Instytut Adama Mickiewicza Ul. Mokotowska 25 00-560 Warszawa SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Nr sprawy: 1/IAM/2013/12 W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu na: Opracowanie i przeprowadzenie kampanii PR dla polskiego programu kulturalnego towarzyszącego obchodom 600-lecia polsko-tureckich stosunków dyplomatycznych w Turcji w 2014 roku. Zatwierdził: Zastępca Dyrektora Instytutu Adama Mickiewicza Dariusz Sobkowicz Warszawa, dnia 30 grudnia, 2013r. Str. 1 / 41
I. NAZWA (FIRMA) ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO. Postępowanie nr 1/IAM/2013/12 Instytut Adama Mickiewicza ul. Mokotowska 25, 00-560 Warszawa Tel. /fax (22) 44 76 181 NIP 701-001-09-66 REGON 140470071 Konto Bankowe Bank PEKAO SA 88124062471111000049729243 www.iam.pl e-mail: kkieloch@iam.pl II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA. Postępowanie prowadzone jest na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą Pzp, w trybie przetargu nieograniczonego dla usług o wartości zamówienia nie przekraczającej kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 pzp (tj.200 000,00 EURO) III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA. Przedmiotem zamówienia publicznego jest Opracowanie i przeprowadzenie kampanii PR dla polskiego programu kulturalnego towarzyszącego obchodom 600-lecia polsko-tureckich stosunków dyplomatycznych w Turcji w 2014 roku.. 1. Kod CPV: 79416000-3 Usługi public relations 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa załącznik nr 1 do SIWZ. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych; wymagane jest złożenie oferty na całość zamówienia. 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 5. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust.1 pkt 6 ustawy Pzp. 6. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 7. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej. 8. Rozliczenia z Wykonawcą dokonywane będą w walucie EURO. 9. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem art. 93 ust. 4 ustawy. 10. Zamawiający nie ogranicza możliwości ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla Wykonawców, u których ponad 50% pracowników stanowią osoby niepełnosprawne. 11. Na podstawie art. 36 ust. 4 ustawy Wykonawca jest zobowiązany umieścić w składanej ofercie informację o części zamówienia, którą zamierza powierzyć podwykonawcom. Zamawiający nie zastrzega żadnej części zamówienia, która nie może być powierzona podwykonawcom IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA. Termin realizacji umowy: od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2014 roku. V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW. Str. 2 / 41
1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania - zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. 2) posiadania wiedzy i doświadczenia- tj. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał należycie, co najmniej: 5 usług każda usługa wykonana w ramach oddzielnej umowy, odpowiadające swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia. Za usługi odpowiadające swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot niniejszego zamówienia Zamawiający uzna przeprowadzenie kompleksowych kampanii z zakresu komunikacji/pr mających na celu promocję wydarzeń kulturalnych z udziałem artystów zagranicznych. Co najmniej jedna z pięciu wykonanych usług była realizacją kampanii PR na rzecz międzynarodowego festiwalu sztuki rangi Istanbul International Music Festival, Istanbul Biennial, Izmir European Jazz Festival czy Akbank Jazz Festival, a ponad to każda usługa zawierała m in. następujące działania: a) działania z wykorzystaniem mediów (minimum trzech z następujących mediów: prasa, radio, TV, Internet, bloggerzy); b) social media relations; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tj. Zamawiający stwierdzi, że wykonawca spełnił warunek dotyczący dysponowania potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia jeżeli przedstawi wykaz osób, które będą realizować przedmiotowe zamówienie, spełniających co najmniej następujące warunki: - co najmniej dwie osoby, posiadające biegłą znajomość języka tureckiego i angielskiego, z czego co najmniej: - jedna osoba posiadająca co najmniej 4 letnie doświadczenie w realizacji działań z zakresu komunikacji/pr oraz brała udział w co najmniej 3 kampaniach z zakresu komunikacji/pr dotyczących promocji kultury, obejmujących działania opisane w OPZ; - jedna osoba posiadająca co najmniej 2letnie doświadczenie w realizacji działań z zakresu komunikacji/pr oraz brała udział w co najmniej 2 kampaniach z zakresu komunikacji/pr dotyczących promocji kultury, obejmujących działania opisane w OPZ. 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej*. - zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Str. 3 / 41
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia przynajmniej jeden z Wykonawców lub wszyscy Wykonawcy łącznie muszą spełniać warunki określone w ust. 1. 3. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, co do których brak jest podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w stosunku do żadnego z Wykonawców nie może być podstaw do wykluczenia. 4. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonywana w oparciu o przedłożone przez Wykonawców dokumenty i oświadczenia, o których mowa w pkt VI, na zasadzie spełnia/nie spełnia. VI. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU. 1. W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć: 1) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszej SIWZ, 2) wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Przedłożone dokumenty muszą potwierdzać w sposób bezsporny spełnienie warunku określonego w ust. V, pkt 1 ppkt 2). Przez główne usługi, należy rozumieć co najmniej: 5 usług każda usługa wykonana w ramach oddzielnej umowy, odpowiadające swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia. Za usługi odpowiadające swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot niniejszego zamówienia Zamawiający uzna przeprowadzenie kompleksowych kampanii z zakresu komunikacji/pr mających na celu promocję wydarzeń kulturalnych z udziałem artystów zagranicznych, gdzie co najmniej jedna z wykonanych usług była realizacją kampanii PR na rzecz międzynarodowego festiwalu sztuki rangi Istanbul International Music Festival, Istanbul Biennial, Izmir European Jazz Festival czy Akbank Jazz Festival, a ponad to każda wykonana usługa zawierała m in. następujące działania: a) działania z wykorzystaniem mediów (minimum trzech z następujących mediów: prasa, radio, TV, Internet, bloggerzy); b) social media relations; Wykaz głównych usług, musi zawierać: a. opis przedmiotu usługi i jego wartość (nazwę i krótki opis usługi), b. daty wykonania usługi (w układzie: dd-mm-rrrr), c. odbiorców (co najmniej nazwy odbiorców wykonanych usług ), Str. 4 / 41
