Lokalny Moduł Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją

Transkrypt

1 Lokalny Moduł Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją Instrukcja użytkownika E-STUDIO Software Sp. J. Lublin S t r o n a

2 Spis treści 1. Wprowadzenie wymagania do systemu Rozpoczęcie pracy z systemem Logowanie do systemu Elementy składowe systemu Wyszukiwanie informacji w systemie Pobranie instrukcji użytkownika Administracja systemem Panel administracyjny Słowniki i Rejestry Dodawanie funkcji interesantów Jednolity rzeczowy wykaz akt Rodzaje dokumentów Statusy spraw Sposoby wysyłania korespondencji Sposoby dostarczenia korespondencji przychodzącej Gońcy Zasoby kalendarzy Grupy zasobów kalendarzy Kategorie ogłoszeń Sposoby płatności Kategorie rejestrów dokumentów S t r o n a

3 Rejestry specjalistyczne Urząd, użytkownicy i uprawnienia Dane instytucji Role i uprawnienia Grupy użytkowników Struktura organizacyjna Zastępstwa Konfiguracja komponentów Faktury - przebieg realizacji Kalendarze Komponent Komponent Kancelaria Komponent Obsługa Spraw Komponent Workflow Komponent Składy Konfiguracja akceptacji projektów pism Komponent E-rada Wyszukiwarka Dekretacje Komponent archiwum Konfiguracja aktualizacji Maksymalny rozmiar plików S t r o n a

4 Bezpieczeństwo i autoryzacja Harmonogram automatycznego backupu danych Blokowanie konta Kopia bezpieczeństwa bazy danych oraz plików Polityka uwierzytelniania Ustawienia logowania Zaawansowane zarządzanie bazą interesantów Integracje z systemami zewnętrznymi Komunikacja z BIP Komunikacja z RESP Powiadomienia SerwerSMS Skrytki epuap/esp Użytkownicy Dodawanie użytkowników Zarządzanie użytkownikami Rejestry definiowalne Dodawanie nowego rejestru Dodawanie nowego wpisu do rejestru Interesanci Dodawanie nowego interesanta Zarządzenie interesantami Rejestr zdarzeń S t r o n a

5 4. Poczta Odbieranie wiadomości Zarządzanie pocztą Tworzenie kopii roboczej Wysyłanie wiadomości Usuwanie wiadomości Przenoszenie wiadomości do folderu Spam Tworzenie książki adresowej Kancelaria Rejestracja dokumentu na kancelarii Parafowanie dokumentów Dodawanie szablonu dokumentu Rejestrowanie nowego nośnika danych Skanowanie dokumentu Zarządzanie dokumentami zarejestrowanymi na kancelarii Dekretacja zarejestrowanego dokumentu Wysyłanie przesyłek wychodzących z kancelarii Zarządzanie przesyłkami wychodzącymi Drukowanie listy przesyłek gońców Rejestracja nowej faktury Dodawanie szablonu faktury Edytowanie i usuwanie faktury S t r o n a

6 Zatwierdzenie faktur etapy realizacji Wyszukiwanie dokumentów po kodach kreskowych Zarządzanie rejestrami dokumentów Edytowanie i usuwanie rejestru Dodawanie dokumentu do rejestru dokumentów Moduł integracji Integracja systemu z platformą EPUAP Rejestrowanie wiadomości odebranych z EPUAP Pobieranie wiadomości z EPUAP Usuwanie wiadomości z EPUAP Integracja systemu z platformą RESP Dodawanie zgłoszeń Rejestrowanie wiadomości odebranych z RESP Dodaj UPD pisma Obsługa spraw Zarządzanie dokumentami Tworzenie teczek zbiorczych Przenoszenie dokumentu do teczki Zarządzenie dokumentami umieszczonymi w teczce Zakładanie sprawy przez użytkownika Tworzenie przesyłek wychodzących Akceptacja dokumentów wychodzących S t r o n a

7 7.4. Tworzenie wzorów dokumentu Zarządzanie sprawami Drukowanie historii sprawy Tworzenie grupy sprawy Tworzenie raportów sprawy Zamawianie i wypożyczanie nośnika Zwrot wypożyczonego nośnika Nadzór kierownika Nadzór nad dokumentami Nadzór nad sprawami Przesyłanie i odbieranie komunikatów w sprawie Tworzenie szablonów załączników Dodawanie szablonu załącznika do sprawy Ustanawianie zastępstw przez kierownika Rejestry Tworzenie pisma wewnętrznego Proste pisma wewnętrzne (tylko rejestrowanie i udostępnianie) Udostępnianie pisma wewnętrznego Edytowanie i usuwanie pism wewnętrznych Tworzenie i zarządzenie grupami użytkowników pism wewnętrznych Zaawansowane pisma wewnętrzne (akceptacja, przekazywanie i umieszczanie w sprawach) S t r o n a

8 Przekazywanie pism wewnętrznych do akceptacji Tworzenie nowej Pocztowej Książki Nadawczej Dodawanie przesyłki do Pocztowej Książki Nadawczej Usuwanie Pocztowej Książki Nadawczej Drukowanie Pocztowej Książki Nadawczej Kalendarz osobisty Zmiana widoku kalendarza Dodawanie wpisu do kalendarza Edytowanie i usuwanie wpisu z kalendarza Zmiana terminu realizacji wpisu w kalendarzu Pomoc Dodawanie pomocy Edytowanie i usuwanie pomocy Ogłoszenia Dodawanie nowego ogłoszenia Odpowiedź na ogłoszenie Narzędzia w systemie Korespondencja seryjna Dodawanie kategorii korespondencji seryjnej Przypisywanie odbiorcy do kategorii korespondencji Edytowanie i usuwanie kategorii korespondencji Dodawanie odbiorców korespondencji seryjnej S t r o n a

9 Edytowanie i usuwanie odbiorców korespondencji seryjnej Dodawanie i usuwanie przydatnych linków w systemie Archiwum Przekazywanie spraw do archiwum Przyjmowanie i odrzucanie sprawy w archiwum Tworzenie i przekazywanie spisów zdawczo-odbiorczych do archiwum Pobieranie spisu zdawczo-odbiorczy Drukowanie spisu zdawczo-odbiorczego Złożenie wniosku o udostępnienie sprawy z archiwum Pobranie paczki archiwalnej Złożenie wniosku o wycofanie sprawy z archiwum Brakownie dokumentacji niearchiwalnej Generowanie protokołu zniszczenia Usuwanie sprawy ze spisu Zmiana kategorii archiwalnej Drukowanie rejestrów Moduł Workflow Administracja modułem Usuwanie modułu Definiowanie uprawnień Zarządzanie procesami S t r o n a

10 Lista procesów Definiowanie procesu Obsługa zadań Obsługa warunków (bramek) Obsługa zakończeń (zdarzeń końcowych) Walidacja procesu Odblokowanie procesu Realizacja procesów Uruchamianie procesów Procesy dla spraw Procesy dla dokumentów Obsługa zadań w ramach procesów Procesy dla spraw Procesy dla dokumentów Raporty Raport realizacji procesów Raport efektywności pracowników Raport terminowości procesów S t r o n a

11 1. Wprowadzenie wymagania do systemu System E-Studio EZD realizuje funkcjonalność elektronicznego obiegu dokumentów i spraw z zachowaniem wymagań Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) 2. Rozpoczęcie pracy z systemem 2.1. Logowanie do systemu W celu rozpoczęcia pracy z systemem należy uruchomić przeglądarkę internetową, a następnie w polu adresu wpisać lokalny adres serwera, na którym zainstalowany jest system E-Studio EZD. Adres systemu można uzyskać u administratora systemu. Aby ułatwić sobie uruchamianie systemu można utworzyć skrót do adresu, na którym zainstalowany został system. W tym celu należy uruchomić system w przeglądarce internetowej a następnie utworzyć skrót np. na pulpit. Aby tego dokonać należy metodą przeciągnij i upuść przenieść ikonę systemu, która pojawia się przed adresem w polu adresowym przeglądarki (favicon). Innym sposobem jest zapisanie adresu systemu E-Studio EZD w zakładkach przeglądarki lub w Ulubionych, czy nawet ustawienie adresu, jako strona startowa przeglądarki. Jeżeli adres systemu został wpisany poprawnie, powinien wyświetlić się poniższy ekran powitalny z możliwością zalogowania do systemu (Rysunek 1). Nazwę użytkownika oraz pierwotne hasło dostępu należy uzyskać od administratora systemu E-Studio EZD. Po wpisaniu nazwy użytkownika oraz hasła do formularza logowania Rysunek 1, należy wcisnąć przycisk Zaloguj. 11 S t r o n a

12 Rysunek 1 Ekran logowania do systemu E-Studio EZD Ze względów bezpieczeństwa nie należy korzystać z opcji zapamiętywania haseł w formularzach podczas pracy w przeglądarce. System został wyposażony w obsługę integracji uwierzytelniania z usługą Active Directory. Jeżeli usługa Active Directory została uruchomiona oraz wykonane zostało logowanie do domeny wtedy podanie adresu w przeglądarce internetowej lub uruchomienie skrótu do aplikacji spowoduje automatyczne zalogowanie do systemu i wyświetlenie jej zawartości Elementy składowe systemu Ogólną budowę systemu przedstawia poniżej (Rysunek 2). Jako główne elementy składowe można wyróżnić menu boczne (1), menu górne, gdzie znajdują się przyciski wykonujące wybrane akcje dla zawartości aktualnie wybranej zakładki (2), obszar roboczy widok wykazu elementów wybranego menu (3), przyciski wykonywania akcji na poszczególnych elementach systemu (4 po wskazaniu myszą na ikony przycisków system podpowiada użytkownikowi nazwę akcji) oraz menu Widok, które pozwala na podział zawartości według określonych kryteriów (5). 12 S t r o n a

13 Rysunek 2 Budowa systemu W menu górnym znajduje się nazwa zalogowanego użytkownika, ewentualnie opcja do przelogowania się na innego użytkownika (stosowana w przypadku, gdy ma on kilka kont w systemie np. obsługi kancelarii i obsługi spraw, system umożliwia wykonywanie obowiązków z poziomu jednego konta poprzez przelogowanie się na zdefiniowane zastępstwo - Rysunek 4) oraz przycisk realizujący funkcje zakończenia pracy w programie WYLOGUJ SIĘ. Bezpośrednio po pierwszym zalogowaniu użytkownik powinien zmienić hasło nadane przez administratora na własne (Rysunek 3). Hasło należy również zmienić na nowe, kiedy istnieje podejrzenie utraty jego poufności. Rysunek 3 Zmiana hasła użytkownika Nie należy również stosować zbyt krótkich i zbyt prostych haseł np. imion czy nazwisk. Należy unikać polskich znaków diakrytycznych w haśle użytkownika W sytuacji, gdy użytkownik zapomni swojego hasła powinien zwrócić się do administratora systemu E-Studio EZD o ustawienie nowego hasła startowego. Po jego uzyskaniu należy 13 S t r o n a

14 zalogować się do systemu i powtórzyć proces zmiany hasła startowego na własne. Należy zapamiętać własne hasło, gdyż nikt z wyjątkiem jego autora (nawet administrator) nie będzie znał jego treści. Hasło jest przechowywane w systemie w postaci zaszyfrowanej w sposób uniemożliwiający odkodowanie. Aby prawidłowo zakończyć pracę w systemie należy wybrać opcję WYLOGUJ SIĘ (Rysunek 4). Rysunek 4 Widok fragmentu menu górnego Właściwa kolejność czynności podczas kończenia pracy z systemem to: 1) Wyloguj się, 2) Zamknięcie okna przeglądarki poprzez przycisk Zamknij. W przypadku konieczności przerwy w pracy z systemem E-Studio EZD (szczególnie w sytuacji, gdy użytkownik musi oddalić się od swojego komputera) z uwagi na zachowanie bezpieczeństwa każdorazowo należy wybrać opcję WYLOGUJ SIĘ z menu górnego. 14 S t r o n a

15 Nie zaleca się zakończenia pracy poprzez zamknięcie okna przeglądarki przyciskiem Zamknij. Stosowanie się do powyższych zasad uniemożliwia nieautoryzowany dostęp do aplikacji sieciowej podczas nieobecności użytkownika na stanowisku pracy Wyszukiwanie informacji w systemie Wyszukiwanie informacji w systemie możliwe jest z wykorzystaniem globalnej wyszukiwarki znajdującej się w prawym górnym rogu systemu obok Menu Widok (Rysunek 2). Aby odnaleźć daną informacje należy wpisać szukany tekst w wyszukiwarce i wybrać przycisk Wyszukaj. Rysunek 5 Globalna wyszukiwarka Zostanie wyświetlona lista odnalezionych informacji, aby zobaczyć wybraną informację należy dwukrotnie na nią kliknąć. Jeżeli chcemy wyszukać informację wg zdefiniowanej kategorii należy wybrać przycisk Filtruj znajdujący się w poszczególnych sekcjach systemu. Filtrowanie jest akcją pozwalającą użytkownikowi na szybkie odnalezienie interesujących go informacji poprzez przeszukiwanie danej sekcji systemu (np. Przesyłki wpływające, Rejestr faktur, Sprawy) wg zdefiniowanych kategorii. Po wybraniu przez użytkownika przycisku Filtruj pojawia się okno pozwalające na wyodrębnienie danych wg różnych kategorii, np. Nadawca, Tytuł wiadomości, Data wiadomości oraz Treść wiadomości w przypadku sekcji Skrzynka odbiorca - Menu Poczta (Rysunek 6). Użytkownik może w ten sposób w szybki sposób przeszukać odebrane wiadomości elektroniczne. 15 S t r o n a

16 Rysunek 6 Filtrowanie wiadomości fragment okna Aby przefiltrować daną sekcję wg wybranej kategorii należy wybrać przycisk Filtruj, kliknięcie przycisku Wyczyść spowoduje usunięcie wpisanego tekstu i umożliwi rozpoczęcie nowego filtrowania Pobranie instrukcji użytkownika Aby pobrać Instrukcję użytkownika systemu E-Studio EZD należy wybrać przycisk Menu znajdujący się w lewym górnym rogu systemu obok nazwy zalogowanego użytkownika (Rysunek 7), a następnie przycisk Pobierz instrukcję. Rysunek 7 Pobieranie instrukcji użytkownika Zostanie wyświetlone okno Otwieranie instrukcji (Rysunek 8), gdzie użytkownik ma możliwość otworzenia instrukcji w formacie PDF lub zapisania jej na dysku komputera. 16 S t r o n a

17 Rysunek 8 Zapisywanie instrukcji użytkownika na dysku komputera 3. Administracja systemem 3.1. Panel administracyjny Słowniki i Rejestry Dodawanie funkcji interesantów Aby dodać funkcję interesanta do systemu należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Słowniki i Rejestry i kliknąć przycisk Przeglądaj przy polu Funkcje interesantów. Zostanie wyświetlony formularz Funkcje interesantów (Rysunek 9), gdzie należy wybrać przycisk Dodaj. Następnie w pole Nazwa funkcji interesanta wpisujemy tekst (Rysunek 10). 17 S t r o n a

18 Rysunek 9 Funkcje interesantów - fragment okna Wcześniej zdefiniowane funkcje interesantów użytkownik może zmienić przy pomocy przycisku Edytuj (1 - Rysunek 9) oraz usunąć przy pomocy przycisku Usuń (2 - Rysunek 9). Rysunek 10 Dodawanie funkcji interesanta fragment okna Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a funkcja interesanta nie zostanie utworzona. Nowa funkcja interesanta dodana przez użytkownika systemu E-Studio EZD jest wyświetlana przy rejestracji nowego dokumentu przez Kancelarię (Rysunek 11). 18 S t r o n a

19 Rysunek 11 Rejestracja nowego dokumentu funkcje interesantów Jednolity rzeczowy wykaz akt Aby importować jednolity rzeczowy wykaz akt należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Słowniki i Rejestry i kliknąć przycisk Przeglądaj przy polu Jednolity rzeczowy wykaz akt. Zostanie wyświetlone okno (Rysunek 12), gdzie należy wybrać przycisk Utwórz nowy zestaw kategorii. Następnie uzupełniamy pole Nazwa zestawu oraz załączamy plik do importu (Rysunek 13). Zaimportowany JRWA otrzymuje status DOMYŚLNY jest automatycznie wykorzystywany w systemie przy tworzeniu spraw. Użytkownik może zmienić JRWA za pomocą przycisku USTAW w kolumnie DOMYŚLNY (Rysunek 12). 19 S t r o n a

20 Rysunek 12 Jednolity rzeczowy wykaz akt fragment okna Wcześniej zdefiniowany rzeczowy wykaz akt użytkownik może zmienić przy pomocy przycisku Edytuj. Rysunek 13 Utwórz nowy zestaw kategorii Aby importować załączony plik należy wybrać opcję Importuj, przyciśnięcie przycisku Wstecz spowoduje powrót do poprzedniego okna (Rysunek 13). 20 S t r o n a

21 Rodzaje dokumentów Aby dodać nowy rodzaj dokumentu do systemu należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Słowniki i Rejestry i kliknąć przycisk Przeglądaj przy polu Rodzaje dokumentów. Zostanie wyświetlony formularz Typy dokumentów (Rysunek 14), gdzie należy wybrać przycisk Dodaj. Następnie w polu Nazwa typu dokumentów wpisujemy nazwę (Rysunek 15). Rysunek 14 Typy dokumentów fragment okna Wcześniej zdefiniowane typy dokumentów użytkownik może zmienić przy pomocy przycisku Edytuj oraz usunąć przy pomocy przycisku Usuń. Rysunek 15 Dodawanie typów dokumentów fragment okna Aby zapisać wypełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy typ dokumentu nie zostanie utworzony. 21 S t r o n a

22 Statusy spraw Aby dodać nowy status sprawy do systemu należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Słowniki i Rejestry i kliknąć przycisk Przeglądaj przy polu Statusy spraw. Zostanie wyświetlony formularz Statusy spraw (Rysunek 16), gdzie należy wybrać przycisk Dodaj. Następnie w pole Nazwa statusu sprawy wpisujemy tekst i z listy rozwijanej wybieramy typ statusu sprawy odpowiadający statusowi sprawy stworzonemu przez użytkownika (Rysunek 17). Rysunek 16 Statusy spraw fragment okna Użytkownik ma możliwość ustawienia domyślnego statusu sprawy poprzez wybranie go z pola Domyślny status (Rysunek 16) i kliknięcia przycisku Ustaw domyślny. W kolumnie Domyślny przy wybranej wartości zostanie wyświetlona kropka informująca o poprawnym ustawieniu wartości. Wcześniej zdefiniowane statusy spraw użytkownik może zmienić przy pomocy przycisku Edytuj oraz usunąć przy pomocy przycisku Usuń. 22 S t r o n a

23 Rysunek 17 Dodawanie statusu sprawy Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy status sprawy nie zostanie utworzony Sposoby wysyłania korespondencji Aby dodać nowy sposób wysyłania korespondencji do systemu należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Słowniki i Rejestry i kliknąć przycisk Przeglądaj przy polu Sposoby wysyłania korespondencji. Zostanie wyświetlony formularz Sposoby wysyłania korespondencji (Rysunek 18), gdzie należy wybrać przycisk Dodaj. Następnie uzupełniamy następujące pola Nazwa sposobu wysyłania korespondencji, Waga 0 g do, Cena i klikamy przycisk Dodaj przedział wagowy (Rysunek 19). Rysunek 18 Sposoby wysyłania korespondencji Wcześniej zdefiniowane sposoby wysyłania korespondencji użytkownik może zmienić przy pomocy przycisku Edytuj oraz usunąć przy pomocy przycisku Usuń. 23 S t r o n a

24 Rysunek 19 Dodawanie sposobów wysyłania korespondencji Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Dodaj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy sposób wysyłania korespondencji nie zostanie utworzony Sposoby dostarczenia korespondencji przychodzącej Aby dodać nowy sposób wysyłania korespondencji do systemu należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Słowniki i Rejestry i kliknąć przycisk Przeglądaj przy polu Sposoby dostarczenia przesyłek przychodzących. Zostanie wyświetlony formularz Sposoby dostarczenia przesyłek przychodzących (Rysunek 20), gdzie należy wybrać przycisk Dodaj, a następnie uzupełnić pole Nazwa (Rysunek 21). 24 S t r o n a

25 Rysunek 20 Sposoby dostarczenia przesyłek przychodzących Wcześniej zdefiniowane sposoby dostarczenia przesyłek przychodzących użytkownik może zmienić przy pomocy przycisku Edytuj oraz usunąć przy pomocy przycisku Usuń. Rysunek 21 Dodawanie sposobu dostarczenia przesyłek przychodzących Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy sposób dostarczenia przesyłek przychodzących nie zostanie utworzony. 25 S t r o n a

26 Gońcy Aby dodać nowego gońca do systemu należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Słowniki i Rejestry i kliknąć przycisk Przeglądaj przy polu Gońcy. Zostanie wyświetlony formularz Gońcy (Rysunek 22), gdzie należy wybrać przycisk Dodaj, a następnie uzupełnić pola Nazwisko, Imię, Kody pocztowe, Cena i wybrać przycisk Zapisz (Rysunek 23). Rysunek 22 Gońcy Wcześniej zdefiniowanych gońców użytkownik może zmienić przy pomocy przycisku Edytuj oraz usunąć przy pomocy przycisku Usuń. Rysunek 23 Dodawanie nowych gońców 26 S t r o n a

27 Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy goniec nie zostanie dodany do systemu Zasoby kalendarzy Aby dodać nowy zasób kalendarza do systemu należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Słowniki i Rejestry i kliknąć przycisk Przeglądaj przy polu Zasoby kalendarza. Zostanie wyświetlony formularz Zasoby kalendarza (Rysunek 24), gdzie należy wybrać przycisk Dodaj. Następnie w pole Nazwa wpisujemy nazwę nowego zasobu, a z listy rozwijanej wybieramy grupę kalendarza, której ten zasób będzie podporządkowany (Rysunek 25). Rysunek 24 Zasoby kalendarza Wcześniej zdefiniowane zasoby kalendarza użytkownik może zmienić przy pomocy przycisku Edytuj oraz usunąć przy pomocy przycisku Usuń. Rysunek 25 Dodawanie zasobów kalendarza 27 S t r o n a

28 Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Dodaj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy zasób nie zostanie dodany do systemu Grupy zasobów kalendarzy Aby dodać nową grupę zasobów kalendarza do systemu należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Słowniki i Rejestry i kliknąć przycisk Przeglądaj przy polu Grupy zasobów kalendarza. Zostanie wyświetlony formularz Grupy zasobów (Rysunek 26), gdzie należy wybrać przycisk Dodaj. Następnie w pole Nazwa grupy zasobów wpisujemy nazwę nowej grupy zasobu kalendarza i przyporządkowujemy do niej wcześniej zdefiniowany zasób poprzez zaznaczenie pola checkbox. Z listy rozwijanej wybieramy dany kalendarz, do którego będzie przypisana nowoutworzona grupa zasobów kalendarza (Rysunek 27). Rysunek 26 Grupy zasobów Wcześniej zdefiniowane grupy zasobów kalendarza użytkownik może zmienić przy pomocy przycisku Edytuj oraz usunąć przy pomocy przycisku Usuń. 28 S t r o n a

29 Rysunek 27 Tworzenie nowej grupy zasobów Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowa grupa zasobów nie zostanie dodana do systemu Kategorie ogłoszeń Aby dodać nową kategorię ogłoszenia do systemu należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Słowniki i Rejestry i kliknąć przycisk Przeglądaj przy polu Kategorie ogłoszeń. Zostanie wyświetlony formularz Kategorie ogłoszeń (Rysunek 28), gdzie należy wybrać przycisk Dodaj. Następnie w pole Typ wpisujemy nazwę nowej kategorii i z listy rozwijanej wybieramy kolor tła wyróżniający nową kategorię ogłoszenia (Rysunek 29). Rysunek 28 Kategorie ogłoszeń 29 S t r o n a

30 Wcześniej zdefiniowane kategorie ogłoszeń może zmienić przy pomocy przycisku Edytuj oraz usunąć przy pomocy przycisku Usuń. Rysunek 29 Dodawanie kategorii ogłoszeń Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowa kategoria ogłoszenia nie zostanie dodana do systemu Sposoby płatności Aby dodać nowy sposób płatności do systemu należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Słowniki i Rejestry i kliknąć przycisk Przeglądaj przy polu Sposoby płatności. Zostanie wyświetlony formularz Sposoby płatności (Rysunek 30), gdzie należy wybrać przycisk Dodaj nowy sposób płatności. Następnie w pole Nazwa wpisujemy nazwę nowego sposobu płatności (Rysunek 31). 30 S t r o n a

31 Rysunek 30 Sposoby płatności Wcześniej zdefiniowane sposoby płatności użytkownik może zmienić przy pomocy przycisku Edytuj oraz usunąć przy pomocy przycisku Usuń. Rysunek 31 Dodawanie sposobów płatności Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy sposób płatności nie zostanie dodany do systemu Kategorie rejestrów dokumentów System umożliwia tworzenie rejestrów dokumentów z wykorzystaniem zdefiniowanych kategorii rejestrów. Aby zdefiniować nową kategorię rejestrów dokumentów należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Słowniki i Rejestry i kliknąć przycisk Przeglądaj przy polu Kategorie rejestrów dokumentów. Zostanie 31 S t r o n a

32 wyświetlona lista kategorii rejestrów dokumentów (Rysunek 32), gdzie należy wybrać przycisk Dodaj nową kategorię rejestrów. Rysunek 32 Lista kategorii rejestrów dokumentów W kolejnym kroku pojawi się okno Zdefiniuj nową kategorię rejestru, gdzie należy wpisać nazwę tworzonej kategorii w wymaganym polu Nazwa kategorii (Rysunek 33). Rysunek 33 Definiowanie kategorii rejestrów dokumentów Aby zapisać nową kategorię rejestru należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a utworzona kategoria rejestru nie zostanie zapisana w systemie. Następnie wybieramy przycisk OK, aby zamknąć okno z listą kategorii rejestrów dokumentów Rejestry specjalistyczne Aby włączyć/wyłączyć Rejestr Środowiskowy i Budowlany w systemie EZD E-Studio należy wybrać w menu zakładkę Panel administracyjny, sekcję Słowniki i rejestry oraz przy polu Rejestry specjalistyczne wybrać przycisk Przeglądaj. Zostanie wyświetlone okno Rejestry Specjalistyczne (Rysunek 34), gdzie użytkownik może włączyć/wyłączyć dostęp do danego rejestru poprzez zaznaczenie pola checkbox. Jeżeli Rejestr Środowiskowy lub Budowlany został utworzony podczas wdrożenia to pojawi się on w systemie, w rejestrach 32 S t r o n a

33 definiowalnych. W przeciwnym wypadku należy zwrócić się do obsługi firmy E-Studio Software Sp. j. w celu stworzenia Rejestru Środowiskowego jak również Rejestru Budowlanego. Rysunek 34 Ustawienia Rejestru Środowiskowego/Budowlanego Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a ustawienia Rejestru Środowiskowego/Budowlanego nie zostaną zapisane Urząd, użytkownicy i uprawnienia Dane instytucji Aby wprowadzić dane instytucji korzystającej z systemu E-Studio EZD należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Urząd, użytkownicy i uprawnienia i kliknąć przycisk Edytuj przy polu Dane instytucji. Zostanie wyświetlone okno Dane instytucji (Rysunek 35), gdzie należy uzupełnić poszczególne pola charakteryzujące daną instytucję: Nazwa instytucji, NIP instytucji, Ulica, nr bud., nr lok., Kod pocztowy, Poczta, Miejscowość, Kraj, Strona www urzędu. 33 S t r o n a

34 Rysunek 35 Wprowadzanie danych instytucji Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a dane instytucji nie zostaną zapisane w systemie Role i uprawnienia Aby dodać nową grupę uprawnień do systemu lub przypisać dodatkowe uprawnienia do wybranego pracownika należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Urząd, użytkownicy i uprawnienia i kliknąć przycisk Przeglądaj przy polu Role i uprawnienia. Zostanie wyświetlony formularz Uprawnienia (Rysunek 36), gdzie należy wybrać przycisk Dodaj. Następnie w pole Nazwa grupy uprawnień wpisujemy nazwę nowej grupy oraz przypisujemy poszczególne uprawnienia do nowej grupy poprzez zaznaczenie pola checkbox (Rysunek 37). 34 S t r o n a

35 Rysunek 36 Uprawnienia Wcześniej zdefiniowane uprawnienia użytkownik może zmienić lub przypisać do pracownika przy pomocy przycisku Edytuj oraz usunąć przy pomocy przycisku Usuń. 35 S t r o n a

36 Rysunek 37 Dodawanie nowej grupy uprawnień Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowa grupa uprawnień nie zostanie dodana do systemu Grupy użytkowników Aby dodać nową grupę użytkowników do systemu należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Urząd, użytkownicy i uprawnienia i kliknąć przycisk Przeglądaj przy polu Grupy użytkowników. Zostanie wyświetlone okno Grupy użytkowników (Rysunek 38), gdzie należy wybrać przycisk Dodaj. Następnie w formularzu Utwórz nową grupę użytkowników w pole Nazwa grupy wpisujemy nazwę nowej grupy użytkowników oraz przypisujemy jej rolę wynikającą ze wcześniej nadanych uprawnień (Rysunek 36). Do zdefiniowanej grupy można przypisać 36 S t r o n a

37 poszczególne komórki organizacyjne i pracowników przy pomocy przycisku Dodaj (Rysunek 39). Rysunek 38 Grupy użytkowników Wcześniej zdefiniowane Grupy użytkowników użytkownik może zmienić lub przypisać do pracownika przy pomocy przycisku Edytuj, zobaczyć listę pracowników przypisanych do danej grupy przy pomocy przycisku Zobacz oraz usunąć przy pomocy przycisku Usuń. Rysunek 39 Tworzenie nowej grupy użytkowników Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Utwórz, przyciśnięcie przycisku Wstecz spowoduje powrót do poprzedniego okna, a nowa grupa użytkowników nie zostanie dodana do systemu. 37 S t r o n a

38 Struktura organizacyjna Aby zbudować strukturę organizacyjną jednostki i dodawać poszczególne komórki organizacyjnej do systemu należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Urząd, użytkownicy i uprawnienia i kliknąć przycisk Przeglądaj przy polu Struktura organizacyjna. Zostanie wyświetlone okno Komórki organizacyjne (Rysunek 40), gdzie należy wybrać przycisk Dodaj. Następnie w formularzu Utwórz nową komórkę organizacyjną uzupełniamy poszczególne pola: Komórka nadrzędna, Nazwa komórki organizacyjnej, Symbol komórki organizacyjnej oraz określmy Podstawowe role pracowników zdefiniowane przy uprawnieniach użytkowników. (Rysunek 41Rysunek 36). Do utworzonego wydziału można przypisać poszczególnych pracowników oraz skrytki wydziału przy pomocy przycisku Dodaj (Rysunek 41). Rysunek 40 Wydziały 38 S t r o n a

39 Wcześniej zdefiniowane komórki organizacyjne użytkownik może zmienić lub przypisać do pracownika przy pomocy przycisku Edytuj, dodać dział podrzędny przy pomocy przycisku Dodaj oraz usunąć przy pomocy przycisku Usuń. Do każdej komórki w strukturze organizacyjnej możemy przypisać wcześniej stworzoną skrytkę do komunikacji z platformami EPUAP /RESP. Rysunek 41 Tworzenie nowego wydziału Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Utwórz, przyciśnięcie przycisku Wstecz spowoduje powrót do poprzedniego okna, a nowy wydział nie zostanie dodany do systemu. 39 S t r o n a

