WNIOSKI REKOMENDACJE ODNIESIENIE DO WNIOSKÓW I REKOMENDACJI ZE STRONY URZĘDU DZIELNICY PRAGA-POŁUDNIE

Transkrypt

1 WNIOSKI REKOMENDACJE ODNIESIENIE DO WNIOSKÓW I REKOMENDACJI ZE STRONY URZĘDU DZIELNICY PRAGA-POŁUDNIE Zbyt mała, a często nieistniejąca współpraca pomiędzy poszczególnymi organizacjami. Organizacje rzadko posiłkują się wiedzą na temat innych organizacji, rzadko wykazują, że coś robiły i występowały wspólnie z jakimś projektem (wyjątek stanowią środowiska artystyczne). Istotną kwestią jest stworzenie sieci organizacji działających na terenie dzielnicy, także usprawnienie przepływu informacji, czemu może pomóc planowane wdrożenie specjalnej platformy internetowej. - W ramach projektu Wysokie standardy współpracy z NGO s w Dzielnicy Praga Południe Miasta Stołecznego Warszawy Powstała platforma internetowa, którą mogą współtworzyć organizacje pozarządowe Strona administrowana jest przez Stowarzyszenie Centrum Wspierania Aktywności Lokalnej CAL - w odniesieniu do rekomendacji stworzenia sieci organizacji pozarządowych takie zadanie może realizować DKDS Uzależnienie od jednego źródła finansowania. Wiele problemów wynika z jednego źródła finansowania. Część organizacji jest zdecydowanie uzależniona od środków samorządowych, z których finansuje całość lub większość swoich działań. To mocno ogranicza działania NGO-sów, które mają kompetencje Należy rozważyć uruchomienie nowej zakładki poświęconej NGOsom na stronie www dzielnicy. Stworzenie nowej zakładki ma na celu udostępnienie wszelkich niezbędnych materiałów i informacji związanych z funkcjonowaniem organizacji pozarządowych. Na stronie mogłyby zostać zamieszczone informacje nt. szkoleń dotyczących finansowania i pozyskiwania środków przez NGO-sy, m.in. kontakt do - na stronie internetowej dzielnicy znajduje się już zakładka poświęcona DKDS, która na wniosek organizacji może zostać uzupełniona o informacje potrzebne ngo som - poza tym Miasto Stołeczne Warszawa na której znajdują się informacje z zakresu współpracy, dotacji, wsparcia także szkoleniowego organizacji pozarządowych - na stronie Dzielnicy w zakładce poświęconej DKDS można załączyć linki do strony Miasta oraz portalu internetowego utworzonego w ramach projektu, tj. tzw. spinacza

2 merytoryczne, ale już niekoniecznie związane z zarządzaniem środkami publicznymi, począwszy od ich pozyskiwania, a skończywszy na ich rozliczaniu. instytucji, które organizują tego typu szkolenia. Jest to kwestia do uwzględnienia, jeśli idzie o planowaną platformę internetową, jako narzędzie komunikacji wertykalnej i horyzontalnej, jeśli idzie o organizacje pozarządowe i urząd miasta. Rozbudowana dokumentacja. Wielu uczestników narzekało na bariery biurokratyczne. Negatywne opinie dotyczyły konieczności przedstawienia szeregu bardzo szczegółowych dokumentów, oraz zbyt dokładnej weryfikacji przez urząd. Rozbudowane dokumenty wymagane w systemie dotacyjnym są dużym utrudnieniem. Uczestnicy ocenili, że jest bardzo czasochłonny i ludzkochłonny w tym sensie, że bardzo dużo osób musi być zaangażowanych w obsługę tej procedury. Częste zmiany druków powoduje, Warto rozważyć możliwości urzędu związane z organizacją szkoleń nt. wymagań proceduralnych, zwłaszcza, kiedy się zmieniają. Informacja o takich szkoleniach powinna być dobrze wypromowana np. poprzez mailing do organizacji. Informację na ten temat warto opublikować na stronie www urzędu. Szkolenia dotyczące aplikowania o dotacje ze środków Miasta st. Warszawy prowadzone są przez Centrum Komunikacji Społecznej informacje na ten temat znajdują się na stronie Miasta st. Warszawy ( Dodatkowo pracownicy Wydziałów/ Zespołów w Dzielnicy Praga Południe prowadzą działania informacyjne i konsultacyjne. Każda organizacja zainteresowana aplikowaniem o dotacje może skorzystać ze wsparcia pracowników urzędu. Dodatkowo pracownicy przekazują mailowo informacje dotyczące zagadnień związanych z dotacjami i możliwościami współpracy za pośrednictwem mailingu skierowanego do organizacji znajdujących się w bazie powstałej na podstawie dotychczasowej współpracy z wydziałami/zespołami. Dodatkowo o wszelkich zmianach, wydarzeniach w zakresie aplikowania o dotacje informowany jest DKDS. Dodatkowo w ramach działań prowadzonych w

