Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego

Transkrypt

1 PROGRAM EUROPA DLA OBYWATELI PRZEWODNIK PROGRAMOWY Wersja ważna od stycznia 2013 r. Dyrekcja Generalna ds. Komunikacji Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego

2 SPIS TREŚCI OSTRZEŻENIE... 4 CZĘŚĆ PIERWSZA INFORMACJE OGÓLNE... 5 ROZDZIAŁ I WPROWADZENIE... 5 I.1 Kontekst... 5 I.2 Cel przewodnika programowego... 5 I.3 Ogólne i szczegółowe cele programu Europa dla obywateli... 6 I.4 Priorytety programu Europa dla obywateli... 7 I.5 Struktura programu Europa dla obywateli... 8 I.6 Zarządzanie programem Europa dla obywateli I.7 Całkowity budżet programu I.8 Harmonogram na lata i publikacja wyników selekcji I.9 Dane kontaktowe ROZDZIAŁ II PROCEDURY SKŁADANIA WNIOSKÓW I SELEKCJI II.1 Procedura składania wniosków II.1.1 Elektroniczny formularz wniosku o dotację (eform) II.1.2 Dodatkowe dokumenty na żądanie EACEA II.2 Procedura selekcji II.2.1 Kryteria kwalifikowalności A. Wnioskodawca i partnerzy A. 1 Charakter wnioskodawcy i partnerów A.1.1 Status prawny A.1.2 Siedziba w jednym z krajów uczestniczących A.1.3 Rodzaj organizacji A.2 Liczba partnerów B. Charakter i zakres projektu B.1 Liczba uczestników B.2 Budżet B.3 Miejsce przeprowadzenia i liczba działań B.4. Okres kwalifikowalności/czas trwania projektu C. Wniosek C.1 Oficjalny formularz wniosku C.2 Termin C.3 Język urzędowy II.2.2 Kryteria wykluczenia II.2.3 Kryteria selekcji II.2.4 Kryteria przyznania II.3 Konsultacje z Komitetem Programowym i Parlamentem Europejskim II.4 Przyznanie dotacji ROZDZIAŁ III WARUNKI FINANSOWE I UMOWNE III.1 Ogólne warunki finansowe i umowne III.1.1 Kwota dotacji III.1.2 Współfinansowanie III.1.3 Decyzja w sprawie przyznania dotacji i umowa na dotację III.1.4 Obowiązki wynikające z decyzji w sprawie przyznania dotacji i umowy na dotację

3 III.1.5 Podwykonawstwo i udzielenie zamówienia III.1.6 Gwarancja III.1.7 Kontrole III.1.8 Własność/wykorzystanie wyników działania III.1.9 Promocja i jawność III.1.10 Waloryzacja i rozpowszechnianie wyników III.1.11 Ochrona danych III.1.12 Podstawa prawna III.2 Warunki finansowe i umowne (właściwe dla dotacji na projekty) III.2.1 Brak mocy wstecznej III.2.2 Zakaz podwójnego finansowania III.2.3 Działalność nienastawiona na przynoszenie zysku III.2.4 Przestrzeganie terminów III.2.5 Obliczanie dotacji III Finansowanie ryczałtowe III Finansowanie z budżetu III.2.6 Procedury płatności III Zaliczki III Płatność końcowa CZĘŚĆ DRUGA SZCZEGÓŁY DOTYCZĄCE DZIAŁAŃ PROGRAMU ROZDZIAŁ IV DOTACJE NA PROJEKTY Działanie 1 Aktywni obywatele dla Europy IV.1 Poddziałanie 1.1 Spotkania mieszkańców miast partnerskich IV.2 Poddziałanie 1.2 Sieci miast partnerskich IV.3 Poddziałanie 2.1 Projekty obywatelskie IV.4 Poddziałanie 2.2 Środki wsparcia Działanie 2 Aktywne społeczeństwo obywatelskie w Europie IV.5 Poddziałanie 3 Wsparcie dla projektów inicjowanych przez organizacje społeczeństwa obywatelskiego Działanie 4 Aktywna pamięć europejska IV.6 Aktywna pamięć europejska ZAŁĄCZNIK I GLOSARIUSZ ZAŁĄCZNIK II PRZEGLĄD KRYTERIÓW KWALIFIKOWALNOŚCI ZAŁĄCZNIK III STAWKI RYCZAŁTOWE stosowane w ramach działania 1 poddziałania ZAŁĄCZNIK IV STAWKI RYCZAŁTOWE stosowane w ramach działania 1 poddziałania 2, działania 2 poddziałania 3, działania

4 OSTRZEŻENIE Należy zwrócić uwagę, że wzory umów/decyzji Agencji w sprawie dotacji podlegają obecnie przeglądowi z uwagi na wejście w życie dnia 1 stycznia 2013 r. nowego rozporządzenia finansowego wraz z zasadami stosowania, dlatego też nie zostały załączone do przewodnika programowego. Agencja opublikuje projekty związanych z niniejszym podręcznikiem programowym umów na dotację/decyzji w sprawie przyznania dotacji tak szybko, jak to możliwe, a w każdym razie z odpowiednim wyprzedzeniem przed upływem terminu składania wniosków. Należy również zauważyć, że pozostałe dostępne dokumenty zostały dostosowane do nowych przepisów. Agencja zastrzega sobie jednak prawo do wprowadzania zmian lub dodatkowych szczegółów w zależności od ostatecznego brzemienia rozporządzenia finansowego i zasad stosowania. W takim przypadku zmiany zostaną ogłoszone z odpowiednim wyprzedzeniem przed upływem terminu. 4