40 Zastępstwa Aby dodać zastępstwo za pracownika należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Urząd, użytkownicy i uprawnienia i kliknąć przycisk Przeglądaj przy polu Zastępstwa. Zostanie wyświetlone okno Zastępstwa (Rysunek 42), gdzie należy wybrać przycisk Dodaj nowe zastępstwo. Następnie w formularzu Dodaj zastępstwo uzupełniamy poszczególne pola: Pracownik nieobecny, Pracownik zastępujący, Uzasadnienie zastępstwa oraz odznaczamy Rodzaj zastępstwa. W przypadku zastępstwa czasowego należy określić dodatkowo okres, na jaki obowiązuje zastępstwo (Rysunek 43). Istnieje możliwość przelogowań grupowych, aby utworzyć taką grupę należy kliknąć Dodaj nową grupę (Rysunek 42) następnie w formularzu Dodaj grupę przelogowania podać nazwę tej grupy. Rysunek 42 Zastępstwa Wcześniej zdefiniowane Zastępstwa użytkownik może zmienić lub przypisać do pracownika przy pomocy przycisku Edytuj oraz usunąć przy pomocy przycisku Usuń. 40 S t r o n a

41 Rysunek 43 Dodawanie zastępstw Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a utworzone zastępstwo nie zostanie dodane do systemu Konfiguracja komponentów Faktury - przebieg realizacji Aby dodać nowy etap realizacji faktury i przypisać wybranych pracowników do poszczególnych etapów przebiegu realizacji faktury należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Konfiguracja komponentów i kliknąć przycisk Edytuj przy polu Faktury - przebieg realizacji. Zostanie wyświetlony formularz Etapy realizacji faktur (Rysunek 44) gdzie należy wybrać przycisk Dodaj. Następnie w pole Nazwa etapu wpisujemy nazwę nowego etapu realizacji faktury, wybieramy Ustawienia etapu poprzez zaznaczenie pola checkbox oraz z listy rozwijanej przypisujemy do danego etapu komórkę organizacyjną oraz pracownika przy pomocy przycisku Dodaj (Rysunek 45). 41 S t r o n a

42 Rysunek 44 Etapy realizacji faktury Wcześniej zdefiniowane etapy realizacji faktury użytkownik może zmienić oraz przypisać do nich nowych pracowników przy pomocy przycisku Edytuj oraz usunąć przy pomocy przycisku Usuń. Rysunek 45 Dodawanie etapów realizacji faktury i przypisywanie pracowników Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie 42 S t r o n a

43 przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy etap realizacji faktury nie zostanie dodany do systemu Kalendarze Aby dodać nową grupę zasobów kalendarza do systemu należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Konfiguracja komponentów i kliknąć przycisk Edytuj przy polu Kalendarze. Zostanie wyświetlony formularz Kalendarze (Rysunek 46), gdzie należy wybrać przycisk Dodaj. Następnie w pole Nazwa wpisujemy nazwę nowego kalendarza i z listy rozwijanej wybieramy odpowiedni typ kalendarza przypisany do wybranej komórki organizacyjnej (Rysunek 47). Rysunek 46 Kalendarze Wcześniej zdefiniowane kalendarze użytkownik może zmienić przy pomocy przycisku Edytuj oraz usunąć przy pomocy przycisku Usuń. Rysunek 47 Dodawanie nowego kalendarza 43 S t r o n a

44 Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy kalendarz nie zostanie dodany do systemu Komponent Aby uruchomić powiadomienia w systemie EZD E-Studio należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Konfiguracja komponentów i kliknąć przycisk Edytuj przy polu Komponent . Zostanie wyświetlone okno Powiadomienia (Rysunek 48), gdzie z listy rozwijanej można wybrać dostępne opcje: Wyłączone/Włączone. Istnieje możliwość automatycznego oznaczania wysyłanej wiadomości, w tym celu należy zaznaczyć: TAK/NIE. Rysunek 48 Ustawienia powiadomień Aby zapisać ustawienia powiadomień należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowe ustawienia nie zostaną dodane do systemu. Włączenie funkcji powiadomień umożliwi wysyłanie informacji do użytkowników systemu o dekretacji dokumentu oraz do interesantów o wysłanym dokumencie na skrytkę ESP/EPUAP. Wszystkie powiadomienia będą przekazywane na podany adres poczty elektronicznej: 44 S t r o n a

45 w przypadku użytkowników definiowanie danych ( ) w zakładce Użytkownicy systemu Rozdział w przypadku interesantów definiowanie danych ( ) w zakładce Interesanci Rozdział (Rysunek 49). Rysunek 49 Menu Administracja Systemu Interesant po otrzymaniu powiadomienia na podany adres może odebrać i odczytać dokument pobierając go z własnej skrytki ESP/EPUAP Komponent Kancelaria Aby zdefiniować identyfikator oraz symbol dokumentu w rejestrze przesyłek wpływających i wychodzących należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Konfiguracja komponentów i kliknąć przycisk Edytuj przy polu Komponent Kancelaria. Zostanie wyświetlone okno Ustawienia modułu KANCELARIA (Rysunek 50), gdzie na podstawie dostępnych znaczników użytkownik może zdefiniować identyfikator i symbol dokumentu. 45 S t r o n a

46 Rysunek 50 Ustawienia modułu KANCELARIA fragment okna 46 S t r o n a

47 Opcja Edytuj aktualne sekwencje pozwala na kontrolę nad numeracją dokumentacji (Rysunek 51). Rysunek 51 Ustawienia modułu KANCELARIA fragment okna W celu tworzenia wyższej kategorii JRWA zaznaczamy pole checkbox przy Zezwalaj na tworzenie kategorii JRWA 5-go rzędu. Ustawienia modułu kancelaria pozwala także ustalić domyślne sortowanie rejestru przesyłek wpływających (Rysunek 52). Dodatkowo jest dostępna opcja, w której można wpisać kategorie JRWA przeznaczoną do Rejestru Budowlanego wbudowanego w system EZD. Rysunek nr. 52 przedstawia również część ustawień formularza rejestracji przesyłki przychodzącej w którym możemy zaznaczyć checkbox jeżeli kancelaria ma określać terminy załatwiania spraw. Jest również możliwość zaznaczenia dodatkowych pól formularza takich jak Dodatkowe identyfikatory które pozwalają na dodatkowe filtrowanie przesyłek wpływających w rejestrze oraz Tagi w których zawarte są dodatkowe pola określające przesyłkę. 47 S t r o n a

48 Rysunek 52 Ustawienia modułu KANCELARIA fragment okna W oknie Ustawienia modułu KANCELARIA możliwe jest również określenie dodatkowych ustawień dla formularza rejestracji przesyłki przychodzącej, takich jak: 1. Dostęp do dokumentu 2. Sposób rejestracji 3. Automatyczne wypożyczanie nośnika/skanu ze składu przy dekretacji dokumentu 4. Automatyczna rejestracja pism wysyłanych przez w Rejestrze przesyłek wychodzących 5. Edycja metadanych przesyłek 6. Wymagane pola poprzez zaznaczenie pola checkbox (Błąd! Nie można odnaleźć źródła dwołania.). 48 S t r o n a

49 Rysunek 53 Ustawienia formularza rejestracji przesyłki przychodzącej fragment okna W kolejnej części modułu Kancelarii mamy ustawienia pocztowej skrzynki nadawczej w której można zaznaczyć za pomocą checkbox następujące pola (Rysunek 54): 1. Sumowanie opłat w wydruku pocztowej książki nadawczej 2. Wyświetlanie na wydruku sposobu wysyłki w kolumnie UWAGI Jest możliwość nadania etykiety do drukowania książki nadawczej, wystarczy uzupełnić odpowiednie pole tekstowe w którym wpisujemy Imię i nazwisko (nazwa) oraz adres nadawcy. Aby określić z ilu dni ma być generowana lista niewysłanych przesyłek należy wpisać ilość dni w polu tekstowym (Rysunek 54). W ustawieniach drukowania oznaczeń przesyłek można określić rodzaj oznaczenia zaznaczając odpowiedni checkbox w rejestrze przesyłek (Rysunek 54). przy polu Identyfikator dokumentu bądź Numer Ostatnią częścią w Ustawieniach modułu Kancelarii są Opcje wydruku w których zaznaczamy elementy które będą widoczne na wydruku (Rysunek 54). 49 S t r o n a

50 Rysunek 54 Ustawienia modułu KANCELARIA fragment okna Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a zdefiniowane ustawienia modułu KANCELARIA nie zostaną dodane do systemu Komponent Obsługa Spraw Aby ustawić skonfigurować komponent obsługa sprawy należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz sekcję Konfiguracja komponentów i kliknąć przycisk Edytuj przy polu Komponent Obsługa Spraw. Zostanie wyświetlone okno Obsługa spraw (Rysunek 54). 50 S t r o n a

51 Rysunek 54 Ustawienia modułu Obsługa spraw Z tego poziomu możliwe jest ustawienie dodatkowych wymagań dla Modułu Obsługa Spraw, takich jak: 1. Określenie wymaganego podpisu interesanta przy przesyłce wychodzącej 2. Określenie wymaganego terminu sprawy 3. Ustawienie kategorii tworzonych pism wewnętrznych (proste/zaawansowane) 4. Określenie kategorii RWA w których pomijane są podteczki podczas nadawania numeru sprawy 5. Zaznaczenie checkbox określającego czy pismo w danej sprawie ma być opatrzone pełną datą. poprzez zaznaczenie pola checkbox sprawy w polu Domyślny termin realizacji sprawy. oraz zdefiniowanie wymaganej liczby dni realizacji Aby zapisać wybrane ustawienia należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a zdefiniowane ustawienia Modułu Obsługa 51 S t r o n a

52 Spraw nie zostaną zapisane w systemie Komponent Workflow Aby włączyć/wyłączyć komponent Workflow należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, komponent Panel administracyjny oraz sekcja Konfiguracja komponentów i kliknąć przycisk Edytuj przy polu Komponent Workflow. Zostanie wyświetlone okno Ustawienia modułu WORKFLOW (56), gdzie poprzez zaznaczenie pola checkbox można włączyć lub wyłączyć moduł. Rysunek 56 Ustawienia modułu WORKFLOW Aby zapisać ustawienia modułu należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Zamknij spowoduje zamknięcie okna, a zdefiniowane ustawienia nie zostaną zapisane w systemie. 52 S t r o n a

53 Komponent Składy Aby dodać do systemu nowy skład chronologiczny/informatyczny należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Panel administracyjny oraz komponent Konfiguracja komponentów i kliknąć przycisk Edytuj przy polu Komponent Składy. Zostanie wyświetlone okno Składy (Rysunek 55), gdzie należy wybrać przycisk Dodaj. Następnie w formularzu Dodaj skład uzupełniamy poszczególne pola: Nazwa, Symbol, wybieramy Typ składu oraz definiujemy Lokalizację (Rysunek 56). Rysunek 55 Składy Wcześniej zdefiniowane Składy użytkownik może zmienić przy pomocy przycisku Edytuj oraz usunąć przy pomocy przycisku Usuń. Rysunek 56 Dodawanie składów

54 Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a zdefiniowany skład nie zostanie dodany do systemu Konfiguracja akceptacji projektów pism Aby dodać do systemu opcję akceptacji dokumentów należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, komponent Panel administracyjny sekcja Konfiguracja komponentów i kliknąć przycisk Edytuj przy polu Konfiguracja akceptacji projektów pism. Zostanie wyświetlone okno Konfiguracja Akceptacji projektów pism (Rysunek 57), gdzie użytkownik może zaznaczyć akceptację jako wyłączoną/opcjonalną/wymaganą. Dalej mamy dwa pola checkbox za pomocą których w sytuacji zaakceptowania pisma możemy wymagać wypełnienia uzasadnienia akceptacji oraz wymagać podpisania podpsiem niekwalifikowanym (parafka) lub podpisem kwalifikowanym. Rysunek 57 Konfiguracja akceptacji dokumentów wychodzących Gdy ta opcja jest włączona, akceptacja (nie mylić z odrzuceniem, gdy ten warunek nie jest sprawdzany) wymaga aby wszystkie załączniki dokumentu akceptowanego były podpisane podpisem kwalifikowanym lub parafką. 54 S t r o n a

55 UWAGA: LM EZD umożliwia złożenie jednego podpisu kwalifikowanego na jednym załączniku, w związku z tym, jeżeli w/w opcja jest zaznaczona, system sprawdza czy wszystkie załączniki są podpisane podpisem kwalifikowanym (nie weryfikuje kto je podpisał). Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać przycisk OK Komponent E-rada System został wyposażony w możliwość konfiguracji połączenia z serwerem ftp, na którym można dokonywać synchronizacji plików znajdujących się w systemie. Aby skonfigurować połączenie z serwerem należy zalogować się do systemu z uprawnieniami Administrator systemowy. Następnie w menu wybrać zakładkę Panel administracyjny, komponent Konfiguracja komponentów i w polu Komponent E-rada wybrać przycisk Edytuj. Zostanie wyświetlone okno ustawień połączenia (Rysunek ). 55 S t r o n a

56 Rysunek 60 Konfiguracja ftp Możemy ustalić zliczanie głosów zaznaczając odpowiedni checkbox przy polu Automatyczne bądź Szablon dokumentu. Uzupełniamy nazwy wydziałów w rejestrze dokumentów uzupełniając odpowiednie pola (Rysunek 61). 56 S t r o n a

57 Rysunek 61 Konfiguracja ftp Aby zapisać wypełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna a ustawione dane połączenia nie zostaną zapisane Wyszukiwarka Komponent wyszukiwarka umożliwia określenie pól wyświetlanych w wyszukiwarce spraw i dokumentów. Aby zdefiniować pola w powyższych wyszukiwarkach należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, komponent Panel administracyjny sekcja Konfiguracja komponentów i kliknąć przycisk Edytuj przy polu Wyszukiwarka. Zostanie wyświetlone okno umożliwiające wybór pól w wyszukiwarce (Rysunek 58). 57 S t r o n a

58 Rysunek 58 Definiowanie pól w wyszukiwarce spraw i dokumentów Odznaczone pola przez użytkownika zostaną wyświetlone w wyszukiwarce spraw i dokumentów. Aby zapisać uzupełnione ustawienia należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Zamknij spowoduje zamknięcie okna, a zdefiniowane ustawienia nie zostaną zapisane w systemie Dekretacje Komponent dekretacje umożliwia ustawienie wymagalności podpisu elektrycznego oraz dodatkowych pól formularza dekretacji takich jak parafki i termin załatwienia. Aby zdefiniować pola w powyższych wyszukiwarkach należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, komponent Panel administracyjny sekcja Konfiguracja komponentów i kliknąć przycisk Edytuj przy polu Dekretacje. Zostanie wyświetlone okno umożliwiające wybór pól w wyszukiwarce (Rysunek 58). 58 S t r o n a

59 Rysunek 59 Ustawienia dekretacji Aby zapisać uzupełnione ustawienia należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Zamknij spowoduje zamknięcie okna, a zdefiniowane ustawienia nie zostaną zapisane w systemie Komponent archiwum System EZD posiada wbudowany Komponent Archiwum służący m.in. do archiwizacji spraw oraz wspomagania czynności archiwalnych. Aby zdefiniować pola w powyższych wyszukiwarkach należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, komponent Panel administracyjny sekcja Konfiguracja komponentów i kliknąć przycisk Edytuj przy polu Komponent archiwum. Zostanie wyświetlone okno umożliwiające wybór pól w wyszukiwarce (Rysunek 58). 59 S t r o n a

60 Rysunek 60 Ustawienia modułu ARCHIWUM Aby zapisać uzupełnione ustawienia należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Zamknij spowoduje zamknięcie okna, a zdefiniowane ustawienia nie zostaną zapisane w systemie Konfiguracja aktualizacji Konfiguracja aktualizacji umożliwia ustawienie automatycznej aktualizacji oraz planowanie aktualizacji. Aby zdefiniować pola w powyższych wyszukiwarkach należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, komponent Panel administracyjny sekcja Konfiguracja komponentów i kliknąć przycisk Edytuj przy polu Konfiguracja aktualizacji. Zostanie wyświetlone okno umożliwiające wybór pól w wyszukiwarce (Rysunek 58). 60 S t r o n a

61 Rysunek 61 Konfiguracja aktualizacji Aby zapisać uzupełnione ustawienia należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Zamknij spowoduje zamknięcie okna, a zdefiniowane ustawienia nie zostaną zapisane w systemie Maksymalny rozmiar plików System EZD umożliwia obsługę plików (dokumentów) w dowolnym formacie, w szczególności zgodnym z obowiązującymi przepisami prawa (pliki te są otwierane i modyfikowane przez użytkowników w odrębnych aplikacjach, jednak mogą być przedmiotem obiegu w EZD). Aby zdefiniować pola w powyższych wyszukiwarkach należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, komponent Panel administracyjny sekcja Konfiguracja komponentów i kliknąć przycisk Edytuj przy polu Maksymalny rozmiar plików. Zostanie wyświetlone okno umożliwiające wybór pól w wyszukiwarce (Rysunek 58). Rysunek 62 Maksymalny rozmiar plików 61 S t r o n a

62 Aby zapisać uzupełnione ustawienia należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Zamknij spowoduje zamknięcie okna, a zdefiniowane ustawienia nie zostaną zapisane w systemie Bezpieczeństwo i autoryzacja Harmonogram automatycznego backupu danych Aby skonfigurować harmonogram dla kopii bezpieczeństwa należy zalogować się do systemu z uprawnieniami Administrator systemowy. Następnie w menu wybrać zakładkę Panel administracyjny, sekcję Bezpieczeństwo i autoryzacja i przy polu Harmonogram automatycznego backupu bazy danych wybrać przycisk Edytuj. Zostanie wyświetlone okno (Rysunek 63), w którym ustawić można odstęp czasu wyrażony w dniach określający cykliczność wykonywania kopii bezpieczeństwa bazy danych systemu. Rysunek 63 Harmonogram automatycznego backupu bazy danych Aby opcja cyklicznego wykonywania kopii była wyłączona należy wartość pola Co ile dni wykonać backup automatyczny ustawić wpisując wartość 0. Aby zapisać wypełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna a zmiany harmonogramu nie zostaną zapisane. System umożliwia również pobieranie wcześniejszych kopii zrzutów bazy danych jak i przetestowanie opcji automatycznego Backupu. Aby wyświetlić okno z listą kopii należy w sekcji Harmonogram automatycznego backupu bazy danych kliknąć przycisk Lista backupów. W celu testowania należy wybrać przycisk testuj znajdujący się w tej samej sekcji co Lista backupów Blokowanie konta System został wyposażony w mechanizm blokowania kont użytkowników, którzy wykorzystali przyznany limit ilości prób logowania. Aby zmienić domyślne parametry blokady kont należy 62 S t r o n a

63 zalogować się do systemu z uprawnieniami Administrator systemowy. Następnie w menu wybrać zakładkę Panel administracyjny i w sekcji Bezpieczeństwo i autoryzacja przy polu Blokowanie konta kliknąć przycisk Edytuj. Zostanie wyświetlony formularz z ustawieniami blokowania kont (Rysunek 64). Rysunek 64 Blokowanie hasła użytkownika Formularz należy wypełnić opisując poszczególne pola: Czy uruchomić procedurę blokowania konta po błędnych logowaniach?: opcja wyboru, która włącza lub wyłącza mechanizm blokady kont. Liczba prób, po których konto zostanie zablokowane: liczba całkowita określająca ilość nieudanych prób, jakich może dokonać użytkownik zanim jego konto zostanie zablokowane. Czas zablokowania konta (w minutach): liczba całkowita określająca na jak długo zalogowanie do zablokowanego konta będzie nie możliwe, wyrażone w minutach od ostatniej nieudanej próby. Konto zostanie automatycznie odblokowane po upływie wartości parametru Czas zablokowania konta (w minutach). Innym sposobem, w jaki konto można natychmiast odblokować jest wykorzystanie linku, który pojawi się na ekranie logowania po wykorzystaniu limitu nieudanych prób logowania odblokuj konto teraz Kliknięcie wskazanego linku spowoduje wyświetlenie okna z możliwością wpisania powodu, dlaczego zablokowane zostało własne konto. Kliknięcie przycisku Wyślij wniosek spowoduje niezwłoczne wysłanie prośby o odblokowanie konta do administratora systemowego. Administrator systemowy uznając prośbę, jako uzasadnioną w każdej chwili może odblokować konto użytkownika. 63 S t r o n a

64 Administrator może odblokować konto użytkownika logując się do systemu, jako administrator systemowy. Następnie w menu należy wybrać zakładkę Administracja systemu, sekcja Wnioski o odblokowanie. Zostanie wyświetlona lista wniosków a wskazanie myszką wpisu użytkownika, którego chcemy odblokować spowoduje wyświetlenie menu danego obiektu. Aby odblokować danego użytkownika należy kliknąć ikonę Kopia bezpieczeństwa bazy danych oraz plików System został wyposażony w mechanizm wykonywania kopii bezpieczeństwa zarówno bazy danych jak i plików, załączanych do systemu przez jego użytkowników. Aby wykonać kopię bezpieczeństwa należy zalogować się do systemu z uprawnieniami Administrator systemowy. Następnie w menu wybrać zakładkę Panel administracyjny i w sekcji Bezpieczeństwo i autoryzacja przy polu Kopia bezpieczeństwa bazy danych oraz plików wybrać przycisk Pobierz pliki lub Pobierz bazę (Rysunek 65) w zależności, czego kopię zamierzamy wykonać. W obydwu przypadkach rozpocznie się pobieranie pliku przez przeglądarkę. Format pliku pobieranego dla załączników systemu to *.zip natomiast dla kopii bazy danych to *.sql. Rysunek 65 Wykonywanie kopii bezpieczeństwa bazy danych Polityka uwierzytelniania System został wyposażony w mechanizm kontroli siły hasła. Aby zmienić domyślne parametry haseł należy zalogować się do systemu z uprawnieniami Administrator systemowy. Następnie w menu wybrać zakładkę Panel administracyjny i w sekcji Bezpieczeństwo i autoryzacja przy polu Polityka uwierzytelniania kliknąć przycisk Edytuj. Zostanie wyświetlony formularz ustawiania składni i długości haseł (Rysunek 66). 64 S t r o n a

65 Rysunek 66 Tworzenie składni hasła Na początku określamy czy hasło ma być wymagane przy rejestracji użytkownika, zaznaczamy odpowiedni checkbox (TAK/NIE). Następnie należy wypełnić opisując poszczególne pola formularza: Minimalna długość nazwy użytkownika: liczba całkowita określająca minimalną długość hasła Minimalna długość hasła: liczba całkowita określająca minimalną długość hasła Ilość dużych liter w haśle: liczba całkowita określająca minimalną liczbę dużych liter hasła Ilość cyfr w haśle: liczba całkowita określająca minimalną liczbę cyfr hasła Ilość znaków specjalnych w haśle: liczba całkowita określająca minimalną ilość znaków specjalnych hasła Czy hasło może być identyczne z loginem?: pole wyboru określające czy użytkownik może użyć, jako hasła identycznego ciągu znaków jak jego login 65 S t r o n a

66 Długość cyklu monitorowania o zmianę hasła użytkownika (w miesiącach): liczba całkowita określająca odstęp czasu w miesiącach, po jakiej system będzie monitorować pracownika o zmianę obecnego hasła. Jeżeli wartość zostanie ustawiona na zero funkcja ta będzie nieaktywna Liczba cykli zmiany hasła: liczba całkowita określająca przez ile cykli system nie pozwoli na wykorzystanie poprzedniego hasła. Jeżeli wartość zostanie ustawiona na zero funkcja ta będzie nieaktywna. Czy pola mają być edytowane: zaznaczone pole checkbox Symbol użytkownika będzie możliwe do edycji. Nazwa użytkownika bądź Aby zapisać wypełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna a ustawiona polityka bezpieczeństwa haseł nie zostanie zapisana Ustawienia logowania System został wyposażony w mechanizm logowania za pomocą LDAP. Umożliwia on integrację uwierzytelniania z usługą Active Directory. Jeżeli usługa Active Directory została uruchomiona oraz wykonane zostało logowanie do domeny wtedy podanie adresu w przeglądarce internetowej lub uruchomienie skrótu do aplikacji spowoduje automatyczne zalogowanie do systemu i wyświetlenie jej zawartości. Aby włączyć/wyłączyć logowanie za pomocą LDAP należy wybrać w menu zakładkę Panel administracyjny, sekcja Bezpieczeństwo i autoryzacja oraz przy polu Ustawienia logowania kliknąć przycisk Edytuj. Zostanie wyświetlone okno Ustawienia logowania (Rysunek 67), gdzie należy uzupełnić wszystkie pola zgodnie z nazwą. 66 S t r o n a

67 Rysunek 67 Ustawienia LDAP Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Zamknij spowoduje zamknięcie okna, a zdefiniowane ustawienia nie zostaną dodane do systemu Zaawansowane zarządzanie bazą interesantów System został wyposażony w mechanizm ochrony danych osobowych interesantów. Aby go włączyć należy zalogować się do systemu z uprawnieniami Administrator systemowy. Następnie w menu wybrać zakładkę Panel administracyjny oraz komponent Bezpieczeństwo i autoryzacja i kliknąć przycisk Edytuj przy polu Zaawansowane zarządzanie bazą interesantów. Zostanie wyświetlone okno Zaawansowane zarządzanie bazą interesantów (Rysunek 68), gdzie z listy rozwijanej można wybrać dostępne opcje: Wyłączone/Włączone. 67 S t r o n a

68 Rysunek 68 Włączanie ochrony danych osobowych interesantów Aby zapisać wybrane ustawienia należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a zdefiniowane ustawienia nie zostaną zapisane w systemie. Włączenie mechanizmu ochrony danych osobowych interesantów powoduje, że użytkownicy systemu nie mogą swobodnie przeglądać danych wszystkich wprowadzonych interesantów w systemie. Dostęp do danych osobowych zostanie ograniczony wyłączenie do interesantów, dla których dany użytkownik systemu prowadzi sprawę lub które otrzymał w drodze przekazania dokumentów z kancelarii lub zarejestrowanych przez samego siebie. Dostęp do innych interesantów nadaje administrator na wniosek użytkownika Integracje z systemami zewnętrznymi Komunikacja z BIP Funkcja Integracja z BIP umożliwia wyeksportowanie spraw i Rejestru Środowiskowego znajdujących się w E-Studio EZD do bazy danych Biuletynu Informacji Publicznej (BIP). Aby eksportować sprawy do BIP należy wybrać w menu Panel administracyjny oraz sekcję Integracje z systemami zewnętrznymi i kliknąć przycisk Edytuj przy polu Komunikacja z 68 S t r o n a

69 BIP. Zostanie wyświetlone okno Integracja z BIP (Rysunek 69), gdzie należy wybrać z listy rozwijanej polecenie Wyłączona/Włączona, aby ustawić komunikację z systemem BIP. Następnie należy uzupełnić następujące pola: Adres WSDL, klucz, login i hasło. W celu sprawdzenia poprawności wpisanych danych należy kliknąć na przycisk Testuj przy polu Poprawność klucza i Poprawność autoryzacji (login, hasło). Natomiast żeby sprawdzić status połączenia z BIP-em należy wybrać przycisk Testuj przy tym polu. Rysunek 69 Eksport spraw do BIP Aby zapisać ustawienia komunikacji systemu E-Studio EZD z BIP należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a ustawienia nie zostaną zapisane w systemie Komunikacja z RESP Aby włączyć integrację E-Studio EZD z systemem RESP należy wybrać w menu zakładkę Panel administracyjny, sekcję Integracje z systemami zewnętrznymi oraz przy polu Komunikacja z RESP kliknąć przycisk Edytuj. Zostanie wyświetlone okno Skrytki RESP (Rysunek ), gdzie poprzez kliknięcie na przycisk Dodaj można utworzyć i skonfigurować skrytkę do komunikacji z RESP. 69 S t r o n a

70 Rysunek 70 Integracja z systemem RESP Wcześniej zdefiniowane Skrytki użytkownik może zmienić przy pomocy przycisku Edytuj oraz usunąć przy pomocy przycisku Usuń. W ustawieniach dodawania skrytki w RESP należy określić za pomocą list rozwijanych takie pola jak Komórka organizacyjna, Skrytka w RESP i Komunikacja. Po wprowadzeniu danych istnieje możliwość sprawdzenia statusu połączenia za pomocą przycisku Testuj. Podczas dodawania skrytki możemy aktywować automatyczne powiadomienia dla dokumentów i spraw zaznaczając odpowiedni checkbox (Rysunek 71). Rysunek 71 Integracja z systemem RESP 70 S t r o n a

71 Aby zapisać wybrane ustawienia należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Wstecz spowoduje powrót do okna Skrytki RESP, zdefiniowane ustawienia nie zostaną wtedy zapisane w systemie Powiadomienia SerwerSMS Aby uruchomić powiadomienia SMS w systemie EZD E-Studio należy wybrać w menu zakładkę Panel administracyjny, sekcję Integracje z systemami zewnętrznymi oraz przy polu Powiadomienia SerwerSMS kliknąć przycisk Edytuj. Zostanie wyświetlone okno Powiadomienia SMS (Rysunek 70), gdzie użytkownik może włączyć/wyłączyć powiadomienia SMS przy pomocy listy rozwijanej. Ponadto możliwe jest w systemie zdefiniowanie treści sms-a otrzymywanego prze Interesanta przy następujących zdarzeniach: 1. Rejestracja pisma (należy wpisać w polu treść sms-a) 2. Rozpoczęcie sprawy (należy wpisać w polu treść sms-a) 3. Rozpoczęcie sprawy z urzędu (należy wpisać w polu treść sms-a) 4. Zakończenie sprawy (należy wpisać w polu treść sms-a). Rysunek 70 Ustawienia powiadomień SMS 71 S t r o n a

72 Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a ustawienia Powiadomień SMS nie zostaną zapisane Skrytki epuap/esp Aby dodać skrytkę epuap/esp do systemu należy wybrać w menu zakładkę Panel administracyjny, sekcję Integracje z systemami zewnętrznymi oraz przy polu Skrytki epuap/esp kliknąć przycisk Edytuj. Zostanie wyświetlone okno Skrytki (Rysunek 71), gdzie należy wybrać przycisk Dodaj. Następnie w formularzu Dodawanie nowej skrytki uzupełniamy poszczególne pola: System, Nazwa, Adres, Login, Hasło i Komórka organizacyjna. Konieczne jest również dołączenie certyfikatu i klucza prywatnego (Rysunek 72). Pola Adres, Login i Hasło to dane dostępu do konkretnych skrzynek na platformach epuap/resp otrzymywane od administratorów odpowiednich portali. Certyfikat i klucz prywatny są przesyłane zwykle przez te platformy za pomocą bezpiecznych kopert i generowane u klienta do plików, które należy załączyć. W celu sprawdzenia poprawności uzupełnionych danych należy na końcu wybrać przycisk Sprawdź połączenie. Rysunek 71 Skrytki 72 S t r o n a

