Rada Unii Europejskiej Bruksela, 11 listopada 2016 r. (OR. en)

Transkrypt

1 Rada Unii Europejskiej Bruksela, 11 listopada 2016 r. (OR. en) Międzyinstytucjonalny numer referencyjny: 2016/0266 (NLE) 14323/16 SCH-EVAL 198 VISA 362 COMIX 745 WYNIK PRAC Od: Sekretariat Generalny Rady Data: 11 listopada 2016 r. Do: Delegacje Nr poprz. dok.: 13590/16 Dotyczy: Decyzja wykonawcza Rady ustanawiająca zalecenie w sprawie wyeliminowania niedociągnięć stwierdzonych w toku przeprowadzonej w 2016 r. oceny stosowania przez Włochy dorobku Schengen w obszarze wspólnej polityki wizowej Delegacje otrzymują w załączeniu decyzję wykonawczą Rady ustanawiającą zalecenie w sprawie wyeliminowania niedociągnięć stwierdzonych w toku oceny z 2016 r. dotyczącej stosowania przez Włochy dorobku Schengen w dziedzinie wspólnej polityki wizowej; decyzja ta została zatwierdzona przez Radę na posiedzeniu, które odbyło się 11 listopada 2016 r. Zgodnie z art. 15 ust. 3 rozporządzenia Rady (UE) nr 1053/2013 z dnia 7 października 2013 r. zalecenie to zostanie przekazane Parlamentowi Europejskiemu i parlamentom narodowym /16 dj/mg 1 DG D 1 A PL

2 ZAŁĄCZNIK Decyzja wykonawcza Rady ustanawiająca ZALECENIE w sprawie wyeliminowania niedociągnięć stwierdzonych w toku przeprowadzonej w 2016 r. oceny stosowania przez Włochy dorobku Schengen w obszarze wspólnej polityki wizowej RADA UNII EUROPEJSKIEJ, uwzględniając rozporządzenie Rady (UE) nr 1053/2013 z dnia 7 października 2013 r. w sprawie ustanowienia mechanizmu oceny i monitorowania w celu weryfikacji stosowania dorobku Schengen oraz uchylenia decyzji komitetu wykonawczego z dnia 16 września 1998 r. dotyczącej utworzenia Stałego Komitetu ds. Oceny i Wprowadzania w Życie Dorobku Schengen 1, w szczególności jego art. 15, uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej, a także mając na uwadze, co następuje: 1. Niniejsza decyzja ustanawiająca zalecenie ma na celu przedstawienie działań naprawczych, których wdrożenie zaleca się Włochom w celu wyeliminowania niedociągnięć stwierdzonych w toku przeprowadzonej w 2016 r. oceny stosowania dorobku Schengen w dziedzinie wspólnej polityki wizowej. W wyniku przeprowadzonej oceny decyzją wykonawczą Komisji 2 przyjęto sprawozdanie zawierające ustalenia i opinie oraz wskazujące optymalne rozwiązania i niedociągnięcia stwierdzone w toku tej oceny. 1 2 Dz.U. L 295 z , s. 27. Decyzja wykonawcza Komisji C(2016) 6003 ustanawiająca sprawozdanie z przeprowadzonej w 2016 r. oceny wdrażania przez Włochy dorobku Schengen w dziedzinie wspólnej polityki wizowej /16 dj/mg 2

