REGULAMIN FUNKCJONOWANIA MIKROINKUBATORA PRZEDSIĘBIORCZOŚCI W SOPOCIE 1 Postanowienia ogólne 1. MikroInkubator Przedsiębiorczości przy Centrum Przedsiębiorczości w Sopocie jest projektem realizowanym na zlecenie i ze środków Gminy Miasta Sopotu oraz innych źródeł zewnętrznych. 2. Gmina Miasta Sopotu powierzyła zadanie prowadzenia Centrum Przedsiębiorczości (w tym MikroInkubatora Przedsiębiorczości) Stowarzyszeniu Wolna Przedsiębiorczość Oddział Terenowy w Gdańsku. 3. Centrum Przedsiębiorczości składa z się z dwóch głównych części: MikroInkubatora Przedsiębiorczości w Sopocie (zwanego dalej MikroInkubatorem), Centrum Wspierania Biznesu w Sopocie, będącego ośrodkiem Krajowego Systemu Usług dla MSP, którego działalność skupia się w trzech głównych obszarach: - Punkt Informacyjny dla MSP i starterów, - Ośrodek Szkoleniowy dla MSP i starterów, - Ośrodek Doradczy dla MSP i starterów. 4. MikroInkubator ma swoją siedzibę w Sopocie przy Al. Niepodległości 797B. 5. MikroInkubator działa na zasadach non-profit. 2 Misja i cele 1. Główne cele Centrum Przedsiębiorczości w Sopocie to: Wspieranie rozwoju lokalnej przedsiębiorczości i aktywizacji zawodowej obywateli, Poprawa konkurencyjności lokalnego sektora małych i średnich przedsiębiorstw. 2. Misją MikroInkubatora Przedsiębiorczości jest rozwój gospodarczy miasta Sopotu poprzez tworzenie sprzyjających warunków do powstania i rozwoju lokalnych przedsiębiorstw, w szczególności poprzez zapewnienie im wsparcia infrastrukturalnego, marketingowego, kadrowego oraz ofertę innych usług okołobiznesowych. 3. Głównym celem MikroInkubatora jest pomoc i wspieranie nowopowstałych lokalnych firm w pierwszych latach ich działalności poprzez zapewnienie opieki merytorycznej oraz obniżenie kosztów związanych z prowadzeniem firmy poprzez udostępnienie pomieszczenia biurowego zlokalizowanego w MikroInkubatorze. 1
4. Cele szczegółowe MikroInkubatora: Stwarzanie specjalnych warunków organizacyjno-prawnych, infrastrukturalnych oraz związanych z zarządzaniem firmą ułatwiających rozwój nowopowstałych lub istniejących lokalnych firm. Aktywne przeciwdziałanie bezrobociu poprzez pomoc zainteresowanym osobom w tworzeniu firmy i rozwoju jej działalności w początkowym okresie funkcjonowania. Aktywizacja lokalnej społeczności w celu podejmowania działalności gospodarczej. 3 Oferta MikroInkubatora 1. Oferta MikroInkubatora skierowana jest w szczególności do: osób zainteresowanych założeniem własnej działalności gospodarczej w Sopocie, szczególnie w sektorze usług okołobiznesowych (usług, których głównymi odbiorcami są inne firmy). mikro firm zarejestrowanych w Sopocie, działających w sektorze usług okołobiznesowych. 2. Wsparcie oferowane w ramach działalności MikroInkubatora Przedsiębiorczości w Sopocie obejmuje firmy funkcjonujące na terenie MikroInkubatora, które zostały zakwalifikowane do korzystania z usług oraz infrastruktury MikroInkubatora na zasadach preferencyjnych. 3. Firma może korzystać z preferencyjnych zasad w MikroInkubatorze maksymalnie przez 3 lata. 4. Oferta MikroInkubatora skupia się w następujących obszarach: a) udostępnienie na preferencyjnych warunkach powierzchni biurowej typu open-space, wraz z dostępem do szybkiego łącza internetowego, b) udostępnienie zaplecza MikroInkubatora (pokój spotkań indywidualnych, zaplecze socjalne, węzeł sanitarny), c) udostępnienie usług biurowych (m.in. faks, ksero, bindowanie, poczta, tłumaczenia, itp), d) możliwość realizacji połączeń telefonicznych wychodzących w ramach limitów, e) pomoc merytoryczna w zarządzaniu firmą w zakresie usług informacyjnych, doradczych i szkoleniowych oferowanych w