SPRAWOZDANIE KOMISJI DLA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY

Transkrypt

1 PL PL PL

2 KOMISJA EUROPEJSKA Bruksela, dnia KOM(2010) 447 wersja ostateczna SPRAWOZDANIE KOMISJI DLA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY Sprawozdanie roczne dla organu udzielającego absolutorium w sprawie audytów wewnętrznych przeprowadzonych w 2009 r. (Artykuł 86 ust. 4 rozporządzenia finansowego) SEK(2010) 994 PL PL

3 SPIS TREŚCI 1. Wprowadzenie Misja Służby Audytu Wewnętrznego: niezależność, obiektywizm i odpowiedzialność Środowisko pracy i plan audytów Proces audytu wewnętrznego Wdrożenie strategicznego planu audytów Służby Audytu Wewnętrznego Przyjęcie zaleceń i postrzeganie pracy Służby Audytu Wewnętrznego Główne ustalenia i zalecenia Służby Audytu Wewnętrznego Podsumowanie PL 2 PL

4 1. WPROWADZENIE Niniejsze sprawozdanie ma celu przekazanie organowi udzielającemu absolutorium informacji o pracy Służby Audytu Wewnętrznego (IAS) Komisji zgodnie z art. 86 ust. 4 rozporządzenia finansowego. Jest ono oparte na sprawozdaniu Służby Audytu Wewnętrznego, o którym mowa w art. 86 ust. 3 rozporządzenia finansowego, dotyczącym najważniejszych ustaleń audytu oraz zgodnie ze standardami zawodowymi istotnych czynników ryzyka i kontroli oraz ładu administracyjnego. Niniejsze sprawozdanie oparte jest na sprawozdaniach Służby Audytu Wewnętrznego z wykonania zadań audytowych i doradczych sporządzonych w 2009 r. 1 przez służby Komisji i jej agencje wykonawcze. Nie obejmuje ono wyników prac audytowych innych agencji lub instytucji poddanych audytowi przez Służbę Audytu Wewnętrznego; sporządza się dla nich osobne sprawozdania roczne. Reakcje Komisji na ustalenia i wnioski audytora wewnętrznego zostały uwzględnione w sprawozdaniu podsumowującym 2, w którym Komisja zajmuje stanowisko w przekrojowych kwestiach poruszonych przez Służbę Audytu Wewnętrznego, Europejski Trybunał Obrachunkowy i organ udzielający absolutorium, a także wskazanych przez Komitet ds. Audytu oraz ujętych we wnioskach dotyczących cotrzyletniej rewizji rozporządzenia finansowego Misja Służby Audytu Wewnętrznego: niezależność, obiektywizm i odpowiedzialność Misją Służby Audytu Wewnętrznego jest przyczynienie się do należytego zarządzania w Komisji Europejskiej poprzez przeprowadzanie audytów systemów zarządzania wewnętrznego i kontroli w obrębie Komisji oraz agencji regulacyjnych i wykonawczych w celu oceny ich efektywności i dążenia do ciągłej poprawy. Służba Audytu Wewnętrznego podlega zwierzchnictwu członka Komisji odpowiedzialnego za audyt i jest odpowiedzialna wobec Komitetu ds. Audytu. Służba Audytu Wewnętrznego wykonuje swoją pracę zgodnie z międzynarodowymi ramowymi zasadami praktyki zawodowej Instytutu Audytorów Wewnętrznych (IIA), a audytor wewnętrzny zadeklarował swą niezależność organizacyjną wobec Komitetu ds. Audytu. Zespół ds. nieprawidłowości finansowych (FIP) nie wykazał w 2009 r. żadnych problemów systemowych na mocy art. 112 przepisów wykonawczych rozporządzenia finansowego. 1 2 Niektóre sprawozdania ukończone na początku 2009 r. zostały uwzględnione w sprawozdaniu z 2008 r. i dlatego nie zostały ponownie ujęte w sprawozdaniu z 2009 r. Podobnie niektóre sprawozdania, których wstępną wersję przygotowano w 2009 r., a ostateczną na początku 2010, zostały uwzględnione w sprawozdaniu z 2009 r. COM (2010) 0281 z PL 3 PL

