Zapytanie ofertowe. Warszawa, dnia r.

Transkrypt

1 Warszawa, dnia r. Zapytanie ofertowe W związku z realizacją projektu Informatyka zrównoważonego rozwoju - nowy program studiów internetowych w PJWSTK" finansowanego ze środków funduszy norweskich EOG, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii oraz środków krajowych Polsko - Japońska Akademia Technik Komputerowych zwraca się z prośbą o złożenie oferty na usługę cateringową 1. Zamawiający Polsko-Japońska Akademia Technik Komputerowych ul. Koszykowa Warszawa 2. Przedmiot zamówienia wspólny słownik zamówień Kawa, herbata i podobne produkty Sucharki i herbatniki; wyroby piekarskie i ciastkarskie o przedłużonej trwałości Usługi bufetowe Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów 3. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa cateringowa dla 4 paneli dyskusyjnych realizowanych w ramach projektu Informatyka zrównoważonego rozwoju - nowy program studiów internetowych w PJWSTK". Miejscem realizacji usługi jest siedziba Polsko Japońskiej Akademii Technik Komputerowych przy ul. Koszykowej 86; Warszawa 4. Termin wykonania zamówienia pierwszy panel dyskusyjny odbędzie się 11 czerwca 2015 roku w godzinach 15:00 18:00, terminy pozostałych 3 paneli dyskusyjnych będą ustalane z Wykonawcą na dwa tygodnie przed ich organizacją. 5. Zadania wykonawcy: W ramach realizacji umowy Wykonawca będzie zobowiązany do: 5.1. zapewnienia stałego dostępu dla 30 uczestników panelu do serwisu kawowego zawierającego : a. kawę, herbatę, b. kanapki bankietowe c. wodę gazowaną i niegazowaną,

2 d. dodatki: cytryna, cukier, śmietanka, e. ciastka / ciasta i owoce Zamawiający nie dysponuje własnymi nakryciami. Napoje gorące mają być podawane w naczyniach ceramicznych (nie jednorazowego użytku), napoje zimne mają być podawane w naczyniach szklanych, do ciastek, owoców, kanapek bankietowych będą porcelanowe lub ceramiczne talerzyki, sztućce chromowane lub stalowe, serwetki papierowe. Ciastka, owoce oraz kanapki bankietowe serwowane mają być na chromowanych/porcelanowych/szklanych paterach/talerzach/salaterkach Zamawiający wymaga kompleksowej obsługi, we wskazanej przez Zamawiającego Sali, w tym przygotowania stołów i podania (filiżanki, szklanki, sztućce, talerzyki, obrusy serwetki papierowe), zapewnienia na bieżąco uzupełnianego serwisu kawowego a także uprzątnięcia stołów i pomieszczeń, w których podawane będą posiłki zapewnienia odpowiedniej temperatury kawy i herbaty. 6. Wymagania i warunki stawiane Wykonawcom: 6.1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 6.2. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia 6.3. Wykonawca nie jest powiązany z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury zapytania ofertowego osobowo lub kapitałowo w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia opieki lub kurateli Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie w oparciu o dokumenty i oświadczenia, które ma dostarczyć Wykonawca Wymagania podstawowe Wykonawca powinien sporządzić ofertę w języku polskim na formularzu ofertowym załączonym do niniejszego zapytania (załącznik nr 1); Wykonawca przedstawi jedną propozycję menu z uwzględnieniem wszystkich pozycji opisanych w specyfikacji przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 4 Wytyczne dot. sposobu przygotowania propozycji menu) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty; Złożona oferta musi uwzględniać wszystkie zobowiązania, obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia; Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych; Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych; Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia przez Wykonawcę całości lub części zamówienia podwykonawcom; Oferta musi być podpisana przez oferenta lub osobę /osoby uprawnioną do reprezentowania oferenta; Termin związania ofertą: 30 dni kalendarzowych od terminu składania ofert;

