Regulamin uczestnictwa w Konferencji inet Meeting. I. Informacje ogólne

Transkrypt

1 Regulamin uczestnictwa w Konferencji inet Meeting I. Informacje ogólne 1. Postanowienia niniejszego Regulaminu Uczestnictwa w Konferencji obowiązują wszystkich uczestników Konferencji, wystaw i ekspozycji organizowanych przez inet Group spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Katowicach (40-486), przy ul. Kolistej 25, wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr zwaną dalej Organizatorem. 2. Postanowienia niniejszego Regulaminu Uczestnictwa w Konferencji są integralną częścią Zgłoszenia Uczestnictwa i łącznie z nim stanowią umowę o wynajmie powierzchni oraz świadczeniu dodatkowych usług zawartą pomiędzy stronami. 3. W Konferencji mogą brać udział te firmy, których zakres działania oraz prezentowana oferta są zgodne z tematyką i zakresem branżowym Konferencji, chyba że Organizator wyrazi zgodę na udział w Konferencji firm, których oferta nie jest związana z zakresem branżowym Konferencji. II. Warunki uczestnictwa 1. Zgłoszenie udziału i wynajem powierzchni Zgłoszenie udziału i wynajem powierzchni wystawienniczej przez Wystawcę następuje po otrzymaniu przez Organizatora prawidłowo wypełnionego i podpisanego przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy Zgłoszenia Uczestnictwa udostępnionego przez Organizatora Podpisanie Zgłoszenia Uczestnictwa przez Wystawcę stanowi zawarcie umowy pomiędzy Wystawcą i Organizatorem Płatności z tytułu uczestnictwa w Konferencji określone są w Zgłoszeniu Uczestnictwa oraz w Części VII niniejszego Regulaminu (Warunki płatności), Wraz ze Zgłoszeniem Uczestnictwa Wystawca powinien przesłać kopię aktualnego wypisu z KRS lub kopię zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, a w przypadku Wystawców zagranicznych dokumentu rejestracyjnego wydanego przez odpowiedni organ, chyba, że Organizator w wyjątkowych przypadkach postanowi inaczej W przypadkach szczególnie uzasadnionych Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia Zgłoszenia Uczestnictwa zobowiązując się jednocześnie do pisemnego powiadomienia o tym firmy składającej Zgłoszenie Uczestnictwa W przypadku dostarczenia zgłoszenia po wyznaczonym w Zgłoszeniu Uczestnictwa terminie Wystawca może nie mieć możliwości skorzystania z pełnej oferty Konferencyjnej Organizatora. 2. Warunki objęcia stoiska wystawienniczego.

2 Warunkami objęcia stoiska wystawienniczego jest wykonanie wszystkich następujących czynności: a) dokonanie przez Wystawcę wpłaty pełnej należności wynikającej z zamówienia na zasadach określonych w Części VII (Warunki płatności), b) zgłoszenie się do Organizatora, który zarejestruje firmę, c) odebranie wejściówek wg zasad określonych w Części V pkt. 2, 3 niniejszego Regulaminu Uczestnictwa w Konferencji. 3. Forma udziału w Konferencji a) Wystawca bierze udział w Konferencji we własnym imieniu i nie jest uprawniony do oddawania do użytkowania lub wynajmowania stoiska lub jego części firmom trzecim, z zastrzeżeniem postanowień Części II pkt. 3 b-e, b) Wystawca uprawniony jest do udostępnienia całości lub części powierzchni wystawienniczej innemu Wystawcy na zasadach Współwystawcy jedynie za pisemną zgodą Organizatora, c) w przypadku wspólnych ekspozycji kilku firm na jednym stoisku należy podać wykaz firm w Zgłoszeniu Uczestnictwa oraz dokonać wpisu Współwystawców w Informatorze Konferencyjnym, d) Wystawca jest zobowiązany do wniesienia w imieniu Współwystawcy wszelkich opłat i kosztów związanych z uczestnictwem Współwystawcy w Konferencji; Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania Współwystawcy, jak za swoje własne, e) Wystawca oświadcza, że dokonuje zgłoszenia udziału Współwystawcy w Konferencji za jego zgodą. 4. Organizator przydziela Wystawcy powierzchnię wystawienniczą stosownie do kolejności wpływu Zgłoszeń Uczestnictwa, projektu zabudowy powierzchni wystawienniczej oraz warunków organizacyjno technicznych Konferencji. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji przydzielonej powierzchni wystawienniczej ze względów projektowo-technicznych i organizacyjnych. W takim przypadku Wystawcy nie przysługuje prawo do odszkodowania ze strony Organizatora. 5. Wraz z przesłaniem Zgłoszenia Uczestnictwa Wystawca wyraża zgodę Organizatorowi na używanie logotypu i oznaczenia firmy dla celów związanych z realizacją Konferencji. Jednocześnie Wystawca oświadcza, że logotyp oraz oznaczenie firmy, przekazane Organizatorowi stanowią własność Wystawcy i przekazując powyższe Organizatorowi nie zostaną naruszone jakichkolwiek prawa osób trzecich. III. Zabudowa Stoiska 1. Wystawca, który zamówił powierzchnię niezabudowaną i zlecił wykonanie zabudowy wyspecjalizowanej firmie lub wykonuje ją we własnym zakresie ma obowiązek:

3 a) zgłosić na piśmie do Organizatora następujące dane: nazwę, dane teleadresowe oraz NIP firmy, która będzie wykonywała zabudowę stoiska, b) uzgodnić z Organizatorem i przedstawić mu do zatwierdzenia najpóźniej na 30 dni przed rozpoczęciem Konferencji projekty: - zabudowy wynajętej powierzchni, - instalacji elektrycznej, - instalacji wodnokanalizacyjnej, Organizator zastrzega sobie prawo do nie wydania zgody na zabudowę firmie zabudowującej, która nie dopełni wymienionych w niniejszym punkcie zobowiązań, c) złożyć oświadczenie o odpowiedzialności za wykonanie zabudowy oraz instalacji elektrycznej i wodnokanalizacyjnej zgodnie z obowiązującymi przepisami, d) uzgodnić z Organizatorem terminy i harmonogramy prowadzenia prac, e) w przypadku budowy stoiska piętrowego należy tak zaprojektować stoisko, aby powierzchnia obrysu piętra nie stykała się bezpośrednio z sąsiadującymi stoiskami lub ciągiem pieszym. 2. Wykonawca Zabudowy przed przystąpieniem do prac ma obowiązek zgłosić się do Organizatora, który zarejestruje firmę i wskaże lokalizację stoiska. Warunkiem rozpoczęcia zabudowy stoiska przez Wykonawcę Zabudowy jest: a) dokonanie przez Wystawcę wpłaty należności, określonej w części VII, b) okazanie zatwierdzonych przez Organizatora projektów zgodnie z Częścią III pkt. 1 b) oraz złożenie oświadczenia, że zabudowa oraz instalacja elektryczna i wodnokanalizacyjna zostanie wykonana zgodnie z obowiązującymi przepisami, c) otrzymanie wejściówek wg zasad określonych w Części V pkt Postanowienia dodatkowe dla Wykonawców Zabudowy: a) prace montażowe powinny odbywać się w obrębie własnego stoiska, b) Wykonawcy Zabudowy podczas montażu i demontażu stoisk zobowiązani są do oczyszczenia i uporządkowania zajmowanej powierzchni. W przypadku niewykonania powyższych prac Organizator zleci ich wykonanie na koszt i ryzyko Wykonawcy Zabudowy, c) likwidacja ekspozycji może rozpocząć się po zakończeniu Konferencji; Wykonawca Zabudowy zobowiązany jest przywrócić zajmowaną powierzchnię do pierwotnego stanu.

