórki organizacyjnej, - określenia numeru początkowego w spisie spraw (od tego numeru powinna rozpocząć się numeracja spraw na etapie wdrożenia systemu), - definiowania klasyfikatorów JRWA dostępnych dla poszczególnych komórek Moduł administracyjny umożliwia zarządzanie słownikami, co najmniej następującego typu: interesanci, rejestry, typy dokumentów, itp. oraz definiowanie danych słownikowych poprzez edytor słowników EZD musi zapewnić spójność słowników używanych przez moduł Umożliwia udostępnianie / blokowanie dostępu do dokumentów i spraw dla poszczególnych użytkowników lub grup użytkowników Umożliwia zarządzanie uprawnieniami dotyczącymi wszystkich funkcjonalności również po rozbudowaniu Systemu Zapewnia możliwość przyporządkowania pracownika do wielu stanowisk (możliwość pracy na wielu stanowiskach) Gwarantuje, iż w przypadku edycji dokumentu przez uprawnionego użytkownika pozostali użytkownicy będą mogli pobierać dokument jedynie w trybie do wglądu (odczyt) Moduł administracyjny umożliwia przeszukanie ewidencji korespondencji pod kątem wykrycia duplikatów. Administrator powinien mieć możliwość scalenia rekordów duplikatów korespondencji dokumentów.

13 257. Moduł administracyjny umożliwia przeszukania ewidencji pism (także pism anulowanych). Wyszukiwanie powinno odbywać się co najmniej po następujących polach: - zakres dat rejestracji, - zakres dat pism, - temat pisma, - numer systemowy pisma, - interesant, - znak pisma, - numer sprawy Moduł administracyjny umożliwia tworzenie i wysyłanie komunikatów do użytkowników, tworzenie wiadomości grupowych wraz z określeniem rodzaju użytkowników i jednostek organizacyjnych dla jakich mają być wyświetlone Aplikacja powinna posiadać mechanizm automatycznego pobierania kolejnych aktualnych wersji sytemu. Proces wprowadzenia aktualnej wersji systemu powinien być wykonywany na komendę administratora bądź z poziomu modułu administracyjnego. Automatycznie powinny zostać wykonane zmiany w strukturze bazy danych oraz aktualizacja modułów Moduł administracyjny umożliwia administracyjne wylogowanie użytkowników, co najmniej w zakresie: - wszyscy zalogowani użytkownicy, - wybrani zalogowani użytkownicy, - zalogowani w części administracyjnej 261. Moduł administracyjny umożliwia odzyskiwanie logicznie usuniętych dokumentów (wszystkie dokumenty wytworzone w Systemie powinny znajdować się w repozytorium bez możliwości fizycznego usunięcia) W przypadku uruchomienia Systemu w ciągu roku kalendarzowego administrator ma możliwość ustawienia początkowego numeru dla danych typów spraw JRWA w komórce, dodatkowo może nadać ręcznie numer sprawie w przypadku uzupełniania dokumentacji rejestrowanej wcześniej poza Systemem (system musi kontrolować unikalność numerów spraw) W przypadku uruchomienia Systemu w ciągu roku kalendarzowego administrator ma możliwość ustawienia początkowego numeru dla wszystkich używanych rejestrów EZD musi umożliwić przechowywanie i odczytywanie logów modułów w celu diagnozowania awarii oraz naruszenia bezpieczeństwa danych, w tym: dzienników bezpieczeństwa, dzienników serwera http: dziennika pracy i dziennika błędów. Integracja z epuap 265. EZD musi być zintegrowany z epuap, który pełni rolę Elektronicznej Skrzynki Podawczej Zapewnia przetwarzanie i wykorzystywanie danych zawartych w formularzach otrzymywanych za pośrednictwem epuap Współpraca EZD z platformą epuap odbywa się poprzez konto organizacji na epuap EZD posiada możliwość obsługi (wizualizacja, edycja oraz składanie i weryfikacja podpisu) dokumentów otrzymywanych z epuap-u i możliwość wysyłania dokumentów na platformę epuap EZD umożliwia wystawianie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO w trybie przedłożenia) Funkcjonalność ta może zostać zrealizowana przez mechanizmy platformy epuap W EZD jest możliwość podglądu treści przesłanego dokumentu elektronicznego oraz weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego złożonego na dokumencie EZD zapewnia ewidencjonowanie i archiwizację doręczonych do Spółki dokumentów elektronicznych oraz wygenerowanych Urzędowych Poświadczeń Odbioru (Urzędowych Potwierdzeń Przedłożenia) EZD odbiera i przechowuje informacje zawierające Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP) i Urzędowe Poświadczenie Doręczenia (UPD) powiązane z dokumentami, których one dotyczą Kontroluje, czy dokumenty wychodzące, które mają zostać przesłane za pośrednictwem epuap, zostały podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym Posiada możliwość wszczynania sprawy poprzez wysłanie dokumentu na platformę epuap Umożliwia przesłanie pism w formie dokumentu elektronicznego na platformę epuap oraz wygenerowanie Urzędowego Poświadczenia Doręczenia Zapewnia przekazywanie dokumentów przygotowanych w EZD bezpośrednio do skrzynek wnioskodawców na ESP lub platformie epuap.

