ZASADY ROZLICZANIA DOTACJI PRZYZNANYCH ORGANIZACJOM POZARZĄDOWYM W RAMACH OTWARTEGO KONKURSU OFERT I W TRYBIE POZAKONKURSOWYM ZASADY ZMIANY TREŚCI UMOWY NA REALIZACJĘ ZADANIA PUBLICZNEGO Zleceniobiorca zobowiązany jest do bieżącego informowania Zleceniodawcy w formie pisemnej o wszelkich zmianach dotyczących podmiotu i realizowanego zadania, np. miejsca, terminu realizacji zadania, przesunięcia kosztów powyżej 20 %, zmiany numeru konta, składu zarządu. Każda taka zmiana wymaga złożenia wniosku o sporządzenie aneksu do umowy i oferty będącej załącznikiem do umowy. Odstępstwem od tego jest zmiana rachunku bankowego, która wymaga jedynie pisemnego zgłoszenia. Pisemny wniosek o dokonanie zmian należy złożyć co najmniej 15 dni od ich planowanego wprowadzenia w życie. Do czasu zatwierdzenia tych zmian Zleceniobiorca ponosi wydatki na własne ryzyko. Wnioski dotyczące zmian w umowach i ofertach, których zakończenie przypada na 31 grudnia należy składać w nieprzekraczalnym terminie do 15 listopada. Wnioski o sporządzenie aneksu złożone po tym terminie nie będą przyjmowane. Do wniosku organizacja dołącza zmodyfikowane strony oferty, które uległy zmianie. Dopuszczalne jest przesuwanie kosztów pomiędzy pozycjami kosztorysu oferty, bez sporządzania aneksu, w granicach 20%. Takie przesunięcia nie są podstawą do zmiany umowy, ale powinno się je uzasadnić w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania. Niedopuszczalne są zmiany, które przy wyborze oferty wskazane zostały jako decydujące, np. nie może ulec zmianie liczba beneficjentów, nie może być zmniejszony wkład własny zleceniobiorcy, nie może być dodana nowa pozycja. Należy też zgłosić i uzyskać akceptację w formie aneksu podpisanego przez Burmistrza Bornego Sulinowa, na zmianę rodzaju sprzętu zaproponowanego w ofercie w drodze konkursu. Organizacja pozarządowa zobowiązana jest do zachowania procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach zadania udział ten określony jest procentowo w umowie. W umowie została dopuszczona zmiana tego stosunku poprzez uznanie, że zostanie on zachowany, jeżeli nie zwiększy się o więcej niż przyjęty w umowie wskaźnik procentowy, tj. 5%. Jeżeli procentowy udział dotacji zwiększy się o więcej nić 5 % (wkład własny zostanie proporcjonalnie zmniejszony) organizacja poproszona zostanie do zwrotu części dotacji - w wysokości nadmiernie pobranej. 1
WYDATKOWANIE ŚRODKÓW Zdarzenie skutkujące wystawieniem faktury/rachunku musi mieć związek z harmonogramem zadania zawartym w ofercie będącej załącznikiem do umowy na realizację zadania. Data zdarzenia data sprzedaży musi być zgodna z harmonogramem. Dokumenty księgowe związane z realizacją zadania muszą być wystawione w terminie realizacji zadania określonym w umowie, ale też nie wcześniej niż od dnia podpisania umowy. Płatności mogą być dokonywane w okresie realizacji zadania. Faktury za grudzień wystawione w następnym miesiącu, np. faktura za telefon bądź inne usługi eksploatacyjne, należy zaliczkowo zapłacić w miesiącu, w którym kończy się realizacja projektu. Zwrot niewykorzystanych środków powinien zostać dokonany niezwłocznie po zakończeniu zadania. Niezwrócenie środków w terminie skutkować będzie naliczaniem odsetek jak dla zaległości podatkowych. Termin zwrotu środków, które w czasie czynności kontrolnych nie zostały uznane, mija w terminie wyznaczonym w informacji o przyjęciu rozliczenia. Niezwrócenie środków finansowych wskazanych do zwrotu skutkuje wystawieniem decyzji administracyjnej, a następnie wszczęciem postępowania w celu egzekucji administracyjnej. ZASADY