REGULAMIN. Systemu e-bok

Transkrypt

1 REGULAMIN Systemu e-bok z dnia 13 listopada 2017 r. Na podstawie art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2017 r. poz. 1219) Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Ząbkach Sp. z o.o. ustala regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną. Postanowienia niniejszego regulaminu Elektronicznego Biura Obsługi Klienta, zwanego dalej Regulaminem, określają zakres i zasady korzystania z Elektronicznego Biura Obsługi Klienta. 1. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają: 1 Postanowienia wstępne e-bok / System e-bok Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Ząbkach Sp. z o.o. dostępne pod adresem Klient osoba fizyczna (jedna lub więcej), w tym także prowadząca działalność gospodarczą (przedsiębiorca), lub osoba prawna albo jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej będąca stroną zawartej Umowy z Przedsiębiorstwem Wodociągów i Kanalizacji w Ząbkach Sp. z o.o.; Administrator Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Ząbkach Sp. z o.o Ząbki, ul. Piłsudskiego 2, zwany w dalej PWiK w Ząbkach ; Umowa pisemne porozumienie dwóch stron oparte o przepisy kodeksu cywilnego ustalające ich wzajemne prawa lub obowiązki w zakresie sprzedaży wody i/lub odprowadzania ścieków; Prawo telekomunikacyjne Ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. z 2017 r. poz. 1907) bądź inny akt prawny wydany w jego zastępstwie. System teleinformatyczny zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniających przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci urządzenia końcowego w rozumieniu Prawa telekomunikacyjnego; Użytkownik Klient albo reprezentant Klienta lub upoważniony przedstawiciel Klienta zarejestrowanego w e-bok; ID Klienta unikalny numer Klienta widniejący na każdej fakturze za wodę i / lub ścieki w polu Nabywca nr Login unikalny ciąg znaków powiązanych z ID Klienta umożliwiający Klientowi dostęp do Systemu e-bok; Hasło unikalny ciąg znaków podawany przez Użytkownika w czasie logowanie w Systemie e-bok, zabezpieczający przed nieuprawnionym dostępem do e-bok. Użytkownik podaje hasło w procesie samodzielnej rejestracji, bądź otrzymuje hasło tymczasowe wygenerowane przez Administratora. Użytkownik w każdej chwili może zmienić hasło. Zaleca się zmianę hasła tymczasowego natychmiast po pierwszym zalogowaniu Użytkownika. Wymagana minimalna długość hasła to 7 znaków. Wymagane jest użycie w haśle minimalnie jednego znaku specjalnego:!@#$%^&*(){}[]\ : ; <>?,. Uwaga: System rozróżnia małe i wielkie litery oraz polskie znaki.

2 2. System e-bok jest własnością PWiK w Ząbkach. 3. Użytkownikiem e-bok może zostać każdy Klient PWiK w Ząbkach po dokonaniu samodzielnej rejestracji w e-bok, bądź po rejestracji przeprowadzonej przez pracowników Administratora, po wcześniejszym złożeniu przez Klienta w Biurze Obsługi Klienta Zgody na korzystanie z systemu e-bok PWIK oraz otrzymywanie informacji o rachunku w formie e-faktury. 4. W przypadku samodzielnej rejestracji Użytkownika przez Klienta, w celu powiązania Loginu z właściwym ID Klienta wymagane jest złożenie przez Klienta w Biurze Obsługi Klienta wypełnionego i podpisanego formularza Zgody na korzystanie z systemu e-bok PWIK oraz otrzymywanie informacji o rachunku w formie e-faktury, gdzie zgoda na korzystanie z systemu e-bok PWIK jest obligatoryjna, a zgoda na otrzymywanie informacji o rachunku w formie e-faktury jest opcjonalna. 5. W przypadku rejestracji przeprowadzonej przez pracowników Administratora po wcześniejszym złożeniu przez Klienta Zgody na korzystanie z systemu e-bok PWIK oraz otrzymywanie informacji o rachunku w formie e-faktury, Login zostaje powiązany z ID Klienta automatycznie podczas procesu rejestracji. 