ERASMUS+ Wskazówki techniczne dotyczące wypełniania elektronicznych formularzy wniosków

Transkrypt

1 ERASMUS+ Wskazówki techniczne dotyczące wypełniania elektronicznych formularzy wniosków Dla akcji zarządzanych przez Agencje Narodowe Wersja 2 z

2 Spis treści Wstęp... 5 Przygotowanie... 5 Katalog formularzy elektronicznych... 5 Wymagania techniczne i ustawienia konieczne do korzystania z formularzy elektronicznych... 6 Program Adobe Reader... 6 Niekompatybilne programy odtwarzające... 6 Systemy operacyjne... 7 Ustawienia bezpieczeństwa oraz ustawienia Java script... 7 Rejestracja Państwa instytucji w Portalu Użytkownika... 9 Logowanie do Portalu Użytkownika... 9 Rejestracja w ECAS (Systemie Uwierzytelniania Komisji Europejskiej) Wprowadzenie danych instytucji Wprowadzenie szczegółowych informacji dotyczących programu Erasmus+ (krok obowiązkowy) Szczegółowe informacje dotyczące programu Erasmus+ wprowadzone do Portalu Użytkownika Podsumowanie rejestracji Przesyłanie dokumentów do Portalu Użytkownika Jak wypełnić formularz elektroniczny Sprawdzenie wyboru właściwego formularza Wybór właściwej Narodowej Agencji Wykorzystanie numeru identyfikacyjnego PIC w formularzu elektronicznym Pola obowiązkowe Listy rozwijane Pola automatycznie powiązane z innymi polami Ręczne dodawanie części wniosku i wpisów Instytucje uczestniczące Dodawanie nowych haseł z list rozwijanych Wypełnianie części budżetowej Szczegółowy opis działań Wypełnianie budżetu Lista kontrolna Zatwierdzenie formularza Pola obowiązkowe

3 Zduplikowanie numeru identyfikacyjnego PIC instytucji uczestniczącej Dwukrotny wybór tego samego elementu z listy Wybór czasu trwania niewłaściwego dla danego rodzaju działania Niezgodna liczba uczestników działania Załączanie dokumentów Oświadczenie Złożenie wniosku Ponowne złożenie wniosku Strefy czasowe Złożenie formularza po upływie terminu Szczegółowe wskazówki dla poszczególnych akcji programu Erasmus Wnioski o certyfikat dla konsorcjów w ramach projektu mobilności szkolnictwo wyższe, Akcja 1 Mobilność edukacyjna Część Akredytacja (uprawnienie do udziału w programie) Część Podpis Wnioski dla mobilności uczniów i kadry w ramach Akcji 1 Mobilność edukacyjna Ogólne uwagi dotyczące wniosków Część Instytucja partnerska Cześć Akredytacja (uprawnienie do udziału w programie) Część Profil uczestnika Część Przygotowanie Część Główne działania Część Europejski Plan Rozwoju (instytucji/szkoły) Część Kontynuacja Część Szczegółowy opis działań Część Budżet podróż Załączanie dokumentów harmonogram działań Wnioski dla partnerstw strategicznych w ramach Akcji 2 Współpraca na rzecz innowacji i wymiany dobrych praktyk Część Informacje o projekcie Część Opis projektu Część Wdrażanie Część Rezultaty pracy intelektualnej Część Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej Część Działania związane z uczeniem się, nauczaniem i szkoleniami

4 Część Budżet Wniosek o dofinansowanie projektu Dialog młodzieży i osób odpowiedzialnych za politykę w ramach Akcji 3 Wsparcie reform strategicznych (właściwy jedynie dla sektora młodzieży) Ogólne uwagi dotyczące formularza Część Kontekst Część Główne działania Część Szczegółowy opis działań

5 Wstęp Niniejszy dokument opisuje, jak korzystać z formularzy elektronicznych (eforms) akcji programu Erasmus+ zarządzanych przez Agencje Narodowe w krajach programu, które dla uproszczenia będą nazywane w niniejszym przewodniku akcjami zdecentralizowanymi. Przygotowanie Zanim zajmiemy się procesem wypełniania formularza elektronicznego (eform), przedstawiamy poniżej formularze dostępne dla każdej akcji programu Erasmus+. Katalog formularzy elektronicznych Poniższa tabela zawiera wykaz odpowiednich formularzy: Rodzaj akcji Akredytacja (uzyskanie uprawnienia do udziału w programie) KA108 - Certyfikat dla konsorcjum w ramach projektu mobilności - szkolnictwo wyższe KA109 - Akredytacja instytucji działających w obszarze kształcenia i szkolenia zawodowego 1 KA110 - Akredytacja organizacji wolontariatu młodzieżowego Rodzaj akcji KA101 Mobilność kadry edukacji szkolnej Akcja 1 (KA1) Mobilność edukacyjna KA102 Mobilność osób uczących się i kadry w ramach kształcenia zawodowego KA103 Mobilność studentów i pracowników szkół wyższych KA104 Mobilność kadry edukacji dorosłych KA105 Wyjazdy zagraniczne młodzieży KA200 - Partnerstwa strategiczne dotyczące więcej niż jednego sektora edukacji Akcja 2 (KA2) Współpraca na rzecz innowacji i dobrych praktyk KA201 Partnerstwa strategiczne na rzecz edukacji szkolnej KA202 - Partnerstwa strategiczne na rzecz kształcenia i szkoleń zawodowych KA203 - Partnerstwa strategiczne na rzecz szkolnictwa wyższego KA204 - Partnerstwa strategiczne na rzecz edukacji dorosłych 1 W 2014 roku zostanie uruchomiony odrębny proces akredytacji dla instytucji działających w obszarze kształcenia i szkolenia zawodowego. 5

6 KA205 - Partnerstwa strategiczne na rzecz młodzieży Akcja 3 (KA3) Wsparcie reform strategicznych KA347 Dialog młodzieży i osób odpowiedzialnych za politykę Wymagania techniczne i ustawienia konieczne do korzystania z formularzy elektronicznych Program Adobe Reader Formularze elektroniczne dla akcji zdecentralizowanych programu Erasmus+ zostały opracowane w oparciu o technologię Adobe Forms. Do korzystania z nich potrzebny jest program Adobe Reader. Aby móc w odpowiedni sposób korzystać z formularzy programu Erasmus+ powinni Państwo używać poniższych wersji programu Adobe Reader: Wersja programu Adobe Reader spełniająca minimalne wymagania Adobe Reader 9.1 lub nowsza wersja Zalecana wersja programu Adobe Reader Adobe Reader XI Program Adobe Reader może zostać pobrany za darmo przez Internet pod adresem: W przypadku korzystania z innej wersji programu niż wymienione wyżej nie będą mogli Państwo skorzystać z formularza i wyświetli się poniższy komunikat: Tłumaczenie komunikatu: Używają Państwo starszej wersji oprogramowania. Formularze złożone przy użyciu starszej wersji oprogramowania Adobe nie będą kwalifikowane do rozpatrzenia. Prosimy pobrać i zainstalować najnowszą wersję programu Adobe Reader z Niekompatybilne programy odtwarzające Adobe Reader jest jedynym akceptowanym programem odtwarzającym. Jeżeli używają Państwo innego programu, takiego jak "Foxit" lub Adobe Acrobat X PRO, nie będą mogli Państwo skorzystać z formularza i możliwe jest nawet jego uszkodzenie, wyświetli się wtedy poniższy komunikat: 6

7 Tłumaczenie komunikatu: Nie można udostępnić formularza. Należy wyjść z programu i niczego nie zapisywać, ponieważ może to spowodować uszkodzenie lub utratę danych. Formularz można edytować tylko za pomocą oprogramowania Adobe Reader! Systemy operacyjne Powyższe wersje programu Adobe Reader współpracują z systemami Windows, Linux i MacOS. Nie współpracują natomiast z platformami mobilnymi, takimi jak: ios, Android, Microsoft Windows RT, Windows Phone and BlackBerry. Ustawienia bezpieczeństwa oraz ustawienia Java script Kiedy formularz elektroniczny jest po raz pierwszy pobierany z Internetu, Adobe Reader wykryje, że formularz pochodzi z potencjalnie niebezpiecznego źródła i poprosi Państwa o potwierdzenie bezpieczeństwa pliku: Tłumaczenie komunikatu: Jeśli formularz jest wyświetlany w trybie "Protected View", wszystkie funkcje powinny być włączone, aby formularz działał poprawnie. Jeśli po włączeniu wszystkich funkcji ten komunikat jest nadal widoczny, sprawdź, czy obsługa JavaScript jest włączona w Edycja - Preferencje JavaScript. W takiej sytuacji należy nacisnąć przycisk Opcje ("Options"), wybrać Zawsze ufaj temu dokumentowi ("Trust this document always") oraz zapisać formularz elektroniczny: Jeżeli problem nie zniknie, prosimy sprawdzić ustawienia Java Script w programie Adobe Reader: 7