73 Rysunek 72 Dodawanie nowej skrytki Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Utwórz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a utworzone skrytki nie zostaną dodane do systemu Użytkownicy Dodawanie użytkowników Aby dodać użytkownika do systemu należy zalogować się do systemu z uprawnieniami EZD Administrator. Następnie w menu wybrać trzeba zakładkę Administracja systemu i w sekcji Użytkownicy systemu (Rysunek 73) kliknąć przycisk Dodaj. 73 S t r o n a

74 Rysunek 73 Zakładka Administracja systemu Zostanie wyświetlony formularz dodawania użytkownika, który należy wypełnić przynajmniej w zakresie pól wymaganych. Pola niezbędne do uzupełnienia oznaczone są przez * (Rysunek 74). Formularz należy wypełnić opisując poszczególne pola: Imiona: imiona użytkownika Nazwisko: nazwisko użytkownika Nazwa użytkownika: nazwa użytkownika, która używana będzie podczas logowania do systemu (login) Symbol użytkownika: symbol skrótowy, który prezentowany będzie w wybranych miejscach systemu Hasło: hasło użytkownika, które używane będzie podczas logowania do systemu 74 S t r o n a

75 Rysunek 74 Rejestracja nowego użytkownika fragment okna Powtórz hasło: pole, w którym należy wpisać identyczne hasło podane w polu Hasło Podstawowe role użytkownika: określenie uprawnień do systemu dla użytkownika patrz Rozdział oraz POCZTA ELEKTRONICZNA Dla każdego użytkownika możliwe jest zdefiniowanie konta pocztowego, dzięki któremu może on odbierać korespondencję skierowaną do wydziału bądź bezpośrednio do pracownika. W tym celu należy uzupełnić pola zatytułowane Poczta Elektroniczna. Adres należy wpisać adres mailowy, z którego korzysta użytkownik Serwer poczty przychodzącej: należy wskazać nazwę serwera poczty przychodzącej 75 S t r o n a

76 Serwer poczty wychodzącej: należy wskazać nazwę serwera poczty wychodzącej Nazwa użytkownika: (Rysunek 75) nazwa użytkownika Hasło: należy wpisać hasło użytkownika do poczty elektronicznej Rysunek 75 Rejestracja nowego użytkownika konfiguracja poczty elektronicznej Istnieje możliwość skonfigurowania kolejnego konta pocztowego dla użytkownika, należy w tym celu kliknąć przycisk Dodaj kolejne konto pocztowe. W celu sprawdzenia działania nowo skonfigurowanej skrzynki wybierz przycisk Sprawdź połączenie następnie wybierz Wyślij wiadomość testową. STANOWISKA PRACOWNIKA Komórka organizacyjna: należy wpisać nazwę komórki organizacyjnej: wydziału/departamentu/referatu, do której jest przypisany użytkownik Nazwa stanowiska: nazwa stanowiska zajmowanego przez rejestrowanego użytkownika 76 S t r o n a

77 Dodaj stanowisko: kliknięcie tego przycisku powoduje dodawanie kolejnych stanowisk nowego użytkownika (jeden użytkownik może być przypisany do wielu wydziałów) Aby zapisać wypełnione informacje należy wybrać opcję Dodaj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna a użytkownik nie zostanie utworzony Zarządzanie użytkownikami Zarządzanie użytkownikami w systemie polega na ich edycji, usuwaniu, blokowaniu oraz przeglądaniu historii jego zmian. Przypisywanie użytkownikom określonych ról zostało opisane w Rozdziale W celu zarządzania użytkownikami należy zalogować się do systemu z uprawnieniami Administrator systemowy. Następnie w menu należy wybrać zakładkę Użytkownicy systemu. Zostanie wyświetlona lista użytkowników aplikacji. Aby menu dotyczące poszczególnych wpisów było widoczne należy wskazać myszą w element, którym chcemy zarządzać. Ikony dostępne w menu zaznaczone są na poniższym rysunku (Rysunek 76). Rysunek 76 Użytkownicy systemu Aby edytować użytkownika należy wybrać ikonę, zablokowanie użytkownika spowoduje wciśnięcie ikony. Historia zmian użytkownika dostępna jest po wciśnięciu przycisku, natomiast usunąć użytkownika można poprzez wybór przycisku. Efektywne zarządzanie użytkownikami wymaga elastycznego zarządzania uprawnieniami użytkowników 77 S t r o n a

78 3.3. Rejestry definiowalne Dodawanie nowego rejestru Aby utworzyć nowy rejestr w systemie E-Studio EZD (administrator systemu) należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Rejestry definiowalne oraz kliknąć przycisk z menu górnego Nowy rejestr (1- Rysunek 77). Rysunek 77 Rejestry definiowalne Zostanie wyświetlony formularz Nowy rejestr, gdzie należy uzupełnić pole (Rysunek ) Nazwa rejestru" oraz zdefiniować domyślne uprawnienia użytkownika poprzez zaznaczenie pola checkbox w wybranym wierszu. Nastepnie poprze wybranie przycisku Dodaj kolumne użytkownik tworzy kolejne kolumny rejestru. Aby określić ustawienia kolumny rejestu należy uzupełnić pole Nazwa kolumy i przyporządkować odpowiednio z listy rozwijanej Rodzaj kolumny. W zależności od wybranego rodzaju system domyślnie podpowiada użytkownikowi typ danych, które należy wpisać w wymaganym polu, np. data, symbol dokumentu, numer sprawy. Następnie porzez zanaczenie pola checkbox użytkownik wybiera ustawienia kolumny: 1. Pole wymagane 2. Wyświetlaj w filtrach (system umożliwia filtrowanie rejestrów wg. kategorii określonych przez użytkownika). Użytkownik może również określić format identyfikatora wpisu w rejestrze poprzez wpisanie w pole Dodatkowe ustawienia ciągu znaków z wykorzystaniem wskazanych elementów w oknie dialogowym. Aby zaakceptować zdefiniowaną kolumnę rejestru należy wybrać przycisk OK. 78 S t r o n a

79 Rysunek 80 Tworzenie nowego rejestru w systemie Aby zapisać wypełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz zmiany, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy rejestr nie zostanie zapisany w systemie. Utworzony rejestr definiowalny dostępny jest dla użytkownika systemu w menu zakładka Rejestry definiowalne. 79 S t r o n a

80 Dodawanie nowego wpisu do rejestru Aby utworzyć nowy wpis w rejestrze należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Rejestry definiowalne lub zakładkę Rejestry definiowalne oraz kliknąć przycisk z menu górnego Nowy rejestr (2- Rysunek 77) lub wybrać przycisk akcji Dodaj. Aby był on widoczny należy wskazać myszą na ikony dostępne w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 77). Następnie zostanie otworzene okno Utwórz nowy wpis, gdzie użytkownik wypełnia wcześniej zdefiniowane kolumny rejstru. Kolejny przycisk Dodaj uprawnienia służy do nadania uprawnień innym praconikom do rejstru, przycisk umożliwia edytowanie rejestru, natomiast usunąć rejestr można poprzez wybór przycisku Interesanci Dodawanie nowego interesanta Aby dodać nowego interesanta do systemu należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, sekcję Interesanci oraz kliknąć przycisk z menu górnego Nowy (1- Rysunek 78). Rysunek 78 Interesanci menu górne Zostanie wyświetlony formularz Rejestracja nowego interesanta, gdzie należy uzupełnić w szczególności pola wymagane oznaczone * oraz poprzez zaznaczenie pola checkbox określić rodzaj intersanta (osoba prywatna lub instytucja) (Rysunek 79). Formularz wypełniamy opisując poszczególne pola: Imię należy wpisać imię nowego interesanta (program domyślnie wyświetla podpowiedzi użytkownikowi) Nazwisko należy wpisać nazwisko interesanta program domyślnie wyświetla podpowiedzi użytkownikowi) 80 S t r o n a

81 Stanowisko/funkcja należy wpisać stanowisko zajmowane przez interesant ADRESY Typ adresu należy wybrać z listy rozwijanej: adres do korespondencji lub inny adres Miejscowość należy wpisać miejsce zamieszkania interesanta (program domyślnie wyświetla podpowiedzi użytkownikowi) Ulica, nr bud., nr lok. należy wpisać ulicę, numer budynku i lokalu użytkowanego przez interesanta Kod pocztowy, poczta należy wpisać kod pocztowy i pocztę interesanta Rysunek 79 Dodawanie nowego interesanta DANE KONTAKOTWE (Rysunek 80) Telefon/Telefon komórkowy/fax/ należy wybrać z listy rozwijanej rodzaj kontaktu i wpisać dane w polu obok. Aby zapisać uzupełnione informacje i dodać kolejne dane kontaktowe należy wybrać przycisk Dodaj kolejny 81 S t r o n a

82 Preferowana forma kontaktu należy wybrać z listy rozwijanej formę kontaktu z interesantem (Telefon/Telefon komórkowy/fax/ ) INFORMACJE DODATKOWE PESEL należy wpisać PESEL interesanta NIP należy wpisać Numer Identyfikacji Podatkowej interesanta Kategoria interesanta należy wybrać z listy rozwijanej kategorię interesanta zdefiniowaną przez użytkownika (patrz Rozdział ) Źródło danych należy określić źródło danych pozyskanych na temat interesanta Sposób gromadzenia danych należy określić sposób zbierania danych na temat interesanta Przetwarzanie danych osobowych - poprzez zaznaczenie pola checkbox określić czy intersant wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych należy Rysunek 80 Dodawanie nowego interesanta fragment okna 82 S t r o n a

83 USTAWIENIE SKRYTKI RESP ID Skrytki RESP należy wpisać adres ID do skrytki RESP. Zaznaczamy Aktywny przy polu checkbox jeżeli skrytka jest aktywna. Rysunek 81 Dodawanie nowego interesanta fragment okna Aby zapisać wypełnione informacje należy wybrać opcję Dodaj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy interesant nie zostanie zapisany w systemie. 83 S t r o n a

84 Zarządzenie interesantami Zarządzanie interesantami możliwe jest dzięki przyciskom znajdującym się na w menu górnym w sekcji Interesanci - Rysunek 78. Aby je aktywować należy zaznaczyć jednego interesanta. Przycisk Edytuj (2) pozwala na edycję interesanta i aktualizacje jego danych, przycisk Połącz (3) umożliwia scalanie danych interesantów w przypadku zmiany danych osobowych wcześniej zarejestrowanego interesanta, przycisk Usuń (4) pozwala na usunięcie istniejącego interesanta w systemie. System umożliwia wydrukowanie raportu dokumentów interesanta oraz sprawdzenie historii interesanta. Obie czynności można wykonać z poziomu Szczegóły interesanta (Rysunek 82). Aby wejść w przedmiotowy widok należy dwukrotnie kliknąć na wybranego interesanta. W tym miejscu zostały udostępnione użytkownikowi systemu przyciski Raport oraz Historia dostępne w menu górne. Rysunek 82 Widok Szczegóły interesanta W przypadku zmiany danych interesanta można go wyedytować. Ważna jest, żeby podczas zmiany danych wybrać odpowiednią opcję: aktualizacja/korekta. Aktualizacja wykorzystywana jest w przypadku zmiany dotychczasowych danych interesanta np. adresu, zmiany nazwiska itp. Aktualizacja skutkuje wykorzystaniem nowych danych tylko dla dokumentów i spraw od momentu wprowadzeniu zmiany, dane interesanta w pismach wprowadzonych poprzednio nie ulegają zmianie Korekta wykorzystywana jest w przypadku pomyłki podczas wprowadzania i skutkuje zmianą zarówno nowych pism i spraw jak również utworzonych przed dokonaniem zmiany. 84 S t r o n a

85 Rysunek 83 Edycja danych interesanta 3.5. Rejestr zdarzeń Rejestr zdarzeń umożliwia uprawnionym użytkownikom sprawdzenie/monitorowanie czynności wykonywanych przez innych użytkowników systemu. Zakres rejestrowanych zdarzeń zależy od konfiguracji systemu. Do wyboru mamy następujące opcję: Rejestrowanie wszystkich czynności dostępu do usług, Rejestrowanie wszystkich czynności dostępu do zasobów, Rejestrowanie wszystkich czynności wykonywanych przez użytkowników w systemie. System rejestruje nie tylko czynności wykonywane przez użytkowników wewnętrznych, ale również czynności wykonywane przez aplikacje współpracujące z systemem E-studio EZD (jeśli uruchomimy rejestrowanie czynności związanych z dostępem do usług wystawionych dla aplikacji klienckich) poprzez uwzględnianie adresów IP w logach operacji, które następnie można powiązać z aplikacjami klienckimi. Struktura przechowywanych logów 85 S t r o n a

86 umożliwia jednoznaczne wskazanie użytkownika, który wykonał daną czynność, co zapewnia pełną rozliczalność wprowadzanych zmian. Aby przejść do Rejestru zdarzeń należy wybrać w menu zakładkę Administracja systemu, a następnie sekcję Rejestr zdarzeń (Rysunek 84). Rysunek 84 Rejestr zdarzeń 4. Poczta Odbieranie wiadomości Aby odebrać nową wiadomość należy wybrać w menu zakładkę Poczta , sekcję Skrzynka odbiorcza oraz kliknąć przycisk z menu górnego Odbierz (1- Rysunek 85). Rysunek 85 Skrzynka odbiorcza fragment menu górne Zostanie wyświetlone okno Odbierz wiadomości z informacją dla użytkownika ile i znajduje się na serwerze oraz ile wiadomości nie zostało jeszcze pobranych przez użytkownika. 86 S t r o n a

87 Rysunek 86 Obieranie wiadomości Aby pobrać wiadomości należy wybrać przycisk Pobierz (Rysunek 86), przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a wiadomości nie zostaną zapisane w systemie Zarządzanie pocztą Zarządzanie pocztą możliwe jest z poziomu menu górnego sekcji Skrzynka odbiorcza widocznym na Rysunek 85. Polega ono na odbieraniu, wysyłaniu, zapisywaniu, rejestracji, dołączaniu do sprawy, filtrowaniu i usuwaniu maili. Odbieranie maili zostało opisane w Rozdziale 4.1. W celu zarządzania pocztą użytkownik systemu powinien zalogować się do systemu, a następnie w menu wybrać zakładkę Poczta , sekcja Interesanci. Zostanie wyświetlona lista odebranych wiadomości. Aby aktywować wszystkie przyciski znajdujące się w menu górnym należy zaznaczyć jedną wiadomość elektroniczną: 87 S t r o n a

88 Przycisk Utwórz (2 - Rysunek 85) pozwala na utworzenie i wysłanie nowej wiadomości lub zapisanie jej jako wersji roboczej, Przycisk Oznacz jako (3) umożliwia odznaczenie wiadomości jako Przeczytana lub Nieprzeczytana oraz przeniesienie jej do folderu Spam Przycisk Usuń (4) umożliwia usuwanie wiadomości elektronicznych z sytemu lub zapisanie ich folderze Usunięte Przycisk Rejestruj (5) służy do rejestracji wiadomości mailowej, jako nowego dokumentu na kancelarii Przycisk Dołącz do sprawy (6) pozwala na dołączenie wiadomości do sprawy założonej w systemie, jako zarejestrowany dokument na kancelarii lub notatka, która nie jest uwzględniana w żadnym rejestrze Przycisk Filtruj (7 - Rysunek 87) pozwala na filtrowanie wiadomości elektronicznych Rysunek 87 Skrzynka odbiorcza - menu górne przycisk Filtruj Filtrowanie jest akcją pozwalającą użytkownikowi na szybkie odnalezienie interesujących go informacji poprzez przeszukiwanie wiadomości wg zdefiniowanych kategorii. Po wybraniu przez użytkownika przycisku Filtruj pojawia się okno Filtruj wiadomości pozwalające na wyodrębnienie danych wg kategorii Nadawca, Tytuł wiadomości, Data wiadomości oraz Treść wiadomości (Rysunek 88). Rysunek 88 Filtrowanie wiadomości fragment okna 88 S t r o n a

89 Aby przefiltrować wiadomości wg wybranej kategorii należy wybrać przycisk Filtruj, kliknięcie przycisku Wyczyść spowoduje usunięcie wpisanego tekstu i umożliwi rozpoczęcie nowego filtrowania Tworzenie kopii roboczej Aby utworzyć wersję roboczą wiadomości należy wybrać w menu zakładkę Poczta e- mail, sekcję Kopie robocze oraz kliknąć przycisk z menu górnego Utwórz (Rysunek ). Rysunek 90 Kopie robocze - fragment menu górne Zostanie wyświetlony formularz Wyślij wiadomość (Rysunek ), gdzie należy uzupełnić poszczególne pola: Wyślij do należy wpisać adres mailowy adresata wiadomości Temat wiadomości - należy wpisać temat wiadomości Treść wiadomości należy wpisać treść wiadomości elektronicznej Załączniki użytkownik systemu może dodać pliki do wysyłanej wiadomości poprzez wybranie przycisku Załącz pliki lub Skanuj dokument 89 S t r o n a

90 Rysunek 91 Tworzenie kopii roboczej Aby zapisać wiadomość elektroniczną, jako wersję roboczą należy wybrać przycisk Zapisz znajdujący w górnym prawym rogu formularza Wyślij wiadomość. Po wybraniu polecenia Zapisz pojawią się dodatkowe opcje zarządzania wersją roboczą (Rysunek 89). Rysunek 89 Opcje zarządzania wersja roboczą 90 S t r o n a

91 Aby skorzystać z wyświetlonych opcji należy zaznaczyć pole checkbox przy wbranym poleceniu, a natępnie wybrać przycisk Zapisz. Wersja robocza wiadomości zostanie wyświetlona na liście w sekcji Kopie robocze 4.4. Wysyłanie wiadomości Aby utworzyć wysłać wiadomości należy wybrać w menu zakładkę Poczta , sekcję Wysłane oraz kliknąć przycisk z menu górnego Utwórz (Rysunek 90). W ten sam sposób można utworzyć wersje roboczą wiadomości opisany w Rozdziale 4.3. Rysunek 90 Wysyłanie wiadomości Zostanie wyświetlony również formularz Wyślij wiadomość (Rysunek ), gdzie należy uzupełnić poszczególne pola: Wyślij do należy wpisać adres mailowy adresata wiadomości Temat wiadomości - należy wpisać temat wiadomości Treść wiadomości należy wpisać treść wiadomości elektronicznej Załączniki użytkownik systemu może dodać pliki do wysyłanej wiadomości poprzez wybranie przycisku Załącz pliki lub Skanuj dokument Aby wysłać wiadomość elektroniczną należy wybrać przycisk Wyślij, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a wiadomość nie zostanie wysłana do adresata. 91 S t r o n a

92 Wysłana wiadomość zostaje zapisana na liście Wiadomości wysłane w menu Poczta , sekcja Wysłane Usuwanie wiadomości Aby usunąć wiadomość należy wybrać w menu zakładkę Poczta , sekcję Skrzynka odbiorcza zaznaczyć jedną lub więcej wiadomości przeznaczonych do usunięcia i wybrać przycisk z menu górnego Usuń (4 - Rysunek 85). Zostanie wyświetlone okno Usuń wiadomość elektroniczną (Rysunek 91). Rysunek 91 Usuwanie wiadomości elektronicznej Aby usunąć wiadomość elektroniczną należy wybrać przycisk Usuń, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a wiadomość nie zostanie usunięta. Po usunięciu wiadomość elektroniczna zostaje zapisana na liście Wiadomości usunięte dostępnej w menu Poczta , sekcja Usunięte. Aby usunąć trwale wiadomość elektroniczną z systemu należy zaznaczyć pole checkbox Pomiń kosz i wybrać przycisk Usuń Przenoszenie wiadomości do folderu Spam Aby przenieść wiadomość do folderu SPAM należy wybrać w menu zakładkę Poczta , sekcję Skrzynka odbiorcza zaznaczyć jedną lub więcej wiadomości 92 S t r o n a

93 przeznaczonych do przeniesienia i wybrać przycisk z menu górnego Oznacz jako (3 - Rysunek 85). Zostanie wyświetlone lista akcji możliwych do wykonania przez użytkownika (Rysunek 92): 1. Oznacz jako Przeczytana 2. Oznacz jako Nieprzeczytana 3. Oznacz jako SPAM Rysunek 92 Przenoszenie wiadomości do folderu SPAM Poprzez kliknięcie na polecenie SPAM użytkownik przenosi zaznaczone wcześniej wiadomości do folderu SPAM. Po przeniesieniu wiadomości elektronicznej do folderu SPAM zostaje ona zapisana na liście SPAM (wszystkie) dostępnej w menu Poczta , sekcja SPAM Tworzenie książki adresowej Aby dodać nowy kontakt do książki adresowej należy wybrać w menu zakładkę Poczta e- mail, sekcję Książka adresowa i wybrać przycisk Dodaj (Rysunek 93). 93 S t r o n a

94 Rysunek 93 Książka adresowa fragment menu górne Zostanie wyświetlony formularz Książka adresowa (Rysunek 94), gdzie należy uzupełnić pola, w szczególności te wymagane oznaczone *. Rysunek 94 Dodawanie wpisu do książki adresowej wiadomości Formularz opisują następujące pola: Adres należy wpisać adres mailowy nowego adresata Imię: należy wpisać imię nowego adresata Nazwisko: należy wpisać nazwisko nowego adresata Firma/organizacja: należy wpisać firmę/organizację, którą reprezentuje nowy adresat 94 S t r o n a

95 Stanowisko: należy wpisać stanowisko reprezentowane przez nowego adresata Telefon stacjonarny: należy wpisać telefon kontaktowy do nowego adresata Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Dodaj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy kontakt nie zostanie zapisany w książce adresowej. 5. Kancelaria 5.1. Rejestracja dokumentu na kancelarii Aby zarejestrować nowy dokument w systemie należy wybrać w menu zakładkę Kancelaria, sekcję Przesyłki wpływające i wybrać przycisk z menu górnego Nowy (Rysunek 95). Rysunek 95 Przesyłki wpływające fragment menu górne 95) Dokumenty zwrócone na kancelarię są oznaczone kolorem różowym (patrz Rysunek Zostanie wyświetlony formularz Rejestracja nowego dokumentu, gdzie należy uzupełnić poszczególne pola w szczególności te wymagane oznaczone * (Rysunek ). Formularz opisują następujące pola: Wyszukaj interesanta: należy wpisać nazwę interesanta, którego dotyczy rejestrowany dokument (program domyślnie wyświetla podpowiedzi użytkownikowi). 95 S t r o n a

96 Dodawanie interesantów do sytemu zostało opisane w Rozdziale Data widniejąca na piśmie: należy wpisać datę widniejącą na piśmie - system umożliwia wybór dnia, miesiąca i roku z lisy rozwijanej lub kalendarza Data nadania przesyłki: - należy wpisać datę nadania dokumentu - system umożliwia wybór dnia, miesiąca i roku z lisy rozwijanej lub kalendarza Data wpływu przesyłki: należy wpisać datę wpływu pisma - system umożliwia wybór dnia, miesiąca i roku z lisy rozwijanej lub kalendarza Rodzaj dokumentu: program domyślnie podpowiada rodzaje dokumentów zdefiniowane przez administratora systemu. Definiowanie rodzajów dokumentów zostało opisane w Rozdziale Tytuł dokumentu: należy wpisać tytuł nowego dokumentu Znak przesyłki: należy wpisać znak przesyłki dostarczonego dokumentu Sposób dostarczenia: program domyślnie podpowiada sposób dostarczenia dokumentów zdefiniowane przez administrowania systemu. Rozdziale Definiowanie sposobów dostarczenia korespondencji przychodzącej opisane w Typ danych: należy wybrać z listy rozwijanej typ danych dokumentu (Rysunek 96). Rysunek 96 Typ danych rejestrowanego dokumentu 96 S t r o n a

97 Opis dokumentu: należy wpisać opis rejestrowanego dokumentu Rysunek 100 Rejestracja nowego dokumentu Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy dokument nie zostanie zarejestrowany na kancelarii Parafowanie dokumentów System umożliwia parafowanie dokumentów wprowadzonych do systemu z poziomu menu Kancelaria, Obsługa spraw, Kierownik. 97 S t r o n a

98 Parafowanie dokumentu możliwe jest z poziomu Szczegóły dokumentu, w sekcji ZAŁĄCZNIKI (Rysunek ). Aby przejść do szczegółów dokumentu należy kliknąć dwukrotnie na wybrany dokument, a następnie wybrać polecenie parafuj. Rysunek 101 Okno Szczegóły dokumentu - przycisk parafuj Następnie pojawi się okno z komunikatem: Czy na pewno chcesz zaparafować wybrane pismo? (Rysunek 97). W polu Hasło certyfikatu należy wpisać hasło nadane z komponentu centrum certyfikacji. Rysunek 97 Okno komunikatu Parafowanie dokumentu Po wybraniu przycisku OK pojawi się nowa ikona obok dokumentu oznaczająca, że dokument został zaparafowany (Rysunek 98). Rysunek 98 Okno Szczegóły dokumentu - ikona umożliwiająca weryfikację dokumentów zaparafowanych 98 S t r o n a

99 Po wskazaniu myszą na ikonę widoczną na rysunku powyżej zostanie wyświetlona lista osób, które zaparafowały dokument wraz z datą i godziną złożenia parafki. Dokumenty, które zostały zaparafowane nie mogą być usunięte z systemu Dodawanie szablonu dokumentu Aby dodać szablon dokument w systemie należy wybrać w menu zakładkę Kancelaria, sekcję Przesyłki wpływające i wybrać przycisk z menu górnego Nowy (1 - Rysunek 95). Zostanie wyświetlony formularz Rejestracja nowego dokumentu (Rysunek 99), gdzie przy polu Szablon dokumentów z listy rozwijanej można wybrać wcześniej zdefiniowany szablon poprzez jego jednokrotne kliknięcie. Aby dodać nowy szablon należy wybrać przycisk Dodaj poniżej w prawnym górnym rogu okna Rejestracja nowego dokumentu. (Rysunek 99), widoczny Rysunek 99 Okno Rejestracja dokumentu lista szablonów dokumentu 99 S t r o n a

100 Zostanie wyświetlony formularz Dodaj szablon dokumentu (Rysunek 100), gdzie należy uzupełnić poszczególne pola: Nazwa: należy wpisać nazwę tworzonego szablonu Dostęp: należy wybrać z listy rozwijanej dostęp do szablonu prywatny lub publiczny Wyszukaj interesanta: należy wpisać nazwę interesanta, którego dotyczy rejestrowany dokument (program domyślnie wyświetla podpowiedzi użytkownikowi). Rodzaj dokumentu: program domyślnie podpowiada rodzaje dokumentów zdefiniowane przez administratora systemu. Definiowanie rodzajów dokumentów zostało opisane w Rozdziale Tytuł dokumentu: należy wpisać tytuł dokumentu dostępnego w szablonie Znak przesyłki: należy wpisać znak przesyłki dostarczonego dokumentu Sposób dostarczenia: program domyślnie podpowiada sposób dostarczenia dokumentów zdefiniowane przez administrowania systemu. Rozdziale Definiowanie sposobów dostarczenia korespondencji przychodzącej opisane w Typ danych: należy wybrać z listy rozwijanej typ danych dokumentu (Rysunek 96). Opis dokumentu: należy wpisać opis rejestrowanego dokumentu 100 S t r o n a

101 Rysunek 100 Dodawanie szablonu dokumentu Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Dodaj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a szablon dokumentu nie zostanie zapisany w systemie. System umożliwia również użytkownikowi edytowanie i usuwanie szablonu przy pomocy poleceń dostępnych z poziomu formularza Dodaj szablon dokumentu w prawym górnym rogu Edytuj oraz Usuń (Rysunek 100). 101 S t r o n a

102 5.4. Rejestrowanie nowego nośnika danych Aby zarejestrować nowy nośnik danych należy wybrać w menu zakładkę Kancelaria, sekcję Przesyłki wpływające i wybrać przycisk z menu górnego Nowy (1 - Rysunek 95). Zostanie wyświetlony formularz Rejestracja nowego dokumentu, gdzie należy uzupełnić poszczególne pola w szczególności te wymagane oznaczone * (Rysunek ). Wypełnienie formularza zostało szczegółowo opisane w Rozdziale 5.1 (powyżej). Po wybraniu przycisku Zapisz zostaje wyświetlone formularz Załączniki dokumentu (Rysunek 103), gdzie system umożliwia użytkownikowi wydrukowanie potwierdzenia wpływu poprzez wybranie przycisku Drukuj potwierdzenie wpływu pisma oraz oznaczenia przesyłki wybierając przycisk Drukuj oznaczenie przesyłki oraz rejestrację nośnika na kancelarii. Formularz opisują następujące pola: Typ nośnika należy wybrać z listy rozwijanej typ nośnika danych (Rysunek 101) Rysunek 101 Typ nośnika fragment listy rozwijanej Sposób odwzorowania należy wybrać z listy rozwijanej sposób odwzorowania dokumentu (Rysunek 102) Rysunek 102 Sposób odwzorowania dokumentu - fragment listy rozwijanej Skład chronologiczny - należy wybrać z listy rozwijanej rodzaj składu nośników danych. Definiowanie składów nośników danych zostało opisane w Rozdziale Opis nośnika i jego zawartości należy opisać nośnik danych dokumentu oraz jego zawartość Pliki przy rejestracji dokumentu system umożliwia dołączenie jego odwzorowania cyfrowego poprzez polecenie Załącz plik 102 S t r o n a

103 Rysunek 103 Drukowanie potwierdzenia wpływu pisma na kancelarie Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy nośnik nie zostanie zarejestrowany na kancelarii. Nośnik danych dokumentu dodany w formularzu Załączniki dokumentu jest wyświetlany i dostępny dla użytkownika w menu Kancelaria, sekcja Rejestr nośników (Rysunek 104). 103 S t r o n a

104 Rysunek 104 Rejestr nośników fragment okna Informacje dotyczące nośników wprowadzone w formularzu załączniki dokumentu można podejrzeć w szczegółach dokumentu w sekcji załączniki za pomocą przycisku pokaż szczegóły (Rysunek 105) Rysunek 105 Szczegóły zarejestrowanego dokumentu Dla dokumentów umieszczanych w składzie wyświetlany jest następujący zestaw informacji (Rysunek 106): Rysunek 106 Szczegóły załącznika 104 S t r o n a

105 Po wybraniu przycisku Zapisz pojawia się okno Dekretacja dokumentu, które umożliwia przekazanie nowe zarejestrowanego dokumentu do innych pracowników (Rysunek 107). Użytkownik systemu może wybrać z listy rozwijanej Dekretujący osobę dekretującą, natomiast z listy Wydział, pracownik osobę, do której dokument zostanie przekazany. Rysunek 107 Dekretacja zarejestrowanego dokumentu Poprzez zaznaczenie pola checkbox Osoba odpowiedzialna za ostateczne załatwienie sprawy użytkownik może wyróżnić dekretację dla wskazanego użytkownika. Dokument z wyróżnioną dekretacją pojawia się w systemie z ikoną poniżej (Rysunek 108). widoczną na rysunku Rysunek 108 Dekretacja wyróżniona Dodatkowo w polu Uwaga użytkownik może wpisać uzasadnienie dekretacji na danego 105 S t r o n a

