Controlling w zintegrowanych systemach zarzadzania

Transkrypt

1 Kluge et al.: Arbeitsmaterial Controlling w zintegrowanych systemach zarzadzania 1 Prof. dr hab. Paul-Dieter Kluge Dr inz. Krzysztof Witkowski Mgr. inż. Paweł Orzeszko Controlling w zintegrowanych systemach zarzadzania Literatura podstawowa Hoitsch, H.J. / Lingnau, V.: Kosten- und Erlösrechnung Eine controllingorientierte Einführung, Springer 1999 Kluge, P.D. et al.: Komuterowo wspomogany controlling w malych i srednich przedsiebiorstwach, Zielona Góra 2001 Kluge, P.D. et al.: Podstawy controllingu, UZ/ZCIE 2005 Kluge, P.D. et al.: Systemy informatyczne zarzadzania, UZ/ZCIE 2005 Kulinska-Sadlocha, E.: Controlling w banku, rodzial 2, PWN Warszawa 2003 Nowak, E. (red.): Podstawy controllingu, wyd. AE im. Oskara Langego, Wroclaw 1996 Nowak, E. (red.): Rachunkowosc a controlling, wyd. AE im. Oskara Langego, Wroclaw 2002 Reichmann, T.: Controlling mit Kennzahlen und Managementberichten, Vahlen München 1997 Spis treści 1 Koncepcje controllingu 2 Ogólne narzędzia controllingowe 3 Zintegrowane planowanie działalności przedsiębiorstwa 4 Ewidencja danych rzeczywistych 5 Analiza odchyleń plan wykonano i planowanie kroczące Podstawą zaliczenia jest zasadniczo opanowanie materiału omówionego podczas wykładu oraz ćwiczeń. Wyżej wymienione pozycje literaturowe służą ugruntowaniu wiedzy w ramach samodzielnej pracy oraz przygotowaniu do egzaminu.

2 Kluge et al.: Arbeitsmaterial Controlling w zintegrowanych systemach zarzadzania 2 Cele wykładu: Przedmiot Controlling w zintegrowanych systemach zarządzania pierwotnie był przygotowywany dla studentów, którzy w ramach dotychczasowych studiów nie mieli możliwości wzięcia udziału w ramach specjalizacji. Poszczególne rozdziały pełnią odpowiednie funkcję: - Rozdział 1 i 2 odpowiadają naukowej zawartości odpowiednich rozdziałów przedmiotu Podstawy controllingu. Skierowane są do studentów, którzy tego przedmiotu na UZ nie studiowali. Dla wszystkich pozostałych studentów służą one powtórzeniu. - Rozdział 3 poszerza zawartość odpowiedniego rozdziału przedmiotu Podstawy controllingu w podwójnym względzie: Uogólnienie szkicu planowania odnośnie dziedzin gospodarki i branż jak również wzmocnienie włączenia aspektów logistyki (włączając skutki finansowe) do planowania. Taka orientacja logistyki została obrana, by wykazać przykładowe problemy i możliwości rozwiązywania poprzez wykorzystanie wiedzy inżynierskiej i ekonomicznej. - Rozdział 4 zajmuje się problemem odpowiedniego planowania danych rzeczywistych w systemie ERP. Wiadomości wstępne z przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania są do tego wprawdzie pożądane, jednak niekoniecznie wymagane. Dla studentów, którzy nie byli objęci tym przedmiotem, zostało przygotowane oddzielne ćwiczenie wprowadzające. Odpowiednio do logistycznej orientacji modeli planowania będą również przedyskutowane aspekty przedmiotu specjalizacyjnego Systemy informatyczne w logistyce. - Rozdział 5 zawiera elementy przedmiotu specjalizacyjnego Controlling w systemach ERP jak również Analiza danych. 1. Koncepcje controllingu 1.1. Rys historyczny Pierwsza wzmianka na temat controllingu w kontekście ekonomiki przedsiębiorstw pojawiła się około 75 lat temu w USA. Głównymi celami controllingu były wówczas: zwiększenie przejrzystości działalności (ciągle rozwijających się) przedsiębiorstw; stworzenie możliwości rozwoju ekonomicznego know-how z uwagi na coraz wyższe wywołane przez światowy kryzys gospodarczy wymagania stawiane kadrze kierowniczej. Do lat 80-tych istotny wpływ na ekonomikę przedsiębiorstw w Europie (a w szczególności w Niemczech i w Polsce) miały zmiany polityczne zachodzące przed, podczas oraz po drugiej wojnie światowej: W Polsce oraz dawnym NRD narastał problem zachowania przejrzystości wprawdzie w szczególności w centralnie sterowanym sektorze państwowym. W tym celu stworzono też odpowiednie instrumenty (takie, jak: planowanie obejmujące całe przedsiębiorstwo, analizę wskaźnikową oraz system sprawozdawczości), które dobrowolnie możnaby zinterpretować jako narzędzia controllingowe państwa.