8 Powinni Państwo wybrać poniższą konfigurację: Dodatkowo program Adobe Reader korzysta z udoskonalonych funkcji bezpieczeństwa, które wykrywają próby połączenia się przez formularz elektroniczny z Internetem. Taka sytuacja będzie występować za każdym razem, gdy będą Państwo chcieli wprowadzić i zatwierdzić numer PIC 2 dla instytucji uczestniczącej lub gdy dokonali Państwo zmiany niektórych danych mających wpływ na część budżetową, takich jak odległość w polu "Podróż" części budżetowej. W obu przypadkach formularz elektroniczny skontaktuje się z centralnymi serwerami Komisji Europejskiej, aby pobrać 2 Numer Identyfikacyjny PIC (Participant Identification Code), przyznawany organizacji przy rejestracji w Portalu Użytkownika (patrz rozdział dotyczący Portalu Użytkownika poniżej). 8

9 najnowsze dane i informacje. Komunikat wyświetlany przez program Adobe Reader wygląda następująco: Jeśli pojawi się taki komunikat, należy kliknąć Opcje ("Options"), wybrać Zawsze ufaj temu dokumentowi ("I trust this document always") i, gdy zostaną Państwo o to poproszeni, zapisać formularz pod tą samą nazwą. Powyższy proces odbywa się czasem powoli, więc należy cierpliwie poczekać na jego zakończenie. Rejestracja Państwa instytucji w Portalu Użytkownika Wszystkie instytucje, które mają zostać wymienione w dowolnym formularzu w ramach akcji zdecentralizowanych programu Erasmus+, niezależnie od tego, czy występują jako wnioskodawca, czy partner, muszą zarejestrować się w Systemie indywidualnej rejestracji (URF) za pośrednictwem Portalu Użytkownika. Aby zarejestrować instytucję uczestniczącą w programie Erasmus+, należy skorzystać ze strony: Rejestracji należy dokonać tylko raz w imieniu danej jednostki posiadającej osobowość prawną. Wyjątkowo szkoły podlegające władzom lokalnym powinny zarejestrować się jako jednostki posiadające osobowość prawną niezależnie od nadrzędnej jednostki, której są częścią; w takim przypadku są zobowiązane do wysłania wymaganych dokumentów potwierdzających ich związki prawne z jednostką nadrzędną. Po udanej rejestracji instytucja otrzyma zindywidualizowany 9-cyfrowy Numer Identyfikacyjny (PIC), który należy podawać we wszystkich formularzach wypełnianych przez instytucję. Logowanie do Portalu Użytkownika W celu uzyskania dostępu do Portalu Użytkownika należy zalogować się w sposób pokazany poniżej: 9

10 Rejestracja w ECAS (Systemie Uwierzytelniania Komisji Europejskiej) Jeśli wcześniej nie korzystali Państwo z żadnej platformy internetowej Komisji Europejskiej, najprawdopodobniej będą Państwo musieli najpierw utworzyć konto ECAS (System Uwierzytelniania Komisji Europejskiej). Konto ECAS jest osobistym kontem, przez które mogą Państwo zarejestrować swoją instytucję. Jest to prosta rejestracja, którą można rozpocząć, wybierając opcję "Zarejestruj ( Register ): 10

11 Następnie należy wprowadzić Państwa dane identyfikacyjne w polach na niżej pokazanym ekranie: Po rejestracji w Systemie Uwierzytelniania Komisji Europejskiej, uzyskają Państwo dostęp do Portalu Użytkownika przez zalogowanie się na konto ECAS. Więcej informacji na temat Systemu Uwierzytelniania Komisji Europejski można znaleźć pod linkiem: Wprowadzenie danych instytucji Mając dostęp do Portalu Użytkownika, mogą Państwo rozpocząć rejestrację Państwa instytucji: 11

12 Istnieje kilka ekranów, przez które trzeba przejść, aby wprowadzić wszystkie informacje dotyczące Państwa instytucji. Mogą Państwo śledzić, na jakim etapie procesu Państwo są, patrząc na pasek postępu znajdujący się w górnej części każdej strony. Pierwszy ekran "Instytucja" ( Organisation ) poprosi o następujące dane: Od tego momentu, aby posuwać się do przodu, należy wybierać przycisk "Dalej" ("Next") i uzupełnić każdy ekran po kolei. Dane wprowadzone na każdym ekranie zostaną zapisane automatycznie po kliknięciu przycisku "Dalej" ("Next"). 12

13 Wprowadzenie szczegółowych informacji dotyczących programu Erasmus+ (krok obowiązkowy) W pewnym momencie wyświetli się ekran pozwalający na zakończenie rejestracji lub kontynuowanie procesu i odpowiedzi na szczegółowe pytania dotyczące programu: Ponieważ Państwa celem jest złożenie wniosku w ramach jednej z akcji programu Erasmus+, należy wybrać drugą opcję i wprowadzić wymagane informacje dotyczące programu (wybrać z listy "Erasmus+"): Na poniższym ekranie muszą Państwo wybrać typ instytucji, gdyż ta informacja będzie wykorzystywana w formularzach elektronicznych. 13

14 Po zakończeniu należy wcisnąć przycisk Zapisz i wróć ("Save and Return"), który skieruje Państwa do poprzedniego ekranu. Bardziej szczegółową instrukcję dotyczącą korzystania z Portalu Użytkownika można znaleźć pod adresem: Prosimy zwrócić uwagę, że jeśli nie podadzą Państwo powyższych informacji, dane Państwa instytucji w portalu użytkownika będą niekompletne i nie będzie możliwe złożenie żadnego wniosku, w którym instytucja będzie występować jako wnioskodawca lub partner. Szczegółowe informacje dotyczące programu Erasmus+ wprowadzone do Portalu Użytkownika Jak powiedziano wyżej, typ instytucji wskazany w Portalu Użytkownika jest wykorzystywany w formularzach elektronicznych, a dokładniej w rubryce Profil ("Profile") każdej instytucji uczestniczącej (zarówno wnioskodawcy, jak i instytucji partnerskiej): 14

15 Ponieważ lista typów instytucji ma charakter ogólny i zawiera kilka pozycji, które nie dotyczą programu Erasmus +, należy starannie wybrać typ instytucji. Poniższa lista zawiera odpowiednie typy instytucji dla akcji zdecentralizowanych programu Erasmus +: Instytucja szkolnictwa wyższego Szkoła/instytut/ośrodek edukacyjny edukacja ogólna (wczesna edukacja) Szkoła/instytut/ośrodek edukacyjny edukacja ogólna (szkolnictwo podstawowe) Szkoła/instytut/ośrodek edukacyjny edukacja ogólna (szkolnictwo ponadpodstawowe) Szkoła/instytut/ośrodek edukacyjny kształcenie i szkolenia zawodowe (szkolnictwo ponadpodstawowe) Szkoła/instytut/ośrodek edukacyjny kształcenie i szkolenia zawodowe (szkolnictwo wyższe) Szkoła/instytut/ośrodek edukacyjny edukacja dorosłych Państwowy organ publiczny Regionalny organ publiczny Organ administracji samorządowej Małe lub średnie przedsiębiorstwo Duże przedsiębiorstwo Organizacja pozarządowa/stowarzyszenie/przedsiębiorstwo społeczne Fundacja Partner społeczny lub inny przedstawiciel świata pracy (izba handlowa, związek zawodowy, stowarzyszenia zawodowe) Instytut/ośrodek badawczy Krajowa Rada Młodzieży Europejska organizacja pozarządowa Sieć europejska Grupa młodych osób aktywnych w obszarze pracy z młodzieżą Europejska grupa współpracy terytorialnej Organ udzielający akredytacji/certfikujący Ciało doradcze Międzynarodowa organizacja prawa publicznego Organizacja lub stowarzyszenie reprezentujące sektor sportu lub jego część Federacja sportowa Liga sportowa Klub sportowy Inna Jeśli przyjęli Państwo dla swojej instytucji formę niewystępującą w powyższym wykazie, rodzaj organizacji wprowadzony w Portalu Uczestnika zostanie zmieniony w formularzu elektronicznym na "Inna". Państwa dane w Portalu Uczestnika nie zostaną jednak zmienione. 15

16 Podsumowanie rejestracji Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych danych dotyczących instytucji oraz programu (programów), w którym zamierzają Państwo uczestniczyć, mogą Państwo zakończyć proces rejestracji, wybierając opcję "Finish your registration" ( Zakończ rejestrację ): System umożliwi Państwu ostateczne sprawdzenie wprowadzonych informacji. Jeżeli są Państwo pewni, że wszystkie informacje są prawidłowe, mogą Państwo zakończyć proces klikając Potwierdź ( Confirm ). 16

17 Portal Użytkownika przechowuje wszystkie informacje i nadaje Państwu numer identyfikacyjny PIC (unikalny numer identyfikacyjny), którego należy używać w formularzach internetowych składanych w celu uzyskania dofinansowania lub akredytacji w ramach programu Erasmus+: Po udanej rejestracji instytucji, otrzymają Państwo zawierający wprowadzone przez Państwa dane oraz unikalny numer identyfikacyjny PIC. Zaleca się także wydrukowanie strony lub zapisanie numeru identyfikacyjnego PIC, aby móc go wykorzystać w przyszłości. Prosimy zwrócić uwagę, że aby złożyć wniosek należy wpisać numer identyfikacyjny PIC dla każdej wymienionej w nim instytucji. W przeciwnym razie nie będzie możliwe wysłanie formularza. Przesyłanie dokumentów do Portalu Użytkownika Po zarejestrowaniu instytucji należy przesłać określone dokumenty. Formularz dotyczący statusu prawnego jest wymagany w przypadku wszystkich instytucji, natomiast formularz obejmujący m.in. informacje o rachunku bankowym jedynie w przypadku wnioskodawców. Instytucje niebędące instytucjami publicznymi lub instytucjami międzynarodowymi, które ubiegają się o dofinansowanie przekraczające euro, są zobowiązane dostarczyć dokumenty potwierdzające zdolność finansową. Jeżeli Państwa projekt zostanie wybrany, powyższe dokumenty muszą zostać udostępnione Narodowej Agencji przed podpisaniem umowy finansowej. W celu przesłania dokumentów, należy wejść na Portal Użytkownika i przejść w nim do zakładki Organizacje ( Organisations ) w menu głównym oraz kliknąć Moje Organizacje ( My 17

18 Organisations ). Następnie należy kliknąć przycisk przesłać dokumenty. obok organizacji, dla której chcą Państwo Bardziej szczegółowe informacje dotyczące składania dokumentów znajdują się w Instrukcji Użytkownika dla Systemu Indywidualnej Rejestracji (URF) oraz na Portalu Użytkownika: Jak wypełnić formularz elektroniczny Niniejszy rozdział przeprowadzi Państwa przez główne etapy wypełniania elektronicznego formularza wniosku o uzyskanie dofinansowania w ramach akcji programu Erasmus+ zarządzanych przez Narodowe Agencje. Sprawdzenie wyboru właściwego formularza Przed rozpoczęciem pracy z wnioskiem i wprowadzeniem danych projektu należy sprawdzić, czy wybrali Państwo odpowiedni formularz dla właściwego "Typu akcji", "Konkursu i "Rundy selekcyjnej". Strona 1 każdego formularza elektronicznego wniosku zawiera następujące informacje: 18

19 Pole "Typ akcji" wskazuje typ akcji, której dotyczy formularz wniosku. Należy upewnić się, że używany jest właściwy formularz, gdyż w przypadku skorzystania z innego formularza nie zostaną wyświetlone pytania dotyczące Państwa projektu i w rezultacie może on zostać odrzucony. Pole Konkurs" stanowi kolejną istotną informację, gdyż wskazuje właściwy rok zaproszenia do składania wniosków w ramach programu Erasmus+. W niektórych przypadkach w ramach tego samego zaproszenia może zostać wyznaczonych więcej rund składania wniosków. Dlatego ważne jest, aby sprawdzić wybraną rundę, z której chcą Państwo skorzystać, ponieważ wybór nieaktywnej rundy, czyli takiej, która jest już zamknięta, uniemożliwi Państwu złożenie wniosku. Należy pamiętać, że nie można zmienić zawartości powyższych trzech pól. Jeśli okaże się, że wybrany został niewłaściwy formularz, należy go zamknąć i pobrać właściwy ze strony internetowej Narodowej Agencji (patrz "Katalog formularzy elektronicznych"). 19

20 Wybór właściwej Narodowej Agencji Innym ważnym punktem jest wybór Narodowej Agencji, do której chcą Państwo przesłać swój wniosek. Wyboru Narodowej Agencji dokonuje się zwykle na 2 stronie formularza wniosku, na której znajduje się rozwijana lista zatwierdzonych Narodowych Agencji programu Erasmus+ odpowiedzialnych za różne sektory edukacji. Na poniższej liście każda Narodowa Agencja jest identyfikowana za pomocą unikalnego kodu połączonego z nazwą kraju w języku narodowym. Jeśli w danym kraju jest więcej niż jedna Narodowa Agencja, należy użyć następującego hiperłącza do zapoznania się z pełną listą Narodowych Agencji i sprawdzić, jaki jest kod Narodowej Agencji odpowiedzialnej za sektor edukacji, do którego chcą Państwo złożyć wniosek Informacje, które należy wyszukać są ukazane na poniższych zdjęciach ekranu i obejmują kod Narodowej Agencji oraz sektory edukacji, którymi agencja się zajmuje. 20

21 Ostatni aspekt dotyczący sektorów edukacji, za które odpowiada Narodowa Agencja jest szczególnie ważny, ponieważ sektory te muszą pasować do wybranego przez Państwa elektronicznego formularza wniosku. Aby Państwu pomóc, formularze będą wyświetlać jedynie odnośniki do Narodowych Agencji właściwych dla sektora edukacji, w ramach którego chcą Państwo przesłać wniosek. Wykorzystanie numeru identyfikacyjnego PIC w formularzu elektronicznym Jeżeli Państwa instytucja oraz instytucje partnerskie mają numer identyfikacyjny PIC, mogą ich użyć w formularzach elektronicznych. Numer instytucji należy wprowadzić w polu PIC : Po wprowadzeniu numeru prosimy przycisnąć Sprawdź PIC, tak by formularz pobrał dane instytucji z Portalu Użytkownika. Innymi słowy nie trzeba ręcznie wprowadzać do formularza danych instytucji, które zostały umieszczone w Portalu Użytkownika. 21

22 Pola obowiązkowe Pola obowiązkowe są oznaczone w formularzach elektronicznych kolorem różowym, jak przedstawiono poniżej: Muszą one zostać wypełnione, gdyż w przeciwnym razie nie będą Państwo mogli zatwierdzić i złożyć formularza. 22

23 Listy rozwijane Listy rozwijane są dostępne pod pytaniami zamkniętymi, na które należy odpowiedzieć, wybierając jedno lub więcej spośród dostępnych haseł. Poniższy przykład przedstawia wybór języka używanego do wypełnienia formularza, tj. języka używanego przez wnioskodawcę do wprowadzenia informacji o projekcie: Pola automatycznie powiązane z innymi polami Dokonanie niektórych wyborów w formularzu elektronicznym powoduje pojawienie się lub zniknięcie dalszych pól lub części wniosku. Przykładem jest część "Akredytacja" ("Accreditation"), w której wnioskodawca może wybrać różne rodzaje uprawnienia do udziału w programie, takie jak "Karta Erasmusa dla szkolnictwa wyższego" we wniosku dotyczącym szkolnictwa wyższego. Zwykle, gdy instytucja składająca wniosek posiada już akredytację, pewne rodzaje informacji nie muszą być ponownie wprowadzone do formularza wniosku, ponieważ są już znane Narodowej Agencji otrzymującej wniosek. Jednym z takich przykładów jest sekcja "Cele i działania instytucji ("Background and Experience") częściowo przedstawiona poniżej, która wymaga wprowadzenia informacji dotyczących instytucji wnioskującej: 23

24 Wspomniana sekcja zostanie zatem wyświetlona tylko jeżeli nie dokonano żadnych wpisów w rubryce "Akredytacja". Ponieważ dokonanie wpisów w tej sekcji jest obowiązkowe, wnioskodawca będzie musiał je wprowadzić, aby móc zatwierdzić formularz. Ręczne dodawanie części wniosku i wpisów W niektórych miejscach do formularza można dodawać części wniosku, jeżeli jest to niezbędne w Państwa sytuacji. Przykładem jest dodawanie partnerów projektu. Instytucje uczestniczące W tym dziale dane Państwa instytucji są już dostępne w części "Instytucja wnioskująca" ( Applicant Organization ): W przypadku dodawania instytucji partnerskiej, należy skorzystać z przycisku Dodaj instytucję partnerską ("Add Partner") umieszczonego na końcu części Instytucja wnioskująca ("Applicant Organisation"): 24