5 2. ŚRODOWISKO PRACY I PLAN AUDYTÓW 2.1. Proces audytu wewnętrznego Służba Audytu Wewnętrznego współpracowała z Europejskim Trybunałem Obrachunkowym i jednostkami audytu wewnętrznego w kwestii koordynacji planowania audytu, regularnego przedstawiania sprawozdań z audytów oraz wymiany metodologii i możliwości wspólnych szkoleń. Służbę Audytu Wewnętrznego i jednostki audytu wewnętrznego łączy wspólna definicja środowiska audytu i metodologii oceny ryzyka. Sieć jednostek audytu wewnętrznego pod przewodnictwem Służby Audytu Wewnętrznego (Auditnet) w dalszym ciągu zapewniała skuteczne działania na rzecz harmonizacji podejścia do audytów wewnętrznych w Komisji. Sfinalizowano opracowywanie programu kształcenia zawodowego dla audytorów wewnętrznych w Komisji, w tym szkolenie dotyczące przeciwdziałania nadużyciom finansowym opracowane przez OLAF Wdrożenie strategicznego planu audytów Służby Audytu Wewnętrznego W 2009 r. strategiczny plan audytów Służby Audytu Wewnętrznego na lata został uaktualniony w celu uwzględnienia wyników rocznej oceny zarządzania ryzykiem oraz innych zmian w środowisku zewnętrznym i wewnętrznym (np. zmian działania organizacji, operacji, programów, systemów i kontroli). Do końca cyklu planowania na lata systemy kontroli wewnętrznej Komisji, które objęły 56 % środowiska audytu finansowego (66 % zobowiązań budżetowych na rok 2009), powinny były zostać poddane audytowi przez Służbę Audytu Wewnętrznego lub jednostki audytu wewnętrznego. Faktyczny ostateczny zasięg zostanie obliczony, gdy tylko wszystkie jednostki audytu wewnętrznego przekażą uaktualnione dane. Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła również liczne kontrole w dziedzinach innych niż finansowa (np. ciągłość działania, zarządzanie ryzykiem). Służba Audytu Wewnętrznego zrealizowała 87 % swego programu prac na rok 2009, co stanowi 100 % zadań typu C1 3 i 66 % zadań typu C2 4. Ogółem wydano 67 sprawozdań (34 sprawozdania z audytu, 32 sprawozdania uzupełniające i 1 sprawozdanie z konsultacji). Pełna lista znajduje się w załączniku Przyjęcie zaleceń i postrzeganie pracy Służby Audytu Wewnętrznego W 2009 r. wskaźnik przyjęcia zaleceń z audytu przez jednostki poddane audytowi wynosił 98,8 %. 3 4 Zadania typu C1 to zadania, które muszą zostać ukończone w ciągu roku. Zadania typu C2 to zadania, które mogą zostać przeniesione na kolejny rok, zwłaszcza gdy wykonanie planu działania jest niewystarczające, by uzasadnić przeprowadzenie audytu uzupełniającego lub gdy podmiot audytu ma opóźnienia. PL 4 PL

6 260 zaleceń do audytów w Komisji i agencjach wykonawczych, zakończonych w 2009 r.* Najważniejsze Bardzo ważne Ważne Pożądane *Przyjęto wszystkie zalecenia oprócz dwóch bardzo ważnych i jednego ważnego. Informacje zwrotne na temat stopnia zadowolenia jednostek poddanych audytowi z poszczególnych audytów dały średni wynik na poziomie 1,71 w skali od 1 (wynik najwyższy) do 4 (wynik najniższy) dla porównania w 2008 r. osiągnięto wynik na poziomie 1,74, a w 2007 r. na poziomie 1,86. Ankieta przeprowadzona na początku 2010 r. wykazała, że 78,8 % zainteresowanych uważa, iż Służba Audytu Wewnętrznego wykonuje i przedstawia spójną wizję w dziedzinie kontroli wewnętrznej i zarządzania, 90 % zainteresowanych jest zdania, że audyty przeprowadzane są w sposób uczciwy, obiektywny i sprawiedliwy, a 76,3 % uważa, że zalecenia Służby Audytu Wewnętrznego są bardzo przydatne dla audytowanych (dla porównania w 2008 r. było to 61,5 %, a w 2007 r. 48,8 %). Ogółem 90 % ankietowanych uznało, że praca Służby Audytu Wewnętrznego przyczynia się do poprawy jakości systemów kontroli i zarządzania w Komisji i agencjach wykonawczych. 3. GŁÓWNE USTALENIA I ZALECENIA SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO Ciągłość działania Prawidłowość i skuteczność zarządzania ciągłością działania została oceniona w czterech służbach. Uznano, że zarządzanie ciągłością działania jest procesem ewoluującym, jeszcze nieukończonym i że od 2006 r. podejmuje się istotne starania zmierzające ku jego rozwojowi, wdrożeniu i ulepszeniu. Niemniej jednak Służba Audytu Wewnętrznego oceniła, że konieczna jest poprawa ogólnej wizji instytucji i dalsze doprecyzowanie ogólnych wytycznych. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła, aby przekazanie niniejszych zaleceń było obowiązkiem odpowiedniego organu nadzorującego lub funkcji kierowniczej Służby poziome odpowiedzialne za zarządzanie ciągłością działania powinny przedstawić obszerniejsze wytyczne dotyczące tego, jak dokonywać analizy wpływu na działalność na podstawie oceny ryzyka, jak zwiększać koordynację zagadnień przekrojowych i współzależności oraz ulepszać planowanie ciągłości działania. Należy przy tym przeanalizować planowanie ciągłości działania przez służby na poziomie instytucjonalnym. Aby zapewnić taką ogólną wizję, należy stworzyć pełną listę kluczowych zadań. Plany powinny być regularnie testowane w praktyce, należy również sporządzić program ćwiczeń wewnętrznego zarządzania ciągłością działania zawierający obowiązkowe okresowe ćwiczenia symulacyjne. Zarządzanie ryzykiem PL 5 PL

7 Obowiązujące ramy zarządzania ryzykiem zostały wprowadzone w 2005 r. wraz z planem działania wprowadzanym w latach Podczas audytu przeprowadzonego w 2009 r. w dwóch wewnętrznych i dwóch operacyjnych służbach struktury organizacyjnej dokonano oceny zarówno adekwatności założeń zarządzania ryzykiem, jak i skuteczności ich wdrażania. Audyt potwierdził, że struktura ramowa zarządzania ryzykiem w Komisji jest zgodna z międzynarodowym poziomem referencyjnym, tj. modelem zarządzania ryzykiem korporacyjnym COSO, oraz że stanowi ona solidną podstawę dla zarządzania ryzykiem. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła, aby rola służb centralnych została znacząco wzmocniona, tak aby uzyskać rzetelny ogląd sytuacji w zakresie wdrażania zarządzania ryzykiem w Komisji oraz zapewnić całkowite rozwiązanie problemu ryzyka o charakterze przekrojowym i właściwą identyfikację ryzyka grożącego instytucji jako całości. Zalecono również, aby służby centralne promowały najlepsze praktyki w zakresie zarządzania ryzykiem, dokonywały analizy kluczowych czynników ryzyka zgłoszonych przez dyrekcje generalne, a także związanych z nimi odpowiedzi w zakresie zarządzania i wysyłały skonsolidowaną wersję swych analiz do Kolegium. Wyjaśnienie najważniejszych kwestii (np. ocena kluczowych czynników ryzyka zarówno na poziomie nieodłącznym i rezydualnym) i dalsze wytyczne (np. zastosowanie koncepcji tolerancji ryzyka i rozważenie ryzyka wynikającego z zależności od partnerów zewnętrznych) są konieczne dla poprawy zarządzania i sprawozdawczości na temat ryzyka. Operacyjne dyrekcje generalne muszą wzmocnić obecne sposoby zarządzania ryzykiem, a także doprowadzić do tego, by było ono skutecznym narzędziem ich procesu zarządzania. Zarządzanie zamówieniami i dotacjami Przeprowadzono trzy nowe audyty i pięć audytów uzupełniających związanych z procesami zarządzania zamówieniami i dotacjami w obszarach polityki wewnętrznej. Jeśli chodzi o procedury udzielania zamówień w DG Wspólne Centrum Badawcze, istnieje nieodłączne ryzyko związane z jej zdecentralizowaną strukturą i szczególnym charakterem jej działalności. Szczególne ryzyko jest związane z przetwarzaniem materiałów nuklearnych i działaniem badawczych instalacji jądrowych. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła wprowadzenie ulepszeń w procesie planowania zamówień, dokumentacji przetargowej, kontrolach ex post, wytycznych oraz monitorowaniu wyjątków. W przypadku dotacji udzielonych przez DG ds. Statystyki zaproponowano, aby wzmocnić ocenę ex ante dużych projektów, poprawić ocenę podczas przygotowań procesu udzielania dotacji, a także uprościć podstawę naliczania kosztów ponoszonych przez Komisję. W kwestii zarządzania dotacjami na mocy instrumentu finansowego Schengen zaproponowano, aby poprawić sposób przedstawiania informacji w rocznych sprawozdaniach z działalności DG JLS poprzez zawarcie streszczenia najważniejszych kontroli dotyczących programów wykonywanych w ramach zarządzania zdecentralizowanego oraz poprzez przedstawienie kluczowych wskaźników wyników świadczących o zgodności z prawem i prawidłowości operacji podstawowych. Stwierdzono brak przejrzystości w zakresie podstawy prawnej kontroli instrumentu finansowego Schengen. Niski stopień realizacji instrumentu finansowego Schengen 2 w Bułgarii i Rumunii sugeruje, że kluczowe działania zmierzające ku poprawie skuteczności kontroli na zewnętrznych granicach UE nie zostały jeszcze przeprowadzone lub były opóźnione w czasie przeprowadzania audytu. Istniało również PL 6 PL

8 ryzyko, że Bułgaria może nie wykonać w pełni budżetu instrumentu finansowego Schengen 2. DG ds. Sprawiedliwości, Wolności i Bezpieczeństwa powinna wzmocnić monitorowanie postępów tego kraju poprzez sporządzenie planu działania w porozumieniu z władzami państwa członkowskiego i rozważyć opracowanie planu ograniczenia utraty środków, jeśli działania nie zostaną podjęte. Jeśli chodzi o kontrole przeprowadzane w ramach siódmego programu ramowego (PR7) przez DG ds. Badań Naukowych, Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła ulepszenie strategii przeprowadzania kontroli. W wynikach audytu uwzględniono fakt, iż przepisy prawne kładą nacisk na uproszczenie i zmniejszenie liczby kontroli ex ante beneficjentów, wskazano jednak na konieczność osiągnięcia równowagi między środkami zapobiegawczymi a kontrolami ex post. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła wykorzystywanie bardziej selektywnych kontroli, w koniecznych przypadkach opartych na ocenie ryzyka, oraz opracowanie jasnych strategii przeciwdziałania i wykrywania nadużyć finansowych. System kar przewidziany w rozporządzeniach powinien także być stosowany w praktyce, aby zapewnić środek odstraszający. Agencje wykonawcze Przeprowadzono dwa audyty na budżecie operacyjnym przekazanym agencjom wykonawczym i dwa audyty uzupełniające w agencjach wykonawczych. Należy zwrócić szczególną uwagę na zapewnienie jasnego i zorganizowanego przekazywania zadań od dyrekcji generalnych do nowo powstałych agencji wykonawczych, a także na przejrzysty podział zadań pomiędzy nimi. Służba Audytu Wewnętrznego poleciła sporządzić protokół ustaleń pomiędzy każdą właściwą dyrekcją generalną a agencją wykonawczą oraz utworzyć przejrzystą i sformalizowaną strategię we właściwej dyrekcji generalnej w celu monitorowania, jak agencja wykonawcza wywiązuje się z obowiązków związanych z wydatkami operacyjnymi. Po przeprowadzeniu obydwu audytów zalecono utworzenie pełnego zintegrowanego systemu zarządzania informacjami w celu umocnienia podstaw monitorowania i sprawozdawczości w zakresie programów zarządzanych przez agencje wykonawcze. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła, aby Agencja Wykonawcza ds. Konkurencyjności i Innowacyjności przetestowała swój plan ciągłości działania, co zagwarantuje jego skuteczne wprowadzanie w życie. Poza tym zauważono, że ograniczanie dostępu do systemów IT i służb bezpieczeństwa Komisji może mieć niekorzystny wpływ na ciągłość działań agencji wykonawczych ze względu na wysoki stopień ich zależności od niektórych z powyższych systemów. Kwestie technologii informacyjnych (IT) Na prośbę Komitetu ds. Postępu w Audycie wystosowano dwa pisma do kierownictwa, w których przedstawione zostały najważniejsze punkty zauważone w audytach przeprowadzanych w ostatnich latach na dużych systemach IT i wewnętrznych systemach IT 5. W przypadku dużych projektów IT zwrócono uwagę na następujące kwestie: wzmocnienie procedur zarządzania ryzykiem w obszarze IT dzięki regularnym i szczegółowym ocenom ryzyka; opracowanie i stosowanie sformalizowanej metodologii zarządzania projektem dla 5 Systemy używane przez dużą liczbę użytkowników poza właściwą DG PL 7 PL

