Kodeks postępowania Pracowników OVB Allfinanz Polska Spółka Finansowa Sp. z o.o. 1. Definicje i pojęcia OVB Allfinanz Polska Spółka Finansowa Sp. z o.o. zwana dalej w skrócie OVB lub Spółką. Współpracownicy OVB Allfinanz Polska Spółka Finansowa Sp. z o.o. zwani dalej współpracownikami. Kodeks postępowania współpraconików OVB Allfinanz Polska Spółka Finansowa Sp. z o.o. zwany dalej Kodeksem postępowania współpracowników lub Kodeksem. 2. Wstęp OVB Allfinanz Polska Spółka Finansowa Sp. z o.o. w praktycznej realizacji świadczonych przez siebie usług oraz we współpracy z partnerami produktowymi kieruje się kilkoma podstawowymi przekonaniami i celami. Zobowiązują one do pewnych postaw i działań składających się na przewodnie hasło: Żyć w partnerstwie kształtować relacje. Do powyższego zaliczają się takie wartości jak niezawodność, uczciwość (działanie fair) i transparentność. Aby zawsze postępować zgodnie z tymi wartościami sformułowano zasady, które zebrano w niniejszym Kodeksie. Od każdego współpracownika wymaga się konsekwentnego przestrzegania niniejszego Kodeksu, który ma wspierać ich w codziennej pracy i stanowić pomoc w obieraniu kierunków działań. 3. Kodeks postępowania współpracowników Każdy współpracownik zobowiązany jest przestrzegać przepisów prawa oraz znać, rozumieć i stosować obowiązujące w jego zakresie pracy instrukcje, wytyczne oraz zasady etyczne. Kodeks postępowania współpracowników nie może i nie ma za zadanie regulować wszelkich możliwych sytuacji i spraw. Nie oznacza to jednak, że działania nieetyczne, które nie zostały wyraźnie wymienione, są dozwolone. Kodeks ustala minimalny standard, który znać i przestrzegać muszą wszyscy współpracownicy. W przypadku niepewności lub wątpliwości należy skonsultować się z przełożonym. 3.1. Niezawodność W branży usług finansowych należyty kontakt z klientem i zaufanie klientów decydują o sukcesie prowadzonej działalności. Z naszymi klientami, kolegami z pracy, partnerami biznesowymi i opinią publiczną nawiązujemy długotrwałe kontakty, działając w sposób zaangażowany, otwarty i szczery, dotrzymując danego słowa. W kontaktach z naszą konkurencją postępujemy fair.
Relacje z klientami i partnerami biznesowymi Współpracownik OVB obowiązany jest: 1. zachować uczciwość, solidność i lojalność przy wykonywaniu czynności pośrednictwa ubezpieczeniowego; 2. postępować w dobrze rozumianym interesie klienta, w dobrej wierze oraz z należytą starannością; należy mieć na uwadze, że zasada dobrej wiary nie wyklucza zasady ograniczonego zaufania ze względu na dobro innych klientów, OVB i osób trzecich; 3. oferować klientom produkty ubezpieczeniowe odpowiadające pod względem rodzaju i zakresu ubezpieczenia ich potrzebom i możliwościom, zgodnie z najlepszą wiedzą, uzupełnioną o etyczną i profesjonalną poradę w zakresie wyboru optymalnego dla ubezpieczającego wariantu ubezpieczenia; 4. wyjaśniać różnice pomiędzy poszczególnymi produktami ubezpieczeniowymi oferowanymi przez OVB, ze zwróceniem uwagi klienta na korzyści, które gwarantuje dany produkt, oraz takie, które może on uzyskać poprzez zawarcie dodatkowych klauzul do umowy ubezpieczenia; 5. rzetelnie informować klienta o warunkach umowy ubezpieczenia; 6. nie stosować sformułowań mogących wprowadzić ewentualnych klientów w błąd, między innymi co do zakresu ochrony ubezpieczeniowej i warunków umowy ubezpieczenia oraz celu zawarcia umowy ubezpieczenia; 7. sugerować klientowi celowość działań prewencyjnych, mających na celu ograniczenie ryzyka, a tym samym kosztów ubezpieczenia; 8. informować klienta o przysługujących mu prawach i obowiązkach; 