ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY NA: USŁUGI POLEGAJĄCE NA REZERWACJI ORAZ ZAKUPIE BILETÓW NA ZAGRANICZNE PRZEWOZY LOTNICZE NA POTRZEBY IZTW

Transkrypt

1 ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY NA: USŁUGI POLEGAJĄCE NA REZERWACJI ORAZ ZAKUPIE BILETÓW NA ZAGRANICZNE PRZEWOZY LOTNICZE NA POTRZEBY IZTW 1

2 Rozdział I OZNACZENIE ZAMAWIAJĄCEGO: Instytut Zaawansowanych Technologii Wytwarzania ul. Wrocławska 37a, Kraków KRS: NIP: REGON: tel/fax / strona internetowa: ios@ios.krakow.pl; przetargi@ios.krakow.pl; godziny pracy: 8:00-16:00 Rozdział II TRYB POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO: Umowę zawarto poza ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, na podstawie przepisu art. 4 pkt. 8 w brzmieniu: Ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. (Dz.U t.j.) Rozdział III OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Przedmiotem zamówienia jest rezerwacja i sprzedaż biletów lotniczych na trasy międzynarodowe dla pracowników Instytutu Zaawansowanych Technologii Wytwarzania i osób nie będących pracownikami Zamawiającego, oraz dostarczanie biletów do siedziby Zamawiającego. 2. Przeloty powinny być realizowane przez przewoźników zrzeszonych w IATA, a na życzenie Zamawiającego również przez innych przewoźników lotniczych niezrzeszonych w IATA. 3. Wykonawca zobowiązany będzie do wyszukiwania z zachowaniem najwyższej staranności najkorzystniejszych połączeń, dokonywania rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych określonych w pkt Ponadto Wykonawca zobowiązany będzie do: a) stosowania wobec Instytutu Zaawansowanych Technologii Wytwarzania, wynegocjowanych przez Wykonawcę lub Zamawiającego, specjalnych stawek i taryf trasowych oraz innych przywilejów (upgrade do wyższej klasy, pula biletów bezpłatnych, premie, bonusy i rabaty; Wykonawca przedstawi możliwość włączenia sprzedaży biletów do systemu Frequent Flyer wszędzie tam, gdzie jest on stosowany); b) dokonywania zmian trasy, dat i nazwiska osoby podróżującej, przydzielania konkretnego miejsca w samolocie zgodnie z przepisami taryfowymi IATA bez obciążania Zamawiającego dodatkowymi kosztami, z zastrzeżeniem sytuacji, gdy będzie konieczna rekalkulacja ceny biletu. W takim przypadku Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia powstałej niedopłaty, zaś Wykonawca zobowiązuje się do zwrotu ewentualnej nadpłaty; c) wystawiania biletów w przeddzień wylotu, chyba że Zamawiający określi inny dzień wystawienia biletu lub przepisy IATA stanowią inaczej (w przypadku żądania Zamawiającego zakupu biletów u przewoźnika lotniczego niezrzeszonego w IATA, obowiązują uregulowania wewnętrzne stosowane przez tego przewoźnika). d) udzielenie pomocy bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów przez Zamawiającego w przypadku wystąpienia problemów podczas podróży oraz w przypadku ewentualnych reklamacji składanych do przewoźnika w zakresie objętym zamówieniem. e) każdorazowo do każdego zaproponowanego wariantu lotu przedstawi informację: Czy bilet jest bezzwrotny, lub jeżeli istnieje możliwość jego zwrotu/rezygnacji, to przedstawi warunki takiego zwrotu (termin do którego można dokonać rezygnacji z biletu oraz ewentualne opłaty związane z rezygnacją z biletu) Czy wymagane jest posiadanie wizy tranzytowej lub wizy elektronicznej typu ESTA w przypadku lotów z przesiadką w kraju, który jest objęty systemem wizowym (np. USA) W przypadku lotów, dla których pasażer jest zobligowany do dokonania samodzielnej odprawy internetowej (np. jak dla tanich linii lotniczych), informacje o konieczności dokonania takiej odprawy i link lub adres strony internetowej, na której można dokonać takiej odprawy. 5. Podstawą do sprzedaży biletów lotniczych będzie złożenie zamówienia przez upoważnionych pracowników Zamawiającego. Zamówienie może być złożone w formie telefonicznej, pisemnie, faksem lub za pomocą a. 6. Cena biletu powinna być ceną z dnia dokonania rezerwacji przez Zamawiającego, z zastosowaniem minimalnych cen dostępnych w danym terminie i wymaganego standardu podróży. 7. W razie stwierdzenia przez Zamawiającego możliwości zakupu biletu tańszego o co najmniej 10% od biletu proponowanego przez Wykonawcę, Zamawiający może żądać wystawienia tańszego biletu. 8. Zamawiający zobowiązany będzie do zapłaty, na podstawie przedłożonej faktury, ceny każdorazowo sprzedanych Zamawiającemu biletów. 9. W przypadku zwrotu biletu z powodu odwołania wyjazdu Wykonawca zwraca Zamawiającemu część kosztów poniesionych 2

