OKK Przemyśl, dnia 22 maja 2018 r. Pan

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Przemyślu Przemyśl Rynek 1 OKK Przemyśl, dnia 22 maja 2018 r. Pan ( ) Naczelnik Wydziału Architektury i Ochrony Środowiska w/m W okresie od dnia 6 kwietnia 2018 r. do dnia 30 kwietnia 2018 r., z wyłączeniem okresu wykazanego w protokole, przeprowadzona została kontrola problemowa w Wydziale Architektury i Ochrony Środowiska Urzędu Miejskiego w Przemyślu zakresem, której objęto przygotowywanie i przekazywanie przez jednostki organizacyjne urzędu dokumentacji do archiwum zakładowego dokumentów: akta spraw zakończonych do 2014 roku włącznie, oraz późniejszych w przypadku gdy kontrolowana jednostka przeszła reorganizację po 2014 r. Szczegółowe ustalenia z przeprowadzonego postępowania kontrolnego zawarte zostały w protokole podpisanym w dniu 22 maja 2018 roku. Niniejsze wystąpienie pokontrolne zawiera zwięzły opis wyników kontroli oraz ocenę kontrolowanej działalności. W przedmiotowym wystąpieniu pokontrolnym chciałbym zwrócić uwagę na stwierdzone i ustalone w trakcie czynności kontrolnych nieprawidłowości oraz uchybienia powstałe w toku realizacji spraw objętych przedmiotem kontroli. W wyniku kontroli w sprawie przygotowywania i przekazywania przez jednostki organizacyjne urzędu dokumentacji do archiwum zakładowego dokumentów: akta spraw zakończonych do 2014 roku włącznie, oraz późniejszych w przypadku gdy kontrolowana jednostka przeszła reorganizację po 2014 r. ustalono, że kontrolowana jednostka nie przekazała do archiwum zakładowego następujących teczek: Znak Tytuł teczki Rok teczki BUDOWNICTWO Pozwolenia na budowę 1999

2 Pozwolenia na budowę Remonty i rozbiórki budynków Pozwolenia na montaż urządzeń wpływających na wygląd obiektów budowlanych Opiniowanie projektów działek Wnioski o ustalenie warunków zabudowy Współdziałanie z komórkami własnej jednostki Wnioski o ustalenie warunków zabudowy Wnioski o ustalenie warunków zabudowy Pozwolenia na budowę Remonty i rozbiórki budynków Zgłoszenie robót nie wymagających pozwolenia na budowę Zaświadczenia o samodzielności lokali Opiniowanie projektów działek Opinie urbanistyczne Współdziałanie z komórkami własnej jednostki Pozwolenia na budowę Samowole budowlane Zgłoszenie robót nie wymagających pozwolenia na budowę Zaświadczenia o samodzielności lokali Opinie urbanistyczne Realizacja uchwał Rady Miejskiej Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi miasta Wnioski o ustalenie warunków zabudowy Pozwolenia na budowę Pozwolenia na użytkowanie obiektów budowlanych Zgłoszenie robót nie wymagających pozwolenia na budowę Zaświadczenia o samodzielności lokali Pozwolenia na rozbiórkę obiektów budowlanych Wnioski o ustalenie warunków zabudowy Rejestr wniosków o pozwoleniu na budowę Pozwolenia na budowę Opiniowanie projektów podziałów działek Zgłoszenie robót nie wymagających pozwolenia na budowę Zaświadczenia o samodzielności lokali Pozwolenia na rozbiórkę obiektów budowlanych Wnioski o ustalenie warunków zabudowy Rejestr wniosków o pozwoleniu na budowę Realizacja uchwał Rady Miejskiej Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego Opinie Miejskiej Komisji Urbanistyczno-Architektonicznej Biuro Rozwoju Miasta Przemyśla Pozwolenia na budowę Opiniowanie projektów podziałów działek Zgłoszenie robót nie wymagających pozwolenia na budowę Zaświadczenia o samodzielności lokali Pozwolenia na rozbiórkę obiektów budowlanych Wnioski o ustalenie warunków zabudowy Rejestr wniosków o pozwoleniu na budowę Zarządzenia Prezydenta Miasta Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego Miejska Komisja Urbanistyczno-Architektoniczna Biuro Rozwoju Miasta Przemyśla Zawiadamianie zainteresowanych stron o przeznaczeniu terenu Budżet miasta Pozwolenia na budowę Opiniowanie projektów podziałów działek Zgłoszenie robót nie wymagających pozwolenia na budowę Zaświadczenia o samodzielności lokali