5 CZĘŚĆ PIERWSZA INFORMACJE OGÓLNE ROZDZIAŁ I WPROWADZENIE I.1 Kontekst Przyjęcie traktatu lizbońskiego pod koniec 2009 r. doprowadziło do istotnych zmian w koncepcji obywatelstwa europejskiego. Zarówno Traktat ustanawiający Unię Europejską, jak i Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej gwarantują demokratyczne zasady UE, określają prawa obywateli Unii i przywołują kluczowe metody angażowania obywateli i ich zrzeszeń w kreśleniu europejskiego programu politycznego. Istnieje ścisły związek między (i) wyrażeniem potrzeb obywateli i środkom niezbędnym do ich zaspokojenia, (ii) otwartością systemu demokratycznego na udział obywateli oraz (iii) prawami ludzi włącznie z wiedzą na temat tych praw. Rozwijanie trwałego poczucia odpowiedzialności za Unię Europejską i poczucia przynależności do niej wymaga równoległego podejścia do tych trzech aspektów przy zastosowaniu odpowiednich instrumentów. Uznając obywatelstwo europejskie za ważny element umacniania i wspierania procesu integracji europejskiej, Komisja Europejska nadal zachęca do angażowania się obywateli europejskich we wszystkie aspekty życia ich społeczności, umożliwiając im udział w budowaniu coraz bliższej Europy. Decyzją 1904/2006/WE z dnia 12 grudnia 2006 r. Parlament Europejski i Rada przyjęły program Europa dla obywateli na lata , który stanowi ramy prawne dla wspierania szerokiej gamy działań i organizacji promujących aktywne obywatelstwo europejskie, a zatem zaangażowanie obywateli i organizacji społeczeństwa obywatelskiego w proces integracji europejskiej. I.2 Cel przewodnika programowego Celem przewodnika programowego jest wspieranie wszystkich osób zainteresowanych opracowaniem projektów lub uzyskaniem wsparcia w ramach programu Europa dla obywateli ( ). Publikacja pozwala zrozumieć zarówno cele, jak i działania programu, a przez to rodzaje działań, które mogą zostać objęte wsparciem. W przewodniku znajdują się szczegółowe informacje na temat tego, co jest potrzebne do złożenia wniosku i jaki poziom dotacji można uzyskać. Przewodnik obejmuje: - szczegółowy zestaw informacji na temat możliwości finansowania w ramach programu Europa dla obywateli : podstawowe warunki, jakie musi spełniać wniosek o finansowanie, wyjaśnienie procedury selekcji oraz ogólne zasady mające zastosowanie wniosków o dotacje unijne wyłonionych w wyniku tej procedury; - w interesie stabilności i przewidywalności harmonogram składania i oceny wniosków, który obowiązuje przez cały czas trwania programu. Ułatwi to organizacjom zainteresowanym realizacją działań w ramach programu skuteczniejsze i długoterminowe planowanie; - szczegółowe i niezmienne określenie wszystkich wymogów, które powinien spełniać każdy rodzaj projektu; 5

6 - glosariusz terminów i definicji odnoszących się do programu Europa dla obywateli (zob. ZAŁĄCZNIK I, p.55). Możliwość korzystania z przewodnika wiąże się jednak z koniecznością spełnienia następujących warunków: przyjęciem przez Komisję rocznego programu prac na potrzeby programu Europa dla obywateli po jego przekazaniu do Komitetu Programowego; zatwierdzeniem przez Parlament Europejski i Radę środków finansowych na potrzeby programu Europa dla obywateli w ramach rocznego budżetu Unii Europejskiej. Wszystkie formularze i dokumenty niezbędne do złożenia wniosku o finansowanie można pobrać ze stron internetowych podanych w rozdziale II.1 Procedura składania wniosków przewodnika, aby ułatwić do nich dostęp wnioskodawcom (zob. s. 14). I.3 Ogólne i szczegółowe cele programu Europa dla obywateli Program powinien przyczyniać się do: stworzenia obywatelom możliwości współpracy i uczestnictwa w budowaniu coraz bliższej, demokratycznej i otwartej na świat Europy, zjednoczonej w swojej różnorodności kulturowej i przez nią wzbogacanej, co pomoże rozwijać obywatelstwo Unii Europejskiej; rozwijania poczucia tożsamości europejskiej opartej na wspólnych wartościach, historii i kulturze; umacniania poczucia odpowiedzialności za Unię Europejską wśród jej obywateli; pogłębiania tolerancji i wzajemnego zrozumienia między obywatelami Europy, którzy szanując i promując różnorodność kulturową i językową wnoszą wkład w dialog międzykulturowy. Cele szczegółowe programu będą realizowane na poziomie ponadnarodowym: zbliżanie członków społeczności lokalnych z całej Europy w celu wymiany doświadczeń, opinii i wartości, wyciągania wniosków z historii i budowania przyszłości; wspieranie działań, debat i refleksji związanych z obywatelstwem europejskim i demokracją, wspólnymi wartościami, wspólną historią i kulturą poprzez współpracę w ramach organizacji społeczeństwa obywatelskiego na szczeblu europejskim; przybliżanie Europy jej obywatelom poprzez propagowanie europejskich wartości i osiągnięć z zachowaniem pamięci o jej przeszłości; zachęcanie obywateli i organizacji społeczeństwa obywatelskiego z krajów uczestniczących do wzajemnych kontaktów umacniających dialog międzykulturowy oraz eksponujących zarówno różnorodność, jak i jedność Europy; należy położyć szczególny nacisk na zacieśnianie więzi między obywatelami państw członkowskich Unii Europejskiej w składzie z 30 kwietnia 2004 r. i państw członkowskich, które przystąpiły do UE po tej dacie. 6

7 I.4 Priorytety programu Europa dla obywateli W ramach programu niektóre tematy o szczególnym znaczeniu dla rozwoju aktywnego obywatelstwa europejskiego są traktowane priorytetowo. Ukierunkowanie na takie tematy będzie sprzyjało synergii między projektami dotyczącymi tej samej kwestii i zapewni widoczność oraz oddziaływanie wspieranych działań i programu w ogóle. Wnioskodawcy wybierający takie tematy są zachęcani do wykraczania poza wizję krajową i podejścia do danej kwestii z perspektywy europejskiej lub porównania różnych krajowych punktów widzenia. Taki transnarodowy wymiar powinien być w miarę możliwości uzupełniony wyraźnym wymiarem lokalnym. Osoby składające wnioski w ramach programu powinny uwzględnić w swoich projektach co najmniej jeden z priorytetów programu. Wnioskodawców zachęca się również do uwzględniania kwestii przekrojowych, takich jak równowaga płci i niedyskryminowanie. Program powinien być zatem dostępny dla wszystkich obywateli europejskich, w tym legalnych rezydentów, z wykluczeniem wszelkich form dyskryminacji ze względu na płeć, pochodzenie rasowe lub etniczne, religię lub wyznanie, niepełnosprawność, wiek i orientację seksualną. Priorytety Patrz strona internetowa EACEA: 7

8 I.5 Struktura programu Europa dla obywateli Program jest realizowany za pomocą czterech działań: Działanie 1: Aktywne obywatelstwo europejskie (spotkania mieszkańców miast partnerskich, sieci miast partnerskich, projekty obywatelskie, środki wsparcia) Działanie 2: Aktywne społeczeństwo obywatelskie w Europie (wsparcie dla projektów inicjowanych przez organizacje społeczeństwa obywatelskiego i wsparcie strukturalne dla organizacji badających i analizujących porządek publiczny oraz organizacji społeczeństwa obywatelskiego) Działanie 3: Razem dla Europy (wydarzenia medialne, badania oraz narzędzia informowania i rozpowszechniania informacji) Działanie 4: Aktywna pamięć europejska Dotacje nie są dostępne w ramach działania 3, dlatego niniejszy przewodnik nie dotyczy działania 3. Cele programu Europa dla obywateli są realizowane poprzez różne działania wspierane przez dwa rodzaje dotacji: A. DOTACJE NA PROJEKTY projekty obejmują działania ograniczone w czasie, podczas których wdrażane są proponowane konkretne czynności. B. DOTACJE OPERACYJNE dotacje operacyjne 1 różnią się od dotacji na projekty tym, że zapewniają środki finansowe na pokrycie kosztów związanych z prawidłowym prowadzeniem zwyczajnej i stałej działalności organizacji, to jest kosztów personelu, kosztów spotkań wewnętrznych, publikacji, działań informacyjnych i rozpowszechniania informacji, kosztów podróży związanych z wdrażaniem programu pracy, opłat, dewaluacji i innych kosztów bezpośrednio związanych z programem pracy organizacji. Poniżej znajduje się krótki opis różnych działań i poddziałań: Działanie 1 Aktywni obywatele dla Europy Działanie Aktywni obywatele dla Europy ma na celu zbliżanie członków społeczności lokalnych z całej Europy w celu wymiany doświadczeń, opinii i wartości, wyciągania wniosków z historii i budowania przyszłości. Chodzi o zachęcanie do spotkań, wymiany i debat między obywatelami europejskimi z różnych krajów i na różne sposoby: Poddziałanie 1 Partnerstwo miast Poddziałanie to ma na celu działania, które łączą się z bezpośrednią wymianą między obywatelami Europy lub propagują taką wymianę poprzez ich udział w działaniach związanych z partnerstwem miast. Obejmuje ono zatem następujące dwa rodzaje działalności: poddziałanie 1.1 Spotkania mieszkańców miast partnerskich (zob. s. 35) i poddziałanie 1 Niniejsze działanie objęte jest zaproszeniem do składania wniosków dostępnym na stronie internetowej 8