4 3. Za wszelkie stwierdzone przez Organizatora uszkodzenia powstałe z winy Wykonawcy Zabudowy odpowiada Wystawca. 4. Wystawca, który zlecił wykonanie zabudowy Organizatorowi zobowiązuje się: a) urządzić i przygotować stoisko do ekspozycji w terminach określonych w Postanowieniach Szczegółowych do Regulaminu Uczestnictwa w Konferencji, b) zwrócić w stanie pierwotnym stoisko, a w razie uszkodzeń naprawić szkodę dotyczącą mienia Organizatora bądź mienia podmiotu, który udostępnia swoją infrastrukturę w celu organizacji Konferencji, bądź firmy wykonującej zabudowę - wynajętej przez Organizatora. 5. Zagospodarowanie stoisk przez Wystawców może odbywać się w terminach określonych w pkt. 2 Postanowień Szczegółowych do Regulaminu Uczestnictwa w Konferencji. 6. Elementy zabudowy oraz wyposażenie stoisk pozostawione bez zawiadomienia Organizatora i nie usunięte w okresie montażu i demontażu stoisk uważa się za mienie porzucone. IV. Eksponaty 1. Transport, spedycja i odprawa celna eksponatów i materiałów pomocniczych odbywa się na koszt Wystawcy. 2. Wszystkie przywożone przez zagranicznych Wystawców do Polski eksponaty, materiały reklamowe, środki spożywcze przeznaczone na przyjęcia i spotkania o charakterze reprezentacyjnym oraz towary przeznaczone do budowy i wyposażenia stoisk podlegają polskim przepisom celnym. 3. Rozładunek, załadunek i odprawa celna eksponatów, materiałów pomocniczych i innych, może odbywać się przez dowolnie wybranego przez Wystawcę spedytora. 4. Przywóz i wywóz eksponatów powinien nastąpić w terminie podanym w pkt. 2 Postanowień Szczegółowych do Regulaminu Uczestnictwa w Konferencji. 5. W przypadku nie usunięcia eksponatów w wyznaczonym terminie Organizator będzie pobierał od Wystawcy pełną opłatę za magazynowanie eksponatów, nie ponosząc odpowiedzialności za ewentualne uszkodzenia eksponatów podczas ich przenoszenia i magazynowania. 6. Wywóz eksponatów i elementów zabudowy po zakończeniu Konferencji następuje na podstawie przepustki wydawanej przez Organizatora. V. Wejściówki 1. W czasie trwania Konferencji do wielokrotnego wstępu na tereny targowe upoważniają wejściówki przygotowane przez Organizatora.

5 2. Wystawca otrzymuje wejściówki bezpłatnie, w liczbie proporcjonalnej do pakietu sponsorskiego: Partner Technologiczny - 1 identyfikator, Sponsor Brązowy - 1 wejściówka, Sponsor Srebrny - 1 wejściówka, Sponsor Złoty - 2 wejściówki, Sponsor Strategiczny - 10 wejściówek. 3. Wystawca może dokupić wejściówki w dowolnej liczbie w cenie określonej w Postanowieniach Szczegółowych do Regulaminu Uczestnictwa w Targach. 4. Do wstępu na teren Konferencji w czasie jej trwania uprawniają również zaproszenia przygotowane i wydawane przez Organizatora. 5. W okresie montażu oraz demontażu stoisk określonym w pkt. 2 Postanowień Szczegółowych do Regulaminu Uczestnictwa w Konferencji, wstęp na teren konferencji możliwy jest po okazaniu wejściówki. 6. Wejściówki wydawane przez organizatora są płatne, z pominięciem szczególnych sytuacji, o których zadecyduje Organizator. 7. Wykonawca Zabudowy może otrzymać określoną przez Organizatora na podstawie odrębnego słownego lub pisemnego porozumienia liczbę Wejściówek. 8. Wejściówki nie mogą być odstępowane osobom trzecim. VI. Przepisy przeciwpożarowe 1. Wystawca zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania ogólnych przepisów i poleceń w zakresie ochrony przeciwpożarowej oraz zasad porządkowych ustalonych przez Organizatora w Regulaminie lub Postanowieniach Szczegółowych. 2. W szczególności zabronione jest: a) palenie tytoniu i używanie otwartego ognia, b) eksploatowanie urządzeń grzejnych takich jak: palniki gazowe, termowentylatory, itp., c) korzystanie z uszkodzonej lub prowizorycznej instalacji elektrycznej, d) podłączenie do sieci elektrycznej urządzeń o łącznej mocy przekraczającej zgłoszoną Organizatorowi, e) pozostawienie bez dozoru włączonych urządzeń elektrycznych nieprzystosowanych do ciągłej eksploatacji,