3 Pozwolenia na rozbiórkę obiektów budowlanych Wnioski o ustalenie warunków zabudowy Rejestr wniosków o pozwoleniu na budowę Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego Seminaria, sympozja, kursokonferencje Biuro Rozwoju Miasta Przemyśla Pozwolenia na budowę Zgłoszenie robót nie wymagających pozwolenia na budowę Zaświadczenia o samodzielności lokali Pozwolenia na rozbiórkę obiektów budowlanych Wnioski o ustalenie warunków zabudowy Rejestr wniosków o pozwoleniu na budowę Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego Biuro Rozwoju Miasta Przemyśla Zarządzenia Prezydenta Miasta Miejska Komisja Urbanistyczno-Architektoniczna Sprawy organizacyjne Seminaria, sympozja, kursokonferencje Narady pracowników jednostki własnej Statusy i regulaminy organizacyjne (jednostek podległych) Pozwolenia na budowę Zgłoszenie robót nie wymagających pozwolenia na budowę Zaświadczenia o samodzielności lokali Pozwolenia na rozbiórkę obiektów budowlanych Wnioski o ustalenie warunków zabudowy Rejestr wniosków o pozwoleniu na budowę Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego Biuro Rozwoju Miasta Przemyśla Sprawy pracownicze Zarządzenia Prezydenta Miasta Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji przekazywanej do archiwum 2008 zakładowego Seminaria, sympozja, kursokonferencje Miejska Komisja Urbanistyczno-Architektoniczna Budżet miasta Projekty miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Opiniowanie projektów podziałów działek Pozwolenia na budowę Zgłoszenie robót nie wymagających pozwolenia na budowę Zaświadczenia o samodzielności lokali Pozwolenia na rozbiórkę obiektów budowlanych Decyzje o warunkach zabudowy Decyzje o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego Rejestr wniosków o pozwoleniu na budowę Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego Biuro Rozwoju Miasta Przemyśla Budżet miasta Zawiadamianie zainteresowanych stron o przeznaczeniu terenu Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego Rozpatrywanie skarg Sprawy pracownicze Kontrole jednostek podległych przeprowadzone przez organy miasta Narady pracowników jednostki własnej

4 Pozwolenia na budowę Zgłoszenie robót nie wymagających pozwolenia na budowę Zaświadczenia o samodzielności lokali Pozwolenia na rozbiórkę obiektów budowlanych Decyzje o warunkach zabudowy Rejestr wniosków o pozwoleniu na budowę Współdziałanie z jednotskami organizacyjnymi miasta Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego Opiniowanie projektów działek Sprawy organizacyjne Opracowania zewnętrzne Organizacja, zjazdów, narad i konferencji - własnych Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych Narady pracowników jednostki własnej Pozwolenia na budowę Zgłoszenie robót nie wymagających pozwolenia na budowę Zaświadczenia o samodzielności lokali Pozwolenia na rozbiórkę obiektów budowlanych Ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu Ustalanie lokalizacji inwestycji celu publicznego Opiniowanie projektów działek Sprawy administracyjne Ustalenie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego Udostępnianie informacji publicznej Statut gminy i jego zmiany, statuty jednostek pomocniczych oraz inne sprawy z zakresu ich organizacji Organizacja (w tym tworzenie, likwidacja) urzędów obsługujących organy gminy Wydawanie wypisów,wyrysów, zaświadczeń, itp. w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji Pozwolenia na budowę Zgłoszenie robót nie wymagających pozwolenia na budowę Zaświadczenia o samodzielności lokali Pozwolenia na rozbiórkę obiektów budowlanych Ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu Ustalanie lokalizacji inwestycji celu publicznego Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych Wydawanie wypisów,wyrysów,zaświadczeń, itp w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp Zaopatrzenie materiałowe Organizacja innych jednostek organizacyjnych niż jednostki zależne gminy Sprawy socjalno-bytowe załatwiane ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych 1637 Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją oraz ustalanie terminów przejęcia dokumentacji Oświadczenia majątkowe Opiniowanie projektów działek Udostępnianie informacji publicznej Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji Kontrole zewnętrzne w podmiotach

