INSTRUKCJA POSTEPOWANIA Z DEPOZYTAMI WARTOŚCIOWYMI w Domu Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej w Kozienicach

Transkrypt

1 1 Załącznik do Zarządzenia nr 3/2018 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej w Kozienicach z dnia INSTRUKCJA POSTEPOWANIA Z DEPOZYTAMI WARTOŚCIOWYMI w Domu Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej w Kozienicach 1.Postanowienie ogólne 1. Instrukcja dotyczy trybu postępowania z depozytami wartościowymi należącymi do mieszkańców Domu pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej w Kozienicach. 2. Depozytami wartościowymi w rozumieniu instrukcji są przedmioty wartościowe wartościowe. Do przedmiotów wartościowych zalicza się: a-pieniądze zagraniczne i złote monety, b-kruszce szlachetne i wyroby z tych kruszców oraz drogie kamienie (biżuteria), c-pieniądze obiegowe polskie, d-inne przedmioty uznana za wartościowe. 2. Do papierów wartościowych zalicza się: a-zagraniczne papiery wartościowe, b-krajowe papiery wartościowe, c-weksle, skrypty dłużne, akcje, d-listy gwarancyjne, e-książeczki oszczędnościowe, f-książeczki czekowe, g-oryginalne dowody zabezpieczające prawo własności. i papiery Depozyty wartościowe, o których mowa w 2 za wyjątkiem polskich pieniędzy obiegowych, powinny być przechowywane w szafie metalowej, zabezpieczonej przed pożarem, zniszczeniem i kradzieżą. 2. Polskie pieniądze obiegowe mogą być przechowywane w szafie metalowej przez okres 24 godzin. Po upływie tego okresu winne być odprowadzone do banku. 3. Dom odpowiada za całość przyjętego depozytu wartościowego. 4.Za przedmioty wartościowe i papiery wartościowe nie złożone przez mieszkańca, jego opiekuna prawnego, rodziców lub inne osoby do depozytu Dom nie ponosi odpowiedzialności.

2 2 2.Tryb postępowania z depozytami wartościowymi. 4. Dom Pomocy Społecznej prowadzi księgę depozytów wartościowych o charakterze rzeczowym określonym w 2. Księga depozytów nie obejmuje polskich pieniędzy obiegowych, które deponowane są na koncie sum depozytowych. Księga depozytów wartościowych powinna zawierać następujące dane: numer kolejny, nazwisko i imię mieszkańca, datę urodzenia, imiona rodziców, datę przyjęcia depozytu, rodzaj przedmiotu wartościowego (nazwa, cechy, waga itp.), data wydania depozytu, nazwisko i imię osoby odbierającej depozyt, nr, seria dowodu tożsamości, podpis osoby odbierającej depozyt. 4. Księgę depozytów wartościowych wraz z dowodami jej zapisów przechowuje się pod zamknięciem odpowiednio zabezpieczoną w kasie pancernej Domu. 5.Osobą odpowiedzialną za prowadzenie i zabezpieczenie księgi jest kasjer Domu Depozyty wartościowe wymienione w 2, przyjęte do depozytu powinny być zabezpieczone w sposób wykluczający wyjęcie lub zamianę przedmiotów bez naruszenia opakowania. 2.Dom Pomocy Społecznej bezpośrednio przy przyjmowaniu przedmiotów depozytu wartościowego powinien sporządzić w 3-ech egzemplarzach protokólarnych spis przedmiotów wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1. Jeden egzemplarz protokołu otrzymuje mieszkaniec lub opiekun prawny, drugi składa się wewnątrz opakowanego depozytu, trzeci dołącza się do akt osobowych mieszkańca. 3. Protokół zawiera następujące dane: -nazwisko i imię, data urodzenia mieszkańca i imię i nazwisko osoby przekazującej depozyt w imieniu mieszkańca, -nazwiska i imiona, stanowiska służbowe osób przyjmujących, -szczegółowo opisanie przedmiotów (nazwa, rodzaj, jakość cechy i znaki szczególne, ilość wagę, kolor, ewentualne uszkodzenia, stopień zużycia itp.) -nazwiska i imiona, stanowiska służbowe osób obecnych przy przyjmowaniu przedmiotów, opakowaniu i opieczętowaniu, -podpisy wyżej wymienionych osób. 4. Na opakowaniu depozytów zamieszcza się napisy określające: -nazwisko i imię, data urodzenia mieszkańca składającego depozyt, -rodzaj depozytu, -numer pod jakim wpisano do księgi depozytowej. 5. Przy otwieraniu depozytów należy zwrócić uwagę aby pieczęcie i opakowanie nie było naruszone. 6. W razie stwierdzenia braku lub niezgodności pomiędzy zawartością depozytu a spisem przedmiotów należy sporządzić protokół komisyjny, ustalając rodzaj braków, wysokość szkód oraz stan opakowania.