rodzaj doświadczenia (własne, innego podmiotu), Wzór wykazu głównych usług stanowi załącznik nr 5 do SIWZ. Do wykazu należy załączyć dowody potwierdzające, że usługi te zostały zrealizowane lub są wykonywane należycie. Dowodami, o których mowa w rozdziale VI ust. 1 pkt 2 SIWZ są: a. poświadczenie, z tym, że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, b. jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa powyżej za dowód uważa się oświadczenie wykonawcy, c. w przypadku, gdy zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie, zostały wcześniej wykonane, wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów. 3) Wykaz osób, które będą bezpośrednio delegowane, aby uczestniczyć w wykonaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia zgodnie z wymaganiami zamawiającego zawartymi w Art. V, pkt 1 ppkt.3 oraz informacje o podstawie dysponowania tymi osobami. Załącznik nr 9 do niniejszej SIWZ. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia ww. oświadczenie składa przynajmniej jeden z Wykonawców lub wszyscy Wykonawcy łącznie. W razie konieczności, szczególnie, gdy wykaz lub dowody potwierdzające czy usługi zostały wykonane należycie budzą wątpliwości Zamawiającego, Zamawiający może zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego usługi były wykonane, o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów bezpośrednio Zamawiającemu. 2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć: 1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania. Wzór oświadczenia stanowi załącznik 3 do niniejszej SIWZ, 2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenia w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, 3) listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331 z późn. zm.), albo informację o tym, że wykonawca nie należy do grupy kapitałowej (załącznik nr 7 do niniejszej SIWZ) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia ww. dokumenty i oświadczenie - składa każdy z Wykonawców oddzielnie. Str. 5 / 41
3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 4. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 3, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sadowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 5. Na potwierdzenie, że oferowane usługi spełniają wymagania określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1, SIWZ) Wykonawcy zobligowani są do złożenia wraz z ofertą koncepcję strategii komunikacji zgodnie z zakresem uwzględnionym w załączniku nr 8 do SIWZ oraz wyniki medialne i zasięg najlepszych kampanii w mediach społecznościowych (spis publikacji w mediach oraz raporty facebook dotyczące wykazywanych przez wykonawcę usług głównych). 6. Jeżeli Wykonawca, wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy polega na zasobach innych podmiotów, na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Uwaga: oświadczenia wymienione w ust. 1 pkt. 1 i ust. 2 pkt. 1 i 3 należy złożyć w formie oryginału natomiast pozostałe dokumenty wymienione w ust. 2 należy złożyć w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, o których mowa w ust. 6, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub te podmioty. VII. INFORMACJĘ O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI. 1. Z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie, wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje pomiędzy Zamawiającym oraz wykonawcami będą przekazywane: a) pisemnie na adres Instytut Adama Mickiewicza, ul. Mokotowska 25, 00-560 Warszawa, lub b) faksem na numer +48 22 447 61 81, lub c) drogą elektroniczną na adres e-mail: kkieloch@iam.pl 2. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca będą przekazywać oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdzi fakt ich otrzymania. Str. 6 / 41
3. Wykonawca może zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień, nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynie do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. 4. Zamawiający przekaże treść wyjaśnienia jednocześnie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ oraz zamieści ją na stronie internetowej bez ujawniania źródła zapytania. 5. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę SIWZ Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ oraz zamieści na stronie internetowej. Każda wprowadzona zmiana staje się integralną częścią tej specyfikacji. 6. Osoba upoważniona do kontaktowania się z wykonawcami w godzinach od 08.00 do 15.00 Katarzyna Kieloch, tel. 22 447 61 81. VIII. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM. Zamawiający nie wymaga żadnego wadium. IX. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ. Wykonawca składając ofertę pozostaje nią związany przez okres 30 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert. X. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT. 1. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 2. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. W przypadku złożenia przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty, oferty zostaną odrzucone na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 82 ust. 1 ustawy. 