KONTROLI I ROZLICZANIA DOTACJI Zleceniobiorca zobligowany jest do złożenia sprawozdania końcowego z realizacji zadania w ciągu 30 dni od jego zakończenia. Zleceniodawca może również wezwać do złożenia sprawozdania częściowego, które musi być dostarczone w ciągu 30 dni od dnia doręczenia wezwania. W celu zapewnienia adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli, w dniu 24 marca 2015 r. Burmistrz Bornego Sulinowa wydał zarządzenie w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania oceny i kontroli realizacji zadań publicznych przez organizacje pozarządowe. Treść zarządzenia dostępna jest na stronie internetowej www.bornesulinow.pl, zakładka pn.: Organizacje pozarządowe. Kontrola, przeprowadzona w siedzibie organizacji lub siedzibie 2
Urzędu Miejskiego, obejmować będzie sprawdzenie: stanu realizacji zadania, efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania, prawidłowości wykorzystania środków publicznych, prowadzenie dokumentacji zgodnie z ustawą o rachunkowości. Zleceniobiorca, zgodnie z zapisami umowy na realizację zadań publicznych, zobligowany jest do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją zadania publicznego przez okres 5 lat. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo wglądu do ksiąg rachunkowych. Kontrola, w siedzibie organizacji lub siedzibie Urzędu Miejskiego, może być przeprowadzona w każdym czasie, zarówno w toku realizacji zadania publicznego, jak i po jego zakończeniu. Na wezwanie Zleceniodawcy, Zleceniobiorca jest zobowiązany do przedłożenia oryginałów dowodów księgowych dokumentujących poniesione koszty. DOKUMENTOWANIE WYDATKÓW Organizacja realizująca zadanie publiczne jest zobowiązana do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych i wydatków otrzymanych z budżetu Gminy Borne Sulinowo. Dokument księgowy powinien spełniać wymagania ustawy o rachunkowości, a ponadto powinien być: rzetelny, tzn. zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, kompletny oraz wolny od błędów rachunkowych. Wszystkie dowody księgowe muszą być wystawione na organizację, która realizuje zadanie. Wszystkie dokumenty związane z realizacją zadania, które zostały opłacone w całości lub części ze środków pochodzących z dotacji, a także te, które zrealizowano z innych źródeł, muszą być zewidencjonowane i prawidłowo opisane. Dokumentami potwierdzającymi koszty kwalifikowane, które mogą być ujęte w zestawieniu sprawozdania są; 1) faktur VAT, 2) faktury korygujące, 3) rachunki, 4) noty obciążeniowe, 5) noty korygujące, 6) listy płac, 3
7) umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilno prawne rachunki do tych umów, 8) umowy sprzedaży, 9) listy uczestników projektu wraz z potwierdzeniem uczestnictwa (np. lista obecności) 10) rozliczenie wyjazdów służbowych na podstawie druku delegacji oraz polecenia wyjazdu służbowego. Wszystkie dokumenty księgowe muszą być w całości opłacone. Dowody zapłaty należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas czynności kontrolnych. Dowodami zapłaty są: 1) wyciąg z rachunku bankowego Zleceniobiorcy potwierdzający dokonane operacje bankowe; 2) rozliczenie pobranej przez pracownika zaliczki; 3) raport kasowy uwzględniający dany wydatek; 4) KW(Kasa Wypłaci) potwierdzające dokonanie zapłaty. Koszty przejazdu własnym samochodem w każdym przypadku muszą być udokumentowane dodatkowym dokumentem wewnętrznym zawierającym: szczegółową trasę przejazdu, ilość faktycznie przejechanych kilometrów, pojemność silnika, imię i nazwisko osoby używającej pojazd, wskazaną stawkę za 1 km, podpis osoby używającej pojazd, podpis osoby zlecającej użytkowanie pojazdu. Dokumenty księgowe bezwzględnie powinny zawierać następujące adnotacje: a) operacja dotyczy realizacji zadania pn. :., zgodnie z umową z dnia, pozycja nr.. kosztorysu oferty, b) rodzaj zakupu, c) opłacono: z dotacji udzielonej przez Gminę Borne Sulinowo:... zł, ze środków własnych... zł, z innych źródeł zł, 4