9. nie przyjmować od klientów żadnego typu wynagrodzeń i prezentów; 10. nie proponować klientowi wynagrodzeń w zamian za zawarcie umowy; 11. dochować tajemnicy zawodowej, zabezpieczyć informacje o klientach i zawartych umowach ubezpieczenia; 12. dbać o klienta, udzielać mu fachowej pomocy w czasie całego okresu trwania umowy ubezpieczenia. Współpracownik OVB w szczególności nie może: 1. wymuszać na kliencie rezygnacji z wiążącej go umowy ubezpieczenia ani zmiany jej warunków; 2. sprzeciwiać się decyzji klienta co do wyboru lub zmiany pośrednika ubezpieczeniowego, a także wymuszać na kliencie dokonania tej zmiany; 3. ujawniać, z wyłączeniem przypadków określonych przez przepisy prawa, informacji o klientach i umowach ubezpieczenia; 4. zatajać przed klientem ważnych dla niego informacji ani wprowadzać go w błąd; 5. uzależniać jakość obsługi klienta od wysokości osiąganego dochodu z tytułu danej umowy ubezpieczenia Relacje z OVB Współpracownik OVB obowiązany jest: 1. przyczyniać się do realizacji wizji i misji firmy, sumiennie wykonując swoje obowiązki zawodowe; 2. dokładać starań do rozwoju i wzrostu pozycji OVB na rynku; 3. wykorzystywać w pełni ofertę produktową oraz dążyć do tego, aby klient posiadał wiele produktów z oferty OVB; 4. dbać o dobre imię OVB;
5. informować OVB o podaniu przez ubezpieczającego nieprawdziwych danych lub zatajeniu prawdy, przy wypełnianiu dokumentów związanych z zawieraniem lub obsługą umów ubezpieczenia; 6. powiadamiać OVB o okolicznościach towarzyszących zawieraniu umowy ubezpieczenia wskazujących, że wartości majątkowe mogą pochodzić z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, aby przeciwdziałać wprowadzaniu do obrotu finansowego takich wartości majątkowych; 7. dochować tajemnicy zawodowej. Współpracownik OVB powinien: 1. przestrzegać terminowości i punktualności oraz ogólnie przyjętych form kultury organizacyjnej w bezpośrednich kontaktach, korespondencji i przekazywaniu informacji; 2. dążyć do podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych i poziomu wiedzy; 3. dbać o dobry wizerunek zawodu agenta; 4. dbać o swój wygląd zewnętrzny i wypowiadane słowa w stosunku do klienta, współpracowników i innych osób; 5. zachowywać neutralność światopoglądową i polityczną w czasie pełnienia obowiązków służbowych; 6. reagować na nieuczciwą konkurencję. Relacje z innymi współpracownikami Współpracownik OVB powinien: 1. przed rozpoczęciem rozmów handlowych sprawdzić, czy potencjalny klient nie zawarł wcześniej umowy ubezpieczenia i czy nie jest już obsługiwany przez innego agenta pracującego na rzecz OVB i w jakim zakresie; w przypadku, gdy klient jest już obsługiwany przez innego agenta OVB należy zaprzestać wykonywania czynności związanych z zawieraniem umowy ubezpieczenia; 2. powstrzymać się od nieetycznych metod konkurencji zawodowej. 3. mężczyźni i kobiety posiadają te same prawa. Należy przestrzegać postanowień dotyczących równego statusu mężczyzn i kobiet. Równy status obejmuje w szczególności takie obszary jak przydział obowiązków, wynagrodzenie, kształcenie i podnoszenie kwalifikacji i awans. 3. współpraca winna cechować się przyzwoitością, wzajemnym szacunkiem, uczciwością i zaufaniem. Mobbing jako świadome wykluczanie i upokarzanie nie jest tolerowany. Relacje z opinią publiczną - media: OVB prowadzi otwartą i uczciwą politykę komunikacyjną i informacyjną w stosunku do mediów i analityków. Za kontakty z mediami odpowiada Zarząd Spółki lub wyznaczony pracownik. Jeżeli zapytania trafią bezpośrednio do współpracowników, zobowiązani są oni zwrócić się do Członka Zarządu Spółki.