9 wszystkich dużych rozwiązań informatycznych; dokładniejsze monitorowanie działania i jakości dostawców usług informatycznych; oraz wdrażanie pełnego i sformalizowanego procesu zarządzania zmianami w systemach informatycznych. Szczególną uwagę zwrócono na znaczenie właściwego planowania zamówień w obszarze IT i strategii zaopatrzeniowej, aby uniknąć uzależnienia pod względem technologii i przerw w dostawie usług w przypadku zmiany dostawcy. Należy zaostrzyć nadzór na poziomie Komisji w celu monitorowania głównych rozwiązań informatycznych. Zarówno duże, jak i wewnętrzne systemy informatyczne wiążą się z następującym ryzykiem: niezgodność z wewnętrznymi obowiązującymi zasadami zarządzania w dziedzinie IT; brak możliwości zapewnienia oczekiwanych wyników na czas i w ramach budżetu; brak satysfakcji użytkowników; nieskuteczne wykorzystanie zasobów; oraz narażenie reputacji. W przypadku wewnętrznych systemów IT zidentyfikowano dodatkowe czynniki ryzyka, związane głównie z koniecznością istnienia właściwej struktury zarządzania na poziomie centralnym i lokalnym: niewłaściwe wewnętrzne wytyczne i nadzór w zakresie opracowywania systemów informatycznych; niejasne sposoby zarządzania; niewystarczające zaangażowanie zainteresowanych podmiotów w proces decyzyjny; oraz niewłaściwy rozdział kosztów poniesionych na realizację projektów informatycznych. Jeżeli zagrożenia te urzeczywistnią się, mogą one zagrozić wykonywaniu spójnej i skutecznej strategii Komisji w zakresie IT oraz zaburzyć realizację celów projektu. Istnieje ryzyko, że Komisji nie uda się skutecznie wykorzystać istotnych zasobów ludzkich i budżetowych. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła, aby za opracowywanie krótko- i długoterminowych strategii i priorytetów Komisji w zakresie IT odpowiadał właściwy organ, a same strategie powinny być zatwierdzane przez grupę sterującą ds. zarządzania kosztami działań, która monitorowałaby ich skuteczne wykonywanie. Takie priorytety w zakresie IT, ustanowione dla systemów finansowanych zarówno ze środków operacyjnych, jak i administracyjnych, powinny być podstawą indywidualnych strategii w zakresie IT każdej DG ( Schémas Directeurs ) oraz procesów przydzielania i uruchamiania środków z budżetu. Obowiązki dotyczące zarządzania wewnętrznymi systemami informatycznymi powinny zostać lepiej określone, a związany z nimi proces decyzyjny należy wzmocnić poprzez uregulowanie odpowiedniego udziału głównych uczestników. Należy umocnić obecną strukturę zarządzania na poziomie projektu, domeny i Komisji; powinna ona obejmować opracowanie szczególnych procedur służących kierowaniu nieporozumień pomiędzy służbami do grupy sterującej ds. zarządzania kosztami działań Procedura budżetowa i monitorowanie kosztów również powinny być wzmocnione. Zarządzanie dzielone W audytach przeprowadzanych przez Służbę Audytu Wewnętrznego położono nacisk na obowiązki nadzorcze dyrekcji generalnych w najważniejszych obszarach polityki w zakresie rolnictwa, rybołówstwa i spójności. Obejmowały one audyty fazy początkowej wieloletnich strategii kontroli odpowiednich DG w okresie programowania Audyt w dziedzinie rolnictwa dotyczył w szczególności wypłat bezpośredniej pomocy państwa na rzecz państw członkowskich i monitorowania wykonywania Zintegrowanego Systemu Zarządzania i Kontroli (ZSZIK) w konkretnych państwach członkowskich, w których dostrzeżono poważne słabe punkty, a także w jednym z krajów kandydujących. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, iż uruchomienie, weryfikacja i zatwierdzenie wypłat na rzecz państw członkowskich przebiega prawidłowo, a w ostatnich latach Komisja PL 8 PL