ramach projektów realizowanych w Centrum Przedsiębiorczości, w szczególności: pomoc w pozyskiwaniu środków finansowych z różnych programów, pomoc w przygotowywaniu wniosków aplikacyjnych i rozliczaniu projektów, usługi informacyjne, doradcze i szkoleniowe w zakresie szeroko rozumianej tematyki okołobiznesowej, w tematach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, organizacja kursów podnoszących kwalifikacje w ramach realizowanych projektów, organizacja międzynarodowych misji gospodarczych, kojarzenie partnerów gospodarczych w kraju i na rynkach międzynarodowych, Dodatkowo: stały dostęp do pakietów informacyjnych w zakresie bieżących tematów ważnych w prowadzeniu firmy, wspólna promocja na stronie Centrum Przedsiębiorczości / MikroInkubator Przedsiębiorczości, bieżąca koordynacja wymiany informacji pomiędzy firmami korzystającymi z oferty MikroInkubatora. 5. W załączniku nr 1 do Regulaminu MikroInkubatora znajduje się Wykaz usług przysługujących każdej firmie zakwalifikowanej do MikroInkubatora. 2
4 Zasady przyjmowania firm do MikroInkubatora 1. Preferencje: Preferowane do korzystania z usług MikroInkubatora są firmy z sektora usług okołobiznesowych, których głównymi odbiorcami są inne firmy. Wejście do MikroInkubatora posiadają w pierwszej kolejności firmy tworzone przez mieszkańców Sopotu lub posiadające swoją siedzibę rejestrową w Sopocie. W szczególnych przypadkach i w miarę wolnych miejsc do MikroInkubatora mogą zostać przyjęte firmy tworzone przez osoby spoza Sopotu lub posiadające swoją siedzibę rejestrową poza Sopotem. 2. Procedura przyjmowania do MikroInkubatora: Złożenie w sekretariacie Centrum Przedsiębiorczości w Sopocie wniosku o przyjęcie do MikroInkubatora, który obejmuje: a) W przypadku firm już istniejących: - wypełniony i podpisany formularz zgłoszeniowy, - wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub wyciąg z rejestru handlowego (kopia potwierdzona za zgodność), - zaświadczenie o nadaniu REGON (kopia potwierdzona za zgodność), - zaświadczenie o nadaniu NIP (kopia potwierdzona za zgodność). b) W przypadku osób zamierzających założyć działalność gospodarczą: - wypełniony i podpisany formularz zgłoszeniowy, - oświadczenie o zamiarze zarejestrowania działalności gospodarczej w ciągu 14 dni od otrzymania pozytywnej decyzji o zakwalifikowaniu się do MikroInkubatora, - dostarczenie kompletu dokumentów wymaganych od firm już istniejących niezwłocznie po otrzymaniu stosowanych dokumentów rejestracyjnych (w ciągu 14 dni od zarejestrowania działalności gospodarczej). Komisja Kwalifikacyjna MikroInkubatora, złożona z dwóch przedstawicieli Stowarzyszenia Wolna Przedsiębiorczość Oddział Terenowy w Gdańsku dokonuje oceny wniosku w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku. W oparciu o ocenę wniosku Komisja Kwalifikacyjna, w zależności od możliwości technicznych i organizacyjnych MikroInkubatora, wydaje opinię dotyczącą przyjęcia bądź odrzucenia kandydata do MikroInkubatora. Decyzja Komisji Kwalifikacyjnej wymaga potwierdzenia przez przedstawiciela Urzędu Miasta Sopotu. Przy podjęciu decyzji o przyjęciu firmy do MikroInkubatora stosowane są następujące kryteria: - potencjał, kwalifikacje i wykształcenie właściciela, - pomysł na biznes - konkurencyjność oferowanych usług, charakterystyka rynku, dystrybucja i promocja, realność założeń i ceny, prognozy sprzedaży oraz planowanych przychodów - opłacalność i efektywność przedsięwzięcia, - możliwości generowania nowych miejsc pracy na rynku lokalnym. Komisja może dodatkowo poprosić kandydata na rozmowę kwalifikacyjną w celu wyjaśnienia niejasności dotyczących złożonej dokumentacji. 3