106 pracownika. Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Dekretuj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a dokument nie zostanie dekretowany na wybranego pracownika Skanowanie dokumentu Użytkownik po wprowadzeniu dokumentu lub faktury do systemu E-Studio EZD może dołączyć do niego jego zeskanowaną treść. Może to zrobić użytkownik mający uprawnienia Kancelarii przy rejestracji nowego dokumentu w Przesyłkach w wpływających w menu Kancelaria oraz każdy inny użytkownik przy dodawaniu dokumentów do sprawy. Użytkownik z uprawnieniami Kancelarii najpierw musi zarejestrować nowy dokument w sposób opisany w Rozdziale 5.1, zwykły użytkownik musi dodać nowy dokument do sprawy. Aby dołączyć do zarejestrowanego dokumentu/faktury jego zeskanowaną wersję należy w oknie Załączniki dokumentu / Dodaj fakturę lub w oknie Dodaj dokument w przypadku dodawania dokumentu do sprawy wybrać przycisk Skanuj dokument (Rysunek 103). Zostanie wyświetlone okno Skanowanie dokumentu (Rysunek 109). 106 S t r o n a

107 Rysunek 109 Skanowanie dokumentu Na początku należy wybrać skaner, który będzie używany przez system. W tym celu należy kliknąć opcję Wybierz skaner znajdujący się w lewym górnym rogu okna, a następnie w okienku, które się otworzy wybrać z listy odpowiedni skaner. Po umieszczeniu w skanerze dokumentu wybrać przycisk Skanuj, znajdujący się w prawym górnym rogu okna Skanowanie dokumentu (Rysunek 109). Po zeskanowaniu dokument można wyedytować. Dostępne opcje edycji widoczne są poniżej: Aby zapisać zeskanowany dokument należy wybrać przycisk Zapisz, widoczny w prawym dolnym rogu okna Załącznik dokumentu (Rysunek 103). 107 S t r o n a

108 System umożliwia zapisanie zeskanowanego dokumentu w formacie: PDF, PNG lub JPEG Zarządzanie dokumentami zarejestrowanymi na kancelarii Zarządzanie dokumentami zarejestrowanymi na kancelarii w systemie polega na ich edycji, usuwaniu, dekretowaniu i dodawaniu załączników do zarejestrowanego dokumentu. W celu zarządzania dokumentami należy wybrać zakładkę Kancelaria, sekcja Przesyłki wpływające. Zostanie wyświetlona lista zarejestrowanych dokumentów. Aby przyciski dotyczące poszczególnych akcji były widoczne należy wskazać myszą na ikony dostępne w systemie po prawej stronie obszaru roboczego(rysunek 110). Rysunek 110 Menu Kancelaria, sekcja Przesyłki wpływające fragment okna Przycisk Edytuj umożliwia edycje i zmianę danych zarejestrowanego dokumentu, przycisk Anuluj (akcję tą użytkownik może wykonać wykorzystując menu górne przycisk Anuluj - Rysunek 110) pozwala na usunięcie dokumentu, przycisk Dekretuj (akcję tą użytkownik może wykonać wykorzystując menu górne przycisk Dekretuj - Rysunek 110) pozwala na przekazanie dokumentu innym pracownikom, z kolei przycisk Dodaj załącznik służy użytkownikowi do dodawania plików dokumentu. Przycisk Filtruj znajdujący się nad rejestrem przesyłek wpływających po lewej stronie pozwala na wyszukiwanie zarejestrowanych dokumentów. Filtrowanie jest akcją pozwalającą użytkownikowi na szybkie odnalezienie interesujących go informacji poprzez przeszukiwanie dokumentów wg zdefiniowanych kategorii. 108 S t r o n a

109 Po wybraniu przez użytkownika przycisku Filtruj pojawia się okno z prawej strony obszaru roboczego systemu pozwalające na wyodrębnienie danych wg dostępnych kategorii (Rysunek 204). Rysunek 111 Filtrowanie zarejestrowanych dokumentów - fragment okna Aby przefiltrować dokumenty wg wybranej kategorii należy wybrać przycisk Filtruj, kliknięcie przycisku Wyczyść spowoduje usunięcie wpisanego tekstu i umożliwi rozpoczęcie nowego filtrowania Dekretacja zarejestrowanego dokumentu Dokument możemy zadekretować do jednego lub kilku pracowników, a także na wydział bez wyboru pracownika. Dokumenty zadekretowane na wydział będą widoczne u 109 S t r o n a

110 naczelnika danego wydziału. Aby zadekretować dokument należy zaznaczyć pole checkbox przy wybranym dokumencie, a następnie wybrać przycisk Dekretuj z menu górne sekcji Przesyłki wpływające (Rysunek 110). Zostanie wyświetlone okno Dekretacja dokumentu (Rysunek 112). Rysunek 112 Dekretacja na wielu pracowników Aby zadekretować dokument najpierw należy wybrać z pierwszej listy rozwijanej osobę dekretującą, następnie z drugiej listy wybrać wydział, z trzeciej listy wybrać nazwisko pracownika, do którego chcemy zadekretować dokument. Jeżeli dekretujemy dokument do jeszcze innych pracowników należy wybrać przycisk Dodaj kolejną dekretację oraz powtórzyć powyższe kroki dla każdego z nich. Można usunąć dekretację, klikając opcję Usuń dekretację. Dodatkowo poprzez zaznaczenie pola checkbox Osoba odpowiedzialna za ostateczne załatwienie sprawy użytkownik może wyróżnić dekretację dla wskazanego użytkownika. Dokument z wyróżnioną dekretacją pojawia się w systemie z ikoną. Zaznaczenie pola Powiadomienie w ten sam sposób jak opisany powyżej umożliwi przesłanie do pracowników informacji o dekretacji dokumentu na ich adres mailowy. 110 S t r o n a

111 W polu Uwaga użytkownik systemu ma możliwość wpisania uzasadnienia dekretacji na danego pracownika, które będzie widoczne w szczegółach dokumentu (Rysunek 113). Aby wejść w okno Szczegóły dokumentu należy dwukrotnie kliknąć na wybrany dokument. Rysunek 113 Szczegóły dokumentu fragment okna Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Dekretuj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a dokument nie zostanie zadekretowany na wybranego pracownika Wysyłanie przesyłek wychodzących z kancelarii Aby wysłać dokument z kancelarii należy wybrać w menu zakładkę Kancelaria, sekcję Przesyłki wychodzące i wybrać przycisk z menu górnego Wyślij (Rysunek 114). 111 S t r o n a

112 Rysunek 114 Wysłanie dokumentów z kancelarii Zostanie wyświetlony formularz Wyślij dokument, gdzie należy uzupełnić poszczególne pola w szczególności te wymagane oznaczone * (Rysunek 116). Formularz opisują następujące pola: Adres: program domyślnie wyświetla adres interesanta utworzonego w systemie. Dodawanie nowych interesantów do systemu zostało opisane w Rozdziale Sposób wysyłki: należy wybrać z listy rozwijanej sposób wysyłki zdefiniowany przez administratora systemu Definiowanie sposobów wysyłania korespondencji zostało opisane w Rozdziale Przy wyborze w ramach sposobu wysyłki Gońca wysyłana przesyłka zostaje zapisana na liście Wszystkie przesyłki, gdzie użytkownik może zweryfikować dokumenty wysyłane przez danego gońca. Lista jest dostępna z poziomu menu Kancelaria, sekcja Gońcy (Rysunek 115). Dodawanie gońców do systemu zostało opisane w Rozdziale S t r o n a

113 Rysunek 115 Gońcy fragment menu górne Skrytka nadawcy: należy wybrać z listy rozwijanej skrytkę nadawcy. Dodawanie nowej skrytki zostało opisane w Rozdziale Skrytka interesanta: należy wybrać z listy rozwijanej skrytkę interesanta. Dodawanie nowej skrytki zostało opisane w Rozdziale Odpowiedź na pismo: ta opcja uaktywnia się wtedy jeżeli dokument który wysyłamy jest odpowiedzią na pismo, które zostało zarejestrowane przez ESP/RESP. Skrytka RESP nadawcy: należy wybrać z listy rozwijanej skrytkę RESP nadawcy. Dodawanie nowej skrytki zostało opisane w Rozdziale Sposób podpisania: należy wybrać z listy rozwijanej dostępne sposoby podpisania przesyłki Funkcjonalność dostępna w przypadku wysyłania pism poprzez platformy EPUAP/RESP. Pisma można podpisać za pomocą profilu zaufanego bądź podpisu elektronicznego. Przedział wagowy i cena: należy wybrać z listy rozwijanej przedział wagowy i cenę przesyłki w zależności od wskazanego sposobu wysyłki. 113 S t r o n a

114 Definiowanie sposobów wysyłania korespondencji i przedziałów wagowych zostało opisane w Rozdziale Data wysyłki/dostarczenia: należy wybrać z listy rozwijanej dzień, miesiąc i rok wysłania przesyłki Uwagi: system umożliwia użytkownikowi dodanie uwag przy wysyłaniu dokumentu Rysunek 116 Wysyłanie dokumentu z kancelarii Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a wysyłany dokument nie zostanie zapisany w systemie. 114 S t r o n a

115 Wysłany dokument zostaje zapisany w Rejestr Przesyłek Wychodzących (z automatycznie przyporządkowanym numerem z rejestru przesyłek wychodzących) dostępnym dla użytkownika z poziomu menu Kancelaria, sekcja Przesyłki wychodzące Zarządzanie przesyłkami wychodzącymi Zarządzanie przesyłkami wychodzącymi w systemie polega na ich wysyłaniu, przenoszeniu do Pocztowej Książki Nadawczej, dołączaniu zwrotki i drukowaniu koperty. W celu zarządzania przesyłkami wychodzącymi należy wybrać zakładkę Kancelaria, sekcja Przesyłki wychodzące. Zostanie wyświetlona lista wysłanych dokumentów. Aby przyciski dotyczące poszczególnych akcji były widoczne należy wskazać myszą na ikony dostępne w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 117). Rysunek 117 Zarządzanie przesyłkami wychodzącymi fragment okna Przycisk Wyślij pozwala na wysłanie dokumentu z kancelarii do adresata, przycisk Umieść przesyłkę w Pocztowej Skrzynce Nadawczej umożliwia zapisanie przesyłki w Rejestrze Pocztowa Książka Nadawcza, przycisk Dołącz zwrotkę umożliwia użytkownikowi dołączenie do przesyłki potwierdzenia odbioru wysłanego dokumentu, przycisk Drukuj kopertę pozwala na generowanie nadruku na kopercie z danymi interesanta, przycisk Umieść kopię dokumentu w składzie chronologicznym, z kolei przycisk pozwala wydrukować oznaczenie przesyłki. Przycisk Filtruj (Rysunek 120) znajdujący się nad rejestrem przesyłek wychodzących po lewej stronie pozwala na wyszukiwanie dokumentów wychodzących. Filtrowanie jest akcją pozwalającą użytkownikowi na szybkie odnalezienie interesujących go informacji poprzez przeszukiwanie dokumentów wg zdefiniowanych kategorii. Po wybraniu przez użytkownika przycisku Filtruj pojawia się okno z prawej strony obszaru roboczego systemu pozwalające na wyodrębnienie danych wg dostępnych kategorii (Rysunek 118). 115 S t r o n a

116 Rysunek 118 Filtrowanie przesyłek wychodzących - fragment okna Aby przefiltrować dokumenty wg wybranej kategorii należy wybrać przycisk Filtruj, kliknięcie przycisku Wyczyść spowoduje usunięcie wpisanego tekstu i umożliwi rozpoczęcie nowego filtrowania Drukowanie listy przesyłek gońców Aby wydrukować listę przesyłek dostarczanych przez gońców należy w menu wybrać zakładkę Kancelaria, sekcja Gońcy, a następnie wybrać przycisk akcji Drukuj listę przesyłek (Rysunek 119). Następnie pojawi się lista transportowa danego gońca wydrukowana do pliku PDF. W celu wyświetlenia przesyłek należy wybrać przycisk akcji Pokaż przesyłki gońca. (Rysunek 122). 116 S t r o n a

117 Rysunek 119 Kancelaria, sekcja Gońcy przyciski Pokaż przesyłki gońca i Drukuj listę przesyłek Rejestracja nowej faktury Aby zarejestrować nową fakturę na kancelarii należy wybrać w menu zakładkę Kancelaria, sekcję Rejestr faktur i wybrać przycisk z menu górnego Nowa (1 - Rysunek 120). Aby edytować fakturę należy wybrać po prawej stronie przycisk akcji Edytuj fakturę (2 - Rysunek 120). W celu usunięcia faktury należy wybrać przycisk z menu górnego Anuluj (3 - Rysunek 120). Rysunek 120 Rejestr faktur fragment menu górne Zostanie wyświetlony formularz Dodaj fakturę, gdzie należy uzupełnić poszczególne pola w szczególności te wymagane oznaczone * (Rysunek 121). Formularz opisują następujące pola: Wyszukaj interesanta: należy wpisać nazwę interesanta, którego dotyczy rejestrowany dokument (program domyślnie wyświetla podpowiedzi użytkownikowi). Dodawanie interesantów do sytemu zostało opisane w Rozdziale S t r o n a

118 DANE FAKTURY Data na fakturze: system umożliwia wybór dnia, miesiąca i roku z lisy rozwijanej lub kalendarza Data wpływu faktury: system umożliwia wybór dnia, miesiąca i roku z lisy rozwijanej lub kalendarza Termin płatności: należy zdefiniować termin płatności faktury (program domyślnie podpowiada termin w dniach: 0/3/7/14/21/30) z wykorzystaniem listy lisy rozwijanej lub kalendarza Numer faktury: należy wpisać numer nadany rejestrowanej fakturze Opis faktury: należy wpisać opis faktury Kwota: należy wpisać kwotę do zapłaty widniejącą na fakturze ETAPY REALIZACJI FAKTURY (Rysunek 125) Nadzór nad fakturą: z listy rozwijanej należy wybrać pracownika odpowiedzialnego za nadzór nad fakturą. Zatwierdzenie finansowe: z listy rozwijanej należy wybrać pracownika odpowiedzialnego za zatwierdzanie finansowe faktury. Zatwierdzanie merytoryczne: z listy rozwijanej należy wybrać pracownika odpowiedzialnego zatwierdzanie merytoryczne faktury. Definiowanie etapów realizacji faktur oraz przypisywnie do nich pracowników przez administratora systemu zostało opisane w Rozdziale S t r o n a

119 Rysunek 121 Rejestracja nowej faktury 119 S t r o n a

120 Rysunek 122 Rejestracja nowej faktury etapy realizacji faktury Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Dodaj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowa faktura nie zostanie zapisana w systemie. Po wybraniu przycisku Dodaj nowa faktura zostaje jest widoczna i dostępna dla użytkownika w sekcji Rejestr faktur, menu Kancelaria Dodawanie szablonu faktury Aby dodać szablon faktury należy wybrać w menu zakładkę Kancelaria, sekcję Rejestr faktur i wybrać przycisk z menu górnego Nowa (1 - Rysunek 120). Zostanie wyświetlony formularz Dodaj fakturę, gdzie należy uzupełnić poszczególne pola w szczególności te wymagane oznaczone * (Rysunek 121), gdzie przy polu Szablon faktur z listy rozwijanej można wybrać wcześniej zdefiniowany szablon poprzez jego jednokrotne 120 S t r o n a

121 kliknięcie. Aby dodać nowy szablon należy wybrać przycisk Dodaj poniżej w prawnym górnym rogu okna Dodaj fakturę. (Rysunek 121), widoczny Zostanie wyświetlony formularz Dodaj szablon faktur (Rysunek 123), gdzie należy uzupełnić poszczególne pola: Nazwa: należy wpisać nazwę tworzonego szablonu faktury Dostęp: należy wybrać z listy rozwijanej dostęp do szablonu prywatny lub publiczny Termin płatności: należy zdefiniować termin płatności faktury w dniach: 0/3/7/14/21/30 Numer faktury: należy wpisać numer nadany rejestrowanej fakturze Opis faktury: należy wpisać opis faktury Kwota: należy wpisać kwotę do zapłaty widniejącą na fakturze Zatwierdzanie merytoryczne: z listy rozwijanej należy wybrać pracownika odpowiedzialnego zatwierdzanie merytoryczne faktury. Definiowanie etapów realizacji faktur oraz przypisywnie do nich pracowników przez administratora systemu zostało opisane w Rozdziale S t r o n a

122 Rysunek 123 Dodawanie szablonu faktury Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Dodaj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a szablon faktury nie zostanie zapisany w systemie. System umożliwia również użytkownikowi edytowanie i usuwanie szablonu przy pomocy poleceń dostępnych z poziomu formularza Dodaj szablon faktur w prawym górnym rogu Edytuj oraz Usuń (Rysunek 123) Edytowanie i usuwanie faktury Aby edytować lub usunąć fakturę na kancelarii należy wybrać w menu zakładkę Kancelaria, sekcję Rejestr faktur i wybrać przycisk z menu górnego lub przyciski akcji (Rysunek 124). Po wybraniu przycisku Edytuj lub (Rysunek 124) zostanie otworzony formularz Edycja faktury, gdzie możliwa jest zmiana danych faktury. 122 S t r o n a

123 Rysunek 124 Menu Kancelaria, sekcja Rejestr faktur Okno Edycja faktury jest tożsame z oknem Dodaj fakturę (Rysunek 1214 i 125). Edycja faktury jest możliwa tylko w przypadku, gdy nie została ona jeszcze zatwierdzona. Aby zapisać zmienione dane faktury należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowe dane faktury nie zostaną zapisane w systemie. Po wybraniu przycisku Anuluj lub (Rysunek 125), gdzie należy wypełnić pole Uzasadnienie. (Rysunek 124) pojawi się okno Anuluj fakturę Rysunek 125 Anulowanie faktury Aby zapisać zmienione dane faktury należy wybrać opcję Potwierdź, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a faktura nie zostanie anulowana. Po wybraniu przycisku Potwierdź pojawia się komunikat: Anulowano fakturę. Aby zamknąć okno komunikatu należy wybrać przycisk OK Zatwierdzenie faktur etapy realizacji Aby zatwierdzić fakturę należy wybrać w menu zakładkę Obsługa spraw, sekcję Faktury i wybrać przycisk z menu górnego Zatwierdź (1 - Rysunek 126). System umożliwia wykonanie 123 S t r o n a

124 tej samej akcji z wykorzystaniem przycisku Zatwierdź fakturę. Aby go uaktywnić należy wskazać na ikonę dostępną w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (2 - Rysunek 126). Rysunek 126 Zakładka Obsługa spraw, sekcja Faktury fragment menu górne Po wybraniu przycisku Zatwierdź zostanie wyświetlone okno Zatwierdź fakturę (Rysunek 127), gdzie użytkownik wypełnia następujące pola: Rozdziale Definiowanie sposobów płatności przez administratora systemu zostało opisane w Uzasadnienie: należy wpisać uzasadnienie zatwierdzenia faktury Rysunek 127 Zatwierdzanie faktur Aby zatwierdzić fakturę należy wybrać opcję Zatwierdź, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a faktura nie zostanie zatwierdzona. Po wybraniu przycisku Zatwierdź zostanie wyświetlony komunikat: Zatwierdzono fakturę (Rysunek 128). Aby zamknąć okno komunikatu należy wybrać przycisk OK. 124 S t r o n a

125 Rysunek 128 Okno komunikatu Dodaj nową fakturę Po zatwierdzeniu faktury zmienia się jej status z oczekiwanie na zatwierdzono widoczny w szczegółach faktury (Rysunek 129). Rysunek 129 Szczegóły faktury (status faktury) fragment okna Aby wyświetlić Szczegóły faktury należy wybrać menu Obsługa spraw, sekcja Faktury i kliknąć dwukrotnie w wybraną Fakturę. Następnie faktura jest przekazywana do pracownika odpowiedzialnego za zatwierdzenie faktury w kolejnym etapie zdefiniowanym przez administratora. Definiowanie etapów realizacji faktur oraz przypisywnie do nich pracowników przez administratora systemu zostało opisane w Rozdziale Aby zatwierdzić fakturę na kolejnym etapie należy wykorzystać ponownie przycisk z menu górnego Zatwierdź (1 - Rysunek 126) lub przycisk akcji Zatwierdź fakturę poziomu sekcja Faktury zakładka Obsługa spraw. dostępne z Ponownie zostanie wyświetlone okno Zatwierdź fakturę, gdzie użytkownik powinien uzupełnić pole Uzasadnienie (Rysunek 130). 125 S t r o n a

126 Rysunek 130 Zatwierdzanie faktur kolejny etap Aby zatwierdzić fakturę należy wybrać opcję Zatwierdź, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a faktura nie zostanie zatwierdzona. Po wybraniu przycisku Zatwierdź zostanie wyświetlony komunikat: Zatwierdzono fakturę. Aby zamknąć okno komunikatu należy wybrać przycisk OK. Po zatwierdzeniu faktury w kolejnym etapie zmienia się jej status z oczekiwanie na zatwierdzono widoczny w szczegółach faktury. W przypadku, gdy jest to ostatni etap realizacji faktury staje się ona dostępna dla użytkownika w menu Widok na liście Zatwierdzone całkowicie, które znajduje się zawsze w prawym rogu menu górne. Po wybraniu przycisku Widok pojawiają się listy dostępnych faktur, gdzie Użytkownik przechodząc pomiędzy dostępnymi listami ma możliwość sprawdzenia, na jakim etapie realizacji są poszczególne faktury wprowadzone do systemu (Rysunek 131). 126 S t r o n a

127 Rysunek 131 Sekcja Faktury Menu Widok Aby sprawdzić, na jakim etapie realizacji znajduje się faktura oraz kto jest odpowiedzialny za dany etap należy wykorzystać przycisk akcji Edytuj akceptacje faktury dostępny w sekcji Rejestr faktur, menu Kancelaria (Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.) Zostanie wyświetlone okno Edytuj fakturę (Rysunek 132) z informacją, który etap zatwierdzenia faktury został już zrealizowany (oznaczony kolorem zielonym). W przypadku niezrealizowanego etapu (oznaczony kolorem szarym) istnieje możliwość zmiany osoby odpowiedzialnej za zatwierdzenie faktury. 127 S t r o n a

128 Rysunek 132 Etapy zatwierdzania faktur Po wybraniu z listy rozwijanej innej osoby niż wskazana na danym etapie należy wybrać przycisk Zapisz. Uzasadnienia wprowadzone przez użytkownika przy zatwierdzaniu faktur są widoczne w Szczegółach faktury pod komentarzami (Rysunek 133). Aby wejsć w szczegóły należy dwukrotnie kliknąć na daną fakturę. 128 S t r o n a

129 Rysunek 133 Szczegóły faktury (uzasadnienie zatwierdzenia faktury) fragment okna W tym samym miejscu (zakładka Obsługa spraw, sekcja Faktury ) system umożliwia dołączenie faktury do sprawy z wykorzystniem przycisku z menu górnego (2) lub przycisku akcji Przypisz fakturę do sprawy (Rysunek 126). Po wybraniu przycisku Dołącz do sprawy zostnie wyświetlone okno Dołącz fakturę do sprawy, gdzie użytkownik ma możliwość wyboru wydziału i sprawy z listy rozwijanej do której chce przypisać daną fakturę (Rysunek 134). Rysunek 134 Dołączenie faktury do spawy 129 S t r o n a

130 Aby dołączyć fakturę należy wybrać opcję Dołącz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a faktura nie zostanie przypisana do sprawy. Po wybraniu przycisku Dołącz zostanie wyświetlony komunikat: Dołączono fakturę do sprawy. Aby zamknąć okno komunikatu należy wybrać przycisk OK (Rysunek 135). Rysunek 135 Okno komunikatu: Dołącz fakturę do sprawy Wyszukiwanie dokumentów po kodach kreskowych System E-Studio EZD umożliwia wyszukiwanie dokumentów po kodzie kreskowym. Aby skorzystać z tej funkcji użytkownik powinien posiadać czytnik kodów kreskowych, który umożliwia odczytanie, zdekodowanie i przesłanie do komputera danych zapisanych w kodzie kreskowym. Funkcja ta jest dostępna z poziomu zakładki Kancelaria, sekcja Przesyłki wpływające, gdzie należy wybrać z menu górnego przycisk Kody kreskowe (Rysunek 136), a następnie zeskanować kod kreskowy z dokumentu przy pomocy czytnika. Rysunek 136 Zakładka Kancelaria, sekcja Przesyłki wpływające przycisk Kody kreskowe Zostanie wyświetlone okno komunikatu: Wyszukiwanie dokumentów po kodach kreskowych 130 S t r o n a

131 (Rysunek 137), gdzie należy wybrać przycisk OK, aby zobaczyć listę wyszukanych dokumentów. Rysunek 137 Wyszukiwanie dokumentów po kodach kreskowych Zarządzanie rejestrami dokumentów System umożliwia tworzenie i zarządzanie rejestrami dokumentów w zdefiniowanych przez administratora systemu kategoriach rejestrów. Aby utworzyć nowy rejestr dokumentów należy wybrać w menu Kancelaria, sekcję Zarządzanie rejestrami, a następnie przycisk Nowy rejestr (Rysunek 138). Rysunek 138 Sekcja Zarządzanie rejestrami przycisk Nowy rejestr Zostanie wyświetlone okno Zdefiniuj nowy rejestr dokumentów (Rysunek 139), gdzie należy uzupełnić pola: 131 S t r o n a

132 Nazwa rejestru: należy wpisać nazwę tworzonego rejestru Kategoria rejestru: należy wybrać z listy rozwijanej kategorię rejestru dokumentów, do której rejestr będzie przypisany Definiowanie kategorii rejestrów dokumentów przez administratora systemu zostało opisane szczegółowo w Rozdziale Rysunek 139 Definiowanie nowego rejestru dokumentów Aby zapisać uzupełnione informację należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy rejestr dokumentów nie zostanie zapisany w systemie. Rejestry dokumentów utworzone w systemie dostępne są w podzakładce Rejestry dokumentów w menu Kancelaria (Rysunek 140). 132 S t r o n a

133 Rysunek 140 Podzakładka Rejestry dokumentów Edytowanie i usuwanie rejestru Aby edytować lub usunąć rejestr dokumentów w systemie należy wybrać w menu zakładkę Kancelaria, sekcja Zarządzanie rejestrami, gdzie zostanie wyświetlony Rejestr Dokumentów, a następnie wybrać odpowiednie przyciski akcji. Aby je aktywować należy należy wskazać myszą na ikony dostępne w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 141). Rysunek 141 Menu Kancelaria, sekcja Zarządzanie rejestrami przyciski akcji Po wyborze przycisku Edytuj pojawi się okno Zmień parametry kategorii rejestru, gdzie możliwa jest zmiana danych rejestru w poszczególnych polach (Rysunek 142). 133 S t r o n a

134 Rysunek 142 Zmiana parametrów rejestru dokumentów Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a dane rejestru dokumentów nie zostaną zmienione. Po wyborze przycisku Usuń pojawi się okno z komunikatem: Akcja usuwania rejestru jest NIEODWRACALNA! Czy jesteś przekonany, że chcesz usunąć ten rejestr? (Rysunek 143). Rysunek 143 Okno komunikatu Usuń rejestr Aby usunąć rejestr należy wybrać opcję Usuń, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a rejestr dokumentów nie zostanie usunięty Dodawanie dokumentu do rejestru dokumentów System umożliwia dodawanie dokumentów do rejestru z poziomu menu Kancelaria. W sekcjach: Przesyłki wpływające, Przesyłki wychodzące oraz Rejestr faktur został udostępniony użytkownikowi w menu górne przycisk Rejestr dok. (Rysunek 144). 134 S t r o n a

135 Rysunek 144 Sekcja Rejestr faktur przycisk Rejestr dokumentów Po wybraniu przycisku zostanie wyświetlone okno Umieść dokument w dodatkowym rejestrze (Rysunek 145), gdzie z listy rozwijanej wybieramy rejestr, do którego zostanie przypisany wybrany dokument. Rysunek 145 Umieszczanie dokumentu w wybranym rejestrze dokumentów Aby zapisać dokument w wybranym rejestrze należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a dokument nie zostanie dodany do rejestru. 6. Moduł integracji 6.1. Integracja systemu z platformą EPUAP Rejestrowanie wiadomości odebranych z EPUAP System E-Studio EZD umożliwia rejestrowanie i pobieranie wiadomości z Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (EPUAP). 135 S t r o n a

136 Aby zarejestrować wiadomość z EPUAP na Kancelarii należy wybrać w menu zakładkę Integracje, sekcję EPUAP, zaznaczyć wybrany dokument i wybrać przycisk z menu górnego Rejestruj (1 - Rysunek 146) Rysunek 146 EPUAP fragment menu górne Zostanie wyświetlone okno Rejestracja nowego dokumentu gdzie w polu Sposób dostarczenia program automatycznie wybiera EPUAP (Rysunek 147). Aby zarejestrować dokument na Kancelarii należy wybrać przycisk Zapisz. Rejestracja nowego dokumentu na Kancelarii została opisana w Rozdziale S t r o n a

137 Rysunek 147 Rejestracja dokumentu z EPUAP na Kancelarii Pobieranie wiadomości z EPUAP Aby pobrać wiadomość z EPUAP należy wybrać w menu zakładkę Integracje, sekcję EPUAP i wybrać przycisk z menu górnego Pobierz teraz (2 - Rysunek 146) Usuwanie wiadomości z EPUAP Aby usunąć wiadomość z EPUAP należy wybrać w menu zakładkę Integracje, sekcję EPUAP, wybrać przycisk akcji Usuń. Aby go aktywować należy wskazać myszą na ikony dostępne w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 148). 137 S t r o n a

138 Rysunek 148 Sekcja EPUAP, przyciski akcji fragment okna Następnie pojawi się okno Odrzucenie dokumentu z systemu EPUAP, gdzie należy uzupełnić pole Uzasadnienie (Rysunek 149). Rysunek 149 Odrzucenie dokumentu z systemu EPUAP Aby odrzucić dokumentu z systemu EPUAP należy wybrać opcję Odrzuć, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a dokument nie zostanie odrzucony Integracja systemu z platformą RESP Dodawanie zgłoszeń System umożliwia dodawanie zgłoszeń, rejestrowanie i pobieranie wiadomości z Regionalnej Elektronicznej Skrzynki Podawczej (RESP). Aby pobrać zgłoszenia z RESP należy wybrać w menu zakładkę Integracje, sekcję RESP i wybrać przycisk z menu górnego Pobierz (1 - Rysunek 150) 138 S t r o n a

139 Rysunek 150 RESP fragment menu górne Zgłoszenia zostaną automatycznie pobrane i wyświetlone na liście Rejestrowanie wiadomości odebranych z RESP Aby zarejestrować wiadomość z RESP na Kancelarii należy wybrać w menu zakładkę Integracje, sekcję RESP i wybrać przycisk z menu górnego Rejestruj (2 - Rysunek 150). Zostanie wyświetlone okno Rejestracja nowego dokumentu gdzie w polu Sposób dostarczenia program automatycznie wybiera RESP (Rysunek ). Aby zarejestrować dokument na Kancelarii należy wybrać przycisk Dodaj. Rejestracja nowego dokumentu na Kancelarii została opisana w Rozdziale S t r o n a