3 3 Protokół należy przekazać Dyrektorowi Domu Pomocy Społecznej, który jest zobowiązany do powiadomienia organów powołanych do ścigania przestępstw. 6. Mieszkaniec otrzymuje swój depozyt wartościowy ze zwrotem pokwitowania depozytowego ( protokół zwrotu, stanowiącego załącznik nr 2). Na żądanie mieszkaniec może mieć wydany depozyt częściowo. W razie zgonu mieszkańca depozyty wydaje się jego prawnym spadkobiercom po przedstawieniu dowodu uprawniającego do spadkobrania (stwierdzenia praw do spadku przeprowadzonego przez Sąd.) lub akt notarialny zarejestrowany, poświadczający dziedziczenie spadku. Osoba odbierająca depozyt kwituje odbiór podpisem i datą a ponadto pracownik odpowiedzialny za depozyty spisuje numer i serię dowodu tożsamości i nazwę organu wydającego ten dokument Kwoty pieniężne z indywidualnych kont depozytowych są wypłacone mieszkańcom posiadającym zdolność do czynności prawnych i swobodnego dysponowania środkami pieniężnymi za pokwitowaniem w celu zaspokojenia bieżących potrzeb życia codziennego mieszkańca. 2.Pobranie środków następuje na imienny wniosek mieszkańca stanowiący załącznik nr 3 do instrukcji. 3.W przypadku osób ubezwłasnowolnionych całkowicie pieniądze pobiera ustanowiony przez Sąd opiekun prawny, 4.Opiekun prawny składa wniosek wg. wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji. 5.Podjęcie przez opiekuna prawnego gotówki z konta sum depozytowych powyżej 400,00 PLN jednorazowo w ciągu miesiąca wymaga zgody Sądu Wszelkie zakupy dla mieszkańców winny być dokonywane przez osoby do tego upoważnione i dokumentowane rachunkami, które /zależnie od rodzaju zakupów/ po adnotacji o pozycji i stronie wpisu do kartoteki imiennej lub kontrolki zakupów bieżących mieszkańca winny być przechowywane w dokumentacji Domu Pomocy Społecznej. 2. Przekazanie rzeczy /artykułów spożywczych, papierosów itp./ zakupionych dla mieszkańca odbywa się z pokwitowaniem odbioru przez dyżurną pielęgniarkę lub opiekuna /czytelny podpis/ z jednoczesną adnotacją na dowodzie zakupu imienia i nazwiska mieszkańca, pozycji i strony imiennej kontroli zakupów bieżących. Ponumerowane, kolejne dowody zakupu należy odnotować w kontrolce i zachować do kontroli co najmniej przez 6-mcy - wzór załącznik nr 5. 3.Zakupione przedmioty o charakterze trwałym, jak np. meble, rowery, sprzęt sportowy, sprzęt radiowo telewizyjny itp. Należy wpisać do imiennej księgi inwentarzowej mieszkańca i postępować jak ust Otrzymane, pozostałe rzeczy dla mieszkańca wpisuje się do kontrolki na podstawie otrzymanych rachunków lub w przypadku braku rachunku opisuje otrzymane przedmioty /rodzaj, ilość sztuk itp./ z adnotacją kto przekazał. 5.Zakupione bądź przekazane przedmioty o charakterze trwałym dla mieszkańca powinny być odpowiednio oznakowane prze trwały napis lub naszywkę z trwałym napisem w najmniej widocznym miejscu o treści WP /co oznacza własność prywatna /oraz imię i nazwisko mieszkańca.