3 że organizacje nie nadążają za procesem aktualizacji posługują się np. zeszłorocznymi wzorami dokumentów. W związku z tym wiele z nich odpada z konkursu ze względów formalnych lub popełnia błędy w rozliczeniach. ramach projektu zespół ds. usprawnień wypracował materiały uszczegółowiające proces aplikowania o dotacje (materiały na stornie oraz na stronie Dzielnicy, w zakładce poświęconej projektowi Wysokie standardy współpracy.. Spotkania z urzędnikami. Dla wielu organizacji ważne są wizyty urzędników w miejscach prowadzenia działalności przez lokalne organizacje, w celu zapoznania się z ich działaniami, planami itp. Na bazie takich spotkań budowane jest zaufanie. Należy rozwijać bezpośrednie kontakty przedstawicieli urzędu z organizacjami pozarządowymi. Zorganizowanie konsultacji w różnych lokalizacjach, korzystając z gościnności organizacji pozarządowych działających na Pradze-Południe, spotkało się z aprobatą uczestników. Takie działania są prowadzone. Urzędnicy w ramach swoich obowiązków udzielają zainteresowanym organizacjom informacji oraz wizytują miejsca realizacji projektów dotacyjnych. Dzielnica jest otwarta na rozwijanie wszelkich kontaktów na wniosek zainteresowanych organizacji. Czas oczekiwania na dofinansowanie. Uczestnicy spotkania mieli zastrzeżenia do dostępności na czas przyznanych środków. W niektórych przypadkach, zwłaszcza na początku roku, środki nie są dostępne z przyczyn obiektywnych. To W przypadku niektórych projektów możliwe jest wydatkowanie od dnia ogłoszenia konkursu, a następnie refundacja środków po podpisaniu umowy. W sytuacji, gdy środki na zaplanowanie działania docierają zbyt późno, rozwiązaniem pomocniczym jest poinstruowanie projektodawców, Niestety terminy ogłaszania konkursów uzależnione są od: do 15 listopada każdego roku, Skarbnik M.ST. Warszawy przedstawia Radzie Miasta ST. Warszawy prowizorium. Do czasu uchwalenia budżetu, projekt jest podstawą gospodarki finansowej gminy. Ustalenie terminu zależne jest również od ogłoszonego na dany rok Programu Współpracy m.st. Warszawy w ( na dany rok) z

4 powoduje, że projekty nie mogą być realizowane w cyklu ciągłym. Istnieje realne ograniczenie podejmowania działań, gdy np. organizacja musi czekać do czasu otrzymania dotacji, aby zatrudnić specjalistę, który miał pracować od początku roku. Najem lokali w ciągach handlowo-usługowych. Organizacje zwróciły uwagę na trudności związane z najmem lokali organizacjom poza konkursem, w ciągach handlowo-usługowych. aby w pierwszym etapie projektów przewidywali działania przygotowawcze, nie wymagające nakładów finansowych, o ile jest to możliwe. Innym rozwiązaniem są poręczenia i pożyczki. Takie rozwiązanie w Warszawie organizacje mogą uzyskać, czy wręcz wywalczyć wzorem innych miast. W szczególnie uzasadnionych przypadkach władze dzielnicy powinny dopuszczać wyjątki, jeśli idzie o wysokość czynszów. Chodzi o takie sytuacja, gdy pewien typ usługi jest szczególnie potrzebny mieszkańcom dzielnicy na miejscu. Przykładem jest działalność stowarzyszenia Emmaus, którego zadaniem statusowym jest pomoc osobom ubogim w wyjściu ze stanu wyuczonej bezradności i jednocześnie pomoc w zarobieniu przez nich niewielkich środków, które pozwolą na zaspokojenie podstawowych potrzeb. organizacjamipozarządowymi. Taka informacja w Programie Współpracy na 2015 r. zawarta jest w rozdziale 2 8. Urzędnicy informują organizacje o ryzyku z tym związanym. Dzielnica jako jednostka pomocnicza Miasta st. Warszawy nie może wprowadzać bez zgody Miasta mechanizmów doręczeniowych oraz pożyczkowych. Takie możliwości rozważane są w ramach tworzonego przez Miasto St. Warszawa (koordynacja Centrum Komunikacji Społecznej) nowego Programu rozwoju współpracy m.st. Warszawy i organizacji pozarządowych do roku 2020 (PRW). - wszelkie regulacje związane z najmem lokali znajdujących się w zasobach Miasta st. Warszawy normuje Zarządzenie Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy nr 5923/2014 z dnia 7 maja 2014 r. Na tej podstawie ogłaszane są konkursy dotyczące najmu lokali lub zgodnie z Zarządzeniem istnieje możliwość najmu lokalu poza trybem konkursowym. Obecnie Dzielnica Praga-Południe prowadzi dwa programy, w ramach których miedzy innymi organizacje pozarządowe mogą ubiegać się o najem lokali na preferencyjnych warunkach, poniżej przyjętych stawek najmu lokalu, tj. Program Artystyczna Skaryszewska oraz od niedawna Rzemieślniczy Grochów. Najem lokali w ciągach handlowo-usługowych