3. Treść oferty musi odpowiadać treści SIWZ. 4. Wskazane jest, aby wszystkie zapisane, zadrukowane strony oferty były kolejno ponumerowane, złączone w sposób uniemożliwiający jej dekompletację. 5. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, na podstawie art. 9 ust. 3 ustawy zamawiający dopuszcza składanie ofert w języku angielskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką biurową. 6. Wszelkie poprawki, zmiany lub wykreślenia w tekście oferty muszą być parafowane i datowane przez osobę upoważnioną do podpisywania oferty. 7. Oferta i oświadczenia muszą być podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania i składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy zgodnie z wpisem do właściwego rejestru. 8. Zamawiający żąda, aby Wykonawca do oferty dołączył dokument lub dokumenty, z których będzie wynikać uprawnienie do podpisania oferty, np. aktualny odpis z właściwego rejestru, aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, aktualny statut spółki lub aktualny rejestr handlowy. Wymagane dokumenty należy złożyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 9. Jeżeli upoważnienie do podpisywania oferty, oświadczeń, reprezentowania Wykonawcy/Wykonawców w postępowaniu i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty wynika z pełnomocnictwa, winno być ono udzielone Str. 7 / 41
(podpisane) przez osobę/osoby uprawnione zgodnie z wpisem do właściwego rejestru, oraz dołączone do oferty. Pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału lub kopii potwierdzonej notarialnie. 10. Zapis ustępu 9 stosuje się odpowiednio do dalszych pełnomocnictw. 11. Osoba/osoby podpisujące ofertę muszą być upoważnione do zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty zgodnie z wpisem do właściwego rejestru. 12. Wszystkie strony oferty oraz wszystkie załączone oświadczenia, tłumaczenia i inne dokumenty, winny być parafowane przynajmniej przez jedną osobę upoważnioną do podpisania oferty. Dotyczy to zarówno oryginałów oświadczeń i dokumentów, jak też ich poświadczonych za zgodność z oryginałem kserokopii. 13. Jeżeli według Wykonawcy oferta będzie zawierała informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, dane te należy umieścić w oddzielnej kopercie wewnątrz oferty, opisanej: Informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa oraz wskazać numery stron stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. W innym przypadku wszystkie informacje zawarte w ofercie będą uważane za ogólnie dostępne i mogą być udostępnione pozostałym wykonawcom razem z protokołem postępowania. Zastrzeżenie informacji, danych, dokumentów lub oświadczeń niestanowiących tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o nieuczciwej konkurencji powoduje ich odtajnienie. 14. Oferta winna zawierać wymagane dokumenty, załączniki, oświadczenia wymienione w niniejszej SIWZ. 15. Jeżeli oferta jest składana przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Wykonawcy ci ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania. 16. Oferta Wykonawców, którzy będą ubiegać się wspólnie o udzielenie zamówienia musi być podpisana w taki sposób, aby prawnie zobowiązywała wszystkich Wykonawców występujących wspólnie. 17. W przypadku oferty składanej przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia do oferty musi być załączony dokument ustanawiający pełnomocnika Wykonawców występujących wspólnie do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii. 18. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, o których mowa w rozdziale VI ust. 5, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub te podmioty. 19. Zaleca się opracowanie pierwszych stron oferty wg załączonego do SIWZ Formularza ofertowego (Załącznik nr 4 do SIWZ). Niezastosowanie wzoru określonego w załączniku nr 4 nie spowoduje odrzucenia oferty, jednakże zamawiający wymaga, żeby w złożonej ofercie znalazły się wszystkie oświadczenia zawarte we wzorze oferty. 20. Oferta musi ponadto zawierać: A. Cenę brutto za jeden miesiąc. B. Koncepcję strategii komunikacji zgodnie z zakresem uwzględnionym w załączniku nr 8 do SIWZ niniejszej SIWZ. Koncepcja strategii komunikacji nie będzie podlegała uzupełnieniu, w przypadku jej braku oferta zostanie odrzucona jako niezgodna z SIWZ. Zamawiający dokona oceny złożonej koncepcji strategii komunikacji. C. Wyniki medialne i raport zasięgu najlepszych kampanii w mediach społecznościowych (spis publikacji w mediach dotyczących wykazywanych przez Wykonawcę usług oraz raporty Facebook). Przedmiotowy dokument nie będzie Str. 8 / 41
podlegał uzupełnieniu, w przypadku jego braku oferta zostanie odrzucona jako niezgodna z SIWZ. Zamawiający dokona oceny złożonego dokumentu. D. Wypełniony formularz ofertowy zgodnie z zapisami ust. 19 niniejszego Rozdziału. E. Oświadczenia i dokumenty opisane w Rozdziale VI niniejszej SIWZ. F. Dokumenty, o których mowa w ust. 8 niniejszego rozdziału. G. Informację o podwykonawcach zgodnie z Rozdziałem III pkt 11 niniejszej SIWZ. 21. Ofertę należy złożyć w zaklejonym, nienaruszonym opakowaniu w recepcji Instytutu Adama Mickiewicza, ul. Mokotowska 25, 00-560 Warszawa. 22. Opakowanie (koperta) z ofertą powinno być oznakowane w poniższy sposób: opis zawartości koperty: Oferta opracowanie i przeprowadzenie w okresie od lutego do grudnia 2014 kampanii PR dla polskiego programu kulturalnego towarzyszącego obchodom 600-lecia polsko-tureckich stosunków dyplomatycznych. Sprawa nr 1/IAM/2013/12 a) adresat: Instytut Adama Mickiewicza, ul Mokotowska 25, 00 560 Warszawa, b) nadawca: nazwa, dokładny adres i numery telefonów Wykonawcy (dopuszcza się odcisk pieczęci). UWAGA: Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za otwarcie oferty przed terminem w przypadku nieprawidłowego oznaczenia koperty. 23. Zgodnie z art. 84 ust. 1 ustawy Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. O wprowadzeniu zmian lub zamiarze wycofania oferty przed ostatecznym terminem składania ofert należy pisemnie zawiadomić Zamawiającego. 