Kwestia procesu / podziału odpowiedzialności w zakresie odpowiedzialności za księgi pomocnicze

Transkrypt

1 Kwestia procesu / podziału odpowiedzialności w zakresie odpowiedzialności za księgi pomocnicze Polska Izba Ubezpieczeń Seminarium w sprawie rachunkowości 26 listopada 2013 roku

2 Agenda Otoczenie regulacyjne Odpowiedzialność za księgi pomocnicze 2

3 Agenda Otoczenie regulacyjne Odpowiedzialność za księgi pomocnicze 3

4 Otoczenie regulacyjne Ustawa o rachunkowości Art Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. S O L V E N C Y II Ustawa o działalności ubezpieczeniowej Art Zarząd krajowego zakładu ubezpieczeń odpowiada za opracowanie, wprowadzenie i funkcjonowanie regulacji wewnętrznych określających sposób wykonywania działalności ubezpieczeniowej, w szczególności w zakresie czynności zleconych innym podmiotom, w tym regulaminu kontroli wewnętrznej, dostosowanych do skali prowadzonej działalności oraz wielkości i profilu ryzyka związanego z działalnością krajowego zakładu ubezpieczeń. 4

5 Agenda Agenda Otoczenie regulacyjne Odpowiedzialność za księgi pomocnicze Otoczenie regulacyjne Odpowiedzialność za księgi pomocnicze 5

6 Odpowiedzialność za księgi pomocnicze System kontroli wewnętrznej System kontroli wewnętrznej powinien zapewniać zgodność zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji z obowiązującymi przepisami prawa, wykonawczymi i administracyjnymi oraz skuteczności i efektywność działania zakładu w świetle jego celów, jak również zapewniać dostępność i rzetelność informacji finansowych i niefinansowych. (Article 257 SG5 (Article 46 (1) of Directive 2009/138/EC) System kontroli wewnętrznej funkcjonuje w ramach systemu zarządzania i obejmuje: mechanizmy kontroli ryzyka, badanie zgodności działania z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi oraz audyt wewnętrzny. Celem systemu kontroli wewnętrznej jest wspomaganie procesów decyzyjnych, przyczyniające się do zapewnienia skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdawczości finansowej oraz zgodności działania z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi. 6

7 Odpowiedzialność za księgi pomocnicze Trzy linie obrony Zarządzanie ryzykiem/ zapewnianie zgodności Wdraża zarządzanie ryzykiem i monitoruje zgodność działań ze strategią i procedurami Wspiera zarządzanie ryzykiem w ramach funkcji biznesowych i eskaluje ryzyka i kwestie związane z mechanizmami kontrolnymi do wyższego kierownictwa 7

8 Odpowiedzialność za księgi pomocnicze Procesy - identyfikacja Konieczna jest identyfikacja właścicieli procesów oraz właścicieli kontroli, a także klasyfikacja ryzyk Obowiązki i odpowiedzialność właściciela procesu są inne niż odpowiedzialność właściciela kontroli Wykonywanie fizyczne danej kontroli nie oznacza, że jest się jej właścicielem Każdy proces i każda kontrola powinny mieć jednego właściciela Opisy procesów powinny pokazywać źródło danych wykorzystywanych w procesie, kluczowy personel i jego rolę oraz informacje dotyczące raportów i systemów wykorzystywanych w procesie. Schematy pokazują jak transakcja jest zapoczątkowana, autoryzowana, rejestrowana, jak przebiega i jak jest raportowana dają pełne zrozumienie procesu od początku do końca, aby mieć pewność, że nie ma luk w kontrolach. Cechy ksiąg pomocniczych prawidłowe, kompletne, rzetelne, terminowe. Cechy ksiąg pomocniczych prawidłowe, kompletne, rzetelne, terminowe. 8

9 Odpowiedzialność za księgi pomocnicze Efektywność W celu dokonania oceny efektywności operacyjnej procedur kontrolnych należy zbadać, czy: były wykonywane przez cały okres, w którym miały funkcjonować, były wykonywane w odniesieniu do wszystkich transakcji, ich rezultatem była terminowo wykonana korekta błędów, zidentyfikowanych dzięki funkcjonowaniu tych procedur kontrolnych. 9

10 Odpowiedzialność za księgi pomocnicze Kontrole Jednostki organizacyjne odpowiedzialne za kontrolę danych w zakresie przeprowadzanych przez siebie operacji w księgach pomocniczych zwykle zobowiązane są do: organizowania procesu przeprowadzania kontroli, przeprowadzenia bieżącej kontroli danych wprowadzanych przez daną jednostkę oraz wprowadzania stosownych korekt i uzupełnień mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych błędów, przeprowadzenia kontroli danych wprowadzanych przez inne jednostki organizacyjne oraz wyjaśniania przyczyn błędów we własnym zakresie lub we współpracy z jednostką wprowadzającą dane, analizy logicznej danych, w tym uzgodnień; wyjaśniania stwierdzonych błędów i wprowadzania korekt oraz dokumentowanie przeprowadzenia tych korekt, przeprowadzenia kontroli danych dotyczących integralności systemowych (np. uzgodnienie raportów z systemów produktowych (ksiąg pomocniczych) do interfejsów i pozasystemowej ewidencji zdarzeń, uzgodnienie ksiąg pomocniczych do księgi głównej,) analizy przyczyn nieprawidłowości oraz monitorowania przebiegu procesu ich usuwania, raportowanie wykonanych kontroli. 10

11 Odpowiedzialność Agenda za księgi pomocnicze Agenda Wymogi Otoczenie MSSF regulacyjne 4 Faza Odpowiedzialność II za księgi pomocnicze Otoczenie regulacyjne W celu wyznaczenia rezerwy należy oszacować wartość bieżącą przyszłych przepływów pieniężnych w celu wypełnienia zobowiązań wynikających z umowy ubezpieczenia Odpowiedzialność za księgi pomocnicze Poszczególne przepływy pieniężne powinny być kompletne, odpowiednie, nieobciążone, ważone prawdopodobieństwami Projekcja powinna zostać dokonana z perspektywy jednostki Projekcja powinna obejmować wszystkie koszty, które będą bezpośrednio poniesione w celu wypełnienia zobowiązań 11 Kwestia procesu / podziału MSSF odpowiedzialności 4 Faza II projekt w zakresie standardu odpowiedzialności za księgi pomocnicze