25 Spowoduje ono pojawienie się zupełnie nowej części, Instytucja partnerska ( "Partner Organisation"), w której mogą wpisać Państwo wszystkie wymagane informacje: Instytucję partnerską można usunąć przyciskiem Usuń Partnera ("Remove Partner") znajdującym się na końcu fragmentu dotyczącego instytucji partnerskiej: 25

26 Nowych partnerów można dodać tylko po partnerach już wprowadzonych, np. w przypadku wpisania 3 partnerów nie można dodawać partnerów między partnerami 2 i 3. Dodawanie nowych haseł z list rozwijanych Nowe hasła mogą Państwo dodawać, klikając przycisk +. Np. przy pytaniu o tematy, których dotyczy dany wniosek: W celu dodania nowego hasła należy nacisnąć przycisk "+", natomiast aby usunąć istniejące - przycisk "-". Prosimy zwrócić uwagę, że to pole jest obowiązkowe, czyli po dodaniu nowego hasła należy wybrać któryś z tematów. To samo hasło można wprowadzić tylko raz. 26

27 Wypełnianie części budżetowej Budżet stanowi jeden z najważniejszych działów elektronicznego formularza wniosku. Jest on wypełniany automatycznie w oparciu o to, co wpisali Państwo w powiązanych tematycznie polach formularza. Jeżeli przygotowują Państwo wniosek w ramach Akcji 1 Mobilność edukacyjna, część Szczegółowy opis działań ( Activities' Details ) będzie dostarczać danych do części budżetowej. Ta część nie będzie miała jednak zastosowania do mobilności studentów i pracowników szkół wyższych w ramach Akcji 1. Jeżeli ubiegają się Państwo o dofinansowanie Partnerstwa strategicznego w Akcji 2 Współpraca na rzecz innowacji i wymiany dobrych praktyk, to części "Instytucje uczestniczące" ( Participating Organizations ), Rezultaty pracy intelektualnej ("Intellectual Outputs"), Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej ("Multiplier Events") oraz Działania związane z uczeniem się, nauczaniem i szkoleniami ("Learning/Teaching/Training Activities") dostarczą większości informacji do części budżetowej. Do zilustrowania pracy w formularzu elektronicznym posłuży nam przykład wniosku do Akcji 1. Szczegółowy opis działań W programie Erasmus+ występują dwa typy mobilności: wyjazdy krótkoterminowe od 2 dni do 2 miesięcy (60 dni) w zależności od rodzaju działania, zgodnie z zasadami kwalifikowalności zamieszczonymi w Przewodniku po programie Erasmus+. Wyjazdy długoterminowe od 2 miesięcy (61 dni) do 12 miesięcy w zależności od rodzaju działania, zgodnie z zasadami kwalifikowalności zamieszczonymi w Przewodniku po programie Erasmus+. Załóżmy, że przygotowują Państwo wniosek w ramach KA102 - Mobilność osób uczących się i kadry w ramach kształcenia zawodowego" i występuje u Państwa następująca sytuacja: Rodzaj mobilności Kraj wyjazdu Kraj przyjazdu Czas trwania Uczestnicy Ze specjalnymi potrzebami Osoby towarzy szące Staże osób uczących się w zagranicznych przedsiębiorstwach Szkolenie kadry/job shadowing Austria Belgia 30 dni Austria Portugalia 60 dni Austria Francja 60 dni

28 Pierwszym krokiem jest podanie informacji o działaniach dla obu wymienionych wyżej typów mobilności. Należy zacząć od dwóch pierwszych działań w ramach Staży osób uczących się w zagranicznych przedsiębiorstwach : Pierwsza mobilność będzie obejmować 4 uczestników wyjeżdżających na 30 dni do Belgii oraz 6 uczestników wyjeżdżających na 60 dni do Portugalii. Różne Państwa przyjmujące oraz czas trwania mogą zostać wprowadzone poprzez podział całkowitej liczby uczestników na dwie odrębne grupy. Osoby towarzyszące są akceptowane tylko w przypadku mobilności uczniów. W naszym przykładzie taką mobilnością jest Staż osób uczących się w zagranicznych przedsiębiorstwach. Ponieważ na każdą ze stworzonych grup uczestników powinna przypadać 1 osoba towarzysząca, a kwoty dofinansowania kosztów osób towarzyszących są takie same jak w przypadku Szkolenia kadry/job shadowing, będą Państwo musieli utworzyć nową mobilność drugiego typu: 28

29 Osoby towarzyszące nie mogą być przewidziane w przypadku mobilności kadry. Trzecie działanie dotyczy Szkolenia kadry/job shadowing z jedną grupą obejmującą wszystkich uczestników, którzy jadą z Austrii do Francji na 60 dni: Wypełnianie budżetu Po wprowadzeniu wymaganych działań oraz innych istotnych informacji, można przejść do części Budżet, w której zostaną określone środki potrzebne do sfinansowania projektu. Jedną z najważniejszych zasad programu Erasmus+ jest szerokie wykorzystanie dofinansowania opartego na kosztach jednostkowych. W przypadku kosztów jednostkowych nie muszą Państwo obliczać rzeczywistych wydatków, a jedynie wskazać liczbę jednostek dla danej kategorii kosztów; na podstawie tej liczby formularz oblicza automatycznie kwotę dofinansowania, o którą można się 29

30 ubiegać, mnożąc liczbę jednostek przez odpowiedni koszt jednostkowy. Wszystkie niezbędne informacje mogą Państwo znaleźć w Przewodniku po programie, który zawiera rodzaje kosztów kwalifikowalnych w ramach poszczególnych kategorii dofinansowania, kwoty kosztów jednostkowych oraz zasady alokacji. Przy wypełnieniu formularza zgłoszeniowego dla Akcji 2, należy pamiętać, że w celu prawidłowego obliczenia dofinansowania każde działanie musi być przypisane do konkretnej instytucji. Oznacza to, że jeśli wprowadzono działania, ale nie określono, które instytucje uczestniczące będą je realizować, nie pojawią się one w części budżetowej. Podróż Pierwszą częścią budżetu, którą należy uzupełnić jest "Podróż". Należy tu wskazać dla każdej kombinacji działań i grupy uczestników właściwy przedział odległości, aby formularz mógł obliczyć odpowiednie dofinansowanie podróży dla każdego uczestnika. Kolumna podświetlona poniżej pokazuje przykład mobilności Staż osób uczących się w zagranicznych przedsiębiorstwach, w którym 6 uczestników jedzie z Austrii do Portugalii i z powrotem. Aby wskazać właściwy przedział odległości, należy go obliczyć, korzystając z narzędzia internetowego dostępnego pod adresem: Za pomocą tego narzędzia można wprowadzić miasto, w którym podróż się rozpoczyna (w jednym kraju) oraz miasto docelowe (w innym kraju) i otrzymać obliczenie odległości w jednym kierunku. Na podstawie powyższych informacji należy wybrać odpowiedni przedział odległości. 30

31 Wybrany przedział odległości określi w sposób wskazany w Przewodniku po programie Erasmus+ kwotę dofinansowania należną dla tej odległości. Wystarczy wprowadzić przedział odległości, a kwota dofinansowania prawidłowa dla danego dystansu pojawi się automatycznie. Uwaga: przy obliczaniu faktycznej odległości należy wypełnić tylko odległość od miejsca rozpoczęcia podróży do miejsca docelowego, a nie w obie strony. Jednostkowy koszt obliczany jest na podstawie odległości w jedną stronę, ale przyznane dofinansowanie stanowi pokrycie podróży w obu kierunkach. 31

32 Kalkulator oblicza rzeczywistą odległość. W konsekwencji może dojść do sytuacji, w której podróż z jednego kraju do drugiego może doprowadzić do stosowania różnych przedziałów odległości w zależności od rzeczywistego miejsca rozpoczęcia podróży i miejsca docelowego dla każdej mobilności. W takim przypadku można utworzyć kilka grup uczestników z tymi samymi krajami wyjazdu i krajami docelowymi, aby uzyskać rozkład podróży według odległości, który będzie potrzebny do wskazania różnych przedziałów odległości w części Budżet. 32

33 Powyższa metoda umożliwi Państwu wyszczególnienie dwóch różnych przedziałów odległości dla dwóch różnych grup uczestników, nawet jeżeli podróżują one między tymi samymi krajami: Jeśli na przykład, mają Państwo dwie grupy uczestników obie jadące z Wiednia do dwóch różnych miast w Turcji, które są dość odległe od siebie jak Stambuł i Trabzon, mogą Państwo użyć tej metody do wnioskowania o odpowiednią kwotę dofinansowania kosztów podróży dla obu grup uczestników Kraj wyjazdu Kraj przyjazdu Odległość (z internetowego kalkulatora odległości) Odpowiedni przedział odległości Dofinansowa nie kosztów podróży na uczestnika Wiedeń Stambuł 1274 km Przedział [ ] km 275 Wiedeń Trabzon 2004 km Przedział [ ] km