24. Zmiany do oferty należy umieścić w oddzielnej, zaklejonej i nienaruszonej kopercie z dopiskiem ZMIANA. Na kopercie musi znajdować się nazwa wykonawcy, dokładny adres i numer telefonu Wykonawcy (dopuszcza się odcisk pieczęci). 25. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzić zmian w ofercie po upływie ostatecznego terminu składania ofert. XI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT. 1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego: Instytut Adama Mickiewicza ul. Mokotowska 25 00-560 Warszawa recepcja 2. Termin składania ofert upływa w dniu 20 stycznia 2014 r., o godz. 10.00. 3. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego w dniu 20 stycznia 2014 r, o godz. 10.30. w sali konferencyjnej IAM. 4. Otwarcie ofert jest jawne. Obecność Wykonawców nie jest obowiązkowa. 5. Dokonując otwarcia ofert Zamawiający poda nazwy (firmy) oraz adresy Wykonawców, a także informacje dotyczące ceny. XII. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY. 1. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 2. Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. Str. 9 / 41
3. Zamawiający informuje, że oferowana przez Wykonawcę cena jest ceną ryczałtową. W ramach całkowitej ceny ofertowej Wykonawca musi zapewnić pokrycie wszystkich kosztów związanych z realizacją zamówienia, o którym mowa w pkt III. 4. Cena brutto ma zawierać należny podatek VAT. 5. Zamawiający wymaga, aby wszystkie ceny były podane z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z matematycznymi zasadami zaokrąglania tj.: a) ułamek kończący się cyfrą od 1 do 4 zaokrąglić należy w dół, b) ułamek kończący się cyfrą od 5 do 9 zaokrąglić należy w górę. XIII. OPIS KRYTERIUM, KTÓRYM ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE KIEROWAŁ SIĘ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT. Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert: 1 Kryterium ceny brutto 40 % Kryterium ceny zostanie ocenione na podstawie podanej przez Wykonawcę w ofercie ceny brutto za jeden miesiąc. Ocena punktowa w ramach kryterium ceny zostanie dokonana zgodnie ze wzorem: Cn C = ----------------- x 40%, Co gdzie: Cn oznacza najniższą zaproponowaną cenę, Co oznacza cenę zaproponowaną w badanej ofercie, C liczbę punktów przyznanych badanej ofercie. 2 Kryterium oceny części merytorycznej według podkryteriów 60% 2a. podkryterium dotyczące strategii komunikacji 10% 2b. podkryterium dotyczące raportów medialnych 40% 2c. podkryterium dotyczące biura w Stambule 10% Ad. 2a. Podkryterium oceny części strategicznej zostanie ocenione w następujący sposób: Za zawarcie każdego z poniższych punktów w strategii komunikacji w ofercie przyznane zostaną punkty na zasadzie: jest zawarty 1 pkt; nie jest zawarty 0 pkt: i. Strategia komunikacji powinna uwzględniać informacje zawarte w Opisie Przedmiotu Zamówienia, w tym określać: - jak Wykonawca planuje dotrzeć z przekazem do głównych grup docelowych (0/1 pkt); - jak Wykonawca planuje skłonić odbiorców do (0/1pkt): zainteresowania się programem kulturalnym i polską kulturą; do wzięcia udziału w wydarzeniach programowych; do odwiedzenia strony turkiye.culture.pl. Str. 10 / 41
- kluczowe przesłania komunikacyjne, tzw. Key Messages, odzwierciedlające ideę programu oraz będące wartościowymi i interesującymi informacjami dla odbiorców programu (0/1pkt); - listę mediów kluczowych dla wykreowania korzystnego wizerunku programu oraz zainteresowania programem wśród grup docelowych wraz z argumentacją wyboru oraz przedstawienie 3 zwiastujących publikację pomysłów na współpracę z wybranymi kluczowymi dla komunikacji projektu mediami (0/1pkt); - koncepcję wykorzystania narzędzi social media, w tym profilu Facebook i Twitter do promocji programu i budowania relacji z odbiorcami (0/1pkt) ii. Opis w jaki sposób agencja wypromowałaby wydarzenie kulturalne opisane w Załączniku numer 8 do SIWZ wykorzystując narzędzia media relations i social media. Opis powinien zawierać: - atrakcyjny dla grup docelowych sposób narracji o wydarzeniu tak, aby skłonić odbiorców do udziału, zainteresowania szerzej polskim programem kulturalnym, wejścia na stronę turkiye.culture.pl (0/1pkt); - pomysły na zainteresowanie mediów i blogerów informacją tak, aby pojawiły się publikacje o wydarzeniu (0/1pkt); - pomysły na wykorzystanie mediów społecznościowych do promocji wydarzenia i zbudowania relacji z odbiorcami (0/1pkt). iii. Analiza problemowa nt. trudności mogących pojawić się w komunikacji projektu oraz możliwości zapobieżenia ich wystąpienia, zawierająca - zdefiniowanie potencjalnych zagrożeń komunikacyjnych dla projektu (0/1 pkt) - opracowanie rekomendacji zmniejszających ryzyko ich wystąpienia (0/1 pkt) Ad 2b. Podkryterium dotyczące raportów medialnych. Ponad to ocenie poddane zostaną wyniki medialne usług wykazanych w Załączniku nr 5 do oferty Wykonawcy będący spisem usług głównych, o których mowa w punkcie VI. 1.5 SIWZ. Wyniki medialne i raport najlepszego zasięgu kampanii PR w mediach społecznościowych (spis publikacji w mediach dotyczących wykazywanych przez wykonawcę usług oraz raport Facebook zrzut ekranu) ocenione będą w następujący sposób: - za każdą usługę, do której lista publikacji wynosi pow. 50 wycinków prasowych 4 punkty, jednak nie więcej niż 20 punktów; - za każdą usługę, w której zasięg kampanii PR w mediach społecznościowych osiągnął poziom pow. 5000 4 punkty, jednak nie więcej niż 20 punktów. Ad 2c. Podkryterium dotyczące biura w Stambule Dodatkowo punktowane będzie posiadanie przez Wykonawcę biura w Stambule w następujący sposób za udokumentowane posiadanie biura w Stambule 10 punktów. Łączna ocena punktowa dokonana będzie wg wzoru: Wynik kryterium cena + wynik kryterium merytorycznego. 1. Zamawiający udzieli niniejszego zamówienia temu Wykonawcy, który uzyska najwyższą liczbę punktów łącznie w oparciu o powyższe kryteria oceny ofert. 2. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej ocenie punktowej, to wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia ofert dodatkowych. Str. 11 / 41
3. W toku oceny oferty Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. 4. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta spełnia wymagania określone w ustawie, SIWZ oraz będzie to oferta z najwyższą ilością punktów. 5. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia. 6. Oferta musi zawierać informacje odnoszące się do każdego z kryteriów. Pominięcie informacji dotyczących chociaż jednego z kryteriów powoduje odrzucenie oferty. 7. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia zwróci się do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. XIV. INFORMACJĘ O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO. 1. Wykonawcy biorący udział w postępowaniu zostaną powiadomieni o jego wynikach. 2. Po zatwierdzeniu wyboru najkorzystniejszej oferty informacja o wyborze zostanie umieszczona na tablicy ogłoszeń i stronie internetowej Zamawiającego. 3. Zamawiający przystąpi do zawarcia umowy z wybranym wykonawcą w trybie art. 94 ustawy, z uwzględnieniem zapisów art. 139 ustawy. 4. Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, Wykonawcy zobowiązani są dostarczyć Zamawiającemu w terminie przez niego wyznaczonym umowę regulującą ich współpracę. Umowa regulująca współpracę Wykonawców składających wspólnie ofertę powinna określać m.in.: 1) podmioty składające ofertę, 2) cel gospodarczy, dla którego została zawarta umowa, 3) zasady reprezentacji i prowadzenia spraw, 4) oznaczenie czasu trwania umowy (wymaga się, aby czas trwania umowy był nie krótszy niż okres realizacji zamówienia oraz okres gwarancji i/lub rękojmi). XV. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, OGÓLNE WARUNKI UMOWY ALBO WZÓR UMOWY JEŻELI ZAMAWIAJĄCY WYMAGA OD WYKONAWCY, ABY ZAWARŁ Z NIM UMOWĘ W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA TAKICH WARUNKACH. 1. Wzór umowy stanowi załącznik nr 6 do niniejszej SIWZ. 2. Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień zawartej umowy w zakresie: - zamiany osób wyznaczonych do uzgodnień i koordynacji przedmiotu umowy, - sprostowania oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych, - zamiany osób realizujących zamówienie ze strony Wykonawcy pod warunkiem posiadania przez nowe osoby kompetencji określonych w SIWZ w ust V w pkt 1 ppkt 3 oraz pod warunkiem przedstawienia Zamawiającemu przez Wykonawcę informacji o proponowanej zmianie wraz z wyjaśnieniem przyczyn proponowanej zmiany i uzyskaniem pisemnej zgody Zamawiającego. - w pozostałym zakresie - w sytuacji nieprzewidzianej i niezawinionej przez strony, której wystąpienia strony nie mogły przewidzieć pomimo zachowania należytej Str. 12 / 41
staranności., w szczególności istotnych zmian na rynku usług objętych niniejszym postępowaniem lub wystąpienia istotnych trudności w pozyskiwaniu przez Wykonawcę lub Zamawiającego materiałów niezbędnych do wykonania zamówienia 3.Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. XVI. POUCZENIA O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA. Środki ochrony prawnej zostały określone w Dziale VI ustawy Pzp. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 154 pkt 5 ustawy Pzp. Załączniki do SIWZ: Załącznik nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 3 Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia Załącznik nr 4 Formularz ofertowy Załącznik nr 5 Wykaz usług Załącznik nr 6 Wzór umowy Załącznik nr 7 Oświadczenie o grupie kapitałowej Załącznik nr 8 Zakres oferty przetargowej dla agencji PR Załącznik nr 9 Wykaz osób Str. 13 / 41
Załącznik nr 1 do SIWZ SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest: opracowanie i przeprowadzenie w okresie od lutego do grudnia 2014 kampanii PR dla polskiego programu kulturalnego towarzyszącego obchodom 600-lecia polsko-tureckich stosunków dyplomatycznych. Zakres pracy agencji PR: W ramach współpracy z Instytutem Adama Mickiewicza zadaniem agencji będzie: Opracowanie koncepcji i realizacja kampanii PR wykorzystującej tradycyjne i nowe media; Opracowanie kluczowych przesłań do komunikacji tzw. Key Messages Doradztwo w zakresie wyboru projektów z programu objętych promocją agencji Dbanie o spójność komunikacji realizowanej przez partnerów lokalnych instytucje kultury (koordynacja współpracy z lokalnymi partnerami w zakresie promocji wybranych projektów); Promocja wybranych z programu wydarzeń, które w największym stopniu mogą przyczynić się do osiągniecia celów zdefiniowanych w briefie; Kontakt z mediami, blogerami, partnerami lokalnymi, środowiskami opiniotwórczymi w imieniu Zleceniodawcy, w tym negocjowanie warunków współpracy w ramach promocji projektu; Przygotowywanie i dystrybucja materiałów prasowych; Opracowanie listy mediów i blogerów; Moderowanie profilu dedykowanego programowi na Facebooku i Twitterze oraz innych ważnych dla tureckiego odbiorcy mediów społecznościowych dbając o atrakcyjność treści, wzrost ilości użytkowników i ich zaangażowania oraz mając na celu budowanie zainteresowania projektem wśród grup docelowych; Dbanie o obecność informacji o programie w mediach; Opracowywanie bieżących raportów medialnych; Opracowanie końcowego raportu zawierającego wszystkie materiały opublikowane w mediach, analizę ich wydźwięku medialnego oraz wnioski i rekomendacje płynące z dotychczasowych działań komunikacyjnych prowadzonych w ramach promocji programu; Udział reprezentantów agencji w wybranych wydarzeniach; Bieżące doradztwo komunikacyjne; Monitoring mediów tureckich obejmujący radio, TV, prasę, internet; Organizacja spotkań z wybranymi dziennikarzami i blogerami w celu prezentacji programu, nawiązania relacji z artystami polskimi/ przedstawicielami IAM; Współpraca przy organizacji wizyt studyjnych wybranych dziennikarzy i blogerów do Polski obejmująca: rekomendację dziennikarzy, kontakt z wybranymi dziennikarzami Str. 14 / 41
i przekazanie niezbędnych materiałów merytorycznych o projekcie i logistycznych związanych z wyjazdem, follow up po wyjeździe w celu wygenerowania pożądanych publikacji. BRIEF DLA WYKONAWCY A Charakterystyka programu W roku 2014 przypada rocznica 600-lecia nawiązania stosunków dyplomatycznych między Polską a Turcją. Decyzją Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 czerwca 2012r. Instytutowi Adama Mickiewicza zostało powierzone opracowanie i realizacja programu kulturalnego obchodów. Celem polskiego programu kulturalnego realizowanego w Turcji w 2014 roku i koordynowanego przez Instytut Adama Mickiewicza jest wzbudzenie zainteresowania polską kulturą oraz zbudowanie relacji i trwałych mechanizmów współpracy pomiędzy polskimi i tureckimi instytucjami kultury oraz środowiskami artystycznymi. Chcemy podnieść poziom wiedzy tureckich odbiorców o Polsce poprzez prezentacje wartościowych polskich dokonań artystycznych i kulturalnych oraz wzajemne poznanie i zbliżenie środowisk artystycznych i społeczeństw obu krajów. Na program składają się projekty reprezentujące różne dziedziny sztuki polskiej zainicjowane przez Instytut Adama Mickiewicza oraz narodowe instytucje kultury, jak również projekty wyłonione w ramach specjalnego konkursu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego Promesa Turcja 2014. Wydarzenia realizowane są we współpracy z instytucjami kultury i NGO z Polski i Turcji. Po stronie tureckiej są to m.in. Muzeum Pera, Muzeum Sakıp Sabancı, Modern Istanbul, CerModern, Istanbul Technical University, Istanbul Foundation for Culture and Art, Izmir Foundation for Culture Arts and Education. Realizacja projektu odbywa się na terenie Turcji z głównym natężeniem działań w Stambule, Ankarze i Izmirze w 2014 roku. B Sytuacja, w jakiej się znajdujemy. Dlaczego komunikujemy? Program kulturalny towarzyszący obchodom 600-lecia polsko-tureckich stosunków dyplomatycznych jest jednym z działań podejmowanych przez rządy obu krajów w 2014 roku w celu wzmocnienia obecnej współpracy między krajami w dziedzinach ekonomii, kultury, edukacji i innych. Z uwagi na wielość podmiotów realizujących program kulturalny, głównym zadaniem Instytutu Adama Mickiewicza jako koordynatora całego programu, będzie przeprowadzenie spójnej komunikacji dla wszystkich projektów w dziedzinie kultury. Str. 15 / 41
Z badań przeprowadzonych metodą BAV w grudniu 2012 roku przez agencję Young&Rubicam wynika, że kultura polska w Turcji jest mało znana i nie towarzyszą jej silne skojarzenia. Cechy dominujące w wizerunku marek Polska i polska kultura to tradycyjna, nieodstępna i prosta. Marka polskiej kultury jest w Turcji najbardziej rozpoznawalna w grupie 45+, jest również wysoko ceniona wśród profesjonalistów (dyrektorzy artystyczni festiwali, ośrodków kultury i sztuki). W tym środowisku dobrze rozpoznawalni są tacy polscy twórcy jak: Andrzej Wajda, Krzysztof Kieślowski, Zbigniew Herbert, Wisława Szymborska, Sławomir Mrożek, Tadeusz Kantor, Witold Gombrowicz, Józef Szajna, Jerzy Grotowski, Fryderyk Chopin, Krzysztof Penderecki, Krzysztof Komeda, Tomasz Stańko, Kristian Zimerman, Piotr Anderszewski, Katarzyna Kozyra, Magdalena Abakanowicz, Mirosław Bałka i inni. Działania komunikacyjne mają wesprzeć program kulturalny w taki sposób, żeby zaintrygować odbiorców i wyróżnić polską kulturę na tle konkurencyjnego środowiska innych kultur narodowych oraz stworzyć spójny, wyrazisty i wiarygodny wizerunek polskiej kultury, który będzie zachęcał do jej dalszego poznawania i przyczyni się do wzmocnienia współpracy i wymiany środowisk artystycznych. Poszukujemy świeżego pomysłu, który w pozytywny sposób odkryje przed turecką publicznością polską kulturę i jej potencjał. Dodatkowym narzędziem promocji programu jest strona turkiye.culture.pl prowadzona przez Instytut Adama Mickiewicza w trzech wersjach językowych: po turecku, angielsku i polsku. Strona ma pełnić funkcję kompleksowej platformy informacyjnej o programie i polskiej kulturze i stać się centrum informacji, do którego będziemy przekierowywać odbiorców na wszystkich etapach komunikacji. Serwis będzie zawierał kalendarium wydarzeń programowych, opisy wydarzeń, widgety do mediów społecznościowych oraz materiały dla prasy. Strona turkiye.culture.pl stanowi część dwujęzycznego (polsko-angielskiego) portalu culture.pl prowadzonego przez Instytut Adama Mickiewicza o kulturze polskiej, który przekroczył liczbę 1,5 miliona unikalnych użytkowników. Niezwykle ważne będzie zadbanie o to, aby po ukończeniu programu użytkownicy strony turkiye.culture.pl zostali przekierowani do serwisu culture.pl, z którego dalej będą mogli czerpać informacje o polskiej kulturze na świecie. Poza serwisem turkiye.culture.pl od września 2013 funkcjonuje profil culture.pl na Facebooku oraz konto na Twitterze prowadzone w języku tureckim, dedykowane Str. 16 / 41
projektowi. Postępowanie nr 1/IAM/2013/12 Wszystkie wydarzenia programu kulturalnego w Turcji powstają we współpracy z lokalnymi partnerami i w większości to do nich należeć będą takie działania jak produkcja i dystrybucja materiałów promocyjnych czy reklama w mediach. Dlatego też niezwykle ważna będzie dbałość o spójność komunikacji realizowanej przez partnerów lokalnych tureckie instytucje kultury. Jednym z nadrzędnych zadań agencji będzie zadbanie o odpowiedni wydźwięk medialny przy projektach realizowanych z partnerami lokalnymi. C Zadanie agencji i kryteria oceny Opracowanie i przeprowadzenie w okresie od lutego do grudnia 2014 kampanii PR wykorzystującej tradycyjne i nowe media. Przy ewaluacji wyników działań komunikacyjnych jako kluczowe będą brane pod uwagę takie kryteria jak: D Cele 1) osiągnięcie zasięgu dotarcia minimum 10 newsfeedów/wydarzeń w ciągu roku na tureckojęzycznym profilu culture.pl na facebook.com o 30% większego wobec najlepszych wyników zasięgu tego profilu w grudniu 2013; 2) wzrost ilości unikalnych użytkowników portalu culture.pl z tureckich IP o 250% w stosunku do unikalnych użytkowników portalu w dniu 30 grudnia 2013; 3) minimum 100 artykułów/relacji/recenzji w mediach tureckich w 2014 r. dotyczących polskich wydarzeń kulturalnych w Turcji w tym minimum 20% recenzji. Co chcemy osiągnąć? 1. Zbudować wśród odbiorców świadomość polskiej kultury i serwisu turkiye.culture.pl jako części portalu culture.pl o polskiej kulturze; 2. Zachęcić odbiorców do udziału w wydarzeniach i odwiedzenia serwisu turkiye.culture.pl jako części portalu culture.pl o polskiej kulturze; 3. Wpłynąć na wzrost zainteresowania kulturą polską. E Grupa docelowa Wyróżniliśmy następujące kluczowe grupy docelowe działań komunikacyjnych: Odbiorcy ostateczni rekrutujący się z klasy średniej, dla których przygotowana została oferta kulturalna kluczowych prywatnych instytucji kultury w Turcji oraz młodzież studiująca, najbardziej aktywna w mediach społecznościowych Decydenci (politycy, urzędnicy, mecenasi kultury, partnerzy) Środowiska opiniotwórcze (media, trendsetterzy, kuratorzy, liderzy opinii, blogerzy) Str. 17 / 41
W uzupełnieniu do tego podziału przyjęliśmy założenie, że odbiorcę definiuje również jego postawa wobec kultury i na tej podstawie wyróżniliśmy dwie charakterystyczne grupy: tradycyjną i progresywną. Dla grupy tradycyjnej ważna jest skala i rozgłos wydarzenia oraz bywanie i pokazywanie się, podczas gdy grupa progresywna poszukuje wyzwań intelektualnych, odkrywania poprzez sztukę, rozwijania się. Program kulturalny prezentujący kulturę polską został opracowany tak, aby obie grupy znalazły w nim zaspokojenie swoich potrzeb. F Główny przekaz Jedna, najważniejsza rzecz, o której mówimy. Chcemy pokazać, że polska kultura jest odmienna od pozostałych, bardzo spontaniczna i otwarta; oferuje ciekawe doznania i nieoczekiwane doświadczenia oraz daje możliwość przeżycia czegoś, co jest wartościowym, rozwijającym doświadczeniem, przez co inspiruje, angażuje i pozostawia po sobie trwały, niezapomniany ślad zmieniający rzeczywistość, kulturę światową. Roboczo ujmujemy to hasłem: Jak to robimy? polska kultura to żywioł, który trwale odmienia świat Opowiadamy wciągającą i spójną historię o kraju i jego twórcach, którzy zasilają Europę świeżymi pomysłami, zaangażowaniem, wyobraźnią i trwale wpisują się w dorobek kultury światowej. Wychodzimy z działaniami do odbiorców, angażujemy ich poprzez działania w social mediach i digital, chcemy pozwolić im nie tylko doświadczać, ale i tworzyć treści, którymi będą chcieli się dzielić, wchodzić w interakcje z publicznością, mediami i liderami opinii publicznej. Odbiorcom progresywnym chcemy zapewnić nieoczekiwane doznania i wyzwolić gorące emocje; zaangażować ich w realizowane projekty o często eksperymentalnej lub niekonwencjonalnej formie. Grupie odbiorców tradycyjnych chcemy zaprezentować polskich twórców i ich dorobek, który na trwałe wpisał się w kulturę światową; został doceniony przez widzów w innych krajach, krytyków i media. G Reakcja, jaką ma wywołać komunikacja. O swoich emocjach konsument powie Nie wiedziałem(am), że polska kultura może być tak inspirująca/ odważna/ zaangażowana/ otwarta/ energetyczna/ spontaniczna! Nikt mi wcześniej nie mówił, że Polska ma tylu uznanych artystów. Str. 18 / 41
H Jakie mamy argumenty? Postępowanie nr 1/IAM/2013/12 Dlaczego odbiorca uwierzy w to, co mówimy? Czy to, co mówimy jest prawdą i jakie są racjonalne argumenty? I Świeża formuła prezentacji kultury np. instalacja audio-wideo we wnętrzach starej fabryki tytoniu w Izmirze (w ramach Izmir International Music Festival); improwizacje teatralne i taneczne z prezentacjami videoartu (widżeje) i muzyką na żywo; Niestandardowe, intrygujące formy prezentacji polskiej kultury takie jak np. wprowadzenie polskich akcentów do menu restauracji Sakıp Sabancı Museum; wydarzenia artystyczne organizowane w przestrzeni publicznej Stambułu; Nietypowe zestawienia najnowszych trendów z kanonami sztuki np. prezentacja setów dj'skich tworzonych na podstawie klasycznych polskich kompozytorów: Krzysztofa Pendereckiego i Henryka Góreckiego; Współpraca z prestiżowymi partnerami, m.in. Pera Museum, Sakıp Sabancı Museum, Modern Istanbul, CerModern, Istanbul Foundation for Culture and Art, Izmir Foundation for Culture Arts and Education, Wydział Studiów Muzycznych Istanbul Technical University - jednostka naukowa wielokrotnie nagradzana jako najlepszy wydział muzyczny w Turcji; Projekty skierowane do młodych np. Don t panic we are from Poland 2-dniowa prezentacja muzyki aktualnej w klubie Babylon w Stambule; Prezentacja polskiej kultury podczas cieszących się prestiżem i popularnością tureckich wydarzeń kulturalnych np. czołowi polscy projektanci na Istanbul Design Biennale; orkiestra Sinfonia Varsovia orkiestrą rezydencyjną na Istanbul International Music Festival i inne. Prezentacje dwóch unikatowych (na skalę Europy) dziedzin kształcenia na Akademii Sztuk Pięknych w Warszawie: projektowania tkanin i mody oraz konserwacji tkanin dawnych. Kanały komunikacji - media relations - social media - digital Dodatkowe informacje: 1. Opis polskiego programu kulturalnego towarzyszącego obchodom 600-lecia polsko-tureckich stosunków dyplomatycznych 2. Opis IAM i culture.pl 1. Opis polskiego programu kulturalnego towarzyszącego obchodom 600-lecia polsko-tureckich stosunków dyplomatycznych Str. 19 / 41
Wprowadzenie Postępowanie nr 1/IAM/2013/12 W roku 2014 przypada rocznica 600-lecia nawiązania stosunków dyplomatycznych między Polską a Turcją. Decyzją Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 czerwca 2012 r. Instytutowi Adama Mickiewicza zostało powierzone opracowanie i realizacja programu kulturalnego obchodów rocznicy. W wyniku współpracy z instytucjami kultury z obu krajów powstał specjalny bilateralny program kulturalny na 2014 rok realizowany w Turcji. Turcję i Polskę łączy długa historia wymiany wiedzy, wpływów w sztuce i zapożyczeń w kulturze materialnej, szczególnie intensywnych w okresach napięć politycznych między obu krajami. Dotychczasowa rzadka i nieregularna wymiana między dynamicznie rozwijającymi się środowiskami artystycznymi Turcji i Polski ma unikalną szansę wejść w fazę przyspieszenia. Nadchodząca rocznica to okazja do odkrycia wielu wspólnych dla kultury Turcji i Polski elementów oraz rewizji tego, co wiemy o sobie nawzajem. W 2014 roku polscy i tureccy artyści przejmą rolę kulturalnych ambasadorów swoich krajów, prezentując nawzajem sztukę nieodległych sobie państw, o odmiennym, wyróżniającym się charakterze, których oferta artystyczna jest na najwyższym światowym poziomie. Program kulturalny Turcja 2014 Proponowany program kulturalny służy poznaniu i zbliżeniu środowisk artystycznych obu krajów. Klamrami spinającymi program kulturalny będą dwie wystawy historyczne (otwarcie pierwszej zaplanowane jest na marzec, drugiej na październik 2014r.) oraz wydarzenia im towarzyszące, ukazujące wspólne dziedzictwo. Trzonem programu będzie prezentacja najbardziej aktualnych zjawisk w dziedzinie kultury na najwyższym międzynarodowym poziomie (kwiecień wrzesień 2014r.). Wystawy historyczne ukazujące wspólne dziedzictwo, produkowane przez Muzeum Narodowe w Warszawie, to: Polska Turcja 600 lat stosunków dyplomatycznych (tytuł roboczy) w Sakip Sabanci Muzeum, wystawa która ma zainicjować program kulturalny (przewidywane otwarcie - marzec 2014 r.). W przekrojowej wystawie obrazującej 600 lat relacji między obu krajami pokazane zostaną zabytki z XV wieku (m.in. dwa miasta Kraków i Bursa, które miały istotne znaczenie w rozwoju kontaktów między oboma krajami), stulecia XVI i XVII, które w dziejach obu narodów upłynęły pod znakiem wojen i działań rozjemczych, wreszcie pokojowe kontakty w XVIII i XIX wieku unaocznią portrety znanych Polaków, którzy podróżowali do Turcji. Pokazane też zostaną przywiezione przez nich pamiątki i dzieła. Szczególna uwaga będzie poświęcona osobom związanym z dworem sułtańskim posłom, inżynierom i artystom. Orientalizm w polskim malarstwie, rysunku i grafice (tytuł roboczy) w Pera Muzeum, wystawa zamykająca program kulturalny (przewidywane otwarcie październik 2014 r.). Celem ekspozycji jest zaprezentowanie obrazów z życia codziennego Turcji widzianych oczami polskich artystów. Ideą wystawy jest skupienie się na tematach związanych z Turcją osmańską. Szczególna uwaga będzie poświęcona twórczości Stanisława Chlebowskiego, który był nadwornym malarzem sułtana Abdülaziza (1861-1876) i jego nauczycielem rysunku. Str. 20 / 41
IAM będzie realizować szereg wydarzeń towarzyszących wystawom ale także wykraczających poza ich scenariusze i przygotowanych we współpracy z Sakip Sabanci Muzeum oraz Pera Muzeum, wprowadzających widza tureckiego w szerszy kontekst proponowanego programu kulturalnego. Trzon programu stanowić będzie prezentacja najbardziej aktualnych zjawisk w dziedzinie kultury na najwyższym międzynarodowym poziomie. Dzięki wystawom historycznym i programowi im towarzyszącemu pokazane zostanie jak kształtował się smak artystyczny oraz wrażliwość estetyczna w Polsce od XVIII do XX wieku, natomiast w głównej części programu (prezentowanej przede wszystkim w okresie kwiecień wrzesień 2014 r. ) wykorzystane zostaną triumfy polskiej muzyki poważnej, współczesnej oraz aktualnej, nowe formy w sztukach wizualnych i w designie a także dobra passa polskiego teatru, tańca, kina. Ta część programu będzie obejmować realizację wydarzeń przede wszystkim w Stambule ale także Ankarze, Izmirze oraz Bursie. IAM będzie organizował, we współpracy z partnerami tureckimi, występy polskich artystów i grup na najważniejszych festiwalach: Istanbul Music Festival, Ankara International Music Festival, International Izmir Festival, Izmir European Jazz Festival, Istanbul Jazz Festival, Akbank Jazz Festival, International Istanbul Theatre Festival, International Ankara Theatre Festival, Istanbul Film Festival i in. Ważnym elementem programu będą koprodukcje akcentujące współpracę polsko-turecką, zarówno w sztukach performatywnych czy muzyce klasycznej zakończone wspólnymi wykonaniami, jak i w sztukach wizualnych czy design, których efektem będą wspólne projekty polsko-tureckie. Kontekst historyczny będzie traktowany jako podstawa do budowania intelektualnie mocnych i wartościowych projektów we wszystkich dziedzinach. Warsztaty będą niejednokrotnie uzupełnieniem projektów, zarówno festiwalowych jak i indywidualnych; Ze względu na specyfikę miasta jakim jest Stambuł dużą wagę będą miały projekty dziejące się w przestrzeni miejskiej (performance, akcje artystyczne, street art); Stambuł, podobnie jak Warszawa, wyrasta na znaczące międzynarodowe centrum artystyczne, gdzie zainteresowanie polską sztuką wzrasta, stąd nacisk na projekty proponujące wymianę między galeriami czy organizację rezydencji. Dodatkowo, dzięki programowi Promesa Turcja w pozostałych miastach (Bursa, Adana, Antalya, Diyarbakır, Eskişehir, Mardin, Mersin, Şanlıurfa) będą realizowane mniejsze projekty o charakterze edukacyjnym i długofalowym: prezentacje, koprodukcje, wykłady oraz warsztaty. Rozwijana będzie współpraca z kluczowymi partnerami tureckimi: Istanbul Foundation for Culture and Arts (IKSV), Izmir Foundation for Culture, Arts and Education (IKSEV), Sakip Sabanci Museum, Pera Museum, Borusan Culture and Arts, SALT, Modern Istanbul, CerModern, Akbank Sanat, Bilkent University, Istanbul University i in. 2. Opis IAM i culture.pl INSTYTUT ADAMA MICKIEWICZA jest narodową instytucją kultury, której zadaniem jest promocja polskiej kultury na świecie i aktywny udział w międzynarodowej wymianie kulturalnej. Instytut Adama Mickiewicza zrealizował projekty promocyjne w 26 krajach, m.in. w Wielkiej Brytanii (POLSKA! YEAR), Rosji (Sezon Polski w Rosji i Rosyjski w Polsce), Izraelu (Rok Polski w Izraelu), krajach Beneluksu, Hiszpanii, Austrii, Szwecji, Francji (Sezon Polski Nova Polska), Niemczech (Rok Polsko-Niemiecki), na Ukrainie (Rok Polski na Ukrainie i Ukraiński w Polsce), Litwie, a także w Algierii, Maroku, Indiach, Japonii i Chinach. Str. 21 / 41