I POSTANOWIENIA OGÓLNE

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 9/2013 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Niemojowicach z dnia r. INSTRUKCJA w sprawie trybu postępowania z depozytami wartościowymi i depozytami pieniężnymi Domu Pomocy Społecznej w Niemojowicach I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Dom Pomocy społecznej w Niemojowicach zapewnia bezpłatnie bezpieczne przechowywanie środków pieniężnych i przedmiotów wartościowych stanowiących własność mieszkańca poprzez złożenie ich do depozytu. 2. Instrukcja określa tryb postępowania z depozytami wartościowymi, pieniężnymi w Domu Pomocy Społecznej w Niemojowicach Instrukcja została opracowana w oparciu o niżej wymienione przepisy i akty normatywne: a) ustawy z dnia r. o likwidacji niepojętych depozytów (Dz. U. z 2006r. Nr 2008, poz.1537), b) ustawa z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964r., Nr 16, poz. 93, z późn. zm.) c) ustawa z dnia 25 lutego 1964r. Kodeks Rodzinny i Opiekuńczy (Dz. U. z 2012r., poz. 788 z późn. zm.) d) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 sierpnia 2012r. w sprawie domów pomocy społecznej (Dz. U.2012r., poz. 964), 1. Depozytami wartościowymi są przedmioty wartościowe i dokumentalne. 2. Do przedmiotów wartościowych zalicza się: a) pieniądze zagraniczne i złote monety, b) kruszce szlachetne i wyroby z tych kruszców oraz drogie kamienie (biżuteria), c) zagraniczne papiery wartościowe, d) krajowe papiery wartościowe, e) pieniądze obiegowe polskie, f) inne przedmioty uznane za wartościowe przez mieszkańca DPS w Niemojowicach. 3. Do przedmiotów dokumentalnych zalicza się w szczególności weksle, skrypty dłużne listy gwarancyjne, książeczki oszczędnościowe, książeczki czekowe i oryginalne dowody zabezpieczające prawa własności Depozyty wartościowe przechowywane są w sejfie w kasie DPS w Niemojowicach. 2. Za depozyty wartościowe pozostawione w sejfie ponosi odpowiedzialność DPS w Niemojowicach. 3. Za przedmioty wartościowe i dokumentalne nie złożone przez mieszkańca do depozytu DPS nie ponosi odpowiedzialności. 3

2 4. Osobą odpowiedzialną za przechowywanie depozytu w sejfie DPS jest kasjer. II. TRYB POSTĘPOWANIA Z DEPOZYTAMI WARTOŚCIOWYMI Osoby przebywające w domu pomocy społecznej lub w imieniu tej osoby opiekun prawny oraz inne osoby mogą przekazywać do depozytu DPS posiadane przedmioty wartościowe i dokumenty. 2. Osoba, która nie skorzystała z możliwości określonej w ust. 1 powinna być pouczona, że dom pomocy społecznej nie ponosi odpowiedzialności za przedmioty wartościowe i dokumentalne nie przekazane do depozytu (załącznik nr 1). 3. Depozyty wartościowe należy zabezpieczyć komisyjnie w sposób wykluczający wyjęcie lub zamianę przedmiotów bez naruszenia opakowania. 4. Komisję zabezpieczenia przedmiotów wartościowych i dokumentalnych powołuje Dyrektor DPS w Niemojowicach. 5. Komisja składa się minimum z dwóch osób. 6. Komisja bezpośrednio po przyjęciu przedmiotów do depozytu sporządza w 3 egzemplarzach protokolarny spis przedmiotów (załącznik nr 2). 