140 Dodaj UPD pisma Aby dodać do dokumentu Urzędowe Poświadczenie Doręczenia pisma, należy wybrać przycisk Dodaj UPD pisma z menu górnego (3 - Rysunek 153) 7. Obsługa spraw 7.1. Zarządzanie dokumentami Zarządzanie dokumentami możliwe jest z poziomu menu górnego sekcji Dokumenty widocznym na (Rysunek 151). Polega ono na rejestracji nowego dokumentu, zakładaniu sprawy z dokumentu, dołączaniu dokumentu do sprawy, odkładaniu, przekazywaniu, zwracaniu dokumentu. Rejestracja nowego dokumentu została opisana w Rozdziale 5.1. Rysunek 151 Dokumenty menu górne W celu zarządzania dokumentami użytkownik systemu powinien zalogować się do systemu, a następnie w menu wybrać zakładkę Obsługa spraw sekcja Dokumenty. Zostanie wyświetlona lista dokumentów. Aby aktywować wszystkie przyciski znajdujące się w menu górnym należy zaznaczyć jeden dokument: Przycisk Nowy (1 - Rysunek 151) umożliwia rejestrację nowego dokumentu, Przycisk Załóż (2) pozwala na założenie sprawy z zarejestrowanego dokumentu Przycisk Dołącz (3) umożliwia dołączenie dokumentu do istniejącej sprawy Przycisk Zwróć (4) umożliwia użytkownikowi zwrot dokumentu na kancelarię Przycisk Przekaż (5) pozwala na przekazanie/dekretowanie dokumentu innemu pracownikowi Przycisk Odłóż (6) pozwala na odłożenie dokumentu, jako nietworzącego sprawy System pozwala użytkownikowi zobaczyć pełną historię dokumentu ze wskazaniem akcji wykonanych na dokumencie (wymienione powyżej). Aby wyświetlić historię dokumentu należy wybrać zakładkę Obsługa spraw sekcja Dokumenty. Zostanie wyświetlona lista dokumentów. Należy dwukrotnie kliknąć na 140 S t r o n a

141 dokument, aby zobaczyć jego historię. Następnie otworzy się okno Szczegóły dokumentu, gdzie należy wybrać przycisk Historia (Rysunek 152). Rysunek 152 Historia dokumentu menu górne Zostanie wyświetlone okno Historia dokumentu (Rysunek 153). Aby zamknąć przedmiotowe okna należy wybrać przycisk OK. Rysunek 153 Okno Historia dokumentu 7.2. Tworzenie teczek zbiorczych System umożliwia zakładanie teczek zbiorczych. Aby utworzyć nową teczkę należy w menu wybrać w menu zakładkę Obsługa spraw, sekcję Dokumenty, gdzie zostanie wyświetlona lista dokumentów odebranych i zwróconych z kancelarii. Należy wybrać przycisk Teczki znajdujący się w menu górne obok przycisku Filtruj (Rysunek 154). 141 S t r o n a

142 Rysunek 154 Menu Obsługa spraw, sekcja Dokumenty przycisk Teczki Zostanie wyświetlona kolumna Teczki zbiorcze, po prawej stronie okna systemu, gdzie z wykorzystaniem przycisku Nowy katalog można utworzyć nową teczkę (Rysunek 155). Rysunek 155 Tworzenie nowej teczki zbiorczej Następnie pojawi się okno Utwórz nowy katalog gdzie należy w odpowiednie pole wpisać nazwę tworzonego katalogu i wybrać przycisk Utwórz (Rysunek 156). 142 S t r o n a

143 Rysunek 156 Okno Utwórz nowy katalog Po utworzeniu nowego katalogu pojawi się on na liście teczek zbiorczych, gdzie istnieje możliwość zarządzania teczką wykorzystując następujące przyciski: - pozwala na utworzenie nowego katalogu oraz podkatalogów poprzez zdefiniowanie katalogu nadrzędnego - pozwala na skopiowanie wybranego katalogu katalogu - pozwala na przeniesienie katalogu do innego oraz umożliwia zmianę nazwy - umożliwia usuwanie katalogu - pozwala na udostępnienie katalogu innemu użytkownikowi/grupie użytkowników/wydziałowi 143 S t r o n a

144 Rysunek 157 Przyciski zarządzania teczkami zbiorczymi Przenoszenie dokumentu do teczki Aby umieścić dokument w teczce należy przejść w menu na zakładkę Obsługa spraw, sekcję Dokumenty, gdzie zostanie wyświetlona lista dokumentów odebranych i zwróconych z kancelarii. Następnie należy zaznaczyć wybrane dokumenty, które chcemy przenieść to teczki i wybrać przycisk Teczki znajdujący się w menu górne (Rysunek 158). Rysunek 158 Sekcja Dokumenty przycisk Kopiuj zaznaczone elementy do katalogu Zostanie wyświetlona kolumna Teczki zbiorcze po prawej stronie okna systemu, gdzie należy wybrać przycisk Kopiuj zaznaczone elementy do katalogu, znajdujący się pod 144 S t r o n a

145 informacją o liczbie zaznaczonych dokumentów (Rysunek 158). Następnie zostanie otworzone okno Kopiuj element do katalogu, gdzie należy zaznaczyć katalog, do którego chcemy przenieść dokumenty (Rysunek 159). Rysunek 159 Przenoszenie dokumentu do teczki Aby przenieść dokumenty do katalogu należy wybrać opcję Kopiuj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a dokumenty nie zostaną skopiowane do wybranego katalogu Zarządzenie dokumentami umieszczonymi w teczce System umożliwia przenoszenie dokumentów pomiędzy teczkami oraz ich usuwanie z danego katalogu. Aby aktywować przedmiotowe akcje należy przejść w menu na zakładkę Obsługa spraw, sekcję Dokumenty, gdzie zostanie wyświetlona lista dokumentów odebranych i zwróconych z kancelarii. Następnie należy wybrać przycisk Teczki znajdujący się w menu górne i zaznaczyć jeden z katalogów (Rysunek 160). Rysunek 160 Sekcja Dokumenty zarządzanie dokumentami w teczce 145 S t r o n a

146 Pojawi się lista dokumentów dostępnych w wybranym katalogu, gdzie po zaznaczeniu dokumentu zostaną aktywowane następujące przyciski (Rysunek 160): - pozwala na skopiowanie zaznaczonych dokumentów do innego katalogu - pozwala na przeniesienie zaznaczonych dokumentów do innego katalogu - pozwala na usunięcie zaznaczonych dokumentów z wybranego katalogu 7.3. Zakładanie sprawy przez użytkownika Aby założyć nową sprawę w systemie należy wybrać w menu zakładkę Obsługa spraw, sekcję Sprawy i wybrać przycisk z menu górnego Nowa (Rysunek 161). Rysunek 161 Sprawy menu górne Zostanie wyświetlony formularz Załóż sprawę, gdzie należy uzupełnić poszczególne pola w szczególności te wymagane oznaczone * (Rysunek 162). 146 S t r o n a

147 Rysunek 162 Formularz Załóż sprawę Formularz opisują następujące pola: Grupa spraw systemu umożliwia użytkownikowi przypisanie zakładanej sprawy do wcześniej zdefiniowanych grup sprawy poprzez ich wybór z listy rozwijanej Symbol JRWA należy określić symbol JRWA sprawy (program domyślnie podpowiada kategorie JRWA). Rozdziale Definiowanie i importowanie Jednolitego rzeczowego wykazu akt zostało opisane w Numer sprawy system automatycznie podpowiada kolejny numer sprawy w danej kategorii JRWA. W przypadku, gdy w danej kategorii JRWA nie została założona jeszcze żadna sprawa w danym wydziale, należy ręcznie podać numer pierwszej sprawy. Tytuł sprawy należy wpisać tytuł sprawy 147 S t r o n a

148 Status sprawy należy wybrać status sprawy z listy rozwijanej (program domyślnie podpowiada Nowa ). Rozdziale Definiowanie statusów sprawy przez administratora systemu zostało opisane w Dostęp należy wybrać z listy rozwijanej dostęp do sprawy: publiczny/niepubliczny Przewidywany znak sprawy system domyślnie podpowiada znak sprawy na podstawie wyżej wypełnionych pól przez użytkownika DOKUMENT WSZCZYNAJĄCY SPRAWĘ Dołącz dokument jako: należy poprzez zaznaczenie pola checkbox określić funkcję dokumentu (Przesyłka wychodząca/akt sprawy (niebędący przesyłką)/dokumentacja robocza) w sprawie Rysunek 163 Formularz Załóż sprawę definiowanie danych dokumentu 148 S t r o n a

149 Wyszukaj interesanta - należy wpisać nazwę interesanta, którego dotyczy zakładana sprawa (program domyślnie wyświetla podpowiedzi użytkownikowi). Dodawanie interesantów do sytemu zostało opisane w Rozdziale PRZEKAŻ DOKUMENT INNYM PRACOWNIKOM Należy wybrać z listy rozwijanej komórkę administracyjną, następnie pracownika. Dokument pojawi się u tego pracownika po zaakceptowaniu pisma przez osobę upoważnioną do akceptacji pism. Za pomocą przycisku Dodaj można dodać kolejnego pracownika do którego zostanie wysłany dokument, usunięcie poprzez przycisk Usuń (Rysunek 166). DANE DOKUMENTU Szablony dokumentu istnieje możliwość wybrania szablonu dokumentu bądź można utworzyć nowy szablon wybierając przycisk (Rysunek 166). Dodawanie szablonów zostało opisane w Rozdziale 5.3. Data widniejąca na piśmie - należy wpisać datę widniejącą na piśmie - system umożliwia wybór dnia, miesiąca i roku z lisy rozwijanej Rodzaj dokumentu: program domyślnie podpowiada rodzaje dokumentów zdefiniowane przez administratora systemu. Definiowanie rodzajów dokumentów zostało opisane w Rozdziale Tytuł dokumentu: należy wpisać tytuł nowego dokumentu Termin realizacji: należy zdefiniować termin realizacji (program domyślnie podpowiada termin w dniach: 0/3/7/14/21/30) Typ danych: należy wybrać z listy rozwijanej typ danych dokumentu (Rysunek 164) 149 S t r o n a

150 Rysunek 164 Typ danych rejestrowanego dokumentu Dostęp - należy wybrać z listy rozwijanej dostęp do dokumentu: publiczny/niepubliczny Preferowany sposób wysyłki - użytkownik z listy rozwijanej może wybrać sposób wysyłki dokumentu. Definiowanie sposobów wysyłania korespondencji wychodzącej przez administratora systemu zostało szczegółowo opisane w Rozdziale Opis dokumentu: należy wpisać opis rejestrowanego dokumentu (Rysunek 165) Rysunek 165 Formularz Załóż sprawę dodawanie załączników 150 S t r o n a

151 ZAŁĄCZNIKI system umożliwia użytkownikowi dodanie do sprawy pliku przy pomocy następujących poleceń: Załącz plik, Skanuj plik, Utwórz dokument i Szablony Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Załóż, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy sprawa nie zostanie założona w systemie. Po wybraniu przycisku Zapisz pojawia się okno umożliwiające użytkownikowi wykonanie następujących akcji (Rysunek 166): Przejdź na stronę szczegółów sprawy Dodaj dokument do sprawy Udostępnij sprawę Rysunek 166 Okno Załóż sprawę szczegóły sprawy W przypadku, gdy użytkownik nie chcę wykonywać żadnej z wyżej wymienionych akcji należy wybrać przycisk OK, aby zamknąć okno Załóż sprawę Tworzenie przesyłek wychodzących Aby utworzyć przesyłkę wychodzącą w systemie należy wybrać w menu zakładkę Obsługa spraw, sekcję Sprawy i wybrać przycisk z menu górnego Nowa (Rysunek 161). Zostanie wyświetlony formularz Załóż sprawę, gdzie należy uzupełnić poszczególne pola w szczególności te wymagane oznaczone * (Rysunek 162). 151 S t r o n a

152 Następnie należy przy poleceniu Dołącz dokument jako : wybrać opcję Przesyłka wychodząca poprzez zaznaczenie pola checkbox (Rysunek 167). Kolejne pola formularza należy wypełnić zgodnie z opisem w Rozdziale 7.3. Rysunek 167 Tworzenie przesyłek wychodzących fragment okna Załóż sprawę Po wybraniu polecenia Załóż zostanie założona sprawa, natomiast utworzona przesyłka wychodząca będzie dostępna dla użytkownika w menu Kancelaria, sekcja Przesyłki wychodzące po jej wcześniejszej akceptacji przez Kierownika. Przekazywanie dokumentów wychodzących do akceptacji, a następnie do wysyłki na kancelarię zostało opisano poniżej w Rozdziale Akceptacja dokumentów wychodzących System umożliwia przekazywanie do akceptacji dokumentów wychodzących. Tworzenie przesyłek wychodzących zostało opisane w Rozdziale Aby wysłać dokument wychodzący do akceptacji należy wybrać w menu zakładkę 152 S t r o n a

153 Obsługa spraw, sekcję Sprawy i przejść w Szczegóły sprawy klikając na dwukrotnie na daną sprawę (Rysunek 168 i Rysunek 161). Rysunek 168 Szczegóły sprawy fragment okna W sekcji AKTA SPRAWY jest dostępne polecenie opcje (Rysunek 169). Po wybraniu przedmiotowego polecenia zostanie rozwinięta lista możliwych akcji do wykonania na dokumencie: otwórz przenosi użytkownika w Szczegóły dokumentu udostępnij - umożliwia przekazanie dokumentu innym pracownikom przekaż do wysyłki umożliwia przekazanie dokumentu do wysyłki edytuj umożliwia edycję dokumentu i zapisanie zmian kopiuj do teczki umożliwia skopiowanie dokumentu do teczki usuń umożliwia usunięcie dokumentu Rysunek 169 Przekazywanie do akceptacji dokumentów wychodzących 153 S t r o n a

154 W przypadku, gdy dokument został dołączony do sprawy, jako przesyłka wychodząca (możliwość weryfikacji podczas edycji dokumentu - Rysunek 170) pojawia się dodatkowa opcja przekaż do akceptacji (Rysunek 169). W przypadku, gdy dokument został dołączony do sprawy, jako przesyłka wychodząca użytkownikowi w formularzu Edycja dokumentu zostaje udostępnione dodatkowe pole Preferowany sposób wysyłki. Użytkownik z listy rozwijanej może wybrać sposób wysyłki dokumentu. Definiowanie sposobów wysyłania korespondencji wychodzącej przez administratora systemu zostało szczegółowo opisane w Rozdziale Rysunek 170 Edycja dokumentu dołączenie, jako przesyłka wychodząca Po wybraniu opcji przekaż do akceptacji zostanie wyświetlone okno Przekaż dokument do akceptacji (Rysunek 171), gdzie z listy rozwijanej wybieramy komórkę organizacyjną i pracownika odpowiedzialnego za akceptację w danej jednostce. Następnie klikamy przycisk 154 S t r o n a

155 Dodaj. Wybrany pracownik pojawi się na liście umieszczonej pod polem wybierz komórkę. Rozdział Definiowanie pracowników odpowiedzialnych za akceptację dokumentów opisuje Rysunek 171 Przekazywanie do akceptacji Kolejnym krokiem jest określenie liczby wymaganych akceptacji, którą wpisujemy w pole Ilość wymaganych. Jak widać na rysunku powyżej wskazano 1 pracownika do akceptacji toteż system domyślnie podpowiada jedną liczbę wymaganych akceptacji. System umożliwia dodanie następnych etapów akceptacji, które należy uzupełnić analogicznie jak w pierwszym etapie. Po zdefiniowaniu etapów akceptacji należy wybrać przycisk Przekaż. Dokument zostanie przekazany do wskazanych osób. 155 S t r o n a

156 Rysunek 172 Akta sprawy fragment okna W sekcji AKTA SPRAWY użytkownik może sprawdzić, na jakim etapie akceptacji znajduje się dokument (Rysunek 172). Aby zaakceptować dokument należy przejść do menu Obsługa spraw, sekcja Dokumenty do akceptacji (Rysunek 173). Rysunek 173 Menu Obsługa spraw fragment okna Zostanie wyświetlona lista dokumentów do zatwierdzenia, gdzie należy wybrać przycisk akcji Akceptuj projekt pismo pisma. (Rysunek 174), który umożliwia zatwierdzenie bądź odrzucenie Rysunek 174 Dokumenty do zatwierdzenia fragment okna Zostanie wyświetlone okno Akceptuj projekt pisma, gdzie poprzez zaznaczenie pola checkbox należy wskazać wykonywaną akcję (Rysunek 175), a następnie wpisać uzasadnienie akceptacji/odrzucenia. Dodatkowo istnieje możliwość wskazania 156 S t r o n a

157 preferowanego sposobu wysyłki dokumentu. Rysunek 175 Akceptowanie projektu pisma Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj powoduje zamknięcie okna, a projekt pisma nie zostanie zaakceptowany. W przypadku skonfigurowanej opcji wymagaj w czasie akceptacji parafki lub podpisu kwalifikowanego okno akceptacji wygląda nieco inaczej (Rysunek 176) 157 S t r o n a

158 Rysunek 176 Formularz akceptacji pisma z użyciem parafki lub podpisu kwalifikowanego Opcja Podpisu elektronicznego (wszystkie załączniki powinny zostać wcześniej podpisane) jest dostępna tylko gdy wszystkie pliki zostały podpisane podpisem kwalifikowanym (nie ważne kto je podpisał). Zaznaczona opcja Parafki sprawdza czy którekolwiek z załączonych plików były już parafowane przez osobę akceptującą, jeżeli tak to je pomija, a przy wszystkich innych dodaje parafkę. Jeżeli niektóre dokumenty były podpisane podpisem kwalifikowanym również dodaje parafkę. Akceptacja podpisem niekwalifikowanym odbywa się po wyborze pola Parafki użyciu przycisku Akceptuj Przycisk parafuj powoduje 158 S t r o n a

159 1. Akceptację projektu pisma i zaparafowanie tej czynności. 2. Zaparafowanie wszystkich załączników w piśmie. W tabeli akceptacji przy dokumencie oraz przy każdym załączniku pojawia się informacja o zaparafowaniu (Rysunek 177). Rysunek 177 Widok szczegółów dokumentu - parafki i akceptacja Akceptacja podpisem niekwalifikowanym odbywa się po użyciu przycisku podpisz podpisem kwalifikowanym. Przycisk staje się aktywny dopiero w przypadku, kiedy wszystkie załączniki są podpisane podpisem kwalifikowanym. Po użyciu tego przycisku pojawi się komunikat informujący o podpisaniu wszystkich załączników podpisem kwalifikowanym i prośba o potwierdzenie zamiaru akceptacji projektu pisma. Rysunek 178 Akceptacja projektu pisma podpisem kwalifikowanym 159 S t r o n a

160 Po użyciu przycisku Akceptuj pismo zostanie zaakceptowane. W tabeli akceptacji przy dokumencie pojawia się informacja: Projekt pisma został zaakceptowany. Wszystkie załączniki zostały podpisane podpisem kwalifikowanym. Komentarz: treść komentarza W historii dokumentu pojawią się odpowiednie wpisy informujące o podpisaniu załączników oraz akceptacji pisma. Akta sprawy przekazane do akceptacji i odrzucone wyświetlane są w szczegółach sprawy w sekcji Dokumentacja robocza, gdy: Zostały odrzucone na bieżącym etapie akceptacji przez tyle osób, że spełnienie warunku pozytywnej akceptacji było niemożliwe Dokumentacja robocza zasadniczo nie może być przekazywana do akceptacji (wymagana zmiana rodzaju dokumentu), wyjątkiem jest sytuacja, gdy dokument został odrzucony w toku akceptacji, wtedy po edycji pola Tytuł i zapisaniu dokumentu wyświetlony zostanie formularz przekazywania do akceptacji. Zaakceptowany dokument jest dostępny dla użytkownika w menu Kancelaria, sekcja Przesyłki wychodzące dopiero po jego przekazaniu do wysyłki. Przycisk przekaż do wysyłki zostaje uaktywniony po zatwierdzeniu projektu pisma wychodzącego. Jest on dostępny z poziomu Szczegóły sprawy, sekcja AKTA SPRAWY. Należy analogicznie jak przy akceptacji pism wybrać polecenie opcje, następnie pojawi się lista akcji możliwych do wykonania, w tym przekaż do wysyłki (Rysunek 179). Rysunek 179 Przekazywanie dokumentu do wysyłki Po wybraniu polecenia przekaż do wysyłki pojawi się okno z komunikatem Czy na pewno chcesz przekazać przesyłkę do wysyłki?. Dodatkowo należy wybrać sposób wysyłki odpowiedzi poprzez rozwinięcie opcji Sposób wysyłki. Aby przesłać dokument na Kancelarię, sekcja Przesyłki wychodzące należy wybrać przycisk Przekaż (Rysunek 180). 160 S t r o n a

161 Rysunek 180 Okno komunikatu Przekaż dokument do wysyłki Uzasadnienie akceptacji/odrzucenia projektu pisma widoczne jest dla użytkownika systemu w widoku Szczegóły sprawy (Rysunek 181). Aby wyświetlić Szczegóły sprawy należy wybrać menu Obsługa spraw, sekcja Sprawy i kliknąć dwukrotnie w Sprawę, w której znajduje się zaakceptowany dokument. Rysunek 181 Uzasadnienie akceptacji fragment okna Szczegóły sprawy Wykorzystując przyciski akcji użytkownik ma możliwość sprawdzenia pełnej historii akceptacji dokumentu, w tym celu należy wybrać przycisk Historia widoczny na Rysunek Tworzenie wzorów dokumentu System umożliwia prowadzenie repozytorium wzorów dokumentów zgodnego ze strukturą organizacyjną urzędu. Aby utworzyć nowy wzór dokumentu dla komórki organizacyjnej, do której przynależy użytkownik systemu należy wybrać menu Obsługa spraw, sekcję Wzory dokumentów, a następnie przycisk Nowy wzór z menu górnego (Rysunek 182). 161 S t r o n a

162 Rysunek 182 Sekcja Wzory dokumentów przycisk Nowy wzór Zostanie wyświetlone okno Dodaj nowy wzór dokumentu (Rysunek 183), gdzie należy uzupełnić poszczególne pola w szczególności te oznaczone * zgodnie z nazwą pola. Wzór dokumentu możemy załączyć z dysku komputera wykorzystując przycisk Załącz plik lub utworzyć przy pomocy wbudowanego edytora tekstowego typu WYSIWYG korzystając z przycisku Utwórz dokument (Rysunek 183). Rysunek 183 Dodawanie wzorów dokumentów Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy wzór dokumentu nie zostanie zapisany w systemie. 162 S t r o n a

163 Z tego poziomu menu system umożliwia również edytowanie i usuwanie utworzonych wzorów dokumentu przy pomocy przycisków Edytuj i Usuń dostępnych przy każdym wzorze po prawej stronie (Rysunek 184). Rysunek 184 Edytowanie i usuwanie wzoru dokumentu Po wybraniu przycisku Edytuj pojawi się okno Modyfikuj wzór dokumentu tożsame z oknem Dodaj nowy wzór dokumentu (Rysunek 183), gdzie istnieje możliwość wprowadzenia zmian w utworzonym wzorze. Aby zapisać zmiany należy wybrać przycisk Zapisz. Z kolei po wybraniu przycisku Usuń pojawi się okno z komunikatem: Czy jesteś przekonany, że chcesz usunąć ten wzór dokumentu?. Aby usunąć wzór dokumentu należy wybrać przycisk Usuń Zarządzanie sprawami Zarządzanie sprawami możliwe jest z poziomu menu górnego sekcji Sprawy w widoku Szczegóły dokumentu widocznym na Rysunek 185. Polega ono na dodawaniu dokumentu do sprawy, zmianie statusu sprawy, dodawaniu dostępu do sprawy oraz przypisaniu sprawy do rejestru. Rysunek 185 Zarządzanie sprawami fragment menu górne W celu zarządzania sprawami użytkownik systemu powinien zalogować się do systemu, a 163 S t r o n a

164 następnie w menu wybrać zakładkę Obsługa spraw sekcja Sprawy, gdzie zostanie wyświetlona lista spraw Następnie należy wejść w widok Szczegóły sprawy, poprzez dwukrotne kliknięcie na sprawę, którą chcemy zarządzać (Rysunek 185). Przycisk Wstecz (1 - Rysunek 185) umożliwia powrót listy wszystkich spraw, Przycisk Dodaj dokument (2) pozwala na dodanie dokumentu do istniejącej sprawy Przycisk Status (3) umożliwia zmianę statusu sprawy Przycisk Historia (4) umożliwia użytkownikowi wyświetlenie pełnej historii Przycisk Dodaj dostęp (5) pozwala na dodanie pracownikom dostępu do sprawy Przycisk Rejestry (6) pozwala na dodanie sprawy do wcześniej zdefiniowanego rejestru Tworzenie rejestrów definiowalnych zostało opisane w Rozdziale Drukowanie historii sprawy Aby wydrukować historię sprawy należy w menu wybrać zakładkę Obsługa spraw sekcja Sprawy, gdzie zostanie wyświetlona lista spraw. Następnie należy wejść w widok Szczegóły sprawy, poprzez dwukrotne kliknięcie na sprawę, której historię chcemy zobaczyć oraz przycisk Historia - (4 - Rysunek 185). Zostanie wyświetlony widok Historia sprawy gdzie należy wybrać przycisk Drukuj metrykę (1 - Rysunek 186). System umożliwia użytkownikowi wykonanie eksportu CSV danych z historii dokumentu poprzez wybranie przycisku Eksport CSV (2 - Rysunek 186) z widoku Historia sprawy. Rysunek 186 Drukowanie historii sprawy Tworzenie grupy sprawy Aby utworzyć nową grupę spraw należy w menu wybrać w menu zakładkę Obsługa spraw, 164 S t r o n a

165 sekcja Sprawy, gdzie zostanie wyświetlona lista założonych spraw. Należy wybrać przycisk Nowa grupa znajdujący się w menu górne (Rysunek 187). Rysunek 187 Sprawy fragment menu górne Zostanie wyświetlone okno Nowa grupa spraw (Rysunek 188), gdzie należy uzupełnić pola: Symbol JRWA - należy określić symbol JRWA sprawy (program domyślnie podpowiada kategorie JRWA). Rozdziale Definiowanie i importowanie Jednolitego rzeczowego wykazu akt zostało opisane w Numer grupy spraw - system automatycznie podpowiada kolejny numer grupy sprawy w danej kategorii JRWA Opis grupy spraw należy wpisać opis tworzonej grupy sprawy Przewidywany znak grupy spraw - system domyślnie podpowiada znak grupy sprawy na podstawie wyżej wypełnionych pól przez użytkownika 165 S t r o n a

166 Rysunek 188 Zakładanie nowej grupy sprawy Nowa grupa spraw jest widoczna dla użytkownika w przypadku, gdy została do niej przypisana sprawa Zakładanie sprawy i przypisywanie jej do grupy spraw zostało opisane w Rozdziale Aby zobaczyć grupy spraw należy wybrać w menu zakładkę Obsługa spraw, sekcja Sprawy, gdzie zostanie wyświetlona lista założonych spraw. Należy wybrać przycisk Teczki znajdujący się w menu górne (Rysunek 189). Rysunek 189 Widok grupy spraw fragment okna Szczegóły sprawy Następnie należy kliknąć na wybraną grupę spraw, aby wyświetliła się z lewej strony okna lista spraw do niej przypisanych. 166 S t r o n a

167 7.6. Tworzenie raportów sprawy Aby wygenerować raport spraw należy wybrać w menu zakładkę Obsługa spraw, sekcję Sprawy, a następnie przejść w menu Widok znajdujące się zawsze w prawym rogu menu górne. Po wybraniu przycisku Widok pojawia się lista dostępnych spraw i poleceń. Należy wybrać polecenie Raport (Rysunek 190). Rysunek 190 Polecenie Raport Menu Widok Zostanie wyświetlone okno Raport spraw, gdzie użytkownik może utworzyć spis spraw na podstawie własnych kryteriów wybranych z listy rozwijanej (Rysunek 191). Rysunek 191 Generowanie raportu spraw fragment okna 167 S t r o n a

168 Aby wygenerować raport należy wybrać przycisk Generuj raport, zostanie wyświetlony spis spraw wraz z podsumowaniem. Dodatkowo dla użytkownika zostaną udostępnione polecenia Nowy raport i Drukuj raport umożliwiające wykonanie akcji zgodnych z ich nazwą (Rysunek 192). Rysunek 192 Drukowanie raportów spraw fragment okna 7.7. Zamawianie i wypożyczanie nośnika Aby wypożyczyć nośnik danych należy w menu wybrać zakładkę Obsługa spraw sekcja Dokumenty, gdzie zostanie wyświetlona lista dokumentów zarejestrowanych w systemie. Następnie należy wejść w widok Szczegóły dokumentu, poprzez dwukrotne kliknięcie na dokument. W polu Załączniki będzie widoczny nośnik danych ze statusem Dostępny, należy wybrać polecenie Wypożycz (Rysunek 193). Rysunek 193 Wypożyczanie nośnika danych Zostanie wyświetlone okno Wypożyczenie nośnika, gdzie należy wybrać Przewidywaną datę zwrotu oraz uzupełnić pole Uzasadnienie (Rysunek 194). 168 S t r o n a

169 Rysunek 194 Zamawianie nośnika Aby zamówić nośnik należy wybrać opcję Zamów, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a wybrany nośnik danych nie zostanie wypożyczony. Po zamówieniu nośnika zmienia się jego status widoczny w widoku Szczegóły dokumentu na anuluj zamówienie. Nośnik danych jest dostępny dla użytkownika w menu Kancelaria, sekcja Rejestr nośników, gdzie można zaakceptować lub odrzucić zamówienie nośnika. Aby potwierdzić zamówienia nośnika należy wybrać przycisk Potwierdź (1 - Rysunek 195) w menu górnym sekcji Rejestr nośników. Rysunek 195 Przycisk Potwierdź i Odrzuć zamówienie nośnika fragment menu górne Zostanie wyświetlone okno Akceptuj zamówienie, gdzie należy uzupełnić pole 169 S t r o n a

170 Uzasadnienie (Rysunek 196). Rysunek 196 Akceptowanie zamówienia nośnika Aby zamówić nośnik należy wybrać opcję Potwierdź, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a zamówienie nie zostanie zaakceptowane. Po wybraniu przycisku Potwierdź użytkownik ma możliwość wydrukowania karty zastępczej nośnika oraz opisu teczki wybierając przycisk Drukuj kartę zastępczą lub Drukuj opis teczki (Rysunek 197). W przypadku, gdy użytkownik nie chce wykonać akcji Drukuj należy wybrać przycisk OK, a okno Akceptuj zamówienie zostanie zamknięte. Rysunek 197 Drukowanie karty zastępczej nośnika/opisu teczki Po zaakceptowaniu zamówieniu nośnika zmienia się jego status widoczny w widoku Szczegóły dokumentu na Wypożyczony przez imię i nazwisko pracownika. 170 S t r o n a

171 Aby odrzucić zamówienia nośnika należy wybrać przycisk Odrzuć (2 - Rysunek 195) w menu górnym sekcji Rejestr nośników, zakładka Kancelaria. Zostanie wyświetlone okno Odrzuć zamówienie, gdzie należy uzupełnić pole Uzasadnienie (Rysunek ). Rysunek 198 Odrzucanie zamówienia nośnika danych Aby odrzucić zamówienie nośnika należy wybrać opcję Odrzuć, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a zamówienie nie zostanie odrzucone Zwrot wypożyczonego nośnika Nośnik danych wypożyczony przez użytkownika systemu jest dostępny w zakładce Obsługa spraw, sekcja Nośniki. Aby zwrócić wypożyczony nośnik danych należy wybrać w menu zakładkę Obsługa spraw, sekcja Nośniki, następnie zaznaczyć nośnik przeznaczony do zwrotu i wybrać przycisk z menu górnego Zwróć (Rysunek ). Rysunek 199 Przycisk Zwróć fragment menu górne 171 S t r o n a