9 1.2 Sieci miast partnerskich (zob. s. 39). Partnerstwo miast należy rozumieć w szerokim znaczeniu, jako określenie odnoszące się do miast, które podpisały lub zobowiązały się podpisać umowy partnerskie, a także do miast uczestniczących w innych formach partnerstwa wspierających współpracę i powiązania kulturowe. Poddziałanie 2 Projekty obywatelskie i środki wsparcia W ramach poddziałania 2.1 Projekty obywatelskie (zob. s. 42) wsparcie mogą uzyskać różne projekty o wymiarze transnarodowym i międzysektorowym obejmujące bezpośrednie zaangażowanie obywateli. Projekty te powinny łączyć obywateli o różnych horyzontach, którzy będą działać razem lub prowadzić debaty o wspólnych zagadnieniach europejskich na szczeblu lokalnym i europejskim. Należy uwzględniać innowacyjne metody uczestnictwa obywateli. Aby rozwijać i wspierać wszystkie działania w ramach programu, należy również opracowywać środki wsparcia, które obejmuje poddziałanie 2.2 Środki wsparcia (zob. s. 45), wymieniać najlepsze praktyki i łączyć doświadczenia różnych uczestników programu promujących aktywne obywatelstwo europejskie. Działanie 2 Aktywne społeczeństwo obywatelskie w Europie Poddziałanie 3 Wsparcie dla projektów inicjowanych przez organizacje społeczeństwa obywatelskiego Poddziałanie ma na celu wspieranie współpracy przy konkretnych projektach organizacji społeczeństwa obywatelskiego z różnych krajów uczestniczących, a także przy specjalnych zagadnieniach związanych z celami i priorytetami programu. Zaangażować w nie można wiele organizacji działających na szczeblu lokalnym, regionalnym, krajowym lub europejskim (zob. s. 47). Działanie 4 Aktywna pamięć europejska Celem działania jest upamiętnianie ofiar nazizmu i stalinizmu (zob. s. 51). 9

10 I.6 Zarządzanie programem Europa dla obywateli Komisja Europejska Dyrekcja Generalna ds. Komunikacji (DG COMM) jest stroną ostatecznie odpowiedzialną za sprawne funkcjonowanie programu Europa dla obywateli. DG COMM na bieżąco zarządza budżetem programu oraz wytycza jego priorytety, cele i kryteria w konsultacji z Komitetem Programowym. Ponadto nadzoruje i monitoruje ogólne wdrażanie programu, działania uzupełniające oraz jego ocenę na szczeblu europejskim. Komisja Europejska zleca te zadania Agencji. Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego EACEA, utworzona na mocy decyzji 2005/56/WE Komisji Europejskiej z dnia 14 stycznia 2005 r. jest odpowiedzialna za wdrażanie wszystkich działań programu Europa dla obywateli z wyjątkiem części działania 3, które realizuje bezpośrednio DG ds. Komunikacji. EACEA zarządza pełnymi cyklami projektowymi, które obejmują redagowanie zaproszeń do składania wniosków, selekcję projektów i podpisanie decyzji w sprawie projektów lub umów w sprawie projektów, zarządzanie finansowe, monitorowanie projektów, kontakty z beneficjentami oraz kontrole na miejscu. Punkty Europy dla obywateli Komisja Europejska utworzyła Punkty Europy dla obywateli, aby ułatwić zainteresowanym osobom dostęp do informacji na temat programu Europa dla obywateli oraz udzielić im wskazówek i wsparcia. Te struktury krajowe zapewniają ukierunkowane rozpowszechnienie na poziomie podstawowym informacji na temat wdrażania programu, działań w jego ramach oraz możliwości finansowych. Od 2008 r. wiele państw członkowskich stworzyło struktury koordynacyjne do współpracy z Komisją i do mobilizacji wszystkich odpowiednich osób zajmujących się rozpowszechnianiem projektów w swoich krajach. Wykaz punktów Europy dla obywateli można znaleźć na stronie internetowej Państwa członkowskie i inne kraje uczestniczące Państwa członkowskie UE uczestniczą we wdrażaniu programu Europa dla obywateli, w szczególności za pośrednictwem Komitetu Programowego, do którego delegują swoich przedstawicieli. Z Komitetem Programowym formalnie uzgadnia się różne aspekty wdrażania programu, na przykład projekt rocznego planu pracy, kryteria wyboru i procedury, ogólną równowagę między różnymi działaniami itp. Inne kraje uczestniczące w programie biorą udział w pracy Komitetu jako obserwatorzy bez prawa głosu. 10

11 I.7 Całkowity budżet programu Całkowity budżet programu wynosi 215 milionów euro przez siedem lat ( ). Wysokość budżetu rocznego zależy od decyzji władz budżetowych. Na podanej poniżej stronie internetowej można śledzić poszczególne etapy przyjmowania budżetu. Program podlega linii budżetowej : W decyzji ustanawiającej program ustalono następujący podział całkowitego budżetu przez cały okres obowiązywania programu obejmujący lata : Działanie 1 Aktywni obywatele dla Europy: co najmniej 45%. Działanie 2 Aktywne społeczeństwo obywatelskie w Europie: około 31%. Działanie 3 Razem dla Europy: około 10%. Działanie 4 Aktywna pamięć europejska: około 4%. Pozostałe środki są przeznaczone na pokrycie ogólnych, administracyjnych i technicznych kosztów programu. 11

