OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Organizacja spotkania pt. Seminarium dla Pośredników Finansowych województwa kujawsko - pomorskiego w dniach kwietnia 2018 r., w tym zapewnienie sal, cateringu i miejsc noclegowych dla uczestników spotkania. Wymagania podstawowe I. Termin kwietnia 2018 r. II. Hotel położony powinien być w województwie kujawsko - pomorskim. III. Standard hotelu: co najmniej 4 gwiazdki. IV. Wszystkie elementy zamówienia tj. zakwaterowanie dla 35 osób w pokojach jednoosobowych z łazienkami (standard pokoju: klimatyzacja, TV, WIFI) oraz organizacja konferencji, dwóch przerw kawowych ciągłych, dwóch lunchy oraz kolacji dla 35 uczestników zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia muszą zostać zrealizowane na terenie jednego hotelu tj. lokalizacji posiadającej ten sam adres. Wymagania szczegółowe Do Wykonawcy należeć będzie w szczególności: 1. Zapewnienie i przygotowanie odpowiedniej sali konferencyjnej wyposażonej w sprzęt multimedialny umożliwiający profesjonalne przeprowadzenie spotkania. 2. Zapewnienie cateringu podczas ciągłych przerw kawowych, lunchy oraz kolacji. 3. Zakwaterowanie dla 35 uczestników spotkania. 4. Zapewnienie szatni oraz toalet na użytek uczestników spotkania. 5. Oznaczenie pomieszczeń/miejsc na potrzeby spotkania. 6. Umożliwienie rozstawienia, na potrzeby spotkania, na terenie wynajętej sali reklam Banku Gospodarstwa Krajowego (ścianki reklamowe, roll-upy) kwietnia 2018 r. a. Sala konferencyjna

2 Zamawiający wymaga, by Wykonawca zapewnił na potrzeby zorganizowania spotkania pierwszego jak i drugiego dnia salę, która pomieści 35 uczestników w ustawieniu w literę U. Sala powinna być klimatyzowana oraz dobrze oświetlona. Sala powinna zostać wyposażona w 35 krzeseł i stół prezydialny, przy którym należy przygotować miejsca dla co najmniej 3 osób. Sala powinna również zostać wyposażona w niezbędny do przeprowadzenia konferencji sprzęt techniczny: adekwatne nagłośnienie, laptop, 2 mikrofony bezprzewodowe, ekran projekcyjny, rzutnik multimedialny o odpowiedniej mocy, pilot do rzutnika multimedialnego (umożliwiający przerzucanie slajdów w czasie prezentacji). Przewidywana agenda spotkania: I dzień przyjazd uczestników spotkania, zakwaterowanie lunch w formie bufetowej spotkanie na Sali konferencyjnej w międzyczasie przerwa kawowa ciągła uroczysta kolacja II dzień śniadanie spotkanie na Sali konferencyjnej lunch w formie bufetowej b. Ciągła przerwa kawowa Zamawiający wymaga, by Wykonawca zorganizował dwie ciągłe przerwy kawowe (kawa, wybór herbat, 3 rodzaje soków owocowych, woda gazowana oraz niegazowana) dla grupy 35 uczestników spotkania w foyer sali konferencyjnej. Zamawiający wymaga, by Wykonawca na potrzeby przerwy kawowej zapewnił stoliki koktajlowe, niezbędną porcelanową zastawę oraz obsługę kelnerską adekwatną do ilości uczestników. Ciągła przerwa kawowa powinna trwać od godziny do godziny pierwszego dnia i od godziny 7.45 do godziny drugiego dnia. Wymagane menu: Wybór kruchych ciasteczek, mini pączki, muffiny z owocami, wybór owoców. c. Lunch w formie bufetu z napojami