34 Jako kraj rozpoczęcia podróży należy podać ten, z którego wyjeżdżają uczestnicy, czyli kraj, w którym ma siedzibę instytucja wysyłająca. Przy ubieganiu się o udział w kursie w ramach akcji Mobilność kadry edukacji dorosłych jest możliwe, że nie będzie można określić dokładnej odległości na etapie składania wniosku. Jeśli instytucja wysyłająca jeszcze nie ma konkretnych danych o miejscu przeznaczenia, powinno się wprowadzić średnią odległość dla wybranego kraju. Wówczas faktyczne miejsca przeznaczenia należy podać dopiero na etapie sporządzania raportu końcowego w celu wyboru odpowiedniego przedziału odległości. Wsparcie indywidualne uczestników Niektóre tabele budżetowe nie wymagają wprowadzania żadnych wartości, ponieważ informacje wprowadzone wcześniej pozwalają na automatyczne obliczanie kwoty dofinansowania, o którą można się ubiegać. Przykładem jest przedstawiona poniżej część budżetowa Wsparcie indywidualne uczestników ( Individual Suport ): Wsparcie osób ze specjalnymi potrzebami Ta część budżetu różni się od wcześniejszych, ponieważ tutaj formularz nie będzie wykonywać żadnych automatycznych obliczeń. W związku z tym powinni Państwo podać dodatkową kwotę potrzebną jako dofinansowanie tych działań, które obejmują uczestników ze specjalnymi potrzebami. Określenie uczestnicy ze specjalnymi potrzebami odnosi się wyłącznie do osób określonych jako niepełnosprawne w Przewodniku po programie Erasmus+. Uwaga: wsparcie uczestników ze specjalnymi potrzebami w projektach typu Partnerstwa strategiczne może obejmować wszelkie dodatkowe koszty związane z udziałem osób ze specjalnymi potrzebami w projekcie tzn. nie ogranicza się wyłącznie do dodatkowych kosztów ich uczestnictwa w działaniach związanych z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami. 34

35 Podsumowanie budżetu Podsumowanie budżetu daje pełny obraz budżetu Państwa projektu w podziale na działania i na poszczególne części budżetu: Wartości podane w Podsumowaniu Budżetu są obliczane automatycznie na podstawie wartości obliczonych i/lub wprowadzonych w szczegółowych częściach budżetowych. Wszelkie korekty (np. gdy wypełniający zapomniał wprowadzić wnioskowanej kwoty) muszą zostać dokonane w szczegółowych częściach budżetowych, a nie w Podsumowaniu Budżetu. Całkowita kwota dofinansowania Ostatecznie formularz wyświetli całkowitą kwotę dofinansowania wskazaną we wniosku: Prosimy sprawdzić, czy kwota jest poprawna i wpisać ją ponownie w polu Wnioskowane dofinansowanie ( Grant requested ), aby formularz widział, jaka jest Państwa ostateczna decyzja. Wprowadzona kwota może być taka sama jak kwota wprowadzona w polu Obliczone dofinansowanie ( Grant calculated ), ale nie może jej przekraczać, może natomiast być niższa. Mogą Państwo również podać dodatkowe informacje dotyczące "Wnioskowanego dofinansowania" w odpowiednim polu, jak poniżej: Lista kontrolna Po wypełnieniu formularza wniosku, ale przed jego zatwierdzeniem i przesłaniem do Narodowej Agencji, zaleca się sprawdzenie punktów wymienionych w liście kontrolnej, aby się upewnić, że wniosek spełnia wszystkie podstawowe wymagania. We wnioskach składanych w ramach projektów dotyczących mobilności w Akcji 1 (KA1) dołączanie pełnomocnictw dla każdej instytucji partnerskiej jest wymagane tylko w projektach dotyczących młodzieży oraz dla instytucji partnerskich w krajowych konsorcjach w ramach szkolnictwa wyższego, kształcenia i szkolenia zawodowego oraz edukacji dorosłych. 35

36 W przypadku, gdy ubiegają się Państwo o dofinansowanie przekraczające euro, a Państwa instytucja nie jest instytucją publiczną ani instytucją międzynarodową, muszą Państwo załączyć w Portalu Uczestnika wymagane dokumenty dowodzące zdolności finansowej Państwa instytucji. W przypadku wyboru Państwa projektu dokumenty te muszą być dostępne dla Narodowej Agencji najpóźniej przed podpisaniem umowy finansowej. Należy dołączyć tylko te dokumenty, które są wymagane dla danego typu instytucji. W celu uzyskania dodatkowych informacji w tym zakresie prosimy sprawdzić wymogi krajowe, które mogła ustanowić Państwa Narodowa Agencja oraz odpowiednie zasady dotyczące danego typu instytucji. Zatwierdzenie formularza Aby zapewnić poprawność danych, formularz wniosku będzie stosować tam gdzie to możliwe odpowiednie zasady programu Erasmus+. Poniższa lista w sposób niewyczerpujący przedstawia główne rodzaje dokonywanych zatwierdzeń: Pola obowiązkowe Jeśli nie wprowadzą Państwo odpowiedzi w polach obowiązkowych, nie będą Państwo mogli złożyć wniosku, a formularz poprosi o wpisanie brakujących informacji. 36

37 Zduplikowanie numeru identyfikacyjnego PIC instytucji uczestniczącej Numer identyfikacyjny PIC wykorzystany dla jednej z instytucji uczestniczącej nie może być wykorzystywany dla innych instytucji. Dwukrotny wybór tego samego elementu z listy W pytaniu zamkniętym zawierającym prośbę o wybór jednego lub więcej elementów z listy nie mogą Państwo dwa razy wybrać tego samego elementu. 37

38 Wybór czasu trwania niewłaściwego dla danego rodzaju działania Każdy rodzaj działania jest ograniczony przez kilka zasad, które gwarantują respektowanie jego dopuszczalnego czasu trwania. W przypadku wprowadzenia czasu trwania poniżej dopuszczalnego minimum lub powyżej maksimum formularz będzie nieważny. Nie będą Państwo również widzieć kwoty dofinansowania w części budżetowej takiego działania. 38

39 Niezgodna liczba uczestników działania Jeśli określą Państwo liczbę uczestników dla danego działania jako np. 10 i podczas określania grup uczestników tego działania wskażą Państwo liczby, których suma jest inna, np. wynosi 9, formularz będzie nieważny. Komunikat: Łączna liczba uczestników musi być taka sama jak Liczba uczestników dla danego działania. Jeżeli w formularzu występuje powyższy problem, proces walidacji go wykryje i przekieruje Państwa do komunikatu identyfikującego problem. Należy wtedy poprawić wprowadzone dane i ponownie zatwierdzić formularz. Ten proces musi być powtórzony, dopóki wszystkie kryteria walidacji nie zostaną spełnione, a formularz otrzyma status zatwierdzony i pojawi się następujący komunikat: 39

40 Załączanie dokumentów Do wniosku należy załączyć odpowiednie dokumenty. Istnieją jednocześnie pewne ograniczenia, takie jak dopuszczalna liczba załączników, rodzaj pliku czy maksymalny rozmiar załączników. Dopuszczalna liczba załączników jest równa liczbie rzędów w powyższej tabeli i wynosi maksymalnie 5 plików. Jeżeli chodzi o pełnomocnictwa dla instytucji uczestniczących, to powinny one być zeskanowane, razem z Oświadczeniem (potwierdzającym prawdziwość wprowadzonych danych) w jednym pliku. Akceptowane są nastepujące rodzaje plików: PDF DOC (dokument word w wersji sprzed 2007) DOCX (dokument word w nowszej wersji) XLS (dokument excel w wersji sprzed 2007) XLSX (dokument excel w nowszej wersji) JPG (obraz w formacie jpeg ) TXT (dokument tekstowy) ODT (dokument edytora tekstu open office) ODS (dokument w formie arkusza open office) Dla wszystkich załączników wyznaczony jest limit wielkości 5120 kb, co oznacza, że całkowity łączny rozmiar załączonych plików nie może przekroczyć powyższej wielkości. Jeśli chcą Państwo dołączyć do formularza wiele dokumentów powinni Państwo je zeskanować, podzielić i załączyć je w taki sposób, aby pasowały do 5 dostępnych okien przewidzianych dla załączników. Przykładem mogą być pełnomocnictwa instytucji uczestniczących, które po zeskanowaniu można umieścić w jednym pliku PDF i dołączyć go do formularza. 40