3 Kluge et al.: Arbeitsmaterial Controlling w zintegrowanych systemach zarzadzania 3 Jednakże społeczne, a przede wszystkim polityczne warunki ramowe nie pozwalały na rozwiązania typowo controllingowe. W (starej) Republice Federalnej Niemiec początkowo nie było również zapotrzebowania na controlling. Głównymi przyczynami tego były jednakże: struktura przedsiębiorstw po drugiej wojnie światowej (z formującymi się dopiero na nowo dużymi przedsiębiorstwami), jak również stały i wysoki wzrost gospodarczy w ramach tzw. cudu gospodarczego. Przede wszystkim wraz ze zmianą ramowych warunków gospodarczych w latach 70-tych zrodziło się zapotrzebowanie na wiedzę za zakresu controllingu, którego motywy prawie nie różniły się od tych prawie 40 lat wcześniej w USA. Dopiero w końcu lat 80-tych powstały publikacje dotyczące specyficznych aspektów controllingu w przedsiębiorstwach średniej wielkości. Siłą rzeczy dominowały w nich instrumenty stwarzające możliwości rozwoju ekonomicznego know-how, jednakże często przejmowały one formy organizacyjne controllingu większych przedsiębiorstw. Po upadku systemu socjalistycznego w krajach tzw. byłego bloku wschodniego w naturalny sposób powstało powszechnie duże zapotrzebowanie na wiedzę z zakresu ekonomiki przedsiębiorstw. Początkowo było ono zaspakajane przede wszystkim poprzez dokształcanie realizowane przez zachodnioeuropejskich specjalistów. Jednakże w odniesieniu do praktycznego zastosowania powstały wkrótce dwa bardzo odmienne kierunki: Firmy-córki większych, ale też średniej wielkości zachodnich przedsiębiorstw zostały w znacznym stopniu zintegrowane z systemami controllingu swoich matek. W związku tym duże znaczenie odgrywa tu sprawozdawczość. Specyficzne rozwiązania dedykowane firmom córkom (najczęściej dostępni) controllerzy są w stanie opracować tylko dla ograniczonych obszarów podejmowania decyzji przedsiębiorstwa (w sensie centrów zysku - ang. profit-center). Całkiem inaczej sytuacja wygląda w wielu (nowo powstałych, założonych z dawnych, dużych zakładów państwowych lub też wyrosłych z dawnych warsztatów rzemieślniczych) małych i średnich przedsiębiorstw. Tutaj nie ma prawie wyspecjalizowanych controllerów lub też zostali oni zwolnieni w ramach procesów reorganizacyjnych. Z drugiej strony większość przedsiębiorstw już od momentu założenia musi walczyć z problemami zagrożenia własnej egzystencji, co z kolei budzi zapotrzebowanie na instrumenty controllingowe (bezpośrednio lub pośrednio poprzez wymagania zewnętrznych kredytodawców). Ponieważ w tym przypadku nie było możliwe przejęcie narzędzi i form organizacyjnych od dużych przedsiębiorstw, powstał zupełnie nowy świat controllingu, będący w coraz większym zakresie przedmiotem badań wydziałów nauk ekonomicznych w Polsce Koncepcje controllingu w Niemczech Na kształt rozwoju teorii controllingu w Niemczech miała przez długi czas wpływ rachunkowość. Początkowo na pierwszym planie stało podejście ukierunkowane na przeszłość z nadmiernym podkreśleniem aspektów kontrolnych. Na zmianę sposobu myślenia w kierunku aspektów wspomagania decyzyjnego i pozyskiwania informacji miały wpływ przede wszystkim następujące elementy:

4 Kluge et al.: Arbeitsmaterial Controlling w zintegrowanych systemach zarzadzania 4 Mimo wszystko jednak niemiecka filozofia controllingu nigdy nie mogła się do końca oddzielić (także w praktyce) od ciągle rozwijającej się rachunkowości. Można to zauważyć na przykładzie systemów informatycznych zarządzania, gdzie moduły finansowe zaliczane są do modułów controllingowych. Pomijając powyższą kwestię, dzisiaj polecana jest następująca kolejność wykorzystania narzędzi controllingu, stanowiąca również podstawę niniejszego materiału: Podstawowa literatura z zakresu controllingu podejmuje oczywiście przede wszystkim aspekty planowania. Stąd też w mniejszym stopniu podjęto problematykę analizy odchyleń między wykonaniem a planem oraz problemów przetwarzania danych rzeczywistych szczególnie istotnych dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw.