3 Zamawiający wymaga, by Wykonawca zorganizował dwa lunche: dania gorące: zupa+ II danie, deser + napoje oraz uroczystą kolację bufetową pierwszego dnia o godz : przystawki, ciepłe dania, napoje, desery/ciasta dla 35 uczestników spotkania w formie bufetu w restauracji hotelowej. Zamawiający wymaga, by Wykonawca zapewnił niezbędną porcelanową zastawę oraz sztućce w ilości adekwatnej do uczestników spotkania. Zamawiający wymaga, by Wykonawca zapewnił obsługę kelnerską adekwatną do ilości uczestników. Przykładowe menu (bądź równoważne): Przekąski: wybór ryb wędzonych z sosem chrzanowym, grillowany łosoś na zielonej sałacie, pieczony indyk w sosie kaparowym, grillowane warzywa z balsamico, mozzarella z pomidorami i sosem pesto, sałatka z selera naciowego, ananasa i szynki, pieczone ziemniaki z sardynkami, szczypiorkiem i jogurtem, zielone sałaty z wołowiną, parmezanem i cebulkami. Dania główne: zupa krem z pomidorów z bazylią i parmezanem, dorsz z cytrusami i pesto, musaka grecka z bakłażanem i cukinią, grillowany indyk w sosie serowym, filety wieprzowe w sosie musztardowo-tymiankowym, makaron penne z szynką i grzybami, pieczone ziemniaki z oregano, papryką i serem feta, wybór warzyw z masłem ziołowym. Desery: ciasto czekoladowe z wiśniami, sernik z morelami, wybór musów owocowych lub wybór owoców. Napoje: kawa, wybór herbat, 3 rodzaje soków owocowych i woda mineralna gazowana i niegazowana. d. Kolacja w formie bufetu Zamawiający wymaga, by Wykonawca zorganizował kolację w formie bufetu w restauracji hotelowej: przekąski zimne, dania gorące, sałatki, dodatki, desery + napoje zimne i gorące, soki oraz wino białe i czerwone dla 35 uczestników spotkania o godzinie z możliwością przesunięcia. Zamawiający wymaga, by Wykonawca zapewnił niezbędną porcelanową zastawę oraz sztućce w ilości adekwatnej do uczestników spotkania. Zamawiający wymaga, by Wykonawca zapewnił obsługę kelnerską adekwatną do ilości uczestników. Przykładowe menu (bądź równoważne): Przekąski zimne (uzupełniane w miarę zapotrzebowania): galantyna ze szczupaka, śledź po skandynawsku, roladka z łososia z serem ricotta, schab pieczony z musem

4 chrzanowym, pasztet z indyka z figami, mini ptysie z zielonym groszkiem, faszerowane pomidorki. Dania główne: zupa grzybowa, smażona flądra bałtycka na warzywnym raugut, wołowina z darami lasu i świeżymi ziołami, kotleciki schabowe podane na pieczonym bakłażanie z sosem pieczeniowym, ziemniaki zapiekane, pomidory nadziewane brokułą zapiekane sosem holenderskim. Sałaty (uzupełniane w miarę zapotrzebowania): chrupiąca sałata z pestkami dyni i dresingiem balsamicznym, sałatka z szynką i serem, sałatka z kolorowej fasoli z indykiem. Dodatki (uzupełniane w miarę zapotrzebowania) : marynowane warzywa, surowe warzywa, zestaw zimnych sosów, masło smakowe, pieczywo bankietowe. Desery (uzupełniane w miarę zapotrzebowania): wybór ciast i ciasteczek, wybór owoców. Napoje (uzupełniane w miarę zapotrzebowania): kawa, wybór herbat, 3 rodzaje soków owocowych i woda mineralna gazowana i niegazowana, wino białe i czerwone w limicie do 3500 tyś zł. e. Oznaczenie szlaków komunikacyjnych Zamawiający wymaga, by Wykonawca rzetelnie i w widoczny sposób oznaczył wszystkie miejsca przeznaczone na użytek spotkania (sala konferencyjna, ewentualne restauracje, szatnię, toalety, parking) oraz dodatkowo oznaczył szlaki komunikacyjne między ww. pomieszczeniami/miejscami. f. Gwarancja zabezpieczenia miejsc parkingowych Zamawiający wymaga, by Wykonawca zagwarantował miejsca parkingowe dla samochodów osobowych w ilości adekwatnej do uczestników spotkania. Wykonawca powinien zagwarantować miejsca parkingowe na własnym, wewnętrznym parkingu lub na parkingu zewnętrznym oddalonym od obiektu nie dalej niż 200 metrów. g. Rezerwacja pokoi Zamawiający wymaga, by Wykonawca zarezerwował 35 pokoi jednoosobowych dla uczestników konferencji w terminie 25/26 kwietnia 2018 r. Standard pokoju: klimatyzacja, TV, WIFI. W cenę pokoju powinien zostać wliczony koszt śniadania. h. Warunki realizacji zamówienia:

5 Miejsce wydarzenia powinno być dostępne dla organizatorów w dniu spotkania od godziny Zamawiający dostarczy Wykonawcy szczegółową agendę spotkania we wspólnie uzgodnionym terminie. Zamawiający dostarczy Wykonawcy listę nazwisk gości celem zakwaterowania w miejscu realizacji spotkania. Wykonawca zobowiązany jest konsultować z Zamawiającym szczegóły realizacji usługi, m.in. menu. Usługa może zostać zrealizowana tylko po uprzedniej akceptacji szczegółowych założeń realizacji usługi przez Zamawiającego.