4 4 6.Osobą odpowiedzialną za prowadzenie imiennych ksiąg inwentarzowych, imiennych kontrolek zakupów bieżących oraz kontrolek przedmiotów otrzymanych dla mieszkańców Domu jest odpowiedzialny pracownik socjalny Domu. 7.Opiekunowie prawni składają informacje o poczynionych zakupach i stanie konta podopiecznych mieszkańców przed Sądem W razie śmierci mieszkańca, pracownik socjalny informuje znanych Domowi spadkobierców oraz gminę wnoszącą za pobyt mieszkańca opłatę zastępczą o pozostawionym depozycie wartościowym na druku wg wzoru nr 6 dołączonego do niniejszej instrukcji. 2.Osobie wskazanej przez mieszkańca /upoważnienie w aktach osobowych mieszkańca/ przekazać spis rzeczy osobistych, będących w bieżącym użytkowaniu mieszkańca np. odzież, obuwie, radio, telewizor, wózek inwalidzki itp. i udokumentować wzór załącznik nr W przypadku opuszczenia Domu Pomocy Społecznej przez mieszkańca na dłuższy okres czasu (wyjazdu do domu, szpitala, sanatorium itp. I nie przekazania przedmiotów i papierów wartościowych określonych w 2 niniejszej instrukcji do depozytu Domu oraz nie zabezpieczenia swoich rzeczy osobistych należy: a) Przedmioty i papiery wartościowe komisyjnie spisać i niezwłocznie przekazać osobie odpowiedzialnej w DPS za prowadzanie księgi depozytów wartościowych i ich zabezpieczenie. b) Rzeczy osobiste mieszkańca komisyjnie spisać i zabezpieczyć przed kradzieżą. 2. Spisu dokonuje się komisyjnie. W skład komisji wchodzi przedstawiciel samorządu mieszkańców oraz dwóch pracowników pełniących dyżur. Protokół ze spisem rzeczy osobistych mieszkańca przekazać pracownikowi socjalnemu. 3. Tryb postępowania opisany w pkt. 1 i pkt. 2 stosuje się odpowiednio w przypadku śmierci mieszkańca. 11. Nie podjęte depozyty ulegają likwidacji stosowane do obowiązujących w tym zakresie przepisów. 12. Za zgodą lub na życzenie mieszkańca lub opiekuna mogą być dokonywane przelewy z rachunku, konta sum depozytowych Domu na imienne książeczki oszczędnościowe lub konta osobiste a także dokonywane rozliczenia za leki i inne należności na podstawie otrzymanych faktur.

5 5

6 6 Załącznik nr 1 do Instrukcji Postępowania z Depozytami Wartościowymi w Domu Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej w Kozienicach. PROTOKOLARNY SPIS PRZEDMIOTÓW PRZYJĘTYCH DO DEPOZYTU W DOMU POMOCY SPOŁECZNEJ IM. KAZIMIERY GRUSZCZYŃSKIEJ W KOZIENICACH 1/ Imię i nazwisko mieszkańca.. 2/ Data urodzenia mieszkańca.. 3/ Data przyjęcia depozytu 4/ Wykaz przedmiotów wraz z opisem i określeniem wartości szacunkowej /rodzaj, jakość, cechy szczególne i znaki, uszkodzenia, ilości, waga itp.: (imię i nazwisko osoby przekazującej przedmioty do depozytu.. (imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby przyjmującej depozyt /imiona i nazwiska, stanowiska służbowe, podpisy osób obecnych przy przyjmowaniu, pakowaniu i pieczętowaniu depozytu. Zarejestrowano w księdze depozytów na stronie pod pozycją. Sporządził:... /nazwisko imię, stanowisko służbowe, podpis/