12 I.8 Harmonogram na lata i publikacja wyników selekcji Terminy składania wniosków są następujące: Działanie 1: Aktywni obywatele dla Europy Poddziałanie Termin składania wniosku Okres kwalifikowalności: okres, w którym projekty muszą rozpocząć się Poddziałanie 1.1 Spotkania mieszkańców miast partnerskich Etap 1 1 lutego od 1 czerwca roku, w którym przypada termin składania wniosku, do 28 lutego w roku następującym po upływie terminu Etap 2 1 czerwca od 1 października roku, w którym przypada termin składania wniosku, do 30 czerwca w roku następującym po upływie terminu Etap 3 1 września od 1 stycznia do 30 września w roku następującym po upływie terminu Poddziałanie 1.2 Sieci miast partnerskich Etap 1 1 lutego od 1 czerwca do 30 grudnia tego samego roku, w którym przypada termin składania wniosków Etap 2 1 września od 1 stycznia do 30 maja w roku następującym po upływie terminu Poddziałanie 2.1 Projekty obywatelskie 1 czerwca od 1 grudnia tego samego roku, w którym przypada termin składania wniosku, do 31 maja w roku następującym po upływie terminu Poddziałanie 2.2 Środki wsparcia 1 czerwca od 1 grudnia tego samego roku, w którym przypada termin składania wniosku, do 31 maja w roku następującym po upływie terminu Działanie 2: Aktywne społeczeństwo obywatelskie w Europie Poddziałanie Poddziałanie 3 Projekty inicjowane przez organizacje społeczeństwa obywatelskiego Działanie 4: Aktywna pamięć europejska Termin składania wniosku następującym po upływie terminu *Wnioski należy złożyć do godz (południe czasu brukselskiego) ostatniego dnia składania wniosków. Jeżeli termin składania wniosków przypada w weekend, 1-szy dzień roboczy po weekendzie należy uważać za ostatni dzień składania wniosków. Publikacja wyników selekcji Termin składania Okres kwalifikowalności: okres, w którym projekty wniosku muszą rozpocząć się 1 lutego od 1 sierpnia tego samego roku, w którym przypada termin składania wniosku, do 31 stycznia w roku następującym po upływie terminu Okres kwalifikowalności: okres, w którym projekty muszą rozpocząć się 1 czerwca od 1 grudnia tego samego roku, w którym przypada termin składania wniosku, do 31 maja w roku 12

13 Zasadniczo wnioskodawcy powinni otrzymać informację o wyniku procedury selekcji w ciągu czterech miesięcy po upływie terminu składania wniosków. Wykaz wybranych projektów zostanie opublikowany na następującej stronie internetowej: Wnioskodawcy, których wnioski nie zostały zakwalifikowane, zostaną o tym powiadomieni na piśmie. Należy pamiętać, że w okresie między terminem składania wniosków a publikacją wyników selekcji przeprowadza się następujące procedury: Ocena i selekcja wniosków; Jedynie projekty złożone w ramach działania 1 poddziałania 1.2 Sieci miast partnerskich podlegają procedurze konsultacji z Komitetem Programowym i Parlamentem Europejskim, która trwa co najmniej sześć tygodni (więcej informacji na temat procedury konsultacji znajduje się w rozdziale II.3, s. 22); Przyjęcie decyzji w sprawie selekcji. Dopiero po zakończeniu wyżej wymienionych procedur wnioskodawcy mogą uzyskać informacje na temat wyniku procesu selekcji. I.9 Dane kontaktowe Punkty Europy dla obywateli Zachęca się wnioskodawców, aby kontaktowali się z Punktami Europy dla obywateli krajowymi strukturami odpowiedzialnymi za rozpowszechnianie praktycznych informacji na temat wdrażania programu Europa dla obywateli w swoich krajach. Dokładne dane kontaktowe Punktów są dostępne na następującej stronie internetowej: EACEA - Unit P7 Citizenship Avenue du Bourget, 1 (BOUR 01/04A) B-1140 Bruksela - Belgia Faks: ; Działanie 1 Poddziałanie 1.1 Spotkania mieszkańców miast partnerskich i poddziałanie1.2 Sieci miast partnerskich: eacea-p7@ec.europa.eu Działanie 2.1 Projekty obywatelskie i działanie 2.2 Środki wsparcia: eacea-p7-citizensprojects@ec.europa.eu Działanie 2 Poddziałanie 3 Wsparcie dla projektów inicjowanych przez organizacje społeczeństwa obywatelskiego: eacea-p7-civilsociety@ec.europa.eu Działanie 4 Aktywna pamięć europejska: eacea-p7-remembrance@ec.europa.eu 13

14 ROZDZIAŁ II PROCEDURY SKŁADANIA WNIOSKÓW I SELEKCJI II.1 Procedura składania wniosków II.1.1 Elektroniczny formularz wniosku o dotację (eform) Wszystkie poddziałania są objęte elektronicznym systemem składania wniosków. Propozycje projektów należy składać za pomocą aktualnie dostępnego elektronicznego formularza wniosku o dotację (eform), który jest dostępny na stronie internetowej EACEA: Wnioski przesłane w formie papierowej pocztą, faksem lub pocztą elektroniczną nie będą rozpatrywane. Po pobraniu formularza eform, należy wypełnić wszystkie pola danych. Dodatkowo należy wypełnić i załączyć do formularza eform dokumenty uznawane za integralną część wniosku: dla wszystkich działań: deklarację, dla działania 1 poddziałania 1.1 (Spotkania mieszkańców) i działania 1 poddziałania 1.2 (Sieci miast partnerskich): formularz dla osób prawnych oraz formularz identyfikacji finansowej w formacie.pdf, dla działań finansowanych z budżetu: szczegóły budżetu przy użyciu oficjalnych formularzy dostępnych na stronie internetowej: Prawidłowo złożony wniosek MUSI zawierać numer wniosku, który zostanie automatycznie zapisany w momencie składania wniosku. NIE NALEŻY WYSYŁAĆ POCZTĄ KOPII formularza eform i załączonych dokumentów na adres Agencji. Więcej informacji na temat procedury składania wniosków znajduje się na naszej stronie internetowej: II.1.2 Dodatkowe dokumenty do wysłania WYŁĄCZNIE na żądanie EACEA EACEA może zażądać następujących dokumentów. TYLKO dla działań 1.1 i 1.2: dowód, że organizacja działa w imieniu co najmniej jednego z organów lokalnych (dotyczy tylko organizacji nienastawionych na zysk oraz komitetów do spraw partnerstwa składających wnioski w ramach poddziałania 1.1 Spotkania mieszkańców miast partnerskich i poddziałania 1.2 Sieci miast partnerskich). 14