6 f) wnoszenie na teren Konferencji materiałów łatwopalnych i chemikaliów, g) zastawianie przejść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz tarasowanie przejść ewakuacyjnych. VII. Warunki płatności 1. Wraz z przesłaniem wypełnionego Zgłoszenia Uczestnictwa należy przesłać dowód wpłaty kwoty stanowiącej 50% należności wynikających z całości zamówienia (wszystkie strony Zgłoszenia Uczestnictwa) Rabaty, upusty i promocje odliczane są od cennikowych cen wejściówek i pakietów sponsorskich. Promocje nie łączą się. 2. Wpłata pozostałej kwoty winna nastąpić w terminie wynikającym z faktury, ale nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem Konferencji. 3. Należność za usługi zamawiane w czasie Konferencji należy regulować w momencie składania zamówienia, gotówką przekazaną organizatorowi Organizatorowi, chyba że Organizator postanowi inaczej. 4. Organizator nie gwarantuje wykonania zamówień złożonych na 3 dni przed rozpoczęciem Konferencji i w czasie trwania Konferencji. Zamówienia takie będą realizowane w miarę możliwości, a kwota wynikająca z takiego zamówienia może zostać zwiększona o 30%. 5. Warunkiem objęcia stoiska przez Wystawcę jest dokonanie wpłaty pełnej należności wynikającej ze złożonego zamówienia udokumentowanej odpowiednimi dowodami wpłat potwierdzonymi przez bank. 6. Wpłat należy dokonywać na konto firmy inet Group spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Bank Millennium, nr konta , w tytule płatności wpisując numer właściwej faktury pro-forma lub faktury VAT. 7. Należność jest płatna w PLN przez Wystawców polskich i zagranicznych. 8. Wystawca ponosi wszelkie koszty związane z prowizjami i opłatami bankowymi. VIII. Rezygnacja z udziału w Konferencji 1. Wystawca ma prawo zrezygnować z udziału w Konferencji w terminie 2 miesięcy przed dniem ich rozpoczęcia. W takim przypadku Wystawca jest obciążony kosztami manipulacyjnymi w wysokości 50% kwoty wynikającej ze Zgłoszenia Uczestnictwa.

7 2. Rezygnacja z udziału po terminie wymienionym w pkt. 1 niniejszej Części skutkuje obciążeniem Wystawcy 100% kwoty wynikającej ze Zgłoszenia Uczestnictwa. 3. Za termin rezygnacji przyjmuje się datę dostarczenia do Organizatora pisemnej rezygnacji z udziału w Konferencji. 4. Za rezygnację z udziału w Konferencji uważa się również nie zgłoszenie się Wystawcy w dniu rozpoczęcia targów. IX. Wymogi organizacyjno-techniczne 1. Zabrania się Wystawcy i Wykonawcy Zabudowy: a) mocowania do elementów konstrukcyjnych obiektu w którym organizowana jest Konferencja jakichkolwiek reklam, elementów zabudowy i innych przedmiotów bez pisemnej zgody Organizatora, b) uniemożliwiania lub ograniczania dostępu do tablic rozdzielczych, wyłączników prądu elektrycznego i urządzeń systemu przeciwpożarowego, c) ustawiania tablic, reklam i innych konstrukcji poza obrębem stoiska, chyba że ustalenia z Organizatorem mówią inaczej. 2. Do zasilania stoisk i eksponatów służy sieć elektryczna udostępniona przez obiekt, w którym organizowana jest Konferencja. 3. Instalacje elektryczne na stoiska budowane indywidualnie przez Wystawców muszą być wyposażone w główny wyłącznik napięcia i być wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wszystkie prace elektryczne na stoisku może wykonywać wyłącznie osoba posiadająca stosowne uprawnienia i z wykorzystaniem atestowanych materiałów. 4. Zarówno Wystawca jak i Wykonawca Zabudowy zobowiązują się do bezwzględnego przestrzegania Regulaminu. X. Ochrona i ubezpieczenie 1. Zaleca się Wystawcy ubezpieczenie mienia i ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione przez Wystawców przed, po i w czasie trwania Konferencji, chyba że zostały umyślnie zawinione przez pracowników Organizatora. 2. Wystawca odpowiada za szkody wyrządzone Organizatorowi Konferencji i osobom trzecim spowodowane przez Wystawcę, Współwystawców i osoby przez nich zatrudnione. 3. Organizator zastrzega sobie prawo w sytuacji powstania okoliczności niezależnych od Organizatora do odwołania, skrócenia, przełożenia lub częściowego zamknięcia Konferencji bez