3 przez Zamawiającego, zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. 10. Należności płatne będą przelewem na konto wskazane przez Wykonawcę w terminie 21 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury. 11. Za datę zapłaty uznaje się datę złożenia polecenia przelewu w banku prowadzącym rachunek Zamawiającego. Rozdział IV TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie należy realizować sukcesywnie, z uwzględnieniem bieżących potrzeb Zamawiającego w okresie 24 miesięcy od daty podpisania umowy. Rozdział V OFERTY CZĘŚCIOWE: Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Rozdział VI OFERTY WARIANTOWE: Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Rozdział VII ZAMÓWIENIA UZUPEŁNIAJĄCE: Zamawiający przewiduje udzielania zamówień uzupełniających o wartości nie przekraczającej 25% wartości zamówienia podstawowego. Rozdział VIII OZNACZENIE WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OCENY ICH SPEŁNIANIA: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający następujące warunki: W zakresie sytuacji finansowej gwarantującej należyte wykonanie zamówienia, Wykonawca winien wykazać, iż posiada opłacone ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, na kwotę co najmniej ,00 złotych (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych). Rozdział IX DOKUMENTY LUB OŚWIADCZENIA WYMAGANE W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty następujące dokumenty: 1. W celu potwierdzenia warunku opisanego w Rozdziale VIII do Zaproszenia, Wykonawca składa kopię opłaconej polisy lub inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę co najmniej ,00 złotych (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych). 2. Zaświadczenie potwierdzające spełnianie wymogów jakościowych certyfikat przynależności IATA lub ważne świadectwo akredytacji uprawniające do usług w zakresie agencji sprzedaży pasażerskiej IATA. Rozdział X TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ: 1. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania rozpoczyna się wraz z upływem ostatecznego terminu składania ofert. Rozdział XI INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZYGOTOWANIA OFERTY: 1. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. 2. Ofertę wraz z będącymi jej integralną częścią załącznikami, należy sporządzić ściśle według postanowień niniejszego zaproszenia. 3. Oferta winna być napisana w języku polskim, w sposób trwały. 4. Zaleca się sporządzenie oferty na drukach lub ściśle według wzoru FORMULARZA OFERTOWEGO stanowiącego Załącznik Nr 1 do Zaproszenia 5. W razie przesłania oferty pocztą elektroniczną dokumenty mają być przesłane w formie zeskanowanego oryginału z podpisami osoby upoważnionej 6. Do oferty należy dołączyć wszystkie wymagane w niniejszym Zaproszeniu. oświadczenia i dokumenty, przy czym: a) kopie dokumentów winny być potwierdzone przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem i opatrzone stosowną adnotacją lub pieczęcią; 3