6. Korzystanie z Systemu e-bok jest bezpłatne. 7. Do poprawnego działania e-bok wymagana jest przeglądarka internetowa kompatybilna ze standardem HTML 4.0 lub nowszym akceptująca pliki cookies. 8. Regulamin korzystania z Systemu e-bok dostępny jest na stronie internetowej oraz w siedzibie PWiK w Ząbkach. 9. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania. 2 Rodzaje i zakres usług oferowanych za pośrednictwem e-bok 1. Aktualny zakres usług w ramach Systemu e-bok oferowanych Klientowi dostępny jest po zalogowaniu się Użytkownika w e-bok w menu bocznym. 2. Zakres funkcjonalny usług w ramach Systemu e-bok może ulegać zmianom. 3. W przypadku braku akceptacji zmian zakresu funkcjonalnego usług dokonanych przez PWiK w Ząbkach, Klient może skorzystać z prawa do rezygnacji z usług Systemu e-bok; 4. W przypadku braku rezygnacji z Systemu e-bok zmieniony zakres funkcjonalny usług wiąże Klienta. 5. W ramach Systemu e-bok Użytkownik ma m.in. możliwość: uzyskania informacji związanych z aktualnymi i archiwalnymi rozliczeniami zgodnie z Umową; sprawdzania i podawania odczytów liczników wody (uwaga: podając stan wodomierza należy wprowadzać wyłącznie cyfry widoczne w czarnym polu na wodomierzu, bez cyfr po przecinku); przeglądania i pobierania do e-faktur; zmiany hasła; 3 Warunki rejestracji oraz rezygnacji z Systemu e-bok 1. System e-bok jest dostępny dla wszystkich Klientów PWiK w Ząbkach. 2. Warunkiem koniecznym korzystania z usług oferowanych Klientowi za pomocą Systemu e-bok jest akceptacja niniejszego Regulaminu. 3. Klient zobowiązuje się do przestrzegania Regulaminu. 4. Klient otrzymuje dostęp do Systemu e-bok bezterminowo. 5. Rejestracja samodzielna użytkownika: Użytkownik wypełnia elektroniczny formularz rejestracyjny dostępny na stronie w menu górnym Rejestracja, bądź poniżej okna logowania Nowy użytkownik ;

3 Użytkownik samodzielnie proponuje swój Login, a jego unikalność sprawdzana jest automatycznie i w przypadku występowania już Użytkownika z identycznym Loginem, następuje powrót do formularza; Po prawidłowym wypełnieniu formularza rejestracyjnego na adres podany w trakcie rejestracji automatycznie zostanie wysłana wiadomość zawierająca link weryfikacyjny oraz link do formularza do druku Zgoda na korzystanie z systemu e-bok PWIK oraz otrzymywanie informacji o rachunku w formie e-faktury ; Po odebraniu maila weryfikacyjnego Użytkownik klika w link weryfikacyjny; Po odebraniu maila weryfikacyjnego Użytkownik klika w link formularza do druku, drukuje go, wypełnia, podpisuje i dostarcza do PWiK w Ząbkach; Wypełniony i podpisany formularz Zgoda na korzystanie z systemu e-bok PWIK oraz otrzymywanie informacji o rachunku w formie e-faktury można dostarczyć do Biura Obsługi Klienta osobiście, pocztą tradycyjną, bądź przesłać mailem skan dokumentu na adres bok@pwikzabki.pl; W celu aktywacji Użytkownika wymagane jest obligatoryjnie podpisanie w formularzu zgody na korzystanie z Systemu e-bok. Podpisanie zgodny na otrzymywanie informacji o rachunku w formie e-faktury jest opcjonalne. Użytkownik od chwili kliknięcia linku weryfikacyjnego posiada możliwość logowania się do Systemu e-bok, jednak do czasu powiązania Loginu z właściwym ID Klienta przez Administratora (po otrzymaniu wypełnionego prawidłowo i podpisanego formularza), Użytkownik posiada ograniczony dostęp do usług Systemu e-bok; Po powiązaniu Loginu z właściwym ID Klienta przez Administratora, Użytkownik otrzyma automatycznie drogą mailową wiadomość