5 033 Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania gminy i jednostek organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym Narady (zebrania) pracowników Programy Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne Wyjaśnienia, interpelacje, opinie, akty prawne dotyczące współdziałania gminy z innymi jednostkami organizacyjnymi Planowanie na poziomie całej gminy Miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego Strategie Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne Ochrona danych osobowych Nadzór nad realizacją ustaleń planów zagospodarowania przestrzennego Pozwolenia na budowę Zgłoszenie robót nie wymagających pozwolenia na budowę Zaświadczenia o samodzielności lokali Pozwolenia na rozbiórkę obiektów budowlanych Ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu Ustalanie lokalizacji inwestycji celu publicznego Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją oraz ustalanie terminów przejęcia dokumentacji 6727 Wydawanie wypisów, wyrysów, zaświadczeń, itp. w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich Udostępnianie informacji publicznej Opiniowanie projektów działek Programy, projekty, analizy Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji Ustalanie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Wyjaśnienia, interpelacje, opinie, akty prawne dotyczące współdziałania gminy z innymi jednostkami organizacyjnymi Nadzór nad realizacją ustaleń planów zagospodarowania przestrzennego Miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego Strategie Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu wójta (burmistrza, prezydenta miasta) jako organu gminy Zaopatrzenie materiałowe Projektowanie i eksploatacja gminnych stron i portali internetowych Programy Oświadczenia majątkowe Opinie prawne na potrzeby gminy i jej jednostek organizacyjnych Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych Ochrona danych osobowych Pozwolenia na budowę Zgłoszenie robót nie wymagających pozwolenia na budowę Zaświadczenia o samodzielności lokali Pozwolenia na rozbiórkę obiektów budowlanych Ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu Ustalanie lokalizacji inwestycji celu publicznego Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją oraz ustalanie terminów przejęcia dokumentacji 6727 Wydawanie wypisów, wyrysów, zaświadczeń, itp. w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych

6 Udział w obcych zjazdach, konferencjach, seminariach, sympozjach, forach Udostępnianie informacji publicznej Opiniowanie projektów działek Programy, projekty, analizy Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych Narady( zebrania) pracowników Wyjaśnienia, interpelacje, opinie, akty prawne dotyczące współdziałania gminy z innymi jednostkami organizacyjnymi Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego Strategie Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne Zaopatrzenie materiałowe Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich Programy Opinie prawne na potrzeby gminy i jej jednostek organizacyjnych Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne Ochrona danych osobowych Opinie prawne na potrzeby gminy i jej jednostek organizacyjnych Planowanie na poziomie całej gminy 2014 ZABYTKI /33 Podteczka Zestawienie kosztów i projektów inwestycyjnych Wnioski o wpis do rejestru Związki Międzygminne (komunalne) /33 Podteczka Zestawienie kosztów i projektów inwestycyjnych /34 Podteczka Zespół parków kulturowych Twierdzy Przemyśl Opracowania i materiały dotyczące projektu budżetu miasta Nadzorowanie prac konserwatorskich w obiektach zabytkowych Wnioski o wpis do rejestru Projekty Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazane do archiwum zakładowego Związki Międzygminne (komunalne) /18 Podteczka - Dotacje na prace remontowo konserwatorskie /34 Podteczka Zespół parków kulturowych Twierdzy Przemyśl /35 Podteczka Plan Ochrony Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego Opracowania i materiały dotyczące projektu budżetu miasta Nadzorowanie prac konserwatorskich w obiektach zabytkowych Wnioski o wpis do rejestru Projekty Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego Sprawy organizacyjne Zarządzenia Prezydenta Miasta Realizacja uchwał Rady Miejskiej Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazane do archiwum zakładowego Związki Międzygminne (komunalne) /15 Podteczka- Dotacje na prace remontowo-konserwatorskie Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego Opracowania i materiały dotyczące projektu budżetu miasta Nadzorowanie prac konserwatorskich w obiektach zabytkowych Wnioski o wpis do rejestru Projekty Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego Zabytki archeologiczne