41 Oświadczenie Jednym z wymaganych załączników jest odpowiednio podpisane Oświadczenie częściowo pokazane poniżej: Aby załączyć oświadczenie, należy najpierw je wydrukować. Prosimy użyć przycisku "Wydrukuj Oświadczenie" ("Print Declaration of Honour"), jak pokazano powyżej. Następnie oświadczenie musi zostać podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania instytucji. W przypadku wniosków projektów mobilnościowych załączenie pełnomocnictwa dla każdej instytucji partnerskiej jest wymagane tylko w projektach dotyczących młodzieży oraz dla instytucji partnerskich w krajowych konsorcjach w ramach szkolnictwa wyższego, kształcenia i szkolenia zawodowego oraz edukacji dorosłych. Na zakończenie należy zeskanować podpisany dokument w formacie PDF lub JPG, aby można było dołączyć go do formularza. Jeżeli wymagane są pełnomocnictwa od instytucji partnerskich (patrz "Lista kontrolna" powyżej), zaleca się skanowanie je wraz z Oświadczeniem, aby ograniczyć liczbę załączników. Ostateczny wynik powinien być zbliżony do przedstawionego poniżej: 41

42 Złożenie wniosku Po zatwierdzeniu i załączeniu wszystkich wymaganych dokumentów formularz jest gotowy do złożenia do Państwa Narodowej Agencji. Terminy składania wniosków są uzależnione od Zaproszenia do składania wniosków, ( Call ) Rodzaju Działania ( Action Type ) oraz w niektórych projektach od Rundy selekcyjnej ( Round ), w ramach której składany jest wniosek. Ponieważ w projektach dotyczących młodzieży w ramach jednego zaproszenia występuje kilka rund, należy upewnić się, że dotrzymają Państwo terminu określonego dla rundy, w której ubiegają się Państwo o dofinansowanie (szczegółowe informacje są zamieszczone w Przewodniku po programie ). Polecenia dotyczące złożenia formularza wniosku znajdują się w części Złożenie wniosku ("Submission"): 42

43 Na początku należy upewnić się, że formularz został zatwierdzony, po raz ostatni naciskając przycisk Zatwierdź ("Validate"). Jeśli wszystkie pola są poprawnie wypełnione, mogą Państwo nacisnąć przycisk "Wyślij" ( Submit ), aby wniosek elektroniczny został przesłany do Narodowej Agencji. Jeśli wszystko przebiegnie pomyślnie, pojawi się następujący ekran: Przyjrzyjmy sie wszystkim powyższym polom, aby zrozumieć ich znaczenie i wykorzystanie: 43

44 Status formularza ("Submission Status") pokazuje, czy złożenie zakończyło się sukcesem. "OK" wskazuje wynik pozytywny. Numer identyfikacyjny formularza ("Submission ID") oznacza zindywidualizowany numer identyfikacyjny nadawany automatycznie Państwa wnioskowi przez serwery Komisji Europejskiej. Data i godzina złożenia ("Submission Local Date") to data i godzina, o której Państwa wniosek wpłynął do serwerów internetowych Komisji Europejskiej, jak później zostanie jeszcze wyjaśnione w tym rozdziale, oznaczona zgodnie z lokalnym czasem obowiązującym w Brukseli. Wreszcie "Skrócony kod" ("Hash Code") jest kodem generowanym automatycznie przez formularz dla monitorowania zmian w jego treści. Za każdym razem gdy zmieniają Państwo dane w formularzu i je zapisują, generowany jest nowy skrócony kod w celu odzwierciedlenia zmian. W ten sposób Państwo oraz Państwa Narodowa Agencja możecie szybko zauważyć, czy wystąpiły różnice pomiędzy poszczególnymi złożonymi formularzami i podjąć odpowiednie kroki. Wnioski powinny być składane do Narodowej Agencji przez Internet. Nie ma potrzeby wysyłania papierowej wersji wniosku ani załączników. Opcja drukowania została przewidziana w formularzu jedynie dla Państwa własnego użytku. Ponowne złożenie wniosku Po złożeniu formularza przycisk Złóż ("Submit") nie będzie aktywny: Można jednak ponownie przesłać formularz, jeśli wykryli Państwo problem w jego treści, pod warunkiem, że nie upłynął termin składania wniosków. Aby móc ponownie złożyć formularz, należy go zapisać, zamknąć i otworzyć ponownie. Formularz będzie zawierał zapis wszystkich przesłanych wniosków i ich status w tabeli Zestawienie wszystkich prób złożenia wniosku ("Submission summary"): Kolumna Czas ( Time ) pokazuje lokalną datę i godzinę, o której został złożony formularz. Jeśli chcą Państwo wiedzieć, czy zmieścili się Państwo w terminie składania, muszą Państwo zamienić lokalną strefę czasową na strefę czasowa obowiązującą w Brukseli, tak jak zostało to wyjaśnione w następnym paragrafie. 44

45 Strefy czasowe Termin składania wniosków jest określany dla strefy czasowej obowiązującej w Brukseli, więc jeśli jest podany jako 17 marca 2014 r. 12:00:00 czasu brukselskiego, a Państwo znajdują się w Lizbonie, próbując złożyć wniosek w tym samym dniu o godzinie 12:00:00 czasu lokalnego, mają już Państwo godzinne opóźnienie. Natomiast, jeśli będą Państwo w tym samym dniu w Wilnie o 12:00:00 czasu lokalnego, będą Państwo mieli jeszcze jedną godzinę na przesłanie wniosku. Złożenie formularza po upływie terminu Jeśli przekroczą Państwo oficjalny termin składania wniosków, wnioskowanie nie będzie już możliwe. Wniosek może jednak zostać zaakceptowany w wyjątkowych sytuacjach, gdy mogą Państwo wykazać, że próbowali Państwo złożyć go przed upływem terminu, ale próba nie powiodła się ze względu na problemy techniczne. W tym drugim przypadku Narodowa Agencja może rozważyć przyjęcie Państwa wniosku, jeżeli będą spełnione wszystkie trzy warunki wymienione poniżej: 1. Data i czas ostatniej próby złożenia wniosku wskazana w formularzu w części Zestawienie wszystkich prób złożenia wniosku ("Submission Summary") mieści się w oficjalnym terminie składania wniosków. 2. W ciągu 2 godzin po upływie terminu składania wniosków (według czasu brukselskiego!) poinformowali Państwo o tym fakcie właściwą Narodową Agencję. Po upływie powyższego czasu Państwa wniosek nie może być rozpatrywany. 3. W ciągu 2 godzin po upływie terminu składania wniosków (według czasu brukselskiego!) przesłali Państwo Narodowej Agencji pocztą elektroniczną kompletny formularz niezmieniony od ostatniej nieudanej próby złożenia. 45

46 Szczegółowe wskazówki dla poszczególnych akcji programu Erasmus+ Niniejszy rozdział dotyczy szczególnych cech formularzy wniosków dla Akcji 1, 2 i 3 oraz odpowiednich sektorów edukacji. Uwaga: jakość Państwa wniosku będzie oceniana na podstawie kryteriów określonych w Przewodniku po programie Erasmus+. Prosimy się upewnić, że we wniosku znalazły się wymagane informacje, które pozwolą ekspertom ocenić wszystkie analizowane elementy dla każdego z kryteriów przyznawania dofinansowania. Jeśli chcą Państwo uzyskać więcej informacji o tym, jak eksperci będą oceniać wniosek wg kryteriów przyznawania dofinansowania, prosimy zapoznać się z Przewodnikiem dla ekspertów dostępnym na stronie internetowej programu Erasmus+: W sektorze szkolnictwa wyższego wnioski o mobilność studentów i pracowników uczelni nie podlegają ocenie jakościowej, gdyż miała ona już miejsce przy wydawaniu Karty Erasmusa dla szkolnictwa wyższego; w przypadku kształcenia i szkoleń zawodowych wnioski o mobilność uczniów i kadry składane przez instytucje, które otrzymały certyfikat dla projektu mobilności w obszarze kształcenia i szkolenia zawodowego (LLP-VET-MOB-CERT) (dotyczy tylko wniosków złożonych w 2014 r.) lub akredytację instytucji działających w obszarze kształcenia i szkolenia zawodowego (ERAPLUS- VET-MOB-CERT) nie podlegają ocenie jakościowej, gdyż miała ona już miejsce przy wydaniu certyfikatu/akredytacji. Wnioski o certyfikat dla konsorcjów w ramach projektu mobilności szkolnictwo wyższe, Akcja 1 Mobilność edukacyjna Część Akredytacja (uprawnienie do udziału w programie) Dla każdej instytucji będącej członkiem konsorcjum należy wybrać opcję ERASPLUS-ECHE (opcja LLP- ERA-CHARTER jest nieprawidłowa i nie należy jej używać) z kodem Erasmusa instytucji (np. ABADEN01), jako odniesienie dotyczące akredytacji po prawej stronie. Część Podpis Prosimy pominąć następujące zdanie nie dotyczące szkolnictwa wyższego: Oświadczam, że jestem świadomy/świadoma standardów jakości programu Erasmus+ (Karta ECVET lub EVS), które stanowią punkt odniesienia dla procesu akredytacji. Zobowiązuję się przestrzegać tych standardów zawsze, gdy instytucja, którą reprezentuję otrzyma akredytację. Wnioski dla mobilności uczniów i kadry w ramach Akcji 1 Mobilność edukacyjna Ogólne uwagi dotyczące wniosków Młodzież Jeśli planują Państwo zorganizować kilka działań (wymiany młodzieżowe, Wolontariat Europejski, szkolenia i tworzenie sieci osób pracujących z młodzieżą) w ramach jednego projektu młodzieżowego, 46