172 Zwrot nośnika jest możliwy również z poziomu widok Szczegóły dokumentu, gdzie w polu Załączniki dostępny jest przycisk Zwróć widoczny na poniższym Rysunek 198. Rysunek 198 Przycisk Zwróć fragment okna Szczegóły dokumentu Po wybraniu przycisku Zwróć zostanie wyświetlone okno Zwróć nośnik, gdzie należy uzupełnić pole Uzasadnienie (Rysunek 199). Rysunek 199 Zwracanie nośnika Aby zwrócić nośnika należy wybrać opcję Zwróć, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nośnik nie zostanie zwrócony. Po akceptacji zwrotu nośnika jest on dostępny dla użytkownika systemu w zakładce Obsługa spraw, sekcja Nośniki ze zmienionym statusem Zgłoszony do zwrotu (Rysunek 200). 172 S t r o n a

173 Rysunek 200 Status nośnika zgłoszony do zwrotu fragment okna Aby potwierdzić zwrot nośnika należy wybrać w menu zakładkę Kancelaria, sekcja Rejestr nośników i wybrać z menu górnego przycisk Potwierdź (Rysunek 201). Rysunek 201 Przycisk Potwierdź fragment okna menu górne Zostanie wyświetlone okno Potwierdź nośnik, gdzie należy uzupełnić pole Uzasadnienie (Rysunek 202). Rysunek 202 Potwierdzenie zwrotu nośnika Aby potwierdzić zwrot nośnika należy wybrać opcję Potwierdź, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a zwrot nośnika nie zostanie potwierdzony. Po wybraniu przycisku Potwierdź nośnik uzyskuje status dostępny w widoku Szczegóły 173 S t r o n a

174 dokumentu i może zostać ponownie wypożyczony przez użytkownika. 8. Nadzór kierownika 8.1. Nadzór nad dokumentami Aby prowadzić nadzór nad dokumentami należy wybrać w menu zakładkę Kierownik, sekcja Nadzór nad dokumentami i posiadać uprawnienia Kierownika. Nadawanie uprawnień użytkownikom zostało opisane w Rozdziale Zostanie wyświetlona lista dokumentów komórki organizacyjnej w ramach, której użytkownik sprawuje nadzór. Nadzór nad dokumentami umożliwiają przyciski znajdujące się w menu górnym sekcji Nadzór nad dokumentami, aby je aktywować należy zaznaczyć jeden dokument (Rysunek 203). Rysunek 203 Nadzór nad dokumentami fragment menu górne Przycisk Nowy (1 - Rysunek 203) - umożliwia rejestrację nowego dokumentu, Tworzenie nowego dokumentu zostało opisane w Rozdziale 5.1 Przycisk Dekretuj (2) pozwala na przekazanie/dekretowanie dokumentu na innego pracownika Przycisk Filtruj (3) pozwala na wyszukiwanie dokumentów danej komórki organizacyjnej 174 S t r o n a

175 Filtrowanie jest akcją pozwalającą użytkownikowi na szybkie odnalezienie interesujących go informacji poprzez przeszukiwanie dokumentów wg zdefiniowanych kategorii. Po wybraniu przez użytkownika przycisku Filtruj pojawia się okno z prawej strony obszaru roboczego systemu pozwalające na wyodrębnienie danych wg dostępnych kategorii (Rysunek 204). Rysunek 204 Filtrowanie dokumentów - fragment okna Aby przefiltrować dokumenty wg wybranej kategorii należy wybrać przycisk Filtruj, kliknięcie przycisku Wyczyść spowoduje usunięcie wpisanego tekstu i umożliwi rozpoczęcie nowego filtrowania. Nadzór nad dokumentami umożliwiają również przyciski akcji, aby je aktywować należy 175 S t r o n a

176 należy wskazać myszą na ikony dostępne w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 205). Rysunek 205 Przyciski akcji fragment okna Dokumenty wydziałowe Przycisk Zwróć dokument do nadawcy umożliwia zwrócenie dokumentu na kancelarie, przycisk Dekretuj umożliwia dekretowanie dokumentu na innego pracownika, z kolei przycisk Odłóż umożliwia odłożenie dokumentu, jako nietworzącego akt sprawy. Kontrolę nad dokumentami umożliwia dodatkowo menu Widok, znajdujące się w menu górnym sekcji Nadzór nad dokumentami (Rysunek 206). Po wybraniu przycisku Widok pojawia się lista dostępnych dokumentów z podziałem na kategorie. Klikając na dowolną listę zostają wyświetlone wszystkie dostępne dokumenty w danej kategorii. Rysunek 206 Menu widok fragment okna Dokumenty wydziałowe Z poziomu menu Widok użytkownik ma dostęp do polecenia Drukuj (umożliwia 176 S t r o n a

177 drukowanie aktualnie wyświetlanej listy dokumentów) i Eksport CSV (umożliwia eksport danych z aktualnie wyświetlanej listy dokumentów) Nadzór nad sprawami Aby prowadzić nadzór nad sprawami należy wybrać w menu zakładkę Kierownik, sekcja Nadzór nad sprawami i posiadać uprawnienia Kierownika. Nadawanie uprawnień użytkownikom zostało opisane w Rozdziale Zostanie wyświetlona lista założonych spraw. Nadzór nad sprawami umożliwiają przyciski znajdujące się w menu górnym sekcji Nadzór nad sprawami, aby je aktywować należy zaznaczyć jedną sprawę (Rysunek 207). Rysunek 207 Nadzór nad sprawami fragment menu górne Przycisk Nowa (1- Rysunek 207) - umożliwia założenie nowej sprawy, Tworzenie nowej sprawy zostało opisane w Rozdziale 7.3. Przycisk Nowa grupa (2) pozwala na utworzenie nowej grupy spraw Tworzenie nowej grupy sprawy zostało opisane w Rozdziale Przycisk Dodaj dokument (3) pozwala na dodanie dokumentu do istniejącej sprawy Przycisk Status (4) umożliwia zmianę statusu sprawy Przycisk Eksport do BIP (5) pozwala na eksportowania do BIP informacji o stanie 177 S t r o n a

178 sprawy oraz aktualizowanie w BIP listy spraw toczących się w urzędzie. Po wybraniu przedmiotowego polecenia sprawy zostaną automatycznie wyeksportowane do Biuletynu Informacji Publicznej poprzez WEBSERVICE. Tworzenie rejestrów definiowalnych zostało opisane w Rozdziale Przycisk Teczki (6) umożliwia przejście do wcześniej utworzonej grupy spraw Tworzenie grup spraw zostało opisane w Rozdziale Przycisk Filtruj (7) pozwala na wyszukiwanie spraw Filtrowanie jest akcją pozwalającą użytkownikowi na szybkie odnalezienie interesujących go informacji poprzez przeszukiwanie spraw wg zdefiniowanych kategorii. Po wybraniu przez użytkownika przycisku Filtruj pojawia się okno z prawej strony obszaru roboczego systemu pozwalające na wyodrębnienie danych wg dostępnych kategorii (Rysunek 208). 178 S t r o n a

179 Rysunek 208 Przycisk Filtruj - fragment okna Nadzór nad sprawami Aby przefiltrować sprawy wg wybranej kategorii należy wybrać przycisk Filtruj, kliknięcie przycisku Wyczyść spowoduje usunięcie wpisanego tekstu i umożliwi rozpoczęcie nowego filtrowania. Nadzór nad sprawami umożliwiają również przyciski akcji, aby je aktywować należy należy wskazać myszą na ikony dostępne w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 209). 179 S t r o n a

180 Rysunek 209 Przyciski akcji fragment okna Nadzór nad sprawami Przycisk Anuluj umożliwia anulowanie założonej sprawy, przycisk Przekaż sprawę umożliwia zmianę pracownika prowadzącego sprawę, przycisk Przedłuż umożliwia przedłużenie terminu realizacji sprawy, przycisk Zmień priorytet pozwala na zmianę priorytetu sprawy (Najniższy/Niski/Normalny/Wysoki/Najwyższy), z kolei przycisk Wyślij komunikat umożliwia wysłanie komunikatu do użytkowników prowadzących sprawę. Kontrolę nad sprawami umożliwia dodatkowo menu Widok, znajdujące się w menu górnym sekcji Nadzór nad sprawami (Rysunek 210). Po wybraniu przycisku Widok pojawia się lista dostępnych spraw z podziałem na kategorie. Klikając na dowolną listę zostają wyświetlone wszystkie dostępne sprawy w danej kategorii. Rysunek 210 Menu Widok fragment okna Nadzór nad sprawami Z poziomu menu Widok użytkownik ma dostęp do polecenia Drukuj (umożliwia 180 S t r o n a

181 drukowanie aktualnie wyświetlanej listy spraw) i Eksport CSV (umożliwia eksport danych z aktualnie wyświetlanej listy spraw) Przesyłanie i odbieranie komunikatów w sprawie System umożliwia użytkownikowi z uprawnieniami kierownika wysyłanie komunikatów do użytkowników prowadzących daną sprawę. Aby wysłać komunikat w sprawie należy w menu wybrać zakładkę Kierownik, sekcję Nadzór nad sprawami, a następnie wybrać przycisk akcji Wyślij komunikat (Rysunek 209). Zostanie wyświetlone okno Komunikaty, gdzie należy wpisać treść komunikatu (Rysunek 211). Rysunek 211 Wysyłanie komunikatów w sprawie Aby wysłać komunikat należy wybrać przycisk Wyślij, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy komunikat nie zostanie wysłany. Treść wysłanego komunikatu jest dostępna w widoku Szczegóły sprawy, aby wejść w szczegóły sprawy należy dwukrotnie kliknąć na wybraną sprawę. Z tego poziomu użytkownik może odpowiedzieć na otrzymany komunikat wykorzystując przycisk Odpowiedz znajdujący się w sekcji Komunikaty w oknie Szczegóły sprawy (Rysunek 212). 181 S t r o n a

182 Rysunek 212 Okno Szczegóły sprawy przycisk Odpowiedz na komunikat Użytkownik systemu ma dodatkowo możliwość odczytania wszystkich otrzymanych komunikatów z poziomu zakładki Obsługa spraw, sekcja Komunikaty do spraw, gdzie wykorzystując przycisk akcji Odpowiedz na komunikat otrzymaną wiadomość. może odpowiedzieć na Rysunek 213 Zakładka Obsługa spraw, sekcja Komunikaty 182 S t r o n a

183 Po wybraniu przycisku Odpowiedz lub Odpowiedz na komunikat Odpowiedź na komunikat (Rysunek 214), gdzie należy wpisać treść odpowiedzi. pojawi się okno Rysunek 214 Udzielanie odpowiedzi na komunikat w sprawie Aby wysłać odpowiedź należy wybrać przycisk Wyślij, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy komunikat nie zostanie wysłany. Odpowiedź na komunikat będzie widoczna w zarówno w oknie Szczegóły sprawy, jak w sekcji Komunikaty dostępnej w zakładce Obsługa spraw Tworzenie szablonów załączników System umożliwia definiowanie szablonów wymaganych załączników dla spraw przypisanych dla danej kategorii JRWA. Aby dodać szablon załącznika należy wybrać w menu zakładkę Kierownik, sekcja Szablony załączników, a następnie przycisk Nowy szablon (Rysunek 215). Rysunek 215 Sekcja Szablony załączników przycisk Nowy szablon 183 S t r o n a

184 Zostanie wyświetlone okno Dodaj szablon, gdzie należy wypełnić poszczególne pola, w szczególności te wymagane oznaczone * : Tytuł szablonu: należy wpisać tytuł nowego szablonu załącznika Opis szablonu: należy wpisać opis utworzonego szablonu załącznika Symbol JRWA: należy wybrać z listy kategorię JRWA sprawy, dla której tworzony jest szablon załącznika Lista plików: należy załączyć wzór szablonu załącznika z dysku komputera przy pomocy Załącz plik lub utworzyć wzór szablonu przy pomocy wbudowanego edytora tekstu przy użyciu przycisku Utwórz dokument Rysunek 216 Dodawanie szablonu załączników Aby zapisać uzupełnione informację należy wybrać opcję Dodaj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy szablon załącznika nie zostanie zapisany w systemie. Z tego poziomu możliwe jest również edytowanie i usuwanie utworzonego szablonu załącznika przy pomocy przycisków akcji Edytuj i Usuń. Aby je aktywować należy wskazać myszą na ikony dostępne w po prawej stronie obszaru roboczego systemu (Rysunek 217). 184 S t r o n a

185 Rysunek 217 Sekcja Szablony załączników przyciski akcji Po wybraniu przycisku Edytuj zostanie wyświetlone okno Edytuj szablon tożsame z oknem Dodaj szablon (Rysunek 216), gdzie możliwe jest wprowadzenie nowych danych. Aby zapisać zmienione informacje należy wybrać przycisk Zapisz. Z kolei wybór przycisku Usuń spowoduje wyświetlenie okno z komunikatem: Czy na pewno chcesz usunąć szablon załączników? (Rysunek 218). Rysunek 218 Usuwanie szablonu załączników Aby usunąć szablon należy wybrać opcję Usuń, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a szablon załącznika nie zostanie usunięty z systemu Dodawanie szablonu załącznika do sprawy Użytkownik systemu może dodać gotowy szablon załącznika do sprawy z poziomu menu Obsługa spraw, sekcja Sprawy oraz menu Kierownik, sekcja Nadzór na sprawami. Należy wykorzystać przycisk Dodaj dok. znajdujący się w menu górnym (Rysunek 219). 185 S t r o n a

186 Rysunek 219 Sekcja Nadzór nad dokumentami przycisk Dodaj dok. Zostanie wyświetlone okno Dodaj dokument, gdzie należy wybrać przycisk Szablony, aby wyświetlić listę dostępnych wzorów dokumentów (Rysunek 220). Następnie klikamy na wybrany wzór, który zostanie automatycznie pojawi się w polu Lista plików. Rysunek 220 Dodawanie szablonu załącznika do sprawy 186 S t r o n a

187 Aby dodać dokument do sprawy z wybranym szablonem załącznika należy wybrać opcję Dodaj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a dokument nie zostanie dodany do sprawy (Rysunek 220) Ustanawianie zastępstw przez kierownika określony. System umożliwia ustanowienie zastępstw przez kierownika na okres stały lub Aby dodać nowe zastępstwo należy wybrać w menu zakładkę Kierownik, sekcję Zastępstwa, a następne przycisk Nowe (Rysunek 221). Rysunek 221 Sekcja Zastępstwa przycisk Nowe Zostanie wyświetlone okno Dodaj zastępstwo, gdzie poprzez zaznaczenie pola checkbox możliwe jest przypisanie zastępstwa stałego lub na czas określony do wybranego pracownika (Rysunek 222). Następnie z listy rozwijanej wybieramy wydział/pracownika nieobecnego oraz użytkownika oddelegowanego na zastępstwo. Ponadto możliwe jest wpisanie uzasadnienia ustanowionego zastępstwa. 187 S t r o n a

188 Rysunek 222 Dodawanie zastępstw przez kierownika W przypadku zastępstwa czasowego dodatkowo należy wskazać przedział czasowy, tj. datę rozpoczęcia i zakończenia zastępstwa. Aby dodać nowe zastępstwo należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a ustanowione zastępstwo nie zostanie zapisane w systemie. Z tego poziomu system umożliwia edytowanie i usuwanie zastępstw z wykorzystaniem przycisków Edytuj i Usuń dostępnych w menu górnym (Rysunek 221) lub przycisków akcji. Po wybraniu przycisku Edytuj zostanie otworzone okno Edytuj zastępstwo tożsame z oknem Dodaj zastępstwo (Rysunek 222), gdzie możliwa jest zamiana wcześniej zdefiniowanych danych. Natomiast po wybraniu przycisku Usuń pojawi się okno z komunikatem: Czy na pewno chcesz usunąć zastępstwo? (Rysunek 223). 188 S t r o n a

189 Rysunek 223 Usuwanie zastępstw Aby usunąć zastępstwo należy wybrać opcję Usuń, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a zastępstwo nie zostanie usunięte z systemu. 9. Rejestry 9.1. Tworzenie pisma wewnętrznego System umożliwia tworzenie prostych i zaawansowanych pism wewnętrznych. W przypadku prostych pism użytkownik ma możliwość ich rejestracji oraz udostępniania innym użytkownikom. Z kolei tworzenie zaawansowanych pism umożliwia dodatkowo ich akceptację, przekazywanie i umieszczanie w sprawach. Aby zmienić ustawienia pism wewnętrznych proste/zaawansowane należy zwrócić się do administratora systemu. Zmiana kategorii pism wewnętrznych została opisana w Rozdziale Proste pisma wewnętrzne (tylko rejestrowanie i udostępnianie) Aby utworzyć pismo wewnętrzne w systemie należy wybrać w menu zakładkę Kancelaria / Obsługa spraw, sekcja Pisma wewnętrzne zostanie wyświetlony Rejestr Pism Wewnętrznych. Następnie z menu górnego należy wybrać przycisk Nowe (1 - Rysunek 224). 189 S t r o n a

190 Rysunek 224 Tworzenie nowego pisma fragment menu górne Zostanie wyświetlony formularz Nowe pismo wewnętrzne gdzie należy uzupełnić pola (Rysunek 225): Tytuł pisma należy wpisać tytuł nowego pisma wewnętrznego Opis pisma należy wpisać opis pisma wewnętrznego Pliki system umożliwia dodanie plików do tworzonego pisma wykorzystując przyciski Załącz plik lub Skanuj dokument Rysunek 225 Dodawanie pisma wewnętrznego Aby utworzyć nowe pismo należy wybrać opcję Dodaj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a pismo wewnętrzne nie zostanie zapisane w systemie Udostępnianie pisma wewnętrznego Aby udostępnić pismo wewnętrzne w systemie należy wybrać w menu zakładkę 190 S t r o n a

191 Kancelaria / Obsługa spraw, sekcja Pisma wewnętrzne zostanie wyświetlony Rejestr Pism Wewnętrznych. Następnie należy zaznaczyć jedno pismo i z menu górnego należy wybrać przycisk Udostępnij (2 - Rysunek 224) lub wybrać przycisk akcji Udostępnij 227). (Rysunek Zostanie wyświetlony formularz Udostępnij pismo gdzie należy wybrać wydział i pracownika lub grupę użytkowników, której użytkownik systemu chce udostępnić pismo. Rysunek 226 Udostępnianie pisma wewnętrznego Aby udostępnić pismo należy wybrać opcję Udostępnij, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a pismo wewnętrzne nie zostanie udostępnione innym pracownikom Edytowanie i usuwanie pism wewnętrznych Aby edytować lub usunąć pismo wewnętrzne w systemie należy wybrać w menu zakładkę Kancelaria / Obsługa spraw, sekcja Pisma wewnętrzne, gdzie zostanie wyświetlony Rejestr Pism Wewnętrznych i wybrać odpowiednie przyciski akcji. Aby je aktywować należy należy wskazać myszą na ikony dostępne w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 227). Rysunek 227 Przyciski akcji fragment okna Rejestr Pism Wewnętrznych 191 S t r o n a

192 Po wyborze przycisku Edytuj pojawi się okno Edycja pisma wewnętrzengo, gdzie możliwa jest zmiana danych pisma w poszczególnych polach (Rysunek 228). Rysunek 228 Edycja pisma wewnętrznego Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a dane pisma wewnętrznego nie zostaną zmienione. Po wyborze przycisku Usuń pojawi się okno Usuń pismo wewnętrzne (Rysunek 229). Rysunek 229 Usuwanie pisma wewnętrznego Aby usunąć pismo należy wybrać opcję Tak, przyciśnięcie przycisku Nie spowoduje zamknięcie okna, a pismo wewnętrzne nie zostanie usunięte. 192 S t r o n a

193 Tworzenie i zarządzenie grupami użytkowników pism wewnętrznych Aby utworzyć grupę użytkowników pism wewnętrznych w systemie należy wybrać w menu zakładkę Kancelaria / Obsługa spraw, sekcja Pisma wewnętrzne zostanie wyświetlony Rejestr Pism Wewnętrznych. Następnie z menu górnego należy wybrać przycisk Utwórz grupę (Rysunek 230). Rysunek 230 Rejestr pism wewnętrznych przycisk Utwórz grupę i Zarządzenie grupami Zostanie wyświetlony formularz Nowa grupa pisma użytkowników pisma, gdzie należy uzupełnić następujące pola: Nazwa grupy: należy wpisać nazwę nowej grupy użytkowników pism wewnętrznych Opis grupy: należy dodać opis nowej grupy użytkowników pism wewnętrznych Wydział: należy wybrać z listy rozwijanej wydział, który będzie przyporządkowany do utworzonej grupy użytkowników pism wewnętrznych. Aby dodać wydział do grupy należy wybrać przycisk (Rysunek 231) Pracownicy: należy wybrać z listy rozwijanej pracownika, który będzie przyporządkowany do utworzonej grupy użytkowników pism wewnętrznych. Aby dodać pracownika do grupy należy wybrać przycisk (Rysunek 231) 193 S t r o n a

194 Rysunek 231 Dodawanie nowej grupy użytkowników pisma wewnętrznego Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Dodaj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a grupa użytkowników pisma wewnętrznego nie zostanie utworzona w systemie. Zarządzanie utworzonymi grupami użytkowników pism wewnętrznych możliwe jest z wykorzystaniem przycisku Zarządzanie grupami dostępnego z poziomu menu górnego (Rysunek 230). Po wybraniu przedmiotowego przycisku zostanie wyświetlone okno Zarządzanie grupami pism wewnętrznych (Rysunek 232), gdzie przy pomocy przycisków znajdujących się po prawej stronie okna możliwe jest wykonanie następujących akcji: - umożliwia podgląd danej grupy, wyświetla użytkowników danej grupy - umożliwia edycję grupy: dodawanie i usuwanie użytkowników - umożliwia usunięcie grupy użytkowników pisma wewnętrznego 194 S t r o n a

195 Rysunek 232 Okno Zarządzanie grupami pism wewnętrznych Aby zakończyć zarządzanie grupami pism wewnętrznych należy wybrać przycisk Zamknij Zaawansowane pisma wewnętrzne (akceptacja, przekazywanie i umieszczanie w sprawach) Aby utworzyć zaawansowane pismo wewnętrzne w systemie należy wybrać w menu zakładkę Obsługa spraw, sekcja Pisma wewnętrzne zostanie wyświetlony Rejestr Pism Wewnętrznych. Następnie z menu górnego należy wybrać przycisk Nowe (1 - Rysunek 233). Rysunek 233 Sekcja Pisma wewnętrzne fragment menu górne Zostanie wyświetlony formularz Dodaj dokument, gdzie należy uzupełnić poszczególne pola, w szczególności te wymagane oznaczone * (Rysunek 234). Formularz opisują następujące pola: Data widniejąca na piśmie - należy z list rozwijanych wybrać odpowiednio rok, miesiąc i dzień 195 S t r o n a

196 lub skorzystać z przycisku kalendarza znajdującego się po prawej stronie pola Rodzaj dokumentu - program domyślnie podpowiada rodzaje dokumentów zdefiniowane przez administratora systemu Tytuł dokumentu należy wpisać tytuł nowego pisma wewnętrznego Typ danych należy wybrać z listy rozwijanej właściwy typ danych dla wprowadzanego dokumentu Opis dokumentu należy wpisać opis pisma wewnętrznego Lista plików system umożliwia dodanie plików do tworzonego pisma wykorzystując przyciski Załącz plik, Skanuj dokument lub Utwórz dokument Rysunek 234 Dodawanie zaawansowanego pisma wewnętrznego Aby utworzyć nowe pismo należy wybrać opcję Dodaj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a pismo wewnętrzne nie zostanie zapisane w systemie. 196 S t r o n a

197 Przekazywanie pism wewnętrznych do akceptacji Aby przekazać pismo wewnętrzne do akceptacji należy wybrać przycisk akcji Przekaż pismo do akceptacji wewnętrzne. dostępny z poziomu zakładki Obsługa spraw, sekcja Pisma Rysunek 235 Sekcja Pisma wewnętrzne przycisk akcji Przekaż pismo do akceptacji Następnie zostanie wyświetlone okno Przekaż dokument do akceptacji (Rysunek 236 Rysunek 171), gdzie z listy rozwijanej wybieramy komórkę organizacyjną i pracownika odpowiedzialnego za akceptację w danej jednostce. Następnie klikamy przycisk Dodaj. Wybrany pracownik pojawi się na liście umieszczonej pod polem wybierz komórkę. Rysunek 236 Przekazywanie pism wewnętrznych do akceptacji Kolejnym krokiem jest określenie liczby wymaganych akceptacji, którą wpisujemy w pole Ilość wymaganych. Jak widać na rysunku powyżej wskazano 1 pracownika do akceptacji toteż system domyślnie podpowiada jedną liczbę wymaganych akceptacji. 197 S t r o n a

198 System umożliwia dodanie następnych etapów akceptacji, które należy uzupełnić analogicznie jak w pierwszym etapie. Po zdefiniowaniu etapów akceptacji należy wybrać przycisk Przekaż. Dokument zostanie przekazany do wskazanych osób. Pisma wewnętrzne do zatwierdzenia znajdują się w sekcji Pisma wewnętrzne do akceptacji zakładka Obsługa spraw Tworzenie nowej Pocztowej Książki Nadawczej Aby utworzyć nową książkę nadawczą w systemie należy wybrać w menu zakładkę Kancelaria, sekcja Pocztowa Książka Nadawcza zostanie wyświetlona lista Pocztowe Książki Nadawcze. Następnie z menu górnego należy wybrać przycisk Nowa Książka (Rysunek 237). Rysunek 237 Pocztowa Książka Nadawcza fragment menu górne Zostanie wyświetlone okno Nowa Książka Nadawcza, gdzie należy uzupełnić pole Nazwa Książki Nadawczej oraz wybrać z listy rozwijanej Datę nadania przesyłek (Rysunek 238). 198 S t r o n a

199 Rysunek 238 Tworzenie nowej książki nadawczej Aby utworzyć nową książkę nadawczą należy wybrać opcję Dodaj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowa książka nie zostanie zapisana w systemie Dodawanie przesyłki do Pocztowej Książki Nadawczej Aby dodać przesyłkę do Pocztowej Książki Nadawczej należy wybrać w menu zakładkę Kancelaria, sekcja Pocztowa Książka Nadawcza, gdzie zostanie wyświetlona lista Pocztowe Książki Nadawcze i wybrać przycisk akcji Dodaj. Aby go aktywować należy wskazać myszą na ikony dostępne w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 239). Rysunek 239 Przyciski akcji fragment okna Pocztowe Książki Nadawcze Zostanie wyświetlone okno Umieść przesyłki w Pocztowej Książce Nadawczej, gdzie poprzez zaznaczenie pola checkbox nadawczej (Rysunek 240). należy wybrać przesyłkę, którą chcemy umieścić w książce 199 S t r o n a

200 Rysunek 240 Umieszczenie przesyłki w Pocztowej Książce Nadawczej Aby umieścić przesyłkę w książce nadawczej należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a przesyłka nie zostanie dodana do książki nadawczej. Aby zobaczyć zwartość książki nadawczej należy dwukrotnie kliknąć na daną książkę w widoku listy Pocztowe Książki Nadawcze (Rysunek 239) zostanie wyświeltone okno Szczegóły Pocztowej Książki Nadawczej (Rysunek 241) z listą przesyłek umieszczonych w przedmiotowej książce. Rysunek 241 Okno Szczegóły Pocztowej Książki Nadawczej Usuwanie Pocztowej Książki Nadawczej Aby usunąć książkę nadawcza należy wybrać w menu zakładkę Kancelaria, sekcja Pocztowa Książka Nadawcza, gdzie zostanie wyświetlona lista Pocztowe Książki Nadawcze i wybrać przycisk akcji Usuń. Aby go aktywować należy wskazać myszą 200 S t r o n a

201 na ikony dostępne w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 239). Zostanie wyświetlone okno Usuń książkę nadawczą (Rysunek 242). Rysunek 242 Usuwanie książki nadawczej Aby usunąć książkę nadawczą należy wybrać opcję Tak, przyciśnięcie przycisku Nie spowoduje zamknięcie okna, a książka nadawcza nie zostanie usunięta Drukowanie Pocztowej Książki Nadawczej Aby wydrukować książkę nadawcza należy wybrać w menu zakładkę Kancelaria, sekcja Pocztowa Książka Nadawcza i w Szczegóły Pocztowej Książki Nadawczej klikając dwukrtonie na wybraną książkę. Następnie należy przejść w menu Widok znajdujące się w prawym rogu menu górne (Rysunek 239). Po wybraniu przycisku Widok pojawia się lista dostępnych poleceń. Należy wybrać polecenie Drukuj (Rysunek 243). Rysunek 243 Menu Widok fragment okna Szczegóły Pocztowej Książki Nadawczej 201 S t r o n a

202 Z poziomu menu Widok użytkownik ma dostęp do polecenia Eksport CSV (umożliwia eksport danych z wyświetlanej listy książek nadawczych). System dodatkowo umożliwia eksport pocztowej książki nadawczej do pliku PDF z wykorzystaniem przycisku akcji Drukuj zawartość książki nadawczej menu Kancelaria, sekcja Pocztowa Książka Nadawcza dostępnego w Rysunek 244 Sekcja Pocztowa Książka Nadawcza - przycisk akcji Drukuj zawartość książki nadawczej Zostanie wyświetlone okno Zawartość książki nadawczej, aby utworzyć plik PDF należy wybrać przycisk Pobierz. Rysunek 245 Eksport książki nadawczej do pliku PDF Pojawi się plik PDF z zawartością książki nadawczej gotowy do wydruku zawierający informację o dacie utworzenia wydruku oraz pracowniku, który go wytworzył. 202 S t r o n a

203 10. Kalendarz osobisty Zmiana widoku kalendarza Aby zmienić widok kalendarza należy wybrać w menu zakładkę Kalendarz, sekcja Kalendarz osobisty zostanie wyświetlony kalendarz centralny w widoku miesiąca. Wybierając przyciski tydzień i dzień znajdujące się w prawym górnym rogu okna Kalendarz centralny oraz przycisk dzisiaj (lewy górny róg okna) można zmienić widok kalendarza zgodnie z nazwą przycisku (Rysunek 246). Rysunek 246 Zmiana widoku kalendarza Dodawanie wpisu do kalendarza Aby dodać wpis do kalendarza należy wybrać w menu zakładkę Kalendarz, sekcja Kalendarz osobisty zostanie wyświetlony kalendarz centralny w widoku miesiąca. Następnie klikając raz w wybrany dzień miesiąca (Rysunek 247) zostanie otworzone okno Dodawanie nowego wpisu (Rysunek 252). 203 S t r o n a

204 Rysunek 247 Kalendarz - widok miesiąca W widoku kalendarza tydzień i dzień użytkownik systemu może dodatkowo przyporządkować wpis do konkretnej godziny poprzez jedno kliknięcie w wybrane pole kalendarza (na skrzyżowaniu godziny i daty) - Rysunek 248. Rysunek 248 Kalendarz widok tygodnia Należy uzupełnić pola opisujące Dodawanie nowego wpisu (Rysunek 252): 204 S t r o n a

