System Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Transkrypt

1 System Elektronicznego Obiegu Dokumentów Podstawowa ZSZO Strona 1 z 27

2 Spis treści Spis treści 2 1. Podstawy systemu Logowanie do systemu Nawigacja Listy Formularz Zakładki Zadania Powiadomienia Wnioski ZSZO Wyświetlanie listy zadań użytkownika Wykonywanie zadania otrzymanego w obiegu dedykowanym Przyjmowanie zadania grupowego z poziomu zestawienia Rozpoczynanie nowego obiegu Tworzenie w oparciu o szablon i dane z formularza obiegu pisma gotowego do wydruku Zarządzanie skórkami Zarządzanie wyświetlaniem tabel przestawnych Indeksy, spisy Spis rysunków Spis tabel 26 Strona 2 z 27

3 1. Podstawy systemu System Elektronicznego Obiegu Dokumentów zbudowany został na potrzeby ZSZO. Zapewnia on zintegrowaną obsługę korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej, poprzez rejestrację, dekretację i zarządzanie obiegiem korespondencji w dowolnej postaci, a także zarządzanie tworzonymi sprawami, rejestrami, procesami, poleceniami, przekazywaniem spraw do archiwum oraz modułem informującym o realizacji poszczególnych terminów Logowanie do systemu Uwaga - W celu prawidłowego działania modułu SEOD w przeglądarce Internet Explorer w wersji 8 należy wyłączyć tryb zgodności. Wyłączenie trybu zgodności odbywa się poprzez kliknięcie ikony trybu zgodności (jak na poniższym ekranie): Rysunek 1 Tryb zgodności w Internet Explorer 8 Logowanie do modułu SEOD odbywa się analogicznie jak do innym modułów ZSZO, poprzez platformę dostępową Draco. Dostęp do strony logowania użytkownik uzyskuje po wpisaniu w pasku przeglądarki internetowej właściwego adresu (Rysunek 2). Strona 3 z 27

4 Rysunek 2 Ekran logowania Draco Na stronie logowania użytkownik wpisuje swój login i hasło, które zostało mu przekazane przez administratora systemu. Po zatwierdzeniu informacji przyciskiem, zostaje wyświetlona strona wyboru placówki oświatowej, do której uprawnienia w systemie posiada użytkownik (Rysunek 3). Wybór właściwej placówki oraz potwierdzenie go przyciskiem powinno skutkować wyświetleniem okna z listą aplikacji, do których Użytkownik posiada uprawnienia (Rysunek 4). Strona 4 z 27

5 Rysunek 3 Ekran wyboru placówki Strona 5 z 27

6 Rysunek 4 Ekran wyboru aplikacji W celu uruchomienia modułu SEOD należy wybrać odpowiadający mu odnośnik Obieg dokumentów. Kliknięcie na odnośniku powinno skutkować wyświetleniem okna startowego modułu SEOD (Rysunek 5). Rysunek 5 Ekran startowy SEOD Strona 6 z 27

7 1.2. Nawigacja Nawigacja w systemie prowadzona jest z wykorzystaniem menu głównego oraz grupy zakładek. Po przez oba te elementy, użytkownik uzyskuje dostęp do wybranych zasobów systemu, które następnie wyświetlane są w obszarze roboczym w postaci List (zestawienia tabelarycznego danych) lub Formularzy. Akcje możliwe do wykonania w odpowiednich widokach dostępne są w postaci kontrolerów list lub przycisków w widoku formularzy. Rysunek 6 Ogólna organizacja interfejsu użytkownika. A Bieżący użytkownik nazwa użytkownika aktualnie pracującego w systemie, z tej pozycji dostępna jest również opcja wylogowania z systemu; B Bieżący moduł w menu zakładek podświetlana jest nazwa modułu, w którym aktualnie pracuje użytkownik; C Zakładki poziome menu, usytuowane nad obszarem roboczym, umożliwia użytkownikom szybki dostęp do najważniejszych operacji w systemie, tj.: bieżących zadań, modułu administracyjnego, listy dokumentów wymagających zadekretowania, listy pism do akceptacji oraz listy kontaktów; D Menu główne pionowe menu z listą dostępnych, zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami użytkownika, modułów. Kliknięcie w wybraną pozycję menu powoduje rozwinięcie listy z dostępnymi operacjami dla danego modułu. Dalsze poruszanie się po systemie odbywa się poprzez kliknięcie na podświetlony element listy; E Obszar roboczy obszar pracy użytkownika, gdzie wyświetlane są odpowiednie dla danego modułu czy wywołanej akcji ekrany tj.: listy, formularze, raporty itp. Strona 7 z 27