3 Oferta może być złożona w formie pisemnej lub elektronicznej (skany dokumentów); Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być dostarczone w formie elektronicznej zeskanowanych, podpisanych dokumentów Pozostałe warunki realizacji zamówienia: Podana liczba uczestników jest szacunkowa Zamawiający w terminie 3 dni przed terminem realizacji usługi cateringowej ma prawo do zmiany ilości uczestników korzystających z usługi cateringowej, o czym poinformuje pisemnie Wykonawcę w formie zamówienia Rozliczenia finansowe z Wykonawcą będzie odbywać się po wykonaniu usługi cateringowej Wartość zamówienia obliczona będzie jako iloczyn liczby osób wynikających z zamówienia oraz ceny jednostkowej wynikającej z oferty Wykonawcy i płatna będzie po wykonaniu zamówienia na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowej pod względem formalnym i materialnym faktury VAT. Za datę zapłaty uważana będzie data obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 7. Zawartość oferty 7.1. Wypełniony Formularz Oferty, zgodny z Załącznikiem nr 1; 7.2. Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych zamawiającego z wykonawcą (załącznik nr 2) 7.3. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w zapytaniu ofertowym (Załącznik nr 3), 7.4. Oferta musi zawierać jedną jednoznacznie opisaną propozycję menu. Złożenie większej ilości ofert i propozycji menu lub złożenie oferty zawierającej propozycje menu alternatywne spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Wykonawcę. (załącznik nr 4 Wytyczne dot. sposobu przygotowania propozycji menu) 8. Kryteria oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i ich wagami: Kryterium Cena ogółem brutto za usługę cateringową oferty 50% Jakość 50% Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt (100% = 100 pkt) Punkty za kryterium Cena zostaną przyznane na podstawie następującego wzoru: C = (Cmin./Cx)*50 C liczba punktów przyznanych danej ofercie za cenę brutto. Cmin minimalna cena brutto zaoferowana w odpowiedzi na zapytanie Cx cena brutto rozpatrywanej oferty Punkty za kryterium Jakość zostaną przyznane przez każdego członka komisji, w skali punktowej od 1 do 50 pkt. W kryterium będą brane pod uwagę takie m.in. przesłanki jak: kompleksowość oferty (wymagana liczba zestawów, opis sposobu serwowania dań), różnorodność menu (zawartość menu, różnorodność pozycji w menu),

4 szczegółowość opisu (czy podana została gramatura lub liczba szt./os., jak opisany został sposób serwowania), dobór menu (zaproponowane składniki, różnorodność składników, jakość składników), serwis (jakość serwisu). Liczba punktów za kryterium Jakość, przyznanych przez poszczególnych członków komisji dokonujących oceny, zostaną zsumowane, podzielone przez liczbę członków i będą stanowić końcową ocenę oferty. Końcowa ocena oferty = liczba punktów przyznanych za kryterium cena + liczba punktów przyznanych za kryterium jakość. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oferty. W oparciu o powyższe kryterium zostanie sporządzone zbiorcze zestawienie oceny ofert. Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Najwyższa liczba punktów wyznaczy najkorzystniejszą ofertę. 9. Miejsce oraz termin składania ofert W przypadku składnia oferty w ramach zapytania ofertowego w siedzibie Zamawiającego PJATK ul Koszykowa 86, Warszawa lub pocztą - na kopercie należy umieścić napis: Usługa Cateringowa można złożyć osobiście u Zamawiającego w godzinach 9-16, w pokoju 125, pocztą na adres Zamawiającego lub mail owo na adres rafalm@pjwstk.edu.pl W przypadku braku zainteresowania z Państwa strony ofertą, uprzejmie prosimy o potwierdzenie rezygnacji udziału w zapytaniu ofertowym mailem, listownie. Ofertę złożyć należy do dnia 03 czerwca 2015 roku do godziny Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami: Rafał Muniak rafalm@pjwstk.edu.pl Polsko-Japońska Akademia Technik Komputerowych ul. Koszykowa Warszawa 10. Informacje o formalnościach po wyborze oferty w celu realizacji dostawy Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana zostanie niezwłocznie powiadomiony przez Zamawiającego. Wyniki zostaną opublikowane na stronie pjwstk.edu.pl w zakładce zapytania ofertowe. 11. Wyjaśnienia i modyfikacje zapytania ofertowego Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego w każdym czasie, bez podania przyczyny Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu cen, niezwłocznie powiadamiając o tym wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty Przed upływem terminu składania ofert Zamawiający może zmodyfikować treść zapytania

5 ofertowego. Dokonana modyfikacja zostanie przekazana niezwłocznie wszystkim wykonawcom, którzy otrzymali zapytanie ofertowe Przed upływem składnia ofert Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o ich wprowadzeniu Zamawiający zastrzega sobie prawo do wzrostu wartości zamówienia wynikającego ze zwiększenia zakresu prac do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z Wykonawcą. 12. Informacje dodatkowe Załącznikami do niniejszego zapytania ofertowego są: Formularz oferty (załącznik nr 1) Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych zamawiającego z wykonawcą (załącznik nr 2) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w zapytaniu ofertowym (załącznik nr 3); Załącznik nr 4 Wytyczne dot. sposobu przygotowania propozycji menu