205 Wybierz kalendarz: należy wybrać z listy rozwijanej rodzaj kalendarza Definiowanie nowych kalendarzy zostało opisane w Rozdziale Typ wpisu: należy wybrać listy rozwijanej typ wpisu do kalendarza (Rysunek 249) Rysunek 249 Typ wpisu fragment okna Dodawanie nowego wpisu Definiowanie zasobów i grup zasobów do kalendarza zostało opisane w Rozdziałach i W przypadku wybrania typ wpisu: Zadanie system umożliwia edycję i zmianę statusu zadania poprzez rozwinięcie listy rozwijanej wpisu kalendarza (Rysunek 250). Rysunek 250 Kalendarz - zmiana statusu zadania Treść wpisu: należy wpisać treść dodanego wpisu lub zadania Dodawanie uprawnień do wpisu innym użytkownikom i grupom Wybierz użytkownika: należy wybrać listy rozwijanej użytkownika, któremu chcemy dodać uprawnienia do wpisu w kalendarzu Uprawnienia: należy wybrać listy rozwijanej uprawnienia dla wyżej wskazanego użytkownika (Rysunek 251) 205 S t r o n a

206 Rysunek 251 Uprawnienia fragment okna Dodawanie nowego wpisu użytkownika Aby zapisać zdefiniowane uprawnienia należy wybrać przycisk Dodaj uprawnienia Wybierz grupę użytkowników: należy wybrać listy rozwijanej grupę użytkowników, której chcemy dodać uprawnienia do wpisu w kalendarzu Definiowanie grup użytkowników zostało opisane w Rozdziale Uprawnienia: należy wybrać listy rozwijanej uprawnienia dla wyżej wskazanej grupy użytkowników (Rysunek 251) grupy Aby zapisać zdefiniowane uprawnienia należy wybrać przycisk Dodaj uprawnienia Lista plików: system umożliwia dodanie plików do wpisu w kalendarzu przy pomocy przycisku Załącz plik 206 S t r o n a

207 Rysunek 252 Dodawanie wpisu do kalendarza Aby dodać wpis w kalendarzu należy wybrać opcję Dodaj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy wpis nie zostanie zapisany w systemie. Na podstawie wyżej uzupełnionych pól w oknie Dodawanie nowego wpisu wpis w kalendarzu zostaje wyróżniony za pomocą kolorów, ich znaczenie opisuje legenda znajdująca się pod Kalendarzem centralnym (Rysunek 253). 207 S t r o n a

208 Rysunek 253 Legenda kalendarza Edytowanie i usuwanie wpisu z kalendarza Aby edytować lub usunąć należy wybrać w menu zakładkę Kalendarz, sekcja Kalendarz osobisty zostanie wyświetlony kalendarz centralny w widoku miesiąca. Następnie należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na wybrany wpis, pojawi się szare pola z pleceniem Edytuj i Usuń (Rysunek 254). Rysunek 254 Edytowaniu i usuwanie wpisu w kalendarzu Po wybraniu polecenia Edytuj pojawi się okno Edycja wpisu umożliwiające zmianę pól opisujących wpis. Aby zaakceptować zmienione informację należy wybrać przycisk Zapisz. 249). Okno Edycja wpisu jest tożsame z oknem Dodawanie nowego wpisu (Rysunek 208 S t r o n a

209 Kliknięcie lewym przyciskiem myszy na wpis w kalendarzu umożliwia użytkownikowi systemu (Rysunek 255): Rysunek 255 Oznaczenie jako przeczytany wpisu w kalendarzu odznaczenie wpisu, jako przeczytany (przycisk Odznacz jako przeczytany ) sprawdzenie, kto zapoznał się z wpisem (przycisk Kto przeczytał? ). Po wybraniu przycisku zostanie wyświetlone okno Informacja (Rysunek 256) odczytanie pliku dołączonego do wpisu (przycisk Plik ) Rysunek 256 Okno Informacja Kalendarz Zmiana terminu realizacji wpisu w kalendarzu Zmiana terminu realizacji wpisu w kalendarzu możliwa jest dzięki metodzie drag and drop (przeciągnij i upuść). 209 S t r o n a

210 Aby zmienić termin realizacji wpisu należy wybrać w menu zakładkę Kalendarz, sekcja Kalendarz osobisty zostanie wyświetlony kalendarz centralny w widoku miesiąca. Następnie należy kliknąć na wybrany wpis przeciągając go w pole nowej daty wpisu (zaznacza się ona kolorem niebieskim - Rysunek 257) i upuścić. Rysunek 257 Zmiana terminu realizacji wpisu w kalendarzu 11. Pomoc Dodawanie pomocy Aby dodać pomoc w systemie należy w menu wybrać dowolną zakładkę i sekcję w zależności, do którego komponentu systemu będzie dodawana pomoc. Następnie należy przejść w menu Widok znajdujące się zawsze w prawym rogu menu górne (Rysunek 259). Po wybraniu przycisku Widok pojawia się lista dostępnych poleceń. Należy wybrać polecenie Dodaj pomoc. System dodatkowo umożliwia użytkownikowi tworzenie pomocy z poziomu okna dialogowego, gdzie dostępny jest przycisk Dodaj pomoc (Rysunek 258). 210 S t r o n a

211 Rysunek 258 Przycisk Dodaj pomoc w oknie Nowy rejestr" Przycisk Dodaj pomoc dostępny jest we wszystkich oknach dialogowych otwierających się przy wykonywaniu podstawowych akcji w systemie. 211 S t r o n a

212 Rysunek 259 Zakładka Kancelaria / Przesyłki wpływające Menu Widok Następnie pojawi się okno Pomoc, gdzie należy uzupełnić pole Tytuł i Treść pomocy. System umożliwia zmianę czcionki, wstawianie tabel, rysunków, ikon (Rysunek 260). Rysunek 260 Okno dodawania pomocy w systemie Aby dodać pomoc należy wybrać przycisk Dodaj środku u dołu okna Pomoc. znajdujący się na 212 S t r o n a

213 Pomoc dodana w systemie jest dostępna dla użytkownika w zakładce Pomoc, sekcja Przeglądaj dostępną pomoc. Aby zobaczyć dodaną pomoc należy dwukrotnie na nią kliknąć w oknie Pomoc kontekstowa (Rysunek 261). Rysunek 261 Zakładka Pomoc, sekcja Przeglądaj dostępną pomoc Użytkownik może wykorzystać również polecenie Zobacz pomoc znajdujące się w menu Widok. (Po dodaniu pomocy polecenie Dodaj pomoc zostaje zmienione na Zobacz pomoc ) - Rysunek S t r o n a

214 Rysunek 262 Menu Widok przycisk Zobacz pomoc Edytowanie i usuwanie pomocy Aby edytować lub usunąć pomoc kontekstową należy wybrać w menu zakładkę Pomoc, sekcja Przeglądaj dostępną pomoc. Zostanie wyświetlona lista Pomoc kontekstowa. Następnie należy wybrać przycisk akcji Edytuj lub Usuń. Aby je aktywować należy wskazać myszą na ikony dostępne w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 263). Rysunek 263 Edytowanie i usuwanie pomocy 214 S t r o n a

215 12. Ogłoszenia Dodawanie nowego ogłoszenia Aby dodać nowe ogłoszenie w systemie należy wybrać w menu zakładkę Tablica ogłoszeń, sekcja Tablica ogłoszeń zostanie wyświetlona lista dostępnych ogłoszeń. Następnie z menu górnego należy wybrać przycisk Dodaj ogłoszenie (Rysunek 264). Rysunek 264 Sekcja Tablica ogłoszeń fragment menu górne Zostanie wyświetlone okno Nowe ogłoszenie, gdzie należy uzupełnić pola w szczególności te wymagane oznaczone * (Rysunek 265). Formularz opisują następujące pola: Tytuł: należy wpisać tytuł ogłoszenia Treść: należy wpisać treść ogłoszenia Typ ogłoszenia: należy wybrać z listy rozwijanej typ ogłoszenia dodatkowo oznaczony kolorem Definiowanie kategorii ogłoszeń zostało opisane w Rozdziale Dział: należy wybrać z listy rozwijanej dział, któremu zostanie udostępnione ogłoszenie Data wygaśnięcia ogłoszenia: należy wpisać datę wygaśnięcia ogłoszenia 215 S t r o n a

216 Rysunek 265 Dodawanie nowego ogłoszenia Aby zobaczyć ogłoszenie należy dwukrotnie kliknąć na nie w oknie Tablica ogłoszeń lub wykorzystać przycisk akcji Zobacz. Aby go aktywować należy wskazać myszą na ikony dostępne w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 266). Rysunek 266 Sekcja Tablica ogłoszeń, przyciski akcji fragment okna Odpowiedź na ogłoszenie Aby odpowiedzieć na ogłoszenie w systemie należy wybrać w menu zakładkę Tablica ogłoszeń, sekcja Tablica ogłoszeń zostanie wyświetlona lista dostępnych ogłoszeń. Zostanie wyświetlone okno Pomoc kontekstowa. Następnie należy wybrać przycisk akcji Odpowiedź. Aby go aktywować należy wskazać myszą na ikony dostępne w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 266). 216 S t r o n a

217 Zostanie wyświetlone okno Dodawanie wpisu ogłoszenie, gdzie należy uzupełnic pole Treść (Rysunek 267). Rysunek 267 Dodawanie wpisu do ogłoszenia Aby dodać wpis w ogłoszeniu należy wybrać opcję Dodaj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy wpis nie zostanie zapisany w systemie. 13. Narzędzia w systemie Korespondencja seryjna Dodawanie kategorii korespondencji seryjnej Aby dodać kategorię korespondencji seryjnej w systemie należy wybrać w menu zakładkę Narzędzia, sekcja Kategorie korespondencji seryjnej zostanie wyświetlona lista utworzonych kategorii. Następnie z menu górnego należy wybrać przycisk Dodaj kategorię (Rysunek 268). 217 S t r o n a

218 Rysunek 268 Sekcja Kategorie korespondencji seryjnej fragment menu górne Zostanie wyświetlone okno Dodawanie kategorii korespondencji seryjnej, gdzie należy uzupełnić pole Nazwa kategorii (Rysunek 269). Rysunek 269 Dodawanie kategorii korespondencji Aby dodać kategorię korespondencji należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowa kategoria nie zostanie zapisana w systemie. 218 S t r o n a

219 Przypisywanie odbiorcy do kategorii korespondencji Aby przypisać odbiorcę do kategorii korespondencji seryjnej w systemie należy wybrać w menu zakładkę Narzędzia, sekcja Kategorie korespondencji seryjnej zostanie wyświetlona lista utworzonych kategorii. Następnie należy wybrać przycisk akcji Dodaj. Aby go aktywować należy wskazać myszą na ikony dostępne w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 270). Rysunek 270 Sekcja Kategorie korespondencji seryjnej, przyciski akcji fragment okna Następnie zostanie wyświetlone okno Przypisywanie odbiorcy do kategorii korespondencji seryjnej, gdzie należy wybrać z listy rozwijanej odbiorcę (Rysunek 271). Dodawanie odbiorców korespondencji seryjnej zostało opisane w Rozdziale Rysunek 271 Przypisywanie odbiorcy do kategorii korespondencji Aby przypisać odbiorcę do kategorii korespondencji seryjnej do należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a odbiorca nie zostanie przypisany. 219 S t r o n a

220 Edytowanie i usuwanie kategorii korespondencji Aby edytować lub usunąć kategorię korespondencji seryjnej w systemie należy wybrać w menu zakładkę Narzędzia, sekcja Kategorie korespondencji seryjnej zostanie wyświetlona lista utworzonych kategorii. Następnie należy wybrać przyciski akcji Edytuj lub Usuń. Aby je aktywować należy wskazać myszą na ikony dostępne w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 270). Po wybraniu przycisku Edytuj pojawi się okno Edycja kategorii korespondencji seryjnej, gdzie możliwa jest zmiana nazwy kategorii (Rysunek 272). Rysunek 272 Edycja kategorii korespondencji seryjnej Aby zapisać zmiany w kategorii korespondencji seryjnej należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy kategoria nie zostanie zapisana w systemie. Po wybraniu przycisku Usuń pojawi się okno Usuwanie kategorii korespondencji seryjnej (Rysunek 273). Rysunek 273 Usuwanie kategorii korespondencji seryjnej 220 S t r o n a

221 Aby usunąć kategorię korespondencji seryjnej należy wybrać opcję Usuń, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a kategoria korespondencji seryjnej nie zostanie usunięta Dodawanie odbiorców korespondencji seryjnej Aby dodać odbiorców korespondencji seryjnej w systemie należy wybrać w menu zakładkę Narzędzia, sekcja Odbiorcy korespondencji seryjnej zostanie wyświetlona lista utworzonych odbiorców. Następnie z menu górnego należy wybrać przycisk Dodaj kategorię (Rysunek 274). Rysunek 274 Sekcja Odbiorcy korespondencji seryjnej fragment menu górne Zostanie wyświetlone okno Dodawanie odbiorców korespondencji seryjnej, gdzie należy uzupełnić pola zgodnie z ich nazwą w szczególności te wymagane oznaczone * (Rysunek 275). 221 S t r o n a

222 Rysunek 275 Dodawanie odbiorcy korespondencji seryjnej Aby zapisać uzupełnione informację należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy odbiorca nie zostanie zapisany w systemie Edytowanie i usuwanie odbiorców korespondencji seryjnej Aby edytować lub usunąć odbiorcę kategorii korespondencji seryjnej w systemie należy wybrać w menu zakładkę Narzędzia, sekcja Odbiorcy korespondencji seryjnej zostanie wyświetlona lista utworzonych odbiorców. Następnie należy wybrać przyciski akcji Edytuj lub Usuń. Aby je aktywować należy wskazać myszą na ikony dostępne w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 270). 222 S t r o n a

223 Rysunek 276 Sekcja Odbiorcy korespondencji seryjnej, przyciski akcji fragment okna Po wybraniu przycisku Edytuj pojawi się okno Edycja odbiorcy, gdzie możliwa jest zmiana danych odbiorcy korespondencji seryjnej. Okno Edycja odbiorcy jest tożsame z oknem Dodawanie odbiorców korespondencji seryjnej (Rysunek 275). Aby zapisać zmienione dane odbiorcy należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a dane odbiorcy nie zostaną zapisane w systemie. Po wybraniu przycisku Usuń pojawi się okno Usuwanie odbiorcy korespondencji seryjnej (Rysunek 277). Rysunek 277 Usuwanie odbiorcy korespondencji seryjnej Aby usunąć odbiorcę korespondencji seryjnej należy wybrać opcję Usuń, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a odbiorca korespondencji seryjnej nie zostanie usunięty. 223 S t r o n a

224 13.2. Dodawanie i usuwanie przydatnych linków w systemie Aby dodać przydatne linki w systemie należy wybrać w menu zakładkę Narzędzia, sekcja Przydatne linki zostanie wyświetlona lista zapisanych linków. Następnie z menu górnego należy wybrać przycisk Dodaj (1 - Rysunek 278). Rysunek 278 Sekcja Przydatne linki fragment menu górne Zostanie wyświetlone okno Dodanie linku, gdzie należy uzupełnić pola zgodnie z ich nazwą w szczególności te wymagane oznaczone * (Rysunek 279). Formularz opisują następujące pola: Link należy wpisać adres strony WWW Wyświetlana nazwa należy wpisać nazwę strony WWW, do której dodano link Opis linka należy wpisać opis linka Rysunek 279 Dodawanie przydatnego linku w systemie Aby dodać link w systemie należy wybrać opcję Dodaj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy link nie zostanie zapisany w systemie. 224 S t r o n a

225 Aby edytować lub usunąć przydatne linki w systemie należy wybrać w menu zakładkę Narzędzia, sekcja Przydatne linki zostanie wyświetlona lista zapisanych linków. Następnie należy wybrać przyciski akcji Edytuj lub Usuń. Aby je aktywować należy wskazać myszą na ikony dostępne w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (2 - Rysunek 278). Po wybraniu przycisku Edytuj pojawi się okno Edycja linku, gdzie możliwa jest zmiana danych linku. Okno Edycja linku jest tożsame z oknem Dodanie linku (Rysunek 279). Aby zapisać zmienione dane linku należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowe dane linku nie zostaną zapisane w systemie. Po wybraniu przycisku Usuń pojawi się okno Usuń link (Rysunek 280). Rysunek 280 Usuwanie przydatnego linku w systemie Aby usunąć link należy wybrać opcję Usuń, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a link nie zostanie usunięty. 225 S t r o n a

226 14. Archiwum Przekazywanie spraw do archiwum System umożliwia przejmowanie nadzoru nad dokumentacją spraw zakończonych po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona. Od tego momentu staje się ona dokumentacją archiwum zakładowego. Aby przekazać sprawę do archiwum należy wybrać w menu zakładkę Obsługa spraw, sekcję Sprawy, a następnie przejść w menu Widok znajdujące się zawsze w prawym rogu menu górne (Rysunek 281). Po wybraniu przycisku Widok pojawia się lista dostępnych spraw. Należy wybrać listę Do archiwum. Rysunek 281 Zakładka Obsługa spraw, sekcja Sprawy menu Widok Kolejnym krokiem jest wybór przycisku akcji Przekazanie do archiwum zakładowego, aby go aktywować należy wskazać myszą na ikonę dostępną w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 282). 226 S t r o n a

227 Rysunek 282 Zakładka Obsługa spraw, sekcja Sprawy Zostanie wyświetlone okno Przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego (Rysunek 283). Rysunek 283 Przekazywanie spraw do archiwum Aby przekazać dokumentację do archiwum zakładowego należy wybrać opcję Przekaż, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a sprawa nie zostanie przekazana do archiwum. P wybraniu przyciski Przekaż zostanie wyświetlone okno z komunikatem: Pomyślnie wysłano dokumentację do archiwum. Czeka ona na zatwierdzenie przez archiwistę. (Rysunek 284), aby je zamknąć należy wybrać przycisk OK. 227 S t r o n a

228 Rysunek 284 Przekazanie dokumentacji do Archiwisty Przekazana dokumentacja jest dostępna w Archiwum zakładka Sprawy, sekcja Sprawy do akceptacji Przyjmowanie i odrzucanie sprawy w archiwum Aby przyjąć lub odrzucić sprawę przekazaną do archiwum należy wybrać w menu Archiwum, zakładka Dokumentacja, sekcja Do akceptacji (Rysunek 285), a następnie przejść w menu Widok znajdujące się zawsze w prawym rogu menu górne. Po wybraniu przycisku Widok pojawia się lista dostępnych spraw. Należy wybrać listę Do akceptacji. Rysunek 285 Menu Menu Archiwum 228 S t r o n a

229 Aby przyjąć sprawę do archiwum należy wybrać przycisk akcji Przyjmij sprawę, aby go aktywować należy wskazać myszą na ikonę dostępną w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 286). Rysunek 286 Zakładka Dokumentacja, sekcja Do akceptacji przyciski akcji Zostanie wyświetlony komunikat Pomyślnie przejęto nadzór nad dokumentacją (Rysunek 287). Rysunek 287 Okno komunikatu Przyjęcie nadzoru archiwum nad dokumentacją Sprawa jest widoczna dla użytkownika systemu w Archiwum, zakładka Dokumentacja, sekcja Do akceptacji, menu Widok Zaakceptowane oraz w sekcji Zaakceptowane. Aby odrzucić sprawę z archiwum należy wybrać przycisk akcji Odrzuć sprawę, aby go aktywować należy wskazać myszą na ikonę dostępną w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 286). Zostanie wyświetlone okno Przejęcie nadzoru do archiwum (Rysunek 288), gdzie należy uzupełnić pole Uzasadnienie. 229 S t r o n a

230 Rysunek 288 Okno Przejęcie nadzoru do archiwum odrzucenie wniosku Aby odrzucić wniosek o przejęcie nadzoru nad dokumentacją należy wybrać opcję Odrzuć, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a wniosek nie zostanie odrzucony. Po wybraniu przycisku Odrzuć zostanie wyświetlony komunikat Odrzucono przejęcie nadzoru sprawy do archiwum. Sprawa jest dostępna dla użytkownika systemu w zakładce Obsługa spraw, sekcja Sprawy, menu Widok Zwrócone z archiwum, gdzie możliwe jest ponowne przekazanie sprawy do archiwum Tworzenie i przekazywanie spisów zdawczo-odbiorczych do archiwum Aby utworzyć spis zdawczo-odbiorczy do archiwum należy wybrać w menu zakładkę Kancelaria, sekcję Rejestr nośników, a następnie przejść w menu Widok znajdujące się zawsze w prawym rogu menu górne (Rysunek 289). Po wybraniu przycisku Widok pojawią się listy dostępnych nośników. Należy wybrać listę Nośniki przeznaczone do archiwum. 230 S t r o n a

231 Rysunek 289 Zakładka Kancelaria, sekcja Rejestr nośników menu Widok Kolejnym krokiem jest zaznaczenie nośników poprzez odznaczanie pola checkbox wybór przycisku Utwórz spis zdawczo-odbiorczy z menu górne widocznym na Rysunek 290. i Rysunek 290 Zakładka Kancelaria, sekcja Rejestr nośników menu górne Pojawi się komunikat Utworzono spis zdawczo-odbiorczy wybranych informatycznych nośników danych, aby zamknąć okno komunikatu należy wybrać przycisk OK (Rysunek 291). 231 S t r o n a

232 Rysunek 291 Okno komunikatu Tworzenie spisów zdawczo- odbiorczych Spis zdawczo-odbiorczy jest dostępny dla użytkownika systemu w zakładce Kancelaria, sekcja Rejestr nośników, menu Widok Spisy zdawczo-odbiorcze przeznaczone do archiwum (Rysunek 292). Rysunek 292 Menu Widok Lista Spisy zdawczo-odbiorcze przeznaczone do archiwum Aby przekazać spis zdawczo-odbiorczy do archiwum należy wykorzystać przycisk akcji Potwierdź spis, aby go aktywować należy wskazać myszą na ikonę dostępną w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 293). 232 S t r o n a

233 Rysunek 293 Sekcja Rejestr nośników przyciski akcji Zostanie wyświetlony komunikat Czy chcesz potwierdzić przekazanie nośników do archiwum? (Rysunek 294). Rysunek 294 Okno komunikatu Potwierdź spis Aby przekazać spis do archiwum zakładowego należy wybrać opcję Potwierdź spis, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a spis nie zostanie przekazany do archiwum. Spis zdawczo-odbiorczy jest dostępny dla użytkownika systemu w Archiwum, zakładce Spisy, sekcja Spisy zdawczo-odbiorcze nośników, menu Widok Przeniesione do archiwum (Rysunek 298). 233 S t r o n a

234 Rysunek 295 Menu Widok Lista Przeniesione do archiwum System umożliwia również usunięcie spisu zdawczo-odbiorczego. Aby usunąć spis należy wykorzystać przycisk akcji Usuń wpis, aby go aktywować należy wskazać myszą na ikonę dostępną w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 293). Zostanie wyświetlony komunikat Usunięto spis (Rysunek 296). Rysunek 296 Okno komunikatu Usuwanie spisu 234 S t r o n a

235 Pobieranie spisu zdawczo-odbiorczy Aby pobrać spis zdawczo-odbiorczy w systemie należy wybrać w menu zakładkę Kancelaria, sekcję Rejestr nośników, a następnie przejść w menu Widok znajdujące się zawsze w prawym rogu menu górne (Rysunek 289). Po wybraniu przycisku Widok pojawia się lista dostępnych nośników. Należy wybrać listę Spisy zdawczo-odbiorcze przeznaczone do archiwum. Kolejnym krokiem jest wybór przycisku akcji Pobierz spis zdawczo-odbiorczy, aby go aktywować należy wskazać myszą na ikonę dostępną w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 293). Użytkownik może również pobrać spis zdawczo-odbiorczy wykorzystując przycisku akcji Pobierz spis zdawczo-odbiorczy Spisy zdawczo-odbiorcze nośników. dostępny w Archiwum, zakładka Spisy, sekcja Zostanie wyświetlone okno Tworzenie spisu zdawczo-odbiorczego, gdzie należy uzupełnić poszczególne pola (Rysunek 297): Nazwa podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej nośnik: należy wybrać z listy rozwijanej komórkę organizacyjną przekazującą nośnik Data przekazania spisu: należy wybrać z widoku kalendarz datę przekazania spisu Imię i nazwisko pracownika, który przygotował spis: należy wybrać z listy rozwijanej pracownika, który przygotował spis Imię i nazwisko kierownika komórki organizacyjnej, odpowiedzialnej za skład informatycznych nośników danych: należy wybrać z listy rozwijanej kierownika odpowiedzialnego za skład Imię i nazwisko archiwisty: należy wpisać dane osobowe archiwisty 235 S t r o n a

236 Rysunek 297 Tworzenie spisu zdawczo-odbiorczego Aby pobrać spis należy wybrać opcję Pobierz, przyciśnięcie przycisku Zamknij spowoduje zamknięcie okna, a spis nie zostanie pobrany. Po wybraniu przycisku Pobierz zostanie pobrany spis w pliku PDF (Rysunek 298). 236 S t r o n a

237 Rysunek 298 Spis zdawczo-odbiorczy (plik PDF) fragment okna Drukowanie spisu zdawczo-odbiorczego Aby wydrukować spis zdawczo-odbiorczy należy przejść do Archiwum w menu wybrać zakładkę Spisy, sekcja Spisy zdawczo-odbiorcze nośników, a następnie dwukrotnie kliknąć pojawia się okno SPIS CHRONOLOGICZNY (Rysunek 299). Kolejnym krokiem jest przejście w menu Widok znajdujące się zawsze w prawym rogu menu górne. Po wybraniu przycisku Widok pojawia się lista dostępnych poleceń. Należy wybrać polecenie Drukuj (Rysunek 299). Rysunek 299 Spis chronologiczny nośników przycisk Drukuj 237 S t r o n a

238 14.4. Złożenie wniosku o udostępnienie sprawy z archiwum Aby złożyć wniosek o udostępnienie sprawy z należy wybrać Archiwum w menu zakładkę Udostępnianie, sekcję Lista spraw i dokumentów, a następnie przycisk akcji Wniosek o udostępnienie, aby go aktywować należy wskazać myszą na ikonę dostępną w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 300). Rysunek 300 Archiwum, zakładka Udostępnianie, sekcja Lista spraw i dokumentów fragment menu górne Zostanie wyświetlony formularz Wniosek o udostępnienie sprawy, gdzie należy uzupełnić pola w szczególności te wymagane oznaczone * (Rysunek 301). System wypełnia automatycznie część pól formularza. Użytkownik musi uzupełnić następujące pola: Data udostępnienia: po kliknięciu w pole zostanie wyświetlony kalendarz, z którego należy wybrać datę udostępnienia sprawy Data: zwrotu: po kliknięciu w pole zostanie wyświetlony kalendarz, z którego należy wybrać datę zwrotu sprawy do archiwum Sposób udostępnienia: należy wybrać z listy rozwijanej sposób udostępnienia sprawy (EZD/Nośnik danych) Cel udostępnienia: należy wpisać cel udostępnienia sprawy Uzasadnienie udostępnienia: należy wpisać uzasadnienia udostępnienia sprawy 238 S t r o n a

239 Rysunek 301 Wniosek o udostępnienie sprawy Aby złożyć wniosek należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a wniosek nie zostanie zapisany w systemie. Po wybraniu przycisku Zapisz wniosek będzie dostępny w Archiwum, zakładka Kierownik, sekcja Zarządzanie udostępnianiem, w menu Widok lista Oczekujące. Aby zaakceptować złożony wniosek (użytkownik z uprawnieniami Kierownika) należy wybrać przycisk akcji Akceptacja kierownika, który można aktywować poprzez wskazanie myszą na ikonę dostępną w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 302). 239 S t r o n a

240 Rysunek 302 Archiwum - Zakładka Kierownik, sekcja Zarządzenie udostępnianiem przyciski akcji Po wybraniu przycisku akcji Akceptacja kierownika pojawia się komunikat Zaakceptowano wniosek o udostępnienie sprawy. Aby zamknąć okno komunikatu należy wybrać przycisk OK. Po akceptacji kierownika wniosek jest dostępny u Archiwisty, zakładka Dokumentacja, sekcja Wnioski o udostępnienie. Aby zaakceptować złożony wniosek (użytkownik z uprawnieniami Archiwisty) należy wybrać przycisk akcji Akceptacja archiwisty, który można aktywować poprzez wskazanie myszą na ikonę dostępną w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 302). Rysunek 303 Archiwum Zakładka Dokumentacja, sekcja Wnioski o udostępnienie przyciski akcji Po wybraniu przycisku akcji Akceptacja archiwisty pojawia się komunikat Zaakceptowano wniosek o udostępnienie sprawy. Aby zamknąć okno komunikatu należy wybrać przycisk OK. Po akceptacji archiwisty wniosek jest widoczny u Archiwisty, zakładka Dokumentacja sekcja Udostępnione rejestr (Rysunek 304), natomiast sprawa jest 240 S t r o n a

241 dostępna w zakładce Udostępnianie, sekcja Udostępnione. Rysunek 304 Rejestr spraw udostępnionych System umożliwia odrzucenie wniosku o udostępnienie sprawy z archiwum zarówno przez Kierownika i Archiwistę. Aby odrzucić wniosek należy wybrać przycisk akcji Odrzuć wniosek, który można aktywować poprzez wskazanie myszą na ikonę dostępną w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 302/Rysunek 303). Po wybraniu przycisku akcji Odrzuć wniosek pojawia się komunikat Wniosek o udostępnienie został odrzucony. Aby zamknąć okno komunikatu należy wybrać przycisk OK Pobranie paczki archiwalnej System umożliwia eksportowanie dokumentów i ich metadanych do paczki archiwalnej. Aby pobrać paczkę archiwalną należy wybrać Archiwum w menu zakładkę Dokumentacja, sekcję Zaakceptowane, a następnie wybrać przycisk akcji Pobierz paczkę archiwalną, aby go aktywować należy wskazać myszą na ikonę dostępną w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 300). Zostanie wyświetlony formularz Tworzenie paczki archiwalnej (Rysunek 305), gdzie należy wypełnić poszczególne pola Dane odbiorcy zgodnie z nazwą, w szczególności te wymagane oznaczone *. System umożliwia również wybór z listy rozwijanej danych istniejącego odbiorcy. 241 S t r o n a

242 Rysunek 305 Tworzenie paczki archiwalnej Po wybraniu przycisku Akceptuj pojawi się okno komunikatu Poprawnie wygenerowano paczkę archiwalną (Rysunek 306). Rysunek 306 Okno komunikatu Poprawnie wygenerowano paczkę archiwalną Aby pobrać paczkę należy kliknąć na przycisk Pobierz paczkę wtedy użytkownik będzie miał możliwość zapisania lub otworzenia plików tworzących paczkę archiwalną (Rysunek 307). 242 S t r o n a

243 Rysunek 307 Paczka archiwalna otwieranie/zapisywanie plików Złożenie wniosku o wycofanie sprawy z archiwum Aby złożyć wniosek o wycofanie sprawy z należy wybrać Archiwum w menu zakładkę Kierownik, sekcję Wycofanie, a następnie wybrać przycik akcji Wycofanie sprawy, aby go aktywować należy wskazać myszą na ikonę dostępną w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 308). Rysunek 308 Archiwum - Zakładka Kierownik, sekcja Wycofanie przyciski akcji Zostanie wyświetlony formularz Wniosek o wycofanie sprawy z archiwum, gdzie należy uzupełnić pola w szczególności te wymagane oznaczone * (Rysunek 309). System wypełnia automatycznie część pól formularza. 243 S t r o n a