- darowizny: Płatności lub inne świadczenia na rzecz polityków, partii politycznych, zrzeszeń lub innych organizacji mogą następować jedynie w prawnie dopuszczalnym zakresie i za zgodą Zarządu. Dokonanie powyższych działań należy stosownie udokumentować. - korupcja: Osobom sprawującym funkcje decyzyjne w organach publicznych lub prywatnych nie wolno ani pośrednio ani bezpośrednio przekazywać prezentów ani innych korzyści lub ich proponować z zamiarem osiągnięcia w ten sposób bezprawnej korzyści. - konkurencja: uznaje się, że wolna i uczciwa konkurencja jest wartością warunkującą wzrost gospodarczy. Agent ubezpieczeniowy zobowiązany jest respektować zasady uczciwej i wolnej konkurencji, to znaczy: 1. nie utrudniać konkurencji dostępu do rynku; 2. nie nakłaniać pracowników konkurencyjnych zakładów ubezpieczeń i innych podmiotów związanych z nimi do działania na ich niekorzyść; 3. nie rozpowszechniać nieprawdziwych informacji o konkurencji, a tym samym nie szkodzić dobremu imieniu konkurentów; 4. nie krytykować innych towarzystw ubezpieczeń ani ich przedstawicieli; 5. nie używać sformułowań mogących wprowadzić w błąd lub sprzecznych z dobrymi obyczajami. 3.2. Uczciwość (postępowanie fair) Poprzez stworzenie koniecznych warunków ramowych oraz dzięki informowaniu i szkoleniu OVB wspiera swoich współpracowników w realizacji i przestrzeganiu zasad i postanowień Kodeksu. Struktury przedsiębiorstwa i procesy biznesowe winny być tak zorganizowane, aby Kodeks mógł być w każdym czasie stosowany w praktyce, oraz aby możliwe naruszenia można było wcześnie rozpoznać. - odpowiedzialność: przełożeni odpowiadają za wspieranie i realizowanie wartości OVB oraz za znajomość oraz przestrzeganie przepisów prawa, wewnętrznych instrukcji oraz zasad Kodeksu postępowania. Kadra kierownicza ma być wzorem dla współpracowników. Jeśli przepisy wewnętrzne nie są dla nich jasne, winni się oni skontaktować z przełożonym. - naruszenia: aby zapobiec poniesieniu przez firmę istotnych szkód należy zadbać o wykrywanie sprzecznych z prawem lub nieetycznych działań. Naruszenia winny być poruszane i ewentualnie omawiane z przełożonym. Rozmowy takie mają charakter poufny. - ocena: swoim zawodowym zaangażowaniem, wiedzą i sposobem postępowania współpracownicy wnoszą swój wkład w osiąganie celów OVB. Do powyższego należy także przestrzeganie zawartych w Kodeksie obowiązków, dlatego winno być ono uwzględnione przy ocenianiu współpracowników przez ich przełożonych. 3.3. Transparentność OVB podlega szeregowi szczególnych przepisów prawa. Naruszenie tych przepisów i wymienionych w Kodeksie etycznych zasad podważa zaufanie do OVB i zagraża jej dobremu imieniu. Spójny wizerunek i pozytywne postrzeganie OVB są ważne. Z uwagi na powyższe wszelkie porozumienia i sposoby postępowania winny być tak kształtowane, aby w przypadku ich upublicznienia nie naruszały dobrego imienia
OVB. Dla utrzymania i wzmacniania w przyszłości renomy i dobrego imienia OVB wszyscy współpracownicy mają obowiązek zawsze uwzględniać i przestrzegać następujących punktów: - tajemnica służbowa: wszyscy współpracownicy są zobowiązani nie przekazywać poufnych informacji o OVB, jej klientach i partnerach biznesowych osobom trzecim i zachować tajemnicę służbową. Należy surowo przestrzegać stosownych przepisów prawa oraz instrukcji wewnętrznych. Obowiązek zachowania tajemnicy Spółki obowiązuje także po zakończeniu stosunku pracy. - ochrona danych: dane klientów należy traktować z należytą starannością i dyskrecją. Przetwarzanie i przekazywanie danych wewnątrz lub poza OVB jest dopuszczalne jedynie z zachowaniem przepisów prawa i instrukcji wewnętrznych. - przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy: OVB wspiera w zakresie swoich możliwości wszelkie konieczne działania służące zapobieganiu praniu brudnych pieniędzy. - transakcje osób mających dostęp do informacji niejawnych: wykorzystywanie i przekazywanie informacji niejawnych w celu uzyskania lub pomocy w uzyskaniu przez inną osobę korzyści materialnych, jest surowo zabronione.