8 F Menu widoku roboczego poziome menu, usytuowane pomiędzy Obszarem roboczym i Zakładkami, z akcjami umożliwiającymi m.in. eksport, oraz operacje filtrowania, sortowania na listach. G Wyszukiwanie pole tekstowe umożliwiające wprowadzenie wartości do wyszukania w zbiorze danych prezentowanych w obszarze roboczym Listy Listy są podstawowym sposobem przedstawiania zestawień danych w systemie. Na liście obiektów prezentowane są tylko informacje podstawowe o każdym obiekcie. Lista obiektów prezentowana jest w formie tabelarycznej: obiekty to wiersze, atrybuty obiektów to kolumny. Dla list obiektów dostępne są następujące operacje: sortowanie: umożliwiające posortowanie listy (rosnąco lub malejąco) po wybranych atrybutach filtrowanie: umożliwiające ograniczenie listy do obiektów, których atrybuty spełniają określone warunki wyszukiwanie: (zarówno w wybranej kolumnie, jak i ogólnie) umożliwiające ograniczenie listy do obiektów, dla których wyszukiwany ciąg znaków znajduje się w którymkolwiek z atrybutów. Stronicowanie: dane w systemie przedstawiane są w postaci stronicowanych list. Użytkownik ma możliwość zmiany maksymalnej ilości prezentowanych wierszy (tj. 10,20,30,40,50). Przejście pomiędzy kolejnymi stronami wykonywana jest za pomocą akcji. Użytkownik może też uzyskać informację o maksymalnej liczbie obiektów. Rysunek 7 Przykładowa lista W szczególności, pełen stan systemu, wraz z możliwością jego przeglądania i modyfikowania jest dostępny dla administratorów systemu w postaci kilkudziesięciu takich list (szczegóły w Dokumentacji administratora). Strona 8 z 27

9 Operacje na kolumnach wykonywane są za pomocą akcji umieszczonych w Menu widoku roboczego (Rysunek 6) reprezentowanych przez symbole graficzne (tabela poniżej). Tabela 1 Kontrolery do przeprowadzania operacji na listach. IKONA NAZWA AKCJI [Następne] - Akcja dostępna w nagłówku listy/rejestru umożliwia przejście do kolejnej strony listy/rejestru [Koniec] - Akcja dostępna w nagłówku listy/rejestru umożliwia przejście do ostatniej strony listy/rejestru [Poprzednie] Akcja dostępna w nagłówku listy/rejestru umożliwia przejście do poprzedniej strony listy/rejestru [Początek] - Akcja dostępna w nagłówku listy/rejestru umożliwia przejście do pierwszej strony listy/rejestru [Sortowanie/Filtrowanie/Wyszukiwanie] Akcja dostępna w nagłówkach poszczególnych kolumn listy/rejestru wyświetlająca menu w którym ustawiane jest sortowanie, filtrowanie, lub wyszukiwanie wg. zadanych kryteriów. Źródło: Opracowanie własne. Rysunek 8 Operacje sortowania i filtrowania na listach Lista wierszy może być prezentowana wg zadanych kryteriów przez użytkownika. Za pomocą akcji [Sortowanie/Filtrowanie/Wyszukiwanie] Strona 9 z 27

