Zarządzenie nr 55/2008 Rektora Akademii Ekonomicznej w Poznaniu z dnia 3 listopada 2008 roku w sprawie: podróży służbowych na terenie kraju Na podstawie art. 77 5 1 i 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity Dz.U. z 1998 roku, nr 21, poz. 94, z późniejszymi zmianami) oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 z późniejszymi zmianami) oraz Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r., nr 27, poz. 271 z późniejszymi zmianami) zarządzam, co następuje: l 1. Podróż służbową odbywa pracownik Uczelni w celu wykonania zadania zleconego przez swojego bezpośredniego przełożonego. 2. Miejscowością rozpoczęcia i zakończenia podróży jest stałe miejsce pracy pracownika albo za zgodą bezpośredniego przełożonego miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. 3. Miejscowość, datę rozpoczęcia i zakończenia podróży, cel podróży, źródło finansowania i środek lokomocji określa bezpośredni przełożony we Wniosku o przyznanie delegacji. Wzór Wniosku o przyznanie delegacji stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 4. Na Wniosku o przyznanie delegacji należy podać źródło jej sfinansowania, a mianowicie: a) wyjazdy w celach naukowych (konferencje, konsultacje, gromadzenie danych itp.) finansowane z posiadanych środków na badania własne, działalność statutową, grant itp., b) wyjazdy w celach dydaktycznych, szkoleniowych (wykłady, ćwiczenia, seminaria itp.) finansowane ze środków ujętych w kosztorysie zajęć (seminarium, kursu itp.) lub ze środków finansowych Uczelni, w ramach działalności dydaktycznej oraz z Funduszu Pomocy Materialnej dla Studentów i Doktorantów, c) inne wyjazdy celowe (konferencje, narady, posiedzenia, rozprawy itp.) finansowane ze środków ogólnouczelnianych lub innych wskazanych środków.
- 2-5. Wnioski bez wskazania źródła sfinansowania delegacji nie będą rozpatrywane. 6. Wnioski o wystawienie delegacji na wyjazd nauczyciela akademickiego rozpatrują: a) na wyjazd w celach naukowych prorektor ds. nauki i współpracy z zagranicą; natomiast w odniesieniu do wyjazdów w celu realizacji badań statutowych prorektor ds. nauki i współpracy z zagranicą, po zaopiniowaniu przez właściwego dziekana, b) na wyjazd w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w Zamiejscowych Ośrodkach Dydaktycznych AEP oraz na studiach podyplomowych i szkoleniach organizowanych przez Uczelnię dziekan, c) na pozostałe wyjazdy o charakterze dydaktycznym prorektor ds. edukacji i studentów. 7. Pozostałe wnioski o wystawienie delegacji dla pracowników Uczelni rozpatrują: rektor, prorektorzy, dziekani, kanclerz zgodnie z podległością służbową tych pracowników. 8. Zatwierdzone wnioski składa się w Dziale Spraw Pracowniczych, a odnośnie do delegacji w celach naukowych w Dziale ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą, który wystawia Polecenie wyjazdu służbowego, wpisując w nim, na stronie pierwszej, kolorem czerwonym, źródło finansowania delegacji. 9. Delegacje bez uprzedniego wniosku nie będą rozliczane. 10. W przypadku ubiegania się o zaliczkę na poczet kosztów podróży, wniosek musi być złożony co najmniej 3 dni przed planowanym terminem wyjazdu. Udzielona zaliczka nie może przekroczyć 75% przewidywanych kosztów podróży służbowej. Decyzje w tej sprawie podejmuje, na wniosek zainteresowanego, podpisujący delegację oraz kierownik Działu Finansowego. 11. Polecenie wyjazdu służbowego podpisuje z upoważnienia rektora kanclerz lub zgodnie z właściwością: kierownik Działu Spraw Pracowniczych albo kierownik Działu ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą, bądź ich zastępcy. 2 Z tytułu podróży służbowej przysługują pracownikowi: a) diety, b) zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych uzasadnionych i udokumentowanych wydatków.
- 3-3 1. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Dieta przysługuje w wysokości określonej obowiązującymi przepisami prawa. 2. Dieta nie przysługuje: 1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika; 2) jeżeli pracownikowi zapewniono całkowite wyżywienie. 3. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży służbowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu), po wykonaniu zleconego zadania. 4. Wysokość przysługującej diety oblicza Dział Finansowy według zasad określonych w odnośnych przepisach (na dzień wydania niniejszego zarządzenia według zasad zawartych w 4 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju), a zatwierdzają kwestor i kanclerz. 5. Pracownik przedkładający delegację do rozliczenia jest zobowiązany zadeklarować prawo do diety, z uwzględnieniem punktu 2 niniejszego paragrafu. 4 1. Środek transportu do odbycia podróży służbowej proponuje delegowany pracownik we Wniosku o przyznanie delegacji, a decyzję w tej sprawie podejmują osoby, o których mowa w 1 ust. 6 i 7 niniejszego zarządzenia. 2. Przy wyborze środka transportu (rodzaju i klasy) należy się kierować zasadami gospodarności i oszczędności. 3. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Konieczne jest przedłożenie do rozliczenia biletu lub faktury VAT. 4. Pracownikom Uczelni przy przejazdach służbowych przysługuje klasa II PKP (pociąg zwykły, pospieszny, TLK, Ex, IC i EC) albo PKS (w razie braku połączenia kolejowego). 5. W uzasadnionych przypadkach oraz gdy zachodzi potrzeba odbycia podróży w porze nocnej, a przejazd trwa powyżej 5 godzin, osoby, o których mowa w 1 ust. 6 i 7 niniejszego zarządzenia, mogą wyrazić zgodę na podróż I klasą albo II klasą z kuszetką, albo samolotem. 6. Samowolna zmiana przez pracownika rodzaju lub klasy środka transportu spowoduje odmowę zwrotu kosztów w części przekraczającej koszty przejazdu
- 4 - środkiem transportu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego, z uwzględnieniem 9 pkt 4. 5 1. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek pracownika, podróż służbowa może się odbyć samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Zgody na realizację podróży służbowej prywatnym samochodem udzielają: a) rektor prorektorom, dziekanom, prodziekanom oraz kanclerzowi i jego zastępcom, a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi podległym bezpośrednio rektorowi, b) prorektor ds. nauki i współpracy z zagranicą nauczycielom akademickim na wyjazdy w celach naukowych (konferencje, konsultacje, gromadzenie danych itp.) finansowane z posiadanych środków na badania własne, działalność statutową, grant itp., a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi bezpośrednio podległymi temu prorektorowi, c) prorektor ds. edukacji i studentów nauczycielom akademickim na wyjazdy w celach dydaktycznych, szkoleniowych (wykłady, ćwiczenia, seminaria itp.) finansowane ze środków ujętych w kosztorysie zajęć (seminarium, kursu itp.) lub ze środków finansowych Uczelni, w ramach działalności dydaktycznej oraz z Funduszu Pomocy Materialnej dla Studentów i Doktorantów, a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi podległym bezpośrednio temu prorektorowi, d) prorektor ds. finansów i rozwoju nauczycielom akademickim na inne wyjazdy celowe (konferencje, narady, posiedzenia, rozprawy itp.) finansowane ze środków ogólnouczelnianych, a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi podległym bezpośrednio temu prorektorowi i pracownikom naukowo-technicznym jednostek organizacyjnych AEP, e) dziekan kierownikom i pracownikom prowadzącym zajęcia w Zamiejscowych Ośrodkach Dydaktycznych AEP, f) kanclerz pracownikom administracji i obsługi należącym do pionu kanclerza. 2. W przypadkach określonych w punkcie 1, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu określoną w odnośnych przepisach (na dzień wydania niniejszego zarządzenia według zasad zawartych w 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy Dz.U. z 2002 r., nr 27, poz. 271 z późniejszymi zmianami).
- 5-3. Warunkiem zwrotu kosztów przejazdu samochodem prywatnym jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 i ust. 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 roku, nr 54, poz.654 z późniejszymi zmianami). Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Dodatkowo, liczbę przejechanych kilometrów kontroluje i potwierdza Kierownik Sekcji Transportu. Wzór karty ewidencji przebiegu pojazdu określa Uczelnia. 6 1. W wyjątkowych przypadkach pracownicy Uczelni mogą odbywać podróż służbową samochodem Uczelni. 2. Zgody na odbycie podróży służbowej samochodem Uczelni udzielają: a) rektor prorektorom, dziekanom, prodziekanom oraz kanclerzowi i jego zastępcom, a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi podległym bezpośrednio rektorowi, b) prorektor ds. nauki i współpracy z zagranicą nauczycielom akademickim na wyjazdy w celach naukowych (konferencje, konsultacje, gromadzenie danych itp.) finansowane z posiadanych środków na badania własne, działalność statutową, grant itp., a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi bezpośrednio podległymi temu prorektorowi, c) prorektor ds. edukacji i studentów nauczycielom akademickim na wyjazdy w celach dydaktycznych, szkoleniowych (wykłady, ćwiczenia, seminaria itp.) finansowane ze środków ujętych w kosztorysie zajęć (seminarium, kursu itp.) lub ze środków finansowych Uczelni, w ramach działalności dydaktycznej oraz z Funduszu Pomocy Materialnej dla Studentów i Doktorantów, a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi podległym bezpośrednio temu prorektorowi, d) prorektor ds. finansów i rozwoju nauczycielom akademickim na inne wyjazdy celowe (konferencje, narady, posiedzenia, rozprawy itp.) finansowane ze środków ogólnouczelnianych, a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi podległym bezpośrednio temu prorektorowi i pracownikom naukowo-technicznym jednostek organizacyjnych AEP, e) dziekan kierownikom i pracownikom prowadzącym zajęcia w Zamiejscowych Ośrodkach Dydaktycznych AEP,
- 6 - f) kanclerz pracownikom administracji i obsługi należącym do pionu kanclerza. 3. Pracownikowi odbywającemu podróż służbową samochodem Uczelni przysługuje zwrot kosztów noclegu (zgodnie z 8) oraz dieta (zgodnie z 3). 7 1. Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. 2. Ryczałt, o którym mowa w pkt. 1, nie przysługuje, jeżeli: na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, pracownik odbywa podróż służbową samochodem (służbowym lub prywatnym). 8 1. Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej fakturą wystawioną na Akademię Ekonomiczną w Poznaniu. 2. Zaleca się, aby pracownicy Uczelni ograniczali czas pobytu w miejscowości, do której zostali delegowani, do jednego dnia. 3. Jeżeli zachodzi konieczność pobytu powyżej jednego dnia, wskazane jest, aby pracownik korzystał z noclegu w hotelach średniej kategorii, w domach studenckich, pokojach gościnnych itp. 4. Dopuszczalne jest korzystanie przez pracownika z noclegu w hotelach wyższej kategorii tylko wtedy, gdy: a) zwrot kosztów podróży następuje ze środków własnych uzyskanych w formie darowizny, sponsoringu itp. b) podróż odbywa się na koszt jednostki zapraszającej. Fakty powyższe należy zgłosić we Wniosku o przyznanie delegacji. 5. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył faktury (rachunku), przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. 6. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin, pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00.
- 7-7. Prawo do zwrotu kosztów noclegu lub ryczałtu za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. 8. Pracownik przedkładający delegację do rozliczenia ma obowiązek zadeklarowania prawa do ryczałtu za nocleg. 9 1. Pracownik niebędący nauczycielem akademickim po zakończeniu delegacji jest zobowiązany do przedłożenia w Dziale Spraw Pracowniczych delegacji z potwierdzeniem wykonania polecenia wyjazdu służbowego, w celu usprawiedliwienia nieobecności w pracy. 2. Rozliczenie przez pracownika kosztów podróży służbowej (delegacji) następuje w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od daty powrotu z podróży. 3. Delegację, po wypełnieniu rozliczenia przez pracownika, podpisuje kwitując ją pod względem merytorycznym bezpośredni przełożony, zgodnie z art. 45 ust. 6 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r., nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami). Dla identyfikacji podpisu należy używać imiennej pieczątki. 4. Rozliczoną i podpisaną przez pracownika oraz bezpośredniego przełożonego delegowanego pracownika delegację wraz z obowiązkowo załączonymi biletami i innymi rachunkami (dokumentami kosztów podróży) należy złożyć w Dziale Finansowym. Za rachunek (dokument) potwierdzający poniesione wydatki w czasie podróży służbowej uważa się również bilety na przejazd środkami komunikacji wystawione za pośrednictwem Internetu, niebędące fakturami VAT. Dział Finansowy zobowiązany jest w terminie 5-ciu dni sprawdzić rozliczenie, naliczyć diety i po zatwierdzeniu do wypłaty przez kanclerza i kwestora przekazać do kasy Uczelni w celu wypłaty należności. 10 W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem mają zastosowanie przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r., nr 236, poz. 1990 z późniejszymi zmianami) oraz Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r., nr 27, poz. 271 z późniejszymi zmianami).
- 8-11 l. Zarządzenie niniejsze wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2008 r. 2. Traci moc Zarządzenie nr 28/2007 Rektora AEP z dnia 20 sierpnia 2007 roku w sprawie podróży służbowych na terenie kraju oraz aneks nr 1 z dnia 1 stycznia 2008 roku w sprawie podróży służbowych na terenie kraju. R E K T O R (prof. dr hab. Marian Gorynia)
- 9 - Załącznik nr 1 Do Zarządzenia nr 55/2008 Rektora AEP z dnia 3 listopada 2008 roku WNIOSEK O PRZYZNANIE DELEGACJI Pan/Pani... Stanowisko u pracodawcy... od dnia. do dnia... Cel podróży:... Źródło finansowania:... Środek lokomocji:... Zaliczka tak/nie w wysokości... zł Kierownik Katedry/Jednostki Organizacyjnej* DECYZJA Zatwierdzam delegację na czas: od dnia. do dnia.. Środek lokomocji:.. Rektor/Prorektor/Dziekan/Kanclerz*... * niepotrzebne skreślić