5 Kluge et al.: Arbeitsmaterial Controlling w zintegrowanych systemach zarzadzania Koncepcje controllingu w Polsce Z powodu opisanego w rozdziale 1.1 rozwoju historycznego controllingu jego teoretyczne podstawy powstały w Polsce dopiero po 1990 roku. Pojęcie controllingu nie doczekało się jednolitego, polskiego określenia. Zgodnie z angielskim to control większość autorów polskich opracowań z dziedziny controllingu podkreśla, iż controlling jest pojęciem znacznie szerszym od samej kontroli i oznacza planowanie, sterowanie, nadzorowanie i kontrolę. Pomimo tego zarówno w teorii jak i praktyce controlling nie jest rozumiany jednoznacznie. Dla jednych controlling to cała filozofia czy też model zarządzania przedsiębiorstwem, urzeczywistniająca wszystkie funkcje zarządzania oraz wspomagająca menadżerów przy podejmowaniu szybkich i racjonalnych decyzji przez kształtowanie wiarygodnego systemu informacji 1. Dla innych stanowi on funkcję wspomagającą zarządzanie, tzn. jego zadaniem ma być wspomaganie kierownictwa przedsiębiorstwa w realizacji funkcji zarządzania w ujęciach strategicznym i operacyjnym. 2 Controlling jest też przedstawiany jako ponadfunkcyjny instrument zarządzania, stanowiący proces sterowania ukierunkowany na optymalizację wyniku finansowego przedsiębiorstwa poprzez zastosowanie odpowiednich metod i narzędzi 3 Controlling to również podsystem zarządzania działający w celu optymalizacji realizacji zadań, przy czym ustanawianie tych zadań jest jego immanentną częścią 4. W rozumieniu controllingu rachunkowość jest z reguły przedstawiana jako jego podstawowy instrument, którego zadaniem jest dostarczanie wieloprzekrojowych informacji, niezbędnych w zarządzaniu przedsiębiorstwem z nastawieniem na przyszłość. 5 Controlling potrzebuje zatem rachunkowości do realizacji swoich zadań. Na podstawie analizy wyżej przedstawionych koncepcji jak również własnych praktycznych doświadczeń w niniejszym opracowaniu przyjęto następującą definicją controllingu: Controlling polega na całościowym kompleksowym podejściu do przedsiębiorstwa, tak aby na czas wykryć wąskie gardła, opracować rozwiązania ich eliminacji oraz, w przypadku wystąpienia odchyleń w stosunku do wartości planowanych, zaproponować działania korygujące przy jednoczesnym zapewnieniu rentowności przedsiębiorstwa. Istotnym elementem controllingu jest przygotowanie i n f o r m a c j i p o d a d r e s a t a, a warunkiem realizacji jego opłacalność. 1 Gabrusewicz W., Kamela-Sowińska A., Poetscke H., Rachunkowość zarządcza, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2001, str Nowosielski S., Zarządzanie produkcją. Ujęcie controllingowe, Wyd. AE Wrocław, Wrocław 2001, str Nowak E. (red.), Podstawy controllingu, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu, Wrocław 1996, str Dobija M., Rachunkowość zarządcza i controlling, PWN, Warszawa 1997, str Nowak E. (red.), Rachunkowość w controllingu przedsiębsiębiorstwa, PWE, Warszawa 1996, str

6 Kluge et al.: Arbeitsmaterial Controlling w zintegrowanych systemach zarzadzania 6 Controlling wymaga zatem: danych i informacji na temat wszystkich obszarów przedsiębiorstwa oraz jego otoczenia (w sensie data warehouse ); narzędzi (komputerowo wspomaganych); wiedzy (przynajmniej dostępu do niej) dotyczącej procesów podstawowych realizowanych w przedsiębiorstwie; odpowiedniej porcji inwencji i pomysłowości przy przekształcaniu zdobytej wiedzy controllingowej w skierowane do adresata informacje wczesnego ostrzegania oraz informacje o proponowanych rozwiązaniach. Zgodnie z ogólnie przyjętą filozofią zarządzania zastosowanie narzędzi controllingu odbywa się odpowiednio do sekwencji: planowanie ewidencja danych rzeczywistych analiza odchyleń korekta planowania 6. Ponadto wyodrębniono strategiczne i operacyjne narzędzia controllingu Wpływ wielkości przedsiębiorstwa Wielkość przedsiębiorstwa wpływa w następujący sposób na charakterystykę (realizację) controllingu w praktyce 7 : 6 por. rozdział por. rozdział 1.1.

7 Kluge et al.: Arbeitsmaterial Controlling w zintegrowanych systemach zarzadzania 7 W niniejszym materiale przedstawiono przede wszystkim sektor małych i średnich przedsiębiorstw produkcyjnych 8. Można je scharakteryzować w następujący sposób: branże wytwórcze zatrudnienie pomiędzy: pracowników obrót roczny netto: do 100 mln zł. płaska struktura zarządzania (zwykle dyrektor z patriarchalnym stylem kierowania (szef) klasycznych obszarów zadaniowych księgowości, zakupów, produkcji i sprzedaży każdorazowo przez jednego lub dwóch pracowników biurowych; w produkcji jeszcze mniej majstrów). 8 Sfera produkcyjna została wybrana dlatego, gdyż jest ona również przedmiotem rozważań ogólnie dostępnej literatury z zakresu controllingu (najczęściej jednak bez wyjaśnienia motywów takiego postępowania). Stawia ona wyższe wymagania odnośnie integracji danych i wiedzy (np. w porównaniu z handlem) wskutek konieczności uwzględniania procesów produkcyjnych oraz może służyć jako wzorzec myślowy dla opracowania rozwiązań controllingowych dla innych sfer działalności przedsiębiorstwa.