z potwierdzeniem aktywacji użytkownika i przydzieleniu dostępu do aplikacji e-bok. Od tej chwili Użytkownik posiada możliwość korzystania z wszystkich aktualnie dostępnych usług Systemu e-bok. 6. Rejestracja użytkownika przeprowadzana przez pracowników Administratora: Użytkownik pobiera ze strony WWW Administratora dostępnej pod adresem z sekcji STREFA KLIENTA Centrum dokumentów, formularz Zgoda na korzystanie z Systemu e-bok i e-faktury. Druk formularza dostępny jest także w Biurze Obsługi Klienta PWiK w Ząbkach, oraz okresowo dostarczany jest Klientom nieposiadającym dostępu do Systemu e-bok jako załącznik do faktury. Wypełniony i podpisany formularz Zgoda na korzystanie z systemu e-bok PWIK oraz otrzymywanie informacji o rachunku w formie e-faktury można dostarczyć do Biura Obsługi Klienta osobiście, pocztą tradycyjną, bądź przesłać mailem skan dokumentu na adres bok@pwikzabki.pl; W celu założenia Loginu i podpięcia ID Klienta dla Użytkownika, wymagane jest obligatoryjnie podpisanie przez Klienta w formularzu zgody na korzystanie z Systemu e-bok. Podpisanie zgodny na otrzymywanie informacji o rachunku w formie e-faktury jest opcjonalne. Administrator po zweryfikowaniu poprawności formularza zakłada dla Użytkownika konto, z Loginem identycznym jak ID Klienta oraz automatycznie aktywuje konto powiązując je z właściwym ID Klienta, przydzielając pełny do Systemu e-bok. Administrator zakłada Użytkownikowi hasło tymczasowe. Administrator wysyła na adres mailowy podany w formularzu, mail informujący o założeniu konta oraz sposobie logowania, w tym o haśle tymczasowym. Użytkownik po otrzymaniu maila może natychmiast zalogować się do Systemu e-bok. Użytkownik po zalogowaniu posiada możliwość korzystania z wszystkich aktualnie dostępnych usług Systemu e-bok. Zaleca się, aby Użytkownik po pierwszym zalogowaniu dokonał zmiany hasła tymczasowego. 7. Klient ma prawo do rezygnacji z usługi Systemu e-bok. 8. Rezygnacja odbywa się poprzez złożenie wypełnionego i podpisanego przez Klienta Formularza rezygnacji z korzystania z Systemu e-bok

4 9. Administrator po otrzymaniu od Klienta Formularza rezygnacji z korzystania z Systemu e-bok zobowiązany jest do usunięcia danych Klienta z listy użytkowników e-bok. 10. Złożenie rezygnacji z korzystania z Systemu e-bok nie obciąża Klienta żadnymi kosztami i odszkodowaniami. 11. Złożenie rezygnacji z korzystania z Systemu e-bok nie stanowi rozwiązania Umowy. 12. Rozwiązanie Umowy nie stanowi rezygnacji z korzystania z Systemu e-bok i Klient zachowuje dostęp do danych historycznych. 13. W przypadku gdy Umowa podpisana jest przez więcej niż jedną osobę, zgoda lub rezygnacja musi zostać podpisana przez każdą z tych osób. 4 Warunki korzystania z Systemu e-bok 1. System e-bok dostępny jest dla Użytkowników 24 godziny na dobę. 7 dni w tygodniu. 2. Administrator zastrzega sobie prawo do dokonywania przerw w dostępie do Systemu e-bok w związku z koniecznością przeprowadzania okresowych, planowanych prac konserwacyjnych. W przypadku planowanej przerwy konserwacyjnej dłuższej niż 12 godzin, Klient zostanie poinformowany o tym poprzez komunikat zamieszczony na stronie oraz w Systemie e-bok. 3. Administrator zastrzega sobie prawo dokonywania modyfikacji usług Systemu e-bok, w tym ich rozszerzania, zawężania, zawieszania czasowego oraz dodawania nowych usług. 4. Administrator zastrzega sobie prawo zmiany zasad funkcjonowania Systemu e-bok. 5. Dostęp do Systemu e-bok wymaga, w celu autoryzacji, podania przez Użytkownika Loginu i Hasła. 