DZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE DZIAŁ II UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Z WYŁĄCZENIEM STOSOWANIA PRZEPISÓW USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Milanówku z dnia r. REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, KTÓRYCH WARTOŚĆ NIE PRZEKRACZA WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH POLSKICH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY EURO PRZEZ OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ W MILANÓWKU DZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych polskich równowartości kwoty euro, zwany dalej Regulaminem, określa zakres, kryteria, zasady oraz organizację udzielania zamówień w jednostce z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Przepisy niniejszego Regulaminu mają zastosowanie tylko do udzielanych przez jednostkę, zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane, finansowanych ze środków publicznych wyłączonych spod rygorów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (zwanej dalej upzp), stosownie do art. 4 pkt 8 ww. ustawy. 3. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 1) zamawiającym należy przez to rozumieć Ośrodek Pomocy Społecznej w Milanówku, 2) kierowniku jednostki należy przez to rozumieć Kierownika OPS, 3) osoba odpowiedzialna należy przez to rozumieć pracownika, do którego obowiązków służbowych należy załatwianie spraw z danego zakresu. DZIAŁ II UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Z WYŁĄCZENIEM STOSOWANIA PRZEPISÓW USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Rozdział I Kryteria i zasady udzielania zamówień publicznych z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. 1. Wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonej w planie rzeczowo finansowym. 2. Wydatki publiczne powinny być dokonywane: - w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów, 2

2 - w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, - w sposób jawny, przejrzysty i efektywny. Rozdział II Opis postępowania. 1. Podstawą do podjęcia działań związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi i roboty budowlane jest plan rzeczowo-finansowy sporządzony na okres jednego roku kalendarzowego. 2. Udzielenie zamówienia publicznego winno być poprzedzone oszacowaniem wartości zamówienia publicznego w oparciu o średni kurs złotego w stosunku do euro, określany w drodze rozporządzenia wydanego na podstawie art. 35 ust.3 upzp. 3. Udzielenie zamówienia nie może stanowić naruszenia art. 32 ust. 2 upzp, tj. nie można w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości Podstawą obliczenia wartości zamówienia na dostawy jest wartość rynkowa rzeczy lub praw będących przedmiotem dostawy bez podatku od towarów i usług. 2. Podstawą obliczenia wartości zamówienia na usługi jest wartość rynkowa świadczeń objętych zamówieniem bez podatku od towarów i usług. 3. Podstawą obliczenia wartości zamówienia na roboty budowlane jest kosztorys inwestorski sporządzony zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 33 ust. 1 pkt 1 lub 2 upzp. 4. Przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw związanych z wykonaniem robót budowlanych oddanych przez zamawiającego do wykonania wykonawcy. 5. Wartość rynkową, o której mowa w pkt 1 i 2, określa się na podstawie przeciętnych cen stosowanych na rynku lokalnym zamawiającego lub miejscu wykonania zamówienia. Wartość zamówienia można obliczyć na podstawie realiów rynkowych - na podstawie aktualnie powszechnie stosowanych cen katalogowych, cenników i taryfikatorów, wydruków ze stron internetowych, informacji uzyskanych telefonicznie. Rozpoznanie rynku musi obejmować co najmniej trzech wykonawców realizujących w ramach prowadzonej działalności przedmiot zamówienia, chyba, że przedmiot zamówienia może zrealizować tylko jeden wykonawca na rynku lokalnym. 6. Podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo lub zamówień udzielanych cyklicznie, co roku na usługi lub dostawy np. na artykuły biurowe, środki czystości, tonery, serwis sprzętu drukującego, jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju: 1) udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych dostaw lub usług oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, albo 3

3 2) których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie (z uwzględnieniem wartości tej pierwszej dostawy lub usługi), albo w czasie realizacji umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, jeżeli jest on dłuższy niż 12 miesięcy, z uwzględnieniem okresu, na który zostanie zawarta umowa o udzielenie zamówienia. 7. Jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. 1. Decyzję o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z wyłączeniem stosowania przepisów upzp na zasadach opisanych w niniejszym Regulaminie podejmuje kierownik jednostki w oparciu ośrodki finansowe planu finansowego. Wzór wniosku o wszczęcie postępowania stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. 2. Wniosek o wszczęcie postępowania powinien być pisemnie zaakceptowany przez głównego księgowego jednostki pod względem zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia. 5 Rozdział III Dokumentowanie postępowania zamówienia publicznego z wyłączeniem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. 1. Osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie postępowania, kieruje zapytanie do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców uwzględniając wiedzę o wcześniej realizowanych zamówieniach przez wykonawców, do których kierowane jest zapytanie ofertowe. Wyjątkiem jest sytuacja, w której zamówienie może zrealizować tylko jeden wykonawca. Wówczas osoba odpowiedzialna za przeprowadzenia postępowania zapytanie ofertowe kieruje do tego wykonawcy. Na osobie odpowiedzialnej za przeprowadzenie postępowania ciąży wówczas obowiązek udokumentowania, iż zamówienie mógł zrealizować tylko jeden wskazany wykonawca. 2. W przypadku realizacji zamówień powyżej ,00 zł netto zamawiający dodatkowo umieszcza zapytanie ofertowe w internetowym biuletynie informacji publicznej Ośrodka Pomocy Społecznej w Kampinosie ( BIP ) oraz w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie jednostki. 3. Zabrania się kierowania zapytań ofertowych do dostawców lub wykonawców, którzy wcześniej wykonywali zamówienia dla zamawiającego z nienależną starannością, w szczególności: 1) nie wykonali zamówienia w umówionym terminie z przyczyn leżących po ich stronie, 2) dostarczyli towary o niewłaściwej jakości, 3) nie wywiązywali się w terminie z warunków gwarancji lub rękojmi, 6