d) sprawdzono pod względem merytorycznym (data i podpis osób upoważnionych umożliwiający identyfikację osób), e) sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym (data i podpis osób upoważnionych umożliwiający identyfikację osób), f) pieczątka organizacji, a ponadto: dekretacja do zapłaty wraz z podpisami osób upoważnionych, dekret księgowy (sposób zaksięgowania, numer księgowy wraz z podpisem osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej), w przypadku rachunków do umów zleceń i o dzieło wymaga się adnotacji: Podatek i/lub składki zostały odprowadzone do właściwych urzędów w ustawowym terminie, niewykraczającym poza końcowy termin realizacji zadania określony w umowie. Zatwierdzenia merytorycznego dokonują osoby uprawnione, natomiast formalno rachunkowego osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Dopuszcza się stosowanie pieczątki w celu opisywania ww. dokumentów. ZATWIERDZENIE SPRAWOZDANIA Błędy i braki w złożonym przez Zleceniobiorcę sprawozdaniu winny być przez niego usuwane lub uzupełniane w terminie wyznaczonym przez pracownika merytorycznego ds. organizacji pozarządowych. Nieusunięcie błędów skutkować będzie przeprowadzeniem kontroli, która może być podstawą do rozwiązania umowy. DOKUMENTACJA FOTOGRAFICZNA I PUBLIKACJA INFORMACJI DOTYCZĄCYCH REALIZOWANYCH ZADAŃ Organizacje, które realizują zadania publiczne zlecone przez Gminę Borne Sulinowo w drodze otwartych konkursów ofert lub w trybie pozakonkursowym zobowiązuje się do wykonywania dokumentacji fotograficznej związanej z realizacją zadań (zdjęcia z imprez, wycieczek, spotkań integracyjnych, konkursów itp.), w tym o dokumentowanie fotograficzne zakupionego z dotacji sprzętu, zwłaszcza tego, które wydawane jest np. zawodnikom lub w wyniku eksploatacji ulega szybkiemu zniszczeniu. 5
Organizacje proszone są o przesyłanie na adres e mail: turystyka@bornesulinowo.pl informacji nt. newralgicznych zadań dotowanych ze środków finansowych z budżetu Gminy Borne Sulinowo. Relacje z ważnych dla społeczności lokalnych działań i imprez zamieszczane będą na stronie internetowej Urzędu Miejskiego www.bornesulinow.pl. KSIĄŻKI INWENTARZOWE, KARTOTEKI I PROTOKOŁY LIKWIDACJI SPRZĘTU Kluby sportowe zobowiązane są do prowadzenia książek inwentarzowych i kartotek, w których zawarte są informacje dotyczące przekazywanego zawodnikom sprzętu zakupionego w ramach realizowanego zadania publicznego. Zawodnik odbiór sprzętu sportowego, w tym także butów, strojów sportowych, dresów potwierdza podpisem. Kasacji sprzętu dokonuje komisja, która sporządza protokół likwidacji. NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY nieopisane dokumenty księgowe, błędnie opisane dokumenty księgowe, niewłaściwie prowadzona księgowość, niewłaściwa forma zatrudnienia w zadaniu, ponoszenie wydatków niezgodnie z ofertą, wydatki ponoszone poza terminem realizacji zadania, wydatki ponoszone niezgodnie z ofertą, nieprzestrzeganie limitów przesunięć - przesunięcia powyżej limitu bez zgody samorządu, niezachowanie proporcji pomiędzy dotacją a wkładem własnym, nieinformowanie o zmianach, niewykorzystanie - niewydanie odsetek - konieczność zwrotu, finansowanie z dotacji wpisowego związanego z działalnością statutową. 6
7