5 Brak dostatecznej informacji o dofinansowanych projektach. Organizacje podkreśliły, że informacje o efektach działań, które zostały dofinansowane w poprzednich latach nie są wystarczająco rozpowszechnione. Sprawozdania organizacji są jawne, jednak należy zwiększyć dostępność do informacji, które przekazuje gmina. Pouczające dla organizacji pozarządowych byłyby informacje o dofinansowanych projektach umieszczone w wygodnym miejscu np. na odrębnej platformie internetowej dedykowanej organizacjom i/lub na stronie www urzędu dzielnicy - w zakładce poświęconej NGO. nie jest możliwy. Wykluczają to zapisy ww. Zarządzenia Wyjątki w tym zakresie istnieją, ale taką decyzje podejmuje Prezydent Miasta Stołecznego Warszawy. Informacja na temat projektów, które uzyskały dofinansowanie znajduje się na stronie Miasta Stołecznego Warszawy (ww. adres strony), tzw. internetowa księga dotacji. Usprawnieniem w tym względzie może być proponowana powyżej możliwość umieszczenie linku do strony Miasta w zakładce poświęconej DKDS owi. Współpraca biznes NGOsy. W spotkaniach konsultacyjnych wzięły udział organizacje biznesowe, które zaoferowały swoją pomoc NGO-om. Świadczy to o coraz większym zaangażowaniu firm w działania społeczna odpowiedzialność biznesu (CSR). Organizacje mogą się uczyć od bardzo Warto wykorzystać ten rozwijający się trend. Zdaniem moderatora i autora opracowania warto pomyśleć o ułatwieniu zbliżenia pomiędzy organizacjami pozarządowymi i biznesem. Takim miejscem może być wspomniana odrębna platforma internetowa. Pozostaje jednak pytanie, kto byłby za nią odpowiedzialny i kto by nią administrował. - w tym względzie inicjatywa należy do organizacji pozarządowych. Dzielnica nie może narzucać organizacjom z kim powinny nawiązywać współpracę. W przypadku nawiązania tego typu współpracy Dzielnica może wspierać działania, np. w formie udostępnienia Sali na wspólne spotkania organizacji z przedsiębiorcami.

6 doświadczonych w tym temacie NGO-sów, a także od małych i średnich firm, startupowców. Wiedza na temat możliwości i sposobów współpracy wśród organizacji pozarządowych jest nader skromna. Zbyt ogólne kryteria oceny projektów. Zdaniem niektórych uczestników konsultacji ocena jakościowa jest obecnie oparta o rozmyte kryteria. Wskazano na typowe wady kryteriów: zbytnia ogólność, niemierzalność, co pociąga za sobą za daleko idącą uznaniowość. Warto doprecyzować kryteria merytoryczne, aby nie budziły wątpliwości interpretacyjnych. Przedstawiciele urzędu, którzy uczestniczyli w spotkaniach konsultacyjnych zaoferowali swoje doradztwo w tej kwestii. Organizacje mają możliwość rozmowy z pracownikami urzędu nt. powodów odrzucenia wniosków. Poza wsparciem konsultacyjnym pracowników urzędu w zakresie aplikowania o dotacje organizacje pozarządowe mogą skorzystać z dostępnych na stornie internetowej materiałów wypracowanych przez zespół ds. usprawnień materiałów oraz skorzystać ze szkoleń organizowanych w ramach ww. projektu. Własny wkład finansowy. Większość organizacji, składając wnioski do grantodawców, musi zapewnić w projekcie tzw. wkład własny. Zazwyczaj organizacje muszą zagwarantować określoną kwotę, którą dołożą do Rozwiązanie problemu wkładu własnego pozostaje po stronie organizacji pozarządowych, który urząd powinien zapewnić w tym względzie informację i konsultacje. - wszelkie rozwiązania w tym zakresie wykraczają poza kompetencje jakie posiada dzielnica.

7 projektu jako wkład finansowy. Dla wielu stowarzyszeń i fundacji stanowi to duży problem. Fundusze unijne. Nieliczne organizacje uczestniczące w spotkaniach konsultacyjnych ubiegały się o dofinansowania z zewnętrznych źródeł, takich jak np. fundusze Unii Europejskiej. Wynika to z braku umiejętności tworzenia projektów pod względem merytorycznym i budżetowym. Dzielnica zapewnia możliwość indywidualnych spotkań z organizacją chętną do wejścia w partnerstwo z urzędem. - organizacje mogą skorzystać ze wsparcia informacyjnego pracowników urzędu zajmujących się dotacjami unijnymi oraz z innych form szkoleniowych prowadzonych przez Instytucje Organizujące Konkursy w zakresie dotacji unijnych. Za duże procedury na małe granty. Organizacje zasadniczo nie kwestionowały faktycznego braku małych grantów w konkursach rozpisywanych przez dzielnicę, rozumiejąc, że małe granty pełnią funkcję doraźnego dofinansowania, o ile zostaną jakieś wolne środki finansowe. Pojawił się postulat dalej idącego uproszczenia procedur i Zaleca się stworzenie osobnej ścieżki sprawozdawczej i wprowadzenie uproszczonego formularza do małych dotacji. Rekomendacja zostanie przesłana do Pełnomocnika Prezydenta m.st. Warszawy ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi. Procedura małych grantów dostępna na

8 wymogów formalnych związanych z przyznawaniem małych grantów. Zwłaszcza wtedy, gdy wnioskowana kwota jest znacznie niższa niż zł. Model funkcjonowania DKDS. Informacje o spotkaniach w Dzielnicowej Komisji Dialogu Społecznego są mało przejrzyste. Organizacja spotkań i przepływ informacji związanych z DKDS pozostawiają wiele do życzenia. Istotnym problemem jest nierozpoznanie przez DKDS potrzeb organizacji, czego konsekwencją jest m.in. brak pomysłów związanych z przedmiotem spotkań komisji. Kształtowania priorytetów na poziomie dzielnicy. Organizacje uznały, że Istnieje potrzeba usprawnienia przepływu informacji związanych z funkcjonowaniem DKDS. Niektóre kwestie, które są poruszane na spotkaniach DKDS, należy przenieść do internetu. Pewnym rozwiązaniem byłoby internetowe forum, zapewniające szerszy udział w dyskusjach. Innym prostym udoskonaleniem przebiegu spotkań byłaby sugerowana przez uczestników konsultacji daleko idąca monotematyczność czy też branżowość, aby nie dotyczyły wszystkich możliwych spraw. Planowanie tematów spotkań z wyprzedzeniem i przemyślany porządek obrad pozwoliłoby uczestniczyć w spotkaniach danym zagadnieniem. zainteresowanym Zadaniem władz dzielnicy byłoby opublikowanie wytycznych, co do kierunków działania dzielnicy. - Materiały z konsultacji oraz inne wypracowane dokumenty w ramach projektu zostaną przekazane do DKDS-u. Rekomendacja zostanie poddana analizie i uwzględniona stosownie do możliwości dzielnicy.

9 brakuje informacji o kierunkowych działaniach samorządu w dzielnicy. Informacje zamieszczone na stronie internetowej urzędu są zbyt ogólne i warto, aby poświęcić więcej uwagi kwestiom prawnym i proceduralnym. Zwłaszcza tych, które pozwalają lepiej wykorzystać potencjał organizacji pozarządowych w zgodzie ze strategią dzielnicy. Przykładowymi priorytetami zgłaszanymi przez same organizacje były m. in.: a) większa przestrzeń na wsparcie projektów dla rodzin z innej grupy niż rodziy defaworyzowane, czyli minimalne przeprofilowanie konkursów z profilaktyki i oferty dla grup zagrożonych wykluczeniem, na takie, które mogą dotyczyć działań rozwijających kompetencje zróżnicowanych grup docelowych, b) konsekwentne budowanie wizerunku miejsc w dzielnicy, gdzie jest duże skupisko NGO-sów, np. Lubelska miałaby być miejscem skupionym w 100% na kulturze i sztuce, ale już nie na opiece nad zwierzętami. Nieodpłatny wynajem lokali. Organizacje posiadają niedostateczną wiedzę na temat możliwości nieodpłatnego wynajmu sali/ lokalu na terenie dzielnicy. Na przykład, nie Należy ułatwić organizacjom dostęp do informacji i wiedzy dotyczącej wsparcia pozafinansowego np. poprzez nieodpłatne udzielanie przestrzeni na działania społeczne. Rekomendacja zostanie poddana analizie. Taka możliwość istnieje i niektóre organizacje korzystają z takiego wsparcia. W tym względzie zalecane jest zwrócenie się z taką prośbą do Burmistrza Dzielnicy oraz kontakt z Wydziałem Obsługi Rady lub Dzielnicowym Biurem Finansowania Oświaty lub Centrum Promocji