3 2. Z racji znaczenia, jakie ma przestrzeganie dorobku Schengen, w szczególności w odniesieniu do prawidłowego wprowadzania w życie przepisów związanych z decyzją w sprawie stosowania, wizowym systemem informacyjnym (VIS), postępowaniem z niewypełnionymi naklejkami wizowymi, ochroną danych i monitorowaniem usługodawców zewnętrznych, priorytetowo należy potraktować wdrożenie zaleceń nr 3, 4, 8 14, 17 20, 22, 23, 26, 27, 32, 33, 35, 40, 41 i 46, które przedstawiono poniżej. 3. Niniejszą decyzję ustanawiającą zalecenie należy przekazać Parlamentowi Europejskiemu i parlamentom państw członkowskich. Zgodnie z art. 16 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1053/2013 w terminie trzech miesięcy od przyjęcia tej decyzji oceniane państwo członkowskie musi opracować plan działania w celu wyeliminowania niedociągnięć wymienionych w sprawozdaniu z oceny i przekazać go Komisji i Radzie, NINIEJSZYM ZALECA: Włochy powinny: 1. wyraźniej odróżnić krótkoterminowe wizy Schengen od długoterminowych wiz krajowych pod względem informacji przekazywanych opinii publicznej, list kontrolnych i statystyk; w przypadku członków rodziny obywateli włoskich (nieobjętych dyrektywą 2004/38/WE) składających wniosek o połączenie rodziny wydawać krajowe wizy długoterminowe (D); 2. rozważyć odróżnienie celu podróży, jakim jest wizyta u rodziny/przyjaciół od turystyki (np. przez wyróżnienie wizyty jako odrębnego celu podróży); dostosować listy kontrolne dokumentów uzupełniających tak, aby uniknąć nieporozumień co do wymaganych dokumentów, oraz zmienić odnośne uwagi na naklejce wizowej; 3. zapewnić, aby do okresu ważności wydanej wizy był systematycznie doliczany dodatkowy okres tolerancji wynoszący 15 dni; 4. zapewnić na szczeblu centralnym odpowiednio wczesne przedłużanie umów z usługodawcami zewnętrznymi we wszystkich konsulatach; 14323/16 dj/mg 3

4 5. zapewnić, aby standardowy formularz wniosku stosowany we wszystkich konsulatach na świecie (na stronach internetowych oraz w formie drukowanej) zawierał w zastrzeżeniu prawnym odniesienie do włoskiego organu ochrony danych; 6. z ulotki informacyjnej wręczanej wnioskodawcom wraz z wizą lub dokumentem podróży usunąć informacje o tym, że podróżne ubezpieczenie medyczne jest warunkiem wjazdu; 7. zapewnić możliwość gromadzenia statystyk dotyczących przedłużania ważności wiz oraz najważniejszych powodów takich przedłużeń; System VIS / system informatyczny 8. bardziej systematycznie korzystać z systemu informatycznego (L-VIS) w celu rejestrowania ustaleń z analiz, weryfikacji, rozmów z wnioskodawcami oraz innych względów, na podstawie których wydano decyzję; 9. poinstruować usługodawców zewnętrznych we wszystkich placówkach, aby nie skanowali strony paszportu zawierającej informacje biometryczne, i rozważyć wyłączenie tej funkcji w krajowym systemie informatycznym lub skonsultować się z włoskim organem ochrony danych w kwestii zgodności z dyrektywą 95/46/WE w sprawie ochrony danych 3, wdrożoną za pomocą włoskiej ustawy o ochronie danych, i stosować się do jego zaleceń; 10. zapewnić, aby nowe wnioski były zawsze powiązane z wcześniejszymi wnioskami złożonymi przez tego samego wnioskodawcę, zarejestrowanymi w VIS; rozważyć wdrożenie rozwiązania technicznego uniemożliwiającego rejestrację wniosków tego samego wnioskodawcy w VIS bez ich powiązania; 11. zamknąć wnioski, które od wielu miesięcy lub lat pozostają nierozpatrzone w L-VIS, przez podjęcie decyzji odmownej, a tym samym oznaczenie ich jako rozpatrzonych odmownie w centralnym VIS; zapewnić, aby wszystkie decyzje o odmowie wydania wizy zostały odpowiednio wprowadzone do VIS; 12. zasięgnąć opinii włoskiego organu ochrony danych w sprawie tego, czy zatrzymywanie danych w L-VIS oraz N-VIS jest zgodne z dyrektywą 95/46/WE w sprawie ochrony danych, wdrożoną za pomocą włoskiej ustawy o ochronie danych, i stosować się do jego zaleceń; wdrożyć w systemie informatycznym mechanizm, który będzie automatycznie usuwał po określonym czasie dokumentację dotyczącą wniosku; 3 Dyrektywa 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (Dz.U. L 281 z , s. 31) /16 dj/mg 4

5 13. zapewnić, aby dane zawarte w systemie dla usługodawców zewnętrznych były usuwane natychmiast po pobraniu wniosku przez wydział wizowy; w przypadku, gdy konieczne jest zatrzymanie danych na pewien okres, skonsultować się z włoskim organem ochrony danych w kwestii zgodności z dyrektywą 95/46/WE w sprawie ochrony danych, wdrożoną za pomocą włoskiej ustawy o ochronie danych, i stosować się do jego zaleceń; 14. zasięgnąć opinii włoskiego organu ochrony danych co do zgodności czarnych list z dyrektywą 95/46/WE w sprawie ochrony danych, wdrożoną za pomocą włoskiej ustawy o ochronie danych, i stosować się do jego zaleceń; zapewnić, aby informacje o wydanych przez ONZ/UE zakazach podróżowania były zarządzane centralnie i aby pojawiały się trafienia w momencie sprawdzania wniosków w centralnych bazach danych; 15. wykorzystywać pocztę elektroniczną VIS w sprawach dotyczących współpracy konsularnej, w szczególności w celu kierowania wniosków do właściwego organu wizowego, przesyłania kopii dokumentów podróży i innych dokumentów uzupełniających wniosek oraz przekazywania elektronicznych kopii tych dokumentów; Ambasada/wydział wizowy w Manili 16. zaktualizować stronę internetową wydziału wizowego w celu udostępnienia ogółowi społeczeństwa pełnych i prawidłowych informacji, a następnie na bieżąco te informacje aktualizować; poinstruować usługodawcę zewnętrznego, aby jasno opisał na swojej stronie internetowej procedury składania wniosków i zwrotu dokumentów oraz zapewnił możliwość nieodpłatnej rezerwacji terminu spotkania (np. telefonicznie lub przez internet), tak aby łączna opłata administracyjna nie przekroczyła kwoty 30 EUR; 17. poprawić monitorowanie usługodawcy zewnętrznego zgodnie z wewnętrznymi instrukcjami organów centralnych, w tym przez dokonywanie niezapowiedzianych kontroli w ośrodkach wizowych, oraz prowadzić dokumentację z takiego monitorowania; 18. zapewnić, aby nowa umowa z usługodawcą zewnętrznym została jak najszybciej podpisana i wdrożona; 19. zapewnić, aby opłata administracyjna pobierana przez usługodawcę zewnętrznego nie przekraczała kwoty 30 EUR; 14323/16 dj/mg 5

6 20. poinstruować usługodawcę zewnętrznego, aby nie używał stempla potwierdzającego dopuszczalność wniosku 4 ; 21. zapewnić, aby usługodawca zewnętrzny, podczas reorganizacji pomieszczeń ośrodka przyjmowania wniosków wizowych, przewidział wystarczająco dużo przestrzeni w strefie oczekiwania, wystarczającą liczbę stanowisk obsługi i wystarczającą przestrzeń roboczą dla pracowników, odpowiadające potrzebom dziennej liczby wnioskodawców, także w szczytowym okresie, i aby zapewnić wnioskodawcom prywatność przy stanowiskach obsługi; 22. usprawnić procedurę rozpatrywania wniosków wizowych poprzez zmniejszenie liczby różnych działań wykonywanych przez poszczególnych pracowników; zapewnić, aby wydział wizowy dysponował wystarczającą liczbą pracowników oddelegowanych oraz aby tacy pracownicy zostali należycie przeszkoleni i potrafili biegle korzystać z systemu informatycznego; poinstruować pracowników oddelegowanych, by odpowiednio nadzorowali proces rozpatrywania wniosków wizowych i aby wpisywali lub sprawdzali decyzje w systemie informatycznym przed wydrukowaniem naklejki wizowej lub odmową wydania wizy; 23. rozważyć kwestię stosowania procedury zgłaszania się po powrocie, która nie powinna być postrzegana jako zabezpieczenie zmniejszające ryzyko migracji (w przypadku wątpliwości co do działania wnioskodawcy w dobrej wierze wniosek powinien zostać rozpatrzony odmownie); znieść praktykę umieszczania w paszporcie posiadacza wizy stempla nakazującego zgłoszenie się po powrocie, ponieważ może to mieć negatywny wpływ na jego przyszłe wnioski wizowe; usunąć błędne informacje z nakazu zgłoszenia się po powrocie; 24. zdefiniować profil wnioskodawców, którzy powinni składać wniosek bezpośrednio w ambasadzie, ponieważ podróżni z tej kategorii systematycznie zapraszani będą na rozmowę (np. osoby podróżujące po raz pierwszy), lub zweryfikować zasadność korzystania z usługodawcy zewnętrznego w związku z tym, że bardzo duża część wnioskodawców składających wniosek w placówce usługodawcy zewnętrznego jest następnie zapraszana na rozmowę; 25. przeformułować zdanie zawarte w zaproszeniu na rozmowę, aby uniknąć wrażenia, że niepojawienie się na rozmowie może być powodem odmownego rozpatrzenia wniosku, co może nastąpić wyłącznie z powodów formalnych; 26. zapewnić, aby wszystkie niewypełnione naklejki wizowe były przechowywane w sejfie; 4 Zasadniczo stempel potwierdzający dopuszczalność wniosku nie powinien już być stosowany ze względu na pełne funkcjonowanie systemu VIS /16 dj/mg 6

7 27. rozważyć wykorzystanie elektronicznego systemu lokalizacji naklejek wizowych i jego ewentualnego włączenia do krajowego systemu informatycznego; zapewnić, aby pracownicy miejscowi podpisywali protokół odbioru przypisanej im dziennej partii naklejek wizowych (zawierający numery naklejek wizowych) oraz aby niewykorzystane naklejki wizowe były zwracane do sejfu na koniec dnia; 28. zapewnić, aby w protokole zniszczenia archiwalnych wniosków wizowych odnotowywane były numery odnośnych wniosków wizowych (lub zawarte w nich daty referencyjne) oraz nazwisko obecnego przy ich zniszczeniu pracownika; 29. zapewnić, aby osoby o ograniczonej sprawności ruchowej miały odpowiedni dostęp do wydziału wizowego; 30. utworzyć jeden zestaw list kontrolnych do wykorzystania zarówno przez wydział wizowy, jak i usługodawcę zewnętrznego, i dostosować je w pełni do unijnego jednolitego wykazu dokumentów uzupełniających w odniesieniu do Filipin (C(2014) 6146 final, załącznik 3); 31. stworzyć możliwość uzyskiwania przez wnioskodawców terminu spotkania w wydziale wizowym w rozsądnych ramach czasowych, z uwzględnieniem ogólnej zasady dwóch tygodni (art. 9 ust. 2 kodeksu wizowego); 32. ograniczyć liczbę przypadków, w których wizy o ograniczonej ważności terytorialnej wydawane są wyłącznie osobom wymienionym w art. 25 kodeksu wizowego; 33. zapewnić poprawne drukowanie, umieszczanie i podpisywanie naklejki wizowej; 34. umieszczać na formularzu odmowy prawidłowe informacje dotyczące państwa członkowskiego, które dokonało wpisu w SIS; 35. stosować właściwe procedury w przypadku unieważnienia lub cofnięcia naklejki wizowej, stosownie do przypadku; w szczególności w przypadku błędnego wydrukowania naklejki wizowej (błędu na naklejce) unieważnić nieprawidłowo wypełnioną naklejkę wizową (art. 28 kodeksu wizowego), zastąpić ją nową, w razie potrzeby zmienić nieprawidłowe dane w VIS i zarejestrować nowy numer naklejki wizowej (art. 24 rozporządzenia VIS); w przypadku zmiany planu podróży wnioskodawcy, zwrócić się do posiadacza wizy o złożenie wniosku o cofnięcie wizy (art. 34 ust. 3 kodeksu wizowego) i złożenie nowego wniosku wizowego; 14323/16 dj/mg 7