8 prawa do odszkodowania na rzecz Wystawcy ani też zwrotu Wystawcy poniesionych przez niego kosztów z tytułu uczestnictwa w 4. Wszelkie reklamacje Wystawcy winny być zgłaszane pisemnie w terminie do 14 dni od daty zakończenia Konferencji. 5. Reklamacje Wystawcy nie zwalniają Wystawcy z dokonania płatności wynikającej ze Zgłoszenia Uczestnictwa. XI. Uczestnicy 1. Definicja uczestnika konferencji inet Meeting 1.1. Uczestnikiem konferencji inet Meeting jest osoba fizyczna, która zgłosiła swój udział poprzez formularz rejestracyjny zamieszczony na stronie oraz opłaciła wszystkie zobowiązania związane z uczestnictwem w konferencji na podstawie wystawionych przez organizatora faktur VAT. 2. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy uczestnictwa osobom, które posiadają nieuregulowane jakiekolwiek zobowiązania w stosunku do inet Group spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. 3. Obowiązuje całkowity zakaz podejmowania przez uczestników działań promocyjnych w trakcie trwania konferencji inet Meeting. Podjęcie w/w działań bez uzgodnienia z organizatorem skutkować będzie wystawieniem faktury VAT za odpowiedni pakiet sponsorski ustalony zgodnie z wolą organizatora. 4. Organizator zastrzega sobie prawo usunięcia z konferencji osób zakłucających porządek oraz przekraczających ogólnie przyjęte normy zachowania. XII. Regulamin rejestracji OGÓLNE WARUNKI UCZESTNICTWA W OGÓLNOPOLSKICH KONFERENCJACH inet Meeting 1. Rejestracja na Konferencje inet Meeting słada się z czterech kroków: a) rejestracja on-line z podaniem następujących danych rejestrowanego: pełna nazwa podmiotu dokonującego rejestracji ujawniona w odpowiednim rejestrze oraz numer NIP, a w przypadku osób fizycznych imię i nazwisko oraz numer PESEL (w miejscu numeru NIP), wskazanie imienia i nazwiska rejestrowanego uczestnika, dane teleadresowe podmiotu dokonującego rejestracji, dane owe podmiotu dokonującego rejestracji. b) akceptacja warunków udziału w Konferencji oraz zobowiązanie do zapłaty za wejściówkę,