10 dostępnej w nagłówkach poszczególnych kolumn listy/rejestru, użytkownik otrzymuje dostęp do menu zawierającego akcje wyszukiwania /sortowania/ filtrowania na kolumnie (Rysunek 8). W wyświetlonym menu: Filtrowanie umożliwia: Sortowanie umożliwia: Pokaż wiersze zawierające Pokaż wiersze puste Pokaż wiersze niepuste Sortowanie rosnąco (A Z) Sortowanie malejąco (Z A) Sortowanie od najnowszej (w przypadku kolumny zawierającej daty) Sortowanie od najstarszej (w przypadku kolumny zawierającej daty) Wyszukiwanie umożliwia: Wyszukiwanie rekordów spełniających określone kryteria (w każdej kolumnie) Wyszukiwanie wg daty od do (dla pola typu data wyszukiwanie rekordów z podanego zakresu włącznie) Wyszukiwanie rekordów spełniających określone kryteria (na całej liście rekordów) Kryteria filtrowania mogą być rozbudowywane o kolejne warunki po przez dodanie kolejnych wartości za pomocą ikony. Zadane kryteria filtrowani/sortowania deaktywuje się za pomocą ikony. Informacja o nałożonym kryterium sortowani/filtrowania po danej kolumnie prezentowana jest w nagłówku kolumny za pomocą ikon patrz Tabela 2. Tabela 2 Informacja o aktywnych akcjach na kolumnach. IKONA OPIS Filtr aktywny na kolumnie aktywowano filtr wg zadanego przez użytkownika kryterium Strona 10 z 27

11 Sortuj malejąco (Z-A) na kolumnie ustawiono sortowanie malejąco Sortuj rosnąco (A-Z) na kolumnie ustawiono sortowanie rosnąco Dane prezentowane na liście/rejestrze są posortowane malejąco i filtrowane wg kryteriów ustawionych na danej kolumnie. Dane prezentowane na liście/rejestrze są posortowane rosnąco i filtrowane wg kryteriów ustawionych na danej kolumnie. Źródło: Opracowanie własne. Strona 11 z 27

12 Formularz Wprowadzanie danych do systemu odbywa się za pomocą formularzy. Rysunek 9 Przykładowy formularz W celu uporządkowania zawartości, formularze często są podzielone na sekcje. Sekcje można zwijać i rozwijać klikając na kontrolery danej sekcji. Przykładowe umieszczenie kontrolerów na formularzu dla sekcji Pimo (A), przedstawia poniższy rysunek. Rysunek 10 Kontrolery zwiń/ rozwiń sekcje. Przykładowe sekcje formularzy: Strona 12 z 27

13 Pismo sekcja zawierająca metrykę dokumentu wraz z załącznikami / skanami pisma Dekretacja sekcja zawierająca Historię dekretacji oraz pola do wykonania kolejnych dekretacji. Skierowanie - sekcja umożliwiająca przekazywanie pism pomiędzy komórkami organizacyjnymi (sekretariatami komórek). Akceptacja sekcja, w której prezentowany jest aktualny status akceptacji. Tabela 3 Kontrolery i inne elementy formularzy. IKONA NAZWA AKCJI [Zwiń] ukrywa widok danej sekcji znajdującej się na formularzu [Rozwiń] - pokazuje widok danej sekcji znajdującej się na formularzu [Pomoc] - pomoc kontekstowa pola, dodatkowa informacja ze wskazówkami dotyczącymi np. rodzaju wartości wprowadzanych w danym polu formularza * [Pole wymagane] znak * wskazuje, że znajdujące się przy nim pole jest polem wymaganym oraz podlegającym mechanizmowi walidacji. [Kalendarz] - aktywuje kontrolkę kalendarza ułatwiającą wybranie daty Źródło: Opracowanie własne. Strona 13 z 27

