Obowiązki informacyjne sklepu i serwisu internetowego

Transkrypt

1 Obowiązki informacyjne sklepu i serwisu internetowego Chcąc prowadzić sprzedaż produktów bądź usług przez internet musisz pamiętać o konieczności dostosowania swojego sklepu internetowego do obowiązujących wymogów prawnych, w tym związanych z prawami konsumenta, zasadami świadczenia usług drogą elektroniczną czy ochroną danych osobowych. Aby nie pogubić się w gąszczu regulacji dot. obowiązków, jakie leżą na barkach każdego e-sprzedawcy, skorzystaj z naszego przewodnika. Zawarliśmy w nim listę najważniejszych informacji, które powinny się znaleźć na stronie WWW każdego sklepu internetowego. Pamiętaj, że ten dokument ma charakter jedynie informacyjny i nie powinien być traktowany jako porada prawna dla prowadzonej działalności e-commerce. Oto lista najważniejszych elementów i informacji, jakie powinien posiadać każdy sklep i serwis internetowy: 1. Oferta produktów i usług Nazwa oraz dokładny opis produktu/usługi (wraz z jego/jej cechami) opatrzony zdjęciami (oprócz dóbr elektronicznych, np. kodów, biletów, w przypadku których zdjęcia nie są obowiązkowe). (jeżeli dotyczy) Wymogi techniczne, np. minimalna pamięć RAM, system operacyjny. Cena produktu/usługi podana w kwocie brutto. Koszty wysyłki i wszystkie inne opłaty ponoszone przez klienta w związku z realizacją zamówienia. Informacja o dostępności produktu. 2. Zamówienie Zasięg terytorialny świadczonych usług, kraj dostawy produktu. Ograniczenia w realizacji zamówienia (np. dolna granica wieku kupującego w przypadku wyrobów tytoniowych czy alkoholu), zapisane w postaci listy wraz z ich uzasadnieniem (najlepiej - odpowiednimi przepisami prawa bądź ustawy). Sposób dostawy/odbioru wraz z kosztami. Sposób i termin płatności. Termin i sposób/forma realizacji zamówienia/usługi. Dodatkowe warunki, których spełnienie jest niezbędne do realizacji zamówienia.

2 W podsumowaniu zamówienia: lista produktów wraz z zamawianą ilością i ceną jednostkową, całkowity koszt zamówienia uwzględniający podatki oraz przesyłkę, adres dostawy, adres do wystawienia faktury, informacja o sposobie dostawy/odbioru oraz płatności. Sformułowanie Zamówienie z obowiązkiem zapłaty (lub podobnym) na przycisku potwierdzającym w sposób jednoznaczny złożenie zamówienia oraz zobowiązanie klienta do dokonania płatności. Koszty zawarcia umowy na odległość (np. połączenie telefoniczne), jeżeli są wyższe niż standardowo stosowane w przypadku danego kanału komunikacji. 3. Regulamin Dane rejestrowe sklepu internetowego (organ i numer rejestrowy, numer NIP, REGON, wysokość kapitału zakładowego). Dane teleadresowe (dokładny adres, numery telefonów kontaktowych, adres itp.). Procedura reklamacji Polityka zwrotów. Warunki odstąpienia od umowy zawartej na odległość. Zasady ochrony danych osobowych. Informacja o dostępnych w e-sklepie formach płatności oraz instytucjach obsługujących te płatności (Mastercard, Visa i in.). Ograniczenia realizacji zamówienia. Warunki gwarancji i usług posprzedażowych. Warunki dostawy produktu, w tym: czas realizacji zamówienia oraz koszty i sposób dostawy (np. poczta, kurier). W przypadku stosowania płatności subskrypcyjnych informacja o wykorzystaniu systemu automatycznego ponawiania próby pobrania płatności w danym okresie rozliczeniowym. Musisz umożliwić klientowi zapoznanie się z regulaminem przed złożeniem zamówienia. Klient musi zaakceptować warunki regulaminu poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w formularzu zamówienia. Na wniosek klienta musisz udostępnić regulamin w formie pozwalającej na zapisanie i odtwarzanie dokumentu na urządzeniu klienta (np. poprzez wskazanie linku do strony WWW, na której znajduje się Regulamin).

3 Klient nie jest związany tymi postanowieniami regulaminu, które nie zostały mu udostępnione. 4. Procedura reklamacji Dokładny adres, pod który można składać reklamację, w tym adres . Terminy, warunki i sposób rozpatrywania reklamacji (np.: zwrot środków, wymiana, naprawa). Sposób wysyłki i adres, pod który można odesłać reklamowany produkt. Twoja odpowiedź na reklamację powinna nastąpić w terminie maksymalnie 30 dni od dnia jej otrzymania. Jeżeli nie udzielisz odpowiedzi na reklamację w tym terminie, reklamacja będzie uznana za uwzględnioną. Twoja odpowiedź na reklamację powinna być przekazana na papierze lub innym trwałym nośniku. 5. Polityka zwrotów Okoliczności i sposób, w jaki klient może zwrócić zakupiony produkt. Adres, na jaki klient ma wysłać zwracane produkty. Czas na zwrot towaru (ustawowo jest to 14 dni od otrzymania towaru). Informacja o terminie i sposobie zwrotu środków pieniężnych (nie może to być więcej niż 14 dni od daty otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od umowy). Informacja, kto pokrywa koszty transportu związane ze zwrotem produktu - klient czy Twoja firma. Rozważ przygotowanie Formularza odstąpienia od umowy, który klient będzie mógł pobrać z Twojej strony (możesz skorzystać ze wzoru formularza, który znajdziesz w Załączniku nr 2 do Ustawy o Prawach Konsumenta). Klient może w terminie 14 dni odstąpić od zwartej z Tobą umowy bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów (dotyczy tylko klientów będących konsumentami). Zwrot środków powinien nastąpić tym samym kanałem, którym klient dokonał płatności przy zakupie (np. zwrot na kartę płatniczą, przelew bankowy). Jeśli zwrot towaru bądź usługi nie jest możliwy musisz umieścić stosowną informację w regulaminie, powołując się na odpowiednie przepisy prawa.

4 6. Polityka prywatności Podstawa prawna przetwarzania zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych ( RODO ). Adres siedziby i pełna nazwa administratora danych. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych, jeżeli został powołany (np.: adres do inspektora). Szczegółowy zakres przetwarzanych danych oraz cele przetwarzania danych (np. realizacja zamówienia, cele marketingowe). Podstawa prawna przetwarzania danych (np.: zgoda, prawnie uzasadniony interes albo konieczność przetwarzania danych dla celów zawarcia i wykonywania umowy). Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, należy podać informację o tym, że zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie, a jej cofnięcie nie będzie miało wypływu na legalność przetwarzania przed jej cofnięciem. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionych interesów administratora, trzeba poinformować, jaki jest to interes (np.: prowadzenie marketingu bezpośredniego własnych produktów). Informacja o prawie do zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania prowadzonego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. Adnotacja o prawie klienta do wglądu w swoje dane, ich aktualizacji i możliwości usunięcia na życzenie, a także do ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych do innego administratora. Dobrowolność podania danych przez klienta bądź obowiązek podania danych, jeśli ustawa tak stanowi. Informacje na temat tzw. odbiorców danych, czyli podmiotów trzecich takich jak operator płatności lub firma kurierska, które otrzymają dostęp do danych klientów wraz z celem ich udostępnienia lub powierzenia w zależności od okoliczności, należy podać konkretnych odbiorców (konkretny podmiot) lub kategorie odbiorców (np.: dostawcy usług płatniczych, dostawcy usług hostingowych). Informacje na temat przekazywania danych poza obszar EOG (jeżeli ma to zastosowanie) i o podstawie prawnej takiego przekazania (np.: podpisanie Standardowych Klauzul Umownych). Okres, przez który dane będą przetwarzanie lub kryteria ustalania takiego okresu. Wzmianka o prawie do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych.