47 prosimy pamiętać, że w formularzu występują często pytania wymagające podania informacji dotyczących wszystkich planowanych działań w projekcie. Prosimy w miarę możliwości zrobić to w sposób uporządkowany, aby było jasne, którego działania dotyczą informacje. Część wniosku Informacje o projekcie Edukacja szkolna, kształcenie i szkolenia zawodowe, edukacja dorosłych Projekty mobilności dotyczące edukacji szkolnej, kształcenia i szkoleń zawodowych oraz edukacji dorosłych muszą zacząć się między 1 czerwca i 31 grudnia 2014 r. i mogą trwać rok lub dwa lata. Szkolnictwo wyższe Datą rozpoczęcia projektów mobilności w szkolnictwie wyższym jest 1 czerwca 2014 r. Datą zakończenia jest natomiast 30 września 2015 r. dla projektów szesnastomiesięcznych i 31 maja 2016 r. dla projektów dwudziestoczteromiesięcznych. Młodzież W sektorze młodzieży w każdym roku zostały wyznaczone trzy rundy selekcyjne. W Przewodniku po programie zostały podane dokładne terminy oraz daty rozpoczęcia realizacji projektów i ich zakończenia. Część Instytucja partnerska W zależności od charakteru projektu, istnieje możliwość wprowadzania informacji o Państwa instytucjach partnerskich w części Instytucja partnerska (z wyjątkiem mobilności studentów i pracowników szkół wyższych). W przypadku mobilności osób uczących się i kadry w ramach kształcenia zawodowego powyższe informacje są obowiązkowe. Edukacja szkolna i edukacja dorosłych W przypadku edukacji szkolnej i edukacji dorosłych, instytucje partnerskie będące instytucjami przyjmującymi mogą zostać wymienione w formularzu, ale nie jest to obowiązkowe, nawet w przypadku działań typu job shadowing i wyjazdów w celu nauczania. Kształcenie i szkolenia zawodowe W przypadku mobilności osób uczących się i kadry w ramach kształcenia zawodowego, jeżeli wniosek jest składany przez krajowe konsorcjum prosimy wprowadzić informacje dotyczące każdej instytucji wysyłającej należącej do konsorcjum. Ponadto wnioski powinny także zawierać co najmniej jedną instytucję przyjmującą. Wskazane jest, aby podać tak wiele szczegółów dotyczących instytucji przyjmującej, jak to tylko możliwe, aby jak najpełniej pokazać zakres projektu i planowanych działań szkoleniowych. Szkolnictwo wyższe W przypadku krajowych konsorcjów dla mobilności studentów i pracowników szkół wyższych koordynator konsorcjum składa wniosek w imieniu całego konsorcjum. Instytucje partnerskie w konsorcjum nie muszą być wymienione, gdyż zostały już opisane we wniosku o akredytację/certyfikat. 47

48 Cześć Akredytacja (uprawnienie do udziału w programie) Szkolnictwo wyższe Wnioski instytucji szkolnictwa wyższego (HEI): należy wybrać opcję ERASPLUS-ECHE (opcja LLP-ERA- CHARTER jest nieprawidłowa i nie należy jej używać) oraz wprowadzić kod instytucji (e.g. ABADEN01) po prawej stronie. Wniosek składany przez koordynatora konsorcjum: należy wybrać opcję Certyfikat w ramach projektu mobilności (szkolnictwo wyższe). Jeśli numer certyfikatu nie jest znany na etapie wnioskowania, należy wpisać "w trakcie uzyskiwania" w polu tekstowym zawierającym prośbę o podanie odniesienia dotyczącego akredytacji (w tym przypadku konsorcjum powinno jednocześnie złożyć wniosek o certyfikat). Część Profil uczestnika Młodzież Przy wymianach młodzieży, prosimy opisać jak najdokładniej, uczestników biorących udział w każdym działaniu, w tym ich przedział wiekowy. Część Przygotowanie Młodzież Jeśli projekt będzie obejmować młodych ludzi z mniejszymi szansami, prosimy dodać informacje na temat specyfiki związanej z przygotowaniem, praktycznych rozwiązań i zarządzania projektem. W przypadku wymiany młodzieży i Wolontariatu Europejskiego, prosimy opisać również w ramach przygotowania uczestników, w jaki sposób Państwa projekt zapewni ochronę i bezpieczeństwo zaangażowanych w niego młodych ludzi. Część Główne działania Szkolnictwo wyższe Prosimy określić liczbę mobilności, które mają być finansowane z funduszy UE. Jeżeli przewidują Państwo określoną liczbę dodatkowych mobilności typu stypendium zerowe ( zero grant ), finansowanych z innych źródeł niż program Erasmus+, powinno to zostać określone w załączniku dołączonym do wniosku. Liczba mobilności zostanie wykorzystywana przez NA do oszacowania kwoty na dofinansowanie wsparcia organizacyjnego. Załącznik powinien określać liczbę uczestników ze stypendium zerowym, finansowanych z innych źródeł niż program Erasmus+: wnioskowaną/szacunkową (2013/14)/rzeczywistą (2012/13). Wnioskodawcy w imieniu konsorcjum powinni podać informacje na temat mobilności, których dotyczy wniosek oraz mobilności dotychczas zrealizowanych przez konsorcjum. Jeśli konsorcjum brało udział w programie Uczenie się przez całe życie (LLP), powinno wskazać liczbę zorganizowanych wyjazdów na praktyki. Jeśli konsorcjum jest nowe (bez wcześniejszego doświadczenia w programie LLP), liczba dotycząca poprzednich lat powinna wynosić zero. Młodzież W tej części należy udzielić informacji, w jaki sposób uczestnicy będą aktywnie uczestniczyć w każdym etapie projektu. Dla mobilności osób pracujących z młodzieżą, prosimy podać w opisie działalności, liczbę ekspertów/trenerów, którzy będą uczestniczyć w działaniu, jeśli takowi występują. 48

49 Część Europejski Plan Rozwoju (instytucji/szkoły) Edukacja szkolna i edukacja dorosłych W formularzach dotyczących mobilności kadry edukacji szkolnej i mobilności kadry edukacyjnej dorosłych występuje rubryka o nazwie Europejski Plan Rozwoju. Ta sekcja wymaga szczególnych informacji na temat potrzeb instytucji, planów dotyczących mobilności europejskiej i włączenia nabytej przez pracowników wiedzy i umiejętności do strategicznego rozwoju instytucji. Ponadto przy wypełnianiu formularza Mobilność kadry edukacji szkolnej należy odpowiedzieć na dodatkowe pytanie dotyczące korzystania z platformy etwinning. Część Kontynuacja W części Kontynuacja należy wskazać informacje dotyczące spodziewanego wpływu Państwa projektu, upowszechniania jego rezultatów oraz ewaluacji. Przy opisywaniu spodziewanego wpływu, wnioskodawcy powinni wprowadzić prognozę ilościową do ilu osób chce dotrzeć instytucja podczas realizacji projektu. 49