9 c) dokonanie przez zgłaszającego w całości zapłaty opłaty konferencyjnej w wysokości brutto określonej na zamówieniu, d) otrzymanie przez zgłaszającego od Organizatora potwierdzenia rejestracji wysłanej w formie wiadomości wraz z fakturą, po odnotowaniu płatności na koncie Organizatora Uwaga: Nie ma możliwości rejestracji w inny sposób niż formularz zgłoszeniowy zamieszczony na stronie internetowej. Uwaga: Warunkiem prawidłowej identyfikacji przez Organizatora Państwa wpłaty jest wpisanie w tytule wpłaty numeru NIP zgodne z brzmieniem formularza rejestracyjnego oraz poprzedzonym zapisem inet. Inne tytuły zapłaty mogą skutkować nieprawidłowym przyporządkowaniem Państwa wpłaty i nie dopuszczeniem do udziału w Konferencji. Osoba dokonująca zgłoszenia i akceptująca warunki uczestnictwa, niniejszym oświadcza, że jest upoważniona do zaciągnięcia zobowiązania finansowego wobec Organizatora Konferencji. W przeciwnym przypadku ponosi ona wobec Organizatora odpowiedzialność cywilną, w tym odszkodowawczą, za przekroczenie uprawnień lub ich nie posiadanie. Z chwilą elektronicznej akceptacji, o którym mowa w ust. 1 pkt. b) podmiot wskazany w zgłoszeniu zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Organizatora wskazanej w zamówieniu opłaty konferencyjnej na warunkach określonych w niniejszym dokumencie. Obowiązek zapłaty wygasa wyłącznie w sytuacji przewidzianej poniżej w pkt. 10 Warunków lub braku miejsc, o czym zgłaszający zostanie poinformowany przez Organizatora. 2. Koszty uczestnictwa jednej osoby w konferencji zgodne są z cennikiem zamieszczonym na stronie 3. Terminy płatności opłaty rejestracyjnej zgodne są z wystawioną fakturą VAT i muszą zostać uregulowane najpóźniej na 14 dni przed konferencją. W wyjątkowych przypadkach termin ten może być krótszy po uzgodnieniu z organizatorem. 4. Po dokonaniu rejestracji zostanie przesłany na numer konta bankowego oraz pole tytułem, jakie musi zawierać przelew. Po opłaceniu zamówienia zgodnie z terminami wpływu środków na konto, zostanie wystawiona i wysłana na adres podany w zgłoszeniu faktura. Zamówienie opłacone w terminie późniejszym będzie wymagało dopłaty do wysokości zgodnej z tą podaną w FV. 5. Należność za udział w Konferencji należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy podany na fakturze VAT który również będzie podany w wiadomości 6. Opłata konferencyjna obejmuje: a) uczestnictwo w sesjach, b) materiały konferencyjne c) obiad, przerwy kawowe według programu i menu ustalonego przez Organizatora,

10 d) udział w Afterparty w dniu według ustaleń oraz programu ustalonego przez Organizatora e) Koszty noclegu 8. Warunki rezygnacji z udziału w Konferencji: Każdy zarejestrowana osoba może zrezygnować z udziału w Konferencji maksymalnie na 30 dni przed organizacją konferencji poprzez wysłanie rezygnacji listem poleconym do inet group sp. z o.o. na podany poniżej adres. W przypadku nieprzesłania rezygnacji uczestnik jest nadal zobowiązany zapłacić całość opłaty konferencyjnej. W przypadku rezygnacji pobierana jest opłata manipulacyjna w kwocie 100 zł netto. inet group sp. z o.o. Kolista 25/ Katowice. 9. Zmiana osoby delegowanej na Konferencję jest możliwa bez dodatkowych kosztów, po uprzednim zgłoszeniu Organizatorom tego faktu do biura inet group na 30 dni przed konferencją. 10. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany harmonogramu Konferencji, o czym uczestnicy zostaną poinformowani. 11. Liczba miejsc na Konferencję jest ograniczona. O udziale w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń oraz data wpływu opłaty konferencyjnej na rachunek bankowy Organizatora. 12. Uczestnik dokonując rejestracji na Konferencję wyraża zgodę na przechowywanie i przetwarzanie danych osobowych przez inet group sp. z o.o., Organizatora Konferencji inet-meeting, oraz sponsorów wydarzenia, zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. 97 r. nr 133 poz. 883). Tym samym zgadzam się na otrzymywanie informacji organizacyjnych związanych z 13 Konferencją inet-meeting oraz dotyczących działalności i oferty jej organizatora i sponsorów. 13. Wysłanie niniejszego formularza rejestracyjnego jest równoznaczne z zawarciem umowy prawnej z inet group sp. z o.o. dotyczącej udziału w Konferencji. Równocześnie uczestnik zgadza się na publikację swojego wizerunku w formie zdjęć i filmów z konferencji. 14. Uczestnik dokonując rejestracji oświadcza, że wszystkie dane zamieszczone przeze niego są prawdziwe oraz akceptuje warunki niniejszego regulaminu. XI. Postanowienia końcowe 1. Zapisy Regulaminu Uczestnictwa w Konferencji i Postanowień Szczegółowych do Regulaminu Uczestnictwa w Konferencji oraz Regulaminu Obiektu, w którym odbywa się Konferencja, stanowią integralną część umowy. 2. Wystawca wyraża zgodę na zamieszczanie w materiałach reklamowych i informacyjnych zdjęć i opisów ekspozycji Wystawcy, wykonanych przez Organizatora podczas trwania Konferencji.