14 277. Pozwala na wysyłkę pisma/pism do wielu odbiorców na adresy skrytek epuap zdefiniowane w słowniku interesantów EZD EZD automatycznie podpowiada adres skrytki epuap wnioskodawcy przy przygotowywaniu wysyłki korespondencji Wszystkie wysyłki elektroniczne są odnotowywane w rejestrze korespondencji wychodzącej EZD musi umożliwiać automatyczne przesyłanie UPO do nadawcy dokumentu elektronicznego /interesanta. Funkcjonalność ta może zostać zrealizowana przez mechanizmy platformy epuap EZD musi umożliwiać odczytanie UPO przez interesanta oraz zapisanie go na wybranym nośniku danych. Funkcjonalność ta może zostać zrealizowana przez mechanizmy platformy epuap EZD musi realizować długookresowe (po wygaśnięciu okresu ważności certyfikatu nadawcy) archiwizowanie dokumentów EZD musi zapewniać możliwość przesłania dodatkowych dokumentów dotyczących danej sprawy EZD musi zapewnić, że złożone dokumenty prezentowane będą w formie wizualnej w oparciu o wzory wniosków przechowywane w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów na platformie epuap EZD musi być autoryzowany do współpracy z epuap przy pomocy certyfikatu cyfrowego EZD musi zapewnić funkcje pozwalające na autoryzację użytkowników z wykorzystaniem Active Directory, który aktualnie jest w posiadaniu Spółki. Obsługa podpisu elektronicznego 287. Zapewnia podpisywanie dokumentów niekwalifikowanym i kwalifikowanym podpisem elektronicznym (weryfikowanym certyfikatami wszystkich centrów kwalifikowanych działających w Polsce na dzień składania oferty) z poziomu aplikacji Zapewnia możliwość wykorzystania podpisu elektronicznego na każdym etapie pracy z dokumentami Umożliwia podpisywanie dokumentu bezpiecznym podpisem elektronicznym z użyciem certyfikatu kwalifikowanego przez więcej niż jedną osobę (reprezentacja łączna) Zapewnia obsługę podpisu elektronicznego zgodnego ze standardem XML Advanced Electronic Signature (XAdEs) Umożliwia weryfikację podpisu elektronicznego i wyświetla dla danego dokumentu informację o tym, czy podpis jest poprawny czy nie Umożliwia pobranie podpisu i certyfikatu, którym został podpisany dokument. Moduł Archiwum Zakładowego 293. Posiada funkcjonalności związane z obsługą archiwum zakładowego zarówno dla dokumentów spraw prowadzonych w systemie kancelaryjnym tradycyjnym jak i dla spraw prowadzonych wyłącznie w systemie elektronicznym. System musi uwzględniać istniejące prawnie i faktycznie różnice w postępowaniu z tego typu dokumentacją Posiada funkcjonalności odpowiedzialne za obsługę składów chronologicznych dla dokumentów papierowych W ramach każdego składu chronologicznego umożliwia prowadzenie rejestrów: - przesyłek w pełni odwzorowanych, - przesyłek odwzorowanych częściowo, - przesyłek nieodwzorowanych, - zwrotek, - zwrotów pism, -drugich egzemplarzy pism wychodzących w postaci papierowej, jeżeli wymagają tego przepisy, - nośników informatycznych wprowadzonych do systemu w całości, - nośników informatycznych wprowadzonych do systemu w części lub niewprowadzonych Umożliwia oznakowanie każdego dokumentu poprzez odrębne oznaczenie (np. kod kreskowy) Posiada moduł archiwum, w pełni obsługujący wszystkie podstawowe procesy związane z archiwizacją dokumentów, w tym: przekazywanie akt do archiwum zakładowego, zarządzanie papierowymi zasobami, tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych oraz wykazu spisów zdawczoodbiorczych, brakowanie, wycofanie pozycji lub sprawy z archiwum zakładowego, przywracanie wycofanej pozycji do zasobu archiwum zakładowego, wypożyczanie pozycji, udostępnianie pozycji, procedury związane ze zniszczeniem lub uszkodzeniem dokumentacji, przekazywanie dokumentacji do właściwego archiwum państwowego (w postaci tradycyjnej lub w postaci paczki archiwalnej) itp. zgodnie z obowiązującymi w Spółce przepisami w tym zakresie Zapewnia przekazywanie do archiwum zakładowego pełnych rejestrów spraw zakończonych z całej komórki organizacyjnej.