7. Spis przedmiotów powinien zawierać następujące dane: a) nazwisko i imię, datę urodzenia mieszkańca, b) datę przyjęcia depozytu, c) nazwisko, imię i stanowisko osób przyjmujących przedmioty, d) nazwisko, imię i stanowisko osób obecnych przy sporządzeniu spisów przedmiotów, opakowaniu i opieczętowaniu, e) szczegółowe opisanie przedmiotów (rodzaj, jakość, cechy szczególne i znaki, uszkodzenia, ilość i wagę itp.), f) podpisy wyżej wymienionych osób. 8. Jeden egzemplarz spisu przedmiotów komisja składa wewnątrz opieczętowanego depozytu, drugi egzemplarz dołącza do teczki osobowej mieszkańca, która znajduje się u pracownika socjalnego, trzeci egzemplarz spisu komisja wydaje mieszkańcowi składającemu depozyt. 9. Na opakowaniu depozytów komisja zamieszcza napisy określające: a) nazwisko i imię, datę urodzenia osoby składającej depozyt, b) rodzaj depozytu, c) numer w księdze depozytów 6 1. Księgę depozytu prowadzi pracownik socjalny Domu. 2. Księga depozytu posiada ponumerowane strony, przesznurowane karty oraz przytwierdzone końce sznurka do ostatniej strony pieczęcią lakową lub naklejką z pieczątką firmową DPS w Niemojowicach. Obok pieczęci dyrektor DPS i główny księgowy stwierdzają cyfrowo i słownie ilość stron podpisami. 3. Księga depozytów zawiera następujące dane: a) numer porządkowy, b) nazwisko i imię mieszkańca, c) datę przyjęcia depozytu, d) numer protokołu spisowego e) datę wydania depozytu, f) podpis osoby odbierającej depozyt 4. Księga depozytów powinna być przechowywana pod zamknięciem.

3 7 1. Mieszkaniec otrzymuje swój depozyt na wniosek (załącznik nr 3). 2. W razie stwierdzenia braku lub niezgodności w depozycie, sporządza się komisyjnie protokół ustalający rodzaj braków, wysokość szkód oraz stan opakowania. Do tego protokołu należy dołączyć spis przedmiotów i opakowanie. Komisja kieruje protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 4, wraz z załącznikami do Dyrektora DPS, który skieruje sprawę do organu powołanego do ścigania przestępstw W razie zgonu mieszkańca, depozyt wydaje się jego prawnym spadkobiercom. 2. Podstawę do wydania depozytów stanowi przedstawienie odpowiedniego dokumentu potwierdzającego nabycie spadku. 3. Osoba odbierająca depozyt (spadkobierca) kwituje odbiór podpisem i datą w księdze depozytów. 4. W razie stwierdzenia braku lub niezgodności w depozycie, sporządza się komisyjnie protokół ustalający rodzaj braków, wysokość szkód oraz stan opakowania. Do tego protokołu należy dołączyć spis przedmiotów i opakowanie. Komisja kieruje protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 4, wraz z załącznikami do Dyrektora DPS, który skieruje sprawę do organu powołanego do ścigania przestępstw W przypadku niepodjęcia depozytów wartościowych po śmierci mieszkańca, DPS wzywa osoby uprawnione do ich odbioru wyznaczając 3-letni termin odbioru. 2. Niepodjęte depozyty wartościowe podlegają likwidacji na podstawie przepisów ustawy z dnia 18 października 2006r. o likwidacji niepodjętych depozytów (Dz. U. 2006r., Nr 208, poz. 1537). III. OSOBY UBEZWŁASNOWOLNIONE CZĘŚCIOWO LUB CAŁKOWICIE W przypadku osób ubezwłasnowolnionych depozytem gotówkowym mieszkańca dysponuje ustanowiony przez Sąd opiekun prawny. Może on składać wnioski o wypłatę środków finansowych (załącznik nr 3) na dokonywanie niezbędnych zakupów w celu zaspokojenia bieżących potrzeb mieszkańca. 2. W przypadku ważniejszych spraw dotyczących mieszkańca, opiekun prawny powinien przedstawić zezwolenie Sądu na dysponowanie majątkiem mieszkańca. IV. KONTA DEPOZYTOWE W DPS w Niemojowicach prowadzi się ewidencję środków pieniężnych mieszkańców, które gromadzone są na koncie depozytowym rachunku bankowego DPS w Niemojowicach. 2. Konto depozytowe prowadzi się w systemie komputerowym (firma ARISCO dom).

4 3. Konta depozytowe prowadzone są dla mieszkańców, którzy wystąpili z takim wnioskiem. 4. Odsetki naliczane przez bank od środków zgromadzonych mieszkańców doliczane są do indywidualnych kart analitycznych konta depozytowego. 5. Od odsetek naliczonych przez bank odlicza się prowizję bankową za prowadzenie konta Naliczaniem odsetek zajmuje się wytypowany pracownik przez Dyrektora dps. 2. Odsetki nalicza się w następujący sposób: Kwota odsetek naliczonych przez bank na koncie depozytowych I KROK = Wysokość odsetek Kwotę znajdującą się na koncie depozytowym - stan na ostatni dzień miesiąca II KROK obliczanie wysokości odsetek dla poszczególnych mieszkańców Stan depozytu gotówkowego x Wysokość odsetek mieszkańca = Wysokość odsetek należnych mieszkańcowi 3. Naliczone odsetki należy uwzględnić w indywidualnych kartach analitycznych konta depozytowego mieszkańców. 4. Wszystkie operacje dokonywane w indywidualnych kartach analitycznych konta depozytowego mieszkańca są poufne. Wgląd w dokumentację ma jedynie mieszkaniec, pracownik zajmujący się sprawami depozytowymi oraz opiekun prawny. 5. Indywidualne karty analityczne konta depozytowego mieszkańców powinny być zabezpieczone w szafie zamkniętej. 6. Pracownik domu pomocy społecznej prowadzący sprawy depozytowe mieszkańców jest odpowiedzialny za aktualizowanie sytuacji mieszkańca. 7. Za nadzór i prawidłowe prowadzenie konta depozytowego mieszkańców odpowiada Główny Księgowy Domu Wypłata środków pieniężnych z konta depozytowego odbywa się na wniosek mieszkańców, opiekunów prawnych lub ustanowionych przez Sąd kuratorów (załącznik nr 3). 2. Z konta depozytowego mogą być przekazywane środki finansowe za leki, pampersy i używki niezbędne dla mieszkańca w formie bezgotówkowej przelew z konta depozytowego. 3. Opłata za pobyt mieszkańca w Domu Pomocy Społecznej w Niemojowicach również może być dokonywana w formie bezgotówkowej - przelew z konta depozytowego. 4. W przypadku osób świadomych niepiśmiennych pełnomocnik do dysponowania środkami zgromadzonymi na koncie depozytowym może być ustanowiony w formie poświadczenia notarialnego. 5. Mieszkaniec może zrezygnować z przechowywania pieniędzy w depozycie bez podawania przyczyny (załącznik nr 5). Pracownik jest zobowiązany uprzedzić, że od tego momentu

5 dom pomocy społecznej nie odpowiada za pobrane przez niego przedmioty wartościowe, czy gotówkę. 6. Mieszkaniec jeżeli nie jest ubezwłasnowolniony częściowo lub całkowicie ma prawo pobrać dowolnie wysoką kwotę z depozytu, każdorazowo kwitując jej odbiór podpisem w obecności świadka. Nie można wprowadzać ograniczeń co do wysokości kwoty wypłacanej z depozytu. V. TRYB POSTĘPOWANIA Z PRZEDMIOTAMI WARTOŚCIOWYMI I PIENIĘŻNYMI ZMARŁEGO MIESZKAŃCA Po przekazaniu ciała zmarłego mieszkańca domu do prosektorium wprowadza się następujące zasady postępowania: a) w przypadku mieszkańca zamieszkującego pokój jednoosobowy, pokój ten zostaje natychmiast zaplombowany przez pracowników dyżurujących; odplombowanie pokoju następuje na podstawie decyzji Dyrektora domu, po czym pracę podejmuje komisja określona w 5 ust. 4 Instrukcji, która dokonuje spisu przedmiotów wartościowych i wartości pieniężnych pozostawionych przez zmarłego mieszkańca. b) w przypadku mieszkańca zajmującego pokój wieloosobowy spisu przedmiotów wartościowych i wartości pieniężnych pozostawionych przez zmarłego mieszkańca dokonuje komisja składająca się z co najmniej 2 osób sprawujących w tym czasie dyżur; pracę komisja podejmuje natychmiast po przekazaniu ciała do prosektorium. c) spisane przedmioty wartościowe i wartości pieniężne zostają niezwłocznie przekazane do depozytu na zasadach określonych w Instrukcji. 