7 Wewnętrzny regulamin organizacyjny Podziały czynności Sprawy organizacyjne Zarządzenia Prezydenta Miasta Realizacja uchwał Rady Miejskiej Realizacja Poleceń Prezydenta Miasta Związki Międzygminne (komunalne) Współdziałanie z gminnymi jednostkami organizacyjnymi Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazane do archiwum zakładowego Opracowania i materiały dotyczące projektu budżetu miasta Budżet Miasta i jego zmiany Sprawozdania miesięczne kontrolne i półroczne z wykonania budżetu Roczne sprawozdania i analiza wykonania budżetu Rejestr zamówień nie podlegających przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych Ewidencja dóbr kultury nie wpisanych do rejestru zabytków Wnioski o wpis do rejestru zabytków-zabytki nieruchome Współdziałanie z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków w zakresie użytkowania obiektów zabytkowych Nadzorowanie prac konserwatorskich w obiektach zabytkowych Powierzenie zabytków w opiece społecznym opiekunom zabytków Wnioski o wpis do rejestru zabytków- zabytki Dotacje na prace remontowo-konserwatorskie w obiektach zabytkowych Projekty Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego Określenie zespołu dawnej zabudowy kopia decyzji konserwatora zabytków Organizacja zjazdów, narad i konferencji własnych Sprawy organizacyjne Realizacja uchwał Rady Miejskiej Realizacja zarządzeń Prezydenta Miasta Związki międzygminne (komunalne) Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi miasta Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego Opracowania i materiały dotyczące projektu budżetu miasta Budżet Miasta i jego zmiany Sprawozdania miesięczne kontrolne i półroczne z wykonania budżetu Roczne sprawozdania i analiza wykonania budżetu Rejestr zamówień podlegających przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych Ewidencja dóbr kultury nie wpisanych do rejestru zabytków Dofinansowanie prac remontowo - konserwatorskich Wnioski o wpis do rejestru zabytków-zabytki nieruchome Współdziałanie z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków w zakresie użytkowania obiektów zabytkowych Nadzorowanie prac konserwatorskich w obiektach zabytkowych Powierzenie zabytków w opiece społecznym opiekunom zabytków Opieka nad pomnikami i miejscami pamięci Gminny Program Opieki nad Zabytkami Wnioski o wpis do rejestru zabytków- zabytki Projekty Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego Określenie zespołu dawnej zabudowy kopie decyzji konserwatora zabytków Zatwierdzenie projektów urządzeń tablic i reklam Realizacja uchwał Rady Miasta Realizacja Zarządzeń, ogłoszeń i obwieszczeń Prezydenta jako organu gminy Sprawy organizacyjne Procedury i instrukcje dotyczące zarządzania jakością oraz ich zmiany i ich zmiany