6 Załącznik nr 2 Formularz oferty pieczęć oferenta Zamawiający: Polsko-Japońska Akademia Technik Komputerowych ul. Koszykowa Warszawa OFERTA W ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIE OFERTOWE dot. usługi cateringowej Odpowiadając na zapytanie ofertowe na usługę cateringową dla 4 paneli dyskusyjnych dot. projektu Informatyka zrównoważonego rozwoju - nowy program studiów internetowych w PJWSTK" finansowanego ze środków funduszy norweskich EOG, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii oraz środków krajowych, składamy niniejszym ofertę jak w poniższej tabeli: PEŁNA NAZWA OFERENTA I JEGO FORMA PRAWNA SIEDZIBA OFERENTA, NIP, REGON, TELEFON, OSOBA DO KONTAKTÓW W SPRAWIE OFERTY

7 Przedmiot zamówienia KOSZT SERWISU KAWOWEGO DLA UCZESTNIKÓW PROJEKTU (PANEL 1) KOSZT SERWISU KAWOWEGO DLA UCZESTNIKÓW PROJEKTU (PANEL 2) KOSZT SERWISU KAWOWEGO DLA UCZESTNIKÓW PROJEKTU (PANEL 3) KOSZT SERWISU KAWOWEGO DLA UCZESTNIKÓW PROJEKTU (PANEL 4) Termin związania ofertą Cena jednostko wa netto tj na jednego uczestnik a Szacunkowa liczba uczestników panelu Wartość netto w PLN VAT Wartość brutto w PLN (a) (b) c = a*b (d) e= c+d dni od terminu składania ofert Składam ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia za CENĘ ŁĄCZNA BRUTTO ( Z VAT). Słownie ( ) 1. Ceny wskazane w tabeli uwzględniają wszystkie koszty związane z realizacją umowy. 2. Ceny oferowane są cenami stałymi w okresie obowiązywania umowy. 3. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z treścią zapytania ofertowego oraz że przyjmujemy bez zastrzeżeń wymagania zawarte w jej treści. 4. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas wskazany w zapytaniu ofertowym. 5. Zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy w terminie wskazanym przez zamawiającego. Miejscowość i data podpisy i pieczęcie osób uprawnionych do reprezentowania oferenta

8 Załącznik nr 2 OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ OSOBOWYCH LUB KAPITAŁOWYCH ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCĄ Oświadczam, iż nie jestem powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiazania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiazania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu, co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Miejscowość i data. Podpis Oferenta lub osoby uprawnionej do reprezentowania oferenta

9 Załącznik nr 3 OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW UDZIAŁU W ZAPYTANIU OFERTOWYM Przystępując do zapytania ofertowego na dostarczenie usług cateringowych dla 4 paneli dyskusyjnych związanych z realizacją projektu Informatyka zrównoważonego rozwoju - nowy program studiów internetowych w PJWSTK, oświadczam, że: 1. Posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności wymagane ustawowo 2. Posiadam niezbędną wiedze i doświadczenie do wykonania zamówienia oraz potencjał techniczny, a także dysponuję osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Miejscowość i data. Podpis Oferenta lub osoby uprawnionej do reprezentowania oferenta

10 Załącznik nr 4 WYTYCZNE DOT. SPOSOBU PRZYGOTOWANIA PROPOZYCJI MENU Wykonawca zobowiązany jest przedstawić propozycję menu wynikającą z liczby uczestników korzystających z usługi cateringowej wraz z podaniem gramatury poszczególnych pozycji (lub liczby szt. na osobę) oraz opisem sposobu serwowania dań. Serwis kawowy: Dobór poszczególnych składników uwzględnionych w menu zależy wyłącznie od Wykonawcy, będzie podlegał jednak ocenie w ramach kryterium jakościowego, podobnie jak opis sposobu serwowania itp. Przykład opisu serwowania gorących napojów i soków: napoje gorące kawa: naturalna/mielona/ziarnista/ rozpuszczalna/inna (jaka), serwowana w chromowanych termosach/z ekspresów/ z pojemników (do samodzielnego przygotowania); herbata liściasta/ekspresowa/inna (jaka), wykładana w drewnianych pudełkach/na talerzykach/gotowa w termosach/inna (jaka) dodatki (jakie): cukier biały, cukier trzcinowy, słodzik, cytryna, inne (jakie); naczynia: filiżanki porcelanowe/filiżanki plastikowe/inne (jakie), sztućce chromowane/stalowe/plastikowe/inne (jakie). soków: szklanki ml/inne. Przykład opisu serwowania owoców: serwowane na chromowanych/porcelanowych/szklanych/innych paterach/talerzach/salaterkach/inne.