4 4) wykonana usługa obarczona była wadą powodującą konieczność poniesienia dodatkowych nakładów finansowych lub prac przez zamawiającego. 4. Zapytanie ofertowe winno zawierać informacje dotyczące przedmiotu zamówienia, istotnych warunków zamówienia, sposobu przygotowania oferty, kryteria oceny ofert, terminu, miejsca i sposobu złożenia oferty. Wzór zapytania ofertowego stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. Wzór może być dostosowywany do potrzeb konkretnego zamówienia. 5. Dopuszcza się składanie zamówień uzupełniających dla dostaw i usług tego samego rodzaju w obrębie okresu, na który została zawarta umowa z wykonawcą, któremu zostało udzielone zamówienie. Zamówienia uzupełniające nie mogą przekroczyć 50% wartości umowy lub zamówienia głównego brutto. 6. Kryterium oceny ofert mogą być oprócz ceny, inne, wymierne kryteria oceny ofert, przykładowo: - okres gwarancji, - warunki serwisu, - termin wykonania. Można zrezygnować z kryteriów innych niż cena wprowadzając warunki, jakie winni spełniać dostawcy lub wykonawcy w szczególności: - ustalić żądany okres gwarancji, - ustalić żądane warunki serwisu, - ustalić wymagany termin wykonania. Najkorzystniejszą ofertą jest oferta z najniższą ceną albo oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny oraz innych mierzalnych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia. 7. Otwarcie ofert nie ma charakteru publicznego Pracownik odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania sporządza protokół zamówienia. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu. 2. Protokół zamówienia przedstawia się kierownikowi jednostki lub innej osobie upoważnionej do jego zatwierdzenia. 1. Zamawiający prowadzi rejestr z udzielonych, na podstawie niniejszego regulaminu, zamówień publicznych oraz przechowuje skompletowaną dokumentację z ich przebiegu. 2. Okres przechowywania w/w dokumentacji winien być zgodny z instrukcją kancelaryjną. 3. Dokumentacja, winna być przechowywana w sposób umożliwiający łatwe wyszukiwanie dokumentów. Dokumenty muszą być widoczne, trwale oznakowane, ułożone chronologicznie. 8 Rozdział IV Odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania 9 Odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z wyłączeniem stosowania upzp ponosi kierownik jednostki, a także

5 inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. DZIAŁ III POSTANOWIENIA KOŃCOWE Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza kwoty 3.500,00 zł netto, nie ma obowiązku stosowania niniejszego Regulaminu. W zamówieniach poniżej 3.500,00 zł netto należy sporządzić adnotację urzędową (wzór adnotacji załącznik nr 4). Adnotacja urzędowa musi być zatwierdzona przez kierownika jednostki. 2. W uzasadnionych przypadkach na pisemny wniosek pracownika, kierownik jednostki może wyrazić pisemną zgodę na odstąpienie od stosowania niniejszego Regulaminu. 3. Regulaminu nie stosuje się do zamówień: 1) druków, 2) awarii, 3) szkoleń dla pracowników PCPR organizowanych przez podmioty zewnętrzne, 4) publikacji i czasopism, 5)przeprowadzanych w trybie pilnym, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania jednostki, 6) opieki posprzedażowej na programy komputerowe. 4. Nieprzestrzeganie niniejszego regulaminu, bez zgody kierownika jednostki na odstąpienie od regulacji w nim zawartych, uprawnia kierownika jednostki do zastosowania regulaminowych środków służbowych, a w przypadku powstania strat i szkód do ich dochodzenia na drodze prawnej, w stosunku do osób, które je spowodowały. 5. Zmiany do poszczególnych postanowień oraz zakresu niniejszego regulaminu mogą być dokonywane w drodze odrębnych zarządzeń kierownika jednostki.