15 Dla wszystkich działań: listę kontrolną zawierającą numer wniosku i wykaz załączników wysłanych do Agencji; formularz Osoby prawne (wnioskodawcy mogą znaleźć odpowiednie formularze na następującej stronie internetowej: - kopię oficjalnego dokumentu VAT, jeżeli organizacja ma numer VAT; - kopię uchwały, ustawy, dekretu lub decyzji powołującej daną organizację (dotyczy wyłącznie organizacji nienastawionych na zysk i komitetów do spraw partnerstwa); formularz identyfikacji finansowej należycie wypełniony i poświadczony przez bank najlepiej z kopią ostatniego wyciągu bankowego (zob. odpowiedni formularz identyfikacji finansowej dla każdego kraju na następującej stronie internetowej: formularz zdolności finansowej: dotyczy wyłącznie organów niepublicznych, jeżeli wnioskowana dotacja przekracza kwotę euro. W takim wypadku oficjalny rachunek zysków i strat oraz bilans organizacji za ostatni rok obrachunkowy, za który zamknięto księgi rachunkowe (nie powinny być sprzed okresu dłuższego niż 18 miesięcy) należy załączyć do należycie wypełnionego formularza zdolności finansowej (dotyczy wszystkich poddziałań z wyjątkiem poddziałania 1.1 Spotkania mieszkańców miast partnerskich). Oficjalne formularze tych dokumentów również są dostępne na stronie internetowej: 15

16 II.2 Procedura selekcji Dotacje Unii Europejskiej są przyznawane zgodnie z zasadami przejrzystości, równego traktowania i niedyskryminacji. Na tej podstawie określono specjalny zestaw kryteriów mających zapewnić przejrzyste i równe traktowanie. W ramach procedury selekcji, wnioski będą oceniane pod względem następujących kryteriów: kwalifikowalności, wykluczenia, selekcji i przyznania dotacji. II.2.1 Kryteria kwalifikowalności Wnioski będą poddawane weryfikacji, aby sprawdzić, czy spełniają wszystkie kryteria kwalifikowalności. Jeżeli propozycja projektu nie spełnia tych kryteriów, zostanie odrzucona bez poddawania jej dalszej ocenie. Kryteria kwalifikowalności dzielą się na trzy główne kategorie dotyczące: a) wnioskodawcy i partnerów, b) charakteru i zakresu projektu oraz c) wniosku. Niniejszy przewodnik zawiera zbiorczą tabelę kryteriów kwalifikowalności stosowanych w ramach programu Europa dla obywateli (zob. ZAŁĄCZNIK II, s. 60). Oceny propozycji dokonuje się w celu sprawdzenia, czy spełniają wszystkie kryteria kwalifikowalności wspólne dla wszystkich poddziałań programu (zob. kryteria kwalifikowalności opisane poniżej w części DRUGIEJ przewodnika programowego Szczegóły dotyczące działań programu ). 16

17 A. Wnioskodawca i partnerzy A. 1 Charakter wnioskodawcy i partnerów A.1.1 Status prawny Wnioskodawcy i partnerzy muszą być w zależności od poddziałania albo organami publicznymi, albo organizacjami nienastawionymi na zysk posiadającymi osobowość prawną. A.1.2 Siedziba w jednym z krajów uczestniczących Wnioskodawcy i partnerzy muszą mieć siedzibę w jednym z krajów uczestniczących w programie. Kraje uczestniczące (kraje kwalifikujące się) Uczestnictwo w programie jest otwarte dla państw członkowskich Unii Europejskiej: Austrii, Belgii, Bułgarii, Cypru, Czech, Danii, Estonii, Finlandii, Francji, Grecji, Hiszpanii, Holandii, Irlandii, Litwy, Luksemburga, Łotwy, Malty, Niemiec, Polski, Portugalii, Rumunii, Słowacji, Słowenii, Szwecji, Węgier, Wielkiej Brytanii, Włoch. Następujące kraje przystąpiły do programu i kwalifikują się do pełnego udziału we wszystkich działaniach programu: Chorwacja, Była Jugosłowiańska Republika Macedonii, Albania, Czarnogóra, Serbia, Bośnia i Hercegowina. Potencjalne kraje uczestniczące Uczestnictwo w programie jest potencjalnie otwarte dla innych krajów, to jest krajów EFTA, które są członkami EOG 2 (Islandia, Liechtenstein i Norwegia), krajów kandydujących (Turcja) i Kosowo na mocy rezolucji Rady Bezpieczeństwa ONZ 1244, pod warunkiem spełnienia niektórych wymogów prawnych i finansowych (tj. podpisania protokołu ustaleń ustanawiającego szczegółowe zasady ich uczestnictwa w programie). Więcej informacji na temat stanu uczestnictwa tych krajów można znaleźć na stronie internetowej: A.1.3 Rodzaj organizacji (specjalne kryterium kwalifikacji, w zależności od poddziałania informacje na ten temat znajdują się w części DRUGIEJ przewodnika programowego Szczegóły dotyczące działań programu ). A.2 Liczba partnerów (specjalne kryterium kwalifikacji, w zależności od poddziałania informacje na ten temat znajdują się w części DRUGIEJ przewodnika programowego Szczegóły dotyczące działań programu ). B. Charakter i zakres projektu Specjalne kryteria kwalifikacji, w zależności od poddziałania informacje na ten temat znajdują się w części DRUGIEJ przewodnika programowego Szczegóły dotyczące działań programu B.1 Liczba uczestników B.2 Budżet B.3 Miejsce przeprowadzenia i liczba działań B.4. Okres kwalifikowalności/czas trwania projektu 2 Europejski Obszar Gospodarczy 17

18 C. Wniosek C.1 Oficjalny formularz wniosku Propozycja projektu zostaje przyjęta, jeżeli zostanie złożona za pomocą aktualnie dostępnego elektronicznego formularza wniosku o dotację (eform), który jest dostępny na stronie internetowej EACEA Wnioski przesłane w formie papierowej pocztą, faksem lub pocztą elektroniczną nie będą rozpatrywane. Więcej informacji można znaleźć w rozdziale II.1 Procedura składania wniosków (s. 15). Informacje na temat załączników również można znaleźć w rozdziale II.1 Procedura składania wniosków (zob. s. 15). C.2 Termin Propozycje projektów należy złożyć w wyznaczonych terminach. Projekty rozpoczynają się w odpowiednim okresie kwalifikowalności (zob. rozdział I.8 Harmonogram, s. 13). C.3 Język urzędowy Oficjalny formularz wniosku (eform) należy wypełnić w całości w jednym z języków urzędowych UE, które są wymienione na stronie internetowej II.2.2 Kryteria wykluczenia Wnioskodawcy muszą oświadczyć, że nie znajdują się w żadnej z wymienionych poniżej sytuacji, o których mowa w art. 93, 94 i 96 ust. 2 rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich 3. Wnioskodawcy zostaną wykluczeni z udziału w programie Europa dla obywateli, jeżeli znajdują się w jednej z następujących sytuacji: podlegają postępowaniu upadłościowemu, likwidacyjnemu, zarządowi sądowemu, prowadzą postępowanie układowe z wierzycielami, zawiesili działalność gospodarczą, podlegają postępowaniu sądowemu dotyczącemu tych kwestii bądź też znajdują się w podobnej sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w ustawodawstwie krajowym; zostali skazani za przestępstwo dotyczące etyki zawodowej prawomocnym wyrokiem (res judicata); dopuścili się poważnego przestępstwa stwierdzonego za pomocą wszelkich środków, jakie zamawiający może uzasadnić; nie wypełnili zobowiązań odnoszących się do opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne lub zapłacenia podatków zgodnie z przepisami prawa kraju, w którym mają 3 (Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 zmienione: rozporządzeniem Rady (WE, Euratom) nr 1995/2006 z dnia 13 grudnia 2006 r. i rozporządzeniem Rady (WE) nr 1525/2007 z dnia 17 grudnia 2007 r.). Przepis ten nie dotyczy dotacji w wysokości do euro. Art. 122 ust. 3 RF