10 dokładnie monitorowała wykonywanie ZSZIK w badanych krajach. W przypadku rozwoju obszarów wiejskich kontrola Służby Audytu Wewnętrznego wykazała, że dostępny system kontroli wewnętrznej daje wystarczającą pewność co do realizacji celów wyznaczonych na okres programowania EFRROW. Koordynacja wewnętrzna wymagałaby jednak usprawnienia, co zagwarantowałoby, że wszelkie istotne informacje dotyczące wyników audytu są systematycznie udostępniane działom zajmującym się geograficznym rozwojem obszarów wiejskich oraz że z informacji tych korzysta się regularnie. Jeśli chodzi o Europejski Fundusz Rybacki, Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła, aby DG ds. Gospodarki Morskiej i Rybołówstwa wzmocniła istniejący proces monitorowania jego wykonywania w państwach członkowskich i prowadziła lepszą dokumentację. DG ds. Gospodarki Morskiej i Rybołówstwa powinna przyjąć szczegółowy plan audytu oraz określić udokumentowane uzgodnienia robocze z DG ds. Polityki Regionalnej i DG ds. Zatrudnienia i Spraw Społecznych na potrzeby kontaktów z tymi samymi krajowymi organami kontroli. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła również, aby strategia audytu objęła procedury dotyczące przeciwdziałania nadużyciom finansowym i ich wykrywania. W obszarze spójności Służba Audytu Wewnętrznego zbadała kontrole przeprowadzone przez DG ds. Polityki Regionalnej i DG ds. Zatrudnienia i Spraw Społecznych, które dotyczyły systemów zarządzania i kontroli i zostały zaplanowane przez państwa członkowskie na okres programowania Służba Audytu Wewnętrznego wykazała, że pomimo planowego przeprowadzenia wszystkich kontroli proces uległ opóźnieniom spowodowanym przez służby państw członkowskich. Służba Audytu Wewnętrznego wyraziła zaniepokojenie jakością informacji przedstawianych na poziomie państw członkowskich i zaleciła, aby dyrekcje generalne podjęły działania następcze na kolejnych etapach procesu budowania pewności. Służba Audytu Wewnętrznego podziela pogląd Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, że to zbyt wczesny etap okresu programowania, by twierdzić, iż dzięki zmianom zasad i systemów nadzorowania udało się zmniejszyć liczbę błędów przy płatnościach na poziomie ostatecznego beneficjenta. Wyniki audytów podkreśliły konieczność wyraźniejszego określenia własnych strategii audytowych przez dyrekcje generalne, a w szczególności stopnia, do jakiego uwzględniają one audyt państw członkowskich. Istnieje możliwość wypracowania bardziej skoordynowanego podejścia kontrolnego pomiędzy Komisja a państwami członkowskimi, a nawet przeprowadzania wspólnych audytów, zwłaszcza gdy miałyby one dotyczyć tych samych krajowych organów kontroli. Zarządzanie aktywami Audyt procesu sporządzania inwentarza, zarządzony przez Biuro Infrastruktury i Logistyki w Brukseli (nie obejmuje ośrodka zarządzania sprzętem informatycznym) wykazał, że podstawa prawna jest nieaktualna i brakuje dowodów wskazujących, że wymagane okresowe kontrole spisów były zawsze przeprowadzane. Służba Audytu Wewnętrznego podkreśliła znaczenie doprecyzowania funkcji i obowiązków oraz dokumentacji procedur i koordynacji, będących warunkiem skutecznego procesu. Wyniki audytu przeprowadzonego w obrębie projektu zarządzania dostawami i aktywami (SAM) przedstawiono w części na temat kwestii informatycznych. Polityka zewnętrzna Kontrola budżetu wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa (WPZiB) wykazała, że ze względu na podział obowiązków z Radą Komisja ma ograniczony wpływ na operacyjne PL 9 PL

11 wdrażanie i zdolność działań WPZiB. Służba Audytu Wewnętrznego nie mogła uzyskać wystarczającej pewności co do zarządzania budżetem WPZiB. Zalecono, aby Komisja zapewniła pełną zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi ocen ex ante. Opóźnieniom zaobserwowanym w momencie rozpoczęcia i realizacji działań WPZiB można zaradzić, we współpracy z Radą, za pomocą lepszych wytycznych (instrukcji proceduralnych), ustandaryzowanych procedur oraz poprzez zapewnienie odpowiednich narzędzi. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że istnieje ryzyko znacznego niedofinansowania cywilnej misji zarządzania kryzysowego w ramach WPBiO oraz konieczność stworzenia strategii przeprowadzania misji na miejscu, ujednoliconego składania sprawozdań i terminowych procedur zamknięcia. Audyt zarządzania finansami programu pomocy żywnościowej dał wystarczającą pewność dotyczącą osiągnięcia zamierzonych celów. Wynikiem kontroli europejskiej polityki sąsiedztwa oraz zamknięcia programów CARD i PHARE były zalecenia dotyczące poprawy kontroli i podkreślenie zagrożeń wynikających z dużej rotacji pracowników. Działania następcze dotyczące zaleceń wcześniejszych audytów Służby będące przedmiotem audytu sporządzają plan działania mający na celu zastosowanie się do zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego. Po wdrożeniu tych planów podlegają one obserwacji za pomocą systemu Issue-track i kontroli przez audyty uzupełniające. Spośród 34 audytów uzupełniających zakończonych w 2009 r. 24 wykazały, że wdrożone zostały wszystkie zalecenia przedstawione w początkowym sprawozdaniu z audytu, a 6 audytów wykazało niepełne wykonanie zaledwie jednego zalecenia. Nastąpiła dalsza poprawa jeśli chodzi o ogólny poziom wdrożenia zaleceń audytu wewnętrznego. Najnowsze statystyki (z 29 stycznia 2010 r.) pokazują, że 26 % niezrealizowanych bardzo ważnych zaleceń (41 spośród 159) było opóźnione o ponad sześć miesięcy, co stanowi spadek z porównaniu z 29 % odnotowanymi rok wcześniej. 4. PODSUMOWANIE Na podstawie audytów i związanej z nimi pracy, którą ukończono w 2009 r., można wyciągnąć następujące wnioski: Wniosek 1: Osiągnięto pewien postęp, ale konieczne są dalsze zmiany Służba Audytu Wewnętrznego zauważyła stałą poprawę warunków kontroli wewnętrznej w Komisji, związaną z wysiłkami zmierzającymi do uzyskania poświadczenia wiarygodności bez zastrzeżeń. Służba Audytu Wewnętrznego zauważyła jednak, że konieczne są dalsze ulepszenia w niektórych obszarach zarządzania finansami. Zarządzanie dzielone: jeśli chodzi o zarządzanie dotacjami na mocy instrumentu finansowego Schengen II, pomimo przyznanego przedłużenia umowy i decyzji co do zmian o podziale środków pomiędzy częścią Schengen a przepływem środków pieniężnych, należy lepiej zdefiniować profile ryzyka, audyt zamykający będzie musiał być odpowiednio dostosowany, a DG JLS będzie musiała dokładniej monitorować wykonywanie budżetu; PL 10 PL

12 poprawie powinna ulec ogólna koordynacja strategii audytów przez służby Komisji odpowiedzialne za zarządzanie polityką w zakresie funduszy strukturalnych, poprawiając w ten sposób koordynację kontaktów z organami ds. audytu wspólnymi dla kilku służb. Wyniki dochodzenia wszczętego w 2009 r. w celu dokonania oceny pracy organów ds. audytu pozwolą Komisji polegać na dostarczonych opiniach, a w konsekwencji, zmniejszyć liczbę audytów na miejscu. Zarządzanie bezpośrednie: jeśli chodzi o proces sporządzania inwentarza, dokonano przeglądu podstawy prawnej, a wymogi kontroli muszą zostać w pełni wdrożone przez OIB; pomimo mocnych stron grupy doradczej ds. zamówień publicznych, procedura udzielania zamówień w WCB musi ulec znaczącej poprawie, szczególnie w kwestii dokumentacji wyjątków, planowania, jakości kontroli ex post oraz uzasadnień dla monopolizacji rynku; w dziedzinie badań wiele uwagi poświęcono konieczności stworzenia strategii wykrywania nadużyć finansowych i przeciwdziałania im oraz poprawie wytycznych dotyczących przeprowadzania kontroli kondycji finansowej. Niemniej jednak liczne usprawnienia zostały już wprowadzone w wewnętrznych systemach kontroli zarządzania siódmym programem ramowym (np. równowaga pomiędzy kontrolami ex ante i ex post oraz ukończenie procedury