6 pieczęć zamawiającego Załącznik Nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych polskich równowartości Euro WNIOSEK NR. Z DNIA O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA OUDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO Z WYŁĄCZENIEM STOSOWANIA PRZEPISÓW USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH (USTAWY PZP) 1. Nazwa komórki organizacyjnej: 2. Pozycja z planu: 3. Rodzaj zamówienia: (dostawa, usługa lub robota budowlana) 4. Podstawa wyłączenia: art. 4 pkt 8 ustawy PZP Uzasadnienie faktyczne wyłączenia: Wartość zamówienia nie przekracza euro. 5. Przedmiot zamówienia: (opis) 6, 6.Wartość zamówienia wynosi (netto): zł, co stanowi równowartość kwoty euro¹:.., Podstawa prawna ustalenia wartości zamówienia: Wartość zmówienia ustalona została w oparciu o art ²ustawy PZP, Podstawa faktyczna ustalenia wartości zamówienia, zgodnie z załączoną informacją/kosztorysem inwestorskim³: kalkulacja kosztów w oparciu o średnie ceny usług świadczonych w podobnym zakresie:. Ustalenia wartości zamówienia dokonał:..dnia:.. 7. Pożądany termin realizacji zamówienia: Planowana data zakończenia realizacji zamówienia: 8. Uzasadnienie złożenia wniosku: 9. Osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie postępowania: 10. Opinia głównego księgowego o zabezpieczeniu środków finansowych na realizację zamówienia: Akceptacja kierownika jednostki: miejscowość dnia podpis głównego księgowego podpis kierownika jednostki ¹ Wartość zamówienia przeliczona wg kursu zamieszczonego w Rozporządzeniu Prezesa RM na postawie art. 35 ust. 3 PZP. ² Wskazać odpowiedni przepis z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. PZP: -dla robót budowlanych art.. 33 ust. 1 pkt 1 lub 2, -dla usług lub dostaw powtarzających się okresowo lub zamówień udzielonych na okres nieokreślony art. 34 w zależności od dokonanego wyboru, -dla usług lub dostaw - art. 32 ust. 1. ³ Wnioskujący zobowiązany jest załączyć dla robót budowlanych kosztorys inwestorski, a dla dostaw i usług informację we wniosku lub dokumentacje/notatkę, określający ca najmniej sposób obliczenia wartości zamówienia wraz z podaniem wszystkich elementów składających się na tę wartość, sporządzony przez osobę ustalającą wartość zamówien

7 pieczęć zamawiającego Załącznik Nr2 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych polskich równowartości Euro ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z art. 4 pkt 8. ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych zwracam się z zapytaniem ofertowym o cenę dostaw/ usług/ robót budowlanych. 1. Zamawiający: Przedmiot zamówienia: 3. Termin realizacji zamówienia: 4. Cena jest/nie jest jedynym kryterium oceny ofert. 5. Inne istotne warunki zamówienia: 6. Sposób przygotowania oferty. Ofertę sporządzić należy w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem lub długopisem. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną. 7. Miejsce i termin złożenia oferty. Oryginał oferty należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego do dnia.. godz.. na adres: Ośrodek Pomocy Społecznej ul. Fiderkiewicza Milanówek pok. nr 3 Liczy się data wpływu do siedziby Zamawiającego. Osoba do kontaktu:.. nr telefonu, a-mail... Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie podanym powyżej zostanie zwrócona Wykonawcy nie otwarta. Wykonawca może wprowadzać zmiany lub wycofać złożoną przez siebie propozycję przed terminem upływu jej składania. (data, podpis kierownika jednostki)

8 (pieczęć adresowa Zamawiającego) Załącznik Nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych polskich równowartości Euro (data) PROTOKÓŁ ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. 1. Opis przedmiotu zamówienia: 2. Wartość zamówienia oszacowana w dniu. na kwotę.. co stanowi równowartość. Euro (1 euro = zł) na postawie.. 3. W dniu.. zwrócono się do.. niżej wymienionych wykonawców z zapytaniem ofertowym: 1) 2) 3) Zapytanie skierowano faksem, mailem, telefonicznie (właściwe podkreślić). 4. Uzyskano następujące oferty na realizację zamówienia (cena oraz istotne elementy ofert): 1) 2) 3) 5. W wyniku analizy ofert przedmiotowe zamówienie udzielone zostanie : za cenę: zł. 6. Uzasadnienie wyboru: 7. Postępowanie prowadził: Zatwierdzam: (podpis kierownika jednostki)

9 pieczęć zamawiającego Załącznik Nr 4 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych polskich równowartości Euro... Miejscowość, data ADNOTACJA URZĘDOWA dotycząca zamówienia, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 upzp. z dnia 29 stycznia 2004 r. 1. Opis przedmiotu zamówienia:. 2. Wartość zamówienia:.. zł netto ustalona na podstawie: 3. Wartość zamówienia w euro:. przeliczona zgodnie z przepisami. Średni kurs złotego do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych przyjęty został zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia.. i wynosi:. zł. 4. Nazwisko i imię osoby, która ustaliła wartość zamówienia:. 5. Informacje uzyskano w dniu:..( telefonicznie, Internet ) 6. Zastosowanie znajduje regulamin OPS w Milanówku w sprawie udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza euro. 7. W związku z tym, że wartość zamówienia nie przekracza zł zgodnie z regulaminem Ośrodka Pomocy Społecznej w Mialnówku wnioskuję o odstąpienie od pełnej procedury udzielenia zamówienia oraz złożenie zamówienia:.. za kwotę brutto. 8. Szacowanie przeprowadzono na potrzeby:.. Zatwierdzam: (data, podpis kierownika jednostki)