Decyzja Komisji Kwalifikacyjnej jest doręczana kandydatowi wraz z uzasadnieniem w terminie 7 dni od daty jej podjęcia. Wnioski kandydatów, które nie zostały przyjęte do MikroInkubatora są zwracane wraz z uzasadnieniem Komisji. 3. Do Inkubatora nie będą przyjmowane firmy: których działalność może być uciążliwa dla pozostałych firm działających w MikroInkubatorze, wobec których toczy się postępowanie karne, karno-sądowe itp. 5 Uprawnienia firm w MikroInkubatorze 1. MikroInkubator zapewnia możliwość pracy i świadczenia usług dla firm. 2. Firma ma prawo posługiwać się adresem pocztowym MikroInkubatora, 3. Firma może informować o przynależności do MikroInkubatora, co wpływa pozytywnie na jej wiarygodność wśród kontrahentów. 4. MikroInkubator organizuje wspólną promocję inkubowanych firm (m.in. materiały promocyjne, ulotki, strona www.inkubator.sopot.pl, wspólne stoisko na targach) 5. Firmy działające w MikroInkubatorze mają prawo umieszczać na tablicy informacyjnej MikroInkubatora swoją reklamę, znaki firmowe oraz ogłoszenia, po uzgodnieniu formy i treści z kierującym MikroInkubatorem. 6. Firmy działające w MikroInkubatorze mają prawo do korzystania na zasadzie pierwszeństwa ze szkoleń, doradztwa, usług informacyjnych i udziału w imprezach organizowanych przez Stowarzyszenie Wolna Przedsiębiorczość Oddział Terenowy w Gdańsku oraz Centrum Przedsiębiorczości w Sopocie. 7. Wszelkie informacje dotyczące firmy, a nie podane przez nią do wiadomości publicznej, są objęte tajemnicą i nie będą upubliczniane przez pracowników MikroInkubatora. 6 Zasady działania firm w MikroInkubatorze 1. Podstawą rozpoczęcia przez firmę działalności w MikroInkubatorze jest podpisanie umowy na korzystanie z usług i infrastruktury MikroInkubatora na zasadach preferencyjnych nie później niż w ciągu 14 dni od otrzymania pozytywnej decyzji Komisji Kwalifikacyjnej. 2. Brak zawarcia umowy w terminie, o którym mowa w 6 pkt. 1 jest równoznaczny z rezygnacją z korzystania z oferty MikroInkubatora. 3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach i z powodu obiektywnych okoliczności, termin, o którym mowa w 6 pkt. 1 może zostać przesunięty na mocy decyzji Komisji Kwalifikacyjnej. 4. Osoby, które w momencie składania wniosku nie prowadziły jeszcze działalności gospodarczej, muszą okazać dokumenty rejestracyjne firmy najpóźniej przy podpisaniu umowy. 5. Firma działająca w MikroInkubatorze jest całkowicie niezależna. 4
6. Umowa korzystania z oferty MikroInkubatora podpisywana jest na okres trzech lat. W tym czasie firma otrzymuje status firmy funkcjonującej w MikroInkubatora i korzysta z uprawnień określonych w 3 i 5. 7. Po upływie trzech lat firma traci status firmy MikroInkubatora i uprawnienia z niego wynikające. 8. Na całej powierzchni MikroInkubatora firma nie może stosować innych urządzeń elektrycznych poza standardowym sprzętem komputerowym i urządzeniami będącymi na wyposażeniu MikroInkubatora. 9. Firma jest zobowiązana do znajomości i przestrzegania zasad bhp, ppoż. i stosowania się do zaleceń uprawnionych do kontroli osób i instytucji. 10. Wszelkie uszkodzenia w MikroInkubatorze powstałe w wyniku niewłaściwej eksploatacji przez firmy MikroInkubatora lub ich gości muszą być niezwłocznie zgłoszone do osoby kierującej MikroInkubatorem i naprawione na koszt firmy. 11. Obowiązkiem firmy jest terminowe wnoszenie opłat za korzystanie z oferty MikroInkubatora w zakresie odpłatnych usług MikroInkubatora. 12. Obowiązkiem firmy jest zgłaszanie do MikroInkubatora wszystkich zatrudnionych pracowników, a także ustalanie i uzyskanie akceptacji kierującego MikroInkubatorem, w zakresie limitów korzystania z oferty MiktoInkubatora przez właściciela lub/i pracownika MikroInkubowanej firmy. 