19 siedzibę lub z przepisami prawa kraju zamawiającego lub kraju, w którym umowa ma być wykonywana; został w stosunku do nich wydany prawomocny wyrok (res judicata) skazujący za oszustwo finansowe, korupcję, udział w organizacji przestępczej lub jakiekolwiek inne działanie niezgodne z prawem, szkodzące finansowym interesom UE; została na nich nałożona kara administracyjna, o której mowa w art. 96 ust. 1 rozporządzenia finansowego (rozporządzenie Rady 1605/2002 z wraz z późniejszymi zmianami). w następstwie innej procedury udzielania zamówień publicznych lub procedury przyznawania dotacji finansowanej z budżetu Unii Europejskiej uznano, że rażąco naruszyli umowę lub nie wywiązali się ze swoich zobowiązań umownych. Wnioskodawcy nie otrzymają wsparcia finansowego, jeżeli w trakcie procedury przyznawania dotacji: podlegają konfliktowi interesów; są winni podania nieprawdziwych informacji wymaganych przez zamawiającego jako warunek udziału w procedurze przyznawania dotacji lub nie złożyli tych informacji. w trakcie procedury udzielenia dotacji znajdują się w jednej z sytuacji powodujących wykluczenie, o których mowa w art. 93 ust. 1 rozporządzenia finansowego; i podlegają karze wykluczenia z udziału w procedurach udzielania zamówień i przyznawania dotacji finansowanych z budżetu przez maksymalny okres dziesięciu lat. Zgodnie z art rozporządzenia finansowego można nałożyć kary administracyjne i finansowe na wnioskodawców, którzy są winni wprowadzenia w błąd lub wobec których uznano, że rażąco nie wywiązali się ze zobowiązań umownych w ramach wcześniejszej procedury udzielenia zamówienia. Kryteria wykluczenia mają zastosowanie do wszystkich działań i poddziałań programu Europa dla obywateli. Dla zgodności z tymi przepisami wnioskodawcy muszą podpisać deklarację stwierdzającą, że nie znajdują się w żadnej z sytuacji, o których mowa w art. 93 i 94 rozporządzenia finansowego. Deklaracja stanowi integralną część formularza wniosku. II.2.3 Kryteria selekcji Propozycje wniosków, które spełniają kryteria kwalifikowalności i wykluczenia, są poddawane dokładnej ocenie pod względem zdolności finansowej i operacyjnej organizacji wnioskodawcy. Zdolność finansowa oznacza, że wnioskodawca ma stałe i dostateczne źródła finansowania, aby utrzymać działalność w trakcie projektu. Zdolność finansowa będzie oceniana na podstawie następujących dokumentów składanych przez wnioskodawcę: formularza identyfikacji finansowej, formularz zdolności finansowej wraz z oficjalnym rachunkiem zysków i strat oraz bilansem organizacji za ostatni rok obrachunkowy, za który zamknięto księgi rachunkowe (więcej informacji znajduje się w rozdziale II.1 Procedura składania wniosków s. 15). Kryterium zdolności finansowej NIE jest stosowane w odniesieniu do poddziałania 1.1 Spotkania mieszkańców miast partnerskich. 19

20 UWAGA: Weryfikacja zdolności finansowej nie ma zastosowania do: wnioskodawców składających wniosek o dotację, której kwota nie przekracza euro, organów publicznych. Jeżeli Agencja stwierdzi, że wymagana zdolność finansowa oceniona na podstawie złożonych dokumentów nie została potwierdzona lub nie jest wystarczająca, może: zwrócić się o dodatkowe informacje; zażądać gwarancji bankowej; zaproponować umowę na dotację nieobejmującą zaliczek; odrzucić wniosek; dokonać pierwszej płatności na podstawie poniesionych wydatków. Zdolność operacyjna oznacza, że wnioskodawca ubiegający się o dotację powyżej kwoty euro musi dowieść, że posiada niezbędne kompetencje i motywację do realizacji proponowanego projektu. Zdolność operacyjna będzie oceniana na podstawie doświadczenia wnioskodawcy w zarządzaniu projektami w danej dziedzinie. Takie informacje należy podać w specjalnej sekcji formularza wniosku przygotowanej w tym celu. II.2.4 Kryteria przyznania Kryteria przyznania dotacji umożliwiają Agencji dokonanie oceny jakości złożonych wniosków w stosunku do celów programu Europa dla obywateli. Na podstawie tych kryteriów dotacje otrzymają ci wnioskodawcy, których wnioski maksymalnie poprawiają skuteczność programu Europa dla obywateli. Kwalifikujące się wnioski analizuje komisja ewaluacyjna, w której skład wchodzą urzędnicy Agencji. Jej praca polega na ocenie jakości kwalifikujących się wniosków przez niezależnych ekspertów z krajów uczestniczących w programie 4. Komisja ewaluacyjna proponuje wykaz organizacji lub projektów, które otrzymają dotację, na podstawie wyniku oceny i dostępnych środków budżetowych. Kwalifikujące się propozycje projektów będą oceniane pod względem kryteriów jakościowych i ilościowych. Kryteria jakościowe i ilościowe W procedurze oceny kryteria jakościowe będą stanowić 80% możliwych do zdobycia punktów, a kryteria ilościowe będą stanowić 20% możliwych do zdobycia punktów: 4 Niezależni eksperci są wybierani na podstawie otwartego zaproszenia do wyrażania zainteresowania. 20