8 36. w przypadku cofnięcia wizy unikać tworzenia więcej niż jednego pliku z wnioskiem w VIS, gdy w rzeczywistości chodzi o jeden wniosek wizowy; Ambasada/wydział wizowy w Pekinie 37. zwiększyć poufność rozmów prowadzonych przy stanowiskach obsługi w wydziale wizowym; 38. ograniczyć przekazywane policji informacje o spotkaniach umówionych w wydziale wizowym do absolutnego minimum wymaganego przez władze chińskie (np. nazwisko i godzina spotkania) w celu zapewnienia ochrony danych; 39. rozważyć poprawę bezpieczeństwa w wydziale wizowym, na przykład przez zainstalowanie przeciwpożarowego systemu alarmowego i wykorzystanie co najmniej jednego detektora metalu przy wejściu; 40. poinstruować usługodawcę zewnętrznego, aby zaprzestał praktyki rejestrowania twarzy wnioskodawców oraz zapisywania ich dat urodzenia oraz imion i nazwisk, lub skonsultować się z włoskim organem ochrony danych w kwestii zgodności z dyrektywą 95/46/WE w sprawie ochrony danych, wdrożoną za pomocą włoskiej ustawy o ochronie danych, przed podjęciem decyzji o utrzymaniu tej praktyki; 41. rozważyć kwestię stosowania procedury zgłaszania się po powrocie, która nie powinna być postrzegana jako zabezpieczenie zmniejszające ryzyko migracji (w przypadku wątpliwości co do działania wnioskodawcy w dobrej wierze wniosek powinien zostać rozpatrzony odmownie); znieść praktykę umieszczania w paszporcie posiadacza wizy stempla nakazującego zgłoszenie się po powrocie, ponieważ może to mieć negatywny wpływ na jego przyszłe wnioski wizowe; 42. rozważyć przyznawanie wiz długoterminowych na dłuższe okresy, z uwzględnieniem wcześniejszych podróży wnioskodawcy, zgodnie z art. 24 ust. 2 kodeksu wizowego; zapewnić wnioskodawcy możliwość przedstawienia dodatkowych dokumentów uzupełniających, jeżeli jest to konieczne; 43. rozważyć zwrócenie się do wnioskodawców z tych kategorii, które są systematycznie zapraszane na rozmowę, aby składali wnioski w ambasadzie, tak aby uniknąć sytuacji, w której wnioskodawca jest zobowiązany do osobistego stawienia się w więcej niż jednej placówce; 14323/16 dj/mg 8

9 44. zapewnić, aby osoby wnioskujące o wizę były zobowiązane do załączenia tylko jednego zdjęcia; 45. znieść wymóg, aby członkowie rodziny obywateli UE/EOG przedstawiali podróżne ubezpieczenie medyczne; 46. umieszczać naklejkę wizową równo, bez załamań ani pofałdowań, wzdłuż krawędzi strony dokumentu podróży; 47. w przypadku reprezentacji przez ambasadę Niemiec w Mongolii wydać formularz odmowy, tak aby ambasada Niemiec mogła przekazać wnioskodawcy formalną odmowę. Sporządzono w Brukseli dnia r. W imieniu Rady Przewodniczący 14323/16 dj/mg 9