8 Doskonalenie systemu zarządzania jakością Monitorowanie przez gminę działalności związków międzygminnych i stowarzyszeń oraz sposobu funkcjonowania porozumień Pełnomocnictwa upoważnienia Ochrona danych osobowych Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień zakresu obsługi kancelaryjnej, archiwalnej i bibliotecznej 410 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zabytków Programy opieki nad zabytkami i sprawozdawczość w tym zakresie Społeczni Opiekunowie Zabytków Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu Zabytki nieruchome Zabytki ruchome Współdziałanie z Wojewódzkim konserwatorem zabytków i otrzymywanie informacji z rejestru zabytków Prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytku Dokumentacja archeologiczna powykonawcza Opiniowanie projektów reklam na obiektach zabytkowych Dotacje na prace remontowo konserwatorskie przy obiektach zabytkowych Realizacja uchwał Rady Miasta Realizacja Zarządzeń, ogłoszeń i obwieszczeń Prezydenta jako organu gminy Procedury i instrukcje dotyczące zarządzania jakością oraz ich zmiany i ich zmiany Doskonalenie systemu zarządzania jakością Usprawnianie organizacji urzędów, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania Monitorowanie przez gminę działalności związków międzygminnych i stowarzyszeń oraz sposobu funkcjonowania porozumień Ochrona danych osobowych Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień zakresu obsługi kancelaryjnej, archiwalnej i bibliotecznej Zaopatrzenie i nabór kandydatów do pracy Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zabytków Programy opieki nad zabytkami i sprawozdawczość w tym zakresie Społeczni Opiekunowie Zabytków Opieka nad pomnikami i miejscami pamięci Parki Kulturowe Popularyzacja i upowszechnianie wiedzy o zabytkach Zabytki nieruchome Zabytki ruchome Zgłaszanie o odkryciach lub ujawnianie przedmiotów zabytkowych Współdziałanie z Wojewódzkim konserwatorem zabytków i otrzymywanie informacji z rejestru zabytków Prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytku Podteczka - Opiniowanie projektów reklam na obiektach zabytkowych Podteczka Dotacje na prace remontowo konserwatorskie przy obiektach zabytkowych Podteczka - Dokumentacja archeologiczna powykonawcza Znakowanie obiektów zabytkowych Przygotowanie projektu budżetu Gminy Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu Realizacja Uchwał Rady Gminy Usprawnianie organizacji urzędów, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania Monitorowanie przez gminę działalności związków międzygminnych i stowarzyszeń oraz sposobu funkcjonowania porozumień 8

9 022.1 Podteczka - Rozliczenia Finansowe zadania pn. Zagospodarowanie zespołu zabytkowego Twierdzy Przemyśl w Przemyślu w celu dla udostępnienia dla turystyki kulturowej- etap I Realizacja zarządzeń Prezydenta Miasta Procedury i instrukcje dotyczące zarzadzania jakością oraz ich zmian Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zabytków Programy opieki nad zabytkami i sprawozdawczość w tym zakresie Społeczni Opiekunowie Zabytków Opieka nad pomnikami i miejscami pamięci Parki Kulturowe Popularyzacja i upowszechnianie wiedzy o zabytkach Zabytki nieruchome Podteczka Wpisy do rejestrów zabytki nieruchome Zabytki ruchome Podteczka Wpisy do rejestrów zabytki ruchome Zgłaszanie o odkryciach lub ujawnieniach przedmiotów zabytkowych Współdziałanie z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków i otrzymywanie informacji z rejestrów zabytków Prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytku Podteczka - Opiniowanie projektów reklam na obiektach zabytkowych Podteczka Dotacje na prace remontowo konserwatorskie przy obiektach zabytkowych Znakowanie obiektów zabytkowych Realizacja Uchwał Rady Gminy Realizacja zarządzeń Prezydenta Miasta Monitorowanie przez gminę działalności związków międzygminnych i stowarzyszeń oraz sposobu funkcjonowania porozumień Podteczka - Rozliczenia Finansowe zadania pn. Zagospodarowanie zespołu zabytkowego Twierdzy Przemyśl w Przemyślu w celu dla udostępnienia dla turystyki kulturowej- etap I 410 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zabytków Programy opieki nad zabytkami i sprawozdawczość w tym zakresie Społeczni Opiekunowie Zabytków Popularyzacja i upowszechnianie wiedzy o zabytkach Realizacja zadań z zakresu działalności pożytku publicznego Przygotowanie projektu budżetu miasta Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu Zabytki nieruchome Podteczka - Wpisy do rejestrów zabytki nieruchome Podteczka - Wpisy do rejestrów zabytki ruchome Współdziałanie z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków i otrzymywanie informacji z rejestrów zabytków Prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytku Podteczka Dotacja na roboty konserwatorskie, roboty budowlane przy zabytkach wpisanych do rejestru zabytków Podteczka - Opiniowanie projektów reklam na obiektach zabytkowych 2014 KOŚ Decyzje, opinie i uzgodnienia dotyczące sposobu postępowania 1999 (KOŚ) z odpadami Informacje o rodzajach i ilości odpadów umieszczanych na składowisku oraz o czasie ich składowania Ewidencja pomników przyrody Decyzje, opinie i uzgodnienia dotyczące sposobu postępowania 410. z odpadami

10 Sprawy ochrony przeciwpowodziowej Wydawanie kart wędkarskich Nadzór nad produkcją zwierzęcą Popularyzacja i propaganda ochrony środowiska Sprawy rybołówstwa i podział obwodów Zezwalanie na wytwarzanie odpadów Ochrona roślin przed chorobami Sprawy wynikające z ustawy o ochronie zwierząt Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazywanych do archiwum zakładowego Wyrażanie zgody na miejsce i sposób gospodarowania odpadami Wycinka drzew i krzewów Zezwalanie na wytwarzanie odpadów Wydawanie kart wędkarskich Szkody łowieckie Zezwalanie na zbieranie i transport odpadów Utrzymanie pomników przyrody Nadzór nad produkcją zwierzęcą Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazywanych do archiwum zakładowego Wykazy rodzaju i ilości składowanych odpadów Popularyzacja i propaganada ochrony środowiska Wycinka drzew i krzewów Sprawy ochrony przeciwpowodziowej Wycinka drzew i krzewów Uzgadnianie sposbu postępowania z odpadami Realizacja uchwał Rady Miejskiej Sprawy ochrony przeciwpowodziowej Wydawanie kart wędkarskich Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi miasta Sprawy rybactwa Popularyzacja i propaganada ochrony środowiska Wydziarżawianie obwodów łowieckich polnych Gospodarowanie terenowym Funduszem Gospodarki Wodnej i Ochrony Środowiska Gospodarowanie terenowym Funduszem Gospodarki Wodnej i Ochrony Środowiska Analizy i sprawozdawczość Popularyzacja i propaganada ochrony środowiska Sprawy wynikajace z ustawy o ochronie zwierząt Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi miasta Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego Wykazy rodzaju i ilości składowanych odpadów Uchwały Rad Miejskich Wycinka drzew i krzewów Budżet miasta i jego zmiany Wykazy rodzaju i ilości składowanych odpadów Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi miasta Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego

11 Sprawy ogólne rolnictwa Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego Uchwały Rad Miejskich Opiniowanie koncesji górniczych Sprawy organizacyjne Gospodarowanie terenowym Funduszem Gospodarki Wodnej i Ochrony Środowiska Realizacja uchwał Rady Miejskiej Gospodarka zasobami przyrody Kontrole jednostek i podmiotów nie podporzadkowanych organom miasta Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego Uzgadnianie sposobu postępowania z odpadami Gospodarka zasobami przyrody Sprawy wynikające z ustawy o ochronie zwierząt Gospodarowanie terenowym Funduszem Gospodarki Wodnej i Ochrony Środowiska Sprawy ogólne rolnictwa Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi miasta Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego Uzgadnianie sposobu postępowania z odpadami Oświadczenia w sprawie prowadzenia lub pracy w gospodarstwie rolnym Bilans źródeł zanieczyszczenia środowiska Gospodarowanie terenowym Funduszem Gospodarki Wodnej i Ochrony Środowiska Sprawy wynikające z ustawy o ochronie zwierząt Gospodarka zasobami przyrody Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi miasta Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego Oświadczenia w sprawie prowadzenia lub pracy w gospodarstwie rolnym Sprawy organizacyjne Uzgadnianie sposobu postępowania z odpadami Sprawy ogólne rolnictwa Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi miasta Sprawy wynikające z ustawy o ochronie zwierząt Gospodarowanie terenowym Funduszem Gospodarki Wodnej i Ochrony Środowiska Gospodarka zasobami przyrody Opracowania i materiały dot. projektu budżetu miasta Upoważnienia i pełnomocnictwa Uchwały Rady Miejskiej i ich realizacja Zarządzenia Prezydenta Miasta i ich realizacja Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego Sprawy organizacyjne Uzgadnianie sposobu postępowania z odpadami Uzgadnianie sposobu postępowania z odpadami Zezwolenia na zbieranie i transport odpadów Oświadczenia w sprawie prowadzenia lub pracy w gospodarstwie rolnym Zwalczanie skutków klesk żywiołowych w rolnictwie Budżet miasta i jego zmiany Sprawy wynikające z ustawy o ochronie zwierząt

12 Opracowania i materiały dot. projektu budżetu miasta Upoważnienia i pełnomocnictwa Realizacja uchwał Rady Miejskiej Sprawy organizacyjne Monitoring w zakresie ochrony środowiska Programy projekty, analizy z zakresu ochrony środowiska Zatwierdzanie projektów prac geologiczno-inżynierskich Nakazy usunięcia odpadów z miejsc nieprzeznaczonych do ich składowania Sprawy ochrony przeciwpowodziowej Stwierdzanie okresów pracy w gospodarstwie rolnym Zezwolenia na zbieranie i transport odpadów Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarki złożami i kopalinami 0052 Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu wójta (burmistrza, prezydenta miasta) jako organu gminy Zatwierdzanie projektów prac geologiczno-inżynierskich Uzgadnianie w odniesieniu do terenów zagrożonych usuwaniem się mas ziemnych Oświadczenia w sprawie prowadzenia lub pracy w gospodarstwie rolnym Nakazy usunięcia odpadów z miejsc nieprzeznaczonych do ich składowania Sprawy ochrony przeciwpowodziowej Nakładanie kar za zniszczenie, usuwanie, niewłaściwa pielęgnację terenów zieleni, drzew, krzewów Informacje o wytwarzaniu odpadów oraz sposobach gospodarowania odpadami Stwierdzanie okresów pracy w gospodarstwie rolnym Zezwolenia na zbieranie i transport odpadów Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarki złożami i kopalinami Programy projekty, analizy z zakresu ochrony środowiska Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu wójta (burmistrza, prezydenta miasta) jako organu gminy 0052 Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu wójta (burmistrza, prezydenta miasta) jako organu gminy Zezwolenia na zbieranie i transport odpadów Stwierdzanie okresów pracy w gospodarstwie rolnym Informacje o wytwarzaniu odpadów oraz sposobach gospodarowania odpadami Nakładanie kar za zniszczenie, usuwanie, niewłaściwa pielęgnację terenów zieleni, drzew, krzewów 6233 Zezwalanie na prowadzenie odzyskiwania, unieszkodliwiania, zbierania lub transportu odpadów Zgłaszanie posiadania oraz prowadzenia transportu odpadów Sprawy ochrony przeciwpowodziowej Zatwierdzanie projektów prac geologiczno-inżynierskich Uzgadnianie w odniesieniu do terenów zagrożonych usuwaniem się mas ziemnych Oświadczenia w sprawie prowadzenia lub pracy w gospodarstwie rolnym Nakazy usunięcia odpadów z miejsc nieprzeznaczonych do ich składowania Zezwolenia na zbieranie i transport odpadów 2014 (Budownictwo) Pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części 6743 Zgłaszanie zamiaru przystąpienia do wykonywania robót budowlanych, rozbiórki, 2015 zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części 7120 Samodzielności lokali mieszkalnych Rozbiórka obiektów budowlanych Ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu Ustalanie lokalizacji inwestycji celu publicznego Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych Udział w obcych zjazdach, konferencjach, seminariach, sympozjach, forach Udostępnianie informacji publicznej Programy

13 2003 Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych Wyjaśnienia, interpelacje,opinie, akty prawne dotyczące współdziałania gminy z 2015 innymi jednostkami organizacyjnymi 6720 Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu wójta (burmistrza, 2015 prezydenta miasta) jako organu gminy 074 Opinie prawne na potrzeby gminy i jej jednostek organizacyjnych Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne Ochrona danych osobowych Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i 2015 członkach ich rodzin 2122 Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników urzędu Opiniowanie i ocenianie pracowników urzędów Kontrole zewnętrzne w podmiotach 2015 (Zabytki) Monitorowanie przez gminę działalności związków międzygminnych Podteczka - Rozliczenie finansowe zadania pn. Zagospodarowanie zespołu 2015 zabytkowego TP w celu udostępnienia dla turystyki kulturowej, etap I 410 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu 2015 ochrony zabytków Podteczka Miejscowe Plany Zagospodarowania Przestrzennego Programy opieki nad zabytkami i sprawozdawczość w tym zakresie Społeczni Opiekunowie Zabytków Parki kulturowe Popularyzacja i upowszechnianie wiedzy o zabytkach Realizacja zadań z zakresu działalności pożytku publicznego Realizacja uchwał Rady Gminy Realizacja zarządzeń Prezydenta Miasta Sprawozdani okresowe z wykonania budżetu Zabytki nieruchome Podteczka - wpisy do rejestru zabytków nieruchomych Zabytki ruchome Podteczka wpisy do rejestru zabytków ruchomych Zgłaszanie o odkryciach lub ujawnieniach przedmiotów zabytkowych Współdziałanie z WKZ i otrzymywanie informacji z rejestru zabytków Prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytku Podteczka - Dotacje na prace remontowo - konserwatorskie przy obiektach 2015 zabytkowych Podteczka Opiniowanie projektów reklam na obiektach zabytkowych Znakowanie obiektów zabytkowych 2015 (KOŚ) Nakładanie kar za zniszczenie, usuwanie, niewłaściwą pielęgnację terenów zieleni, drzew, krzewów 6140 Ochrona zwierząt gospodarskich i domowych Administrowanie łowiectwem Zwalczanie zakaźnych chorób zwierzęcych Powierzanie realizacji zadań z zakresu gospodarki leśnej Pozwalanie na wprowadzanie do środowiska substancji lub energii Zapobieganie i reagowanie w sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych 2015 W odniesieniu do powyższej dokumentacji z zakresu ochrony środowiska i ochrony i konserwacji zabytków naruszony został przepis 63 ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, 13

14 jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.), zgodnie z którym, cyt.: teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej. Ponadto naruszone zostały przepisy 64 ust. 2, 3 i 4 powołanej wyżej instrukcji kancelaryjnej, w myśl których, cyt.: 2) w przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie kierownikowi komórki przejmującej zadania dokumentacje spraw niezakończonych. Protokół otrzymuje do wiadomości archiwum zakładowe. 3) Komórka organizacyjna,która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z odpowiednio 28 ust. 3 i 55 ust. 3. 4) pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej. Dokumentacja z zakresu budownictwa pozostaje w kontrolowanej jednostce z powodu braku dostatecznej powierzchni magazynowej w archiwum zakładowym. Przedstawiając powyższe ustalenia, a także mając na uwadze konieczność zapewnienia poprawy działalności w zakresie objętym postępowaniem kontrolnym oraz wyeliminowania stwierdzonych uchybień zobowiązuję Pana do: 1. Przekazania dokumentacji z zakresu ochrony i konserwacji zabytków i ochrony środowiska do archiwum zakładowego w terminie do r. 2. Przekazania dokumentacji z zakresu budownictwa w terminie wyznaczonym przez archiwum zakładowe po uzyskaniu dodatkowej powierzchni magazynowej. 3. Przestrzegania przepisów 63 ust ust. 2 3 i 4 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). 4. Przekazania do Wydziału Organizacji Kadr i Kontroli kopii protokołu zdawczo-odbiorczego niezwłocznie po przekazaniu w/w teczek do archiwum zakładowego. Informuję, iż przysługuje Panu prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do oceny, zaleceń i wniosków wskazanych w niniejszym wystąpieniu w terminie 7 dni od daty jego otrzymania. 14

15 Obliguję ponadto Pana do informowania mnie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych, względnie do przedstawienia harmonogramu przedsięwzięć zamierzających do ich realizacji. W przypadku złożenia zastrzeżeń do ocen, zaleceń i wniosków zawartych w przedmiotowym wystąpieniu, termin o którym mowa powyżej będzie biegł od otrzymania ostatecznego stanowiska. Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Robert Choma Prezydent Miasta Przemyśla (podpisano bezpiecznym podpisem elektronicznym) Otrzymują: 1. Adresat 2. A/a. 15