21 Kryteria przyznania dotacji mające zastosowanie do wszystkich projektów, tj.: działanie 1 poddziałanie 1.1 Spotkania mieszkańców miast partnerskich (zob. s. 35). działanie 1 poddziałanie 1.2 Sieci miast partnerskich (zob. s. 39). działanie 1 poddziałanie 2.1 Projekty obywatelskie (zob. s. 42). działanie 1 poddziałanie 2.2 Środki wsparcia (zob. s. 45). działanie 2 poddziałanie 3 Wsparcie dla projektów inicjowanych przez organizacje społeczeństwa obywatelskiego (zob. s. 47). działanie 4 Aktywna pamięć europejska (zob. s. 51). % możliwych do zdobycia punktów 25% 25% 15% 15% % możliwych do uzyskania punktów 10% 10% Kryteria jakościowe: 80% Zgodność z celami i priorytetami programu: ogólnymi i szczegółowymi celami programu. stałymi i rocznymi priorytetami programu. Jakość projektu i proponowane metody: Jakość ram projektu (aktywne zaangażowanie wszystkich promotorów w projekt; definicja programu, jakość etapu oceny). Jakość treści i metodologii projektu (temat dostosowany do grupy uczestników; zastosowanie odpowiedniej metodologii; aktywne zaangażowanie w projekt uczestników i społeczności lokalnej; wymiar europejski). Twórcza wymiana doświadczeń: projekt obejmuje różne rodzaje organizacji Wpływ: krótko- i długoterminowe skutki na szczeblu lokalnym, krajowym i europejskim, w szczególności wszelkie konkretne powiązania z procesem kreowania polityki, wpływ projektu na uczestników (tj. jak można umocnić ich poczucie przynależności do UE i ich zaangażowanie w zagadnienia integracji UE), jego efekt mnożnikowy, planowane sposoby oceny. Widoczność i działania uzupełniające Zapewnienie odpowiedniego projektu (widoczność projektu i programu Europa dla obywateli, działania uzupełniające, rozpowszechnianie i wykorzystanie wyników, również na poziomie politycznym; konkretne plany działań na przyszłość obejmujące udział władz lokalnych i regionalnych oraz obywateli). Kryteria ilościowe: 20% Wpływ geograficzny: Liczba zaangażowanych krajów i partnerów. Grupa docelowa: Liczba bezpośrednich uczestników w tym osób znajdujących się w niekorzystnej sytuacji zrównoważonych z punktu widzenia płci, Pośredni beneficjenci projektu 21

22 II.3 Konsultacje z Komitetem Programowym i Parlamentem Europejskim Zgodnie z podstawą prawną projekty przedstawione w ramach działania 1 poddziałania 1.2 Sieci miast partnerskich podlegają procedurze konsultacji z Komitetem Programowym i Parlamentem Europejskim. Wykaz wybranych propozycji jest zatem przekazywany do zaopiniowania Komitetowi Programowemu, w którego skład wchodzą przedstawiciele krajów uczestniczących w programie, a następnie jest przedkładany Parlamentowi Europejskiemu, aby mógł on skorzystać przysługującego mu prawa kontroli. II.4 Przyznanie dotacji Dopiero po zakończeniu wspomnianej procedury proces selekcji można uznać za zakończony. Wówczas może zostać opublikowany wykaz propozycji zakwalifikowanych do współfinansowania. Kwalifikujące się propozycje z największą liczbą punktów otrzymują dotację do wysokości odpowiadającej granicy dostępnych środków. Wybrani wnioskodawcy otrzymują umowę na dotację/decyzję w sprawie przyznania dotacji (zob. s. 23) z kwotą dotacji przyznanej przez Unię Europejską i warunkami przyznania dotacji. Komisja i Agencja zastrzegają sobie prawo zastosowania zrównoważonego podziału geograficznego wybranych beneficjentów. 22

23 ROZDZIAŁ III WARUNKI FINANSOWE I UMOWNE Podobnie jak wszystkie dotacje Unii Europejskiej, wkład finansowy przyznawany w ramach programu Europa dla obywateli podlega niektórym przepisom rozporządzenia finansowego 5 mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Unii Europejskiej oraz ogólnym warunkom mającym zastosowanie do dotacji Komisji Europejskiej. Ich stosowanie jest obowiązkowe. III. 1 Ogólne warunki finansowe i umowne III.1.1 Kwota dotacji Należy zauważyć, że kwota określona w umowie na dotację/decyzji w sprawie przyznania dotacji jest kwotą maksymalną, która w żadnym razie nie może zostać zwiększona. Agencja określi kwotę końcowej płatności na rzecz beneficjenta na podstawie sporządzonego przez niego końcowego sprawozdania. Informacje na ten temat znajdują się w rozdziale III.2.6 Procedury płatności (zob. s. 32). III.1.2 Współfinansowanie Dotacja UE nie może pokrywać całkowitych kosztów projektu organizacji. Promotorzy muszą wykazać zaangażowanie w projekt, znajdując źródła finansowania inne niż dotacja unijna. Można to przykładowo osiągnąć, prowadząc działalność dochodową, dokładając własne środki lub wnioskując o dotację z innych organizacji (np. władz lokalnych lub regionalnych, fundacji itp.). III.1.3 Decyzja w sprawie przyznania dotacji i umowa na dotację Kiedy projekt zostanie zatwierdzony, beneficjent otrzymuje albo decyzję w sprawie przyznania dotacji, albo umowę na dotację w zależności od konkretnego działania/poddziałania i miejsca, w którym prowadzi zarejestrowaną działalność. Decyzja w sprawie przyznania dotacji: jednostronny dokument stwierdzający przyznanie dotacji beneficjentowi. W przeciwieństwie do umowy na dotację beneficjent nie musi podpisywać decyzji i może rozpocząć działanie niezwłocznie po otrzymaniu dotacji. Decyzja przyspiesza zatem cały proces. Decyzja w sprawie przyznania dotacji ma zastosowanie do beneficjentów posiadających siedzibę w UE. Umowa na dotację musi zostać podpisana przez beneficjenta i zwrócona niezwłocznie Agencji. Agencja jest ostatnią stroną podpisującą umowę. Umowa na dotację ma zastosowanie do beneficjentów mających siedzibę poza UE. Wzór decyzji w sprawie przyznania dotacji i umowy na dotację będzie dostępny na następującej stronie internetowej: Ogólne warunki mające zastosowanie do decyzji w zakładce Document register na stronie internetowej Agencji Jeżeli chodzi o decyzje w sprawie przyznania dotacji, beneficjenci mają świadomość, że: 5 Ostatnio zmienione rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002: 23

24 Złożenie wniosku o dotację oznacza akceptację ogólnych warunków, o których mowa powyżej. Ogólne warunki wiążą beneficjenta, któremu przyznano dotację i są załączone do decyzji w sprawie przyznania dotacji. III.1.4 Obowiązki wynikające z decyzji w sprawie przyznania dotacji i umowy na dotację Składając formularz wniosku o dotację, organizacja wnioskodawcy zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich warunków określonych w przewodniku programowym, w tym ogólnych warunków załączonych do umowy na dotację/decyzji w sprawie przyznania dotacji. Każdy wniosek o zmianę decyzji w sprawie przyznania dotacji/umowy na dotację należy przekazać Agencji na piśmie do zatwierdzenia najpóźniej miesiąc przed końcem projektu (dotacje na projekty). Nie dopuszcza się zmian wpływających na główną koncepcję planowanych działań. Wszelkie zmiany w planowanych działaniach bez wcześniejszego uzyskania zgody Agencji mogą prowadzić do anulowania dotacji. III.1.5 Podwykonawstwo i udzielenie zamówienia Podmiot, który otrzymał dotację, może podzlecać specjalne usługi techniczne wymagające specjalistycznych umiejętności (związanych z dziedzinami prawa, rachunkowości, podatków, zasobów ludzkich itp.). Koszty poniesione przez organ otrzymujący dotację z tytułu takich usług mogą zatem zostać uznane za koszty kwalifikowalne, o ile spełniają wszystkie inne kryteria rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu Unii oraz sekcji Kwalifikowalne koszty niniejszego przewodnika (zob. s. 30) oraz, w szczególności, o ile są niezbędne do wdrożenia działania. W przypadku gdy realizacja projektu wymaga podwykonawstwa lub udzielenia zamówienia, beneficjenci muszą wybrać najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę, tj. ofertę najlepszą cenowo, respektując zasady przejrzystości i równego traktowania potencjalnych wykonawców oraz zapewniając, że nie występuje konflikt interesów. Jeżeli wartość podwykonawstwa przekracza euro, Agencja może wymagać od beneficjentów przestrzegania specjalnych przepisów oprócz tych, które zostały określone w poprzednim ustępie. Całkowita wartość zamówień nie może przekraczać połowy kwoty dotacji przyznanej przez Unię Europejską. III.1.6 Gwarancja W następstwie analizy zdolności finansowej (zob. s. 20) EACEA może zażądać od organizacji, która otrzymała dotację przekraczającą euro, aby najpierw ustanowiła gwarancję finansową w celu ograniczenia ryzyka finansowego związanego z płatnością zaliczki (zob. s. 32). Celem gwarancji jest uczynienie z banku lub instytucji finansowej nieodwołalnego dodatkowego zabezpieczenia lub głównego gwaranta zobowiązań beneficjenta dotacji. 24