7 7 Środki pieniężne na koncie depozytowym w kwocie... Imię i nazwisko, stanowisko służbowe, podpis osoby zobowiązanej do prowadzenia depozytu. Rozliczenie należności (np. za pobyt w DPS, zakup leków, pampersów) -do zwrotu kwota.. -do zapłaty kwota imię i nazwisko, stanowisko służbowe, podpis osoby zobowiązanej Adnotacje pracownika socjalnego dotyczące postępowania z w/w depozytami wartościowymi: (podpis pracownika socjalnego).. Główny księgowy Zatwierdzam:.. Dyrektor

8 8 Załącznik nr 2 do Instrukcji Postępowania z Depozytami Wartościowymi w Domu Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej w Kozienicach PROTOKÓŁ ZWROTU DEPOZYTU/CAŁOŚCI-CZĘŚCI/* W dniu.... w Domu Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej w Kozienicach, został odebrany przez: -*mieszkańca Domu Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej w Kozienicach (imię i nazwisko mieszkańca) -*/prawnego spadkobiercę... (imię i nazwisko) (numer dowodu osobistego, wydany przez, PESEL) Mieszkańca Domu... Na podstawie... (rodzaj dokumentu stwierdzającego prawo do spadku) Pani/i..... (imię i nazwisko mieszkańca) Pozostawiła/a w depozycie następujące przedmioty i papiery wartościowe, środki pieniężne i nie rozliczone należności: 1)przedmioty i papiery wartościowe: ) Środki pieniężne na koncie depozytowym w kwocie:. 3)Rozliczenie należności (np. za pobyt w DPS, zakup leków itp.): -do zapłaty przez mieszkańca kwota... Po rozliczeniu pozostała kwota do zwrotu.

9 9 Potwierdzam odbiór Wyżej wymienionego depozytu data, czytelny podpis Wydający depozyt... (imię i nazwisko, stanowisko służbowe, podpis osoby wydającej depozyt) Wydano w obecności:.. (imię i nazwisko, podpis)... (imię i nazwisko, podpis). (imię i nazwisko, podpis) Zatwierdzam:.. (główny księgowy) (dyrektor) *-niepotrzebne skreślić

10 10 Załącznik nr 3 do Instrukcji Postępowania z Depozytami Wartościowymi w Domu Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej. w Kozienicach. /imię i nazwisko mieszkańca/ Dyrektor Domu Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej w Kozienicach WNIOSEK ZWRACAM SIĘ Z PROŚBĄ O WYPŁACENIE Z KONTA DEPOZYTOWEGO kwoty: słowie kwoty:.. Powyższą kwotę przeznaczę na:..... /data i podpis mieszkańca/. /podpis głównego księgowego/ Zatwierdzam do wypłaty:. /podpis dyrektora/ Kwituję odbiór gotówki w kwocie:.słownie:..... /data i podpis mieszkańca/ /imię, nazwisko i podpis osoby obecnej przy odbiorze pieniędzy/

11 11 Załącznik nr 4 do Instrukcji Postępowania z Depozytami Wartościowymi w Domu Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej w Kozienicach.. /imię i nazwisko/ /adres/ DW seria.. Nr. Wydany przez.. Dyrektor Domu Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej w Kozienicach WNIOSEK ZWRACAM SIĘ Z PROŚBĄ O WYPŁACENIE Z KONTA DEPOZYTOWEGO MIESZKAŃCA Imię i nazwisko.. kwota:..... słownie zł:... dla mieszkańca Domu Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej jestem/*.. (np. opiekunem prawnym lub osoba upoważnioną). Wypłacaną kwotę przeznaczę na: dla mieszkańca.. (imię i nazwisko mieszkańca)..... (data, imię i nazwisko, czytelny podpis) Adnotacja pracownika zajmującego się dokumentacją mieszkańców zamieszkujących w Domu Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej w Kozienicach: Postanowienie Sądu:... Podpis pracownika socjalnego:.... Zatwierdzam do wypłaty:... (Główny księgowy).. (Dyrektor) Kwituję odbiór gotówki w zł:., (słownie zł).... (data, imię i nazwisko, czytelny podpis)