244 Użytkownik musi uzupełnić następujące pola: Uzasadnienie wycofania: należy wpisać uzasadnienia wycofania sprawy z archiwum Rysunek 309 Wniosek o wycofanie sprawy z archiwum Aby złożyć wniosek o wycofanie należy wybrać opcję Dodaj, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a wniosek nie zostanie zapisany w systemie. Po wybraniu przycisku Dodaj wniosek będzie dostępny u Archiwisty, zakładka Dokumentacja, sekcja Wycofanie, w menu Widok lista Wnioski oczekujące. Aby zaakceptować złożony wniosek (użytkownik z uprawnieniami Archiwisty) należy wybrać przycisk akcji Akceptacja archiwisty, który można aktywować poprzez wskazanie myszą na ikonę dostępną w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 310). 244 S t r o n a

245 Rysunek 310 Archiwum Zakładka Dokumentacja, sekcja Wycofanie przyciski akcji Po wybraniu przycisku akcji Akceptacja archiwisty pojawia się komunikat Zaakceptowano wniosek o wycofanie sprawy z archiwum. Aby zamknąć okno komunikatu należy wybrać przycisk OK. Po akceptacji archiwisty wniosek jest dostępny u Archiwisty, sekcja Wycofanie rejestr (Rysunek 311). Natomiast sprawa jest dostępna dla użytkownika w EZD, sekcja Obsługa spraw, Sprawy, widok Zwrócone z archiwum. Rysunek 311 Rejestr spraw wycofanych Archiwistę. System umożliwia odrzucenie wniosku o wycofanie sprawy z archiwum przez Aby odrzucić wniosek o wycofanie należy wybrać przycisk akcji Odrzuć wniosek, który można aktywować poprzez wskazanie myszą na ikonę dostępną w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 310). Po wybraniu przycisku akcji Odrzuć wniosek pojawia się komunikat Wniosek o wycofanie sprawy z archiwum został odrzucony. Aby zamknąć okno komunikatu należy wybrać przycisk OK. 245 S t r o n a

246 14.7. Brakownie dokumentacji niearchiwalnej Aby przeprowadzić procedurę brakowania dokumentacji należy wybrać Archiwum w menu zakładkę Dokumentacja, sekcję Do brakowania lub Do ekspertyzy (w przypadku procedery brakowania z ekspertyzą), a następnie zaznaczyć sprawę i wybrać przycik dostępny z poziomu menu górnego. W przypadku Spraw do ekspertyzy przycisk Utwórz spis, natomiast w przypadku Spraw do brakownia przycisk Do brakowania (Rysunek 312). Rysunek 312 Archiwum, zakładka Dokumentacja, sekcja Do brakowania przycisk Do brakowania System umożliwia użytkownikowi utowrzenie spisu spraw nie przeznaczonych do brakowania z wykorzystaniem przycisku Nie do brakowania dostępnym z poziomu menu górne (Rysunek 312). Utworzony w ten sposób spis jest dostępnyu w zakładce Spisy, sekcja Spisy nie do brakowania. Po wybraniu przycisku Do brakowania zostanie utworzony SPIS ZNISZCZENIA zaznaczonych spraw i pojawi się onko komunikatu: Tworzenie spisu zniszczenia z aktulanym numerem spisu. Aby zamknąc okno należy wybrać przycik OK. W przypadku brakowania z ekspetyzą po wybraniu przycisku Utwórz spis zostanie utworzony SPIS EKSPERTYZY i pojawi się onko komunikatu: Tworzenie spisu ekspertyzy z aktulanym numerem spisu. Aby zamknąc okno należy wybrać przycik OK (Rysunek 313). 246 S t r o n a

247 Rysunek 313 Okno komunikatu: Tworzenie spisu ekspertyzy Utworzony spis zniszczenia/ekspertyzy dostępny jest w zakładce Spisy, sekcja Spisy do brakowania/spisy ekspertyzy, widok menu Spisy zniszczenia niewybrakowane/spisy ekspertyzy (Rysunek 314). Rysunek 314 Archiwum, zakładka Spisy, sekcja Spisy do brakowania przyciski akcji Za pomocą przycisków akcji widocznych na rysunku powyżej użytkownik systemu ma możliwość przekazania spisu do AP przy pomocy przycisku Potwierdź spis zniszczenia i przekaż do AP, pobrania spisu przycisk Pobierz spis, wygenerowania protokołu przycisk Generuj protokół zniszczenia oraz usunięcia spisu przycisk Usuń spis. Aby wybrakować sprawy umieszczone w spisie zniszczenia należy wybrać przycisk Potwierdź spis zniszczenia i przekaż do AP, następnie zostanie wyświetlone okno komunikatu: Przekazywanie do decyzji AP (Rysunek 315). Przed przekazaniem do Archiwum Państwowego, spis powinien zostać podpisany podpisem elektronicznym. 247 S t r o n a

248 Rysunek 315 Podpis elektroniczny przekazanie do AP Aby podpisać spis należy wybrać przycisk Rozpocznij podpisywanie i upewnić się czy karta została umieszczona w czytniku. Po wykonaniu przedmiotowej akcji należy wybrać przycisk Tak, pojawi się okno z komunikatem: Spis został przekazany do Archiwum Państwowego w celu uzyskania zgody jednorazowej na brakowanie i czeka na opinie (Rysunek 316). Rysunek 316 Okno komunikatu Przekazywanie do decyzji AP Spis zniszczenia znajduje się teraz w sekcji Spisy do brakowania w menu Widok Spisy oczekujące na decyzję AP, gdzie należy wybrać przycisk akcji Potwierdź i brakuj spis zniszczenia wybrakowany.. Następnie zostanie wyświetlony komunikat: Spis zniszczenia został Wybrakowany spis zniszczenia będzie dostępny w sekcji Spisy do brakowania, menu Widok Spisy zniszczenia wybrakowane, gdzie użytkownik ma możliwość dodania decyzji Archiwum Państwowego z wykorzystaniem przycisku akcji Dodaj decyzję (Rysunek 317). Rysunek 317 Archiwum, Sekcja Spisy do brakowania, menu Widok Spisy zniszczenia wybrakowane 248 S t r o n a

249 Zostanie wyświetlone okno Decyzja Archiwum Państwowego, gdzie należy wpisać treść wydanej decyzji w polu Decyzja i załączyć skan decyzji z wykorzystaniem polecenia Załącz plik. Rysunek 318 Okno Decyzja Archiwum Państwowego Aby zapisać decyzję AP należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a decyzja nie zostanie zapisana w systemie Generowanie protokołu zniszczenia Aby wygenerować protokół zniszczenia spisu spraw należy wybrać Archiwum w menu zakładkę Spisy, sekcję Spisy do brakowania lub Spisy ekspertyzy (w przypadku procedery brakowania z ekspertyzą), a następnie wybrać przycik akcji Generuj protokół zniszczenia. Aby go aktywować należy wskazać myszą na ikonę dostępną w systemie po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 314). Następnie zostanie wyświetlony formularz Generowanie protokołu zniszczenia (Rysunek 319), gdzie należy uzupełnić poszczególne pola, szczególnie te wymagane oznaczone *. Część pól system wypełnia automatycznie (dot. jednostki organizacyjnej) na podstawie danych zdefiniowanych przez administratora. Definiowanie danych instytucji/jednostki organizacyjnej zostały opisane w Rozdziale 249 S t r o n a

250 Użytkownik wypełnia następujące pola opisujące formularz: Członkowie komisji Imię: należy wpisać imię członka komisji Nazwisko: należy wpisać nazwisko członka komisji Stopień: należy wpisać imię stopień członka komisji Przy użyciu przycisku Dodaj znajdującym się zawsze przy pierwszym członku komisji, użytkownik może dodać kolejnego członka komisji, natomiast usunąć poprzez kliknięcie przycisku Usuń. Przewodniczącego komisji wybieramy zaznaczając pole Rysunek 319 Generowanie protokołu zniszczenia 250 S t r o n a

251 Aby zakończyć generowanie protokołu należy uzupełnić wszystkie pola oraz wpisać, co najmniej 3 członków komisji, a następnie wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a protokół nie zostanie zapisany w systemie. Po wybraniu przycisku Zapisz pojawi się okno z komunikatem: Poprawnie wygenerowano protokół zniszczenia (Rysunek 320). Aby zamknąć okno należy kliknąć na przycisk OK. Rysunek 320 Drukowanie protokołu brakowania Użytkownik systemu może wydrukować protokół wybierając przycisk Drukuj protokół zostanie pobrany plik w formacie PDF. (Rysunek 320). System dodatkowowo umożliwia zmianę protokołu zniszczenia. Należy ponownie wybrać przycisk akcji Generuj protokół zniszczenia zostanie wyświetlony formularz Generowanie protokołu zniszczenia (Rysunek 319), gdzie użytkownik ma możliwość zmiany wcześniej wprowadzonych danych. Po wybraniu przycisku Zapisz użytkownik może wydrukować nowy protokół zniszczenia Usuwanie sprawy ze spisu Aby usunąć sprawę ze spisu należy w menu wybrać zakładkę Spisy, sekcję Spisy do brakowania / Spisy ekspertyzy zostanie wyświetlona lista spisów (Rysunek 314), gdzie należy dwukrotnie kliknąć na spis, aby zobaczyć listę spraw wchodzących w skład spisu. Następnie należy wybrać przycisk akcji Usuń sprawę ze spisu, aby go aktywować należy wskazać na ikonę dostępną po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 321). 251 S t r o n a

252 Rysunek 321 Usuwanie sprawy ze spisu do brakowania/ekspertyzy Zostanie wyświetlony komunikat: Usunięto ze spisu, aby zamknąć okno komunikatu należy wybrać przycisk OK. W tym miejscu system umożliwia dodatkowo przekazanie sprawy do ekspertyzy (przycisk akcji Przekaż sprawę do ekspertyzy ) oraz wyświetlanie historii sprawy (przycisk akcji Historia sprawy ) - Rysunek Zmiana kategorii archiwalnej Aby zmienić kategorię archiwalną sprawy należy w menu wybrać zakładkę Spisy, sekcję Spisy ekspertyzy zostanie wyświetlona lista spisów (Rysunek 322), gdzie należy dwukrotnie kliknąć na spis, aby zobaczyć listę spraw wchodzących w skład spisu. Rysunek 322 Spisy ekspertyzy fragment okna Następnie należy wybrać przycisk akcji Zmień kategorię archiwalną, aby go aktywować należy wskazać myszą na ikonę dostępną po prawej stronie obszaru roboczego (Rysunek 323). 252 S t r o n a

253 Rysunek 323 Lista spraw w spisie ekspertyzy - przycisk akcji Zmień kategorię archiwalną Zostanie wyświetlone okno Zmiana kategorii archiwalnej (Rysunek 324), gdzie w polu Kategoria archiwalna należy wpisać nową kategorię. Rysunek 324 Zmiana kategorii archiwalnej Aby zapisać zmianę należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowa kategoria nie zostanie zapisana w systemie Drukowanie rejestrów Aby wydrukować rejestr spraw wycofanych lub udostępnionych z archiwum należy wybrać Archiwum, zakładkę Dokumentacja, sekcja Wycofanie rejestr/udostępnione rejestr. Następnie należy przejść w menu Widok znajdujące się zawsze w prawym rogu menu górne. Po wybraniu przycisku Widok pojawia się lista dostępnych wniosków oraz poleceń. Należy wybrać polecenie Drukuj (Rysunek 325). Zostanie wyświetlony podgląd wydruku oraz okno Drukuj. Aby wydrukować rejestr należy wybrać przycisk OK. 253 S t r o n a

254 Rysunek 325 Drukowanie rejestrów Menu Widok 15. Moduł Workflow Administracja modułem Usuwanie modułu Moduł można usunąć za pomocą Narzędzia Aktualizacyjnego, w sekcji Wyłączanie modułów za pomocą opcji Workflow. Usunięte zostaną w ten sposób pliki modułu, tabele z bazy danych oraz uprawnienia użytkowników Definiowanie uprawnień Definiowanie uprawnień do modułu Workflow jest zadaniem Administratora Systemu i znajduje się w zakładce Panel Administracyjny w sekcji UPRAWNIENIA. Definiowanie uprawnień dla użytkownika zostało opisane szczegółowo w Rozdziale i S t r o n a

255 Zarządzanie procesami Aby zarządzać procesami należy zalogować się do systemu z uprawnieniami Administratora i wybrać w menu zakładkę Workflow, sekcję Zarządzanie procesami (Rysunek 326), która służy do wyświetlania listy procesów, ich definiowania, walidacji i blokowania. Rysunek 326 Zakładka WORKFLOW fragment menu Lista procesów Domyślny widok zakładki Zarządzanie procesami przedstawia poniższy rysunek. Rysunek 327 Zakładka Workflow, sekcja Zarządzanie procesami fragment okna Z tego poziomu użytkownik systemu wykorzystując przyciski z menu górnego i przyciski akcji ma możliwość (Rysunek 327): Utworzenia nowego procesu przycisk Nowy proces (menu górne) umożliwia dodanie nowego procesu. Szczegóły w kolejnym punkcie. 255 S t r o n a

256 Zablokowania procesu - przycisk Zablokuj (menu górne) oraz przycisk akcji Zablokuj/Odblokuj proces polegające na tym, że proces nie jest wyświetlany u użytkowników systemu w miejscach, w których jest uruchamiany, przez co nie może zostać uruchomiony. Domyślnie każdy nowy proces jest zablokowany, po to, aby nie dopuścić do uruchamiania nieprzetestowanych procesów lub procesów będących w trakcie opracowywania. Odblokowania procesu - przycisk Odblokuj (menu górne) oraz przycisk akcji Zablokuj/Odblokuj proces oznacza, że proces jest możliwy do realizacji. Usunięcie procesu - przycisk Usuń (menu górne) oraz przycisk akcji Filtrowanie listy procesów wg. kryteriów przycisk Filtruj (menu górne): o Nazwa procesu o Data utworzenia procesu zakres Od Do o Właściciel procesu o Rodzaj dokumentu dla procesów, które dotyczą dokumentów o Klasa z wykazu akt (JRWA) Wyświetlenia schematu procesu przycisk akcji Szczegóły procesu Edycji procesu - przycisk akcji Edytuj proces Weryfikacji procesu pod kątem logiki i uprawnień - przycisk akcji Sprawdź poprawność Definiowanie procesu Definiowanie procesu składa się z 4 etapów. Utworzenia ogólnej definicji procesu (1), określenia zadań i warunków(2), walidacji procesu pod kątem logiki i uprawnień (3) oraz odblokowania procesu (4). Aby utworzyć nowy proces w module Workflow należy w menu wybrać zakładkę Workflow, sekcję Zarządzanie procesami i wybrać przycisk z menu górnego Nowy proces (Rysunek 327). Zostanie wyświetlone formularz Zdefiniuj nowy proces, gdzie należy uzupełnić poszczególne pola w szczególności te wymagane oznaczone * (Rysunek 328). 256 S t r o n a

257 Rysunek 328 Definiowanie nowego procesu Formularz składa się z następujących pól: Nazwa procesu Nazwa, jaka będzie wyświetlana przy wyborze procesu do uruchomienia oraz we wszystkich listach procesów. Opis procesu Zwięzły opis procesu. Wyświetlany przy edycji procesu (opis w następnym punkcie) Typ procesu możliwe jest tworzenie trzech typów procesów. SIWZ projektu Wrota Lubelszczyzny wymaga jedynie procesów dla konkretnych kategorii JRWA (co rozumiemy jako procesy dla spraw). Procesy dla dokumentów i dokumentów w sprawie zostaną dorobione do końca miesiąca. o Obsługa dokumentu proces inicjowany przez formularz rejestracji dokumentu. o Obsługa dokumentu w sprawie o Obsługa sprawy Rodzaj dokumentu pole wyświetlane, jeżeli w typie procesu wybrano Obsługa dokumentu lub Obsługa dokumentu w sprawie. Umożliwia wybór rodzaju dokumentu, dla którego proces może zostać uruchomiony. Podczas tworzenia procesu można wybrać tylko jeden rodzaj dokumentu. Klasa z wykazu akt pole wyświetlane, jeżeli w typie procesu wybrano Obsługa sprawy. Pole uzupełniane ręcznie poprzez wpisanie kategorii JRWA oddzielonych przecinkami. W przypadku wyboru Obsługa dokumentu w sprawie klasa JRWA dla sprawy, w której po wybraniu rodzaju dokumentu wyświetlone zostanie okno uruchamiania procesu. 257 S t r o n a

258 Właściciel procesu osoba odpowiedzialna za kształt procesu (definicja w słowniku). Do wyboru z listy użytkowników. Można wybrać tylko jedną osobę. Proces uruchamiany automatycznie pole typu checkbox. Jeżeli zaznaczone proces jest uruchamiany automatycznie po spełnieniu warunków określonych wyżej. Dla danego rodzaju dokumentu czy kategorii JRWA w przypadku utworzenia wielu procesów, tylko jeden może być automatyczny. Gdy występuje kilka procesów i żaden nie jest automatyczny, wtedy użytkownik może wybrać z listy rozwijanej proces, który uruchomi. Aby zapisać uzupełnione informacje należy wybrać opcję Zapisz, przyciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje zamknięcie okna, a nowy proces nie zostanie zapisany w systemie. Po wypełnieniu formularza wyświetlany jest komunikat informujący o powodzeniu/niepowodzeniu operacji (Rysunek 329). Następnym krokiem jest określenie zadań i warunków, które są opisane w poniższych punktach. Aby zamknąć okno komunikatu należy wybrać przycisku OK. Rysunek 329 Okno komunikatu Zdefiniuj nowy proces Obsługa zadań Aby rozpocząć modelowanie procesu, należy skorzystać z opcji Szczegóły procesu przycisk akcji lub dwukrotnie kliknąć na wybrany proces. Wyświetlony zostanie widok szczegółowego modelu procesu. Dostępne przyciski z menu 258 S t r o n a

259 górnego (Rysunek 330): Wstecz umożliwia powrót do listy procesów Zablokuj umożliwia zablokowanie procesu Odblokuj umożliwia odblokowanie procesu Usuń umożliwia usunięcie procesu Waliduj umożliwia przeprowadzenie procesu walidacji procesu. Walidacja polega na sprawdzeniu czy wszystkie warunki odnoszą się do zadań lub punktów końcowych, czy użytkownicy posiadają uprawnienia do wykonywania zadań, czy nie utworzono martwych pętli (czyli takich, z których nie można wyjść) oraz czy proces możliwy jest do zakończenia (posiada punkt końcowy). Poniżej listy przycisków, wyświetlone są informacje, takie jak opis procesu, typ procesu, czego proces dotyczy oraz właściciel procesu. Poniżej skróconej informacji o procesie, znajduje się główny obszar roboczy służący do modelowania procesu (Rysunek 330). Rysunek 330 Szczegóły procesu Każdy proces ma zdefiniowane domyślne zadanie startowe, bez którego nie mógłby się rozpocząć. Są to formularze inicjujące proces od strony jego użytkowników. Panel prezentujący pojedyncze zadanie składa zwiera następujące informacje: Numer zadania aby ułatwić modelowanie, zadania numerowane są wewnątrz procesu Nazwa zadania zwięzła nazwa zadania, maksymalnie 30 znaków Opis zadania krótki opis mówiący o tym, co powinno zostać wykonane w ramach danego zadania. Wyświetlany u osoby realizującej zadanie. Uczestnicy zadania osoby odpowiedzialne za realizację zadania. Możliwe opcje: wszyscy użytkownicy systemu, wydział, użytkownik. Edytuj umożliwia edycję zadania (opis poniżej). Usuń usuwa zadanie. 259 S t r o n a

260 Opcje umożliwia dodanie do zadania kolejnego zadania (nowe zadanie opis w tym punkcie), warunku (opis w punkcie kolejnym), zakończenia(opis w dalszych punktach) lub istniejącego zadania ( Wstaw istniejący spowoduje utworzenie pętli) - Rysunek 331 Rysunek 331 Opcje modelowania procesu Po wyborze opcji Dodaj zadanie wyświetlony zostanie formularz dodawania zadania (Rysunek 332). 260 S t r o n a

261 Rysunek 332 Formularz dodawania zadania w procesie W stosunku do spraw, możliwe są następujące zadania: Udostępnienie sprawy, Zmiana statusu sprawy oraz Tworzenie dokumentu w sprawie. W zależności od wyboru zadania, inny formularz zostanie wyświetlony po wyborze opcji Wypełnij formularz. Ustawienia zadania umożliwiają: Zadanie opcjonalne może zostać pominięte przez użytkownika. Zadanie wykonywana automatycznie zadanie jest wykonywane przez system, tj. formularz nie jest wyświetlany użytkownikowi, przez co nie ma on wpływu na jego treść (zdefiniowaną wcześniej przez administratora systemu). Celem zadań automatycznych jest minimalizacja błędów popełnianych przy określonych zadania. Zadanie jest punktem kluczowym po zaznaczeniu tego pola, aktywne staje się pole Poziom realizacji procesu, w którym można wpisać wartość procentową, która jest następnie używana do wyświetlania postępu procesu, w widoku nadzoru (raporty). Czas realizacji zadania służy wykorzystywany jest w raporcie Terminowość 261 S t r o n a

262 realizowanych procesów. Dodatkowo informuje uczestników zadań o tym ile czasu mają na ich realizację. Dla każdego zadania czas liczony jest oddzielnie. Uczestnikami zadania mogą być wszyscy użytkownicy, dany wydział lub pojedynczy użytkownik. Można dodawać kolejnych użytkowników przyciskiem +. W przypadku walidacji procesu, sprawdzone zostaje, czy ktokolwiek z wybranych uczestników zadania posiada uprawnienia do jego wykonania. Przycisk Wypełnij formularz służy to ustawienia domyślnych wartości formularza prezentowanych użytkownikowi podczas realizacji zadania. W ten sposób tworzony jest szablon formularza. Po uzupełnieniu formularza, zapisujemy zadanie przyciskiem Zapisz. Wyświetlony zostanie komunikat informujący o powodzeniu/niepowodzeniu zapisu i po 2 sekundach, użytkownik zostanie przeniesiony do widoku modelowania procesu Obsługa warunków (bramek) Warunki dodawane są do zadań przyciskiem Opcje -> Dodaj warunek (Rysunek 331). Lista warunków jest zamknięta i może być rozwijana programistycznie. Przyciskiem plusa, można dodawać kolejne warunki z listy. System łączy warunki, czyli sprawdza czy wszystkie wybrane w Ustawieniach warunku zostały spełnione. Po wypełnieniu poniższego formularza, zapisujemy go przyciskiem Zapisz (Rysunek 333). Rysunek 333 Formularz dodawania warunku w procesie 262 S t r o n a

263 Warunek, w widoku modelowania procesu, wyświetlany jest następująco (Rysunek 334): Rysunek 334 Widok modelowania procesu - warunek Do każdego warunku, należy dodać dwa połączenia: dla spełnienia warunku oraz dla jego niespełnienia. Podobnie jak w przypadku zadań, można tutaj dodawać zadania, kolejne warunki, zakończenia oraz istniejące warunki, zadania lub punkty końcowe. Dodając istniejący punkt można stworzyć pętle (np. jeżeli nieprawidłowo udostępniono sprawę, ponownie musi ona zostać udostępniona). Poniżej przykład odwołania do istniejącego punktu (Rysunek 335). Rysunek 335 Okno Wybierz istniejący punkt w szczegółach procesu 263 S t r o n a

264 Obsługa zakończeń (zdarzeń końcowych) Zakończenia informują o zakończeniu procesu, można je dodawać do zadań i warunków. Jeden proces może mieć wiele zakończeń, jeżeli posiada w sobie warunki (w zależności do tego jaką ścieżką jest realizowany). Formularz dodawania zakończenia przedstawia się następująco (Rysunek 336): Nazwa zakończenia nazwa wyświetlana w oknie modelowania procesu Opis zakończenia krótki opis zakończenia Rodzaj zakończenia rodzaj informujący o tym, w jaki sposób proces został zakończony, dostępne są opcje: o Powodzenie proces zakończony sukcesem, czyli proces wykonano zgodnie z jego ścieżką sukcesu o Porażka proces zakończony porażką, proces został zrealizowany, ale wg. ścieżki porażki o Przerwano proces nie został zakończony, osiągnął etap, w którym należy go przerwać i prowadzić sprawę w tradycyjny sposób. Rysunek 336 Formularz dodawania zakończenia w procesie Po uzupełnieniu formularza, zapisujemy zakończenie przyciskiem Zapisz, wybór przycisku Wyczyść spowoduje wyczyszczenie zawartości wypełnionych pól i umożliwi zdefiniowanie nowego zakończenia. 264 S t r o n a

265 Walidacja procesu Po zakończeniu modelowania procesu, należy go poddać walidacji, za pomocą przycisku Waliduj przycisk akcji 337). (Rysunek 327). Wyświetlony zostanie wynik walidacji (Rysunek Rysunek 337 Walidacja procesu Dostępne są następujące treści komunikatów: 1. Nie znaleziono błędów w procesie 2. Pracownik xxx nie posiada uprawnień do wykonania tego zadania 3. Zadanie nie obsługuje opcji autouzupełniania 4. Ustawiono nieprawidłowego uczestnika zadania 5. Nikt nie posiada uprawnień do wykonywania tego zadania 6. Żaden pracownik komórki organizacyjnej xxx nie posiada uprawnień do wykonywania tego zadania 7. Punkt nie ma ustalonych uczestników 8. Punkt nie ma ustawionego punktu następującego po nim 9. Punkt nigdy nie zostanie osiągnięty 10. Proces nie posiada zakończenia 11. Proces nie posiada punktu inicjującego 12. Proces nie posiada żadnego punktu 265 S t r o n a

266 Przykład zamodelowanego procesu przedstawia poniższy rysunek. Rysunek 338 Przykład zamodelowanego procesu Tak zamodelowany proces działa następująco: 1. Przy tworzeniu sprawy w kategorii JRWA 111, uruchomiony zostanie Workflow 2. Po jej zarejestrowaniu, automatycznie zostanie wyświetlony formularz udostępniania 3. Po wyborze przycisku Udostępnij, sprawdzone jest, czy dokument został udostępniony kierownikowi, jeżeli nie formularz wciąż jest wyświetlany, aż do momentu prawidłowego udostępnienia. 4. Przy prawidłowym udostępnieniu wyświetlony zostanie komunikat poprawnego zakończenia procesu. 5. Na liście spraw, sprawa będzie wyświetlana w filtrze Widok -> Workflow -> Zakończony proces Odblokowanie procesu Aby zabezpieczyć pracowników przed uruchomieniem procesów, które nie zostały w pełni 266 S t r o n a

267 zamodelowane lub walidowane, wprowadzono automatyczną blokadę dla nowo tworzonych procesów. Odblokowanie procesu możliwe jest z poziomu modelowania procesu przycisk Odblokuj lub z poziomu listy procesów przycisk akcji (Rysunek 327) Realizacja procesów Uruchamianie procesów Procesy dla spraw Procesy dla spraw uruchamiane są w momencie zakładania spraw w menu zakładka Obsługa spraw, sekcja Dokumenty -> przycisk Załóż (menu górne )oraz sekcja Sprawy -> przycisk Nowa (menu górne ). Aby uruchomić proces muszą być spełnione następujące warunki: 1. Użytkownik powinien mieć uprawnienia do wykonywania akcji inicjującej proces (np. zakładanie sprawy) 2. Użytkownik powinien mieć uprawnienia do realizacji procesów (zaznaczone wszystkie check boxy Uprawnienia > Workflow -> Uczestnik procesu) 3. Sprawa musi być zakładana w kategorii, dla której utworzono proces 4. Proces musi być odblokowany Jeżeli powyższe warunki są spełnione, wyświetli się panel Workflow przykład poniżej (Rysunek 339). 267 S t r o n a

268 Rysunek 339 Panel Workflow Procesy dla spraw Pole wybierz proces jeżeli dla danej kategorii JRWA zdefiniowano kilka procesów lub nie zdefiniowano żadnego procesu automatycznego, możliwy jest wybór procesu z listy. Poniżej znajduje się typ procesu Obsługa sprawy oraz 3 najbliższe aktywności (zadania i warunki). Każde zadanie opisane jest zbiorem danych: Nazwa zadania Uczestnik zadania Czas realizacji zadania W przypadku warunków wyświetlana jest jedynie nazwa warunku. Proces jest uruchamiany w momencie założenia sprawy, czyli użycia przycisku Załóż. Niektóre zadania mogą być wykonywane za nim jeszcze wyświetlone zostaną szczegóły sprawy (np. udostępnienie sprawy). Wtedy kolejny krok wygląda następująco (Rysunek 340). 268 S t r o n a

269 Rysunek 340 Panel Workflow przykładowe zadanie Jak widać, formularz został wypełniony tak, jak zostało to zdefiniowane podczas modelowania procesu. W panelu Workflow, wyświetlana jest informacja o aktualnym zadaniu oraz najbliższym warunku. Wykonanie tego zadania zostanie zrealizowane poprzez użycie przycisku Udostępnij. Użytkownik ma możliwość modyfikacji formularza, przez co może zmienić osobę, dla której udostępnia sprawę (sprawdzi to kolejny warunek) Procesy dla dokumentów Procesy dla dokumentów uruchamiane są w momencie rejestrowania dokumentu w menu zakładka Obsługa spraw, sekcja Dokumenty -> przycisk Nowy (menu górne )oraz zakładka Kancelaria, sekcja Przesyłki wpływające -> przycisk Nowy (menu górne ). Aby uruchomić proces muszą być spełnione następujące warunki: 269 S t r o n a

270 1. Użytkownik powinien mieć uprawnienia do wykonywania akcji inicjującej proces (np. rejestrowanie dokumentu) 2. Użytkownik powinien mieć uprawnienia do realizacji procesów (zaznaczone wszystkie check boxy Uprawnienia > Workflow -> Uczestnik procesu) 3. Rejestrowany dokument musi zostać przypisany do Rodzaju dokumentu, dla którego utworzono proces 4. Proces musi być odblokowany Jeżeli powyższe warunki są spełnione, wyświetli się panel Workflow przykład poniżej (Rysunek 341). Rysunek 341 Panel Workflow Procesy dla dokumentów Pole wybierz proces jeżeli dla danego rodzaju dokumentu zdefiniowano kilka procesów lub nie zdefiniowano żadnego procesu automatycznego, możliwy jest wybór procesu z listy. Poniżej znajduje się typ procesu Rejestracja dokumentu oraz 3 najbliższe aktywności (zadania i warunki). Każde zadanie opisane jest zbiorem danych: Nazwa zadania Uczestnik zadania 270 S t r o n a

271 Czas realizacji zadania W przypadku warunków wyświetlana jest jedynie nazwa warunku. Proces jest uruchamiany w momencie rejestrowania dokumentu, czyli użycia przycisku Nowy Obsługa zadań w ramach procesów Procesy dla spraw Sprawy prowadzone w Workflow, wyświetlane są w poprzez menu Widok -> Aktywny proces lub Widok -> Zakończony proces dostępny w zakładce Obsługa spraw, sekcja Sprawy (Rysunek 342). Rysunek 342 Menu Widok sekcja Sprawy Informacje o tym, że sprawa prowadzona jest w trybie Workflow wyświetlane są również w szczegółach sprawy. Aby wyświetlić Szczegóły sprawy należy wybrać w menu zakładkę Obsługa spraw, sekcja Sprawy i kliknąć dwukrotnie w Sprawę (Rysunek 343). 271 S t r o n a