6. Użytkownik zobowiązany jest zabezpieczyć swój Login oraz Hasło przed dostępem osób niepowołanych. Użytkownik ponosi całkowitą odpowiedzialność za wszystkie skutki wynikłe z korzystania z dostępu do Systemu e-bok przez osoby trzecie, które w jakikolwiek sposób weszły w posiadanie Loginu i Hasła Użytkownika. 7. Użytkownik po zalogowaniu do e-bok ma możliwość w dowolnym momencie dokonania zmiany Hasła. 8. Administrator ma prawo zablokować dostęp Użytkownikowi w wypadku stwierdzenia korzystania z Systemu e-bok w sposób niezgodny z niniejszym Regulaminem lub przepisami prawa. 9. Administrator nie kontroluje środowiska komputerowego Klienta/Użytkownika, zaleca jednak, aby osoby te korzystając z e-bok upewniły się, czy środowisko komputerowe jest bezpieczne. PWiK w Ząbkach nie ponosi odpowiedzialności za działania jakichkolwiek programów w stacji roboczej Klienta. 10. Klient/Użytkownik zobowiązany jest do przestrzegania zakazu nadużywania środków komunikacji elektronicznej oraz dostarczania przez lub do systemów teleinformatycznych Administratora treści powodujących zachwianie pracy lub przeciążenie systemów teleinformatycznych Administratora. 5 Reklamacje 1. Klient/Użytkownik ma prawo do składania reklamacji dotyczących dostępu oraz funkcjonowania Systemu e-bok. 2. Reklamacje dotyczące Systemu e-bok mogą być składane za pośrednictwem e-bok z wykorzystaniem usługi Zgłoszenie, drogą elektroniczną na adres mailowy ebok@pwikzabki.pl, bądź bezpośrednio w Biurze Obsługi Klienta Administratora. 3. Reklamację, wraz ze szczegółowym opisem zdarzenia będącego przedmiotem reklamacji, należy zgłaszać nie później niż w terminie 7 dni od daty jego wystąpienia. 4. Reklamujący, w miarę możliwości, zobowiązany jest dołączyć kopie dokumentów służących do potwierdzenia zasadności reklamacji oraz wszystkie okoliczności faktyczne bądź prawne uzasadniające reklamację pod rygorem ich pominięcia w toku dalszego postępowania. 5. Administrator rozpatruje reklamację związaną ze świadczeniem usługi Systemu e-bok w terminie 14 dni. 6. Administrator rozpatrując reklamację opiera się na przepisach Regulaminu oraz przepisach prawa.

5 6 Ochrona danych osobowych 1. Administratorem danych osobowych Klienta jest Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Ząbkach Sp. z o.o. 2. Dane osobowe Klientów przetwarzane są z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa spełniających wymagania Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 (Dz.U. z 2016 r. poz. 922) 3. Klientowi przysługuje prawo do wglądu w swoje dane osobowe oraz prawo ich poprawiania. 7 Postanowienia końcowe 1. Za prawidłowe działanie Systemu e-bok odpowiada PWiK w Ząbkach. 2. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za dyspozycje realizowane za pomocą e-bok, w szczególności za podane odczyty liczników. 3. W przypadku zmiany treści Regulaminu PWiK w Ząbkach zamieści a stronie Systemu e-bok jego tekst oraz poinformuje Klientów o tym za pomocą komunikatu wyświetlanego obligatoryjnie po zalogowaniu Użytkownika do Systemu e-bok. 4. W przypadku braku zgody Klienta na zmianę treści Regulaminu, Klient ma prawo do rezygnacji z usługi bez ponoszenia kosztów i odszkodowań. Rezygnacja z usługi następuje na podstawie 3 ust Informacje uzyskane za pośrednictwem Systemu e-bok nie mogą stanowić wyłącznej podstawy roszczeń z tytułu naruszenia przez PWiK w Ząbkach postanowień Umowy sprzedaży wody i/lub odprowadzania ścieków, w szczególności błędnych rozliczeń. 6. W zakresie nieuregulowanym niniejszym Regulaminem zastosowanie znajdują powszechnie obowiązujące przepisy prawa, a w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego oraz Ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków.