Bożena Olkowska-Balcerzak Ostrołęka, 02.04.2008 Biblioteka Pedagogiczna w Ostrołęce Dział Gromadzenia i Opracowania SKONTRUM ZBIORÓW BIBLIOTECZNYCH Skontrum zbiorów to kontrola zbiorów bibliotecznych, zwana również inwentaryzacją lub rewizją zbiorów. 1 Podstawę prawną stanowi Rozporządzenie Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 5 listopada 1999 roku w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych. 2 Skontrum zbiorów bibliotecznych ma na celu: porównanie stanu faktycznego zbiorów z zapisami w księgach inwentarzowych, danymi w bazach komputerowych, i/lub protokołami ubytków; stwierdzenie i wyjaśnienie różnic między stanem faktycznym a zapisami ewidencyjnymi oraz ustalenie braków względnych i bezwzględnych; wyciągnięcie wniosków zapobiegających przyszłym brakom, opracowanie strategii uzupełniania zbiorów o brakujące materiały. Skontrum powinno być przeprowadzane: co najmniej raz na pięć lat - w bibliotekach z wolnym dostępem do półek; co najmniej raz na 10 lat - w bibliotekach o innym systemie udostępniania (np. zamknięty magazyn), których zbiory nie przekraczają 100 tys. jednostek ewidencyjnych; w sposób ciągły - w bibliotekach o innym systemie udostępniania (np. zamknięty magazyn), których zbiory przekraczają 100 tys. jednostek ewidencyjnych; w sytuacjach wyjątkowych: kradzież, zalanie zbiorów, zmiana bibliotekarza, likwidacja biblioteki. Organizacja skontrum powinna się rozpocząć od zaplanowania ewentualnych dni wolnych od pracy biblioteki i powołania komisji. Regulamin (Zał. 1) działania, skład i zadania komisji ustala lub zatwierdza dyrektor w odpowiednim zarządzeniu (Zał. 2) W skład komisji powinny wejść co najmniej 2 osoby: przewodniczący, którym nie może być osoba odpowiedzialna za zbiory ani pracownik księgowości, oraz członek. Przy zmianie na stanowisku bibliotekarza członkiem komisji nie może być bibliotekarz przekazujący zbiory - powinien on natomiast obserwować i być do dyspozycji komisji w trakcie przeprowadzania kontroli. Przebieg i metoda skontrum jest uzależniona od wielkości zbiorów, ich organizacji i ustawienia. Skontrum przeprowadzane przy użyciu arkuszy kontrolnych (tradycyjne) Skontrum przeprowadzane przy użyciu katalogu topograficznego Skontrum przeprowadzane przy użyciu programów bibliotecznych, np. MOL Inne, np. Skontrum przeprowadzane przy użyciu programów komputerowych, np. arkusza Excell; za pomocą spisu numerów książek (inwentarza). Skontrum przeprowadzane przy użyciu arkuszy kontrolnych to kolejno czynności: 1. Ponumerowanie arkuszy kontrolnych. 1 Encyklopedia współczesnego bibliotekarstwa polskiego. Wrocław 1976, s. 273. 2 Rozporządzenie Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 5 listopada 1999 roku w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych. Dziennik Urzędowy 1999 nr 93, poz. 1077. Od 2.01.2008 rozporządzenie ma status "nieobowiązującego", ale dotychczas nie ukazał się akt prawny zastępujący je. Zobacz: http://isip.sejm.gov.pl/prawo/index.html - sejm
2. Ustalenie znaków umownych. Najbardziej przejrzyste znaki to kolorowe kreski ukośne, np.: czerwona - brak dokumentu, zielona - dokument u czytelnika, niebieska - dokument na półce. 3. Oznaczenie na arkuszach numerów pominiętych w księdze inwentarzowej (jeżeli stwierdzono to podczas poprzednich kontroli i podano na końcu księgi inwentarzowej). 4. Naniesienie ubytków na arkusze kontrolne (na podstawie zapisów dokonanych w księdze inwentarzowej). Jako ubytek można potraktować jedynie te pozycje w księdze inwentarzowej, których numer został przekreślony czerwoną ukośną kreską, a w rubryce 15 - "Nr ubytku" - podany jest numer ubytku. 5. Sprawdzenie zgodności zapisów na kartach książek (i ewentualnie innych wypożyczonych dokumentów) i na kartach czytelników oraz naniesienie numerów wypożyczonych materiałów na arkusze kontrolne. 6. Naniesienie na arkusze kontrolne informacji o książkach i innych dokumentach przekazanych do pracowni przedmiotowych, introligatorni itp. 7. Naniesienie książek znajdujących się w bibliotece; może przebiegać w następujący sposób: jedna osoba zdejmuje z regału książkę po książce, odczytuje numer inwentarzowy, nazwisko autora i tytuł książki. Druga osoba sprawdza te dane z zapisem w inwentarzu i wykreśla umownym znakiem dany numer na arkuszu kontroli. Pierwsza osoba może dodatkowo przybić pieczątkę o treści, np. "Skontrum 2002" (lub "S '02") na trzeciej stronie okładki. Jeżeli na półkach znajdują się dokumenty wcześniej wykreślone z inwentarza, należy je odłożyć w osobnym miejscu, podobnie jak dokumenty, których dane z nie zgadzają się z danymi z księgi inwentarzowej lub gdy pod jednym numerem inwentarzowym znajduje się kilka egzemplarzy. Również w osobne miejsce należy odkładać dokumenty przeznaczone do selekcji lub kasacji (zniszczone i nieaktualne). 8. Podliczenie poszczególnych arkuszy kontrolnych w pionie i poziomie z uwzględnieniem każdego rodzaju oznaczeń oraz zsumować dane ze wszystkich arkuszy. Na podstawie uzyskanych wyników należy sporządzić ewentualne wykazy braków: względnych i bezwzględnych. Skontrum przeprowadzane przy użyciu katalogu topograficznego (za pomocą kartek) Katalog topograficzny - rodzaj katalogu służbowego, w którym karty uszeregowane są według numerów inwentarzowych. Przeprowadzenie kontroli przy użyciu katalogu topograficznego jest możliwe, o ile biblioteka prowadzi ten rodzaj katalogu lub mała liczba zbiorów pozwala na jego stworzenie przy konsekwentnym uzupełnianiu kart wraz z napływem nowych dokumentów. Kontrola księgozbioru przy użyciu katalogu topograficznego polega na przekładaniu kart z katalogu do pudełka (w zależności od sytuacji) podczas przeglądania książek na półce, pracy z kartoteką czytelników czy wykazami książek, np. przekazanych do pracowni przedmiotowych: brak dokumentu, na półce, dokument u czytelnika. Następnie czerwonym kolorem (jeśli nie było to robione na bieżąco) przekreśla się karty dokumentów zagubionych i wpisanych do rejestru ubytków. Karty, które nie zostały przełożone do poszczególnych pudełek - po dodatkowym skonfrontowaniu z księgami inwentarzowymi - oznaczają braki. Na podstawie uzyskanych wyników należy sporządzić ewentualne wykazy braków: względnych i bezwzględnych.
Skontrum przeprowadzane przy użyciu bibliotecznych systemów komputerowych. Większość używanych programów bibliotecznych, np. MOL, Prolib, ma moduł SKONTRUM, który automatycznie wykonuje niektóre czynności techniczne z tym związane. Szczegóły są omówione w instrukcjach do tych programów. Skontrum przeprowadzane przy użyciu arkusza Excell. Sposób postępowania dokładnie omawiają autorki artykułów w Bibliotece w Szkole 3. A na stronie BwS jest zamieszczony Przykładowy arkusz skontrum w Excellu W każdym przypadku, przy każdej z metod kolejność skontrum jest następująca: 1. Odnotowanie ubytków. 2. Odnotowanie książek z półki. 3. Odnotowanie książek wypożyczonych, w innych pracowniach, introligatorni, itd. 4. Sporządzenie zestawienia sumarycznego zbiorów. 5. Sporządzenie wykazów braków, wykazów książek przeznaczonych do selekcji lub kasacji. 6. Sporządzenie protokołu kontroli zbiorów bibliotecznych (Zał. 3), który powinien zawierać: wnioski w sprawie nieodnalezionych materiałów bibliotecznych wraz z ich uzasadnieniem oraz określenie wartości nieodnalezionych materiałów. Do protokołu powinny być dołączone: wykaz braków względnych i braków bezwzględnych 7. Wykreślenie z inwentarza braków bezwzględnych. 8. Ponowne zaewidencjonowanie odnalezionych, a wcześniej skasowanych dokumentów. Braki - pozycje, które figurują w księdze inwentarzowej, ale nie odnaleziono ich w wyniku przeprowadzonej kontroli - nie stoją na półkach i nie są wypożyczone: - Braki względne - braki, których odnalezienie jest prawdopodobne (np. książki niezwrócone przez czytelników, którzy odeszli ze szkoły). W praktyce - te, które wystąpiły po raz pierwszy - Braki bezwzględne - braki, o których wiadomo, że nie zostaną odnalezione. Są one udokumentowane, np. po stwierdzeniu kradzieży. Jako braki bezwzględne traktuje się również braki uznane w czasie poprzedniego skontrum za względne i nie odnalezione do czasu następnej kontroli. Komisja skontrowa może uznać braki bezwzględne za: niezawinione, które powstały z przyczyn niezależnych: na skutek wypadków losowych, związanych z charakterem pracy biblioteki (np. wolny dostęp do półek) lub powstałe z innych przyczyn uzasadniających zwolnienie bibliotekarza od odpowiedzialności; zawinione, które powstały w wyniku niedopełnienia przez bibliotekarza obowiązków służbowych. W praktyce nie ma określonej wartości dopuszczalnych ubytków, za które bibliotekarz ponosi odpowiedzialność. Wykaz braków bezwzględnych - po zatwierdzeniu przez dyrektora szkoły protokołu poskontrowego zawierającego listę braków - stanowi podstawę wpisu do rejestru ubytków i wykreślenia poszczególnych pozycji z ksiąg inwentarzowych. Jeśli braki zarejestrowane jako ubytki zostaną odnalezione, należy je traktować jako nowe wpływy. Literatura: 1. Encyklopedia współczesnego bibliotekarstwa polskiego. Wrocław 1976 2. Rozporządzenie Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 5 listopada 1999 roku w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych. Dziennik Urzędowy 1999 nr 93, poz. 1077 3 MACIEJEWSKA A.: Sposób na skontrum. Biblioteka w Szkole, 2007, nr 4, s. 12-13 oraz MILEWSKA B.: Skontrum z Excelem - jeszcze raz. Biblioteka w Szkole, 2007, nr 11, s 3-5.
3. Alicja MACIEJEWSKA: Sposób na skontrum. Biblioteka w Szkole, 2007, nr 4, s. 12-13. 4. Barbara MILEWSKA: Skontrum z Excelem - jeszcze raz. Biblioteka w Szkole, 2007, nr 11, s 3-5 5. Ewidencja materiałów bibliotecznych : prawne regulacje / [red. tomu Lucjan Biliński]. Warszawa : Wydaw. SBP, 1999 6. SANIEWSKA D. : Vademecum nauczyciela bibliotekarza 2007. Warszawa: Sukurs, 2007 7. http://www.vulcan.edu.pl/bibliotekarz/poradnik/ewidencja.html
ZAŁĄCZNIKI: Zał. 1 Regulamin Komisji Skontrowej... Pieczęć nagłówkowa szkoły... znak pisma REGULAMIN Komisji Skontrowej w Szkole... w... 1. Zadaniem Komisji Skontrowej jest przeprowadzenie kontroli całości materiałów bibliotecznych części materiałów bibliotecznych *... w terminie od... do.... 2. Skontrum obejmuje materiały biblioteczne znajdujące się w bibliotece, pracowniach przedmiotowych oraz wypożyczone czytelnikom. 3. Podczas skontrum należy: porównać zapisy inwentarzowe ze stanem faktycznym materiałów, ustalić i wyjaśnić zaistniałe różnice między zapisami inwentarzowymi a stanem faktycznym zbiorów, ustalić ewentualne braki. 4. Podstawę przeprowadzenia skontrum stanowią zapisy dokonane w: księgach inwentarzowych, komputerowej bazie danych katalogu topograficznego, innych dokumentach, jakich?... * a dla materiałów wypożyczonych: karty czytelników, karty książki, inne dokumenty, jakie?... * 5. Czynności związane z porównaniem zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym zbiorów należy zakończyć do dnia.... Na czas trwania tych czynności zawiesza się wypożyczanie i przyjmowanie zwrotów materiałów bibliotecznych. 6. Po zakończeniu kontroli Komisja Skontrowa sporządza w dwóch egzemplarzach protokół, który powinien zawierać: ustalenia dotyczące stanu ewidencji i stanu faktycznego materiałów bibliotecznych; stwierdzenie liczby ewentualnych braków i ich wartości, wnioski wraz z uzasadnieniem w sprawie nieodnalezionych braków materiałów. 7. Do protokołu należy dołączyć: wykaz braków względnych, wykaz braków bezwzględnych, zarządzenie dyrektora w sprawie skontrum, regulamin Komisji Skontrowej....... data podpis i pieczęć dyrektora szkoły
ZAŁ. 2 ZARZĄDZENIE DYREKTORA SZKOŁY W SPRAWIE SKONTRUM... Pieczęć nagłówkowa szkoły... znak pisma Zarządzenie z dnia... Dyrektora Szkoły... w... w sprawie skontrum w bibliotece szkolnej 8. Dyrektor Szkoły... w... zarządza przeprowadzenie skontrum zbiorów biblioteki szkolnej w terminie od... do.... 9. W skład Komisji Skontrowej wchodzą:... - przewodniczący... - członek... - członek 10. Komisja Skontrowa działa na podstawie załączonego regulaminu. 11. Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 roku w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych [Dz. U. 1999 poz. 1077].... Pieczęć i podpis dyrektora szkoły Załączniki: 1. Regulamin Komisji Skontrowej
ZAŁ. 3 PROTOKÓŁ KONTROLI ZBIORÓW BIBLIOTECZNYCH... Pieczęć nagłówkowa szkoły... znak pisma PROTOKÓŁ KONTROLI ZBIORÓW BIBLIOTECZNYCH Komisja w składzie:... - przewodniczący... - członek... - członek działająca z upoważnienia dyrektora szkoły stwierdza, że w okresie od dnia... do dnia... przeprowadziła kontrolę zbiorów bibliotecznych za pomocą... arkuszy kontrolnych oraz ksiąg inwentarzowych. W wyniku kontroli ustalono: 12. Stan ewidencji księgozbioru: a. zapisano w księdze inwentarzowej głównego do numeru... woluminów... wartość zł... b. zapisano w księdze inwentarzowej podręczników i broszur do numeru... woluminów... wartość zł... c. zapisano w księdze inwentarzowej czasopism do numeru... woluminów... wartość zł... d. zapisano w księdze ubytków do numeru... woluminów... wartość zł... e. stan księgozbioru w dniu kontroli woluminów... ogólnej wartości zł... Sprawdzono zgodność zapisów w księgach inwentarzowych z dowodami wpływu i ubytku oraz ze stanem faktycznym. 2. Stan faktyczny księgozbioru: a. u czytelników (ustalony na podstawie kart książek) woluminów... b. w kompletach (ustalony na podstawie dowodów odbioru kompletów i sprawdzenia stanu książek w punktach ich użytkowania) woluminów... c. u introligatora (ustalony na podstawie zeszytu kontroli opraw) woluminów... d. na półkach (ustalony drogą bezpośredniego sprawdzenia książek z księgami inwentarzowymi i arkuszami kontroli) woluminów... e. ogółem woluminów... wartość... 3. Stwierdzono brak woluminów... wartość zł... Szczegółowy wykaz książek brakujących oraz... arkuszy kontroli załącza się do protokołu. 4. Wnioski komisji:... data... podpis przewodniczącego komisji... podpis członka komisji... podpis członka komisji
5. Decyzja dyrektora:... data... podpis dyrektora szkoły 5. Załączniki: a. Wykaz braków względnych. b. Wykaz braków bezwzględnych. c. Wyjaśnienia w sprawie powstania braków bezwzględnych d. Zarządzenie w sprawie skontrum w bibliotece szkolnej. Regulamin Komisji Skontrowej w Szkole... ZAŁ. 4 SKONTRUM NA ARKUSZU EXCEL 1 BRAKI BRAKI RAZEM 2 7 3 19 4 81 5 192 6 277 7 REGAŁY+UBYTKI+WYPOŻYCZONE 363 8 364 9 394 10 425 11 450 12 491 13 14 15 16 17 18 19 20 21