14 Zakładki Usytuowanie bezpośrednio nad obszarem roboczym zestawu zakładek, zapewnia użytkownikowi szybki dostęp do najważniejszych w systemie operacji w każdym momencie jego użytkowania. Aktywna zakładka zostaje wyróżniona kolorem. Poniżej opisano przeznaczenie oraz funkcje poszczególnych zakładek Zadania Użytkownik po pomyślnym zalogowaniu do systemu zostaje bezpośrednio przekierowany do zakładki Zadania z zestawieniem bieżących zadań do wykonania. W widoku tym prezentowane będą wszystkie rodzaje zadań skierowanych do pracownika w tym np. : Rejestracja pism Dekretacje pism Akceptacje pism Zadania dot. realizacji spraw Projekty pism Zadania związane z Wnioskami urlopowymi Inne Po wybraniu właściwej pozycji otwiera się ekran odpowiedni dla danego rodzaju zadania, gdzie następnie może być prowadzona jego obsługa Powiadomienia Rysunek 11 Widok na zakładkę Zadania Zakładka Powiadomienia to dostęp do informacji dotyczących toczących się spraw, o których użytkownik powinien być informowany. Po przez zakładkę użytkownik otrzymuje dostęp np. o przekroczonych terminach spraw. Po odczytaniu każde z powiadomień może być usunięte z listy poprzez klikniecie linku Usuń (A). Strona 14 z 27

15 Rysunek 12 Widok na zakładkę Powiadomienia 2. Wnioski ZSZO Na potrzeby zintegrowanego systemu zarządzania oświatą w module SEOD zostały przygotowane dedykowane obiegi. Obieg jest odwzorowaniem w systemie procedury, określającej sposób postępowania w określonych sytuacjach (przykładowo procedury zmiany uprawnień użytkownika ZSZO). Administrator modułu SEOD lub osoby przez niego upoważnione mają możliwość: - definiowania nowych obiegów, budowy formularzy w oparciu o które poszczególne obiegi są wykonywane, - modyfikowania obiegów już istniejących, - określania sekwencji zadań, jakie w poszczególnych procedurach mają być wykonane - określenia użytkowników lub grup użytkowników do których poszczególne zadania są przydzielone - zdefiniowania sposobu powiadamiania użytkowników o otrzymanych przez nich zadaniach - określenia zakresu informacji przekazywanych i wykorzystywanych w poszczególnych obiegach, w szczególności utworzenie formularza o założonym układzie pól. Użytkownicy systemu mają możliwość: - rozpoczynania w systemie nowego obiegu (o ile zezwala na to poziom uprawnień oraz definicja danego obiegu). - wykonywania zadań, które zgodnie z procedurą odzwierciedloną w obiegu zostały do nich przydzielone Wyświetlanie listy zadań użytkownika Każdy użytkownik modułu SEOD po rozwinięciu menu po lewej stronie ekranu ma dostęp do modułu Wnioski ZSZO: Strona 15 z 27

16 Rysunek 13 Menu Wnioski ZSZO Zakres pozycji widocznych dla poszczególnych użytkowników może się różnić, co jest następstwem różnego poziomu uprawnień. W menu Wnioski ZSZO dostępne są dwa rodzaje widoków: - zestawienia tabelaryczne widoki pokazujące listy zadań w obiegach - formularze strony składające się z pól, pozwalające na wprowadzenie do systemu informacji oraz wykonanie działań, które są umożliwione odpowiednimi przyciskami. Dostępne zestawienia to: Moje zadania podstawowa lista, pokazująca zadania, oczekujące na wykonanie przez zalogowanego użytkownika, lub skierowane do grupy użytkowników do której należy. Moje wnioski w realizacji lista wniosków, które złożyliśmy, ale ich rozpatrywanie nie zostało jeszcze zakończone Moje wnioski zakończone - lista wniosków, które złożyliśmy, a ich obsługa została zakończona Wszystkie wnioski zakończone lista wszystkich wniosków, których obsługa została już zamknięta. Widok dostępny jedynie dla administratorów systemu. W celu wyświetlenia konkretnego zestawienia należy wybrać jego nazwę z menu i kliknąć na niej lewym przyciskiem myszy. Strona 16 z 27

17 Rysunek 14 Wybór z menu zestawienia Moje zadania W oknie przeglądarki otwarte zostanie wybrane zestawienie. Rysunek 15 Zestawienie Moje zadania Otwarte zestawienie może być przeszukiwane, filtrowane, sortowane w sposób identyczny jak pozostałe zestawienia systemu Wykonywanie zadania otrzymanego w obiegu dedykowanym Użytkownik, który otrzymał zadanie w obiegu dedykowanym zobaczy je na zestawieniu Moje zadania. Poszczególne kolumny zestawienia opisują szczegółowe informacje o obiegu: Strona 17 z 27