50 Część Szczegółowy opis działań Edukacja szkolna i edukacja dorosłych Podczas wypełniania formularza wniosku Mobilność kadry edukacji szkolnej i Mobilność kadry edukacyjnej dorosłych powinni Państwo odpowiedzieć "nie" w rubryce, w której pojawi się pytanie, czy mobilność jest działaniem długoterminowym, gdyż zgodnie z Przewodnikiem po programie Erasmus+ w powyższych typach projektów czas trwania powinien wynosić od 2 dni do 2 miesięcy, z wyłączeniem czasu podróży i są uznawane za działania krótkoterminowe. Młodzież Wizyta przygotowawcza (APV): wizyta musi zostać zakodowana jako wyjazd związany z działaniem, którego dotyczy. Pozwoli to na automatyczne wprowadzenie dofinansowania kosztów podróży. Koszty zakwaterowania muszą zostać dodane do kosztów nadzwyczajnych. Jeśli planują Państwo zorganizować wizytę przygotowawczą w ramach Wolontariatu Europejskiego, należy odpowiedzieć "nie" w rubryce, w której pojawi się pytanie, czy mobilność jest działaniem długoterminowym. W ten sposób można zakodować właściwy czas trwania wizyty. Liderzy grup: liczba liderów grup w projektach Wymiana Młodzieży, wliczonych do ogólnej liczby uczestników, musi być określona w polu dla osób towarzyszących, w tabeli działania. Część Budżet podróż Młodzież W przypadku wymian młodzieży, jeśli odległość pomiędzy krajem wyjazdu, a krajem przeznaczenia jest wyższa niż 10 km i niższa niż 100 km, należy wybrać przedział odległości km (a nie 0-99 km). Jeśli uczestnicy z tej samej grupy narodowej pochodzą z różnych miast lub wsi w kraju oraz jeśli mają oni różne przedziały odległości, wtedy należy podzielić grupę na podgrupy przy wprowadzaniu danych w tabeli dotyczącej działania. 50

51 Załączanie dokumentów harmonogram działań Młodzież Jeśli zamierzają Państwo zorganizować kilka działań (wymiana młodzieży, wolontariat europejski, mobilność młodych pracowników) w ramach tego samego projektu mobilności młodzieży należy: 1) wypełnić harmonogram dla każdego rodzaju działania, 2) wydrukować i pogrupować wszystkie tabele dotyczące działania w jednym dokumencie, 3) zeskanować pojedynczy dokument i załączyć go. W ten sposób można zmieścić się w 5 polach dostępnych dla załączników. Ta sama procedura dotyczy załączania pełnomocnictw instytucji uczestniczących zaangażowanych w projekt. Wnioski dla partnerstw strategicznych w ramach Akcji 2 Współpraca na rzecz innowacji i wymiany dobrych praktyk Część Informacje o projekcie W przypadku partnerstw strategicznych z obszaru edukacji i szkoleń występuje tylko jedna runda selekcyjna w roku. Dla partnerstw strategicznych z sektora młodzieży w roku 2014 przewidziano dwie rundy selekcyjne (a w następnych latach po trzy rundy w ciągu roku). W przypadku partnerstw strategicznych z obszaru edukacji i szkoleń, wnioskodawcy muszą złożyć wnioski o dofinansowanie do: 30 kwietnia do godziny 12:00 (południe czasu brukselskiego) dla projektów: 2-letnich : zaczynających się 1 września 2014 r. i kończących 31 sierpnia 2016 r.; 3-letnich: zaczynających się 1 września 2014 r. i kończących 31 sierpnia 2017 r. Dla partnerstw strategicznych z obszaru młodzieży, wnioskodawcy muszą złożyć wnioski o dofinansowanie do: 30 kwietnia do godziny 12:00 (południe czasu brukselskiego) dla projektów zaczynających się pomiędzy 1 września tego samego roku i 28 lutego następnego roku i kończących się najpóźniej 27 lutego 2017 r.; 1 października do godziny 12:00 (południe czasu brukselskiego) ) dla projektów zaczynających się pomiędzy 1 lutego i 30 września następnego roku i kończących się najpóźniej 29 września 2017 r. Część Opis projektu W tej części mogą Państwo wybrać maksymalnie dwa priorytety i trzy tematy. Część Wdrażanie Niezwykle ważne jest podanie szczegółowych informacji dotyczących działań w ramach projektu. Niniejsza część dotycząca realizacji projektu stanowi kluczowy element wniosku i należy jej poświęcić szczególną uwagę. Należy tu również jasno określić rolę każdego z partnerów projektu, zwłaszcza w przypadku, gdy nie jest planowane wytworzenie rezultatów pracy intelektualnej ani zorganizowanie wydarzeń upowszechniających te rezultaty. Należy ponadto przygotować harmonogram działań projektowych i wytworzenia produktów końcowych, który powinien zostać następnie dołączony jako załącznik (patrz szablon harmonogramu). 51

52 Część Rezultaty pracy intelektualnej Jak określono w Przewodniku po programie, dofinansowanie w zakresie rezultatów pracy intelektualnej ma na celu wspieranie tworzenia rezultatów niematerialnych/produktów materialnych, takich jak programy nauczania, materiały dydaktyczne i do pracy z młodzieżą, otwarte zasoby edukacyjne, narzędzia internetowe itp., które ściśle związanych z projektem pod względem jakościowym i ilościowym. Ten element dofinansowania nie może być zatem wykorzystany do finansowania kosztów wynagrodzeń objętych pozycją "Zarządzanie projektem i jego wdrażanie", która będzie obejmować szeroki zakres działań, w tym zadania związane z zarządzaniem programem. Dlatego o dodatkowe środki na wynagrodzenia dla osób zarządzających projektem oraz pracowników wspierających można wnioskować w sekcji budżetu dotyczącej rezultatów pracy intelektualnej jedynie w wyjątkowych i należycie uzasadnionych przypadkach. Potrzeba takich dodatkowych kosztów musi zostać właściwie wyjaśniona w części Działania w ramach projektu Rezultaty pracy intelektualnej. Przy wypełnianiu części Rezultaty pracy intelektualnej trzeba jasno określić instytucję kierującą oraz instytucje uczestniczące w każdym z działań, w ramach których powstały konkretne rezultaty/produkty, w przeciwnym razie nie będą Państwo mogli określić odpowiednich kosztów w poszczególnych rubrykach budżetu. Nie można również dodawać nowych rezultatów/produktów pomiędzy rezultatami/produktami już wprowadzonymi w formularzu, dlatego podczas wypełniania formularza powinny one zostać wymienione w logicznej kolejności. Część Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej O dofinansowanie upowszechniania rezultatów pracy intelektualnej można ubiegać się jedynie, jeżeli zamierzają Państwo wytworzyć odpowiednie rezultaty/produkty, jak wyjaśniono w poprzednim fragmencie. W przypadku innych działań upowszechniających należy wykorzystać dofinansowanie z pozycji Zarządzanie projektem i jego wdrażanie. Opisując wydarzenie upowszechniające rezultaty/produkty pracy intelektualnej, należy wskazać w jego opisie kraj, w którym ma się ono odbyć. 52

53 Część Działania związane z uczeniem się, nauczaniem i szkoleniami Szkolnictwo wyższe Menu rozwijane dla rodzaju działania nie obejmuje krótkoterminowych programów szkoleniowych dla pracowników. Prosimy wybrać w tym celu Programy intensywne dla nauczycieli/nauczycieli akademickich. Dwa powyższe działania są podobne, gdyż są one działaniami krótkoterminowymi i podlegają tym samym zasadom finansowania. Jednak w opisie działania należy jasno określić, że jest ono jest faktycznie krótkim programem szkoleniowym dla pracowników, a nie programem intensywnym. 53

54 Młodzież W tej części prosimy również opisać ewentualne wykorzystanie certyfikatu Youthpass lub innego narzędzia uznawalności stosowanego w planowanych działaniach związanych z uczeniem się, nauczaniem lub szkoleniami (można to zrobić albo w polu głównego pytania, albo w każdej tabeli działania w polu opisowym). Część Budżet Prosimy sprawdzić, czy zachowane są kwoty wymienione w odpowiednich tabelach budżetowych. Prosimy zauważyć, że wymienione poniżej maksymalne kwoty nie są obliczane automatycznie przez formularz, więc trzeba własnoręcznie sprawdzić, czy kwota wnioskowanego dofinansowania nie przekracza kwot maksymalnych. Zarządzanie projektem i jego wdrażanie Jak wskazano w Przewodniku po programie, w przypadku projektów obejmujących ponad 10 instytucji uczestniczących dofinansowanie na zarządzanie i wdrażanie projektu zostanie ograniczone do kwoty należnej dla 10 uczestniczących instytucji (1 instytucji koordynującej i 9 instytucji partnerskich) za czas trwania projektu. Międzynarodowe spotkania projektowe Zgodnie z Przewodnikiem po programie dofinansowanie przeznaczone na międzynarodowe spotkania projektowe zostanie ograniczone do kwoty maksymalnej wynoszącej euro na projekt na okres 12 miesięcy. W przypadku krótszych projektów powyższa kwota zostanie odpowiednio pomniejszona zgodnie z rzeczywistym czasem trwania projektu liczonym w miesiącach. Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektu Dofinansowanie przeznaczone na upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektu zostanie ograniczone do kwoty maksymalnej wynoszącej euro na projekt bez względu na czas jego trwania. 54