4 b) dokumenty sporządzone w języku obcym winny być złożone wraz z poświadczonym przez Wykonawcę tłumaczeniem na język polski; 7. Wszelkie poprawki lub zmiany w treści oferty winny być parafowane przez osoby/-ę składające/-ą ofertę oraz opatrzone datami ich wprowadzenia. 8. Zaleca się ponumerowanie wszystkich stron oferty według formuły kolejny numer strony/ilość wszystkich stron Rozdział XII SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI 1. Zamawiający dopuszcza następujące formy porozumiewania się z Wykonawcami: a) wszelkie wnioski i oświadczenia Wykonawcy i Zamawiający przekazują pisemnie, faksem na nr lub pocztą elektroniczną na adres: przetargi@ios.krakow.pl; b) każda ze stron, na żądanie drugiej zobowiązana jest niezwłocznie potwierdzić fakt ich otrzymania. Zawsze dopuszczalna jest forma pisemna. 2. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami: a) w zakresie merytorycznym Grzegorz Skrabalak, tel.: , grzegorz.skrabalak@ios.krakow.pl ; b) w zakresie proceduralnym Radosław Wilczek, tel.: , : radoslaw.wilczek@ios.krakow.pl; Rozdział XIII MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT: Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego przy ul. Wrocławskiej 37a, Budynek F, pok. 208, p I lub przesłać pocztą elektroniczną na adres: przetargi@ios.krakow.pl w terminie Do 25 czerwca 2018 roku godzina. 10:00. Rozdział XIV SPOSÓB OBLICZENIA CENY: 1. W formularzu ofertowym Wykonawca poda w PLN: 1) cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego zagranicznego; 2) wysokość upustu określonego w % od ceny zagranicznego biletu lotniczego przewoźnika, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu; 2. Cena brutto opłaty transakcyjnej musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, np. koszty rezerwacji, wystawienia i sprzedaży (nie wlicza się kosztu biletu wynikającego z taryfy przewoźnika oraz opłat lotniskowych i cła), koszty dostarczania biletów do siedziby Zamawiającego, podatki. 3. Cena brutto opłaty transakcyjnej oraz wysokość upustu od ceny biletu przewoźnika pozostaje niezmienna przez cały okres obowiązywania umowy i nie zależy od klasy lotu, trasy, przewoźnika ani innych czynników. 4. Cena brutto opłaty transakcyjnej musi być wyższa od 0,00 zł i musi być podana w złotych polskich (PLN) cyfrowo i słownie oraz określona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 5. Wysokość upustu od ceny biletu musi być określona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Rozdział XV KRYTERIA OCENY OFERT ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY OFERT: 1. Wybór oferty najkorzystniejszej zostanie dokonany w oparciu o kryterium finansowe cena 100% wagi, przy czym Zamawiający przyzna wartości punktowe w oparciu o następujące podkryteria: 1) kryterium finansowe (najniższa cena) cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego zagranicznego, wskazana w Formularzu ofertowym - 60 % (W 1). W tym kryterium zostanie zastosowany wzór: W1 = Najniższa cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego zagranicznego przedstawiona w ofertach x 60 Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego zagranicznego badanej oferty 2) wysokość upustu określonego w % od ceny zagranicznego biletu lotniczego przewoźnika, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu, wskazana w Formularzu ofertowym - 40 % (W 2). W tym kryterium zostanie zastosowany wzór: Wysokość upustu od ceny zagranicznego biletu lotniczego przewoźnika badanej oferty x 40 W2 = Najwyższa wysokość upustu od ceny zagranicznego biletu lotniczego przewoźnika przedstawiona w ofertach 2. Ocenę końcową będzie stanowiła suma ocen cząstkowych ustalona według wzoru: W = W 1+W 2. Jako najkorzystniejsza zostanie uznana oferta, która otrzyma największą ilość punktów w ocenie łącznej. 3. W przypadku złożenia oferty, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego po stronie Zamawiającego, zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług VAT w zakresie dotyczącym wewnątrz wspólnotowego nabycia towarów lub 4

5 usług, Zamawiający w celu dokonania oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług VAT, który miałby obowiązek wpłacić według stawek i zasad obowiązujących dla przedmiotu zamówienia w kraju Zamawiającego. Rozdział XVI FORMALNOŚCI NIEZBĘDNE DO PODPISANIA UMOWY: 1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta spełni wszystkie wymagania i zostanie wybrana jako najkorzystniejsza na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w Rozdziale XVIII Zaproszenia. 2. O dokonaniu wyboru oferty Zamawiający powiadomi niezwłocznie wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty, podając nazwę, albo imię i nazwisko, siedzibę albo adres Wykonawcy, którego oferta została wybrana oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy, albo imię i nazwisko, siedziby albo adresy wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierającym punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację. 3. Niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej, Zamawiający powiadomi jednocześnie Wykonawców, którzy złożyli oferty: a) o Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone podając uzasadnienie faktyczne i prawne; b) o Wykonawcach wykluczonych z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego podając uzasadnienie faktyczne i prawne; c) o terminie po upływie którego umowa w sprawie zamówienia publicznego może zostać zawarta. 4. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, odmówi zawarcia umowy na warunkach określonych w Zaproszeniu, Zamawiający dokona wyboru oferty spośród pozostałych ofert bez ponownego badania i oceny, chyba że zajdą przesłanki do unieważnienia postępowania. 5. Najpóźniej w dniu podpisania umowy Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć: a) pełnomocnictwo do podpisania umowy, o ile umocowanie nie wynika z innych dokumentów dotyczy wszystkich Wykonawców. 6. W przypadku unieważnienia postępowania Zamawiający, podając uzasadnienie faktyczne i prawne zawiadomi równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy: a) ubiegali się o udzielenie zamówienia w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert; b) złożyli oferty w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert; 8. Ogłoszenie zawierające informacje wskazane w punkcie 3, Zamawiający umieści także na stronie internetowej 9. Umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana, Zamawiający podpisze w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty; Zamawiający może zawrzeć umowę w terminie krótszym niż 5 dni, jeżeli w postępowaniu wpłynęła tylko jedna oferta, albo nie wykluczono żadnego Wykonawcy oraz nie odrzucono żadnej oferty. Rozdział XX ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY: Projekt umowy stanowi Załącznik Nr 2 Rozdział XXI UDZIAŁ PODWYKONAWCÓW W REALIZACJI ZAMÓWIENIA: Zamawiający wymaga wskazania przez Wykonawcę w FORMULARZU OFERTY stanowiącym Załącznik Nr 1 do Zaproszenia, części zamówienia, której realizację powierzy Podwykonawcy. Załączniki: Załącznik Nr 1 FORMULARZ OFERTY Załącznik Nr 2 PROJEKT UMOWY 5