18 - kolumna Rodzaj zadania określa jakiego obiegu dotyczy dany wniosek. - kolumna Status określa jaki jest aktualny stan realizacji wniosku (np. zadanie, które oczekuje na wykonanie, obieg zakończony). - kolumna Login wnioskodawcy informuje o osobie składającej dany wniosek (rozpoczynającej obieg) - kolumna Wniosek dotyczy zawiera informację o osobie, dla której mają zostać dokonane zmiany (przykładowo jeżeli Dyrektor placówki wnioskuje o zmianę uprawnień dla pracownika, w kolumnie Login wnioskodawcy pojawi się login dyrektora, natomiast w kolumnie Wniosek dotyczy pojawi się login pracownika, dla którego ma nastąpić zmiana uprawnień. - kolumna jednostka określa do jakiej placówki, bądź jednostki organizacyjnej należy pracownik którego dotyczy wniosek. - kolumna data przypisania informuje kiedy dane zadanie zostało przekazane do zalogowanego użytkownika lub grupy do której należy. Rysunek 16 Układ kolumn zestawienia zadań Po kliknięciu na nazwie danego zadania wyświetlony zostaje odpowiadający mu formularz. Strona 18 z 27

19 Rysunek 17 Przykładowy formularz Użytkownik wykonuje odpowiednie działania (wypełnia wskazane pola formularz, przechodzi do dalszego kroku obiegu) lub zapoznaje się z treścią przekazanych do niego informacji (np. z informacją o tym że dany wniosek został rozpatrzony pozytywnie lub negatywnie) Przyjmowanie zadania grupowego z poziomu zestawienia Zadania w obiegach dedykowanych mogą być skierowane do konkretnych użytkowników lub grup użytkowników. Jeżeli zadanie skierowane jest do grupy użytkowników (np. grupy administratorów systemu). Zadania przekazane do grupy osób zaznaczone są kolorem ciemnożółtym. Strona 19 z 27

20 Rysunek 18 Moje zadania z widocznymi zadaniami przekazanymi do grupy Aby osoby, z grupy do której nastąpiło przekazanie, mogły przejąć zadanie, konieczne jest wykonanie z poziomu zestawienia operacji 'Pobierz zadanie', dostępnej po rozwinięciu strzałki znajdującej się po lewej stronie zadania na liście. Rysunek 19 Pobranie zadania Przed przejęciem wyświetlone zostanie jeszcze okno dialogowe, w którym należy potwierdzić zamiar przejęcie zadania. Rysunek 20 Okno potwierdzenia Zadanie przejęte przez użytkownika, zaznaczone jest na zestawieniu jaśniejszym odcieniem. Tym samym kolorem będę widoczne kolejne zadania w danym obiegu, jeżeli zostaną przekazane już do konkrentego użytkownika. Rysunek 21 Zadanie przejęte przez Użytkownika Od chwili przejęcia, na formularzu danego zadania w obiegu są już dostępne przyciski pozwalające na wykonanie odpowiednich działań (do momentu przejęcie formularz jest widoczny w trybie tylko do odczytu). Strona 20 z 27

21 Rysunek 22 Zadanie - widok formularza 2.4. Rozpoczynanie nowego obiegu Z poziomu menu uprawnieni użytkownicy mają możliwość rozpoczęcia nowego obiegu określonego typu. W tym celu wybierają nazwę odpowiedniej procedury ( np. Utworzenie konta ZEO) Rysunek 23 Rozpoczynanie nowego obiegu Wybranie z menu nazwy obiegu, powoduje wyświetlenie formularza przyporządkowanego, pierwszemu krokowi obiegu. Strona 21 z 27