2. W przypadku śmierci mieszkańca Domu Pomocy Społecznej w Niemojowicach przedmioty wartościowe i depozyt pieniężny zostają wydane spadkobiercom mieszkańca po dostarczeniu odpowiedniego dokumentu potwierdzającego nabycie spadku. 3. Spadkobierca może otrzymać depozyt na wniosek (załącznik nr 3) na jeden z trzech niżej wymienionych sposobów: a) osobiście w kasie Domu Pomocy Społecznej w Niemojowicach, b) przelewem bankowym, po uwierzytelnieniu numeru konta bankowego i potwierdzeniu wiarygodności danych przez notariusza, c) przekazem pocztowym po potwierdzeniu wiarygodności danych przez notariusza oraz oświadczeniu spadkobiercy na wyrażenie zgody o pomniejszenie depozytu o koszty przesyłki pocztowej. 4. W przypadku śmierci mieszkańca dom pomocy społecznej jest zobowiązany wezwać osoby uprawnione do odebrania depozytu wartościowego wyznaczając trzy letni termin ich odbioru oraz poinformować o skutkach nie podjęcia depozytu. Informacje w formie ogłoszenia należy wywiesić na tablicy ogłoszeń w domu pomocy społecznej przez okres 6 miesięcy (załącznik nr 6). W przypadku gdy szacunkowa wartość depozytu przekracza 5 tysięcy złotych, przechowujący depozyt zamieszcza również ogłoszenie w Biuletynie Informacji Publicznej. 5. Rzeczy osobiste mieszkańca /ubranie, drobne przedmioty itp./ zostają wydane najbliższej rodzinie zmarłego małżonkowi, zstępnym, wstępnym, rodzeństwu lub w przypadku ich braku dalszym krewnym lub powinowatym. 6. Uprawnieni wymienieni w pkt. 6 mogą wydać dyspozycje na piśmie co do sposobu zagospodarowania rzeczy osobistych zmarłego w postaci: a) przekazania na rzecz mieszkańców domu w sposób ogólny lub ze wskazaniem konkretnych osób, b) zniszczenia w przypadku ich znacznego zużycia.

6 7. Z czynności określonych w pkt. 7 należy sporządzić: a) protokół przekazania rzeczy na rzecz mieszkańców, b) protokół przekazania rzeczy konkretnemu mieszkańcowi domu, c) protokół zniszczenia rzeczy. 8. W przypadku gdy: a) zmarły mieszkaniec domu nie pozostawił krewnych lub powinowatych b) osoby wymienione w 14 pkt 6 nie odbiorą rzeczy osobistych zmarłego lub nie zadysponują nimi w sposób określony w 14 pkt 7 w ciągu 30 dni od dnia śmierci mieszkańca Dyrektor Domu ma prawo zadysponować nimi w sposób określony w 14 pkt 7. VI. POSTANOWIENIE KOŃCOWE W przypadku opuszczenia Domu przez mieszkańca na dłuższy czas /urlop, pobyt w szpitalu, itp./ i nie przekazania przedmiotów wartościowych i dokumentów do depozytu, dokonuje się spisu tych przedmiotów w pokoju, w którym przebywał. 2. Komisję spisową powołuje Dyrektor Domu. W skład komisji wchodzi przedstawiciel Mieszkańców Domu. 3. Spisane przedmioty wartościowe i dokumentalne należy odpowiednio zabezpieczyć i przekazać do depozytu. 4. Przepisy instrukcji 16 ust. 1-3 mają odpowiednio zastosowanie również w przypadku śmierci mieszkańca. 5. Druki załączników do Instrukcji trybu postępowania z depozytami wartościowymi i depozytami pieniężnymi znajdują się w Biuletynie Informacji Publicznej Domu Pomocy Społecznej w Niemojowicach. 16 Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Niemojowicach powołuje komisję do kontroli postępowania z depozytami raz w roku. 17 Instrukcja wchodzi w życie od dnia r.