25 Gwarancja finansowa, w euro, jest ustanawiana przez zatwierdzony bank lub instytucję finansową z siedzibą w jednym z państw członkowskich Unii Europejskiej. Jeżeli beneficjent ma siedzibę w kraju trzecim, Agencja może zezwolić, aby gwarancję ustanowiły bank lub instytucja finansowa z siedzibą w kraju trzecim dostarczające gwarancji, o ile uzna, że bank lub instytucja finansowa oferuje równoważne zabezpieczenie oraz właściwości w porównaniu z tymi oferowanymi przez bank lub instytucję finansową z siedzibą w państwie członkowskim. Gwarancja może zostać zastąpiona gwarancją wspólną i kilkoma gwarancjami strony trzeciej lub nieodwołalną i bezwarunkową wspólną gwarancją beneficjentów danego działania, którzy są stroną tej samej umowy/decyzji w sprawie przyznania dotacji, po akceptacji urzędnika zatwierdzającego odpowiedzialnego za sprawę. Gwarancja jest uwalniana wraz ze stopniowym odliczaniem płatności w ramach prefinansowania od płatności zaliczkowych lub płatności sald beneficjenta, zgodnie z warunkami określonymi w umowie na dotację/decyzji. Wymóg ten nie dotyczy organów publicznych. III.1.7 Kontrole Zakwalifikowane wnioski dotyczące projektów mogą zostać poddane kontroli. Wyznaczona osoba w organizacji, składając podpis, zobowiąże się do przedstawienia dowodu prawidłowego wykorzystania dotacji. EACEA, Komisja Europejska i Trybunał Obrachunkowy UE lub organ przez nie upoważniony może skontrolować wykorzystanie dotacji w dowolnym momencie obowiązywania decyzji/umowy oraz w okresie pięciu lat po ostatniej płatności dokonanej przez Agencję. III.1.8 Własność/wykorzystanie wyników działania Beneficjent udziela EACEA i Komisji prawa do swobodnego wykorzystywania wyników działania według ich uznania, o ile nie narusza to obowiązku zachowania poufności lub istniejących praw własności intelektualnej lub przemysłowej. III.1.9 Promocja i jawność Wszystkie działania finansowane na podstawie programu Europa dla obywateli muszą przyczyniać się do promowania programu. Poprawa widoczności programu Europa dla obywateli oznacza na przykład, że działaniom i produktom finansowanym w ramach programu musi towarzyszyć informacja, że były wspierane przez Komisję. Wsparcie Komisji należy również wyraźnie zaznaczyć w kontaktach z mediami. Partnerzy projektu powinni wykorzystywać wszelkie możliwości zapewnienia odpowiedniej obsługi medialnej (na szczeblu lokalnym, regionalnym, krajowym i międzynarodowym) swoich działań, przed rozpoczęciem i w trakcie wdrażania działań. Beneficjenci muszą wyraźnie zaznaczyć wkład Unii Europejskiej we wszystkich publikacjach lub w powiązaniu z działaniami, na które dotacja została przyznana. Ponadto beneficjenci mają obowiązek wyeksponować nazwę lub logo Unii Europejskiej, Komisji Europejskiej i programu Europa dla obywateli we wszystkich publikacjach, na 25

26 wszystkich plakatach, programach i innych produktach wytworzonych w ramach współfinansowanego projektu. Nazwy i logo można pobrać z następującej strony internetowej: III.1.10 Waloryzacja i rozpowszechnianie wyników Waloryzację można określić jako proces rozpowszechniania i wykorzystywania wyników działań w celu optymalizacji ich wartości, poprawy ich wpływu i udostępnienia ich jak największej liczbie obywateli europejskich. Skutki waloryzacji są trojakiego rodzaju: mobilizacja potencjału pojedynczych działań: Każde działanie wspierane w ramach programu powinno uwzględniać niezbędne wysiłki na rzecz zapewnienia waloryzacji. Beneficjenci powinni przeprowadzać działania mające na celu zwiększenie widoczności, poprawy znajomości i trwałości wyników projektów w ich krajach i zagranicą. Mogą na przykład zachęcać do odpowiedniej obsługi medialnej. Mogą informować oraz w miarę możliwości angażować urzędników lokalnych, regionalnych, krajowych lub europejskich lub wybranych przedstawicieli, a także urzędników przedstawicielstw Komisji Europejskiej w państwach członkowskich oraz sieci informacyjnej Europe Direct ( Mogą również zaplanować wydanie materiałów ułatwiających rozpowszechnienie i wykorzystanie wyników, takich jak ulotki, DVD, witryny internetowe, publikacje itp. Dzięki takim działaniom wyniki projektu/wdrożenia programu pracy nadal będą wykorzystywane i będą miały pozytywny wpływ na jak największą liczbę obywateli po zakończeniu projektu. Planując działania waloryzacyjne jako część swoich działań, promotorzy zwiększą jakość swojej pracy i będą mieć aktywny wkład w ogólny wpływ programu Europa dla obywateli. Aspekt ten zostanie należycie uwzględniony w jakościowej ocenie wniosków. Systematyzacja programu: Program został stworzony z myślą o zapewnieniu jak największego wpływu, na przykład poprzez wyznaczenie priorytetów mających zastosowanie do całego programu lub poprzez sieć organizacji, które zdobyły doświadczenie w tym samym obszarze tematycznym. Działanie Razem dla Europy ma odgrywać specjalną rolę w tym obszarze. Działania podejmowane przez Komisję Europejską: Komisja Europejska przeanalizuje sytuację waloryzacji w ramach programu i wówczas podejmie różne działania mające na celu podkreślenie tego wymiaru i wspieranie promotorów w tym obszarze. 26