22 Rysunek 24 Formularz rozpoczętego obiegu Po wypełnieniu pól formularza, użytkownik ma możliwość wykonania operacji, poprzez naciśniecie odpowiedniego przycisku (przykładowo wysłanie wniosku do osoby rozpatrującej, akceptacja wniosku, odrzucenie, powiadomienie osoby wnioskującej). To do jakich działań użytkownik ma dostęp na danym kroku obiegu jest zależne od sposobu w jaki obieg został zdefiniowany Tworzenie w oparciu o szablon i dane z formularza obiegu pisma gotowego do wydruku Aby wygenerować pismo gotowe do wydruku w oparciu o szablon w pliku rtf (pismo otwierane poprzez MS Word, Open Office lub inną aplikację obsługującą rozszerzenie RTF), należy: 1) Otworzyć zadanie w obiegu z poziomu którego ma zostać wydrukowane pismo. 2) Nacisnąć przycisk Dodaj z szablonu, znajdujący się przy kontrolce pliku. Strona 22 z 27

23 Rysunek 25 Dodawanie pisma z oparciu o szablon rtf 3) Wybrać w wyświetlonym oknie odpowiedni szablon ( w tym przypadku jest to szablon "Przykład"). Nacisnąć przycisk "Dodaj". Plik zostanie dołączony do danych na formularzu, a jego zawartość gotowa do wydrukowania zostanie wyświetlona w aplikacji skorelowanej z rozszerzeniem rtf. Rysunek 26 Wybór szablonu Możliwość zmiany lub dodania nowego szablonu ma administrator aplikacji. Procedura została szczegółowo opisana w instrukcji administratora. 3. Zarządzanie skórkami Zalogowany użytkownik po wybraniu z menu głównego : Ustawienia -> Zarządzanie skórkami, ma możliwość zmiany kolorystyki interfejsu aplikacji. Strona 23 z 27

24 Rysunek 27 Zarządzanie skórkami Zarządzanie wyświetlaniem tabel przestawnych Zalogowany użytkownik po wybraniu z menu głównego: Ustawienia -> Ustawienia tabel przestawnych, ma możliwość zmiany formatowania wyświetlanych tabel przestawnych. Rysunek 28 Interfejs tabel przestawnych Strona 24 z 27

25 4. Indeksy, spisy 4.1. Spis rysunków Rysunek 1 Tryb zgodności w Internet Explorer Rysunek 2 Ekran logowania Draco... 4 Rysunek 3 Ekran wyboru placówki... 5 Rysunek 4 Ekran wyboru aplikacji... 6 Rysunek 5 Ekran startowy SEOD... 6 Rysunek 6 Ogólna organizacja interfejsu użytkownika Rysunek 7 Przykładowa lista... 8 Rysunek 8 Operacje sortowania i filtrowania na listach... 9 Rysunek 9 Przykładowy formularz Rysunek 10 Kontrolery zwiń/ rozwiń sekcje Rysunek 11 Widok na zakładkę Zadania Rysunek 12 Widok na zakładkę Powiadomienia Rysunek 13 Menu Wnioski ZSZO Rysunek 14 Wybór z menu zestawienia Moje zadania Rysunek 15 Zestawienie Moje zadania Rysunek 16 Układ kolumn zestawienia zadań Rysunek 17 Przykładowy formularz Rysunek 18 Moje zadania z widocznymi zadaniami przekazanymi do grupy Rysunek 19 Pobranie zadania Rysunek 20 Okno potwierdzenia Rysunek 21 Zadanie przejęte przez Użytkownika Rysunek 22 Zadanie - widok formularza Rysunek 23 Rozpoczynanie nowego obiegu Rysunek 24 Formularz rozpoczętego obiegu Rysunek 25 Dodawanie pisma z oparciu o szablon rtf Rysunek 26 Wybór szablonu Rysunek 27 Zarządzanie skórkami Rysunek 28 Interfejs tabel przestawnych Strona 25 z 27

26 4.2. Spis tabel Tabela 1 Kontrolery do przeprowadzania operacji na listach Tabela 2 Informacja o aktywnych akcjach na kolumnach Tabela 3 Kontrolery i inne elementy formularzy Strona 26 z 27

27 Wszystkie nazwy handlowe i towarów występujące w niniejszej publikacji są znakami towarowymi zastrzeżonymi lub nazwami odnośnych właścicieli. Copyright 2011 ComArch S.A. Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. ComArch, logo ComArch są znakami zastrzeżonymi firmy ComArch S.A. Strona 27 z 27