11 3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne roszczenia osób trzecich z tytułu odtwarzania przez Wystawcę utworów muzycznych podczas trwania imprezy. 4. Eksponaty nie mogą być usuwane ze stoiska w czasie trwania Konferencji, chyba że Organizator postanowi inaczej. 5. Obowiązuje odpowiedzialność za wyrządzone szkody. 6. Wszyscy biorący udział w konferencji zobowiązani są do przestrzegania postanowień szczegółowych. 7. O przyznaniu miejsca na stoisko dla Sponsora decyduje organizator na podstawie kolejności przesłanych zgłoszeń w oryginale z niezbędnymi podpisami i pieczęciami oraz dokonaniem opłaty za stoisko na podstawie faktury VAT. 8. Niniejszy Regulamin został sporządzony w jednej wersji językowej. 9. W przypadku nie unormowanych spraw niniejszymi przepisami obowiązują przepisy polskiego prawa materialnego. 10. Ochrona danych osobowych, wizerunku oraz polityka prywatności a) Administratorem danych osobowych Uczestnika jest Organizator tj. inet Group Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Katowicach (ul. Kolista 25, Katowice), NIP: , REGON: , zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców KRS prowadzonym przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS b) Organizator zastrzega sobie prawo do udostępniania danych osobowych Uczestnika podmiotom powiązanym z Organizatorem oraz podwykonawcom w zakresie niezbędnym do prawidłowego przeprowadzenia Konferencji. c) Dane osobowe Uczestnika zawarte w formularzu zgłoszenia udziału w Konferencji oraz inne dane zebrane przez Organizatora (adres ) przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji zgodnie z postanowieniami Regulaminu. Uczestnik ma prawo wglądu i poprawiania swoich danych osobowych a także prawo wyrażenia sprzeciwu co do ich przetwarzania. d) Dokonując zgłoszenia udziału w Konferencji i uiszczając płatność Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych w wyżej wymienionych celach. e) Zgoda na przetwarzanie danych osobowych wyrażana poprzez zgłoszenie udziału w Konferencji i dokonanie płatności jest zezwoleniem na gromadzenie, przetwarzanie i wykorzystywanie podanych informacji przez Organizatora również w celach marketingowych oraz statystycznych zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997r. (Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926

12 tekst jednolity) oraz zgodą na otrzymywanie informacji handlowej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2002 r., Nr 144, poz ze zm.). f) Poprzez zgłoszenie udziału w Konferencji i dokonanie płatności Uczestnik przyjmuje do wiadomości, iż wyrażenie zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek konieczne do wzięcia udziału w Konferencji. g) Organizator oraz podmioty, którym dane osobowe Uczestnika zostaną udostępnione zgodnie z Regulaminem podejmują wszelkie niezbędne starania w celu odpowiedniego zabezpieczenia przekazanych im danych osobowych, zgodne z powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji. h) Podczas konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne oraz filmować przebieg Konferencji. Uczestnictwo w Konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem przez Uczestnika zgody na wykorzystanie przez Organizatora, podmioty z nim powiązane oraz partnerów Konferencji wizerunku każdego z Uczestników we wszelkich materiałach promocyjnych i marketingowych bez ograniczeń czasowych i terytorialnych.