10 wszyscy wiedzieli, że takie miejsca udostępnia Centrum Aktywności Lokalnej CAL. Kultury. Brak odpowiedniej komunikacji horyzontalnej pomiędzy organizacjami. Brakuje wspólnej przestrzeni do wymiany informacji na temat działalności i aktualnych projektów poszczególnych organizacji. Proponowane rozwiązanie (inicjatywa CAL), to usprawnienie przepływu informacji we wszystkich kierunkach, z uwzględnieniem urzędu miasta dzięki zaprojektowaniu i wdrożeniu prostej platformy internetowej. Możliwym rozwiązaniem jest lepsze wykorzystanie DKDS. - rekomendacja wykracza poza kompetencje Dzielnicy. Brak wsparcia w zakresie strategii, marketingu i public relations. Część organizacji nie ma strategii budowania wizerunku i uważa, że potrzebuje pomocy w zakresie instrumentów marketingowych i public relations. Instytucjami, które pomagają stworzyć strategie marketingową dla NGO sów są SCWO i Centrum Szpitalna. Warto zamieścić tę informację na stronie www dzielnicy (zakładka dla NGO) oraz na planowanej platformie internetowej. Rekomendacja zostanie uwzględniona w zakresie odnośnika na stornie internetowej Dzielnicy

11 Działania promocyjne - usprawnienie kanału dystrybucji. Dla organizacji pozarządowych ważną kwestią jest współpraca z Ośrodkami Sportu i Rekreacji oraz placówkami oświatowymi. Należy usprawnić ten kanał dystrybucji. Należy podjąć szereg działań informacyjnych, aby organizacje pozarządowe były zauważalne, lepiej przekazywały własną ofertę oraz swoje propozycje dla mieszkańców np. poprzez rozdystrybuowanie ulotek na terenie placówek oświatowych i OSiR-ów. Rekomendacja została przekazana do wydziałów i zespołów zajmujących się współpracą z organizacjami pozarządowymi, które mogą przesyłać takie rekomendacje do wskazanych jednostek. Jednak decyzja w tym względzie leży po stronie dyrektorów placówek. Urzędnik pierwszego kontaktu. Zdaniem uczestników konsultacji brakuje osoby powołanej z ramienia urzędu odpowiedzialnej za kontakt z organizacjami pozarządowymi. W celu usprawnienia przepływu informacji i uproszczenia kwestii proceduralnych, należy przemyśleć propozycję zasugerowaną przez organizacje, polegająca na powołania urzędnika pierwszego kontaktu. Rekomendacja zostanie poddana analizie. Niewykorzystany potencjał szkoleniowy organizacji pozarządowych. W organizacjach pozarządowych pracuje bogaty zasób specjalistów z różnych dziedzin. Ten potencjał nie jest w pełni wykorzystany. Organizacje powinny wykorzystać ten potencjał i wejść ze sobą w kooperację. Uzyskiwane na Warte uwagi jest lepsze wykorzystanie DKDS, jeśli idzie o wymianę doświadczeń pomiędzy organizacjami celem organizacji szkoleń, nawet na zasadzie wymiany usług. Tą drogą organizacje powinny wykorzystać swój potencjał i wejść w kooperację nie korzystając z pomocy urzędników. W ramach dzielenia się wiedzą i doświadczeniem mogą zostać Rekomendacja zostanie przekazana do DKDS-u.

12 tej drodze efekty sieci związane z zawiązywaniem różnorodnych form współpracy między organizacjami pozwolą na zdobywanie nowej wiedzy i łączenie umiejętności oraz kluczowych kompetencji uczestników danej sieci organizacyjnej. zainicjonowane cykliczne szkolenia. Współpraca organizacji w formie sieci daje synergię kompetencji. Jest to droga do budowania wyjątkowego potencjału stanowiącego źródło innowacyjnych rozwiązań przynoszących liczne korzyści mieszkańcom dzielnicy Praga- Południe.