13. Firmy powinny współdziałać z kierującym i z sekretariatem MikroInkubatora we wszystkich sprawach związanych z należytym utrzymaniem pomieszczenia biurowego open-space, instalacji, urządzeń i terenu MikroInkubatora oraz usprawnieniem funkcjonowania MikroInkubatora. 7 Opuszczenie MikroInkubatora przez firmę 1. Firma opuszcza MikroInkubator w sposób uregulowany umową korzystania z oferty MikroInkubatora z powodów: wygaśnięcia umowy korzystania z usług MikroInkubatora, wypowiedzenie umowy przez firmę lub przez Stowarzyszenie Wolna Przedsiębiorczość Oddział Terenowy w Gdańsku, za porozumieniem stron, 2. Stowarzyszenie Wolna Przedsiębiorczość Oddział Terenowy w Gdańsku może wypowiedzieć umowę m.in w następujących przypadkach: niestosowania się do postanowień Regulaminu MikroInkubatora, stwierdzenia podania nieprawdziwych danych we wniosku o przyjęcie do MikroInkubatora, działań sprzecznych z obowiązującym prawem, braku wnoszenia opłat związanych z korzystaniem z odpłatnych usług MikroInkubatora, 5
3. Opuszczenie MikroInkubatora przez firmę, zarówno w skutek wypowiedzenia przez nią umowy, jak również wypowiedzenia umowy przez Stowarzyszenie Wolna Przedsiębiorczość Oddział Terenowy w Gdańsku, nie zwalnia firmy od obowiązku całkowitego wywiązania się z należności płatniczych wobec Stowarzyszenia Wolna Przedsiębiorczość Oddział Terenowy w Gdańsku. 8 Przepisy końcowe 1. Regulamin obowiązuje na czas nieokreślony, przy czym może być zmieniony poprzez poinformowanie o zmianie MinkroInkubowanej firmy drogą mailową na podany w dokumentacji aplikacyjnej adres. Dodatkowo informacja o zmianie powinna zostać zamieszona na tablicy informacyjnej MikroInkubatora. 2. Wniosek o dokonanie zmian w Regulaminie przedstawia na piśmie do Urzędu Miasta Sopotu kierujący MikroInkubatorem Przedsiębiorczości. 3. W sprawach spornych związanych z funkcjonowaniem MikroInkubatora rozstrzyga Urząd Miasta Sopotu. 4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 5 listopada 2012 roku. 6
Załącznik nr 1 Wykaz Usług dla firm zakwalifikowanych do MikroInkubatora Przedsiębiorczości w Sopocie L.P Rodzaj usługi Bezpłatne Usługi płatne, wykraczające poza limit usług bezpłatnych 1 Korzystanie z usług informacyjnych i doradczych konsultantów SWP 3 godzin miesięcznie 2 Udział w szkoleniach z zakresu przedsiębiorczości Bez limitu 3 Obsługa recepcyjna podczas godzin urzędowania (skrzynka pocztowa, przyjmowanie przesyłek zgłoszonych przez MikroInkubowane firmy) 4 Powierzchnia biurowa typu openspace wraz z udostępnieniem łącza internetowego 16 godzin miesięcznie 30 zł / godzina 5 Pokój spotkań indywidualnych W limicie korzystania z openspace, równolegle do korzystania z open-space 6 Sala konferencyjna 30 zł / godzina 7 Przyjmowanie rozmów telefonicznych i faksów podczas godzin urzędowania MikroInkubatora 8 Realizacja połączeń telefonicznych wychodzących 2 godziny / miesiąc 9 Korzystanie z kserokopiarki 40 kopii jednostronnych miesięcznie 10 Bindowanie dokumentów 5 dokumentów miesięcznie (max. 50 stron) 0,30 zł za 1 kopię 2 złote / dokument 11 Tłumaczenie tekstów biznesowych (jęz.ang) 2 strony A4 miesięcznie 1. Termin dostępu do usługi jest umawiany z sekretariatem MikroInkubatora, również przy wykorzystaniu platformy internetowej. 2. Limit usług oraz ich zakres mogą ulec zmianom, o czym firmy w MikroInkubatorze zostaną powiadomione (zmiana załącznika nr 1). 3. Limity, które nie zostały wykorzystane w danym miesiącu, nie przechodzą na kolejny miesiąc. 4. Kwoty wskazane w załączniku są kwotami netto. 7