12 12 Załącznik nr 5 do Instrukcji Postępowania z Depozytami Wartościowymi w Domu Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej w Kozienicach. ZAKUPY DLA MIESZKAŃCÓW -wzór- Data pobrania pieniędzy /kwota Dowód zakupu paragon, faktura kolejny numer paragon Kwota: 5zł Rodzaj Ilość Dokonujący zakupu Woda mineralna 1,5 l ciastka 1 szt. Potwierdzenie przyjęcia dla mieszkańca (podpis pracownika) Pozostała kwota pieniędzy Zakupy na targu za kwotę zł 32, paragon za kwotę 4,00 zł Pomidory 18 zł Jabłka 14 zł Papierosy 20zł Sok pomidorowy 1l 1 kg. 1 kg. 200 szt. 1 szt. -str.1.-

13 13 Załącznik nr 6 do Instrukcji Postępowania z Depozytami Wartościowymi w Domu Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej w Kozienicach. DPS.Zop Kozienice, dnia Pan/i/.. ul... - Wezwanie osób uprawnionych do odbioru depozytu po zmarłym Pan/i/..synu/córce.. ur..r. zm. Zawiadamiam, że w dyspozycji Domu Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej w Kozienicach znajdują się depozyty wartościowe założone przez Pana/Panią -Środki pieniężne w wysokości:.. -Przedmioty wartościowe:. -Papiery wartościowe.. Działając na podstawie Ustawy z dnia 18 października 2006r. o likwidacji niepodjętych depozytów (Dz. U. z 2006r. Nr 208, poz. 1537) prosimy o wskazanie osób uprawnionych do odjęcia złożonego depozytu, podkładając stosowane dokumenty, potwierdzające następstwo prawne po Panu/Pani.. Dom Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej w Kozienicach wyda ww. depozyt po przedstawieniu przez uprawnionych prawomocnym postanowieniem sądu o nabyciu spadku po zmarłym lub notarialny zarejestrowany akt poświadczający dziedziczenie. Informujemy, iż w przypadku niepodjęcia depozytu w terminie 3 lat od daty wezwania do jego odbioru, depozyt ulegnie likwidacji z mocy art. 4 wyżej powołanej ustawy, tj. nastąpi przejście prawa do tego depozytu na rzecz Skarbu Państwa.

14 14 Załącznik nr 7 do Instrukcji Postępowania z Depozytami Wartościowymi w Domu Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej w Kozienicach. Kozienice, OŚWIADCZENIE Ja, niżej podpisany/a.. /Imię i nazwisko/ Jako osoba wskazana przez zmarłego/zmarłą: Imię i nazwisko. Do odbioru w razie jej/jego śmierci rzeczy osobistych będących w codziennym użytkowaniu Oświadczam, że: Zgodnie ze spisem z dnia.. 1/*Wyżej wymienione odebrałem /am 2/*Wyżej wymienione pozostawiam do użytkowania przez mieszkańców Domu i nie będę rościł/a w przyszłości do nich praw. 3/*Odebrałem/am pozycje nr./ /../ Pozostałe postanawiamy do użytkowania przez mieszkańców Domu i nie będę rościł/a do nich praw w przyszłości... /czytelny podpis/ *Niepotrzebne skreślić... /czytelny podpis pracownika socjalnego DPS/

15 15 Załącznik nr 8 do Instrukcji Postępowania z Depozytami Wartościowymi w Domu Pomocy Społecznej im. Kazimiery Gruszczyńskiej w Kozienicach. OŚWIADCZENIE O ZAPOZNANIU SIĘ Z INSTRUKCJĄ POSTĘPOWANIA Z DEPOZYTAMI W DPS KOZIENICE., dnia..r. (miejscowość i data) Imię i Nazwisko... /mieszkańca, opiekuna prawnego, rodziny*/ oświadczam, że dnia.....r. zapoznałem się treścią: INSTRUKCJĄ POSTĘPOWANIA Z DEPOZYTAMI WARTOŚCIOWYMI W DOMU POMOCY SPOŁECZNEJ IM. KAZIMIERY KRUSZCZYŃSKIEJ W KOZIENICACH (podpis mieszkańca, opiekuna prawnego, rodziny) *Niepotrzebne skreślić

16 16