zarządzania funduszami gwarancyjnymi). Pośrednie zarządzanie scentralizowane - wdrożenie działań WPZiB: poczyniono postępy w spełnianiu wymogów misji WPBiO w związku z pośrednim zarządzaniem scentralizowanym w kwestii tworzenia, wspierania i monitorowania misji WPBiO oraz procedury zamknięcia dla umów WPBiO. DG ds. Stosunków Zewnętrznych powinna wdrożyć dalsze działania w celu uzyskania pełnej zgodności z wymogami pośredniego zarządzania scentralizowanego (ocena sześciu filarów na mocy art. 56 rozporządzenia finansowego). Ponadto należy stworzyć wytyczne i metodologię dotyczące oceny misji cywilnego zarządzania kryzysowego oraz tworzenia systemów zarządzania finansowego dla potrzeb misji, jak również wzmocnić kontrole ex post misji. W opinii Służby Audytu Wewnętrznego przegląd na poziomie instytucjonalnym jest konieczny, jeśli wspólne procesy, takie jak analiza ryzyka i zarządzanie ciągłością działania, mają być skuteczne w ochronie instytucji jako całości. Przegląd jest również nieodzowny do zapewnienia stabilnego zarządzania finansowego inwestycjami w systemach informatycznych poprzez efekt skali i dostarczenie wspólnych rozwiązań w odpowiedzi na wspólne potrzeby. Służba Audytu Wewnętrznego zaleca, aby właściwe instytucje były odpowiedzialne za dokonanie przeglądu i poczynienie odpowiednich zaleceń, jednocześnie dbając o to, by nie rozmyć odpowiedzialności za wdrażanie każdego procesu. Komisja jest zdania, iż nadzór wewnętrzny już istnieje lub jest w planach w przypadku niektórych procesów, takich jak Rada ds. Ocen Skutków, grupa sterująca ds. zarządzania kosztami działań, sieć korespondentów ds. kontroli wewnętrznej lub wzajemna ocena rocznych sprawozdań z działalności oraz szereg sieci, warsztatów i pomoc online na rzecz służb działających w tych dziedzinach. PL 11 PL

13 Ponadto Komisja uważa również, że wszelki przydział tego rodzaju obowiązków służbom centralnym doprowadziłby do rozmycia odpowiedzialności każdego dyrektora generalnego lub szefa służby. Wniosek 2: Zarządzanie ryzykiem Służba Audytu Wewnętrznego odnotowała postęp, jaki dokonał się odkąd Komisja przyjęła ramy zarządzania ryzykiem w 2005 r., ale uważa, że muszą być one lepiej zintegrowane z procesami zarządzania każdej ze służb. Niniejszą kwestię należy połączyć z pogłębionym przeglądem czynników ryzyka o charakterze przekrojowym i ulepszonymi wytycznymi na poziomie centralnym. Centralne służby nie mogły przyjąć tego zalecenia w całości, ponieważ uważają niektóre jego części za niezgodne ze strukturą zarządzania Komisji. Komisja sądzi, że w ramach obowiązującej struktury zarządzania centralne służby już zapewniają przegląd czynników ryzyka o charakterze przekrojowym i wytyczne dotyczące ram zarządzania ryzykiem oraz ich wykonanie. Wniosek 3: Wewnętrzna ciągłość działania Audyt przeprowadzony przez Służbę Audytu Wewnętrznego wykazał, że Komisja musi utrzymać obecną intensywność swoich wysiłków na rzecz zapewnienia ciągłości działania w przypadku poważnych zakłóceń, w szczególności dzięki ulepszonemu sterowaniu, koordynacji i testowaniu powrotu do najważniejszych działań. Komisja podziela to stanowisko. Wniosek 4: Wewnętrzne podejście do zagadnień IT Służba Audytu Wewnętrznego przedstawiła potrzebę dalszego wzmacniania strategicznego podejmowania decyzji w dziedzinie IT i procesów zarządzania projektami IT, aby upewnić się, że projekty IT są właściwie dostosowane do celów Komisji, opłacalne i wdrażane terminowo. Komisja podziela tę analizę. Uwagi końcowe Służba Audytu Wewnętrznego przekazała swój strategiczny plan audytów na okres w kwietniu 2010 r. Jego celem jest uwzględnienie głównych zidentyfikowanych zagrożeń i uzyskanie koniecznego zakresu audytów w celu potwierdzenia ogólnej opinii audytora wewnętrznego na temat zarządzania finansami. PL 12 PL