5 Informacja o profilowaniu lub automatycznym podejmowaniu decyzji, jeżeli ma to zastosowanie. O ile nie ustalono inaczej, to Twoja firma jest Administratorem Danych Osobowych i zgodnie z art. 13 RODO masz obowiązek przedstawić powyższe dane. Jeżeli zbierasz dane niebezpośrednio od klientów, może być wymagane podanie dodatkowych informacji, określonych w art. 14 RODO. Jeżeli ocenisz, że dla pewnych celów przetwarzania konieczna jest zgoda (np.: na udostępnienie danych podmiotom powiązanym lub na profilowanie/automatyczne podejmowanie decyzji), pamiętaj, że zgoda nie może być ukryta w Regulaminie/Polityce Prywatności. Zgoda musi być wyraźna i aktywna (opt-in), zwykle z możliwością zaznaczenia pustego tick-boxa. Nie możesz uzależniać świadczenia usługi od wyrażenia zgody (np.: zgody na udostępnianie danych innym podmiotom). Niektóre informacje są na tyle istotne, że ich podanie poza Polityką Prywatności może być wskazane (np.: bezpośrednio pod klauzulami zgód / formularzem rejestracyjnym do sklepu). Rekomendujemy konsultacje prawne w tym zakresie. 7. Informacja o plikach cookies Informacja, że strona WWW Twojego e-sklepu wykorzystuje pliki cookies lub inne technologie (np.: web beacons, Google Analytics, HotJar). Wyjaśnienie, w jakim konkretnie celu są one zbierane i do czego wykorzystywane. Instrukcja jak wyłączyć lub zablokować pliki cookies lub podobne technologie. informacja o plikach cookies powinna być wyświetlana bezpośrednio przy otwieraniu strony WWW, na której znajduje się e-sklep. 8. Nota prawna Nazwa rejestrowa, adres siedziby, numer telefonu, adres . Adres prowadzenia działalności, jeśli inny niż adres siedziby firmy. Nazwa organu rejestrującego, numer NIP, Regon, KRS. Nota prawna powinna być umieszczona na dole strony WWW lub w zakładce Kontakt.

6 9. Przykładowe klauzule Płatności cykliczne Klient może korzystać z usługi płatności cyklicznych pod warunkiem wyrażenia uprzedniej zgody. Karta płatnicza Klienta będzie obciążana cyklicznie, w terminie pierwszego/ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego. Usługa jest aktywna do czasu jej odwołania przez Klienta. Klient mozė dezaktywowac Usługe w dowolnym momencie w za pośrednictwem wiadomości , przesłanej pod adres [adres e- mail] lub w formie pisemnej. Oświadczenie o rezygnacji z Usługi jest jednoznaczne z wypowiedzeniem Umowy na płatności cykliczne za skutkiem natychmiastowym. Płatności One-click Klient może skorzystać z usługi One-click, pozwalającej zapamiętać dane karty klienta, aby uniknąć ponownego podawania pełnych danych na potrzeby przyszłych transakcji. W ramach usługi zapamiętywane są następujące dane: [imię, nazwisko, numer karty ( )]. Dane są przetwarzane dla celów przeprowadzania transakcji płatniczych. Podanie danych jest dobrowolne. Klient ma prawo dostępu do danych, ich poprawiania i żądania ich usunięcia, a także cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w ramach usługi w dowolnym momencie. Aby skorzystać ze swoich uprawnień, prosimy o kontakt pod adresem [adres]. Zastrzeżenie prawne: Powyższy materiał ma charakter jedynie informacyjny, zawiera ogólne podstawowe informacje związane z prowadzeniem działalności e-commerce i nie może być traktowany jako porada prawna firmy Straal w żadnej konkretnej sprawie. W celu prawidłowego wypełniania obowiązków prawnych związanych z prowadzoną działalnością zalecamy zasięgnięcie indywidualnej porady prawnej. Polecamy również zapoznanie się z listą obowiązków informacyjnych dostępną pod adresami: